33.

Uppteckningar och rapporter

33.0

Introduktion

Tillvägagångssätten i det här kapitlet gäller i allmänhet enheter som använder kyrkans verktyg för uppteckningar på nätet, däribland Resurser för ledare och kamrerer (LCR), Medlemsverktyg och församlingens medlemsförteckning och karta. Enheter som inte har tillgång till dessa verktyg bör samarbeta med den globala supportavdelningen eller områdeskontoret.

Det har alltid varit viktigt i Herrens kyrka att föra uppteckningar. Till exempel:

Adam förde ”en minnesbok” (Mose 6:5).

Moroni lärde att namnen på dem som döptes in i Kristi kyrka upptecknades så att ”de skulle bli ihågkomna och få näring genom Guds goda ord” (Moroni 6:4).

Joseph Smith lärde att en skrivare skulle kallas i varje församling att ”föra en sann uppteckning inför Herren” (Läran och förbunden 128:2).

33.1

Överblick över kyrkans uppteckningar

Kyrkans uppteckningar är heliga. Informationen i dem är känslig och ska skyddas. Kyrkans uppteckningssystem ger åtkomst till medlemsinformation baserat på ämbeten. Endast de som är bemyndigade ska ges åtkomst. De ska endast använda den här informationen för ändamål som är specifika för deras ämbeten (se 33.8).

Uppteckningar kan hjälpa ledare att

• identifiera vilka som kan behöva särskild omsorg

• identifiera vilka förrättningar en person har tagit emot eller kan behöva

• hitta medlemmar.

Följande typer av uppteckningar förs i kyrkans enheter:

• rapporter om medlemmars närvaro (se 33.5)

• matrikelkort (se 33.6)

• historiska uppteckningar (se 33.7)

• ekonomiska uppteckningar (se kapitel 34).

33.2

Allmänna anvisningar för kamrerer

Alla kamrerer ska

• ha en giltig tempelrekommendation

• föra noggranna uppteckningar

• vara dugliga lärare och administratörer.

Kamrerer ska noggrant följa gällande riktlinjer för att skydda kyrkans medel och se till att kyrkans uppteckningar är korrekta. Kamrerer underrättar omedelbart prästadömsledare om eventuella oegentligheter. Om det uppstår svårigheter med att åtgärda oegentligheter ska kamrerer kontakta kontoret för konfidentiella uppteckningar [Confidential Records Office] på kyrkans huvudkontor. Deras kontaktuppgifter listas nedan:

Telefon: [phone] eller [phone], anknytning 2-2053

Avgiftsfritt (GSD-telefon): 001-855-537-4357

E-post: [e-mail]

Kamrerernas ämbetstid bör vara tillräckligt lång för att de ska kunna lära sig sina plikter och behålla kontinuiteten i sitt arbete (se 30.5). Eftersom de inte är medlemmar i stavspresidentskapet eller biskopsrådet behöver de inte avlösas när ett stavspresidentskap eller biskopsråd ombildas.

33.3

Stavens uppteckningar och rapporter

33.3.1

Stavspresidentskapet

Stavspresidenten har tillsyn över förandet av uppteckningar i staven. Han kan delegera en stor del av det här arbetet till sina rådgivare och kamrerer.

33.3.2

Stavskamreren

Varje stav ska ha en kvalificerad och duglig stavskamrer. Han kallas och avskiljs av en medlem i stavspresidentskapet. Han ska bära melkisedekska prästadömet och ha en giltig tempelrekommendation. Han sitter i stavsrådet. Han närvarar vid stavsmöten enligt anvisningarna i 29.3.

Stavskamreren instrueras av stavspresidentskapet och verkar under deras ledning. Assisterande stavskamrerer kan kallas att hjälpa till (se 33.3.3).

33.3.2.1

Ansvar att föra uppteckningar

Stavskamreren eller en utsedd assisterande kamrer har följande ansvar:

• Han ger administrativt stöd till stavspresidentskapet.

• Han för anteckningar om uppdrag och beslut som fattas under stavens ledarskapsmöten.

• Han ser till att uppteckningar och rapporter är korrekta och görs i tid.

