33.

Optegnelser og rapporter

33.0

Indledning

Procedurerne i dette kapitel gælder generelt for enheder, der bruger Kirkens online redskaber til at føre optegnelser, herunder Hjælpekilder for ledere og sekretærer (LCR), Medlemsværktøjer og Menighedens vejviser og kort. Enheder, der ikke har adgang til disse redskaber, bør arbejde sammen med Global Services Department eller områdekontoret.

Det har altid været vigtigt at føre optegnelser i Herrens kirke. Fx:

Adam førte »en mindebog« (Moses 6:5).

Moroni belærte om, at navnene på dem, der blev døbt ind i Kristi kirke, blev nedskrevet, så »de kunne blive husket og næret ved Guds gode ord« (Moro 6:4).

Joseph Smith instruerede om, at der skulle kaldes en skriver i hver eneste menighed til at »udfærdige en optegnelse om en sandhed for Herren« (L&P 128:2).

33.1

Overblik over Kirkens optegnelser

Kirkens optegnelser er hellige. Oplysningerne i dem er følsomme og bør beskyttes. Kirkens optegnelser giver adgang til medlemsoplysninger baseret på kaldelser. Kun de, der er bemyndiget, bør få adgang. De bør kun bruge disse oplysninger til formål, der er specifikke for deres kaldelse (se 33.8).

Optegnelser kan hjælpe ledere:

• Finde frem til, hvem der kan have brug for særlig omsorg.

• Finde frem til, hvilke frelsende ordinancer en person har modtaget eller har brug for.

• Finde medlemmer.

Følgende typer af optegnelser føres i Kirkens enheder:

• Rapporter om medlemsdeltagelse (se 33.5)

• Medlemsoptegnelser (se 33.6)

• Historiske optegnelser (se 33.7)

• Finansielle optegnelser (se kapitel 34)

33.2

Generelle instruktioner for sekretærer

Alle sekretærer bør:

• Have en gyldig tempelanbefaling.

• Være omhyggelige førere af optegnelser.

• Være dygtige lærere og administratorer.

Sekretærer følger omhyggeligt gældende retningslinjer for at beskytte Kirkens midler og sikre, at Kirkens optegnelser er korrekte. Sekretærer underretter straks præstedømmeledere om enhver forkert handling. Hvis der opstår problemer med at løse forkerte handlinger, bør sekretærer kontakte Kontoret for fortrolige optegnelser ved Kirkens hovedsæde. Kontaktinformation findes herunder:

Telefon: [phone] eller [phone], lokal 2-2053

Gratisnummer (GSD-telefon): [phone]

E-mail: [e-mail]

Sekretærernes tjeneste bør vare tilstrækkelig længe til, at de kan lære deres pligter at kende og bevare kontinuiteten i deres arbejde (se 30.5). Eftersom de ikke er medlemmer af stavspræsidentskabet eller biskoprådet, behøver de ikke blive afløst, når et stavspræsidentskab eller biskopråd bliver omorganiseret.

33.3

Stavens optegnelser og rapporter

33.3.1

Stavspræsidentskab

Stavspræsidenten fører tilsyn med, at stavens optegnelser bliver ført. Han kan uddelegere meget af dette arbejde til sine rådgivere og sekretærer.

33.3.2

Stavssekretær

Alle stave bør have en velkvalificeret og velfungerende stavssekretær. Han kaldes og indsættes af et medlem af stavspræsidentskabet. Han bør bære Det Melkisedekske Præstedømme og have en gyldig tempelanbefaling. Han tjener også som medlem af stavsrådet. Han deltager i stavsmøder som angivet i 29.3.

Stavssekretæren undervises af stavspræsidentskabet og arbejder under deres ledelse. Assisterende stavssekretærer kan kaldes til at hjælpe til (se 33.3.3).

33.3.2.1

Ansvar for at føre optegnelser

Stavssekretæren eller en assisterende sekretær har følgende ansvarsopgaver:

• Yde administrativ støtte til stavspræsidentskabet.

• Føre en optegnelse over opgaver og beslutninger truffet ved stavens lederskabsmøder.

• Sørge for, at optegnelser og rapporter er nøjagtige og rettidige.

Stavssekretæren bør blive fortrolig med Kirkens redskaber til at føre optegnelser (se 33.0). Han bruger disse redskaber til at hjælpe ledere til at finde frem til:

• Medlemmernes og organisationernes behov.

• Tilgængelighed af ressourcer, herunder økonomi.

• Tendenser, styrker og svagheder i staven.

Andre pligter i forbindelse med optegnelser kan omfatte:

• Sikre sig, at ordinationer i Det Melkisedekske Præstedømme registreres korrekt og omgående.

