33

Aikakirjat ja raportit

33.0

Johdanto

Tämän luvun toimintatavat koskevat yleisesti yksiköitä, jotka käyttävät kirkon verkossa olevia aikakirjanpitovälineitä, kuten johtohenkilön ja kirjurin työvälineet (LCR), Jäsenen työkalut sekä seurakunnan yhteystietoluettelo ja kartta. Yksiköiden, joilla ei ole pääsyä näihin työkaluihin, tulee tehdä yhteistyötä maailmanlaajuisen palveluosaston tai vyöhyketoimiston kanssa.

Aikakirjanpito on aina ollut tärkeää Herran kirkossa. Esimerkiksi:

Aadam piti ”muistokirjaa” (Moos. 6:5).

Moroni opetti, että niiden nimet, jotka kastettiin Kristuksen kirkkoon, kirjoitettiin muistiin, jotta ”heitä muistettaisiin ja ravittaisiin Jumalan hyvällä sanalla” (Moroni 6:4).

Joseph Smith opetti, että jokaisessa seurakunnassa tulee kutsua kirjuri, joka ”[laatii] totuudenmukaisen aikakirjan Herran edessä” (OL 128:2).

33.1

Katsaus kirkon aikakirjoihin

Kirkon aikakirjat ovat pyhiä. Niissä olevat tiedot ovat luottamuksellisia, ja ne tulee pitää turvassa. Kirkon aikakirjajärjestelmissä pääsy jäsentietoihin valtuutetaan tehtävien perusteella. Vain niille, joilla on valtuus, tulee antaa käyttöoikeus. Heidän tulee käyttää näitä tietoja vain tehtäviinsä liittyviin tarkoituksiin (ks. 33.8).

Aikakirjat voivat auttaa johtohenkilöitä

• huomaamaan, kuka saattaa tarvita erityistä huolenpitoa

• huomaamaan, mitä toimituksia henkilö on saanut tai saattaa tarvita

• selvittämään jäsenten asuinpaikan.

Kirkon yksiköissä pidetään seuraavanlaisia aikakirjoja:

• jäsenten osallistumisraportit (ks. 33.5)

• jäsenkortit (ks. 33.6)

• historialliset aikakirjat (ks. 33.7)

• talousasiakirjat (ks. luku 34).

33.2

Yleisiä ohjeita kirjureille

Kaikkien kirjurien tulee

• olla voimassa olevan temppelisuosituksen haltijoita

• olla huolellisia aikakirjan pitäjiä

• olla kyvykkäitä opettajia ja hallinnoijia.

Kirjurit noudattavat huolellisesti nykyisiä menettelytapoja kirkon varojen varjelemiseksi ja sen varmistamiseksi, että kirkon aikakirjat ovat paikkansapitäviä. Kirjurit ilmoittavat heti pappeusjohtajille mahdollisista epätarkkuuksista. Jos epätarkkuuksien selvittämisessä ilmenee vaikeuksia, kirjurin tulee ottaa yhteyttä luottamuksellisten asiakirjojen toimistoon kirkon keskustoimistossa. Yhteystiedot:

Puhelin: [phone] tai [phone], alanumero 2 2053

Maksuton (GSD-puhelin): [phone]

Sähköposti: [e-mail]

Kirjurien tulee palvella tehtävässään riittävän pitkään, jotta he oppivat velvollisuutensa ja säilyttävät jatkuvuuden työssään (ks. 30.5). Koska he eivät ole vaarnan johtokunnan tai piispakunnan jäseniä, heitä ei tarvitse vapauttaa, kun vaarnan johtokunta tai piispakunta järjestetään uudelleen.

33.3

Vaarnan aikakirjat ja raportit

33.3.1

Vaarnan johtokunta

Vaarnanjohtaja valvoo vaarnan aikakirjojen pitämistä. Hän voi delegoida suuren osan tästä työstä neuvonantajilleen ja kirjureille.

33.3.2

Vaarnan kirjuri

Jokaisessa vaarnassa tulee olla pätevä, toimiva vaarnan kirjuri. Hänet kutsuu ja erottaa tehtävään vaarnan johtokunnan jäsen. Hänellä tulee olla Melkisedekin pappeus ja voimassa oleva temppelisuositus. Hän on vaarnaneuvoston jäsen. Hän osallistuu vaarnan kokouksiin, kuten esitetään kohdassa 29.3.

Vaarnan kirjuria ohjaa vaarnan johtokunta, ja hän työskentelee johtokunnan johdolla. Avuksi voidaan kutsua vaarnan apulaiskirjureita (ks. 33.3.3).

33.3.2.1

Aikakirjanpitoon liittyvät vastuut

Vaarnan kirjurilla tai tehtävän saaneella apulaiskirjurilla on seuraavat vastuut:

• antaa hallinnollista tukea vaarnan johtokunnalle

• pitää pöytäkirjaa toimeksiannoista ja päätöksistä vaarnan johtajiston kokouksissa

• varmistaa, että asiakirjat ja raportit ovat paikkansapitäviä ja ajan tasalla.

Vaarnan kirjurin tulee tutustua kirkon aikakirjanpitotyökaluihin (ks. 33.0). Näiden apuvälineiden avulla hän auttaa johtohenkilöitä huomaamaan

• jäsenten ja järjestöjen tarpeita

• voimavarojen, myös rahavarojen, saatavuutta

• vaarnan suuntauksia, vahvuuksia ja heikkouksia

Muita aikakirjanpitovelvollisuuksia voivat olla seuraavat:

• Varmistaa, että Melkisedekin pappeuteen asettamiset kirjataan asianmukaisesti ja viipymättä.

• Aktivoida temppelisuosituksia.

• Valmistella Esitetyt ja hyväksytyt virkailijat -lomake vaarnakonferenssia varten ja laatia vaarnakonferenssiraportti.