Stavskamreren ska bekanta sig med kyrkans verktyg för att föra uppteckningar (se 33.0). Han använder de här verktygen för att hjälpa ledarna förstå

• medlemmarnas och organisationernas behov

• tillgången till resurser, inklusive ekonomi

• stavens trender, styrkor och svagheter

Andra plikter i samband med att föra uppteckningar kan vara att

• se till att ordinationer inom melkisedekska prästadömet registreras på rätt sätt och utan dröjsmål

• aktivera tempelrekommendationer

• förbereda blanketten Röstning på ledarämbetsmän och rapporten över stavskonferensen

• uppteckna information för stavens medlemskapsråd (se 32.9.6)

• upprätthålla ekonomiska uppteckningar (se 34.1.2)

• organisera och samordna samlingen av berättelser till enhetens historia. En stavshistoriker kan kallas att hjälpa till. (Se 33.7.1.)

33.3.2.2

Granskning av församlingens uppteckningar och rapporter

Stavskamreren har ett möte med varje ny församlingskamrer kort efter att denne kallats. Han har ett möte med församlingskamrerer så ofta som det behövs, men minst två gånger om året. Dessa möten hålls så att man kan förvissa sig om att

• tionde och andra ekonomiska uppteckningar är korrekt upptecknade (se 34.1.2 och 34.2.2)

• matrikelkort uppdateras omgående och korrekt

• certifikat om välsignelse, dop och konfirmation och prästadömsordination ges till respektive församlingsmedlem

• halvårsrevisionen av matrikelkort utförs och alla revisionsavvikelser åtgärdas omgående (se 33.6.19)

• församlingskamrerer organiserar och samordnar berättelsesamlingen för enhetens historia; om församlingens historiker kallas hjälper de till. (Se 33.7.1.)

33.3.2.3

Revisioner

Se 33.6.19 och 34.7.

33.3.2.4

Stavens historiska uppteckningar

Se 33.7.

33.3.3

Assisterande stavskamrerer

Stavspresidenten eller en rådgivare som fått uppdraget kan kalla och avskilja en eller flera assisterande stavskamrerer alltefter behov. De här bröderna ska bära melkisedekska prästadömet och ha en giltig tempelrekommendation. De arbetar under stavspresidentskapets och stavskamrerens ledning.

Vid behov kan en assisterande kamrer kallas till följande ämbeten:

• assisterande stavskamrer

• assisterande stavskamrer – ekonomi (se 34.1.2)

• assisterande stavskamrer – medlemskap (se 33.5 och 33.6).

33.4

Församlingsuppteckningar och rapporter

33.4.1

Biskopsrådet

Biskopen har tillsyn över förandet av uppteckningar i församlingen. Han kan delegera en stor del av det här arbetet till sina rådgivare och kamrerer.

33.4.2

Församlingskamreren

Varje församling ska ha en kvalificerad och duglig församlingskamrer. Han rekommenderas av biskopsrådet och kallas och avskiljs av en medlem i stavspresidentskapet eller en högrådsmedlem som fått detta i uppdrag. Han ska bära melkisedekska prästadömet och ha en giltig tempelrekommendation. Han är medlem i församlingsrådet. Han närvarar vid församlingsmöten enligt anvisningarna i 29.2.

Församlingskamreren verkar under biskopsrådets ledning. Assisterande församlingskamrerer kan kallas att hjälpa till (se 33.4.3).

33.4.2.1

Ansvar att föra uppteckningar

Församlingskamreren eller en utsedd assisterande kamrer har följande ansvar:

• Han ger administrativt stöd till biskopsrådet.

• Han för anteckningar om uppdrag och beslut på församlingens ledarskapsmöten.

• Han ser till att uppteckningar och rapporter är korrekta och görs i tid.

Församlingskamreren ska bekanta sig med kyrkans registreringsverktyg (se 33.0). Han använder de här verktygen för att hjälpa ledarna förstå

• medlemmarnas och organisationernas behov

• tillgången till resurser, inklusive ekonomi

• församlingens trender, styrkor och svagheter

När kamreren sammanställer rapporter om medlemmars närvaro samarbetar han med sekreterare för att lösa mindre problem.

Församlingskamrerer uppmuntrar medlemmarna att rapportera eventuella felaktigheter i sin medlemsinformation.

Andra plikter i samband med att föra uppteckningar kan vara att

• se till att förrättningarna registreras på rätt sätt och utan dröjsmål

• fylla i blanketten Röstning på ämbetsmän till församlingskonferensen

• uppteckna information för församlingens medlemskapsråd (se 32.9.6)

• föra ekonomiska uppteckningar (se 34.2.2).

33.4.2.2

Undervisa kamrerer och sekreterare

Församlingskamreren undervisar assisterande församlingskamrerer samt kvorum- och organisationssekreterare.