• Aktivering af tempelanbefalinger.

• Udfyldelse af formularen Funktionærer opretholdt og stavskonferencerapport til stavskonference.

• Optegnelse af oplysninger fra stavens råd om medlemskab (se 32.9.6).

• At føre finansielle optegnelser (se 34.1.2).

• At organisere og koordinere indsamlingen af beretninger til enhedens historie. En historisk specialist i staven kan kaldes til at hjælpe. (Se 33.7.1.)

33.3.2.2

Gennemgang af menighedens optegnelser og rapporter

Stavssekretæren mødes med hver ny menighedssekretær, kort tid efter han er blevet kaldet. Han mødes med menighedssekretærer så ofte som nødvendigt, men mindst to gange om året. Disse møder afholdes for at sikre, at:

• Tiende og andre finansielle optegnelser registreres korrekt (se 34.1.2 og 34.2.2).

• Medlemsoptegnelser opdateres omgående og nøjagtigt.

• Velsignelses-, dåbs- og bekræftelsesattester samt attester vedrørende ordination i præstedømmet afleveres til menighedens medlemmer.

• Den halvårlige revision af medlemsoptegnelser foretages, og alle revisionsforbehold rettes omgående (se 33.6.19).

• Menighedssekretærer organiserer og koordinerer indsamlingen af beretninger til enhedens historie. Hvis der er kaldet historiske specialister i menigheden, hjælper de (se 33.7.1).

33.3.2.3

Revisioner

Se 33.6.19 og 34.7.

33.3.2.4

Stavens historiske optegnelser

Se 33.7.

33.3.3

Assisterende stavssekretærer

Stavspræsidenten eller en udpeget rådgiver kan kalde og indsætte en eller flere assisterende stavssekretærer efter behov. Disse brødre bør være bærere af Det Melkisedekske Præstedømme, som har en gyldig tempelanbefaling. De arbejder under stavspræsidentskabets og stavssekretærens ledelse.

Hvis der er behov for det, kan én assisterende sekretær kaldes til hver af følgende stillinger:

• Assisterende stavssekretær

• Assisterende stavssekretær – økonomi (se 34.1.2)

• Assisterende stavssekretær – medlemsoptegnelser (se 33.5 og 33.6)

33.4

Menighedens optegnelser og rapporter

33.4.1

Biskopråd

Biskoppen fører tilsyn med, at menighedens optegnelser bliver ført. Han kan uddelegere meget af dette arbejde til sine rådgivere og sekretærer.

33.4.2

Menighedssekretær

Alle menigheder bør have en velkvalificeret og velfungerende sekretær. Han anbefales af biskoprådet og kaldes og indsættes af et medlem af stavspræsidentskabet eller et udpeget højrådsmedlem. Han bør bære Det Melkisedekske Præstedømme og have en gyldig tempelanbefaling. Han tjener som medlem af menighedsrådet. Han deltager i menighedsmøder som angivet i 29.2.

Menighedssekretæren tjener under ledelse af biskoprådet. Assisterende menighedssekretærer kan kaldes til at hjælpe til (se 33.4.3).

33.4.2.1

Ansvar for at føre optegnelser

Menighedssekretæren eller en assisterende sekretær har følgende ansvarsopgaver:

• Yde administrativ støtte til biskoprådet.

• Føre en optegnelse over opgaver og beslutninger truffet ved møder for menighedens ledere.

• Sørge for, at optegnelser og rapporter er nøjagtige og rettidige.

Menighedssekretæren bør blive bekendt med Kirkens redskaber til at føre optegnelser (se 33.0). Han bruger disse redskaber til at hjælpe ledere til at finde frem til:

• Medlemmernes og organisationernes behov.

• Tilgængelighed af ressourcer, herunder økonomi.

• Tendenser, styrker og svagheder i menigheden.

Når sekretæren samler rapporter om medlemsdeltagelse, arbejder han sammen med sekretærer for at løse mindre problemer.

Menighedssekretærer opfordrer medlemmer til at rapportere fejl i deres medlemsoplysninger.

Andre pligter i forbindelse med optegnelser kan omfatte:

• Sikre sig, at ordinancerne registreres korrekt og omgående.

• Forberedelse af formularen Funktionærer opretholdt til menighedskonferencen.

• Optegnelse af oplysninger fra menighedens råd om medlemskab (se 32.9.6).

• Føre finansielle optegnelser (se 34.2.2).

33.4.2.2

Instruktion af sekretærer og sekretærer

Menighedssekretæren instruerer assisterende menighedssekretærer samt kvorums- og organisationssekretærer.

Denne instruktion er især vigtig, når:

• Assisterende menighedssekretærer og kvorums- og organisationssekretærer er nykaldede.

