undefined undefined ロケーションと部屋の管理
一歩ずつ

ロケーションと部屋の管理

カレンダーに関する最新の変更については,この記事を参照してください

ロケーションは,ステークレベルで,ステークカレンダー管理者が管理します。教会所有の建物のカレンダーは,自動的に作成されます。建物カレンダーは,新たに完成した建物の使用が始まると,自動的に作成されます。教会所有の建物にはロケーションカレンダーを作成しないでください。カレンダーが重複して作成されてしまいます。多くのステークがこの間違いを犯しています。その場合の解決方法は,下記をご覧ください。また,ステークカレンダーやワードカレンダーは,建物カレンダーとして使わないでください。

ステークが,展示場や球技場,レクリエーション施設など,予約を入れることのできるロケーションを建物のほかにも持っている場合があります。ステーク内のワードだけでなくステーク外のワードも予約できるカスタムロケーションを作成することができます。

カレンダーシステムは「施設」システムを使って,どの建物がステークに割り当てられていてどのワードがその建物に出席しているのかを把握しています。施設部がシステム上で更新すると,2日後には,それがカレンダーシステムに反映されます。

「ロケーションと部屋」ページ

ステークカレンダー管理者は,カレンダーの設定メニューから「ロケーションと部屋」のオプションを選択して,ロケーションを管理します。あなたのステークとワードが予定を入れることのできるロケーションは,「ロケーションと部屋」ページに表示されています。

このページの最初のセクションは,あなたのステークによって管理されているロケーションのリストです。

  • 施設部による割り当てここに表示されているのは,施設部があなたのステークに管理を割り当てている建物です。建物カレンダーが予約不可の場合は,その近くにメッセージが表示されています。これらの建物は,施設部が初期設定で名称を付けていますが,地元の会員が使っている呼称を使い,名称を変えてください。ほかのステークのワードがその建物で集会を開いている場合があります。それはよくあることで,カレンダーシステムはそれに対応しています。予約を入れる権限は,建物を使用するすべてワードに自動的に与えられますし,その権限を削除することができないことは,方針で定められています。そのリストに間違いがある場合は,施設部グループに連絡してください。
  • カスタムロケーション。カスタムロケーションを作成している場合は,それもあなたのステークのリストに表示されます。このリストを見ると,建物として間違って使われていて,施設部の建物カレンダーに移さなければならないカスタムロケーションがどれなのかはっきりと分かります。

このページの次のセクションは,ほかのステークによって管理されているロケーションのリストです。ここに表示されているロケーションを予約する権限は,あなたのステーク内の少なくとも一つのユニットが持ちます。

  • 施設部による割り当てここに表示されているのは,少なくとも一つのワードが集会を開いている建物です。表示に間違いがあれば,担当する施設グループにその建物の割り当てを更新してもらう必要があります。
  • ほかのステークによる割り当てここに表示されているのは,別のステークが,あなたのステークの少なくとも一つのワードに予約を許可したものの,そのワードは(過去に集会を開いていたにしても)そこで集会を開いていない建物です。表示に間違いがあれば,その別のステークに連絡して,そのステークがその建物に予約を入れる権限を更新してもらう必要があります。
  • カスタムロケーション。ここに表示されているのは,別のステークがあなたのステークの少なくとも一つのワードに予約を許可したカスタムロケーションです。このようなカスタムロケーションの中に教会所有の建物がある場合は,その別のステークに,然るべき施設部の建物カレンダーに行事を移してもらう必要があります。ワードが建物を出たり入ったりする際に,カスタムカレンダーに予約を入れる権限は自動的には更新されません。

「ロケーションの詳細」ページ

ロケーションの名称をクリックすると,「ロケーションの詳細」ページが開きます。建物に予約を入れるには,このページから設定して予約できるようにします。重要な手順には以下のものがあります:

  • ロケーションの名称。建物の名称を,地元の会員に分かる名称に変えます。建物に「ステークセンター」という名称は絶対に付けないでください。名称にはステークの名称またはイニシャルを入れます。建物を複数のステークで共有していて(または間違って共有していることになっていて),どちらのステークも「ステークセンター」という名称を付けていた場合,会員は見分けることができず,間違った建物に行ってしまいます。
  • 予約状況「このロケーションは予約可能です」のボックスにチェックを入れます。
  • 部屋と設備。その建物で予約する部屋と設備(テレビモニターなど)を指定してください。地元の会員に分かる名称または部屋の外に付いているラベルにあるのと同じ名称を使います。日曜日の集会の時間帯のみ使用する部屋で予約する必要のない部屋は,追加しないでください。間仕切りのあるカルチャーホールの場合は,仕切られた部屋別に予約するのか,常に「カルチャーホール」としてまとめて予約するのかを検討してください。ユーザー設定の部屋の名称はいつでも変えることができますが,デフォルトの部屋の名称を変える場合は,すべての行事をユーザー設定の部屋に移さなければなりません。
  • 予定に入れることができるが,ここで教会の集会を開かないユニット。あなたのステークのすべてのワードにこの建物の予約を入れてほしくない場合は,該当するワードのスライダーを無効にしてください。あなたのステーク外のワードが,その建物で集会を開いていないのに,その建物に予約を入れる権限を必要とする場合があるかもしれません。その場合には,そのワードを手動で追加することができます。
  • 予約を入れることができ,ここで教会の集会を開くことのできるユニット。このセクションは変更することができません。表示されているのは,施設部から割り当てられた建物で集会を開いているワードです。表示に間違いがあれば,担当する施設グループに連絡して,その建物の記録を更新してもらってください。