• Kirjata tietoja vaarnan jäsenyysneuvostoille (ks. 32.9.6).

• Ylläpitää talouskirjanpitoa (ks. 34.1.2).

• Organisoida ja koordinoida yksikön historiaan liittyvien kertomusten kokoamisen. Avuksi voidaan kutsua vaarnan historia-asiantuntija. (Ks. 33.7.1.)

33.3.2.2

Seurakuntien aikakirjojen ja raporttien tarkastaminen

Vaarnan kirjuri tapaa jokaisen seurakunnan uuden kirjurin pian tämän kutsumisen jälkeen. Hän tapaa seurakunnan kirjureita niin usein kuin on tarpeen, mutta vähintään kaksi kertaa vuodessa. Näitä tapaamisia järjestetään sen varmistamiseksi, että

• kymmenykset ja muut talousasiakirjat kirjataan asianmukaisesti (ks. 34.1.2 ja 34.2.2)

• jäsenkortit päivitetään viipymättä ja täsmällisesti

• todistukset lasten siunaamisista, kasteista ja konfirmoinneista sekä pappeuteen asettamisista annetaan seurakunnan jäsenille

• puolivuosittainen jäsenkorttien tarkastus suoritetaan ja kaikki tarkastuspoikkeamat oikaistaan viipymättä (ks. 33.6.19)

• seurakunnan kirjurit järjestävät ja koordinoivat yksikön historiakertomusten kokoamisen. Jos on kutsuttu seurakunnan historia-asiantuntijoita, he auttavat. (Ks. 33.7.1.)

33.3.2.3

Tilintarkastukset

Katso 33.6.19 ja 34.7.

33.3.2.4

Vaarnan historialliset aikakirjat

Katso 33.7.

33.3.3

Vaarnan apulaiskirjurit

Vaarnanjohtaja tai tehtävän saanut neuvonantaja voi kutsua ja erottaa tehtävään yhden tai useampia vaarnan apulaiskirjureita tarpeen mukaan. Näillä veljillä tulee olla Melkisedekin pappeus sekä voimassa oleva temppelisuositus. He toimivat vaarnan johtokunnan ja vaarnan kirjurin ohjaamina.

Tarvittaessa voidaan kutsua yksi apulaiskirjuri kuhunkin seuraavista tehtävistä:

• vaarnan apulaiskirjuri

• vaarnan apulaiskirjuri – talousasiat (ks. 34.1.2)

• vaarnan apulaiskirjuri – jäsenasiat (ks. 33.5 ja 33.6).

33.4

Seurakunnan aikakirjat ja raportit

33.4.1

Piispakunta

Piispa valvoo seurakunnan aikakirjojen pitämistä. Hän voi delegoida suuren osan tästä työstä neuvonantajilleen ja kirjureille.

33.4.2

Seurakunnan kirjuri

Jokaisessa seurakunnassa tulee olla pätevä, toimiva seurakunnan kirjuri. Piispakunta suosittaa häntä, ja hänet kutsuu ja erottaa tehtävään vaarnan johtokunnan jäsen tai tehtävän saanut korkean neuvoston jäsen. Hänellä tulee olla Melkisedekin pappeus ja voimassa oleva temppelisuositus. Hän on seurakuntaneuvoston jäsen. Hän osallistuu seurakunnan kokouksiin, kuten esitetään kohdassa 29.2.

Seurakunnan kirjuri työskentelee piispakunnan johdolla. Avuksi voidaan kutsua seurakunnan apulaiskirjureita (ks. 33.4.3).

33.4.2.1

Aikakirjanpitoon liittyvät vastuut

Seurakunnan kirjurilla tai tehtävän saaneella apulaiskirjurilla on seuraavat vastuut:

• antaa hallinnollista tukea piispakunnalle

• pitää pöytäkirjaa toimeksiannoista ja päätöksistä seurakunnan johtajiston kokouksissa

• varmistaa, että asiakirjat ja raportit ovat paikkansapitäviä ja ajan tasalla.

Seurakunnan kirjurin tulee tutustua kirkon aikakirjanpitotyökaluihin (ks. 33.0). Näiden apuvälineiden avulla hän auttaa johtohenkilöitä huomaamaan

• jäsenten ja järjestöjen tarpeita

• voimavarojen, myös rahavarojen, saatavuutta

• seurakunnan suuntauksia, vahvuuksia ja heikkouksia

Kootessaan raportteja jäsenten osallistumisesta kirjuri selvittää sihteerien kanssa vähäiset ongelmat.

Seurakunnan kirjurit kannustavat jäseniä raportoimaan mahdollisista virheistä jäsentiedoissaan.

Muita aikakirjanpitovelvollisuuksia voivat olla seuraavat:

• varmistaa, että toimitukset kirjataan asianmukaisesti ja viipymättä

• valmistella seurakuntakonferenssiin lomake Esitetyt ja hyväksytyt virkailijat

• kirjata tietoja seurakunnan jäsenyysneuvostoille (ks. 32.9.6)

• ylläpitää talouskirjanpitoa (ks. 34.2.2).

33.4.2.2

Kirjurien ja sihteerien ohjaus

Seurakunnan kirjuri ohjaa seurakunnan apulaiskirjureita sekä koorumien ja järjestöjen sihteereitä.

Tämä ohjaus on erityisen tärkeää, kun

• seurakuntien apulaiskirjurit sekä koorumien ja järjestöjen sihteerit ovat vasta kutsuttuja

• kirkon aikakirjanpitotyökalua esitellään tai päivitetään

• aikakirjoja ei ole pidetty asianmukaisella tavalla.

33.4.2.3

Seurakunnan historialliset aikakirjat

Katso 33.7.