Den här undervisningen är särskilt viktig när

• assisterande församlingskamrerer och kvorum- och organisationssekreterare nyligen har kallats

• ett registreringsverktyg i kyrkan introduceras eller uppdateras

• uppteckningarna inte har utförts på rätt sätt.

33.4.2.3

Församlingens historiska uppteckningar

Se 33.7.

33.4.3

Assisterande församlingskamrerer

Assisterande församlingskamrerer kan kallas alltefter behov. De rekommenderas av biskopsrådet och kallas och avskiljs av en medlem i stavspresidentskapet eller en högrådsmedlem som fått uppdraget. Dessa bröder bör bära melkisedekska eller aronska prästadömet. De ska också ha en giltig tempelrekommendation. Om en assisterande församlingskamrer har fått ekonomin till uppgift ska han bära melkisedekska prästadömet. Assisterande församlingskamrerer arbetar under biskopsrådets och församlingskamrerens ledning.

Vid behov kan en assisterande kamrer kallas till följande ämbeten:

• assisterande församlingskamrer

• assisterande församlingskamrer – ekonomi (se 34.2.2)

• assisterande församlingskamrer – medlemskap (se 33.5 och 33.6).

33.4.4

Prästadöms- och organisationsledare

Kvorum- och organisationsledare har tillsyn över förandet av uppteckningar i sina organisationer. De kan ge sekreterare i uppdrag att utföra en stor del av det här arbetet. De ser till att uppteckningar och rapporter är korrekta och görs i tid.

33.5

Rapporter om medlemmars deltagande

Rapporter om medlemmars deltagande hjälper ledare att fokusera på medlemmarnas framsteg och behov. När så är möjligt ska dessa rapporter granskas elektroniskt i stället för att skrivas ut. När tryckta rapporter är nödvändiga ska de noggrant hanteras så att medlemmars integritet respekteras och lokala dataskyddslagar följs.

33.5.1

Typer av rapporter

33.5.1.1

Närvarorapporter

Närvaro vid sakramentsmöten och söndagens möten för prästadömet och organisationer registreras elektroniskt med hjälp av LCR eller Medlemsverktyg.

Sakramentsmötet. Närvaro vid sakramentsmöten förs varje vecka av församlingskamreren eller en assisterande församlingskamrer. Man räknar antalet som deltar i mötet personligen eller via streaming, inklusive besökare. De församlingsmedlemmar som inte är närvarande därför att de har ett annat uppdrag eller besöker en annan församling räknas i den församling de besöker.

Söndagens kvorum- och organisationsmöten. Närvaro registreras varje vecka av kvorumens och organisationernas sekreterare och rådgivande. Ungdomsledare kan också hjälpa till att föra närvaro. Man räknar antalet som deltar i mötet personligen eller via streaming, inklusive besökare. Medlemmar som verkar i Primär eller som ungdomsledare i församlingen tas också med som närvarande. Medlemmar som besöker en annan församling räknas i församlingen de besöker.

Församlingskamreren kan föra närvaro åt vilken organisation som helst.

33.5.1.2

Rapporter över stödverksamhetsintervjuer

Se 21.3.

33.5.1.3

Kvartalsrapport

Varje siffra i en rapport representerar en person som har unika behov (se Helaman 15:13). Ledare söker Herrens ledning då de begrundar vem som kan behöva deras hjälp.

Kvartalsrapporten innehåller nyttig information som kan ge ledare insikter när de söker inspiration angående sitt tjänande. Rapporten finns i Medlemsverktyg eller LCR.

Stavs- och församlingsledare går regelbundet igenom kvartalsrapporten för att följa enskildas framsteg. Rapporten innehåller information om

• tempelrekommendationsstatus för medlemmar som har fått sin begåvning och för ungdomar

• män i åldern 18–25 som verkar eller har verkat som missionärer

• statusen för stödverksamhetsintervjuer (se 21.3)

• blivande äldster som behöver stöd i förberedelserna för att ta emot melkisedekska prästadömet

• närvaro under söndagens möten för barn, ungdomar, unga ensamstående vuxna och vuxna (se 33.5.1.1)

• framsteg för nya medlemmar som döpts och konfirmerats under de senaste 12 månaderna.

Alla närvaro- och stödverksamhetsintervjuer registreras i Medlemsverktyg eller LCR. Den här informationen anges automatiskt i motsvarande delar av kvartalsrapporten.

