33.

Các Hồ Sơ và Các Báo Cáo

33.0

Lời Giới Thiệu

Các thủ tục trong chương này thường áp dụng cho các đơn vị sử dụng các công cụ lưu giữ hồ sơ trực tuyến của Giáo Hội, kể cả hệ thống Những Nguồn Tài Liệu của Vị Lãnh Đạo và Thư Ký (LCR), Các Công Cụ của Tín Hữu, và Ward Directory and Map (Danh Mục và Bản Đồ của Tiểu Giáo Khu). Các đơn vị nào không có quyền truy cập vào các công cụ này nên làm việc với Phòng Dịch Vụ Toàn Cầu hoặc văn phòng giáo vùng.

Việc lưu giữ hồ sơ luôn luôn có tầm quan trọng trong Giáo Hội của Chúa. Ví dụ:

A Đam lưu giữ “một cuốn sách ghi nhớ” (Môi Se 6:5).

Mô Rô Ni dạy rằng tên của những người đã chịu phép báp têm vào Giáo Hội của Đấng Ky Tô được ghi lại để “họ được nhớ tới và được nuôi dưỡng bằng lời nói tốt lành của Thượng Đế” (Mô Rô Ni 6:4).

Joseph Smith đã chỉ dẫn rằng trong mỗi tiểu giáo khu phải có một người lục sự được kêu gọi để “biên chép đúng theo sự thật trước mặt Chúa” (Giáo Lý và Giao Ước 128:2). Ông cũng nhấn mạnh đến tầm quan trọng của việc siêng năng lưu giữ hồ sơ khi ông viết: “Bất cứ những gì các anh chị em ghi chép dưới thế gian cũng sẽ được ghi chép trên trời, và bất cứ những gì các anh chị em không ghi chép dưới thế gian thì cũng sẽ không được ghi chép trên trời” (Giáo Lý và Giao Ước 128:8; xin xem thêm các câu 2–9).

33.1

Khái Quát về Các Hồ Sơ của Giáo Hội

Các hồ sơ của Giáo Hội rất là thiêng liêng. Thông tin trong các hồ sơ đó rất là nhạy cảm và cần phải được bảo vệ. Hệ thống hồ sơ của Giáo Hội cho phép truy cập vào thông tin của tín hữu dựa trên các chức vụ kêu gọi. Chỉ những người nào được cho phép mới được cấp quyền truy cập. Họ chỉ nên sử dụng thông tin này cho các mục đích cụ thể cho những chức vụ kêu gọi của họ (xin xem đoạn 33.8).

Các hồ sơ có thể giúp các vị lãnh đạo:

• Nhận ra ai có thể cần được chăm sóc đặc biệt.

• Nhận ra các giáo lễ cứu rỗi nào mà một người đã nhận được hoặc có thể cần.

• Tìm kiếm các tín hữu.

Các loại hồ sơ sau đây được lưu giữ trong các đơn vị Giáo Hội:

• Các báo cáo về sự tham dự của tín hữu (xin xem phần 33.5)

• Các hồ sơ tín hữu (xin xem phần 33.6)

• Các hồ sơ lịch sử (xin xem phần 33.7)

• Các hồ sơ tài chính (xin xem chương 34)

33.2

Những Chỉ Dẫn Tổng Quát cho Các Thư Ký

Tất cả các thư ký cần phải có tính liêm khiết tuyệt đối và tuân theo các lệnh truyền của Chúa. Họ nên:

• Có giấy giới thiệu đi đền thờ còn hiệu lực.

• Lưu giữ hồ sơ cẩn thận.

• Là các giảng viên và những người quản lý có năng lực.

Các thư ký tuân theo kỹ các chính sách hiện hành để bảo vệ các ngân quỹ của Giáo Hội và bảo đảm rằng các hồ sơ của Giáo Hội là chính xác. Các thư ký thông báo ngay lập tức cho các vị lãnh đạo chức tư tế về bất cứ sự sai biệt nào. Nếu có những khó khăn trong việc giải quyết sự sai biệt thì các thư ký nên liên lạc với Confidential Records Office (Văn Phòng Hồ Sơ Kín Nhiệm) tại trụ sở Giáo Hội. Dưới đây là thông tin liên lạc:

Số điện thoại: [phone] hoặc 1-800-453-3860, số máy nhánh 2-2053

Số điện thoại miễn phí (số điện thoại GSD): 855-537-4357

Email: [e-mail]

Thời gian phục vụ của thư ký phải đủ để họ học được nhiệm vụ của họ và duy trì tính liên tục trong công việc của họ (xin xem phần 30.5). Vì không phải là thành viên của chủ tịch đoàn giáo khu hoặc giám trợ đoàn, nên họ không cần phải được giải nhiệm khi một chủ tịch đoàn giáo khu hoặc giám trợ đoàn được tổ chức lại.

33.3

Các Hồ Sơ và Các Báo Cáo của Giáo Khu

33.3.1

Chủ Tịch Đoàn Giáo Khu

Chủ tịch giáo khu giám sát việc lưu giữ hồ sơ trong giáo khu. Ông có thể ủy quyền hầu hết công việc này cho các cố vấn và thư ký của mình. Ông bảo đảm rằng họ sẽ tuân theo các chính sách và thủ tục hiện hành của Giáo Hội.

33.3.2

Thư Ký Giáo Khu

Mỗi giáo khu nên có một thư ký giáo khu hội đủ điều kiện, có năng lực. Người này được một thành viên của chủ tịch đoàn giáo khu kêu gọi và phong nhiệm. Người này nên nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc và có một giấy giới thiệu đi đền thờ hiện hành. Người này là thành viên của hội đồng giáo khu. Người này tham dự các buổi họp giáo khu như được cho biết trong phần 29.3.

Thư ký giáo khu được chủ tịch đoàn giáo khu chỉ dẫn và làm việc dưới sự hướng dẫn của họ. Các phụ tá thư ký giáo khu có thể được kêu gọi để giúp đỡ (xin xem đoạn 33.3.3).

33.3.2.1

Các Trách Nhiệm Lưu Giữ Hồ Sơ

Thư ký giáo khu, hoặc một phụ tá thư ký được chỉ định, có các trách nhiệm sau đây:

• Cung cấp sự hỗ trợ điều hành cho chủ tịch đoàn giáo khu.

• Lưu giữ một hồ sơ về những chỉ định và quyết định được đưa ra trong các buổi họp giới lãnh đạo của giáo khu.

• Theo dõi những sự chỉ định.

• Bảo đảm rằng các hồ sơ và các báo cáo phải được chính xác và đúng lúc.

Thư ký giáo khu nên làm quen với các công cụ lưu giữ hồ sơ của Giáo Hội (xin xem phần 33.0). Người ấy sử dụng những công cụ này để giúp các vị lãnh đạo nhận ra:

• Nhu cầu của các tín hữu và các tổ chức.

• Sự sẵn có của các nguồn lực, kể cả tài chính.

• Các khuynh hướng, ưu điểm và yếu điểm của giáo khu.

• Các lĩnh vực cần quan tâm.