33.4.3

Seurakunnan apulaiskirjurit

Seurakunnan apulaiskirjureita voidaan kutsua tarpeen mukaan. Piispakunta suosittaa heitä, ja heidät kutsuu ja erottaa tehtävään vaarnan johtokunnan jäsen tai tehtävän saanut korkean neuvoston jäsen. Näillä veljillä tulee olla Melkisedekin tai Aaronin pappeus. Heillä tulee myös olla voimassa oleva temppelisuositus. Jos seurakunnan apulaiskirjuri saa tehtävän toimia talouskirjurina, hänellä tulee olla Melkisedekin pappeus. Seurakunnan apulaiskirjurit toimivat piispakunnan ja seurakunnan kirjurin ohjaamina.

Tarvittaessa voidaan kutsua yksi apulaiskirjuri kuhunkin seuraavista tehtävistä:

• seurakunnan apulaiskirjuri

• seurakunnan apulaiskirjuri – talousasiat (ks. 34.2.2)

• seurakunnan apulaiskirjuri – jäsenasiat (ks. 33.5 ja 33.6).

33.4.4

Pappeusjohtajat ja järjestöjen johtohenkilöt

Koorumien ja järjestöjen johtohenkilöt valvovat aikakirjanpitoa omissa järjestöissään. He voivat antaa suuren osan tästä työstä sihteeriensä tehtäväksi. He varmistavat, että asiakirjat ja raportit ovat paikkansapitäviä ja ajan tasalla.

33.5

Raportit jäsenten osallistumisesta

Raportit jäsenten osallistumisesta auttavat johtohenkilöitä keskittymään jäsenten edistymiseen ja tarpeisiin. Mikäli mahdollista, nämä raportit tulee tarkastaa sähköisesti eikä paperitulosteena. Kun raporttien tulostaminen on välttämätöntä, tulosteita tulee hallinnoida huolellisesti, jotta kunnioitetaan jäsenten yksityisyyttä ja noudatetaan paikallisia tietosuojalakeja.

33.5.1

Raporttityypit

33.5.1.1

Läsnäoloraportit

Osallistuminen sakramenttikokouksiin sekä pappeus- ja järjestökokouksiin sunnuntaisin kirjataan sähköisesti käyttäen LCR:ää tai Jäsenen työkaluja.

Sakramenttikokous. Sakramenttikokoukseen osallistumisen kirjaa joka viikko seurakunnan kirjuri tai seurakunnan apulaiskirjuri. Lukumääränä on niiden henkilöiden lukumäärä, jotka osallistuvat kokoukseen paikan päällä tai seuraavat suoratoistolähetystä, mukaan lukien vierailijat. Seurakunnan jäsenet, jotka eivät ole läsnä, koska heillä on jokin muu tehtävä tai he osallistuvat jonkin toisen seurakunnan kokoukseen, lasketaan mukaan siinä seurakunnassa, jonka kokoukseen he osallistuvat.

Koorumien ja järjestöjen kokoukset sunnuntaisin. Läsnäoloja kirjaavat joka viikko koorumien ja järjestöjen sihteerit ja neuvojat. Nuorjohtajat voivat myös auttaa läsnäolojen kirjaamisessa. Lukumääränä on niiden henkilöiden lukumäärä, jotka osallistuvat kokoukseen paikan päällä tai seuraavat suoratoistolähetystä, mukaan lukien vierailijat. Seurakunnassa myös Alkeisyhdistyksessä tai nuorten johtajina palvelevat jäsenet lasketaan osallistuviksi. Seurakunnan jäsenet, jotka osallistuvat jossakin toisessa seurakunnassa, lasketaan osallistujiksi siinä seurakunnassa, jossa he osallistuvat.

Seurakunnan kirjuri voi kirjata läsnäoloja minkä tahansa järjestön puolesta.

33.5.1.2

Palvelutyökeskusteluraportit

Katso 21.3.

33.5.1.3

Neljännesvuosiraportti

Raportin jokainen luku kuvaa todellista henkilöä, jolla on ainutlaatuisia tarpeita (ks. Hel. 15:13). Johtohenkilöt tavoittelevat Herran johdatusta, kun he harkitsevat, ketkä tarvitsevat mahdollisesti apua.

Neljännesvuosiraportti sisältää hyödyllistä tietoa, joka voi antaa johtohenkilöille oivalluksia, kun he tavoittelevat innoitusta palvelutyöpyrkimyksiinsä. Raportti on nähtävissä Jäsenen työkaluissa tai LCR:ssä.

Vaarnojen ja seurakuntien johtohenkilöt tarkastelevat säännöllisesti neljännesvuosiraportista yksittäisten henkilöiden edistymistä. Raportissa on tietoa seuraavista asioista:

• Endaumentin saaneiden jäsenten ja nuorten temppelisuositustilanne.

• 18–25-vuotiaat miehet, jotka palvelevat tai ovat palvelleet lähetystyössä.

• Palvelutyökeskustelujen tilanne (ks. 21.3).

• Tulevat vanhimmat, jotka tarvitsevat tukea valmistautuessaan Melkisedekin pappeuden saamiseen.

• Sunnuntaikokousten läsnäolot lasten, nuorten, nuorten naimattomien aikuisten ja aikuisten osalta (ks. 33.5.1.1).

• Niiden uusien jäsenten edistyminen, jotka on kastettu ja konfirmoitu viimeisten 12 kuukauden aikana.

Kaikki läsnäolot ja palvelutyökeskustelut kirjataan Jäsenen työkaluihin tai LCR:ään. Nämä tiedot täydentyvät automaattisesti vastaaviin kohtiin neljännesvuosiraportissa.

Jokainen seurakunta täyttää neljännesvuosiraportin ja lähettää sen kirkon keskustoimistoon. Kirjuri käy raportin läpi piispan kanssa ja lähettää sen kunkin vuosineljänneksen jälkeisen kuukauden 15. päivään mennessä.