• Et redskab til at føre Kirkens optegnelser introduceres eller opdateres.

• Optegnelser ikke bliver udfyldt korrekt.

33.4.2.3

Menighedens historiske optegnelser

Se 33.7.

33.4.3

Assisterende menighedssekretærer

Der kan efter behov kaldes assisterende menighedssekretærer. De anbefales af biskoprådet og kaldes og indsættes af et medlem af stavspræsidentskabet eller et udpeget højrådsmedlem. Disse brødre bør bære Det Melkisedekske eller Aronske Præstedømme. De bør have en gyldig tempelanbefaling. Hvis en assisterende menighedssekretær får ansvaret for økonomi, bør han bære Det Melkisedekske Præstedømme. Assisterende menighedssekretærer arbejder under biskoprådets og menighedssekretærens vejledning.

Hvis der er behov for det, kan én assisterende sekretær kaldes til hver af følgende stillinger:

• Assisterende menighedssekretær

• Assisterende menighedssekretær – økonomi (se 34.2.2)

• Assisterende menighedssekretær – medlemsoptegnelser (se 33.5 og 33.6)

33.4.4

Præstedømme- og organisationsledere

Ledere i kvorummet og organisationerne fører tilsyn med, at optegnelserne bliver ført i deres organisationer. De kan udpege sekretærer til at udføre meget af dette arbejde. De sørger for, at optegnelser og rapporter er nøjagtige og rettidige.

33.5

Rapporter om medlemsdeltagelse

Rapporter om medlemsdeltagelse hjælper ledere til at fokusere på medlemmernes fremgang og behov. Når det er muligt, bør disse rapporter gennemgås elektronisk i stedet for at blive udskrevet. Når trykte rapporter er nødvendige, bør de omhyggeligt håndteres for at respektere medlemmernes privatliv og for at overholde lokale databeskyttelseslove.

33.5.1

Rapporttyper

33.5.1.1

Tilstedeværelsesrapporter

Tilstedeværelsen ved nadvermøder og søndagens præstedømme- og organisationsmøder registreres elektronisk ved brug af LCR eller Medlemsværktøjer.

Nadvermøde. Tilstedeværelsen ved nadvermødet registreres hver uge af menighedssekretæren eller en assisterende menighedssekretær. Optællingen er det antal, der overværer mødet personligt eller ved at streame, herunder besøgende. Menighedens medlemmer, som ikke er til stede, fordi de har andre opgaver eller overværer møder i en anden menighed, tælles med i den menighed, hvor de kommer.

Søndagens kvorums- og organisationsmøder. Tilstedeværelse registreres hver uge af kvorums- og organisationssekretærer og vejledere. Ungdomsledere kan også hjælpe med at registrere tilstedeværelse. Optællingen er det antal, der overværer mødet personligt eller ved at streame, herunder besøgende. Medlemmer, der tjener i Primary eller som ungdomsledere i menigheden, medregnes også som til stede. Medlemmer, der kommer i en anden menighed, tælles i den menighed, hvor de kommer.

Menighedssekretæren kan registrere tilstedeværelse på vegne af enhver organisation.

33.5.1.2

Omsorgsinterview-rapporter

Se 21.3.

33.5.1.3

Kvartalsrapport

Hvert tal i en rapport repræsenterer en virkelig person, der har unikke behov (se Hel 15:13). Lederne søger vejledning fra Herren, når de overvejer, hvem der behøver deres hjælp.

Kvartalsrapporten indeholder nyttige oplysninger, der kan give ledere indsigt, når de søger inspiration om deres omsorgsindsats. Rapporten er tilgængelig i Medlemsværktøjer eller LCR.

Stavs- og menighedsledere henviser regelmæssigt til kvartalsrapporten for at gennemgå den enkeltes fremgang. Rapporten indeholder oplysninger om:

• Tempelanbefalingsstatus for medlemmer, der har modtaget begavelsen, og for unge.

• Mænd på 18-25, som er eller har været på fuldtidsmission.

• Status for omsorgsinterview (se 21.3).

• Kommende ældster, der har brug for støtte til at forberede sig til at modtage Det Melkisedekske Præstedømme.

• Tilstedeværelse ved søndagsmøder for børn, unge, unge voksne og voksne (se 33.5.1.1).

• Fremgangen hos nye medlemmer, der blev døbt og bekræftet inden for de sidste 12 måneder.

Al tilstedeværelse og omsorgsinterview registreres i Medlemsværktøjer eller LCR. Disse oplysninger udfylder automatisk de tilsvarende dele af Kvartalsrapporten.

