Gestion d’emplacements et de salles

Consulter cet article pour connaître les dernières modifications apportées au calendrier.

Les emplacements sont gérés au niveau du pieu par les administrateurs de calendriers de pieu. Les calendriers des bâtiments appartenant à l’Église sont créés automatiquement. Un calendrier de bâtiment est créé automatiquement quand un bâtiment nouvellement construit commence à être occupé. Ne créez jamais de calendrier d’emplacement pour un bâtiment appartenant déjà à l’Église, au risque d’avoir des doublons. De nombreux pieux ont fait cette erreur. Pour la corriger, suivez les instructions qui se trouvent ci-dessous. Par ailleurs, n’utilisez jamais un calendrier de pieu ou de paroisse à la place d’un calendrier de bâtiment.

Les pieux peuvent disposer d’autres emplacements que les bâtiments, tels qu’un pavillon, un terrain de sport ou une propriété de loisirs, et les réserver. Vous pouvez créer un emplacement personnalisé que les unités de votre pieu et les unités d’autres pieux peuvent prévoir d’occuper.

Le logiciel du calendrier tire des renseignements provenant du logiciel des biens immeubles pour indiquer quels bâtiments sont affectés aux pieux et dans quels bâtiments se réunissent les paroisses. Quand les responsables des biens immeubles mettent à jour leur système, les changements sont généralement visibles dans le logiciel au bout de deux jours.

Page « Emplacements et salles »

Si vous êtes un administrateur de calendriers de pieu, sélectionnez l’option « Emplacements et salles » dans le menu du calendrier pour gérer des emplacements. Les emplacements qui peuvent être réservés par votre pieu et vos paroisses sont énumérés à la page « Emplacements et salles ».

La première section de cette page indique les emplacements gérés par votre pieu.

• Emplacement attribué par les biens immeubles. Il s’agit des bâtiments dont la gestion est attribuée à votre pieu par le responsable des biens immeubles. S’il ne vous est pas permis de planifier des événements dans un calendrier de bâtiment, un message s’affichera. Les responsables des biens immeubles donnent tout d’abord un nom à ces bâtiments. Vous pouvez ensuite le renommer en fonction de l’appellation utilisée par les membres locaux. Des paroisses d’autres pieux peuvent se réunir dans votre bâtiment. C’est assez courant et toujours annoncé dans le logiciel du calendrier. Toutes les paroisses qui utilisent un bâtiment disposent automatiquement de droits leur permettant d’ajouter des événements au calendrier. Selon les règles, il est impossible de les leur retirer. Si cette liste est erronée, vous devez prendre contact avec vos responsables des biens immeubles.
• Emplacements personnalisés. Si des emplacements personnalisés ont été créés, ils sont aussi indiqués dans la section sous votre pieu. Cette liste vous permet de voir si des emplacements personnalisés ne sont pas erronés et devraient plutôt être intégrés au calendrier des biens immeubles.

La section suivante de cette page énumère les emplacements gérés par d’autres pieux. Au moins une unité de votre pieu possède le droit de planifier un événement dans ces emplacements.

• Emplacement attribué par les biens immeubles. Il s’agit des bâtiments dans lesquels au moins une paroisse se réunit. Si la liste est erronée, vos responsables des biens immeubles doivent mettre à jour leurs attributions de bâtiments.
• Attribué par un autre pieu. Il s’agit des bâtiments appartenant à un autre pieu et dont au moins l’une de vos paroisses a reçu l’autorisation du pieu en question d’y prévoir des événements, même si la paroisse ne l’utilise pas à l’heure actuelle (elle a pu l’utiliser par le passé). Si cette liste est erronée, demandez à l’autre pieu de mettre à jour les droits de planification pour ce bâtiment.
• Emplacements personnalisés. Il s’agit des emplacements appartenant à un autre pieu et dont au moins l’une de vos paroisses a reçu l’autorisation du pieu en question d’y prévoir des événements. Si certains de ces emplacements personnalisés sont des bâtiments appartenant à l’Église, l’autre pieu doit transférer les événements les concernant dans le calendrier de bâtiment des biens immeubles approprié. Quand une paroisse arrive dans un bâtiment ou en part, les calendriers personnalisés ne sont pas automatiquement mis à jour.