Vaarnan johtokunta voi käydä läpi kunkin seurakunnan neljännesvuosiraportin. Tämä auttaa heitä seuraamaan edistymistä ja tietämään, missä antaa tukea ja opetusta. Myös vaarnaneuvoston jäsenet voivat katsella kutakin neljännesvuosiraporttia.

33.5.2

Jäsenluettelot

Kirkon aikakirjanpitotyökalut antavat johtohenkilöille pääsyn jäsenluetteloihin. Nämä luettelot voivat auttaa johtohenkilöitä huomaamaan seuraavia asioita:

• ketkä jäsenet eivät ole vielä saaneet toimituksia, joita he voisivat saada

• ketkä nuoret miehet ja nuoret naiset voisivat palvella lähetystyössä

• keillä nuorilla ei ole voimassa olevaa temppelisuositusta

• keille nuorille tulee sopia tapaaminen piispakunnan jäsenen kanssa.

Koorumien ja järjestöjen johtohenkilöillä tulee olla käytössään luettelot niistä, jotka kuuluvat heidän koorumiinsa tai järjestöönsä.

33.6

Jäsenkortit

Jäsenkortissa on jäsenen nimi, yhteystiedot, tiedot toimituksista ja muita keskeisiä tietoja. Seurakunnassa tulee olla jäsenkortti jokaisesta jäsenestä, joka asuu sen rajojen sisällä.

Jäsenkortit tulee pitää siinä seurakunnassa, jonka alueella jäsen asuu. Poikkeuksiin, joita tulee olla harvoin, tarvitaan niiden piispojen ja vaarnanjohtajien suostumus, joita asia koskee. Vaarnanjohtaja pyytää poikkeusta lähettämällä pyynnön LCR:ssä ensimmäisen presidenttikunnan toimistoon.

Jäsenkortit ovat ainoa tapa kirjata toimituksia ja muita virallisia toimenpiteitä kirkon pysyviin aikakirjoihin. Sen vuoksi piispa varmistaa, että kirjurit pitävät aikakirjoja täsmällisesti. Hän varmistaa myös, että kirjurit päivittävät tiedot LCR:ssä. On ehdottoman tärkeää tehdä viipymättä seuraavaa:

• kirjata toimitusta koskevat tiedot

• siirtää niiden seurakunnan jäsenten jäsenkortit, jotka muuttavat seurakuntaan tai pois seurakunnasta

• luoda jäsenkortti uusille jäsenille ja jäsenvanhempien uusille lapsille

• kirjata jäsenen kuolema

• kirjata avioliittoa ja perhekuntaa koskevat tiedot.

Piispa tai vaarnanjohtaja varmistaa, että jäsenkortti on asianmukaisessa seurakunnassa ennen kuin jäsenelle pidetään puhuttelu, jotta hän voi saada

• kirkon tehtävän

• temppelisuosituksen

• Melkisedekin pappeuden tai hänet asetetaan virkaan siinä pappeudessa.

Hän varmistaa myös, ettei jäsenkortissa ole mitään seuraavista:

• lisämerkintä

• huomautus sinetöimis- tai toimitusrajoituksesta

• virallisia jäsenyysrajoituksia.

Toisinaan jäsen ei ole asunut samassa seurakunnassa yhtäjaksoisesti vähintään yhtä vuotta. Siinä tapauksessa piispa tai tehtävän saanut neuvonantaja ottaa yhteyttä aiempaan piispaan, ennen kuin hän pitää puhuttelun antaakseen temppelisuosituksen tai suosittaakseen asettamista Melkisedekin pappeuden virkaan. Tämän yhteydenoton tarkoituksena on kysyä, onko olemassa mitään kelvollisuuteen liittyviä asioita, jotka tulee huomioida. Jos neuvonantaja saa tietää, että on olemassa luottamuksellista tietoa, hän päättää keskustelun. Hän tiedottaa piispalle, että tämän tulee ennen puhuttelun pitämistä ottaa yhteys aiempaan piispaan.

Jäsenkortteja ei saa missään olosuhteissa antaa tai näyttää muille kuin piispalle tai kirjurille.

Jäsenet voivat tarkastella omia jäsentietojaan ja kotona asuvien alaikäisten lasten jäsentietoja Jäsenen työkalut -sovelluksessa. He voivat myös pyytää kirjurilta paperitulosteena lomakkeen Yhteenveto henkilön toimituksista. Mikäli virheitä löytyy, kirjuri huolehtii siitä, että ne oikaistaan jäsenkortteihin.

Ohjeet jäsenkortin luomiseen ovat LCR:ssä.

Sellaisissa tilanteissa, joita ei ole käsitelty tässä luvussa, johtohenkilöiden tulee ottaa yhteys maailmanlaajuiseen palveluosastoon tai vyöhyketoimistoon.

33.6.1

Kirkon aikakirjoissa käytettävät nimet

Jäsenkorteissa ja toimitustodistuksissa tulee käyttää henkilön virallista koko nimeä maan lain tai paikallisen käytännön mukaisesti.

33.6.2

Jäseniksi kirjatut

Seuraavat henkilöt kirjataan jäseniksi, ja heistä tulee olla jäsenkortti:

• henkilöt, jotka on kastettu ja konfirmoitu

• alle 9-vuotiaat, jotka on siunattu mutta joita ei ole kastettu

• henkilöt, joiden ei katsota olevan vastuullisia kehitysvammaisuuden takia, ikään katsomatta

• alle 9-vuotiaat lapset, joita ei ole siunattu, kun kumpikin seuraavista pitää paikkansa:

  • Ainakin toinen vanhemmista tai yksi isovanhemmista on kirkon jäsen.

  • Kumpikin vanhemmista antaa luvan jäsenkortin luomiseen. (Jos vain toisella vanhemmista on lapsen laillinen huoltajuus, tämän vanhemman lupa riittää.)