Alle menigheder udfylder og indsender en Kvartalsrapport til Kirkens hovedsæde. Sekretæren gennemgår rapporten med biskoppen og indsender den før den 15. i måneden efter udgangen af hvert kvartal.

Stavspræsidentskabet kan gennemgå hver menigheds kvartalsrapport. Det hjælper dem til at holde øje med fremgang og vide, hvor de kan støtte og undervise. Medlemmer af stavsrådet kan også se hver Kvartalsrapport.

33.5.2

Medlemslister

Kirkens værktøjer til at føre optegnelser giver ledere adgang til medlemslister. Disse lister kan hjælpe ledere til at finde frem til:

• Hvilke medlemmer der endnu ikke har modtaget ordinancer, som de er værdige til.

• Hvilke unge mænd og unge kvinder, der er kvalificeret til at tage på mission.

• Hvilke unge har ikke en gyldig tempelanbefaling.

• Hvilke unge skal have en aftale til at mødes med et medlem af biskoprådet.

Kvorums- og organisationsledere bør have adgang til lister over dem, der tilhører deres kvorum eller organisation.

33.6

Medlemsoptegnelser

Medlemsoptegnelser omfatter medlemmers navne, kontaktoplysninger, ordinancedetaljer og andre oplysninger om livsbegivenheder. Menigheden bør have en medlemsoptegnelse for hvert medlem, der bor inden for dens grænser.

Medlemsoptegnelser bør føres i den menighed, hvor medlemmet bor. Undtagelser, som bør være sjældne, kræver samtykke fra de involverede biskopper og stavspræsidenter. For at anmode om en undtagelse bruger stavspræsidenten LCR til at indsende anmodningen til Det Første Præsidentskabs kontor.

Medlemsoptegnelser er den eneste måde at registrere ordinancer og officielle handlinger på i Kirkens permanente optegnelser. Derfor sikrer biskoppen sig, at sekretærerne fører nøjagtige optegnelser. Han sikrer sig også, at sekretærer opdaterer oplysninger ved hjælp af LCR. Det er vigtigt at gøre følgende med det samme:

• Registrere oplysninger om ordinancer.

• Flytte medlemsoptegnelser for medlemmer, der flytter til eller ud af menigheden.

• Oprette optegnelser for nye medlemmer og nye børn af medlemsforældre.

• Registrere et medlems dødsfald

• Registrere oplysninger om ægteskab og husstand.

Biskoppen eller stavspræsidenten sikrer sig, at en medlemsoptegnelse er i den relevante menighed, før et medlem interviewes for at modtage:

• En kirkekaldelse

• En tempelanbefaling.

• Det Melkisedekske Præstedømme eller for at blive ordineret til et embede i dette præstedømme.

Han sikrer sig også, at optegnelsen ikke indeholder noget af følgende:

• En anmærkning

• En kommentar om forbehold mod besegling eller ordinancer

• Formelle begrænsninger for medlemskab

Nogle gange har kandidater ikke boet sammenhængende i samme menighed i mindst ét år I det tilfælde kontakter biskoppen eller en udpeget rådgiver den tidligere biskop, før han foretager et interview for at udstede en tempelanbefaling eller anbefale ordination til et embede i Det Melkisedekske Præstedømme. Formålet med denne kontakt er at spørge, om der er spørgsmål om værdighed, der skal overvejes. Hvis en rådgiver finder ud af, at der er fortrolige oplysninger, slutter han samtalen. Han informerer sin biskop om at kontakte den tidligere biskop, før han foretager interviewet.

Medlemsoptegnelserne må under ingen omstændigheder gives eller vises til andre end biskoppen eller en sekretær.

Medlemmer kan se medlemsoplysninger for sig selv og for alle hjemmeboende børn på appen Medlemsværktøjer. De kan også anmode om trykte eksemplarer af deres Individuelle ordinancesammenfatninger fra sekretæren. Hvis der findes fejl, sørger sekretæren for, at de rettes på medlemsoptegnelsen.

Instruktioner om, hvordan man opretter en medlemsoptegnelse, findes i LCR.

I situationer, der ikke er omtalt i dette afsnit, bør ledere kontakte Global Services Department eller områdekontoret.

33.6.1

Navne i Kirkens optegnelser

Man bør benytte en persons fulde navn, som det defineres af lokale love eller skikke, i medlemsoptegnelser og på ordinanceattester.

33.6.2

Indskrevne medlemmer

Følgende personer er indskrevne medlemmer og bør have en medlemsoptegnelse:

• De, der er blevet døbt og bekræftet

• De, der er under 9 år, som er blevet velsignet, men ikke døbt

• De, der ikke er ansvarlige på grund af et mentalt handicap, uanset alder

• Børn under 9 år, der ikke er blevet velsignet, når begge dele af følgende gælder:

  • Mindst en forælder eller en bedsteforælder er medlem af Kirken.