Các nhiệm vụ lưu giữ hồ sơ khác có thể gồm có:

• Bảo đảm rằng các lễ sắc phong của Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc được ghi chép lại đúng cách và nhanh chóng.

• Kích hoạt giấy giới thiệu đi đền thờ.

• Thêm thông tin về y tế vào các đơn xin đi truyền giáo.

• Chuẩn bị Officers Sustained form (mẫu Các Chức Sắc được Tán Trợ) và Bản Báo Cáo Đại Hội Giáo Khu dành cho đại hội giáo khu.

• Giám sát việc chuyển đi các hồ sơ của tiểu giáo khu khi một tiểu giáo khu mới được thiết lập hoặc ngừng hoạt động, hay ranh giới được thay đổi.

• Ghi lại thông tin cho các hội đồng xem xét tư cách tín hữu trong giáo khu (xin xem đoạn 32.9.6).

• Duy trì các hồ sơ tài chính (xin xem đoạn 34.1.2).

33.3.2.2

Xem Xét Các Hồ Sơ và Các Báo Cáo của Tiểu Giáo Khu

Thư ký giáo khu nhóm họp với mỗi thư ký tiểu giáo khu mới ngay sau khi được kêu gọi. Người này nhóm họp thường xuyên với các thư ký tiểu giáo khu nếu cần, nhưng ít nhất là hai lần một năm. Các buổi họp này được tổ chức để bảo đảm rằng:

• Tiền thập phân và các hồ sơ tài chính khác được ghi chép đúng cách (xin xem đoạn 34.1.2 và đoạn 34.2.2).

• Các hồ sơ tín hữu được cập nhật nhanh chóng và chính xác.

• Các thư ký tiểu giáo khu nên quen thuộc với các công cụ lưu giữ hồ sơ của Giáo Hội.

• Giấy chứng nhận về lễ ban phước, phép báp têm và lễ xác nhận, và lễ sắc phong chức tư tế được đưa cho các tín hữu của tiểu giáo khu.

• Cuộc kiểm toán hồ sơ tín hữu hằng năm được thực hiện và tất cả các ngoại lệ kiểm toán được sửa chỉnh nhanh chóng (xin xem đoạn 33.6.19).

• Lịch sử hằng năm của tiểu giáo khu được nộp cho giáo khu vào mỗi cuối năm (xin xem phần 33.7).

33.3.2.3

Các Cuộc Kiểm Toán

Xin xem các đoạn 33.6.19 và phần 34.7.

33.3.2.4

Các Hồ Sơ về Những Sự Kiện Lịch Sử của Giáo Khu

Xin xem phần 33.7.

33.3.3

Các Phụ Tá Thư Ký Giáo Khu

Chủ tịch giáo khu hoặc một cố vấn được chỉ định có thể kêu gọi và phong nhiệm một hoặc nhiều phụ tá thư ký giáo khu hơn khi cần. Các anh em này phải là những người nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc và có giấy giới thiệu đi đền thờ còn hiệu lực. Họ làm việc dưới sự hướng dẫn của chủ tịch đoàn giáo khu và thư ký giáo khu.

Nếu cần, một phụ tá thư ký có thể được kêu gọi vào mỗi chức vụ trong số các chức vụ sau đây:

• Phụ tá thư ký giáo khu

• Phụ tá thư ký giáo khu—tài chính (xin xem đoạn 34.1.2)

• Phụ tá thư ký giáo khu—hồ sơ tín hữu (xin xem phần 33.5 và phần 33.6)

33.4

Các Hồ Sơ và Các Báo Cáo của Tiểu Giáo Khu

33.4.1

Giám Trợ Đoàn

Vị giám trợ giám sát việc lưu giữ hồ sơ của tiểu giáo khu. Ông có thể ủy quyền hầu hết công việc này cho các cố vấn và thư ký của mình. Ông bảo đảm rằng họ sẽ tuân theo các chính sách và thủ tục hiện hành của Giáo Hội.

33.4.2

Thư Ký Tiểu Giáo Khu

Mỗi tiểu giáo khu nên có một thư ký tiểu giáo khu hội đủ điều kiện, có năng lực. Họ được đề cử bởi giám trợ đoàn và được kêu gọi cùng phong nhiệm bởi một thành viên trong chủ tịch đoàn giáo khu hoặc một ủy viên hội đồng thượng phẩm đã được chỉ định. Người này nên nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc và có một giấy giới thiệu đi đền thờ hiện hành. Người này là thành viên của hội đồng tiểu giáo khu. Người này tham dự các buổi họp tiểu giáo khu như được cho biết trong phần 29.2.

Thư ký tiểu giáo khu được chỉ dẫn bởi giám trợ đoàn và bởi các thư ký giáo khu. Người này làm việc dưới sự hướng dẫn của giám trợ đoàn. Các phụ tá thư ký tiểu giáo khu có thể được kêu gọi để giúp đỡ (xin xem đoạn 33.4.3).

33.4.2.1

Các Trách Nhiệm Lưu Giữ Hồ Sơ

Thư ký tiểu giáo khu, hoặc một phụ tá thư ký được chỉ định, có các trách nhiệm sau đây:

• Cung cấp sự hỗ trợ hành chính cho giám trợ đoàn.

• Lưu giữ một hồ sơ về những sự chỉ định và quyết định được đưa ra trong các buổi họp giới lãnh đạo của tiểu giáo khu.

• Theo dõi những sự chỉ định.

• Bảo đảm rằng các hồ sơ và các báo cáo phải được chính xác và đúng lúc.

• Nhận ra các giáo lễ cần được phê chuẩn (xin xem đoạn 38.2.6 và đoạn 18.10.3).

Thư ký tiểu giáo khu nên làm quen với các công cụ lưu giữ hồ sơ của Giáo Hội (xin xem đoạn 33.0). Người ấy sử dụng những công cụ này để giúp các vị lãnh đạo nhận ra:

• Nhu cầu của các tín hữu và các tổ chức.

• Sự sẵn có của các nguồn lực, kể cả tài chính.

• Các khuynh hướng, ưu điểm và yếu điểm của tiểu giáo khu.

• Các lĩnh vực cần quan tâm.

Khi biên soạn các bản báo cáo về sự tham gia của tín hữu, người thư ký tiểu giáo khu làm việc với các thư ký các tổ chức bổ trợ để giải quyết các vấn đề không quan trọng. Người ấy thảo luận về những vấn đề nghiêm trọng với vị giám trợ.

Thư ký tiểu giáo khu hoặc người phụ tá thư ký tiểu giáo khu chỉ cho các tín hữu biết cách xem thông tin tín hữu của họ trong ứng dụng Công Cụ của Tín Hữu. Người ấy cũng có thể cung cấp cho họ một bản sao nếu được yêu cầu. Thư ký tiểu giáo khu khuyến khích các tín hữu báo cáo bất cứ lỗi nào trong thông tin về tín hữu của họ.

Các nhiệm vụ lưu giữ hồ sơ khác có thể gồm có:

• Bảo đảm rằng các giáo lễ được ghi chép đúng cách và nhanh chóng.

• Chuẩn bị mẫu Các Chức Sắc Được Tán Trợ cho đại hội tiểu giáo khu.

