「33.纪录及报表」，总指导手册：在耶稣基督后期圣徒教会里服务（2024）。
「33.纪录及报表」，总指导手册。
33.
纪录及报表
33.0
导言
本章中的程序，一般适用于使用教会线上纪录保存工具的单位，这些工具包括领袖及文书资源（LCR）系统、成员工具，以及支会名录和地图。无法使用这些工具的单位，应请全球服务部门或区域办公室提供协助。
在主的教会中，保存纪录一直都很重要。例如：
亚当保存「纪念册」（摩西6：5）。
摩罗乃教导，那些受洗加入基督教会的人的名字被记录下来，好使「他们被记得并用神美好的话滋养」（摩罗乃书6：4）。
约瑟·斯密曾指示，每个支会都应当召唤一位纪录员，「在主前为事实作纪录」（教义和圣约128：2）。
33.1
教会纪录概览
教会纪录是神圣的，其中的资料很敏感，应当妥善保护。教会纪录系统是根据召唤，来授予教籍资料的存取权。只有被授权的人才会得到存取权。他们应当仅为了召唤上的特定目的，来使用这项资料（见33.8）。
纪录可以帮助领袖：
-
找出可能需要特别照顾的人。
-
找出一个人已接受或可能需要哪些教仪。
-
找到成员。
教会各单位所保存的纪录有下列几类：
33.2
给文书的一般指示
所有的文书应当：
-
持有有效的圣殿推荐书。
-
是细心的纪录保存者。
-
是有能力的教师和行政管理人员。
文书要谨慎遵循现行的政策来保护教会款项，并确保教会纪录是正确的。文书若发现任何不当行为，要立即通知圣职领袖。如果在解决不当行为时遇到困难，文书应联络教会总部的机密纪录办公室。联络资料如下：
电话：1-801-240-2053或1-800-453-3860，分机2-2053
免付费电话（全球服务部门电话）：855-537-4357
电子邮件： ConfidentialRecords@ChurchofJesusChrist.org
文书应有够长的任期，让他们学习职责，并维持工作的连贯性（见30.5）。由于文书不是支联会会长团或主教团的成员，因此在支联会会长团或主教团改组时，不需要卸任。
33.3
支联会纪录及报表
33.3.1
支联会会长团
支联会会长要督导支联会的纪录保存事宜。他可将这事工的大部分委派给他的咨理及文书。
33.3.2
支联会文书
每个支联会应当有一位合格尽职的支联会文书。他要由支联会会长团的一员来召唤和按手选派。他应持有麦基洗德圣职和有效的圣殿推荐书。他是支联会议会的成员，他要依照29.3的指示，出席支联会的会议。
支联会文书由支联会会长团训练，并在他们的指导下工作。亦可召唤支联会助理文书来协助（见33.3.3）。
33.3.2.1
纪录保存的责任
支联会文书或被指派的助理文书负有下列责任：
-
为支联会会长团提供行政上的支援。
-
记录支联会领导人会议上所作的指派和决议。
-
确保纪录和报告正确且及时。
支联会文书应熟悉教会纪录保存的各项工具（见33.0）。他要使用这些工具来帮助领袖找出：
-
成员和组织的需求。
-
可用的资源，包括财务方面。
-
支联会的趋势、优点和缺点。
其他的纪录保存职责可包括：
33.3.2.2
审查支会纪录及报表
支联会文书要尽快与每位新召唤的支会文书会面。他要视需要与支会文书会面，但每年至少两次。这些会面是要确定：
33.3.2.3
稽核
33.3.2.4
支联会历史纪录
见33.7。
33.3.3
支联会助理文书
支联会会长或受指派的咨理，可视需要召唤和按手选派一位或多位支联会助理文书。这些弟兄应当是麦基洗德圣职持有人，并持有有效的圣殿推荐书。他们要在支联会会长团及支联会文书的指导下工作。
必要时，下列每一项职务都可召唤一位助理文书担任：
33.4
支会纪录及报表
33.4.1
主教团
主教要督导支会的纪录保存事宜，他可将这事工的大部分委派给他的咨理及文书。
33.4.2
支会文书
每个支会应有一位合格尽职的支会文书。他要由主教团推荐，由支联会会长团的一员或受指派的高级咨议来召唤和按手选派。他应持有麦基洗德圣职和有效的圣殿推荐书。他是支会议会的成员。他要依照29.2的指示，出席支会的会议。