  • Begge forældre giver tilladelse til, at der oprettes en optegnelse. (Hvis kun en forælder har forældremyndighed over barnet, er denne forælders tilladelse tilstrækkelig).

En person på 9 år eller derover, der har en medlemsoptegnelse, men som ikke er blevet døbt og bekræftet, er ikke et indskrevet medlem. Menigheden, hvor personen bor, beholder dog medlemsoptegnelsen, indtil vedkommende er 18 år gammel. Hvis personen på det tidspunkt vælger ikke at blive døbt, annullerer biskoppen medlemsoptegnelsen. Stavspræsidentens tilladelse er påkrævet.

Optegnelser bliver ikke annulleret for personer, der ikke er blevet døbt på grund af mentalt handicap, medmindre der anmodes derom af personen eller en juridisk værge, herunder en forælder.

33.6.3

Medlemsoptegnelser for nye medlemmer af menigheden

Menighedssekretæren eller en assisterende menighedssekretær kontakter nye medlemmer i menigheden, umiddelbart efter at deres medlemsoptegnelse er kommet, for at gennemgå deres individuelle ordinancesammenfatninger og se, om den er korrekt.

Se instruktioner om præsentation af nye medlemmer, når deres optegnelse er modtaget, eller når de er blevet døbt og bekræftet i 29.2.1.1.

33.6.4

Medlemsoptegnelser for medlemmer, der flytter eller midlertidigt er bortrejst

Menighedens ledere, omsorgsbrødre og -søstre og sekretærer får fat på den nye adresse på medlemmer, så snart de bliver opmærksomme på, at medlemmer har til hensigt at flytte ud af menigheden. Sekretæren flytter optegnelserne til den nye menighed, når medlemmerne faktisk flytter. Sekretærer kan også anmode om optegnelser for medlemmer, der flytter til deres menighed, når optegnelserne ikke er blevet sendt af den tidligere menighed.

Hvis en sekretær ikke kan finde ud af, hvor medlemmer er flyttet hen, flyttes optegnelsen til listen Find forsvundne medlemmer i LCR. Ledere i ældsternes kvorum og Hjælpeforeningen gennemgår denne rapport regelmæssigt og bruger de tilgængelige ressourcer til at finde disse medlemmer. Andre medlemmer af menighedsrådet og missionærer kan hjælpe til.

Hvis medlemmets placering findes, flytter sekretæren optegnelsen derefter. Hvis medlemmets placering ikke findes efter at have brugt alle hjælpekilder til at finde, modtager sekretæren biskoppens godkendelse til at returnere optegnelsen til Kirkens hovedsæde.

Optegnelser på listen Find forsvundne medlemmer er stadig tildelt menigheden, men de står ikke på medlemslister og rapporter, og de er ikke medtaget i menighedens statistikker.

Hvis en person flytter fra en menighed i mere end tre måneder, flytter sekretæren medlemsoptegnelsen til den nye menighed, med mindre medlemmet har i sinde at vende tilbage efter midlertidigt arbejde eller sæsonarbejde eller uddannelse, der kan vare længere end tre måneder.

Hvis en person flytter fra menigheden i kortere tid end tre måneder og planlægger at vende tilbage, beholdes medlemsoptegnelsen i menigheden.

Når ledere er usikre på, hvor længe en person er væk, beholder de optegnelsen i den menighed, der bedst imødekommer medlemmets behov.

33.6.5

Optegnelser om medlemmer uden for enheden

En persons medlemsoptegnelse kan kun føres i en menighed ad gangen. Kun biskoppen i den menighed kan føre tilsyn med opdatering af medlemsoptegnelsen, udføre ordinancer og foretage interview med medlemmet.

Nogle omstændigheder kræver, at et medlems navn og kontaktoplysninger registreres i en sekundær menighed (se eksempler i 33.6.11 og 33.6.13). I disse tilfælde danner sekretæren i den sekundære menighed en medlemsoptegnelse uden for enheden. Han bruger LCR til at oprette denne optegnelse.

Medlemmer med en optegnelse uden for enheden kan få en kaldelse i den menighed. De medtages også på menighedens vejviser og klasselister.

33.6.6

Medlemsoptegnelser for medlemmer, der tjener uden for deres geografiske menighed

33.6.6.1

Medlemsoptegnelser for medlemmer med andre kirkeopgaver

Hvis medlemmer har kirkeopgaver uden for deres geografiske menighed, føres deres medlemsoptegnelser og finansielle optegnelser i geografiske menighed. Hvis opgaverne kræver, at medlemmerne flytter fra deres geografiske menighed i tre måneder eller mere, og hvis deres børn ledsager dem, flyttes deres medlemsoptegnelse til den nye menighed. (Se 33.6.4).

