mannen kijken naar computer

33.

Documenten en rapporten

33.0

Inleiding

Documenteren is in de kerk van de Heer altijd belangrijk geweest. Bijvoorbeeld:

Adam hield ‘een gedenkboek’ bij (Mozes 6:5).

Moroni tekende op dat de namen van hen die zich in de kerk van Christus lieten dopen werden opgeschreven, ‘zodat zij bekend zouden blijven en gevoed worden door het goede woord van God’ (Moroni 6:4).

Joseph Smith gaf de instructie dat er in elke wijk een schrijver moest worden geroepen ‘om voor het aangezicht van de Heer een waarheidsgetrouw verslag te maken’ (Leer en Verbonden 128:2).

33.1

Overzicht van kerkdocumenten

Kerkdocumenten zijn heilig. De informatie erin is vertrouwelijk en moet beschermd worden. De administratiesystemen van de kerk regelen de toegang tot lidmaatschapsgegevens op basis van iemands roeping.

Met behulp van die documenten kunnen leidinggevenden:

• Vaststellen wie speciale aandacht nodig hebben.

• Vaststellen welke heilsverordeningen iemand heeft ontvangen of nodig heeft.

• Leden traceren.

In de units worden de volgende soorten documenten bijgehouden:

• Rapporten over ledenparticipatie (zie 33.5)

• Lidmaatschapskaarten (zie 33.6)

• Geschiedkundige documenten (zie 33.7)

• Financiële documenten (zie hoofdstuk 34)

33.2

Algemene instructies voor administrateurs

Ze moeten een geldige tempelaanbeveling hebben.

Administrateurs houden zich stipt aan de geldende richtlijnen om de kerkgelden te beschermen en om te waarborgen dat de kerkdocumenten correct worden bijgewerkt. Zij stellen onmiddellijk de verantwoordelijke priesterschapsleiders op de hoogte van elke onregelmatigheid. Als zich problemen voordoen bij het oplossen van onregelmatigheden, nemen administrateurs contact op met het kantoor Vertrouwelijke documenten aan de hoofdzetel van de kerk.

Telefoon: [phone] of [phone], toestel 2-2053

Gratis (GSD-telefoonnummer): [phone]

E-mail: [e-mail]

De administrateurs moeten geruime tijd in functie blijven, zodat ze bekend raken met hun taken en de continuïteit in hun werk waarborgen. Daar zij geen deel van het ringpresidium of de bisschap uitmaken, hoeven ze niet te worden ontheven als het presidium of de bisschap wordt gereorganiseerd.

33.4

Documenten en rapporten van de wijk

33.4.1

Bisschap

De bisschop ziet toe op de wijkadministratie.

33.4.2

Wijkadministrateur

Iedere wijk dient een deskundige, functionerende wijkadministrateur te hebben. Hij wordt door de bisschap voorgedragen, en geroepen en aangesteld door een lid van het ringpresidium of een aangewezen hogeraadslid. Hij draagt het Melchizedeks priesterschap en heeft een geldige tempelaanbeveling. Hij maakt deel uit van de wijkraad. Hij woont de wijkvergaderingen bij zoals in 29.2 is aangegeven.

De wijkadministrateur krijgt instructies van de bisschap en de ringadministrateurs. Er mogen assistent-wijkadministrateurs worden geroepen.

33.4.2.1

Administratieve taken

De wijkadministrateur, of een aangewezen assistent-wijkadministrateur, heeft de volgende taken:

• Een lijst bijhouden van toegewezen actiepunten en genomen beslissingen in leidersvergaderingen op wijkniveau.

• Erop toezien dat documenten en rapporten nauwkeurig en tijdig worden ingevuld.

De wijkadministrateur raakt vertrouwd met de kerkadministratietools (zie 33.0). Hij gebruikt deze tools om leidinggevenden te helpen met het vaststellen van:

• De behoeften van leden en organisaties.

• De beschikbaarheid van middelen, waaronder financiën.

Wijkadministrateurs vragen de leden fouten in hun lidmaatschapsgegevens te melden.