Varje församling fyller i och skickar in en kvartalsrapport till kyrkans huvudkontor. Kamreren går igenom rapporten med biskopen och skickar in den före den 15:e i månaden efter kvartalets slut.

Stavspresidentskapet kan gå igenom varje församlings kvartalsrapport. Detta hjälper dem att följa framsteg och veta var de kan ge stöd och instruktioner. Stavsrådets medlemmar kan också se varje kvartalsrapport.

33.5.2

Medlemslistor

Kyrkans verktyg för uppteckningar ger ledare tillgång till medlemslistor. De här listorna kan hjälpa ledare att se

• vilka medlemmar som ännu inte har tagit emot förrättningar som de är berättigade till

• vilka unga män och unga kvinnor som kan verka som missionärer

• vilka ungdomar som inte har en giltig tempelrekommendation

• vilka ungdomar som behöver boka ett möte med en medlem i biskopsrådet.

Kvorum- och organisationsledare ska ha tillgång till listor över dem som tillhör deras kvorum eller organisation.

33.6

Matrikelkort

Matrikelkort innehåller medlemmars namn, kontaktinformation, förrättningsuppgifter och annan viktig information. Församlingen ska ha ett matrikelkort för varje medlem som bor inom dess gränser.

Matrikelkortet ska förvaras i den församling där medlemmen bor. Undantag, vilka bör vara sällsynta, kräver medgivande från berörda biskopar och stavspresidenter. För att begära undantag använder stavspresidenten LCR för att skicka in en ansökan till första presidentskapets kontor.

Matrikelkort är det enda sättet att uppteckna förrättningar, ordinationer och andra officiella handlingar i kyrkans permanenta uppteckningar. Därför ser biskopen till att kamrererna för korrekta uppteckningar. Han ser också till att kamrerer uppdaterar information med hjälp av LCR. Det är viktigt att göra följande omgående:

• registrera förrättningsuppgifter

• flytta matrikelkort för medlemmar som flyttar till eller från församlingen

• skapa matrikelkort för nya medlemmar och nya barn till medlemsföräldrar

• registrera en medlems död

• registrera vigsel- och hushållsinformation.

Biskopen eller stavspresidenten ser till att ett matrikelkort finns i rätt församling innan en medlem intervjuas för att få

• ett ämbete i kyrkan

• en tempelrekommendation

• melkisedekska prästadömet eller ordineras till ett ämbete inom det prästadömet.

Han ser också till att uppteckningen inte innehåller något av följande:

• en notering

• en kommentar om en beseglings- eller förrättningsrestriktion

• formella begränsningar av medlemskap.

Ibland har en medlem inte bott i en och samma församling i minst ett år. När så är fallet kontaktar biskopen eller en därtill utsedd rådgivare föregående biskop innan han håller en intervju för att utfärda en tempelrekommendation eller för att rekommendera ordination till ett ämbete inom melkisedekska prästadömet. Syftet med den här kontakten är att fråga om det finns någonting gällande värdighet som behöver beaktas. Om en rådgivare får veta att det finns konfidentiell information så avslutar han samtalet. Han ber sin biskop att kontakta föregående biskop innan han håller intervjun.

Under inga omständigheter får matrikelkort ges till eller visas för någon annan än biskopen eller en kamrer.

I appen Medlemsverktyg kan medlemmar se medlemsuppgifter om sig själva och om eventuella barn som är beroende av dem och som bor hemma. De kan också begära tryckta kopior från kamreren av sin Sammanställning av personens förrättningar. Om felaktigheter upptäcks ser en kamrer till att de rättas på matrikelkorten.

Instruktioner om hur man skapar ett matrikelkort finns i LCR.

I situationer som inte tas upp i den här delen ska ledare kontakta den globala supportavdelningen eller områdeskontoret.

33.6.1

Namn som används i kyrkans uppteckningar

En persons fullständiga namn, enligt lokala föreskrifter eller sedvänja, ska skrivas på matrikelkort och förrättningscertifikat.

33.6.2

Medlemmar med matrikelkort

Följande personer benämns ”medlemmar med matrikelkort” och bör ha ett matrikelkort:

• de som har döpts och konfirmerats

• de som är under nio år och som är välsignade men inte döpta

• de som inte är ansvariga på grund av intellektuell funktionsnedsättning, oavsett ålder

• ej välsignade barn under nio år när följande gäller:

  • minst en förälder eller en far- eller morförälder är medlem i kyrkan

  • båda föräldrarna ger sitt tillstånd till att ett matrikelkort skapas. (Om endast en förälder har vårdnaden om barnet är den förälderns tillstånd tillräckligt.)