33.6.6.2

Fuldtidsmissionærers optegnelser

Se 24.6.2.8.

33.6.7

Unge voksnes medlemsoptegnelser

Unge voksne mellem 18 og 35 år kan vælge at være medlemmer af enten deres geografiske menighed eller en UV-menighed, hvis der findes en i det område, hvor de bor. Medlemsoptegnelsen føres i den menighed, de kommer i.

Disse principper gælder også for enlige voksne mellem 36 og 45 år, der vælger at være medlem af en menighed for enlige voksne.

Hvis en ung voksen planlægger at komme midlertidigt i en menighed (fx mens vedkommende går i skole), føres medlemsoptegnelsen i den menighed, hvor vedkommende kommer. Med medlemmets tilladelse kan sekretæren i den menighed, hvor medlemmets familie bor, oprette en optegnelse uden for enheden for vedkommende (se 33.6.5).

33.6.8

Medlemsoptegnelser for medlemmer på hospital eller plejehjem

Medlemsoptegnelser for medlemmer, der er på hospital eller bor på plejehjem, bør føres i den menighed, der bedst kan betjene dem. I de fleste tilfælde er det den menighed, hvor hospitalet eller plejehjemmet ligger.

33.6.9

Medlemsoptegnelser for medlemmer i militæret

Når et medlem kommer ind som rekrut, beholdes medlemsoptegnelsen i den geografiske menighed, indtil medlemmet udstationeres mere permanent. På det tidspunkt bør medlemmet kontakte den geografiske menighed og oplyse navn og adresse på den nye menighed.

33.6.10

Optegnelser for medlemmer med mentale handicap

For en person, der er 8 år eller ældre, som har mentale handicap, rådfører vedkommendes forældre (hvor det er relevant) og biskoppen sig med hinanden for at afgøre, om personen er ansvarlig. Hvis det besluttes, at personen ikke er ansvarlig, angiver biskoppen eller sekretæren »Ikke ansvarlig« i dåbsdelen på personens medlemsoptegnelse i LCR. Optegnelsen annulleres ikke. Ordinancer er ikke nødvendige for en person, hvis optegnelse angiver, at han eller hun ikke er ansvarlig.

Nogle gange rådfører en person, hans eller hendes forældre og biskoppen sig senere med hinanden og afgør, at en person er ansvarlig, når optegnelsen er blevet nævnt som »Ikke ansvarlig«. I det tilfælde kan biskoppen eller en sekretær (med biskoppens godkendelse) fjerne angivelsen »Ikke ansvarlig«. Se yderligere oplysninger i 38.2.4.

33.6.11

Optegnelser for medlemmer, der er døve eller hørehæmmede

Medlemmer, der bruger tegnsprog, og deres nærmeste familie eller værger kan vælge at have deres medlemsoptegnelse i et af følgende steder:

• Deres geografiske menighed

• En menighed for medlemmer, som er døve eller hørehæmmede, som bor inden for dens grænser

• En menighed, som er vært for en gruppe af medlemmer, der er døve eller hørehæmmede, som bor i et geografisk område specificeret af stavspræsidenten eller områdepræsidenten

I denne situation kan en persons eller families optegnelser være i en enhed, og de kan være medlemmer uden for enheden i en anden. (Se 33.6.5.)

Medlemmer, som er døve eller hørehæmmede, kan virtuelt deltage i en menighed eller gruppe organiseret for døve eller hørehæmmede uden for medlemmernes geografiske område.

33.6.12

Optegnelser for adopterede børn

Optegnelser for adopterede børn kan først oprettes eller ajourføres, når adoptionen er bevilget. Navnet på optegnelsen skal være i overensstemmelse med navnet på adoptionsbevillingen. Optegnelser for adoptivforældre kan først ajourføres, når adoptionen er bevilget.

33.6.13

Optegnelser for børn af forældre, der er skilt

Alle medlemsoptegnelser bruger en persons juridiske navn, som det er defineret af lokale love eller skikke. Dette omfatter børn af forældre, der er skilt. Det juridiske navn på medlemsoptegnelsen bør også registreres på attester for velsignelser og præstedømmeordinancer.

Børn med fraskilte forældre går ofte til kirkemøder i begge forældres menighed. Mens kun en enhed kan føre og opdatere et barns officielle medlemsoptegnelse, kan en medlemsoptegnelse uden for enheden blive dannet i den anden menighed, hvor vedkommende går i kirke (se 33.6.5). Det tillader, at barnets navn og kontaktoplysninger kan medtages på menighedens lister og klassekort.