Détails concernant un emplacement

En cliquant sur un emplacement, vous êtes redirigés vers la page « Détails de l’emplacement ». Pour réserver un bâtiment, vous devez le faire à partir de cette page et activer l’option de planification. Étapes importantes à suivre :

• Nom de l’emplacement. Renommez le bâtiment en utilisant l’appellation utilisée par les membres locaux. Ne nommez jamais un bâtiment « Centre de pieu ». Ajoutez le nom ou les initiales de votre pieu au nom. Si deux pieux se partagent des bâtiments (selon ce qui en est convenu ou par erreur), et que les deux pieux disposent de bâtiments appelés simplement « Centre de pieu », les membres ne feront pas la différence et se rendront dans le mauvais bâtiment.
• Disponibilité. Cochez la case « Planification possible pour cet emplacement ».
• Salles et matériel. Indiquez les salles ou le matériel (par exemple un téléviseur) que vous voulez réserver dans le bâtiment. Nommez les salles selon la manière dont les membres locaux les désignent ou selon les signes distinctifs extérieurs. Évitez d’ajouter des salles qui servent uniquement lors des réunions habituelles du dimanche, puisque leur réservation n’est pas nécessaire. En ce qui concerne la planification d’événements dans une salle culturelle dotée de cloisons, réfléchissez s’il faut toujours la considérer comme une salle unique (« la salle culturelle ») ou prendre en considération chaque salle que les cloisons peuvent créer. Vous pouvez renommer les salles personnalisées à tout moment. Cependant, pour changer le nom par défaut d’une salle, il vous faut transférer tous les événements prévus pour cette salle dans le calendrier d’une salle personnalisée.
• Unités qui peuvent planifier des événements dans un bâtiment, mais qui n’y tiennent pas leurs réunions de l’Église. Si vous ne voulez pas que toutes les paroisses de votre pieu planifient des événements dans ce bâtiment, désactivez le curseur des paroisses en question. Il est possible qu’une paroisse extérieure à votre pieu et qui ne se réunit pas dans le bâtiment ait besoin des droits pour y planifier des événements. Vous pouvez ajouter cette paroisse manuellement.
• Unités qui peuvent planifier des événements dans un bâtiment et qui y tiennent leurs réunions de l’Église. Vous ne pouvez pas modifier cette section. Il s’agit des paroisses tenant leur réunion dans le bâtiment que les responsables des biens immeubles leur ont attribué. Si la liste est erronée, prenez contact avec vos responsables des biens immeubles et demandez-leur de mettre à jour leurs registres.

Une fois les changements nécessaires effectués, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Résoudre des erreurs dans les emplacements des bâtiments personnalisés

En créant un emplacement personnalisé pour un bâtiment appartenant à l’Église, de nombreux pieux ont créé par erreur des calendriers de bâtiment en double. Une fois l’erreur détectée, ils désactivent généralement le calendrier du bâtiment des biens immeubles et continuent d’utiliser le calendrier du bâtiment personnalisé. Avec le temps, cela peut provoquer une grande confusion. En effet, le siège de l’Église reçoit souvent des appels dès lors que des paroisses changent de bâtiments ou que de nouvelles paroisses sont créées et que les limites des pieux sont en conséquence modifiées. En ce qui concerne les emplacements personnalisés, les droits de planification ne sont pas automatiquement accordés aux unités qui arrivent dans ce bâtiment ou en partent. Lorsque les dirigeants de pieux appellent de nouveaux dirigeants, ceux-ci ne comprennent pas la raison pour laquelle ces calendriers de bâtiment personnalisés ont été créés.

Voici les étapes que doit suivre un administrateur de calendriers de pieu pour fusionner le calendrier d’un bâtiment personnalisé avec le calendrier de bâtiment des biens immeubles approprié :

