muškarac gleda u računalo

33.

Zapisi i izvješća

33.0

Uvod

Vođenje zapisa oduvijek je bilo važno u Gospodinovoj Crkvi. Na primjer:

Adam je vodio »knjig[u]… spomenic[u]« (Mojsije 6:5).

Moroni je podučio da su imena onih koji su bili kršteni u Crkvu Kristovu bila zabilježena kako bi ih se »spominjali i hranili ih dobrom riječju Božjom« (Moroni 6:4).

Joseph Smith uputio je da zapisničar treba biti pozvan u svakom odjelu kako bi mogao »sastaviti zapis po istini pred Gospodom« (Nauk i savezi 128:2).

33.1

Pregled crkvenih zapisa

Crkveni su zapisi sveti. Podatci u njima osjetljivi su i treba ih štititi. Sustavi crkvenih zapisa odobravaju pristup podatcima o članstvu temeljem poziva.

Zapisi mogu pomoći vođama:

• utvrditi kome bi bila potrebna posebna briga

• utvrditi koje je uredbe spasenja osoba primila ili možda treba

• pronaći članove.

Sljedeće vrste zapisa vode se u crkvenim jedinicama:

• izvješća o sudjelovanju članova (vidi 33.5)

• članski zapisi (vidi 33.6)

• povijesni zapisi (vidi 33.7)

• financijski zapisi (vidi 34. poglavlje)

33.2

Opće upute za bilježnike

Trebali bi imati važeću hramsku preporuku.

Bilježnici pažljivo slijede trenutna pravila kako bi čuvali crkvena sredstva i pazili da su crkveni zapisi točni. Bilježnici odmah obavještavaju svećeničke vođe o bilo kakvim nepravilnostima. Nastanu li teškoće u rješavanju nepravilnosti, bilježnici bi trebali kontaktirati Ured za povjerljive zapise u sjedištu Crkve.

Telefon: [phone] ili [phone], kućni 2 2053

Besplatan broj telefona (GSO telefon): 0800 223 000 ([phone])

E-mail: [e-mail]

Trajanje služenja bilježnika treba im biti dovoljno dugo da nauče svoje dužnosti i sačuvaju neprekidnost u svojem radu. Budući da nisu članovi predsjedništva kolčića ili biskupstva, ne trebaju biti razriješeni kada se predsjedništvo kolčića ili biskupstvo ponovno uspostavlja.

33.4

Zapisi i izvješća odjela

33.4.1

Biskupstvo

Biskup nadgleda vođenje zapisa odjela.

33.4.2

Bilježnik odjela

Svaki odjel treba imati osposobljenoga, djelatnog bilježnika odjela. Njega preporučuje biskupstvo, a poziva i odjeljuje član predsjedništva kolčića ili zaduženi veliki vijećnik. Trebao bi obnašati Melkisedekovo svećeništvo i imati važeću hramsku preporuku. On je član vijeća odjela. Prisustvuje na sastancima odjela kako je naznačeno u poglavlju 29.2.

Bilježnika odjela podučava biskupstvo i bilježnici kolčića. Pomoćnici bilježnika odjela mogu biti pozvani pomoći.

33.4.2.1

Odgovornosti vođenja zapisa

Bilježnik odjela, ili zaduženi pomoćnik bilježnika, ima sljedeće odgovornosti:

• voditi zapis o zaduženjima i odlukama donesenim na sastancima vodstva odjela.

• pobrinuti se da su zapisi i izvješća točni i pravovremeni.

Bilježnik odjela trebao bi se upoznati s alatima za vođenje crkvenih zapisa (vidi 33.0). On koristi ove alate kako bi pomogao vođama utvrditi:

• potrebe članova i organizacija

• dostupnost izvora, uključujući financije.

Bilježnici odjela potiču članove da izvijeste o bilo kakvim greškama u svojim članskim podatcima.

Druge dužnosti vođenja zapisa mogu uključivati:

• paženje da su uredbe ispravno i promptno zabilježene

• pripremanje obrasca Podržani službenici za sabor odjela

• bilježenje podataka za vijeća za članstvo u odjelu

• održavanje financijskih zapisa (vidi 34.2.2).

33.5

Izvješća o sudjelovanju članova

Izvješća o sudjelovanju članova pomažu vođama usredotočiti se na napredak i potrebe članova.

33.5.1

Vrste izvješća

33.5.1.1

Izvješća o nazočnosti

Nazočnost na sakramentalnim sastancima te nedjeljnim sastancima svećeništva i organizacija bilježi se elektronički koristeći LCR ili Alate člana.

Sakramentalni sastanak. Bilježnik odjela ili pomoćnik bilježnika odjela bilježe nazočnost na sakramentalnom sastanku svaki tjedan. Ubrajaju se oni koji sastanku prisustvuju osobno ili internetskim prijenosom, uključujući posjetitelje.

