Centres de documentation

Les besoins et les ressources d’un centre de documentation efficace ne sont pas les mêmes partout dans le monde. Chaque unité est particulière.

La documentation indiquée dans la liste suivante est fournie à tout nouveau bâtiment de l’Église. De concert avec l’évêque, le président de l’École du Dimanche et le spécialiste du centre de documentation doivent déterminer si d’autres documents sont nécessaires et peuvent être rangés dans l’espace de rangement disponible.

Cette documentation permettra de soutenir et d’encourager l’apprentissage et l’enseignement en classe et au foyer.

Documentation pour les centres de documentation

Le spécialiste du centre de documentation de paroisse aide les dirigeants, les instructeurs et les familles à apprendre à utiliser la documentation, les fournitures et les équipements disponibles dans le centre de documentation (voir Manuel général d’instructions, section 13.7.2). Pour ce faire, organisez vos efforts autour des activités courantes suivantes :

Entretien

Avec l’aide de l’épiscopat, des dirigeants d’organisations et de collèges, rangez et jetez régulièrement la documentation non utilisée ou non autorisée. Veillez à ce que la documentation du centre de documentation soit organisée et accessible. Seuls les livres et la documentation audiovisuelle produits et distribués par l’Église peuvent être entreposés et mis à disposition par le centre de documentation. On ne doit entreposer ni documentation ni livres du commerce au centre de documentation, même si ceux-ci ont été rédigés par des membres de l’Église.

Choix de la documentation

Vous trouverez des renseignements sur la documentation que l’Église met à la disposition des centres de documentation sur la liste intitulée Documentation pour les centres de documentation.

Création d’un catalogue

Organisez les ressources du centre de documentation de telle sorte qu’elles soient faciles à trouver. Il vous sera utile d’avoir une liste de la documentation disponible pour les personnes et les familles. Dans les paroisses plus grandes, vous pourriez demander à l’épiscopat d’appeler un ou plusieurs assistants pour aider à créer cette liste. Utilisez un système simple pour faire le suivi des ouvrages empruntés par les membres.

Faire connaître le centre de documentation

Trouvez les moyens appropriés de faire connaître la disponibilité des ressources du centre de documentation. Soyez créatif. Écrivez de temps en temps des articles dans le bulletin de la paroisse ou faites régulièrement des « visites guidées » pour inviter des familles ou des organisations de la paroisse à visiter le centre de documentation pour découvrir les ressources qui s’y trouvent. Chaque membre de la paroisse saura rapidement ce qu’il peut emprunter au centre de documentation si vous mettez systématiquement à jour une liste des ressources disponibles. Si les membres ont un accès Internet, proposez d’aider les instructeurs et les familles à apprendre comment utiliser les merveilleuses ressources disponibles sur les sites Web de l’Église.

Avec l’aide de l’épiscopat,des dirigeants d’organisations et de collèges, rangez régulièrement le centre de documentation et jetez la documentation non utilisée ou non autorisée. Veillez à ce que la documentation du centre de documentation soit organisée et accessible. Seuls les livres et la documentation audiovisuelle produits et distribués par l’Église peuvent être entreposés et mis à disposition par le centre de documentation.

Acquisition de nouvelle documentation

Les centres de documentation fournissent de la documentation pour « aider les membres à apprendre et enseigner l’Évangile. Le président de l’École du Dimanche de paroisse supervise le centre de documentation » (Manuel général d’instructions, section 13.7.2).

Les demandes d’achat de documentation et de matériel doivent être faites selon les instructions mentionnées dans le paragraphe ci-dessus. On évaluera d’abord ce qui est actuellement disponible au centre de documentation, la nouvelle documentation figurant sur la liste intitulée Documentation pour les centres de documentation ou ce qui est disponible auprès des centres de distribution de l’Église. Dans les grandes paroisses, il sera peut-être nécessaire de disposer de plusieurs exemplaires de manuels pour satisfaire la demande des diverses classes qui étudient le même sujet simultanément. On fera de même pour les personnes et les familles chez elles. Pour de plus amples renseignements sur les éléments qui figurent dans la Documentation pour les centres de documentation, consultez le site store.ChurchofJesusChrist.org.

En ce qui concerne le financement des centres de documentation, « le président de l’École du Dimanche consulte le spécialiste des centres de documentation pour décider si le centre de documentation a besoin d’un budget annuel. Il fait ensuite une recommandation à l’épiscopat » (Manuel général d’instructions, section 13.7.2).

