Enregistrer des dépenses et des remboursements

Règles et principes

Chaque pieu et chaque paroisse doit rembourser aux membres les dépenses qui ont été autorisées. Lors des activités, les membres ne doivent ni payer de frais de participation, ni fournir de matériel ou de fournitures à leurs propres frais, ni payer de frais de location, d’admission ou de transport sur de longues distances. On peut organiser des activités pour lesquelles beaucoup de membres apportent de la nourriture, si cela n’est pas pour eux une charge trop lourde.

L’approbation du président de pieu ou de l’évêque est obligatoire avant d’engager toute dépense. Son approbation peut être verbale ou écrite.

Les membres qui demandent un remboursement doivent :

• Indiquer la catégorie du budget à laquelle correspond la dépense.
• Fournir un reçu ou des factures électroniques (photo ou copie numérisée) ou au format papier.
  
  • On doit trouver sur chaque reçu ou facture (y compris ceux fournis par Venmo, PayPal, etc.) le nom du marchand ou le lieu de l’achat, le détail des articles achetés, le montant et la date de l’achat.
  • Chaque reçu doit comprendre le détail de toute les taxes payées (taxe sur les ventes, taxe sur la valeur ajoutée, etc.) incluses dans le montant total.
  • Si le reçu ou la facture a été perdu ou qu’une preuve de paiement par voie électronique (par exemple, Venmo, PayPal ou autres) ne comprend pas le nom du marchand ou le lieu de l’achat, le détail des articles achetés, le montant et la date de l’achat, alors le membre doit fournir une déclaration écrite contenant ces renseignements.

Les renseignements concernant les remboursements ou les dépenses sont saisis dans la « Documentation pour dirigeants et greffiers » (LCR) ou dans l’application « Outils pour les membres ». Les unités n’utilisant pas la « Documentation pour dirigeants et greffiers » (LCR) doivent suivre les procédures locales.

Chaque dépense doit être approuvée par deux dirigeants autorisés ; l’un d’eux doit faire partie de la présidence de pieu ou de l’épiscopat. Un dirigeant n’est pas autorisé à approuver la dépense si c’est lui le bénéficiaire du paiement ou de l’aide en provenance du fonds de jeûne.

Le président de pieu ou l’évêque doit également examiner chaque dépense, à moins qu’il ne soit l’un des approbateurs initiaux.

Si la dépense doit être payée par transfert électronique de fonds (TEF), le greffier doit s’assurer que le membre a indiqué le compte sur lequel effectuer le remboursement (cliquez ici pour plus de renseignements). Le greffier doit saisir et enregistrer les dépenses dans la « Documentation pour dirigeants et greffiers » ou l’application « Outils pour les membres ». La banque fera un transfert électronique de fonds et le membre recevra un courriel l’informant que la somme sera versée d’ici deux à quatre jours ouvrables.

Si la dépense est remboursée par chèque, c’est le greffier qui recevra les formulaires correspondants et l’approbation. Il doit préparer le chèque et le faire signer par les personnes autorisées. Les chèques ne doivent être signés qu’une fois qu’ils ont été dûment remplis.

ÉTAPE 1

Réception d’une demande de paiement accompagnée d’un reçu ou d’une facture.

ÉTAPE 2 : ONGLET « SAISIR LES DÉPENSES »

Saisissez les renseignements concernant la dépense dans la « Documentation pour dirigeants et greffiers » ou l’application « Outils pour les membres », joignez le ou les reçus par voie électronique et obtenez une deuxième approbation pour chaque dépense. (Pour les paiements d’entraide, saisissez le nom du bénéficiaire du fonds de jeûne.)

ÉTAPE 3 : ONGLET « APPROUVER LES DÉPENSES »

Chaque vérificateur doit examiner les reçus et approuver chaque dépense. Les dépenses peuvent être approuvées sur l’ordinateur de l’Église ou à distance si les reçus ont été joints par voie électronique.

Si des chèques ont été remplis, signez-les (deux signatures obligatoires).

ÉTAPE 4 : ONGLET « VÉRIFICATION DU PRÉSIDENT DE BRANCHE/DE L’ÉVÊQUE »

Le président de branche ou l’évêque doit approuver toutes les dépenses. Pour ce faire, il doit sélectionner chaque dépense dans l’onglet « Vérification » et cliquer sur le bouton Vérifié.

Les dépenses approuvées apparaissent dans l’onglet « Résumé des dépenses ».

Classez les reçus s’ils n’ont pas été joints par voie électronique.

ÉTAPE 5

Les paiements effectués par transfert électronique de fonds (TEF) seront directement versés sur le compte désigné pour les remboursements.