支会文书在主教团的指导下工作，亦可召唤支会助理文书来协助（见33.4.3）。
33.4.2.1
纪录保存的责任
支会文书或被指派的助理文书负有下列责任：
-
为主教团提供行政上的支援。
-
记录支会领导人会议上所作的指派和决议。
-
确保纪录和报告正确且及时。
支会文书应熟悉教会纪录保存的各项工具（见33.0）。他要使用这些工具来帮助领袖找出：
-
成员和组织的需求。
-
可用的资源，包括财务方面。
-
支会的趋势、优点和缺点。
文书在汇整成员参与情况的报告时，要与每位秘书合作来解决小问题。
支会文书要鼓励成员，回报在他们教籍资料中的任何错误。
其他的纪录保存职责可包括：
33.4.2.2
指导文书和秘书
支会文书要指导支会助理文书，以及定额组和组织的秘书。
有以下情况时，这项指导尤其重要：
-
支会助理文书、定额组和组织秘书刚接受召唤。
-
教会推出或更新教会纪录保存工具。
-
纪录未妥善填写。
33.4.2.3
支会历史纪录
见33.7。
33.4.3
支会助理文书
可视需要召唤支会助理文书。他们要由主教团推荐，由支联会会长团的一员或受指派的高级咨议来召唤和按手选派。这些弟兄应持有麦基洗德或亚伦圣职。他们也应当持有有效的圣殿推荐书。受指派负责财务的支会助理文书，应持有麦基洗德圣职。支会助理文书在主教团及支会文书的指导下工作。
必要时，下列每一项职务都可召唤一位助理文书担任：
33.4.4
圣职及组织领袖
定额组和组织的领袖要督导其组织内的纪录保存事宜。他们可指派秘书执行此项事工的大部分工作。他们要确保纪录和报告正确且及时。
33.5
成员参与情况报告
成员参与情况的报告，可帮助领袖专注于成员的进步和需求。这些报告应尽可能以电子方式检阅，而不列印出来。有必要列印报告时，应审慎管理，以尊重成员的隐私，并遵守当地的资料保护法。
33.5.1
报告的种类
33.5.1.1
出席人数报告
圣餐聚会及星期日圣职聚会和组织聚会的出席情形，可使用领袖及文书资源系统或「成员工具」以电子方式记录。
圣餐聚会。圣餐聚会的出席情况，每周由支会文书或支会助理文书加以记录。要计算亲自或透过串流直播来出席聚会的人数，包括访客。因另有指派工作或出席其他支会而不在场的支会成员，要算入他们所出席的支会的人数。
星期日圣职聚会和组织聚会。出席情况每周由定额组及组织的秘书和顾问记录下来。青少年领袖也可以协助记录出席情形。要计算亲自或透过串流直播来出席聚会的人数，包括访客。在初级会服务的成员，或担任支会中青少年领袖的成员，也要算入出席人数。出席其他支会的成员，要算入他们所出席的支会的人数。
支会文书可以为任何组织记录出席情形。
33.5.1.2
施助面谈报告
见21.3。
33.5.1.3
季报
报告中的每个数字，都代表着一个实际的人，有其独特的需求（见希拉曼书15：13）。领袖在思考谁可能需要他们的协助时，要寻求主的指引。
季报包含有用的资料，能在领袖寻求施助工作方面的灵感时，提供见解。季报可在「成员工具」或领袖及文书资源系统中取得。
支联会和支会领袖要经常参考季报，来检视成员个人的进步情形。季报包含了下列资料：
-
青少年和接受过恩道门的成员的圣殿推荐书状态。
-
正在传教或已传过教的18-25岁男性。
-
施助面谈的状态（见21.3）。
-
在准备接受麦基洗德圣职时需要支持的准长老。
-
儿童、青少年、年轻单身成人和成人的星期日聚会出席人数（见33.5.1.1）。
-
过去12个月内接受洗礼和证实的新成员的进步情形。
所有的出席人数和施助面谈，都记录在「成员工具」或领袖及文书资源系统中。这些资料会自动填入季报中对应的部分。
每个支会都要完成季报并提交至教会总部。文书要与主教一起审阅季报，并在每季结束后该月的15日前提交。
支联会会长团可以审阅各支会的季报，这有助于他们管控进步情形，并知道要在哪些方面提供支援和指导。支联会议会成员也可以检视每一份季报。
33.5.2
教籍名册