Mise au rebut de la documentation

La documentation devenue inutile ou qui ne devrait pas être conservée dans le centre de documentation doit être jetée. En particulier :

• Les spécialistes des centres de documentation évaluent régulièrement le matériel et la documentation, réparent ou remplacent les articles endommagés et mettent au rebut ceux qui sont obsolètes ou devenus inutiles.
• Il n’est pas nécessaire de conserver les magazines de l’Église plus de dix ans après leur publication, mais il est bon de garder les numéros de conférence plus longtemps. Si les membres de votre région ont facilement accès aux magazines de l’Église en ligne, il n’est pas nécessaire d’en conserver dans le centre de documentation. Sinon, leur durée de conservation peut être réduite.
• Si des documents de l’Église ayant une valeur historique potentielle sont conservés dans le centre de documentation, ils seront confiés au greffier de pieu. Il prendra contact avec qui de droit pour déterminer ce qu’il convient d’en faire.
• Les centres de documentation ne doivent ni conserver ni mettre à disposition du matériel audio et vidéo, y compris les vidéocassettes animées d’Écritures, qui n’a pas encore été approuvé pour la distribution par les centres de distribution de l’Église.
• La documentation susceptible d’avoir été copiée ou dupliquée illégalement ne doit pas être gardée dans les centres de documentation.
• Tout article ne figurant pas dans la Documentation pour les centres de documentation ou qui n’est pas disponible dans les centres de distribution de l’Église doit être jeté.
• On jettera les illustrations, discours, tableaux et autres documentations pédagogiques non autorisés qui ont été donnés au centre de documentation.
• On jettera les films fixes, les projecteurs, les rétroprojecteurs et les cassettes audio et vidéo (sauf si les membres les utilisent).

On peut faire don d’articles approuvés mais devenus inutiles à d’autres centres de documentation. La documentation copiée ou dupliquée illégalement sera détruite. Toute autre documentation peut être offerte aux membres de la paroisse ou de la branche, aux bibliothèques publiques, à Deseret Industries ou à des organisations caritatives.

Consultez « Centre de documentation », section 13.7.2 du Manuel général d’instructions.

Les spécialistes de centre de documentation de paroisse sont appelés par un membre de l’épiscopat et formés par un membre de la présidence de l’École du Dimanche de la paroisse. Une formation supplémentaire peut être dispensée par la présidence de l’École du Dimanche de pieu.

Ils peuvent organiser des visites guidées pour familiariser les membres avec la documentation, le matériel et les services mis à disposition. Ils peuvent faire connaître la documentation, les horaires et d’autres informations par le biais des programmes de réunion de Sainte-Cène, des bulletins de paroisse et des tableaux d’affichage. Dans les interrégions de l’Église où les membres ont un accès à Internet, les spécialistes de centre de documentation aideront les membres à se familiariser avec les ressources et la documentation qui se trouvent sur les sites de l’Église et qui seront utilisées pour améliorer l’apprentissage et l’enseignement dans l’Église et au foyer.

On ne doit entreposer ni documentation ni livres du commerce au centre de documentation, même si ceux-ci ont été rédigés par des membres de l’Église. Seuls les livres et la documentation audiovisuelle produits et distribués par l’Église peuvent être entreposés et mis à disposition par le centre de documentation.

Non. Les équipements et la documentation qui ne sont plus utilisés par les membres de la paroisse doivent être mis au rebut. Pour plus de renseignements, consultez la section « Procédures pour ajouter ou supprimer de la documentation » sur cette page web.

« Les paroisses qui se réunissent dans la même église ont le même centre de documentation. Les classes de séminaire et d’institut et les centres d’histoire familiale utilisent le même centre de documentation que les paroisses » (Manuel général d’instructions, section 13.7.2).

« Le spécialiste du centre de documentation doit assister à la réunion de Sainte-Cène chaque semaine et aux autres réunions du dimanche régulièrement. Si c’est nécessaire, l’épiscopat peut appeler un(e) assistant(e) pour aider le/la spécialiste du centre de documentation » (Manuel général d’instructions, section 13.7.2). Si les spécialistes de centre de documentation ne disposent pas d’assez de temps pour aider les instructeurs entre les réunions, ils réfléchiront à l’éventualité d’ouvrir le centre de documentation avant les réunions ou bien un ou plusieurs soirs de la semaine. Dans les bâtiments accueillant plusieurs paroisses, les spécialistes de centre de documentation d’une paroisse peuvent aussi aider à gérer le centre de documentation pendant les heures de réunion d’une autre paroisse.

Les spécialistes des centres de documentation et le président de l’École du Dimanche de paroisse doivent se concerter au sujet des besoins du centre de documentation. Le président de l’École du Dimanche recommande à l’épiscopat les modalités d’utilisation des fonds de la paroisse alloués au centre de documentation.