Eventuele overige administratieve taken:

• Erop toezien dat verordeningen correct en direct worden geregistreerd.

• Het formulier Steunverleningsvoorstellen voor de wijkconferentie invullen.

• Gegevens voor lidmaatschapsraden van de wijk vastleggen.

• Financiële documenten bijhouden (zie 34.2.2).

33.5

Rapporten ledenparticipatie

Met behulp van de rapporten over ledenparticipatie kunnen leidinggevenden zich concentreren op de vooruitgang en behoeften van de leden.

33.5.1

Soorten rapporten

33.5.1.1

Presentielijsten

De opkomst in de avondmaalsdienst en de bijeenkomsten van priesterschap en organisaties op zondag wordt digitaal geregistreerd via LCR of Ledentools.

Avondmaalsdienst. De opkomst in de avondmaalsdienst wordt elke week genoteerd door de wijkadministrateur of een assistent-wijkadministrateur. Het aantal aanwezigen (in de kerk zelf of via streaming) wordt daarbij geteld, inclusief bezoekers.

Bijeenkomsten van quorums en organisaties op zondag. De opkomst in quorums en organisaties wordt elke week genoteerd door de betreffende secretaris/secretaresse en adviseur/adviseuse. Jongerenleid(st)ers kunnen ook assisteren bij het registreren van de opkomst. Het aantal aanwezigen (in de kerk zelf of via streaming) wordt daarbij geteld, inclusief bezoekers. Leden die in het jeugdwerk of als jongerenleid(st)ers in de wijk werkzaam zijn, worden ook als aanwezig genoteerd.

De wijkadministrateur kan de opkomst ten behoeve van elke organisatie registreren.

33.5.1.2

Rapportage bedieningsgesprekken

Zie 21.3.

33.5.1.3

Kwartaalrapport

Elk getal in een rapport vertegenwoordigt een echte persoon met unieke behoeften (zie Helaman 15:13).

Het kwartaalrapport bevat nuttige informatie die leidinggevenden inzicht kan geven bij hun streven naar inspiratie over hun bediening.

De leidinggevenden in ring en wijk gebruiken het kwartaalrapport om de vorderingen van personen te volgen.

Elke wijk vult een kwartaalrapport in en stuurt het naar de hoofdzetel van de kerk. De administrateur controleert samen met de bisschop of het rapport accuraat is en dient het vóór de vijftiende van de maand die volgt op elk kwartaal in.

33.5.2

Ledenlijsten

Kerkadministratietools bieden leidinggevenden toegang tot ledenlijsten. Met behulp van deze lijsten krijgen zij zicht op:

• Welke leden nog geen verordeningen hebben ontvangen waarvoor ze wel in aanmerking komen.

• Welke jonge mannen en jonge vrouwen in aanmerking komen voor een zending.

• Welke jongeren geen geldige tempelaanbeveling hebben.

• Welke jongeren moeten worden ingepland voor een gesprek met een lid van de bisschap.

De leidinggevenden van quorums en organisaties krijgen toegang tot de lijsten met leden die tot hun organisatie behoren.

33.6

Lidmaatschapskaarten

De lidmaatschapskaart bevat de naam en contactgegevens van het lid, alsmede ontvangen verordeningen en andere belangrijke gegevens.

De lidmaatschapskaart wordt bewaard in de wijk waar het lid woont. Een enkele uitzondering op deze regel vereist de goedkeuring van de betrokken bisschoppen en ringpresident(en). Een uitzondering wordt door de ringpresident via LCR bij het kantoor van het Eerste Presidium aangevraagd.

Het is van essentieel belang om het volgende direct te doen:

• Verordeningsgegevens registreren.

• Lidmaatschapskaarten overhevelen van leden die naar de wijk verhuizen of uit de wijk vertrekken.

• Lidmaatschapskaarten aanmaken voor nieuwe leden en nieuwe kinderen van ouders die lid zijn.

• Het overlijden van een lid registreren.

• Gegevens van huwelijken en huishoudens registreren.