教会纪录保存工具让领袖可以存取教籍名单。这些名单可以帮助领袖找出：
-
哪些成员尚未接受他们有资格接受的教仪。
-
哪些男青年和女青年有资格去传教。
-
哪些青少年未持有有效的圣殿推荐书。
-
需要安排哪些青少年与主教团的一员会面。
定额组及组织领袖应该要能拿到隶属于其定额组或组织的成员之名册。
33.6
教籍纪录
教籍纪录包括成员的姓名、联络资料、教仪详细资料，以及其他重要资料。支会应当有住在其疆界内每位成员的教籍纪录。
教籍纪录应当保存在成员居住地的支会中。例外情形（应该很少发生）需要获得主教和支联会会长的同意。若要申请例外情形，支联会会长要使用领袖及文书资源系统，将此项申请提交至总会会长团办公室。
教籍纪录是在教会永久纪录上，记载教仪及教会其他正式行动的唯一方法。因此，主教要确保文书保存正确的纪录。他也要确保文书使用领袖及文书资源系统来更新资料。及时执行下列事项是很重要的：
-
记录教仪资料。
-
将迁入或迁出支会的成员的纪录作迁移。
-
为新成员和成员的新子女建立纪录。
-
记录成员的死亡。
-
记录婚姻和家庭资料。
主教或支联会会长要先确定某份教籍纪录在适当的支会中后，才与该成员面谈，以接受：
-
教会召唤。
-
圣殿推荐书。
-
麦基洗德圣职或被按立到该圣职的某个职位。
他也要确认该纪录并未包含下列任何一项：
-
附注
-
限制印证或教仪的注记
-
正式的成员身份限制
有时候，某位成员尚未在同一支会连续住满一年。在这种情况下，这位主教或被指派的一位咨理，在进行圣殿推荐书面谈之前，或进行推荐按立麦基洗德圣职职位之前，要先联络此人的前主教。联络的目的是要询问是否有任何配称问题需要纳入考量。如果咨理得知其中涉及机密资讯，就要结束谈话。这位咨理要通知主教，在进行面谈前先与前一位主教联络。
在任何情况下，都不可将教籍纪录交给主教或文书以外的人，或让他们阅览。
成员可以在「成员工具」应用程式中，检视自己和家中需要抚养之任何子女的教籍资料。他们也可以向文书申请印出个人教仪摘要。若发现错误，文书要确定在教籍纪录上作了更正。
有关如何建立教籍纪录的指示，可在领袖及文书资源系统中取得。
如有本节未提及的情况，领袖应联络全球服务部门或区域办公室。
33.6.1
教会纪录上登录的姓名
教籍纪录和教仪证书上，应使用符合当地法律或习俗所认定的法定全名。
33.6.2
有纪录的成员
以下这些人为有纪录的成员，都应有教籍纪录：
-
已接受洗礼和证实的人
-
未满9岁，接受过祝福，但未受洗的人
-
因智能障碍而无行为能力者，不论年龄大小
-
未满9岁且不曾接受祝福的儿童（若下列两种条件都成立）：
-
父亲、母亲或（外）祖父母至少一人是教会成员。
-
父母双方都同意建立纪录。（如果父母只有其中一方拥有该儿童的合法监护权，则该位父母同意即可。）
-
年满9岁以上、有教籍纪录但未接受洗礼和证实者，并不是有纪录的成员。然而，此人居住地的支会要保存其教籍纪录，直到当事人满18岁为止。届时，如果当事人选择不受洗，主教就要取消其教籍纪录；但要先取得支联会会长的许可。
教会不会取消因智能障碍而未受洗者的纪录，除非当事人或一位法定监护人（包括父母）要求取消。
33.6.3
支会新成员的纪录
支会文书或支会助理文书要在支会新成员的教籍纪录抵达后，尽快与新成员联络，核对其个人教仪摘要是否正确。
有关收到新成员的纪录后，或新成员受洗及证实后介绍新成员的指示，见29.2.1.1。
33.6.4
搬家或暂时离家之教会成员的纪录
支会领袖、弟兄和姊妹施助者，以及文书，在得悉成员有意迁出支会时，应尽快取得他们的新地址。当成员确实迁出时，文书要将纪录迁到新支会。文书也可以在成员的前支会尚未将纪录送出时，申请将其纪录迁入自己支会。
如果文书无法查出成员迁到哪里，纪录就会被移到领袖及文书资源系统里，「寻找失踪成员」名单中。长老定额组和慈助会的领袖要经常审阅这份报告，并运用可用的资源找到这些成员。支会议会的其他成员或传教士可以提供协助。