Remettez le ou les chèques en main propre ou envoyez-les par courrier. Pour les paiements d’entraide, envoyez le chèque au bénéficiaire du paiement ; ne remettez pas le chèque au membre.

Procédures à suivre dans l’application « Outils pour les membres »

Selon la région où se situe votre unité, la manière d’enregistrer les dépenses peut varier légèrement. Pour toute question, adressez-vous aux bureaux administratifs dont vous dépendez. Il est possible de saisir les demandes de remboursement dans l’application « Outils pour les membres » avec ou sans connexion à l’Internet. Si les demandes de remboursement sont saisies sur un appareil qui n’est pas connecté à l’Internet, les renseignements saisis seront stockés dans la mémoire de l’appareil utilisé et transmis lorsqu’une connexion à l’Internet sera disponible. Assurez-vous de verrouiller l’appareil lorsque vous ne l’utilisez pas.

Saisir les dépenses

Les dirigeants et les greffiers d’unité peuvent enregistrer les dépenses liées aux activités de l’Église en procédant comme suit :

• Sur un appareil mobile, ouvrez l’application Outils pour les membres.
• Saisissez l’identifiant et le mot de passe de votre compte de l’Église et votre code pin si nécessaire.
• Rendez-vous dans le menu Finances.
• Puis cliquez sur Dépenses.
• Pour saisir une nouvelle dépense, cliquez sur le bouton Ajouter (+).
• Sélectionnez le Bénéficiaire dans la liste.
  
  • Pour ajouter un bénéficiaire, cliquez sur Nouveau bénéficiaire et saisissez les renseignements nécessaires, puis cliquez sur Ajouter un bénéficiaire.
• Sélectionnez le Mode de paiement dans la liste.
• Saisissez l’Objet de la dépense. (L’objet doit être aussi concis que possible. Si vous avez besoin de plus d’espace, notez les renseignements supplémentaires sur un document séparé [au format papier ou numérique] que vous joindrez à la demande avec le reçu).
• Sélectionnez une Catégorie dans la liste. Si la catégorie concerne une offrande de jeûne, sélectionnez le Bénéficiaire.
• Saisissez le Montant.
• Ajoutez d’autres catégories et montants si nécessaire.
• Pour ajouter un reçu :
  
  • Cliquez sur Ajouter un reçu.
  • Téléversez une photo du reçu ou prenez une photo du reçu avec l’appareil photo de votre appareil mobile. Vérifiez la photo.
  • Cliquez sur OK ou Réessayer.
  • Vérifiez tous les renseignements concernant le paiement. Ajoutez tous les autres renseignements ou reçus nécessaires concernant le paiement (si vous souhaitez donner une description plus détaillée, utilisez une feuille séparée pour le faire. Celle-ci pourra ensuite être photographiée et jointe comme justificatif supplémentaire de la dépense).
• Cliquez sur Transmettre.

Vérifier les dépenses

Les dirigeants et les greffiers d’unité peuvent examiner et transmettre les dépenses concernant des demandes de paiement liées à des dépenses pour l’Église en procédant comme suit :

• Sur un appareil mobile, ouvrez l’application Outils pour les membres.
• Saisissez l’identifiant et le mot de passe de votre compte de l’Église et votre code pin si nécessaire.
• Rendez-vous dans le menu Finances.
• Puis cliquez sur Dépenses.
• Allez à la section Dépenses à vérifier dans l’onglet Approuver.
• Vérifiez les dépenses, notamment les reçus associés.
• Modifiez les dépenses si nécessaire.
• Cliquez sur Transmettre ou Supprimer.

Approuver les dépenses

Chaque dépense doit être approuvée par deux utilisateurs autorisés. Voici les utilisateurs autorisés :

Seules les dépenses pour lesquelles un reçu est joint par voie électronique peuvent être approuvées dans « Outils pour les membres ». Les dépenses pour lesquelles il n’y a pas de reçu joint par voie électronique doivent être approuvées dans la « Documentation pour dirigeants et greffiers ».

Les dirigeants et les greffiers d’unité peuvent approuver les dépenses pour l’Église en procédant comme suit :

• Sur un appareil mobile, ouvrez l’application Outils pour les membres.
• Saisissez l’identifiant et le mot de passe de votre compte de l’Église et votre code pin si nécessaire.
• Rendez-vous dans le menu Finances.
• Puis cliquez sur Dépenses.
• Allez à la section Dépenses à approuver dans l’onglet Approuver.
• Vérifiez la dépense, notamment les reçus joints.
• Pour modifier la dépense, cliquez sur Modifier (saisissez la raison de la modification puis cliquez sur Modifier).
• Cliquez sur Approuver ou Rejeter pour terminer la procédure (avant de cliquer sur Rejeter, saisissez la raison du rejet).