En person som är nio år eller äldre och som har ett matrikelkort men inte har döpts och konfirmerats betraktas inte som medlem med matrikelkort. Församlingen i vilken personen bor behåller dock matrikelkortet tills vederbörande är 18 år. Om personen då väljer att inte döpas, annullerar biskopen matrikelkortet. Stavspresidentens tillstånd krävs.

Matrikelkort annulleras inte för dem som inte har döpts på grund av intellektuell funktionsnedsättning såvida inte vederbörande eller en vårdnadshavare, till exempel en förälder, begärt detta.

33.6.3

Matrikelkort för nya församlingsmedlemmar

Församlingskamreren eller en assisterande församlingskamrer kontaktar nya församlingsmedlemmar en kort tid efter att deras matrikelkort har kommit för att kontrollera att Sammanställning av personens förrättningar är korrekt.

För anvisningar om hur man presenterar nya medlemmar efter att deras matrikelkort har kommit eller efter att de blivit döpta och konfirmerade, se 29.2.1.1.

33.6.4

Matrikelkort för medlemmar som flyttar eller tillfälligt bor utanför hemorten

Församlingsledare, stödbröder, stödsystrar och kamrerer ser till att få den nya adressen så snart de får veta att en medlem tänker flytta ut ur församlingen. Kamreren flyttar matrikelkorten till den nya församlingen när medlemmarna faktiskt flyttar. Kamrerer kan också begära matrikelkort för medlemmar som flyttar in i församlingen när uppteckningarna inte har skickats av den tidigare församlingen.

Om en kamrer inte kan ta reda på vart medlemmar har flyttat, flyttas matrikelkortet till listan Hitta förlorade medlemmar i LCR. Äldstekvorumets och Hjälpföreningens ledare går regelbundet igenom den här rapporten och använder tillgängliga resurser för att hitta dessa medlemmar. Andra församlingsrådsmedlemmar eller missionärerna kan hjälpa till.

Om medlemmens adress hittas flyttar kamreren matrikelkortet därefter. Om medlemmens adress inte hittas efter att alla sökresurser har använts får kamreren biskopens godkännande att skicka tillbaka matrikelkortet till kyrkans huvudkontor.

Matrikelkort i listan Hitta förlorade medlemmar tillhör fortfarande församlingen, men de finns inte med i medlemslistor och rapporter, och de finns inte med i församlingens statistik.

När det har gått mer än tre månader efter att en person flyttat ifrån en församling flyttar en kamrer matrikelkortet till den nya församlingen, såvida inte medlemmen avser att återvända efter att ha lämnat församlingen för en tillfällig eller säsongsbetonad anställning eller skolgång som kan vara längre än tre månader.

När en person som flyttat ifrån församlingen är borta i mindre än tre månader och tänker återvända, behåller man matrikelkortet i hemförsamlingen.

När ledare är osäkra på hur länge en person ska vara borta behåller de matrikelkortet i den församling som bäst kan tillgodose medlemmens behov.

33.6.5

Matrikelkort för medlemmar utanför enheten

En persons matrikelkort kan endast finnas i en församling åt gången. Endast biskopen i den församlingen kan ha tillsyn över uppdatering av matrikelkortet, utförande av förrättningar och intervjuer av medlemmen.

Vissa omständigheter kräver att en medlems namn och kontaktinformation registreras i en sekundär församling (se 33.6.11 och 33.6.13 för exempel). I sådana fall skapar kamreren i den sekundära församlingen ett matrikelkort för medlemmar utanför enheten. Han använder LCR för att skapa den här uppteckningen.

Medlemmar med matrikelkort utanför enheten kan få ett ämbete i den enheten. De finns också med på församlingens medlemsförteckning och klasslistor.

33.6.6

Matrikelkort för medlemmar som verkar utanför sin geografiska församling

33.6.6.1

Matrikelkort för medlemmar med andra uppdrag i kyrkan

Om medlemmar har kyrkliga uppdrag utanför sin geografiska församling ska deras matrikelkort och ekonomiska uppteckningar förvaras i den geografiska församlingen. Om uppdragen gör att medlemmarna måste flytta från sin geografiska församling i tre månader eller längre, och om de har sina barn med sig, flyttas deras matrikelkort till den nya församlingen. (Se 33.6.4.)