De bisschop of ringpresident ziet erop toe dat er een lidmaatschapskaart in de desbetreffende wijk is voordat er een gesprek met een lid wordt gevoerd in verband met:

• Een kerkroeping.

• Een tempelaanbeveling.

• Het Melchizedeks priesterschap of ordening tot een ambt in dat priesterschap.

Hij gaat ook na of de lidmaatschapskaart voorzien is van:

• Een aantekening

• Een opmerking over een verzegelings- of verordeningsrestrictie

• Formele lidmaatschapsrestricties

Het is onder geen beding toegestaan de lidmaatschapskaarten af te geven of te tonen aan iemand anders dan de bisschop of een administrateur.

Leden kunnen de lidmaatschapsgegevens voor zichzelf en hun thuiswonende kinderen in de app Ledentools bekijken. Ze kunnen ook een afgedrukt exemplaar van hun Overzicht verordeningen persoon bij de administrateur opvragen. Als er fouten in het overzicht staan, corrigeert de administrateur die op de lidmaatschapskaart.

33.6.1

Namen in kerkdocumenten

Men noteert iemands volledige, officiële naam, naar de wet of de gewoonte van het land, op de lidmaatschapskaart en certificaten van verordeningen.

33.6.2

Ingeschreven leden

De volgende personen zijn ingeschreven lid en dienen een lidmaatschapskaart te hebben:

• Wie gedoopt en bevestigd is

• Wie jonger dan 9 jaar is en een naam en een zegen heeft ontvangen, maar niet gedoopt is

• Wie niet toerekeningsvatbaar is door een verstandelijke handicap, ongeacht de leeftijd

• Kinderen onder de 9 jaar die geen naam en zegen hebben ontvangen, als:

  • Minstens één ouder of grootouder lid is van de kerk.

  • Beide ouders toestemming geven om een lidmaatschapskaart aan te maken. (Als slechts één ouder voogdij over het kind heeft, is de toestemming van die ouder voldoende.)

Iemand van 9 jaar of ouder voor wie er een lidmaatschapskaart is, maar die zich niet heeft laten dopen en bevestigen, is geen ingeschreven lid. De lidmaatschapskaart blijft echter in de wijk waaronder de betrokkene valt, totdat hij of zij 18 is. Als de persoon er dan voor kiest zich niet te laten dopen, annuleert de bisschop de lidmaatschapskaart. Daarvoor is toestemming van de ringpresident vereist.

De kaart van iemand die zich niet heeft laten dopen vanwege een verstandelijke handicap, wordt niet geannuleerd, tenzij de betrokkene, een wettige voogd of ouder daarom verzoekt.

33.6.3

Lidmaatschapskaarten van nieuwe leden in de wijk

Als de lidmaatschapskaarten van nieuwe leden binnen zijn, neemt de wijkadministrateur of een assistent-wijkadministrateur zo spoedig mogelijk hun Overzicht verordeningen persoon met hen door om na te gaan of de vermelde gegevens juist zijn.

33.6.6

Lidmaatschapskaarten van leden met een roeping buiten hun geografische wijk

33.6.6.2

Lidmaatschapskaarten van voltijdzendelingen

Zie 24.6.2.8.

33.6.13

Lidmaatschapskaarten van kinderen van gescheiden ouders

Op alle lidmaatschapskaarten wordt de officiële naam van de betrokkene gebruikt, naar de wet of de gewoonte van het land. Dat geldt ook voor kinderen van gescheiden ouders.

Kinderen van gescheiden ouders gaan vaak naar de kerkbijeenkomsten in allebei de wijken waar hun ouders naar de kerk gaan. Hoewel slechts één unit de officiële lidmaatschapskaart van een kind bewaart en bijwerkt, kan er in de andere wijk die het kind bezoekt een schaduwkaart worden aangemaakt. Zo verschijnen de naam en contactgegevens van het kind op de adreslijsten en presentielijsten van beide wijken.

Kinderen met een lidmaatschapskaart van lid buiten de unit mogen een roeping in die unit vervullen.