Dépenses rejetées

Si une dépense a été rejetée lors du processus d’approbation, elle s’affichera dans l’onglet « Dépenses rejetées ». La dépense pourra être modifiée et envoyée de nouveau pour approbation. Elle pourra aussi être supprimée si elle n’est plus valide.

Selon l’endroit où se situe votre unité, la procédure de révision et de traitement des dépenses rejetées peut varier légèrement. Pour toute question, adressez-vous aux bureaux administratifs dont vous dépendez.

• Sur un appareil mobile, ouvrez l’application Outils pour les membres.
• Saisissez l’identifiant et le mot de passe de votre compte de l’Église et votre code pin si nécessaire.
• Rendez-vous dans le menu Finances.
• Puis cliquez sur Dépenses.
• Rendez-vous dans l’onglet Dépenses rejetées.
• Dans l’onglet « Dépenses rejetées », vous trouverez la liste de toutes les dépenses rejetées nécessitant peut-être des renseignements supplémentaires ou des modifications pour être approuvées.
• Pour modifier la dépense, cliquez dessus. Remarque : Si la dépense doit être supprimée, cliquez sur Supprimer, sur la dépense.

Une fois les modifications effectuées et les reçus vérifiés, cliquez sur Transmettre. La dépense sera transmise pour approbation. Ou cliquez sur Sélectionner le bénéficiaire.

Procédures à suivre dans la « Documentation pour dirigeants et greffiers »

Selon la région où se situe votre unité, la manière d’enregistrer les dépenses peut varier légèrement. Pour toute question, adressez-vous aux bureaux administratifs dont vous dépendez.

Saisir les dépenses

1. Dans la barre de menu de la « Documentation pour dirigeants et greffiers », cliquez sur Finances puis sur Dépenses.
2. Cliquez sur Saisir les dépenses, puis sélectionnez le type de paiement approprié. Remarque : L’option permettant de sélectionner le type de paiement ne s’affichera pas si votre unité ne dispose que d’un seul type de paiement. Pour la plupart des régions, le type de paiement par défaut est le transfert électronique de fonds.
3. Dans le champ Numéro de référence, saisissez un numéro de référence, s’il n’est pas indiqué automatiquement ;
4. Dans le champ Date, saisissez la date, si elle n’est pas indiquée automatiquement ;
5. Dans le champ Bénéficiaire du paiement, saisissez le nom du bénéficiaire du paiement ou cliquez sur la flèche de la liste déroulante et recherchez son nom dans la liste. Si le bénéficiaire du paiement ne figure pas dans la liste, cochez la case Inclure les bénéficiaires « hors de l’unité » ou ajoutez-le comme nouveau bénéficiaire en cliquant sur Ajouter un bénéficiaire et saisissez les renseignements demandés. Remarque : Si votre unité dispose du paiement électronique et si le bénéficiaire est un membre de l’Église dont les coordonnées bancaires ne sont pas disponibles, demandez-lui de les ajouter depuis la section « Compte de remboursement des dépenses » sur ChurchofJesusChrist.org/donations/#/settings après s’être connecté à son compte de l’Église. Remarque : Si vous faites un paiement anticipé à un membre, sélectionnez l’option Oui. Dans le cas d’un paiement anticipé, il ne vous sera pas demandé de téléverser un reçu immédiatement. Une action à entreprendre s’affichera sur le tableau de bord et dans le rapport financier de l’unité pour rappeler aux dirigeants de l’unité de téléverser le reçu lorsqu’il sera disponible.
6. Dans le champ Objet, saisissez l’objet de la dépense. Remarque : Si vous êtes dans une région où l’Église doit payer la taxe sur les ventes ou d’autres taxes sur les achats, la première catégorie sera celle des taxes.
7. Dans le champ Montant, saisissez le montant de la dépense. Remarque : Si vous êtes dans une région où l’Église doit payer la taxe sur les ventes ou d’autres taxes sur les achats, vous devez saisir le montant total hors taxes.
8. Si le paiement concerne plusieurs catégories, cliquez sur le champ Catégorie suivant, puis répétez l’étape.
9. Pour un paiement d’entraide, saisissez le nom du membre qui reçoit l’aide des fonds d’offrande de jeûne dans le champ Sélectionner le bénéficiaire, ou cliquez sur la flèche de la liste déroulante pour rechercher son nom dans la liste. Si le bénéficiaire du paiement n’est pas dans la liste, cochez la case Inclure les bénéficiaires « hors de l’unité » ou ajoutez-le comme nouveau bénéficiaire en cliquant sur Ajouter un bénéficiaire et en saisissant les renseignements demandés.
10. Pour joindre un fichier par voie électronique, cliquez sur Choisir un fichier pour rechercher l’image du reçu ou sélectionnez le fichier dans son emplacement d’origine et faites-le glisser dans la zone Téléverser les reçus (le champ sera mis en surbrillance lorsque le fichier sera déplacé dans la zone appropriée). Si vous utilisez un smartphone pour saisir la dépense, vous pouvez vous servir de l’appareil photo du téléphone pour prendre une photo du reçu et l’ajouter.
11. Cliquez sur Vérifier, pour afficher le reçu, puis sur Enregistrer. Remarque : Chaque reçu téléversé doit être vérifié avant que la dépense puisse être enregistrée.
    