Børn med en medlemsoptegnelse uden for enheden kan også få en kaldelse i den enhed.

33.6.14

Optegnelser med anmærkninger

Se 32.14.5.

33.6.15

Tilbageholdelse af medlemsoptegnelser

Hvis et medlem flytter, mens der verserer en sag om formelle begrænsninger eller en anden alvorlig sag, kan biskoppen eller bemyndiget sekretæren påføre medlemsoptegnelsen en flytterestriktion. Han bruger LCR til at gøre dette.

En medlemsoptegnelse, der holdes tilbage, flyttes ikke til en ny enhed, før den præstedømmeleder, der placerede tilbageholdelsen, godkender, at restriktionen kan slettes.

33.6.16

Medlemsoptegnelser fra arkivet med »Ukendt adresse«

Et medlem findes nogle gange, når vedkommendes optegnelse har været i »ukendt adresse-arkivet« ved Kirkens hovedsæde. Optegnelsen vil indeholde et budskab, der opfordrer biskoprådet, kvorummet og organisationens ledere til at besøge personen så hurtigt som muligt og at føre vedkommende ind i fællesskabet.

33.6.17

Registrering og rettelse af oplysninger om ordinancer

Se kapitel 18.

33.6.18

Registrering og rettelse af personlige oplysninger

Se 33.6.

33.6.19

Revision af medlemsoptegnelser

Hvert år sikrer stavssekretæren eller den assisterende stavssekretær sig, at der foretages en revision af medlemsoptegnelser i alle menigheder ved hjælp af LCR. Stavspræsidenten kan kalde andre, der har erfaring med medlemsoptegnelser, til at hjælpe til med disse revisioner. Revisioner bør være færdiggjort senest den 15. juni og den 15. december hvert år.

33.7

Historiske optegnelser

33.7.1

Menigheds- og stavshistorier

Herren har befalet, at »en beretning om alle de vigtige« anliggender angående hans kirke skal skrives og føres (L&P 69:3; se også v. 5; Alma 37:2).

Hver enhed i Kirken skal dokumentere vigtige anliggender angående enheden. Disse anliggender omfatter historiske beretninger fra enhedsledere.

Historieføring er et åndeligt arbejde, der vil styrke troen hos alle dem, der skriver eller læser den. Dokumentation af historier gennem årene vil øge historiens kvalitet.

Præstedømme- og organisationsledere i staven og menigheden bidrager med historier ved hjælp af værktøjet Enhedshistorie [Unit History tool] på ChurchofJesusChrist.org. Stavs- og menighedssekretærer har hovedansvaret for at organisere og koordinere denne indsats. Stavspræsidentskabet og biskoprådet kan kalde en stavs- eller menighedshistorisk specialist til at hjælpe. Yderligere instruktioner er tilgængelige i Enkel brugervejledning for værktøjet.

Medlemmer kan bruge værktøjet Enhedshistorie til at se historier, der er blevet udgivet af deres menigheds- og stavsledere. Udgivne beretninger bliver automatisk bevaret af Kirken.

33.7.2

Kirkens historie

Kirkens historiske afdeling samler selektivt historiske optegnelser, heriblandt personlige optegnelser, kunst og genstande »til gavn for kirken og for de opvoksende slægtled« (L&P 69:8). Spørgsmål vedrørende den historiske værdi af optegnelser kan rettes til:

Church History Library

15 East North Temple Street

Salt Lake City, UT 84150-1600, USA

Telefon: [phone]

E-mail: [e-mail]

33.8

Fortrolighed med optegnelser

Kirkens optegnelser er fortrolige, uanset om de findes på papir eller digitalt. Disse omfatter:

• Medlemsoptegnelser.

• Finansielle optegnelser.

• Noter fra møderne.

• Officielle formularer og dokumenter (herunder optegnelser for råd om medlemskab).

Ledere og sekretærer skal værne om Kirkens optegnelser ved at håndtere, opbevare og kassere dem på en måde, der beskytter den enkeltes privatliv. Ledere sikrer sig, at de oplysninger, der indsamles fra medlemmer, er:

• Begrænset til det, Kirken kræver.

• Anvendes kun til godkendte kirkeformål.

• Kun givet til dem, der er bemyndiget til at bruge dem.

Oplysninger, der opbevares elektronisk, skal opbevares sikkert og beskyttes på passende vis (se 33.9.1). Lederne skal sikre sig, at sådanne data ikke anvendes til personlige, politiske eller kommercielle formål. Oplysninger fra Kirkens optegnelser, herunder historiske oplysninger, må ikke gives til personer eller organisationer, der driver forskning eller udsender spørgeskemaer (se 38.8.37).

