Kurzanleitung für JAE-Tagungen

Achten Sie bei der Planung, Organisation, Durchführung und Auswertung einer JAE-Tagung darauf, dass jeder der unten aufgeführten Punkte zielgerichtet und mit genügend Zeit erledigt werden kann. Wenn Sie in irgendeiner Phase der Tagung Fragen haben, schicken Sie eine E-Mail an: ysa-conferences@ChurchofJesusChrist.org.

1. Vor der eigentlichen Planung

Richten Sie ein JAE-Tagungskomitee ein und lassen Sie die jungen Alleinstehenden die Leitung übernehmen.
Beziehen Sie die Institutsbeauftragten und den Gebiets-Controller (oder Finanzbeauftragten) in die Planung ein.
Bemühen Sie sich um Inspiration, um Ziele und Motto der Tagung festzulegen.
Erarbeiten Sie, wie Sie die JAE-Tagung effektiv bekanntmachen wollen.
Machen Sie einen konkreten Plan zur Auswertung der Tagung.
Holen Sie die Genehmigung der Gebietspräsidentschaft ein.
Definieren Sie klar Aufgaben und Zuständigkeiten und richten Sie Unterkomitees ein.

2. Die Tagung planen, vorbereiten und bekanntmachen

Sorgen Sie für eine ausreichende Finanzierung. (Diese kann aus dem Budget des Gebiets oder der örtlichen Einheit erfolgen; unter Umständen müssen Sie zusätzliche Mittel beantragen.)
Wählen Sie den Tagungstermin so aus, dass möglichst viele junge Alleinstehende teilnehmen können. Auch soll sich der Termin nicht mit einer FSY-Tagung überschneiden.
Sorgen Sie für hinreichend Unterstützung. (Sie können Helfer aus Ihrer Einheit mobilisieren. Unterstützung bietet Ihnen auch der Hauptsitz aus den Abteilungen Publikationen und Versammlungsgebäude. Außerdem können Sie zwecks Dienstleistungen und Unterstützung externe Anbieter und Agenturen beauftragen.)
Buchen Sie Veranstaltungsorte und Dienstleister. Holen Sie sich Zusagen für Darbietungen sowie von Moderatoren und Rednern ein.
Legen Sie das Anmeldeverfahren fest und ermöglichen Sie die Registrierung so früh wie möglich (Fragen zum Zugang zu einem Registrierungssystem können Sie an Conf-Registration@ChurchofJesusChrist.org schicken).
Setzen Sie die Bewerbung der Tagung in Gang, beobachten Sie die Resonanz und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
Legen Sie fest, wie Sie mit unerwarteten Ereignissen während der Tagung umgehen wollen.

3. Die Tagung abhalten und auswerten

Führen Sie die Tagung nach Plan durch.
Halten Sie sich an den festgelegten Umgang mit unerwarteten Ereignissen.
Werten Sie die Tagung aus. (Anwesenheit erfassen, Rückmeldung der JAE zu Veranstaltungen und Erlebnissen, wie sich die Tagung auf die Einstellung, das Zeugnis und die Beteiligung in der Kirche ausgewirkt hat, Budgetausgaben und so weiter.)
Reichen Sie den Auswertungsbericht bei der Gebietspräsidentschaft und am Hauptsitz der Kirche ein.