Approuver des dépenses

Chaque dépense doit être approuvée par deux utilisateurs autorisés. Voici les utilisateurs autorisés :

Pour approuver des dépenses sans reçus joints par voie électronique :

1. Cliquez sur Approuver les dépenses depuis la page « Dépenses » ou le tableau de bord.
2. Cliquez sur Approuver les dépenses accompagnées de reçus imprimés.
3. Cochez la case en regard de chaque dépense de la liste ou la case en haut de la colonne pour sélectionner toutes les dépenses de la liste.
4. Cliquez sur Approuver.
5. Si nécessaire, deux utilisateurs autorisés devront saisir l’identifiant et le mot de passe de leur compte de l’Église afin d’approuver les dépenses sélectionnées.
   

Pour approuver les dépenses accompagnées de reçus numériques (scan ou photo) :

1. Cliquez sur Approuver les dépenses depuis la page « Dépenses » ou le tableau de bord.
2. Cliquez sur Approuver les dépenses accompagnées de reçus numériques.
3. Cliquez sur Vérifier les reçus joints (chaque reçu doit être vérifié avant que la dépense puisse être approuvée).
4. Cliquez sur Accepter si le reçu correspond à la dépense. Sinon, cliquez sur Rejeter. Remarque : Si la dépense est rejetée, indiquez la raison du rejet. La dépense apparaîtra alors dans l’onglet « Dépenses en attente » et pourra être modifiée ou supprimée.
5. Cliquez sur Approuver.
6. Après avoir cliqué sur Approuver, vous devrez saisir l’identifiant et le mot de passe de votre compte de l’Église. Le second vérificateur aura la possibilité de voir qui est le premier vérificateur de la dépense. Si l’un des approbateurs de la dépense n’est pas le président de pieu ou l’évêque, la dépense apparaîtra alors dans l’onglet « Vérification de l’évêque » ou « Vérification du président de pieu » pour l’approbation finale.
   

Vérifier les dépenses

Toutes les dépenses doivent être approuvées par l’évêque ou le président de pieu. La « Documentation pour dirigeants et greffiers » (LCR) permet d’approuver chaque dépense par voie électronique. Si le président de pieu ou l’évêque a approuvé la dépense à l’étape précédente, la dépense ne figurera pas sur cette page et ne requiert aucune action supplémentaire de la part du président de pieu ou de l’évêque.

1. Dans la barre de menu de la « Documentation pour dirigeants et greffiers », cliquez sur Finances, puis sur Dépenses.
2. L’onglet « Vérification de l’évêque » affiche la liste de toutes les dépenses que l’évêque n’a pas approuvées. Remarque : Si votre unité est un pieu, un district ou une branche, cet onglet s’appellera « Vérification du président ».
3. Vérifiez les détails de chaque dépense ; si un reçu a été joint par voie électronique, vous verrez l’icône PDF.
4. Pour approuver la dépense, cochez la case en regard de chaque ligne de dépense, puis cliquez sur Approuver.
   

Dépenses en attente

Si une dépense a été rejetée lors de la procédure d’approbation, elle s’affichera dans la page des dépenses en attente. La dépense pourra être modifiée et envoyée de nouveau pour approbation. Elle pourra aussi être supprimée si elle n’est plus valide.

Selon l’endroit où se situe votre unité, la procédure de vérification et de traitement des dépenses en attente peut varier légèrement. Pour toute question, adressez-vous aux bureaux administratifs dont vous dépendez.

1. Dans la barre de menu de la « Documentation pour dirigeants et greffiers », cliquez sur Finances, puis sur Dépenses.
2. Dans l’onglet « Dépenses en attente », vous trouverez la liste de toutes les dépenses rejetées nécessitant peut-être des renseignements supplémentaires ou des modifications afin d’être approuvées.
3. Pour modifier la dépense, cliquez sur son numéro de référence. Remarque : Si la dépense doit être supprimée, cliquez sur l’icône en forme de poubelle située sur la ligne de la dépense.
4. Lorsque les modifications sont terminées, cliquez sur Enregistrer les modifications et la dépense sera transmise pour approbation.