9 vuotta täyttänyttä henkilöä, josta on jäsenkortti mutta jota ei ole kastettu eikä konfirmoitu, ei pidetä jäseneksi kirjattuna. Seurakunta, jossa henkilö asuu, kuitenkin säilyttää jäsenkortin siihen asti, kun henkilö täyttää 18 vuotta. Jos henkilö tällöin päättää olla menemättä kasteelle, piispa mitätöi jäsenkortin. Vaarnanjohtajan lupa vaaditaan.

Niiden jäsenkortteja ei mitätöidä, joita ei ole kastettu kehitysvammaisuuden vuoksi, ellei henkilö tai laillinen huoltaja, mukaan lukien isä tai äiti, pyydä sitä.

33.6.3

Seurakunnan uusien jäsenten jäsenkortit

Seurakunnan kirjuri tai seurakunnan apulaiskirjuri on yhteydessä seurakunnan uusiin jäseniin pian sen jälkeen, kun heidän jäsenkorttinsa ovat saapuneet seurakuntaan, ja tarkastaa heidän Yhteenveto henkilön toimituksista -lomakkeensa paikkansapitävyyden.

Ohjeita uusien jäsenten esittelemiseen sen jälkeen kun heidän jäsenkorttinsa on saatu tai kun heidät on kastettu ja konfirmoitu, on kohdassa 29.2.1.1.

33.6.4

Muuttavien tai tilapäisesti poissa kotoa asuvien jäsenkortit

Seurakunnan johtohenkilöt, palvelutyöveljet ja -sisaret sekä kirjurit hankkivat jäsenten uuden osoitteen heti kun he saavat tietää jäsenten aikeista muuttaa pois seurakunnasta. Kirjuri siirtää jäsenkortit uuteen seurakuntaan, kun jäsenet todella muuttavat. Kirjurit voivat myös pyytää seurakuntaansa muuttavien jäsenten jäsenkortteja silloin, kun edellinen seurakunta ei ole lähettänyt jäsenkortteja.

Jos kirjuri ei pysty saamaan selville, mihin jäsenet ovat muuttaneet, jäsenkortit siirretään LCR:ssä ”Kadonneiden jäsenten etsiminen” -luetteloon. Vanhinten koorumin ja Apuyhdistyksen johtohenkilöt tarkastelevat tätä raporttia säännöllisesti ja käyttävät saatavilla olevia keinoja näiden jäsenten löytämiseen. Muut seurakuntaneuvoston jäsenet tai lähetyssaarnaajat voivat auttaa.

Jos jäsenen asuinpaikka löytyy, kirjuri siirtää jäsenkortin sen mukaisesti. Mikäli jäsenen asuinpaikkaa ei löydy senkään jälkeen kun kaikkia etsimiseen käytettäviä keinoja on käytetty, kirjuri saa piispalta luvan palauttaa jäsenkortin kirkon keskustoimistoon.

”Kadonneiden jäsenten etsiminen” -luettelossa olevat jäsenkortit on edelleen osoitettu seurakunnalle, mutta ne eivät näy jäsenluetteloissa ja raporteissa eikä niitä ole sisällytetty seurakunnan tilastoihin.

Kun henkilö muuttaa seurakunnasta pidemmäksi aikaa kuin kolmeksi kuukaudeksi, kirjuri siirtää jäsenkortin uuteen seurakuntaan, paitsi jos jäsen aikoo palata takaisin muutettuaan pois työn tai opiskelun vuoksi väliaikaisesti tai kausiluonteisesti, vaikka poissaolo saattaakin kestää kauemmin kuin kolme kuukautta.

Kun henkilö muuttaa seurakunnasta lyhyemmäksi ajaksi kuin kolmeksi kuukaudeksi ja aikoo palata, jäsenkortti pidetään seurakunnassa.

Kun johtohenkilöt ovat epävarmoja siitä, kuinka kauan henkilö on poissa, he pitävät jäsenkortin seurakunnassa, joka voi parhaiten täyttää jäsenen tarpeita.

33.6.5

Yksikön ulkopuolisten jäsenten jäsenkortit

Henkilön jäsenkorttia voidaan pitää vain yhdessä seurakunnassa kerrallaan. Vain kyseisen seurakunnan piispa voi valvoa jäsenkortin päivittämistä, toimitusten suorittamista ja puhuttelujen pitämistä jäsenen osalta.

Jotkin olosuhteet edellyttävät, että jäsenen nimi ja yhteystiedot kirjataan toissijaiseen seurakuntaan (ks. esimerkkejä kohdissa 33.6.11 ja 33.6.13). Näissä tapauksissa toisen seurakunnan kirjuri luo yksikön ulkopuolisen jäsenkortin. Hän luo tämän jäsenkortin LCR:ssä.

Jäsenet, joista on yksikön ulkopuolinen jäsenkortti, voivat saada tehtävän siinä seurakunnassa. Lisäksi heidät sisällytetään seurakunnan jäsenten yhteystietoluetteloihin ja läsnäololuetteloihin.

33.6.6

Maantieteellisen seurakuntansa ulkopuolella palvelevien jäsenkortit

33.6.6.1

Niiden jäsenten jäsenkortit, joilla on muita kirkon tehtäviä

Jos jäsenet palvelevat kirkon tehtävissä muualla kuin maantieteellisessä seurakunnassaan, heidän jäsenkorttinsa ja taloustietonsa pidetään maantieteellisessä seurakunnassa. Jos jäsenten täytyy tehtävänsä takia muuttaa pois maantieteellisestä seurakunnastaan vähintään kolmeksi kuukaudeksi ja jos heidän lapsiaan muuttaa heidän mukanaan, heidän jäsenkorttinsa siirretään uuteen seurakuntaan. (Ks. 33.6.4.)

33.6.6.2

Kokoaikaisten lähetyssaarnaajien jäsenkortit

Katso 24.6.2.8.