• Ghi lại thông tin cho các hội đồng xem xét tư cách tín hữu trong tiểu giáo khu (xin xem phần 32.9.6).

• Duy trì các hồ sơ tài chính (xin xem đoạn 34.2.2).

33.4.2.2

Chỉ Dẫn Các Thư Ký Tiểu Giáo Khu và Các Thư Ký Tổ Chức Bổ Trợ

Thư ký tiểu giáo khu chỉ dẫn các phụ tá thư ký tiểu giáo khu và các thư ký nhóm túc số và tổ chức bổ trợ. Người ấy giúp họ hiểu cách mà thông tin từ các công cụ lưu giữ hồ sơ của Giáo Hội có thể giúp đỡ các vị lãnh đạo.

Lời chỉ dẫn này đặc biệt quan trọng khi:

• Các phụ tá thư ký tiểu giáo khu và các thư ký nhóm túc số và tổ chức bổ trợ mới được kêu gọi.

• Một công cụ lưu giữ hồ sơ của Giáo Hội được giới thiệu hoặc cập nhật.

• Các hồ sơ không được hoàn tất đúng cách.

33.4.2.3

Các Hồ Sơ về Những Sự Kiện Lịch Sử của Tiểu Giáo Khu

Xin xem phần 33.7.

33.4.3

Các Phụ Tá Thư Ký Tiểu Giáo Khu

Các phụ tá thư ký tiểu giáo khu có thể được kêu gọi nếu cần. Họ được đề cử bởi giám trợ đoàn và được kêu gọi và phong nhiệm bởi một thành viên của chủ tịch đoàn giáo khu hoặc một ủy viên hội đồng thượng phẩm đã được chỉ định. Các anh em này phải nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc hoặc A Rôn. Họ cũng phải có giấy giới thiệu đi đền thờ còn hiệu lực. Nếu một phụ tá thư ký tiểu giáo khu được chỉ định về tài chính, thì người này phải nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc. Các phụ tá thư ký tiểu giáo khu làm việc dưới sự hướng dẫn của giám trợ đoàn và thư ký tiểu giáo khu.

Nếu cần, một phụ tá thư ký có thể được kêu gọi vào mỗi chức vụ trong số các chức vụ sau đây:

• Phụ tá thư ký tiểu giáo khu

• Phụ tá thư ký tiểu giáo khu—tài chính (xin xem đoạn 34.2.2)

• Phụ tá thư ký tiểu giáo khu—hồ sơ tín hữu (xin xem phần 33.5 và phần 33.6)

33.4.4

Các Vị Lãnh Đạo Chức Tư Tế và Tổ Chức

Những người lãnh đạo nhóm túc số và tổ chức bổ trợ giám sát việc lưu giữ hồ sơ trong các tổ chức của họ. Họ có thể chỉ định các thư ký tổ chức bổ trợ làm hầu hết công việc này. Họ làm việc với các thư ký tổ chức bổ trợ để bảo đảm rằng các hồ sơ và các báo cáo là chính xác và đúng lúc.

33.5

Các Báo Cáo về Sự Tham Dự của Tín Hữu

Các báo cáo về sự tham gia của tín hữu giúp các vị lãnh đạo tập trung vào sự tiến bộ và nhu cầu của các tín hữu. Khi nào có thể được, các báo cáo này nên được xem xét dưới dạng điện tử thay vì bản in. Khi cần có các báo cáo bằng bản in, chúng cần phải được xử lý một cách cẩn thận để tôn trọng quyền riêng tư của các tín hữu và tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu địa phương.

33.5.1

Các Loại Báo Cáo

33.5.1.1

Các Báo Cáo về Số Tín Hữu Tham Dự

Số người tham dự các buổi lễ Tiệc Thánh và các buổi họp tổ chức và chức tư tế vào ngày Chủ Nhật được ghi lại bằng điện tử bằng cách sử dụng hệ thống LCR hoặc Các Công Cụ của Tín Hữu.

Buổi Lễ Tiệc Thánh. Số người tham dự tại buổi lễ Tiệc Thánh được ghi lại mỗi tuần bởi thư ký tiểu giáo khu hoặc một người phụ tá thư ký tiểu giáo khu. Tổng số đếm được là số người tham dự buổi họp trực tiếp hoặc được truyền tải trực tuyến, kể cả khách thăm viếng. Các tín hữu nào trong tiểu giáo khu không có mặt vì họ có sự chỉ định khác hoặc đang tham dự một tiểu giáo khu khác thì được tính trong tiểu giáo khu mà họ tham dự.

Các Buổi Họp Chức Tư Tế và Tổ Chức Bổ Trợ vào Ngày Chủ Nhật. Số người tham dự được ghi lại mỗi tuần bởi các thư ký và cố vấn của nhóm túc số và tổ chức bổ trợ. Những người lãnh đạo giới trẻ cũng có thể trợ giúp ghi lại số người tham dự. Tổng số đếm được là số người tham dự buổi họp trực tiếp hoặc được truyền tải trực tuyến, kể cả khách thăm viếng. Các tín hữu đang phục vụ trong Hội Thiếu Nhi hoặc với tư cách là những người lãnh đạo giới trẻ bên trong tiểu giáo khu cũng được kể là có tham dự. Các tín hữu đang tham dự một tiểu giáo khu khác được tính trong tiểu giáo khu mà họ tham dự.

Thư ký tiểu giáo khu có thể ghi lại số tín hữu tham dự thay mặt cho bất cứ tổ chức nào.

33.5.1.2

Các Báo Cáo về Cuộc Phỏng Vấn cho Việc Phục Sự

Xin xem phần 21.3.

33.5.1.3

Bản Báo Cáo Hằng Quý

Mỗi con số trong bản báo cáo tương ứng cho một người thực sự có nhu cầu riêng (xin xem Hê La Man 15:13). Các vị lãnh đạo tìm kiếm sự hướng dẫn từ Chúa khi họ cân nhắc xem người nào có thể cần sự giúp đỡ của họ.

Bản Báo Cáo Hằng Quý chứa đựng thông tin hữu ích mà có thể cung cấp cho các vị lãnh đạo những hiểu biết sâu sắc khi họ tìm kiếm nguồn cảm hứng về các nỗ lực phục sự của họ. Bản báo cáo có sẵn trong Các Công Cụ của Tín Hữu hoặc hệ thống LCR.

Các vị lãnh đạo giáo khu và tiểu giáo khu thường xuyên tham khảo bản Báo Cáo Hằng Quý để xem xét sự tiến bộ của các cá nhân. Bản báo cáo này gồm có thông tin về:

• Tình trạng về giấy giới thiệu đi đền thờ của các tín hữu đã được làm lễ thiên ân và của giới trẻ.

• Những người nam tuổi từ 18 đến 25 đang phục vụ hoặc đã phục vụ truyền giáo.

• Tình trạng của cuộc phỏng vấn phục sự (xin xem phần 21.3).

• Các anh cả tương lai cần được hỗ trợ để chuẩn bị tiếp nhận Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc.

• Số người tham dự buổi họp vào ngày Chủ Nhật dành cho trẻ em, giới trẻ, những người thành niên trẻ tuổi độc thân và những người lớn (xin xem mục 33.5.1.1).