Nedjeljni sastanci zbora i organizacija. Tajnici i savjetodavci zbora i organizacija bilježe nazočnost svaki tjedan. Vođe mladih također mogu pomoći s bilježenjem nazočnosti. Ubrajaju se oni koji sastanku prisustvuju osobno ili internetskim prijenosom, uključujući posjetitelje. Članovi koji služe u Maloj školi ili kao vođe mladih unutar odjela također su uključeni kao nazočni.

Bilježnik odjela može zabilježiti nazočnost u ime bilo koje organizacije.

33.5.1.2

Izvješća s intervjua posluživanja

Pogledajte poglavlje 21.3.

33.5.1.3

Tromjesečno izvješće

Svaki broj u izvješću predstavlja stvarnu osobu koja ima jedinstvene potrebe (vidi Helaman 15:13).

Tromjesečno izvješće sadrži korisne podatke koji vođama mogu pružiti uvide dok traže nadahnuće o svojim nastojanjima posluživanja.

Vođe kolčića i odjela redovito pregledavaju Tromjesečno izvješće kako bi razmotrili napredak pojedinaca.

Svaki odjel ispunjava i podnosi Tromjesečno izvješće sjedištu Crkve. Bilježnik pregledava izvješće s biskupom i podnosi ga prije 15. dana u mjesecu koji slijedi nakon kraja svakog tromjesečja.

33.5.2

Popisi članstva

Crkveni alati za vođenje zapisa vođama pružaju pristup popisima članstva. Ovi popisi mogu pomoći vođama utvrditi:

• koji članovi još nisu primili uredbe za koje su podobni

• koji su mladići i djevojke podobni za služenje misije

• koje mlade osobe nemaju važeću hramsku preporuku

• kojim mladim osobama treba zakazati sastanke s članom biskupstva.

Vođe zbora i organizacija trebaju imati pristup popisima onih koji pripadaju njihovu zboru ili organizaciji.

33.6

Članski zapisi

Članski zapisi uključuju imena članova, podatke za kontakt, detalje o uredbama i druge važne informacije.

Članske zapise potrebno je čuvati u odjelu u kojem član živi. Odstupanja, koja bi trebala biti rijetka, zahtijevaju suglasnost uključenih biskupa i predsjednika kolčića. Kako bi zatražio iznimku, predsjednik kolčića koristi LCR kako bi predao zahtjev Uredu Prvog predsjedništva.

Važno je odmah učiniti sljedeće:

• zabilježiti podatke o uredbi

• premjestiti zapise članova koji se iseljavaju iz odjela ili useljavaju u njega

• kreirati zapise za nove članove i novu djecu roditelja članova

• zabilježiti smrt člana

• zabilježiti informacije o braku i kućanstvu.

Biskup ili predsjednik kolčića pazi da se članski zapis nalazi u odgovarajućem odjelu prije nego što član bude intervjuiran za primanje:

• crkvenog poziva

• hramske preporuke

• Melkisedekova svećeništva ili za zaređenje u službu u tom svećeništvu.

Također, on pazi da zapis ne uključuje ništa od sljedećeg:

• zabilježbu

• komentar o ograničenju pečaćenja ili uredbe

• službena ograničenja članstva.

Članski se zapisi ni pod kojim okolnostima ne smiju davati niti pokazivati drugim osobama osim biskupu ili bilježniku.

Članovi mogu vidjeti podatke o članstvu za sebe i bilo koje uzdržavano dijete koje živi kod kuće u aplikaciji Alati člana. Također, od bilježnika mogu zatražiti tiskane primjerke svojih Sažetaka osobnih uredbi. Ako se pronađu greške, bilježnik pazi da su ispravljene u članskim zapisima.

33.6.1

Imena korištena u crkvenim zapisima

U članskim zapisima i na potvrdama o uredbama treba se koristiti zakonsko ime i prezime osobe, kako je definirano mjesnim zakonom ili običajem.

33.6.2

Članovi iz zapisa

Sljedeće osobe članovi su iz zapisa i trebaju imati članski zapis:

• oni koji su kršteni i potvrđeni

• oni mlađi od 9 godina koji su blagoslovljeni, ali nisu kršteni

• oni koji nisu odgovorni zbog intelektualnih ograničenja, neovisno o dobi

• djeca mlađa od 9 godina koja nisu blagoslovljena kada su oba od sljedećih uvjeta primjenjiva:

  • barem je jedan roditelj ili jedan djed ili baka član Crkve

  • oba roditelja daju dopuštenje za kreiranje zapisa. (Ako samo jedan roditelj ima skrbništvo nad djetetom, dovoljno je odobrenje tog roditelja.)

Osoba u dobi od 9 godina ili starija koja ima članski zapis, ali nije krštena i potvrđena, ne smatra se članom iz zapisa. Međutim, odjel u kojem osoba živi zadržava članski zapis sve dok osoba ne navrši 18 godina. U tom trenutku, ako osoba odabere ne biti krštena, biskup poništava članski zapis. Potrebno je dopuštenje predsjednika kolčića.

Zapisi se ne poništavaju za one koji nisu kršteni zbog intelektualnih poteškoća osim ako to ne zatraži osoba ili zakonski skrbnik, uključujući roditelja.