如果找到该成员的居住地点，文书要据此迁移记录。如果用尽一切寻找的资源后，仍找不到该成员的居住地点，文书要取得主教的核准，将纪录退还给教会总部。
「寻找失踪成员」名单中的纪录，仍会指派给该支会，但不会出现在成员名单和报表中，也不会纳入支会的统计资料。
当一个人搬离支会超过三个月时，文书就要将其教籍纪录迁到新支会；除非该成员因临时工作、季节性工作或就学，可能需要离开三个月以上，并打算在那之后返回。
若有人搬离支会的时间不到三个月，并且打算回来，则其教籍纪录就要保存在该支会。
领袖若不确定一个人会离家多久时，他们要将其纪录保存在最能满足该成员需求的支会里。
33.6.5
单位外成员的纪录
一个人的教籍纪录，每次只能保存在一个支会里。只有这个支会的主教，可以督导该成员教籍纪录的更新、为其执行教仪，以及与此人进行面谈。
某些情况需要第二个支会将该成员的名字和联络资料记录下来（例见33.6.11和33.6.13）。在这些情况下，第二个支会的文书要建立一笔单位外成员的纪录，他要使用领袖及文书资源系统来建立此纪录。
纪录上为单位外成员的人，可以在该支会接受召唤。他们也要被纳入支会名录和点名册。
33.6.6
在以地理位置划分的支会外服务的成员之纪录
33.6.6.1
担任教会其他指派工作之成员的纪录
如果成员的教会指派工作，是在以地理位置划分的原属支会以外，则其教籍与财务纪录要保存在以地理位置划分的原属支会里。如果成员因指派工作之故，需要从以地理位置划分的原属支会迁出三个月以上，且其子女会陪同前往，则他们的教籍纪录要迁到新的支会。（见33.6.4。）
33.6.6.2
全部时间传教士的纪录
见24.6.2.8。
33.6.7
年轻单身成人的纪录
年龄介于18到35岁的年轻单身成人，可以选择成为以地理位置划分的支会的成员，或是指定给他们所住疆界内的年轻单身成人支会的成员。教籍纪录会保存在他们出席的支会。
这些原则也适用于36到45岁，选择成为单身成人支会成员的单身成人。
如果一位年轻单身成人打算暂时（例如，就学时）参加某个支会，则教籍纪录要保存在他（她）参加的支会里。在该成员的同意下，其家庭所属支会的文书，可以为他（她）建立单位外的纪录（见33.6.5）。
33.6.8
住在医院或照护机构之成员的纪录
住在医院或照护机构的成员，其纪录应保存在最能为他们服务的支会里。在大多数的情况下，也就是该医院或机构所在地的支会。
33.6.9
军中服役教会成员的纪录
教会成员入伍受训时，其教籍纪录要保存在以地理位置划分的支会里，直到该成员被派驻到较长期的勤务基地为止。届时，该成员应与以地理位置划分的支会联系，并提供新支会的名称和地址。
33.6.10
智能障碍之成员的纪录
对于8岁以上的智能障碍者，其父母（若适用）和领袖要一起商议，判断当事人是否有行为能力。如果此人被认定为无行为能力，主教或文书就要在领袖及文书资源系统里，将此人教籍纪录的洗礼部分，标注为「无行为能力」。此项纪录不可取消。一个人的纪录若显示为无行为能力，此人就不需要接受教仪。
有时，在一个人的纪录上已注明为无行为能力后，此人及其父母和主教一起商议，判定其有行为能力。在这种情况下，主教或文书（经主教核准）可将「无行为能力」的标注移除。更多资料，见38.2.4。
33.6.11
耳聋或重听成员的纪录
使用手语的成员、他们的直系亲属或法定监护人，可以选择将他们的教籍纪录放在下列任何一个地方：
-
他们以地理位置划分的支会
-
为住在疆界内的耳聋或重听成员成立的支会
-
由支联会会长或区域会长所指定，为住在某个地理区域内的一群耳聋或重听成员提供服务的支会
在这种情况下，一个人或一家人的纪录可以放在某个单位里，而他们在另一个单位则为单位外成员。（见33.6.5。）
耳聋或重听的成员，可以在线上参加为其地理区域外的耳聋或重听者成立的支会或小组聚会。
33.6.12
被收养儿童的纪录
只有在完成收养手续后，才能建立或更新被收养儿童的纪录。纪录上的姓名应与收养裁定书上的一致；养父母的纪录只有在完成收养手续后才能更新。
33.6.13