33.6.15

Overhevelingsrestrictie op lidmaatschapskaarten

Als een lid verhuist terwijl er formele lidmaatschapsrestricties of andere ernstige problemen spelen, kan de bisschop of een daartoe gemachtigde administrateur een overhevelingsrestrictie op de lidmaatschapskaart aanbrengen. Dat doet hij via LCR.

Een kaart met een overhevelingsrestrictie wordt pas overgeheveld naar een nieuwe unit als de priesterschapsleider die de restrictie heeft aangebracht, toestemming geeft voor de opheffing ervan.

33.6.16

Lidmaatschapskaarten uit het bestand ‘adres onbekend’

Een lid wordt soms getraceerd terwijl zijn of haar lidmaatschapskaart zich in het bestand ‘adres onbekend’ aan de hoofdzetel van de kerk bevindt. In die situatie vraagt de wijkadministrateur de kaart via LCR op.

33.6.17

Verordeningsgegevens invoeren en corrigeren

Zie hoofdstuk 18.

33.6.19

Verificatie lidmaatschapskaarten

Elk jaar ziet de ringadministrateur of een assistent-ringadministrateur erop toe dat elke wijk een verificatie van het ledenregister verricht via LCR. De verificaties dienen elk jaar vóór 30 juni te zijn afgerond.

33.7

Geschiedkundige documenten

33.7.1

Geschiedkundige overzichten van wijk en ring

De Heer heeft geboden om een ‘geschiedenis van alle belangrijke zaken’ aangaande zijn kerk op te schrijven en bij te houden (Leer en Verbonden 69:3; zie ook vers 5; Alma 37:2).

Elke unit in de kerk dient alle belangrijke zaken aangaande de unit te documenteren.

Een geschiedkundig overzicht bijhouden, is geestelijk werk dat het geloof versterkt van wie het schrijven en lezen.

Leidinggevenden in priesterschap en organisaties in ring en wijk dragen verhalen bij met behulp van de tool Unitgeschiedenis op ChurchofJesusChrist.org. De ring- en wijkadministrateurs hebben de primaire taak om dit programma te organiseren en te coördineren. Aanvullende instructies staan in de Snelstartgids van de tool.

33.8

Vertrouwelijkheid van documenten

De documenten van de kerk zijn vertrouwelijk, zowel op papier als digitaal. Bijvoorbeeld:

• Lidmaatschapskaarten.

• Financiële documenten.

• Notities van vergaderingen.

• Officiële formulieren en documenten (inclusief die van lidmaatschapsraden).

Leidinggevenden zien erop toe dat de informatie die van leden gevraagd wordt:

• Beperkt is tot wat de kerk nodig heeft.

• Alleen wordt gebruikt voor goedgekeurde kerkelijke doeleinden.

• Alleen wordt verstrekt aan wie gerechtigd zijn er gebruik van te maken.

Gegevens die digitaal zijn opgeslagen, worden veilig bewaard en goed beveiligd (zie 33.9.1).

33.9

Beheer van documenten

33.9.1

Bescherming

Alle documenten, rapporten en gegevens van de kerk worden veiliggesteld tegen onrechtmatige toegang, wijzigingen, vernietiging of publicatie. Ze worden op een veilige plek bewaard.

Verloren of gestolen apparaten of opslagmedia van de kerk moeten onmiddellijk op incidents.ChurchofJesusChrist.org worden gemeld. Onrechtmatig gebruik van kerkgegevens dient ook gemeld te worden.

33.9.1.1

Gebruikersnamen en wachtwoorden kerkaccount

Ringpresidenten, bisschoppen en andere leidinggevenden maken hun gebruikersnaam en -wachtwoord nooit aan raadgevers, administrateurs, secretarissen of anderen bekend.

33.9.1.3

Privacy van gegevens

Veel landen hebben de verwerking van persoonsgegevens wettelijk geregeld. De gegevens op lidmaatschapskaarten of andere documenten waarin persoonsgegevens voorkomen behoren daar ook toe. Leidinggevenden met vragen over de toepassing van wetten voor gegevensbescherming op het plaatselijke beheer van kerkdocumenten kunnen die voorleggen aan het kantoor Bescherming persoonsgegevens via: [e-mail].