• Sự tiến bộ của các tín hữu mới được báp têm và làm lễ xác nhận trong vòng 12 tháng qua.

Tất cả số người tham dự và các cuộc phỏng vấn về việc phục sự được ghi lại trong Công Cụ của Tín Hữu hoặc hệ thống LCR. Thông tin này tự động hoàn tất các phần tương ứng của bản Báo Cáo Hằng Quý.

Mỗi tiểu giáo khu hoàn tất và nộp một bản Báo Cáo Hằng Quý đến trụ sở Giáo Hội. Người thư ký xem xét bản báo cáo với vị giám trợ và nộp trước ngày 15 của tháng sau khi kết thúc mỗi quý.

Chủ tịch đoàn giáo khu có thể xem xét bản Báo Cáo Hằng Quý do mỗi tiểu giáo khu nộp lên. Điều này sẽ giúp họ theo dõi sự tiến bộ và biết nơi nào cần được hỗ trợ và hướng dẫn. Các thành viên trong hội đồng giáo khu cũng có thể xem mỗi Báo Cáo Hằng Quý.

33.5.2

Danh Sách Tín Hữu

Các công cụ lưu giữ hồ sơ của Giáo Hội cung cấp cho các vị lãnh đạo quyền truy cập vào danh sách tín hữu. Những danh sách này có thể giúp các vị lãnh đạo nhận ra:

• Các tín hữu nào chưa tiếp nhận các giáo lễ mà họ hội đủ điều kiện để nhận được.

• Các thanh niên và thiếu nữ nào hội đủ điều kiện để đi truyền giáo.

• Các thanh thiếu niên nào không có giấy giới thiệu đi đền thờ hiện hành.

• Các thanh thiếu niên nào cần phải được lên lịch trình để nhóm họp với một thành viên trong giám trợ đoàn.

Những người lãnh đạo nhóm túc số và tổ chức phải có quyền truy cập các danh sách của những người thuộc nhóm túc số hoặc tổ chức của họ.

33.6

Hồ Sơ Tín Hữu

Hồ sơ tín hữu gồm có tên của tín hữu, thông tin liên lạc, chi tiết giáo lễ và các thông tin quan trọng khác. Tiểu giáo khu cần phải có một hồ sơ tín hữu cho mỗi tín hữu sống trong vòng ranh giới của tiểu giáo khu ấy.

Hồ sơ tín hữu phải được lưu giữ trong tiểu giáo khu nơi người tín hữu đang sinh sống. Các trường hợp ngoại lệ nào, dù rất hiếm khi xảy ra, cần có sự đồng ý của các giám trợ và chủ tịch giáo khu có liên quan. Để yêu cầu một ngoại lệ, chủ tịch giáo khu sử dụng hệ thống LCR để gửi yêu cầu đến Văn Phòng của Đệ Nhất Chủ Tịch Đoàn.

Hồ sơ tín hữu là phương tiện duy nhất để ghi lại các giáo lễ và các hành động chính thức khác trong hồ sơ ghi chép thường trực của Giáo Hội. Do đó, vị giám trợ bảo đảm rằng các thư ký lưu giữ hồ sơ chính xác. Ông cũng bảo đảm rằng các thư ký cập nhật thông tin bằng cách sử dụng hệ thống LCR. Điều quan trọng là phải làm những điều sau đây ngay lập tức:

• Ghi thông tin về giáo lễ.

• Chuyển hồ sơ của các tín hữu chuyển đến hoặc ra khỏi tiểu giáo khu.

• Lập hồ sơ cho các tín hữu mới và con cái mới của cha mẹ là tín hữu.

• Ghi lại sự qua đời của một tín hữu. (Sự qua đời của một tín hữu phải được ghi lại trước khi các giáo lễ đền thờ có thể được thực hiện thay cho người ấy. Xin xem phần 28.1.)

• Ghi lại thông tin về hôn nhân và gia đình.

Vị giám trợ hoặc chủ tịch giáo khu bảo đảm rằng một hồ sơ tín hữu nằm trong tiểu giáo khu là thích hợp trước khi một tín hữu được phỏng vấn để nhận:

• Một sự kêu gọi của Giáo Hội.

• Một giấy giới thiệu đi đền thờ.

• Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc hoặc được sắc phong cho một chức phẩm trong chức tư tế đó.

Ông cũng bảo đảm rằng hồ sơ không gồm có bất cứ điều nào sau đây:

• Một chú thích

• Một lời chú giải về một hạn chế lễ gắn bó hoặc giáo lễ

• Những hạn chế chính thức về tư cách tín hữu

Đôi khi một tín hữu không sống liên tục trong một tiểu giáo khu trong ít nhất một năm. Trong trường hợp đó, vị giám trợ hoặc một cố vấn đã được chỉ định liên lạc với vị giám trợ trước đó trước khi thực hiện một cuộc phỏng vấn để cấp giấy giới thiệu đi đền thờ hoặc để đề nghị sắc phong một chức phẩm Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc. Mục đích của sự liên lạc này là để hỏi xem có vấn đề nào về sự xứng đáng mà cần được cân nhắc không. Nếu một cố vấn biết rằng có thông tin kín nhiệm thì vị này kết thúc cuộc trò chuyện. Ông thông báo cho vị giám trợ của mình để liên lạc với vị giám trợ trước đây của người tín hữu đó trước khi phỏng vấn.

Trong mọi trường hợp, hồ sơ tín hữu không thể được đưa cho hoặc cho bất cứ ai khác thấy ngoài vị giám trợ hay một thư ký.

Các tín hữu có thể xem thông tin tín hữu cho chính mình và cho bất cứ đứa con còn phụ thuộc nào đang sống tại nhà trên ứng dụng Công Cụ của Tín Hữu. Họ cũng có thể xin thư ký các bản sao của Bản Tóm Lược Giáo Lễ của Cá Nhân của họ. Nếu tìm thấy lỗi, một thư ký bảo đảm rằng lỗi đó phải được sửa chỉnh trên hồ sơ tín hữu.

Những chỉ dẫn về cách lập một hồ sơ tín hữu có sẵn trong hệ thống LCR. Cũng có sẵn những chỉ dẫn về cách ghi lại một cuộc hôn nhân hoặc sự qua đời.

Đối với các tình huống không được giải quyết trong phần này, các vị lãnh đạo nên liên lạc với Phòng Dịch Vụ Toàn Cầu hoặc văn phòng giáo vùng.

33.6.1

Tên Được Sử Dụng trong Hồ Sơ của Giáo Hội

Họ và tên hợp pháp của một người, như đã được quy định bởi pháp luật và phong tục địa phương, nên được sử dụng trên hồ sơ tín hữu và trên các giấy chứng nhận về giáo lễ.

33.6.2

Các Tín Hữu Có Tên Trong Hồ Sơ

Những cá nhân sau đây là tín hữu có hồ sơ và cần phải có hồ sơ tín hữu:

• Những người đã chịu phép báp têm và được làm lễ xác nhận

• Những người dưới 9 tuổi đã được ban phước nhưng chưa được báp têm

• Những người không có trách nhiệm giải trình vì bị thiểu năng trí tuệ, bất kể tuổi tác

• Trẻ em dưới 9 tuổi chưa được ban phước khi cả hai điều kiện sau đây được áp dụng:

  • Ít nhất người cha hoặc mẹ hay người ông hoặc bà là tín hữu của Giáo Hội.