Ledere og medlemmer skal følge retningslinjerne i 38.8.13 for at beskytte stavs- og menighedsvejvisere.

33.9

Håndtering af optegnelser

Stavs- og menighedsledere bør gøre effektiv håndtering af optegnelser til en del af deres forvaltning af optegnelser.

33.9.1

Beskyttelse

Alle kirkeoptegnelser, rapporter og data bør beskyttes mod ubemyndiget adgang, ændringer, tilintetgørelse eller offentliggørelse. Disse oplysninger bør opbevares på et sikkert sted. Meget fortrolige optegnelser, heriblandt computerudskrifter, bør opbevares i en aflåst skuffe eller et aflåst skab på lederens kontor, når de ikke er i brug.

Hvor det er muligt, bør elektroniske kopier af optegnelser, rapporter og data være krypteret og adgangskodebeskyttet. Mistede eller stjålne kirkeejede enheder eller opbevaringsmedier bør rapporteres omgående på incidents.ChurchofJesusChrist.org. Misbrug af Kirkens oplysninger bør også rapporteres.

33.9.1.1

Brugernavne og adgangskoder

Stavspræsidenter, biskopper og andre ledere bør aldrig dele deres brugernavn og adgangskode til deres Church Account med rådgivere, sekretærer, assistenter eller andre.

Ledere opfordres kraftigt til at aktivere totrinsbekræftelse (også kendt som multifaktorgodkendelse) på deres Church Account, når det er muligt.

33.9.1.2

Fælles computere og datalager

Ledere og sekretærer bør ikke opbevare medlemsoplysninger eller finansielle oplysninger på fælles computere, som andre, der ikke er bemyndiget til at have disse oplysninger, kan få adgang til.

33.9.1.3

Persondatapolitik

Mange lande har vedtaget databeskyttelseslove, der regulerer behandling af personoplysninger. Dette omfatter oplysninger i medlemsoptegnelser og andre kirkeoptegnelser, der identificerer personer. Ledere, der har spørgsmål om anvendelse af databeskyttelsesloven til den lokale varetagelse af Kirkens optegnelser, kan kontakte Kirkens kontor for datasikkerhed på [e-mail].

33.9.2

Fastholdelse

Optegnelserne bør kun opbevares så længe, der er brug for dem til administrative, juridiske og historiske formål. Finansielle optegnelser bør opbevares i mindst tre år plus indeværende år. Ledere, der har spørgsmål om, hvor længe optegnelserne skal opbevares, bør kontakte Global Service Department eller områdekontoret.

33.9.3

Bortskaffelse

De optegnelser, der er forældede, eller som der ikke længere er brug for, bør tilintetgøres på sådan en måde, at oplysningerne ikke kan gendannes.

Optegnelser, der kan have historisk værdi, bør ikke smides ud, tilintetgøres eller placeres i menighedens ressourcecenter (bibliotek). Spørgsmål om den historiske værdi af optegnelser kan rettes til Kirkens historiske bibliotek (se kontaktoplysninger på 33.7.2).

33.10

Stavens og menighedens tekniske specialister

Stavspræsidentskabet kalder en eller flere medlemmer af staven til at tjene som stavens tekniske specialister. Biskoprådet kalder en eller flere medlemmer af menigheden til at tjene som menighedens tekniske specialister. Mænd, kvinder og unge kan varetage disse kaldelser.

Stavens tekniske specialister tjener under stavssekretærens ledelse. Menighedens tekniske specialister tjener under menighedens sekretærs eller assistents vejledning, som det besluttes af biskoppen. Deres ansvar kan omfatte følgende:

• Assistere stavs- eller menighedsledere med tekniske behov.

• Undervise medlemmer i, hvordan man får adgang til og bruger Kirkens medier, apps og andre teknologiske værktøjer, herunder FamilySearch.org.

• Støtte ledere og lærere, som anvender teknologiske værktøjer til at passe deres kaldelser.

• Varetage streaming af møder og klasser for personer, der ikke kan komme i kirke (se 29.7).

Stavens tekniske specialist har desuden følgende ansvar for at varetage Kirkens computere i staven, herunder dem på FamilySearch-centre:

• Implementere vejledning fra stavspræsidentskabet om placering, deling, flytning og tidsreservation på alle stavens computere.

• Føre en opdateret inventarliste over alt computerudstyr i staven med serienumre, modeller, kapacitet og fysisk placering.

• Sørge for, at (1) computere, programmer og fortrolige oplysninger er sikre og (2) datafiler regelmæssigt bliver sikkerhedskopieret.

• Være fortrolig med de generelle retningslinjer for Kirkens computere (se 38.8.10).

Efter behov koordinerer stavens tekniske specialister arbejdet for menighedens tekniske specialister.