33.6.6.2

Matrikelkort för heltidsmissionärer

Se 24.6.2.8.

33.6.7

Matrikelkort för unga ensamstående vuxna

Unga ensamstående vuxna mellan 18 och 35 år kan välja att tillhöra antingen sin geografiska församling eller en församling för unga ensamstående vuxna om en sådan finns inom gränserna där de bor. Matrikelkortet behålls i den församling de går i.

De här principerna gäller också ensamstående vuxna mellan 36 och 45 år som väljer att tillhöra en församling för ensamstående vuxna.

Om en ung ensamstående vuxen planerar att tillfälligt gå i en församling (till exempel när han eller hon går i skolan) behålls matrikelkortet i den församling han eller hon går i. Med medlemmens medgivande kan kamreren i församlingen där medlemmens familj bor skapa ett matrikelkort utanför enheten för honom eller henne (se 33.6.5).

33.6.8

Matrikelkort för medlemmar som ligger på sjukhus eller bor på äldreboende

Matrikelkort för medlemmar som ligger på sjukhus eller bor på vårdhem eller liknande ska förvaras i den församling som bäst kan betjäna dem. I de flesta fall är det den församling inom vilken sjukhuset eller vårdhemmet ligger.

33.6.9

Matrikelkort för medlemmar i militärtjänst

När en medlem påbörjar militärtjänst ska matrikelkortet vara kvar i den geografiska församlingen tills han eller hon har blivit fast stationerad. Då ska medlemmen kontakta den geografiska församlingen och uppge den nya församlingens namn och adress.

33.6.10

Matrikelkort för medlemmar med intellektuell funktionsnedsättning

För en person som är åtta år eller äldre och som har en intellektuell funktionsnedsättning rådgör hans eller hennes föräldrar (där så är tillämpligt) och biskopen tillsammans för att avgöra om personen är ansvarig. Om det bedöms att personen inte är ansvarig anger biskopen eller en kamrer ”Ej ansvarig” i avsnittet för dop på personens matrikelkort i LCR. Matrikelkortet annulleras inte. Förrättningar är inte nödvändiga för en person vars uppteckning visar att han eller hon inte är ansvarig.

Ibland rådgör en person, hans eller hennes föräldrar och biskopen senare med varandra och fastställer att personen är ansvarig efter att man har angett ”Ej ansvarig” på matrikelkortet. I sådant fall kan biskopen eller en kamrer (med biskopens godkännande) ta bort indikationen ”Ej ansvarig”. För mer information, se 38.2.4.

33.6.11

Matrikelkort för medlemmar som är döva eller hörselskadade

Medlemmar som använder teckenspråk och deras familjer eller vårdnadshavare kan välja att ha sina matrikelkort på en av följande platser:

• sin geografiska församling

• en församling för medlemmar som är döva eller hörselskadade som bor inom dess gränser

• en församling som är värd för en grupp döva eller hörselskadade som bor inom ett geografiskt område som specificerats av stavspresidenten eller områdespresidenten.

I den här situationen kan en persons eller familjs matrikelkort finnas i en enhet och de kan vara medlemmar i en annan enhet. (Se 33.6.5.)

Medlemmar som är döva eller hörselskadade kan delta digitalt i en församling eller grupp som bildats för dem som är döva eller hörselskadade utanför medlemmarnas geografiska område.

33.6.12

Matrikelkort för adopterade barn

Matrikelkort för adopterade barn kan upprättas eller uppdateras först när adoptionen vunnit laga kraft. Namnet på matrikelkortet ska överensstämma med adoptionsbeslutet. Matrikelkort för adoptivföräldrar kan upprättas eller uppdateras först när adoptionen vunnit laga kraft.

33.6.13

Matrikelkort för barn till föräldrar som är skilda

Alla matrikelkort använder en persons fullständiga namn enligt lokala lagar eller sedvänjor. Det gäller även barn till föräldrar som är skilda. Det fullständiga namnet på matrikelkortet ska också anges på intyg om välsignelser och prästadömsförrättningar.

Barn till skilda föräldrar går ofta till kyrkans möten i båda föräldrarnas församlingar. Även om enbart en enhet kan ansvara för och uppdatera barnens officiella matrikelkort kan matrikelkort för medlemmar utanför enheten skapas i den andra församlingen som de går till (se 33.6.5). Det gör att barnens namn och kontaktuppgifter finns med på församlingens medlemsförteckning och klasslistor.