  • Cả cha và mẹ đều cho phép lập một hồ sơ. (Nếu chỉ người cha hoặc người mẹ có quyền giám hộ hợp pháp của đứa con thì sự cho phép của người cha hay mẹ đó là đủ.)

Một người 9 tuổi trở lên có một hồ sơ tín hữu nhưng chưa được báp têm và làm lễ xác nhận thì không được coi là một tín hữu có tên trong hồ sơ. Tuy nhiên, tiểu giáo khu nơi mà người đó sinh sống giữ hồ sơ tín hữu đó cho đến khi người ấy 18 tuổi. Vào thời gian đó, nếu người đó chọn không chịu phép báp têm thì vị giám trợ hủy bỏ hồ sơ tín hữu đó. Sự cho phép của chủ tịch giáo khu là bắt buộc.

Các hồ sơ không bị hủy bỏ cho những người nào đã không được báp têm vì bị thiểu năng trí tuệ, trừ khi được người ấy hoặc một người giám hộ hợp pháp yêu cầu, kể cả người cha hay mẹ.

33.6.3

Hồ Sơ của Các Tín Hữu Mới trong Tiểu Giáo Khu

Thư ký tiểu giáo khu hoặc một phụ tá thư ký tiểu giáo khu liên lạc với các tín hữu mới trong tiểu giáo khu ngay sau khi nhận được hồ sơ tín hữu của họ để xem xét Bản Tóm Lược Giáo Lễ của Cá Nhân cho chính xác.

Để có những chỉ dẫn về việc giới thiệu các tín hữu mới sau khi đã nhận được hồ sơ của họ hoặc sau khi họ đã chịu phép báp têm và được làm lễ xác nhận, xin xem mục 29.2.1.1.

33.6.4

Hồ Sơ của Các Tín Hữu Chuyển Nhà hoặc Tạm Thời Sống Xa Nhà

Các vị lãnh đạo tiểu giáo khu, các anh em và các chị em phục sự và các thư ký có được những địa chỉ mới của các tín hữu ngay sau khi họ biết được rằng các tín hữu có ý định dọn ra khỏi tiểu giáo khu. Người thư ký chuyển các hồ sơ đến tiểu giáo khu mới khi các tín hữu này thực sự dọn đi. Người thư ký cũng có thể yêu cầu các hồ sơ của các tín hữu chuyển đến tiểu giáo khu của họ khi các hồ sơ đó chưa được tiểu giáo khu trước gửi đến.

Nếu người thư ký không thể tìm ra nơi nào các tín hữu đã dọn đi thì hồ sơ sẽ được chuyển đến danh sách Tìm Tín Hữu Bị Thất Lạc trong hệ thống LCR. Các vị lãnh đạo nhóm túc số Các Anh Cả và Hội Phụ Nữ xem xét bản báo cáo này thường xuyên và sử dụng các phương tiện sẵn có để tìm ra các tín hữu này. Các tín hữu khác trong hội đồng tiểu giáo khu hoặc những người truyền giáo có thể trợ giúp.

Nếu tìm thấy địa điểm của tín hữu, thư ký chuyển hồ sơ đến đó. Nếu không tìm thấy địa điểm của tín hữu sau khi sử dụng tất cả các nguồn lực tìm kiếm thì người thư ký sẽ nhận được sự chấp thuận của vị giám trợ để gửi hồ sơ về lại trụ sở của Giáo Hội.

Các hồ sơ trong danh sách Tìm Tín Hữu Bị Thất Lạc vẫn được chỉ định cho tiểu giáo khu, nhưng chúng không nằm trong danh sách tín hữu và các báo cáo, và chúng không được gồm vào thống kê của tiểu giáo khu.

Khi một người dọn ra khỏi một tiểu giáo khu được hơn ba tháng, người thư ký sẽ chuyển hồ sơ tín hữu đến tiểu giáo khu mới trừ khi người tín hữu đó có ý định quay trở lại sau khi rời đi để làm công việc tạm thời hoặc theo mùa hay đi học mà có thể kéo dài hơn ba tháng.

Khi một người dọn ra khỏi tiểu giáo khu không tới ba tháng và dự định sẽ trở lại thì hồ sơ tín hữu phải được lưu giữ trong tiểu giáo khu.

Khi các vị lãnh đạo không chắc là một người sẽ vắng mặt trong bao lâu thì họ sẽ lưu giữ hồ sơ trong tiểu giáo khu để có thể đáp ứng hữu hiệu nhất cho các nhu cầu của tín hữu.

33.6.5

Hồ Sơ Tín Hữu Ngoài Đơn Vị

Hồ sơ tín hữu của một người chỉ có thể được lưu giữ tại một tiểu giáo khu mà thôi. Chỉ có vị giám trợ của tiểu giáo khu đó mới có thể giám sát việc cập nhật hồ sơ tín hữu, thực hiện các giáo lễ và tiến hành các cuộc phỏng vấn cho người tín hữu đó.

Một số trường hợp đòi hỏi rằng tên và thông tin liên lạc của một tín hữu phải được ghi lại trong một tiểu giáo khu phụ (xin xem đoạn 33.6.11 và đoạn 33.6.13 để biết ví dụ). Trong những trường hợp này, thư ký của tiểu giáo khu phụ lập một hồ sơ tín hữu ngoài đơn vị. Người ấy sử dụng hệ thống LCR để lập hồ sơ này.

Các tín hữu có hồ sơ tín hữu ngoài đơn vị có thể nhận được một sự kêu gọi trong tiểu giáo khu đó. Họ cũng được gồm vào danh bạ và bản điểm danh của tiểu giáo khu.

33.6.6

Hồ Sơ của Các Tín Hữu Phục Vụ bên ngoài Tiểu Giáo Khu Thông Thường của Họ

33.6.6.1

Hồ Sơ của Tín Hữu Có Những Chỉ Định Khác của Giáo Hội

Nếu các tín hữu có những chỉ định của Giáo Hội ở bên ngoài tiểu giáo khu thông thường của họ, thì hồ sơ tín hữu và hồ sơ tài chính của họ được lưu giữ trong tiểu giáo khu thông thường. Nếu những chỉ định đòi hỏi các tín hữu phải dọn ra khỏi tiểu giáo khu thông thường của họ trong ba tháng trở lên, và nếu con cái của họ dọn đi cùng với họ, thì hồ sơ tín hữu của họ được chuyển đến tiểu giáo khu mới. (Xin xem đoạn 33.6.4.)

33.6.6.2

Hồ Sơ của Những Người Truyền Giáo Toàn Thời Gian

Xin xem mục 24.6.2.8.