変更を加えたら,「保存」ボタンをクリックします。

建物のカスタムロケーションの修正。

教会所有の建物にカスタムロケーションを作成したために重複する建物カレンダーが間違って作成されているステークが,たくさんあります。そして,その間違いに気づくと,施設部の建物カレンダーを無効にして,その建物のカスタムカレンダーを使い続けることがよくあります。これは,時が経つと混乱を招く原因になりかねず,ワードが別の建物に移った場合や,新しいワードができた場合,ステークの管轄区域が変更された場合に教会本部に電話が入ることがよくあります。カスタムロケーションについては,ワードが建物から出たり入ったりする際に,予約を入れる権限が自動的にはユニットに割り当てられません。ステークの指導者が変わると,新しい指導者はこのようなユーザー設定の建物がなぜ作られたのか分からず,戸惑います。

ステークカレンダー管理者がユーザー設定の建物カレンダーを然るべき施設部の建物カレンダーに移す手順を,以下に記載します。

  1. その建物の然るべき施設部のカレンダーを見つけます。建物の住所は,「ロケーションの詳細」に表示されます。その建物を選択し,重複するユーザー設定の建物カレンダーと同じ部屋を選択します。あなた自身を仮の建物スケジュール管理者にします。この建物を予約可能にします。
  2. 重複するユーザー設定の建物カレンダーの名称を「予約しないこと」などの名称に変更します。ただし,予約可能のチェックボックスにはチェックを入れたままにしてください。このロケーションについても,あなた自身を建物スケジュール管理者にしてください。
  3. あなたのメインカレンダーを開き,「予約しないこと」と名称を変更したロケーションの行事のみ表示します。カスタムロケーションで行われる将来の行事を一つ一つ編集して,その行事の予約を入れた部屋をメモし,ロケーションを然るべき建物に変更し,その行事を行う部屋を選び直して保存します。
  4. 将来の行事をすべて然るべき建物カレンダーに移す作業が完了したら,ユーザー設定の「予約しないこと」と名称を変更したロケーションを削除することができます。
  5. 残りの建物カレンダーの詳細を確認して,然るべきワードが予約する権限を持っていることを確認します。

新しいステーク

新たに組織されたステークについては,「ロケーションと部屋」ページを見て,施設部が建物を正しく新しいステークに割り当てていて,ワードが正しくそれぞれの建物に割り当てられているか,確認してください。カレンダーは,施設部による更新を基にして自動的に更新されます。

新しいワード

ワードが組織されると,施設部はそのワードに然るべき建物を割り当てます。すると,ステークがその建物についてユーザー設定のカレンダーを使っていない場合は,そのワードは自動的にその建物に予約を入れる権限を持つようになります。ロケーションの詳細を見て,新しいワードが表示されているか確認してください。

違う建物に移動するワード

あなたのワードを違う建物に割り当てるには,担当する施設グループが,FMATというシステムでその記録を更新する必要があります。そうすると,自動的に新しい建物に予約する権限がそのワードに与えられます。ワードのカレンダー編集者は,ワードの将来の行事を新しい建物に移してください。

違うステークに移動するワード

教会本部の「管轄区域と指導者」グループが教会組織・指導者住所録(CDOL)を更新すると,ワードは新しいステークに割り当てられます。するとそのワードは自動的に,その新しいステークのカレンダーを使用できるようになります。これらのカレンダーは,左パネルに自動的に表示されます。両方のステークのステークカレンダー管理者は,そのワードが集会を開くロケーションの詳細を見て,そのワードが正しく表示されているか確認すべきです。

新しい建物

新しい建物については,施設部は,次の二つの作業をFMATというシステムで行わなければなりません:該当するステークに建物を割り当てること,該当するワードを新しい建物に割り当てること。また,施設部の記録で,使用開始日も過ぎていなければなりません。手続きが正しく行われると,「ロケーションと部屋」ページの該当するリストに建物が表示されます。「ロケーションの詳細」には建物に割り当てられているワードが正しく表示されます。あなたは新しい建物の部屋や建物スケジュール管理者などを設定する必要があります。上記参照。

ほかのステークに変更する建物

ある建物の代表ステークを別のステークに割り当てるという決定が下された場合,施設部はその記録をFMATというシステムで更新します。すると,建物を受け取る側のステークは,その建物を「ロケーションと部屋」ページで編集する権限を持つようになります。建物を受け取るステークの管轄区域に居住する新しい建物スケジュール管理者を,「ロケーションの詳細」で割り当てる必要があります。どのユニットがその建物に予約を入れられるのか,確認してください。

ほかのステークがこの建物のカスタムロケーションを間違って使っている場合,ユーザー設定の建物のカレンダーは受け取る側のステークに移動することができません。受け取る側のステークは,然るべき施設部の建物カレンダーを設定するべきであり,将来行われる予定の行事はすべて編集して,該当する建物に移す必要があります。