33.6.7

Nuorten naimattomien aikuisten jäsenkortit

Nuoret naimattomat 18–35-vuotiaat aikuiset voivat valita, kuuluvatko he maantieteelliseen seurakuntaansa vai nuorten naimattomien aikuisten seurakuntaan, jos sellainen on osoitettu heidän asuinalueelleen. Jäsenkortti pidetään siinä seurakunnassa, jonka kokouksiin he osallistuvat.

Nämä periaatteet koskevat myös naimattomia 36–45-vuotiaita aikuisia, jotka päättävät kuulua naimattomien aikuisten seurakuntaan.

Jos nuori naimaton aikuinen suunnittelee osallistuvansa tilapäisesti jonkin seurakunnan toimintaan (esimerkiksi opiskellessaan), jäsenkortti pidetään siinä seurakunnassa, jonka toimintaan hän osallistuu. Jäsenen luvalla sen seurakunnan kirjuri, jossa jäsenen perhe asuu, voi laatia hänelle yksikön ulkopuolisen jäsenkortin (ks. 33.6.5).

33.6.8

Sairaaloissa tai palvelutaloissa asuvien jäsenkortit

Sairaaloissa tai palvelutaloissa asuvien jäsenten jäsenkortit tulee pitää siinä seurakunnassa, joka voi parhaiten palvella heitä. Useimmissa tapauksissa tämä on se seurakunta, jonka alueella sairaala tai palvelutalo sijaitsee.

33.6.9

Asepalveluksessa olevien jäsenkortit

Kun jäsen astuu asepalvelukseen koulutettavaksi, hänen jäsenkorttinsa pidetään maantieteellisessä seurakunnassa, kunnes hänet on määrätty pidempiaikaiseen palvelupaikkaansa. Tuolloin jäsenen tulee ottaa yhteyttä maantieteelliseen seurakuntaan ja antaa uuden seurakuntansa nimi ja osoite.

33.6.10

Kehitysvammaisten jäsenkortit

Jos henkilö on vähintään 8-vuotias ja hänellä on kehitysvamma, hänen vanhempansa (mikäli soveltuu) ja piispa neuvottelevat yhdessä päättääkseen, onko henkilö vastuullinen. Jos katsotaan, että henkilö ei ole vastuullinen, piispa tai kirjuri merkitsee LCR:ssä henkilön jäsenkortin kastekohtaan ”Ei vastuullinen”. Jäsenkorttia ei mitätöidä. Toimitukset eivät ole välttämättömiä henkilölle, jonka jäsenkortissa lukee, ettei hän ole vastuullinen.

Toisinaan kun jäsenkorttiin on merkitty ”Ei vastuullinen”, henkilö, hänen vanhempansa ja piispa neuvottelevat myöhemmin yhdessä ja päättävät, että henkilö on vastuullinen. Siinä tapauksessa piispa tai kirjuri (piispan luvalla) voi poistaa merkinnän ”Ei vastuullinen”. Lisää tietoa on kohdassa 38.2.4.

33.6.11

Kuurojen tai kuulovammaisten jäsenkortit

Viittomakieltä käyttävien jäsenten sekä heidän perheensä jäsenten tai laillisten huoltajiensa jäsenkortit voivat olla missä tahansa seuraavista paikoista heidän oman valintansa mukaan:

• heidän maantieteellinen seurakuntansa

• seurakunta jäsenille, jotka ovat kuuroja tai kuulovammaisia ja jotka asuvat sen rajojen sisäpuolella

• seurakunta, jossa järjestetään ryhmä niille jäsenille, jotka ovat kuuroja tai kuulovammaisia ja jotka asuvat vaarnanjohtajan tai vyöhykkeenjohtajan määrittelemällä maantieteellisellä alueella.

Tässä tilanteessa henkilön tai perheen jäsenkortit voivat olla yhdessä seurakunnassa ja he voivat olla yksikön ulkopuolisia jäseniä toisessa seurakunnassa. (Ks. 33.6.5.)

Jäsenet, jotka ovat kuuroja tai kuulovammaisia, voivat osallistua virtuaalisesti seurakuntaan tai ryhmään, joka on järjestetty kuuroille tai kuulovammaisille jäsenten maantieteellisen alueen ulkopuolella.

33.6.12

Adoptoitujen lasten jäsenkortit

Adoptoitujen lasten jäsenkortit voidaan laatia tai päivittää vasta kun adoptio on saanut lainvoiman. Jäsenkortissa tulee käyttää adoptiopäätöksen mukaista nimeä. Adoptiovanhempien jäsenkortit voidaan päivittää vasta kun adoptio on saanut lainvoiman.

33.6.13

Lasten jäsenkortit, kun vanhemmat ovat eronneet

Kaikissa jäsenkorteissa käytetään henkilön virallista nimeä maan lain tai paikallisen käytännön mukaisesti. Tämä koskee myös eronneiden vanhempien lapsia. Jäsenkortissa oleva virallinen nimi tulee kirjata myös siunaustodistuksiin ja pappeuden toimitustodistuksiin.

Lapset, joiden vanhemmat ovat eronneet, osallistuvat kirkon kokouksiin usein kummankin vanhemman seurakunnassa. Vaikka ainoastaan yksi seurakunta voi pitää ja päivittää lapsen virallista jäsenkorttia, niin toisessa seurakunnassa, jonka toimintaan lapsi osallistuu, voidaan luoda yksikön ulkopuolinen jäsenkortti (ks. 33.6.5). Tällä tavalla lapsen nimi ja yhteystiedot sisältyvät yksikön jäsenluetteloihin ja läsnäololuetteloihin.

Lapset, joista on yksikön ulkopuolinen jäsenkortti, voivat saada tehtävän siinä seurakunnassa.

33.6.14

Jäsenkortit, joissa on lisämerkintä

Katso 32.14.5.