33.6.7

Hồ Sơ của Các Thành Niên Trẻ Tuổi Độc Thân

Những người thành niên trẻ tuổi độc thân từ 18 đến 30 tuổi có thể chọn trở thành tín hữu của tiểu giáo khu thông thường của họ hoặc tiểu giáo khu YSA (Người Thành Niên Trẻ Tuổi Độc Thân) nếu một tiểu giáo khu được thành lập trong khu vực của họ. Nếu họ chọn một tiểu giáo khu YSA, thì họ sẽ tham dự tiểu giáo khu được chỉ định theo ranh giới mà họ sinh sống trong đó. Họ cũng thông báo cho vị giám trợ biết về tiểu giáo khu thông thường của họ. Hồ sơ tín hữu được lưu giữ tại tiểu giáo khu mà họ tham dự.

Những nguyên tắc này cũng áp dụng cho những người thành niên trẻ tuổi độc thân từ 31 đến 45 tuổi đã chọn trở thành tín hữu của một tiểu giáo khu thành niên trẻ tuổi độc thân.

Nếu một người thành niên trẻ tuổi độc thân dự định tham dự một tiểu giáo khu một cách tạm thời (ví dụ, trong khi đang đi học), thì hồ sơ tín hữu được lưu giữ trong tiểu giáo khu mà người ấy tham dự. Với sự cho phép của tín hữu, thư ký của tiểu giáo khu nơi mà gia đình của tín hữu đó hiện đang sống có thể tạo một hồ sơ ngoài đơn vị cho người ấy (xin xem đoạn 33.6.5).

33.6.8

Hồ Sơ của Các Tín Hữu Sống trong Bệnh Viện hoặc Cơ Sở Chăm Sóc

Hồ sơ của các tín hữu sống trong bệnh viện hoặc cơ sở chăm sóc nên được lưu giữ trong tiểu giáo khu nào mà có thể phục vụ họ hữu hiệu nhất. Trong hầu hết các trường hợp, đó là tiểu giáo khu nơi có bệnh viện hoặc cơ sở y tế ở đó.

33.6.9

Hồ Sơ của Các Tín Hữu Đang Phục Vụ trong Quân Đội

Khi một tín hữu nhập ngũ để theo khóa huấn luyện, thì hồ sơ tín hữu của người ấy được lưu giữ trong tiểu giáo khu thông thường cho đến khi người tín hữu đó được chỉ định đến một trạm đóng quân lâu dài hơn. Khi đó, người tín hữu ấy nên liên lạc với tiểu giáo khu thông thường và cung cấp tên và địa chỉ của tiểu giáo khu mới.

33.6.10

Hồ Sơ của Các Tín Hữu Bị Thiểu Năng Trí Tuệ

Một người từ 8 tuổi trở lên bị thiểu năng trí tuệ, cha mẹ của họ (nếu có), và vị giám trợ cùng hội ý với nhau để xác định xem người đó có chịu trách nhiệm giải trình hay không. Nếu người đó được xác định là không phải chịu trách nhiệm giải trình thì vị giám trợ hoặc thư ký ghi là “Không Phải Chịu Trách Nhiệm” trong phần lễ báp têm của hồ sơ tín hữu của người đó trong hệ thống LCR. Hồ sơ tín hữu này không bị hủy bỏ. Các giáo lễ không cần thiết đối với một người có hồ sơ cho thấy rằng người đó không phải chịu trách nhiệm.

Đôi khi một cá nhân, cha mẹ của người đó và vị giám trợ về sau cùng nhau hội ý và xác định rằng một người phải chịu trách nhiệm sau khi hồ sơ được ghi là “Không Phải Chịu Trách Nhiệm.” Trong trường hợp đó, vị giám trợ hoặc thư ký (với sự chấp thuận của vị giám trợ) có thể xóa phần ghi chú “Không Phải Chịu Trách Nhiệm”. Để biết thêm thông tin, xin xem đoạn 38.2.4.

33.6.11

Hồ Sơ của Các Tín Hữu Bị Điếc hoặc Khiếm Thính

Các tín hữu nào sử dụng ngôn ngữ ký hiệu và các thân quyến của họ hoặc những người giám hộ hợp pháp của họ đều có thể chọn lập hồ sơ tín hữu Giáo Hội của họ ở bất cứ nơi nào sau đây:

• Tiểu giáo khu thông thường của họ

• Một tiểu giáo khu dành cho các tín hữu khiếm thính và bị lãng tai đang sống bên trong ranh giới của tiểu giáo khu đó

• Một tiểu giáo khu đăng cai tổ chức một nhóm dành cho người khiếm thính và bị lãng tai đang sống bên trong một khu vực thông thường do chủ tịch giáo khu hoặc Chủ Tịch Giáo Vùng chỉ định

Trong trường hợp này, hồ sơ của một cá nhân hoặc gia đình có thể nằm trong một đơn vị và họ có thể là các tín hữu ngoài đơn vị trong một đơn vị khác. Ví dụ, một số người trong gia đình có thể có hồ sơ của họ trong một đơn vị dành cho người bị khiếm thính và bị lãng tai cũng như họ có thể là tín hữu ngoài đơn vị trong đơn vị thông thường của họ. Để biết thêm thông tin, xin xem đoạn 33.6.5.

Các tín hữu bị khiếm thính hoặc bị lãng tai có thể tham dự trực tuyến các tiểu giáo khu hoặc nhóm được tổ chức cho những người bị khiếm thính hoặc bị lãng tai ở bên ngoài khu vực địa lý của các tín hữu. Họ có thể làm như vậy cho dù hồ sơ của họ không có trong đơn vị đó. Trước khi tham dự trực tuyến, họ nên liên lạc với vị giám trợ của tiểu giáo khu và thông báo với ông về ước muốn tham dự của họ.

33.6.12

Hồ Sơ của Trẻ Em Được Nhận Nuôi

Hồ sơ của trẻ em được nhận nuôi có thể được lập ra hoặc cập nhật chỉ sau khi thủ tục nhận con nuôi đã hoàn tất. Tên trên hồ sơ phải phù hợp với lệnh tòa về việc nhận con nuôi. Hồ sơ của cha mẹ nuôi có thể được cập nhật chỉ sau khi thủ tục nhận con nuôi đã hoàn tất.

33.6.13

Hồ Sơ của Trẻ Em Có Cha Mẹ Ly Dị

Tất cả hồ sơ tín hữu sử dụng tên hợp pháp của một người, theo quy định của pháp luật hoặc phong tục địa phương. Điều này bao gồm cả con cái của cha mẹ đã ly hôn. Tên hợp pháp trên hồ sơ tín hữu cũng phải được ghi trên giấy chứng nhận ban phước lành và các giáo lễ của chức tư tế.

Trẻ em có cha mẹ ly dị thường tham dự các buổi nhóm họp của Giáo Hội trong tiểu giáo khu của cha lẫn mẹ. Mặc dù chỉ có một đơn vị có thể lưu giữ và cập nhật hồ sơ tín hữu chính thức của một đứa trẻ, nhưng một hồ sơ tín hữu ngoài đơn vị cũng có thể được lập trong tiểu giáo khu khác nơi mà em ấy tham dự (xin xem đoạn 33.6.5). Hồ sơ này cho phép tên và thông tin liên lạc của đứa trẻ được gồm vào các danh sách của tiểu giáo khu và bản điểm danh của lớp học.