父母离异之儿童的纪录
所有的教籍纪录都要使用符合当地法律或习俗所认定的法定姓名。这包括离婚父母的子女。在祝福和圣职教仪的证书上所记录的，也应当是教籍纪录上的法定姓名。
父母离异的儿童，往往会到父亲的支会和母亲的支会，参加这两个单位的教会聚会。虽然只有一个单位可以保存和更新该儿童正式的教籍纪录，但他（她）所参加的另一个支会，可以建立单位外成员的纪录（见33.6.5）。这样能使该儿童的名字和联络资讯，出现在支会名录和班级点名册上。
纪录上为单位外成员的儿童，可以在该单位接受召唤。
33.6.14
有附注的纪录
见32.14.5。
33.6.15
限制教籍纪录迁出
如果一位成员搬家时，有正式的成员身份限制情况待决定或有其他严重疑虑尚待处理，则主教或经授权的文书可对其教籍纪录施以迁出限制。他要使用领袖及文书资源系统来执行。
有迁出限制的纪录不会被迁至新单位，直到施以该限制的圣职领袖授权移除这项限制。
33.6.16
「地址不详」档案里的纪录
有时，教会将一位成员的纪录，放在教会总部的「地址不详档案」后，又找到了此人。该纪录会附带一则信息，鼓励主教团、定额组和组织领袖尽快拜访此人，并提供交谊。
33.6.17
记录与更正教仪资料
见第18章。
33.6.18
记录与更正民俗资料
见33.6。
33.6.19
教籍纪录的稽核
支联会文书或支联会助理文书，每年务必要用领袖及文书资源系统，与各支会进行两次教籍纪录稽核。支联会会长可以召唤对教籍纪录有经验的其他人协助稽核。稽核应于每年的6月15日和12月15日前完成。
33.7
历史纪录
33.7.1
支会和支联会历史
主已命令，要记写和保存有关祂教会「一切重要事务……〔的〕历史」（教义和圣约69：3；亦见第5节；阿尔玛书37：2）。
教会中的各个单位，都要将关于该单位的重要事务记录在文件中。这些事务包括单位领袖所提供的历史纪录。
保存纪录是属灵的工作，会巩固撰写者和阅读者的信心。在一年当中不断记写故事，会提升这份历史的品质。
支联会和支会圣职及组织领袖要使用ChurchofJesusChrist.org上的单位历史工具来提供故事。支联会和支会文书在组织和协调这项工作上负有主要责任。支联会会长团和主教团可以召唤一位支联会或支会历史专员来协助。其他指示可在该工具的快速入门指南中取得。
成员可以使用「单位历史」工具来检视支会和支联会领袖所发表的故事。教会会自动保存已发表的故事。
33.7.2
教会历史
教会历史部门会选择性地收集「有益于教会……〔和〕新生的世代」（教义和圣约69：8）的历史纪录，包括个人纪录、艺术品和手工艺品。若对纪录的历史价值有任何疑问，请洽：
Church History Library
15 East North Temple Street
Salt Lake City, UT 84150-1600
电话：1-801-240-5696
33.8
纪录之保密
本教会的纪录皆属机密，不论是书面或数位形式皆同。这些纪录包括：
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教籍纪录。
-
财务纪录。
-
会议纪录。
-
正式表格和文件（包括教籍议会的纪录）。
领袖及文书要保障教会纪录的安全，以保护个人隐私的方式来处理、储存和处置教会纪录。领袖要确保从成员那里收集到的资料：
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仅限于教会所需的资讯。
-
仅用于教会核准的用途。
-
仅提供给经授权使用的人。
以电子方式储存的资料，必须确保安全，并妥善保护（见33.9.1）。领袖要确定这类资料不会用于个人、政治或商业用途。教会纪录里的资料，包括历史资料，不得提供给个人或机构来从事研究或调查（见38.8.37）。
领袖和成员必须遵循38.8.13的指导方针，来保护支联会和支会名录。
33.9
纪录管理
支联会及支会领袖应将有效的纪录管理，列为纪录保存程序的一部分。