33.6.15

Jäsenkorttien siirtokiellot

Jos jäsen muuttaa sillä aikaa kun viralliset jäsenyysrajoitukset ovat kesken tai kun jokin muu vakava huolenaihe on ratkaisematta, piispa tai valtuutuksen saanut kirjuri voi lisätä jäsenkorttiin siirtorajoituksen. Hän tekee tämän LCR:ssä.

Jäsenkorttia, jossa on siirtokielto, ei siirretä uuteen yksikköön, ennen kuin pappeusjohtaja, joka on asettanut rajoituksen, antaa luvan kiellon poistamiseen.

33.6.16

”Osoite tuntematon” -arkistossa olevat jäsenkortit

Joskus jäsen löydetään sen jälkeen, kun hänen jäsenkorttinsa on ollut kirkon keskustoimistossa ”Osoite tuntematon” -arkistossa. Jäsenkorttiin merkitään viesti, jossa piispakuntaa sekä koorumin ja järjestön johtohenkilöitä kannustetaan käymään henkilön luona mahdollisimman pian ja ystävystymään hänen kanssaan.

33.6.17

Toimitustietojen kirjaaminen ja oikaiseminen

Katso luku 18.

33.6.18

Henkilötietojen kirjaaminen ja oikaiseminen

Katso 33.6.

33.6.19

Jäsenkorttien tarkastus

Vaarnan kirjuri tai vaarnan apulaiskirjuri varmistaa, että kunkin seurakunnan jäsenkortit tarkastetaan kahdesti joka vuosi LCR:ssä. Vaarnanjohtaja voi pyytää muita jäsenkorttien pitämisestä kokemusta saaneita auttamaan näissä tarkastuksissa. Tarkastukset tulee suorittaa joka vuosi kesäkuun 15. päivään ja joulukuun 15. päivään mennessä.

33.7

Historialliset aikakirjat

33.7.1

Seurakunnan ja vaarnan historiakertomukset

Herra on käskenyt, että Hänen kirkkoaan koskevaa ”historiaa kaikista tärkeistä asioista” kirjoitetaan ja aikakirjaa pidetään (OL 69:3; ks. myös jae 5; Alma 37:2).

Kirkon jokaisen yksikön tulee tallentaa yksikköä koskevat tärkeät asiat. Näihin asioihin sisältyvät yksikön johtohenkilöiden historialliset kertomukset.

Historian tallentaminen on hengellistä työtä, joka vahvistaa niiden uskoa, jotka sitä kirjoittavat ja lukevat. Kertomusten tallentaminen läpi vuoden parantaa historiakertomuksen laatua.

Vaarnojen ja seurakuntien pappeusjohtajat ja järjestöjen johtohenkilöt kirjoittavat kertomuksia käyttäen Unit History [Yksikön historia] -työkalua sivustolla churchofjesuschrist.org. Vaarnojen ja seurakuntien kirjureilla on ensisijainen vastuu järjestää ja koordinoida tämä hanke. Vaarnan johtokunta ja piispakunta voivat kutsua avuksi vaarnan tai seurakunnan historia-asiantuntijan. Lisäohjeita on työkalun pikaoppaassa.

Jäsenet voivat Unit History [Yksikön historia] -työkalun avulla katsella kertomuksia, joita heidän seurakuntansa ja vaarnansa johtohenkilöt ovat julkaisseet. Kirkko säilyttää julkaistut kertomukset automaattisesti.

33.7.2

Kirkon historia

Kirkon historian osasto kerää valikoiden historiallisia aikakirjoja kuten henkilökohtaisia aikakirjoja, taidetta ja esineitä, jotka ovat ”hyväksi kirkolle ja nouseville sukupolville” (OL 69:8). Kysymykset asiakirjojen historiallisesta arvosta voi lähettää osoitteella:

Church History Library

15 East North Temple Street

Salt Lake City, UT 84150-1600, USA

Puhelin: [phone]

Sähköposti: [e-mail]

33.8

Aikakirjojen luottamuksellisuus

Kirkon aikakirjat ovat luottamuksellisia, olivatpa ne paperilla tai digitaalisessa muodossa. Niihin kuuluvat

• jäsenkortit

• talousasiakirjat

• muistiinpanot kokouksista

• viralliset lomakkeet ja asiakirjat (mukaan lukien jäsenyysneuvostojen asiakirjat)

Johtohenkilöiden ja kirjurien tulee suojella kirkon aikakirjoja käsittelemällä, säilyttämällä ja hävittämällä niitä tavalla, joka suojelee henkilöiden yksityisyyttä. Johtohenkilöt huolehtivat siitä, että

• jäseniltä kerätyt tiedot rajoittuvat siihen, mitä kirkko vaatii

• jäseniltä kerättyjä tietoja käytetään vain hyväksyttyihin kirkon tarkoituksiin

• niitä annetaan vain valtuutetuille henkilöille.

Sähköisesti tallennetut tiedot tulee pitää turvattuina ja asianmukaisesti suojattuina (ks. 33.9.1). Johtohenkilöt huolehtivat siitä, ettei näitä tietoja käytetä henkilökohtaisiin, poliittisiin eikä kaupallisiin tarkoituksiin. Kirkon aikakirjojen tietoja, esimerkiksi historiallisia tietoja, ei saa antaa henkilöille tai laitoksille, jotka tekevät tutkimusta tai kyselyjä (ks. 38.8.37).

Johtohenkilöiden ja jäsenten täytyy noudattaa kohdan 38.8.13 ohjeita suojellakseen vaarnan ja seurakunnan yhteystietoluetteloja.

33.9

Aikakirjojen hallinta

Vaarnojen ja seurakuntien johtohenkilöiden tulee tehdä aikakirjojen tehokkaasta hallinnasta osa yksiköiden aikakirjanpitokäytäntöä.