Trẻ em có hồ sơ tín hữu ngoài đơn vị có thể nhận được sự kêu gọi trong đơn vị đó. Điều này có thể giúp bảo đảm rằng các em này đã được gồm vào và có thể tham gia trọn vẹn vào bất cứ nơi nào mà các em tham dự.

33.6.14

Hồ Sơ Có Phần Chú Thích

Xin xem đoạn 32.14.5.

33.6.15

Các Hạn Chế Chuyển Hồ Sơ được Ghi vào Hồ Sơ Tín Hữu

Nếu một tín hữu dọn đi trong khi các hạn chế chính thức về vai trò tín hữu hoặc một mối quan tâm nghiêm trọng khác đang chờ giải quyết, thì vị giám trợ hoặc một thư ký được cho quyền có thể đặt vào hồ sơ tín hữu một hạn chế khi dọn đi. Ông ấy sử dụng hệ thống LCR để làm điều này.

Một hồ sơ có một hạn chế khi dọn đi sẽ không được dọn đến một đơn vị mới cho đến khi vị lãnh đạo chức tư tế là người đã đặt sự hạn chế đó cho phép loại bỏ nó.

33.6.16

Hồ Sơ từ Tệp “Không Biết Địa Chỉ”

Đôi khi, một tín hữu được tìm thấy sau khi hồ sơ của họ nằm trong “hồ sơ không biết địa chỉ” tại trụ sở Giáo Hội. Trong trường hợp này, thư ký tiểu giáo khu yêu cầu hồ sơ bằng cách sử dụng hệ thống LCR. Hồ sơ sẽ gồm có một sứ điệp khuyến khích các vị lãnh đạo giám trợ đoàn, nhóm túc số và tổ chức đến thăm người đó càng sớm càng tốt và kết tình thân hữu. Những người truyền giáo toàn thời gian cũng có thể được yêu cầu đi thăm và kết tình thân hữu với các tín hữu này.

33.6.17

Ghi Lại và Sửa Chỉnh Thông Tin về Giáo Lễ

Xin xem chương 18.

33.6.18

Ghi Lại và Sửa Chỉnh Thông Tin Cá Nhân

Xin xem phần 33.6.

33.6.19

Các Cuộc Kiểm Toán Hồ Sơ Tín Hữu

Mỗi năm thư ký giáo khu hoặc một phụ tá thư ký giáo khu bảo đảm rằng một cuộc kiểm toán hồ sơ tín hữu phải được thực hiện trong mỗi tiểu giáo khu bằng cách sử dụng hệ thống LCR. Chủ tịch giáo khu có thể kêu gọi những người khác có kinh nghiệm trong việc lưu giữ hồ sơ tín hữu để trợ giúp trong những cuộc kiểm toán này. Các cuộc kiểm toán cần phải được hoàn tất trước ngày 30 tháng Sáu mỗi năm.

33.7

Hồ Sơ về Những Sự Kiện Lịch Sử

33.7.1

Lịch Sử của Tiểu Giáo Khu và Giáo Khu

Chúa đã truyền lệnh rằng “lịch sử về tất cả những điều quan trọng” liên quan đến Giáo Hội của Ngài phải được viết ra và lưu giữ (Giáo Lý và Giao Ước 69:3; xin xem thêm câu 5; An Ma 37:2).

Mỗi đơn vị trong Giáo Hội phải ghi lại tất cả các vấn đề quan trọng liên quan đến đơn vị. Những vấn đề này gồm có những câu chuyện lịch sử của các vị lãnh đạo đơn vị. Việc nhận ra các vấn đề quan trọng được thực hiện hữu hiệu nhất bằng cách:

• Suy nghĩ về những nỗ lực để giúp đỡ các cá nhân và gia đình.

• Nhận ra những kinh nghiệm quan trọng mà cho thấy ảnh hưởng của Thượng Đế trong cuộc sống của con cái Ngài.

Lưu giữ một bản lịch sử là một công việc thuộc linh mà sẽ củng cố đức tin cho những người viết và đọc nó. Việc ghi lại những câu chuyện trong suốt cả năm sẽ cải thiện chất lượng của lịch sử.

Thư ký giáo khu hoặc phụ tá thư ký giáo khu chuẩn bị lịch sử của giáo khu. Chủ tịch đoàn giáo khu cũng có thể kêu gọi một chuyên gia lịch sử để giúp đỡ. Giám trợ đoàn tuân theo một phương pháp tương tự cho tiểu giáo khu. Những chỉ dẫn có sẵn tại Stake, District, and Mission Annual Histories (Lịch Sử Thường Niên của Giáo Khu, Giáo Hạt và Phái Bộ Truyền Giáo) trên trang mạng ChurchofJesusChrist.org.

33.7.2

Lịch Sử Giáo Hội

Sở Lịch Sử Giáo Hội chọn lọc và thu thập các hồ sơ về những sự kiện lịch sử, kể cả thành tích cá nhân, nghệ thuật và đồ tạo tác “mà sẽ có lợi cho Giáo Hội, và cho những thế hệ tương lai mà sẽ lớn lên” (Giáo Lý và Giao Ước 69:8). Có thể gửi các thắc mắc về giá trị lịch sử của các hồ sơ đến:

Church History Library

15 East North Temple Street

Salt Lake City UT 84150-1600

Số điện thoại: [phone]

Email: [e-mail]

33.8

Bảo Mật Các Hồ Sơ

Các hồ sơ của Giáo Hội là kín nhiệm cho dù chúng ở trên giấy tờ hoặc là kỹ thuật số. Những hồ sơ gồm có:

• Hồ sơ tín hữu.

• Hồ sơ tài chính.

• Những ghi chú từ các buổi họp.

• Các mẫu và tài liệu chính thức (kể cả hồ sơ của các hội đồng tín hữu).

• Những ghi chú được thực hiện từ các cuộc phỏng vấn riêng.

Các vị lãnh đạo và thư ký phải gìn giữ các hồ sơ của Giáo Hội bằng cách xử lý, lưu trữ và vứt bỏ chúng theo cách bảo vệ quyền riêng tư của các cá nhân. Các vị lãnh đạo bảo đảm rằng thông tin được thu thập từ các tín hữu là:

• Được giới hạn trong những gì Giáo Hội đòi hỏi.

• Chỉ được sử dụng cho các mục đích của Giáo Hội đã được chấp thuận.

• Chỉ được đưa cho những người được quyền sử dụng thông tin đó.

Thông tin được lưu giữ bằng điện tử phải được giữ an toàn và được bảo vệ đúng cách (xin xem đoạn 33.9.1). Các vị lãnh đạo bảo đảm rằng dữ liệu như vậy không được sử dụng cho các mục đích cá nhân, chính trị hoặc thương mại. Thông tin từ các hồ sơ của Giáo Hội, kể cả thông tin lịch sử, có thể không được đưa cho các cá nhân hoặc các cơ quan thực hiện các cuộc nghiên cứu hoặc khảo sát (xin xem đoạn 38.8.37).

Các vị lãnh đạo và các tín hữu phải tuân theo các hướng dẫn trong đoạn 38.8.13 để bảo vệ các danh bạ của giáo khu và tiểu giáo khu.