Barn med matrikelkort utanför enheten kan få ett ämbete i den andra enheten.

33.6.14

Matrikelkort med noteringar

Se 32.14.5.

33.6.15

Restriktion mot flyttning av matrikelkort

Om en medlem flyttar medan formella begränsningar av medlemskap eller ett annat allvarligt problem pågår, kan biskopen eller en bemyndigad kamrer lägga in en restriktion mot flyttning på matrikelkortet. Han använder LCR för att göra det.

Ett matrikelkort med en restriktion mot flyttning skickas inte till en ny enhet förrän prästadömsledaren som begärt den här restriktionen godkänner det.

33.6.16

Matrikelkort från arkivet ”adress okänd”

En medlem hittas ibland efter att hans eller hennes matrikelkort har funnits i filen ”adress okänd” på kyrkans huvudkontor. Matrikelkortet innehåller ett meddelande där biskopsrådet, kvorum- och organisationsledarna uppmanas att besöka personen så snart som möjligt och att hjälpa honom eller henne att komma in i gemenskapen.

33.6.17

Upptecknande och rättelse av uppgifter om förrättningar

Se kapitel 18.

33.6.18

Upptecknande och rättelse av personuppgifter

Se 33.6.

33.6.19

Revision av matrikelkort

Stavskamreren eller en assisterande stavskamrer ser till att en revision av matrikelkort genomförs två gånger per år i varje församling med hjälp av LCR. Stavspresidenten kan be andra som har erfarenhet av matrikelkort att hjälpa till vid dessa revisioner. Revisionerna ska vara utförda senast den 15 juni och den 15 december varje år.

33.7

Historiska uppteckningar

33.7.1

Församlingens och stavens historia

Herren har befallt att ”en historia över alla de viktiga” angelägenheterna rörande hans kyrka ska skrivas och föras (Läran och förbunden 69:3; se även v. 5; Alma 37:2).

Varje enhet i kyrkan ska dokumentera viktiga angelägenheter som rör enheten. Dessa angelägenheter innefattar historiska redogörelser från enhetsledare.

Att föra en historia är ett andligt arbete som stärker tron hos dem som skriver och läser den. Kvaliteten på historien blir bättre när berättelser dokumenteras under hela året.

Prästadöms- och organisationsledare i staven och församlingen bidrar med berättelser med hjälp av verktyget Enhetens historia på ChurchofJesusChrist.org. Stavs- och församlingskamrerer har huvudansvaret att organisera och samordna detta arbete. Stavspresidentskapet och biskopsrådet kan kalla en historiker i staven eller församlingen som hjälper till. Ytterligare instruktioner finns i verktygets snabbstartsguide.

Medlemmar kan använda verktyget Enhetens historia för att se berättelser som har publicerats av deras församlings- och stavsledare. Publicerade berättelser bevaras automatiskt av kyrkan.

33.7.2

Kyrkans historia

Kyrkans historiska avdelning samlar in historiska uppteckningar, bland annat personliga uppteckningar, konst och artefakter ”till förmån för kyrkan och för de uppväxande släktleden” (se Läran och förbunden 69:8). Frågor om uppteckningars historiska värde kan ställas till

Church History Library

15 East North Temple Street

Salt Lake City, UT 84150-1600, USA

Telefon: [phone]

E-post: [e-mail]

33.8

Uppteckningarnas konfidentiella natur

Kyrkans uppteckningar är konfidentiella, antingen de finns på papper eller digitalt. Det gäller

• matrikelkort

• ekonomiska uppteckningar

• anteckningar från möten

• officiella blanketter och dokument (inklusive anteckningar från medlemskapsråd)

Kyrkans ledare och kamrerer ska skydda kyrkans uppteckningar genom att handha, förvara och göra sig av med dem på ett sätt som skyddar enskildas integritet. Ledare ser till att information som samlas in från medlemmar

• är begränsad till det som kyrkan kräver

• endast används för godkända ändamål i kyrkan

• endast ges till dem som är bemyndigade att använda den.

Information som lagras elektroniskt ska förvaras på ett tryggt sätt och skyddas på lämpligt sätt (se 33.9.1). Ledarna ser till att sådana uppgifter inte används i personligt, politiskt eller kommersiellt syfte. Uppgifter från kyrkans uppteckningar, däribland historisk information, får inte ges till enskilda eller organisationer som utför vetenskaplig forskning eller gör enkäter (se 38.8.37).