33.9.1

Aikakirjojen suojeleminen

Kaikkia kirkon aikakirjoja, raportteja ja tietoja tulee suojella luvattomalta käytöltä, muutoksilta, tuholta ja julkitulolta. Nämä tiedot tulee säilyttää turvallisessa paikassa. Erittäin arkaluonteiset aikakirjat, mukaan lukien tietokonetulosteet, tulee säilyttää lukollisessa laatikossa tai kaapissa johtajan toimistossa, kun niitä ei käytetä.

Mikäli mahdollista, sähköisten asiakirjojen, raporttien ja tietojen tulee olla salattuja ja salasanalla suojattuja. Kirkon omistamien laitteiden tai tallennusvälineiden katoamisesta tai varastamisesta tulee ilmoittaa viipymättä sivustolla incidents.churchofjesuschrist.org. Kirkon tietojen väärinkäytöstä tulee myös raportoida.

33.9.1.1

Käyttäjätunnukset ja salasanat

Vaarnanjohtajien, piispojen ja muiden johtohenkilöiden ei pidä koskaan antaa kirkon käyttäjätunnustaan ja salasanaansa neuvonantajille, kirjureille, toimisihteereille tai muille.

Johtohenkilöitä kannustetaan voimakkaasti ottamaan käyttöön kaksivaiheinen tarkistaminen (käytetään myös nimitystä monivaiheinen tunnistautuminen) kirkon käyttäjätilillään aina kun se on mahdollista.

33.9.1.2

Jaetut tietokoneet ja tiedon tallentaminen

Johtohenkilöiden ja kirjurien ei pidä tallentaa jäsen- tai taloustietoja jaetuille tietokoneille, joihin on pääsy muilla, joilla ei ole lupaa saada näitä tietoja.

33.9.1.3

Tietosuoja

Monissa maissa on säädetty tietosuojalakeja, jotka säätelevät henkilötietojen käsittelyä. Näitä ovat tiedot jäsenkorteissa ja muissa kirkon aikakirjoissa, joissa mainitaan yksittäisiä henkilöitä. Johtohenkilöt, joilla on kysymyksiä tietosuojalakien soveltamisesta kirkon aikakirjojen paikalliseen hallintaan, voivat ottaa yhteyttä kirkon tietosuojatoimistoon osoitteessa [e-mail].

33.9.2

Aikakirjojen säilyttäminen

Aikakirjoja tulee säilyttää vain niin kauan kuin niitä tarvitaan hallinnollisiin, lakisääteisiin ja historiallisiin tarkoituksiin. Talousasiakirjat tulee säilyttää ainakin kolme seuraavaa vuotta kuluvan vuoden jälkeen. Johtohenkilöiden, joilla on kysymyksiä siitä, kuinka kauan aikakirjoja tulee säilyttää, tulee ottaa yhteyttä maailmanlaajuiseen palveluosastoon tai vyöhyketoimistoon.

33.9.3

Aikakirjojen hävittäminen

Aikakirjat, jotka ovat vanhentuneita tai joita ei enää tarvita, tulee hävittää sellaisella tavalla, ettei tietoja voi hakea eikä palauttaa.

Asiakirjoja, joilla saattaa olla historiallista arvoa, ei pidä heittää pois, hävittää eikä sijoittaa seurakunnan tarvikekeskukseen (kirjastoon). Kysymykset asiakirjojen historiallisesta arvosta voidaan osoittaa kirkon historian kirjastoon (ks. yhteystietoja kohdasta 33.7.2).

33.10

Vaarnan ja seurakunnan tekniikka-asiantuntijat

Vaarnan johtokunta kutsuu yhden tai useampia vaarnan jäseniä palvelemaan vaarnan tekniikka-asiantuntijoina. Piispakunta voi kutsua yhden tai useampia seurakunnan jäseniä palvelemaan seurakunnan tekniikka-asiantuntijoina. Näitä tehtäviä voivat täyttää miehet, naiset ja nuoret.

Vaarnan tekniikka-asiantuntijat toimivat vaarnan kirjurin ohjaamina. Seurakunnan tekniikka-asiantuntijat toimivat seurakunnan kirjurin tai toimisihteerin ohjaamina piispan päätöksen mukaan. Heillä voi olla seuraavia vastuita:

• auttaa vaarnan tai seurakunnan johtohenkilöitä teknisissä tarpeissa

• opettaa jäsenille, kuinka päästä käyttämään kirkon mediasisältöä, sovelluksia ja muita tekniikan työkaluja, kuten sivustoa familysearch.org

• tukea johtohenkilöitä ja opettajia, jotka käyttävät teknisiä työkaluja tehtävänsä täyttämisessä

• hoitaa kokousten ja luokkien suoratoistoa niille, jotka eivät voi osallistua (ks. 29.7).

Lisäksi vaarnan tekniikka-asiantuntijalla on seuraavat vastuut kirkon tietokoneiden hallinnoimisesta vaarnassa, mukaan lukien FamilySearch-keskuksissa olevat tietokoneet:

• panna täytäntöön vaarnan johtokunnalta saadut ohjeet kaikkien vaarnan tietokoneiden sijoittamisesta, yhteiskäytöstä, uudelleen sijoittamisesta sekä käyttöajoista

• ylläpitää ajan tasalla olevaa luetteloa kaikista tietokonelaitteista vaarnassa sekä niiden sarjanumeroista, malleista, ominaisuuksista ja sijainnista

• huolehtia siitä, että 1) tietokoneet, ohjelmat ja luottamukselliset tiedot ovat turvassa ja 2) tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti

• olla perillä kirkon tietokoneita koskevista yleisistä menettelytavoista (ks. 38.8.10)

Tarvittaessa vaarnan tekniikka-asiantuntijat koordinoivat seurakunnan tekniikka-asiantuntijoiden työtä.