1. Trouvez le calendrier des biens immeubles qui concerne ce bâtiment. L’adresse du bâtiment apparaît dans les « Détails de l’emplacement ». Sélectionnez ce bâtiment puis sélectionnez les mêmes salles que celles indiquées dans le calendrier du bâtiment personnalisé qui fait office de doublon. Désignez-vous temporairement comme gestionnaire du calendrier de ce bâtiment. Activez l’option de planification d’événements dans ce bâtiment.
2. Changez le nom du calendrier de bâtiment personnalisé qui fait office de doublon. Attribuez-lui un nom du genre « NE PAS PLANIFIER », mais laissez la case de planification activée. Désignez-vous également comme gestionnaire du calendrier du bâtiment responsable de cet emplacement.
3. Allez sur votre calendrier principal et affichez uniquement les événements de l’emplacement « NE PAS PLANIFIER ». Modifiez chaque événement de l’emplacement personnalisé et prêtez attention aux salles concernées par chacun des événements. Remplacez l’emplacement par le bâtiment approprié, sélectionnez à nouveau les salles où se déroulera l’événement et enregistrez.
4. Une fois que tous les événements à venir ont été transférés dans le calendrier du bâtiment approprié, vous pouvez supprimer l’emplacement personnalisé « NE PAS PLANIFIER ».
5. Vérifiez les détails du calendrier de bâtiment restant pour vous assurer que les paroisses concernées possèdent les droits d’y planifier des événements.

Nouveaux pieux

Lorsqu’un pieu est créé, il faut se rendre à la page « Emplacements et salles » pour s’assurer que les responsables des biens immeubles ont attribué les bâtiments appropriés au nouveau pieu et accordé aux bonnes paroisses les droits de planification d’événements dans ces bâtiments. Le calendrier est automatiquement mis à jour lorsque les responsables des biens immeubles mettent à jour leur système.

Nouvelles paroisses

Lorsqu’une paroisse est créée, les responsables des biens immeubles doivent lui attribuer le bâtiment qui convient. La paroisse reçoit ensuite automatiquement les droits d’y planifier des événements sauf si le pieu utilise un calendrier personnalisé pour ce bâtiment. Vérifiez les détails concernant l’emplacement pour vous assurer que la nouvelle paroisse figure dans la liste.

Les paroisses qui changent de bâtiment

Pour attribuer un autre bâtiment à votre paroisse, il faut que vos responsables des biens immeubles mettent à jour leurs registres dans leur logiciel qui s’appelle FMAT. La paroisse reçoit ensuite automatiquement les droits de planifier des événements dans le nouveau bâtiment qui lui est attribué. Les éditeurs de calendriers de paroisse doivent transférer les événements à venir dans le calendrier du nouveau bâtiment.

Paroisses déplacées dans un autre pieu

Une fois que les responsables des limites géographiques et des dirigeants au siège de l’Église mettent à jour l’Annuaire des Organisations et des Dirigeants de l’Église (CDOL), la paroisse fait partie d’un nouveau pieu. La paroisse reçoit automatiquement l’accès aux calendriers de son nouveau pieu. Ces calendriers s’affichent automatiquement dans le volet gauche. Dans les deux pieux, les administrateurs de calendriers de pieu doivent vérifier les détails de l’emplacement correspondant au bâtiment où la paroisse se réunit.

Nouveaux bâtiments

En ce qui concerne un nouveau bâtiment, les responsables des biens immeubles ont deux choses à faire dans leur logiciel FMAT : attribuer le bâtiment au pieu qui convient et attribuer le bâtiment aux paroisses qui vont s’y réunir. La date d’occupation du bâtiment doit avoir été dépassée. Si les étapes sont accomplies correctement, vous verrez que le bâtiment figure dans la bonne liste sur la page « Emplacements et salles ». Vous verrez aussi que les noms des paroisses assignées à ce bâtiment figurent dans les « Détails de l’emplacement ». Vous devrez ajouter des renseignements concernant les salles du nouveau bâtiment, le nom du gestionnaire du calendrier du bâtiment, etc. Voir ci-dessus.

Un bâtiment qui n’est plus attribué au même pieu

Lorsque le pieu gestionnaire d’un bâtiment doit changer, les responsables des biens immeubles mettent à jour leurs registres dans le logiciel FMAT. Le pieu qui se voit attribuer la gestion de ce bâtiment recevra les droits de modifier la page « Emplacement et salles » de ce bâtiment. La section « Détails de l’emplacement » devra faire apparaître le nom du nouveau gestionnaire de calendrier pour ce bâtiment. Vous devez vérifier les unités qui peuvent planifier des événements dans ce bâtiment.

Si le pieu précédent a par erreur créé un « Emplacement personnalisé » pour ce bâtiment, le calendrier personnalisé qui a été utilisé ne peut pas être transmis au nouveau pieu auquel on a attribué ce bâtiment. Le pieu auquel on a attribué ce bâtiment doit créer le calendrier de bâtiment des biens immeubles qui convient. Il faudra modifier tous les événements à venir pour les transférer dans le calendrier approprié.