33.9.1
保护
教会所有的纪录、报表和资料皆应加以保护，以防未经授权的取得、变更、销毁或泄露。这些资料应当保存在安全的地方。高度敏感的纪录，包括电脑列印的资料，不使用时，应存放在领袖办公室里上锁的抽屉或柜子中。
可能的话，应将纪录、报表和资料的电子档加密，并以密码保护。若教会自有设备或储存装置遗失或遭窃，应立刻在incidents.ChurchofJesusChrist.org上回报。教会资料遭误用时，也应当回报。
33.9.1.1
使用者名称和密码
支联会会长、主教和其他领袖，绝不应与咨理、文书、执行秘书或其他人，共用他们的教会使用者名称和密码。
教会强烈鼓励领袖尽可能在他们的教会帐号上启用双步骤验证（亦称多重要素验证）。
33.9.1.2
共用电脑和资料储存
领袖和文书不应将教籍或财务资料，储存在未获授权取得这些资料的其他人能够使用的共用电脑上。
33.9.1.3
资料隐私权
许多国家已颁布资料保护法，规范个人资料的处理方式。这包括教籍纪录上的资料，和可辨识个人身份的教会其他纪录上的资料。领袖若对资料保护法如何适用于当地的教会纪录管理有疑问，可联络教会资料隐私办公室，电子邮件是DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org。
33.9.2
存留
纪录的保存期限，应视行政、法律及历史目的的需要而定。财务纪录应至少保存三年，并加上目前的年度。领袖对于纪录保存期限若有疑问，应联络全球服务部门或区域办公室。
33.9.3
清除
过期或不再需要之纪录，应予以销毁，销毁的方式要能使该资料无法被撷取或重建。
可能具有历史价值的纪录，不应丢弃、销毁或放在支会的资源中心（图书室）。有关纪录的历史价值问题，可洽询教会历史图书馆（联络资料见33.7.2）。
33.10
支联会和支会技术专员
支联会会长团要召唤一位或多位支联会成员，担任支联会技术专员。主教团可以召唤一位或多位支会成员，担任支会技术专员。成年男女和青少年都可以担任这些召唤。
支联会技术专员在支联会文书的指导下服务。支会技术专员是在支会文书或执行秘书的指导下服务，由主教来决定。他们的责任可包括：
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协助支联会或支会领袖解决技术需求。
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教导成员如何进入和使用教会的媒体、应用程式和其他科技工具，包括FamilySearch.org。
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为使用科技工具来履行召唤的领袖和教师提供支援。
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为无法参与聚会和课程的人管理串流直播（见29.7）。
此外，支联会技术专员在管理支联会里的教会电脑，包括FamilySearch中心的电脑时，负有下列责任：
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依照支联会会长团的指示，处理支联会所有电脑的放置、共用、重新分配和使用时间安排。
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保存一份支联会所有电脑硬体的最新清单，包括序号、型号、效能和放置的地点。
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确定（1）电脑、软体及机密资料都安全无虞，（2）资料档案都定期备份。
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熟悉有关教会电脑的一般政策（见38.8.10），
必要时，支联会技术专员要协调支会技术专员的工作。