33.6.3

Zapisi novih članova odjela

Bilježnik ili pomoćnik bilježnika odjela kontaktira nove članove odjela ubrzo nakon što stignu njihovi članski zapisi radi pregleda točnosti Sažetka osobnih uredbi.

33.6.6

Zapisi članova koji služe izvan svojega geografskog odjela

33.6.6.2

Zapisi cjelodnevnih misionara

Pogledajte poglavlje 24.6.2.8.

33.6.13

Zapisi djece razvedenih roditelja

Na svim članskim zapisima koristi se zakonsko ime osobe, kako je definirano mjesnim zakonom ili običajem. To uključuje djecu roditelja koji su razvedeni.

Djeca s razvedenim roditeljima često pohađaju crkvene sastanke u odjelima oba roditelja. Iako se djetetov službeni članski zapis može voditi i ažurirati samo u jednoj jedinici, članski zapis izvan jedinice može biti kreiran u drugom odjelu koji dijete pohađa. Time se omogućuje da se djetetovo ime i podatci za kontakt pojavljuju na popisima i u razrednim dnevnicima odjela.

Djeca s članskim zapisom izvan jedinice mogu primiti poziv u toj jedinici.

33.6.15

Ograničavanje premještanja na članskim zapisima

Ako se član preseli dok je u tijeku službeno ograničenje članstva ili neki drugi ozbiljan problem, biskup ili ovlašteni bilježnik mogu u članski zapis postaviti ograničenje premještanja. Oni koriste LCR kako bi to učinili.

Zapis koji ima ograničenje premještanja ne premješta se u novu jedinicu dok svećenički vođa koji je postavio ograničenje ne odobri premještanje.

33.6.16

Zapisi iz datoteke »Adresa nepoznata«

Člana se ponekad pronađe nakon što je njegov zapis bio u »datoteci adresa nepoznata« u sjedištu Crkve. U toj situaciji bilježnik odjela traži zapis koristeći LCR.

33.6.17

Bilježenje i ispravljanje podataka o uredbama

Pogledajte 18. poglavlje.

33.6.19

Revizije članskih zapisa

Svake godine bilježnik kolčića ili pomoćnik bilježnika kolčića paze da se provede revizija članskih zapisa u svakom odjelu korištenjem LCR-a. Revizije trebaju biti završene do 30. lipnja svake godine.

33.7

Povijesni zapisi

33.7.1

Povijesti odjela i kolčića

Gospodin je zapovjedio da »povijest svega važnog« o njegovoj Crkvi bude zapisana i vođena (Nauk i savezi 69:3, vidi i stih 5; Alma 37:2).

Svaka jedinica u Crkvi treba dokumentirati sva važna pitanja vezana za jedinicu.

Vođenje povijesti duhovno je djelo koje će osnažiti vjeru onih koji je pišu i čitaju.

Bilježnik kolčića ili pomoćnik bilježnika kolčića priprema povijest kolčića. Biskupstvo slijedi sličan pristup u odjelu. Upute su dostupne na stranici Stake, District, and Mission Annual Histories [Godišnje povijesti kolčića, okruga i misije] ( ChurchofJesusChrist.org).

33.8

Povjerljivost zapisa

Zapisi su Crkve povjerljivi, bilo da postoje na papiru ili u digitalnom obliku. To su:

• članski zapisi

• financijski zapisi

• bilješke sa sastanaka

• službeni obrasci i dokumenti (uključujući zapise vijeća za članstvo).

Vođe paze da su podatci koje se prikupe od članova:

• ograničeni na ono što Crkva traži

• korišteni samo za odobrene crkvene svrhe

• dani samo onima koji su ovlašteni koristiti ih.

Podatci koji su pohranjeni elektroničkim putem moraju se držati na sigurnom i biti zaštićeni na odgovarajući način (vidi 33.9.1).

33.9

Upravljanje zapisima

33.9.1

Zaštita

Svi crkveni zapisi, izvješća i podatci trebaju biti zaštićeni od neovlaštenog pristupa, promjena, uništenja ili otkrivanja. Ti se podatci trebaju čuvati na sigurnom mjestu.

Izgubljene ili ukradene uređaje ili medije za pohranu u vlasništvu Crkve treba odmah prijaviti na stranici incidents.ChurchofJesusChrist.org. Također, treba prijaviti zlouporabu crkvenih podataka.

33.9.1.1

Korisnička imena i zaporke

Predsjednici kolčića, biskupi i drugi vođe nikada ne bi trebali iznositi svoje crkveno korisničko ime i zaporku savjetnicima, bilježnicima, izvršnim tajnicima ili drugima.

33.9.1.3

Izjava o tajnosti podataka

Mnoge su države uspostavile zakone za zaštitu podataka koji reguliraju obradu osobnih podataka. To uključuje podatke u članskim zapisima i drugim crkvenim zapisima koji utvrđuju pojedince. Vođe koji imaju pitanja o primjeni zakona za zaštitu podataka na mjesno upravljanje crkvenim zapisima mogu kontaktirati crkveni ured za zaštitu podataka na stranici [e-mail].