Guida rapida alla conferenza dei GANS

Quando pianificate, organizzate, tenete e valutate una conferenza per i giovani adulti non sposati (GANS), assicuratevi che ci sia tempo sufficiente per eseguire efficacemente ciascuna delle fasi riportate di seguito. Se avete domande durante una qualsiasi delle fasi della conferenza, inviate un’e-mail all’indirizzo ysa-conferences@ChurchofJesusChrist.org.

1. Da dove iniziare

Organizzate un comitato per la conferenza dei GANS e lasciate che siano i GANS a condurre le iniziative.
Coinvolgete i rappresentanti dell’Istituto e il controllore di area (o il rappresentante finanziario) nel processo di organizzazione.
Cercate l’ispirazione per stabilire gli obiettivi e il tema della conferenza.
Create un efficace piano di promozione della conferenza dei GANS.
Create un efficace piano di valutazione della conferenza.
Ottenete l’approvazione della presidenza di area.
Definite chiaramente i ruoli e le responsabilità e organizzate i sottocomitati.

2. Pianificare, preparare e divulgare

Assicuratevi un finanziamento adeguato (che può provenire dal bilancio dell’area o dell’unità locale, oppure potreste dover richiedere ulteriori fondi ).
Scegliete le date della conferenza in modo da poter includere il maggior numero possibile di GANS e non entrare in conflitto con le conferenze FSY.
Organizzate un supporto adeguato (potreste coinvolgere volontari in loco. Potete anche ricevere supporto della sede centrale attraverso il dipartimento dei Servizi di pubblicazione o delle Proprietà Immobiliari per le case di riunione. Potete anche stipulare contratti con fornitori e agenzie di servizi e assistenza esterni).
Assicuratevi sedi, servizi e talenti, oratori e relatori.
Definite le modalità di registrazione e aprite le iscrizioni il prima possibile (per l’accesso a un sistema di registrazione, inviate le domande a Conf-Registration@ChurchofJesusChrist.org).
Attuate il piano di divulgazione, monitorate le risposte e apportate le eventuali modifiche.
Definite una procedura per gestire gli imprevisti durante la conferenza.

3. Svolgimento e valutazione della conferenza

Seguite il piano della conferenza.
Seguite la procedura per la gestione degli imprevisti.
Valutate la conferenza (registrazione delle presenze; riscontro dei GANS sugli eventi e sulle esperienze; impatto della conferenza sui comportamenti, sulla testimonianza e sulla partecipazione in Chiesa; spese di bilancio e così via).
Inviate il rapporto di valutazione alla presidenza di area e alla sede centrale della Chiesa.