33.9

Quản Lý Hồ Sơ

Các vị lãnh đạo giáo khu và tiểu giáo khu nên coi việc quản lý hồ sơ một cách hiệu quả là một phần thủ tục lưu giữ hồ sơ của họ. Ba lĩnh vực quan trọng của việc quản lý hồ sơ được mô tả trong phần này.

33.9.1

Bảo Vệ

Tất cả các hồ sơ, báo cáo và dữ liệu của Giáo Hội phải được bảo vệ khỏi sự truy cập, thay đổi, phá hủy hoặc tiết lộ trái phép. Thông tin này nên được lưu giữ ở một nơi an toàn. Các hồ sơ vô cùng kín mật, kể cả các bản in trên máy vi tính, phải được giữ trong ngăn kéo hoặc tủ có khóa trong văn phòng của vị lãnh đạo khi chúng không được sử dụng.

Nếu có thể được, các bản sao điện tử của các hồ sơ, các báo cáo và dữ liệu phải được mã hóa và bảo vệ bằng mật khẩu. Các thiết bị hoặc phương tiện lưu trữ do Giáo Hội sở hữu bị mất hoặc bị đánh cắp phải được báo cáo ngay lập tức tại trang mạng incidents.ChurchofJesusChrist.org. Việc sử dụng sai thông tin của Giáo Hội cũng nên được báo cáo.

33.9.1.1

Tên Người Dùng và Mật Khẩu

Các chủ tịch giáo khu, các giám trợ và các vị lãnh đạo khác không bao giờ được chia sẻ tên người dùng và mật khẩu của Giáo Hội với các cố vấn, thư ký, thư ký chấp hành hoặc những người khác. Họ cũng không nên lưu trữ chúng trên các thiết bị mà người khác có thể nhìn thấy hoặc truy cập.

Các mật khẩu phải có 12 ký tự trở lên và không nên được dễ đoán. Các vị lãnh đạo được khuyến khích phải thực hiện hai bước xác minh (còn được gọi là xác nhận đa yếu tố) trên tài khoản Giáo Hội của họ bất cứ khi nào có thể được.

33.9.1.2

Máy Vi Tính Dùng Chung và Lưu Trữ Dữ Liệu

Các vị lãnh đạo và thư ký không được lưu trữ thông tin tín hữu hoặc thông tin tài chính trên các máy vi tính dùng chung có thể được truy cập bởi những người khác mà không được quyền có thông tin này.

33.9.1.3

Bảo Mật Dữ Liệu

Nhiều quốc gia đã ban hành luật bảo vệ dữ liệu quy định việc xử lý dữ liệu cá nhân. Điều này bao gồm thông tin trong hồ sơ tín hữu và các hồ sơ khác của Giáo Hội mà xác định các cá nhân. Các vị lãnh đạo nào có thắc mắc về việc áp dụng luật bảo vệ dữ liệu cho việc quản lý địa phương các hồ sơ của Giáo Hội đều có thể liên lạc với văn phòng bảo mật dữ liệu của Giáo Hội tại trang mạng [e-mail].

33.9.2

Thời Gian Lưu Giữ

Hồ sơ chỉ phải được lưu giữ nếu còn cần thiết cho các mục đích hành chính, luật pháp và lịch sử. Các hồ sơ tài chính nên được lưu giữ ít nhất là ba năm cộng với năm hiện hành. Các vị lãnh đạo nào có thắc mắc về việc lưu giữ các hồ sơ trong bao lâu đều nên liên lạc với Phòng Dịch Vụ Toàn Cầu hoặc văn phòng giáo vùng.

33.9.3

Vứt Bỏ

Những hồ sơ đã quá hạn hoặc không còn cần thiết nữa nên được hủy bỏ theo cách mà thông tin không thể được lấy ra hoặc khôi phục lại. Khi xóa bỏ thông tin tín hữu kỹ thuật số hoặc thông tin tài chính, vị lãnh đạo phải bảo đảm rằng thông tin đó không thể được khôi phục qua bất cứ phương tiện hợp lý nào.

Các hồ sơ có giá trị lịch sử tiềm tàng không nên bị bỏ đi, bị hủy bỏ hoặc được giữ trong phòng tài liệu của tiểu giáo khu (thư viện). Những thắc mắc về giá trị lịch sử của các hồ sơ có thể được gửi đến Thư Viện Lịch Sử của Giáo Hội (xin xem thông tin để liên lạc trong đoạn 33.7.2).

33.10

Các Chuyên Gia Công Nghệ Giáo Khu và Tiểu Giáo Khu

Chủ tịch đoàn giáo khu kêu gọi một hoặc nhiều tín hữu hơn trong giáo khu để phục vụ với tư cách là chuyên gia công nghệ giáo khu. Giám trợ đoàn có thể kêu gọi một hoặc nhiều tín hữu hơn trong tiểu giáo khu để phục vụ với tư cách là chuyên gia công nghệ tiểu giáo khu. Những người nam, nữ và giới trẻ đều có thể bổ khuyết cho những sự kêu gọi này.

Các chuyên gia công nghệ giáo khu phục vụ dưới sự hướng dẫn của thư ký giáo khu. Các chuyên gia công nghệ của tiểu giáo khu phục vụ dưới sự hướng dẫn của thư ký hoặc thư ký điều hành của tiểu giáo khu, theo quyết định của giám trợ. Các trách nhiệm của họ có thể gồm có như sau:

• Trợ giúp các vị lãnh đạo giáo khu hoặc tiểu giáo khu về các nhu cầu kỹ thuật.

• Dạy cho các tín hữu cách truy cập và sử dụng phương tiện truyền thông, ứng dụng và các công cụ công nghệ khác của Giáo Hội kể cả trang mạng FamilySearch.org.

• Hỗ trợ các vị lãnh đạo và giảng viên đang sử dụng các công cụ công nghệ để làm tròn chức vụ kêu gọi của họ.

• Trông coi các buổi họp và lớp học trực tuyến cho những người không thể tham dự (xin xem phần 29.7).

Ngoài ra, chuyên gia công nghệ giáo khu có các trách nhiệm sau đây để trông coi các máy vi tính của Giáo Hội trong giáo khu, kể cả các máy vi tính trong các trung tâm lịch sử gia đình:

• Nhận sự hướng dẫn từ chủ tịch đoàn giáo khu về việc bố trí, chia sẻ, tái chỉ định và lên lịch sử dụng cho tất cả các máy vi tính của giáo khu.

• Duy trì lượng lưu trữ hiện tại của tất cả các phần cứng của máy vi tính, với số sê-ri, kiểu, công suất và địa điểm máy được đặt.

• Bảo đảm rằng (1) máy vi tính, phần mềm và thông tin kín nhiệm được bảo mật và (2) các tệp dữ liệu được sao lưu thường xuyên.

• Quen thuộc với các chính sách chung cho các máy vi tính của Giáo Hội (xin xem đoạn 38.8.10).

• Quen thuộc với những chỉ dẫn để nhận và quản lý các máy vi tính của Giáo Hội.

Khi cần, các chuyên gia công nghệ giáo khu phối hợp công việc của các chuyên gia công nghệ tiểu giáo khu. Họ cũng cung cấp sự chỉ dẫn.