Ledare och medlemmar måste följa riktlinjerna i 38.8.13 för att skydda stavens och församlingens medlemsförteckningar.

33.9

Handhavande av uppteckningar

Stavs- och församlingsledare ska göra ett effektivt handhavande av matrikelkorten till en av sina rutiner i arbetet med uppteckningar.

33.9.1

Skydda

Alla kyrkans uppteckningar, rapporter och data ska skyddas mot obehörig åtkomst, ändring, förstörelse eller avslöjande. Den här informationen ska förvaras på en säker plats. Särskilt känslig information, däribland datautskrifter, ska förvaras i låst låda eller skåp på ledarens kontor när den inte används.

Där så är möjligt ska elektroniska kopior av uppteckningar, rapporter och data krypteras och lösenordsskyddas. Borttappade eller stulna enheter, lagringsenheter eller lagringsmedia som ägs av kyrkan ska genast rapporteras på incidents.ChurchofJesusChrist.org. Missbruk av kyrkans information ska också rapporteras.

33.9.1.1

Användarnamn och lösenord

Stavspresidenter, biskopar och andra ledare ska aldrig ge sitt användarnamn och lösenord till rådgivare, kamrerer, verkställande sekreterare eller andra.

Ledare uppmuntras starkt att aktivera tvåstegsverifiering (även kallad multifaktorautentisering) på sitt kyrkkonto närhelst så är möjligt.

33.9.1.2

Delade datorer och datalagring

Ledare och kamrerer ska inte lagra medlemsuppgifter eller ekonomiska uppgifter på delade datorer som andra, som inte har behörighet att ha den här informationen, har åtkomst till.

33.9.1.3

Datasekretess

Många länder har stiftat dataskyddslagar som reglerar behandlingen av personuppgifter. Detta innefattar informationen i matrikelkort och andra kyrkliga uppteckningar som identifierar personer. Ledare som har frågor om hur lagar om dataskydd ska tillämpas på lokal hantering av kyrkans uppteckningar kan kontakta kyrkans kontor för datasekretess på [e-mail].

33.9.2

Arkivera

Uppteckningar ska sparas bara så länge de behövs av administrativa, juridiska och historiska skäl. Ekonomiska uppteckningar ska sparas i minst tre år utöver innevarande år. Ledare som har frågor om hur länge de ska spara uppteckningar kontaktar kyrkans huvudkontor eller områdeskontoret.

33.9.3

Makulera

Uppteckningar som är föråldrade eller som inte behövs längre ska förstöras på ett sådant sätt att informationen inte kan återfås eller rekonstrueras.

Uppteckningar som kan ha historiskt värde ska inte kasseras, förstöras eller placeras i församlingens resurscenter (bibliotek). Frågor om uppteckningars historiska värde kan ställas till Kyrkans historiska bibliotek (se kontaktuppgifterna i 33.7.2).

33.10

It-specialister i stav och församling

Stavspresidentskapet kallar en eller flera stavsmedlemmar att verka som it-specialister i staven. Biskopsrådet kan kalla en eller flera församlingsmedlemmar att verka som it-specialister i församlingen. Män, kvinnor och ungdomar kan ha dessa ämbeten.

Stavens it-specialister verkar under stavskamrerens ledning. Församlingens it-specialister verkar under ledning av församlingskamreren eller verkställande sekreteraren enligt biskopens beslut. De kan ha följande ansvar:

• bistå stavs- eller församlingsledare med tekniska behov

• lära medlemmarna hur man får tillgång till och använder kyrkans medier, appar och andra tekniska verktyg, däribland FamilySearch.org

• stötta ledare och lärare som använder tekniska verktyg i sina ämbeten

• hantera streaming av möten och klasser för dem som inte kan närvara (se 29.7).

Stavens it-specialist har dessutom följande ansvar när det gäller att sköta kyrkans datorer i staven, däribland FamilySearch-centrens datorer:

• följa stavspresidentskapets direktiv om placering, gemensam användning, omplacering och bokning av alla stavens datorer

• föra en uppdaterad inventarieförteckning över all datorutrustning i staven, med serienummer, modell, kapacitet och placering

• se till att 1) datorer, program och konfidentiell information är skyddade och 2) datafiler säkerhetskopieras regelbundet

• vara väl bekant med de allmänna riktlinjerna för kyrkans datorer (se 38.8.10)

Stavens it-specialister samordnar vid behov församlingens it-specialisters arbete.