33.

Документация и отчетность

33.0

Введение

Ведение документации всегда было важным аспектом в Церкви Господа. Например:

Адам вел «памятную книгу» (Моисей 6:5).

Мороний учил, что имена тех, кто принимали крещение в Церкви Христа, брали на учет, чтобы «можно было помнить их и питать благим словом Божьим» (Мороний 6:4).

Джозеф Смит сказал, что в каждом приходе должен быть призван регистратор, чтобы «сделать истинную запись перед Господом» (Учение и Заветы 128:2).

33.1

Краткий обзор церковной документации

Церковная документация носит священный характер. Сведения, содержащиеся в ней, являются конфиденциальными и должны быть защищены. Системы церковной документации разрешают доступ к учетным данным членов Церкви на основании призваний.

Записи могут помочь руководителям:

• выявить прихожан, нуждающихся в особой заботе;

• определить, какие таинства спасения человек уже получил или еще не получил;

• найти местожительство прихожан.

В церковных подразделениях ведутся следующие типы документов:

• отчеты об участии членов Церкви (см. 33.5);

• учетные карточки (см. 33.6);

• записи, имеющие историческую ценность (см. 33.7);

• финансовая документация (см. 24.3.34).

33.2

Общие инструкции для секретарей

Они должны иметь действительную «Рекомендацию для посещения храма».

Секретари неукоснительно следуют действующей политике, тем самым обеспечивая сохранность церковных денежных средств и следя за аккуратным ведением церковной документации. Секретари немедленно сообщают руководителям священства о любом несоответствии. Если при урегулировании несоответствий возникают трудности, секретари должны связаться с Отделом конфиденциальных записей в Главном управлении Церкви.

Телефон: [phone] или 1-800-453-3860, добавочный 2-2053

Бесплатный звонок (ВЦО): 855-537-4357

Адрес электронной почты: [e-mail]

Продолжительность служения секретарей должна быть достаточной для того, чтобы они могли изучить свои обязанности и сохранить преемственность в работе. Поскольку они не являются членами президентства кола или епископства, их не нужно освобождать от призвания при реорганизации президентства кола или епископства.

33.4

Документация и отчетность прихода

33.4.1

Епископство

Епископ курирует ведение документации прихода.

33.4.2

Секретарь прихода

В каждом приходе должен быть квалифицированный, активно действующий секретарь прихода. Его кандидатуру рекомендует епископство, а призывает и рукополагает – член президентства кола или назначенный член высшего совета. Он должен быть носителем Священства Мелхиседекова и иметь действительную «Рекомендацию для посещения храма». Он является членом совета прихода. Он посещает собрания прихода, как указано в разделе 29.2.

Секретарь прихода проходит обучение у епископства и секретарей кола. В помощь могут быть призваны помощники секретаря прихода.

33.4.2.1

Обязанности по ведению документации

На секретаря прихода или назначенного помощника секретаря возложены следующие обязанности:

• вести записи назначений и решений, принятых на собраниях руководства прихода;

• следить, чтобы документация и отчеты были точными и своевременными.

Секретарь прихода должен быть знаком с церковными инструментами ведения документации (см. 33.0). Он использует эти инструменты, чтобы помогать руководителям выявить:

• потребности членов Церкви и церковных организаций;

• наличие ресурсов, в том числе финансовых;

Секретари приходов просят прихожан сообщать о любых ошибках в их учетных данных.

Среди других обязанностей, связанных с ведением документации, могут быть следующие:

• следить за тем, чтобы таинства были должным образом и незамедлительно зарегистрированы;

• готовить формуляр Поддержка должностных лиц голосованием для конференции прихода;

• записывать сведения для советов прихода по статусу членов Церкви;

• вести финансовую документацию (см. 34.2.2).

33.5

Отчеты об участии членов Церкви

Отчеты об участии членов Церкви помогают руководителям сосредоточиться на развитии и потребностях членов Церкви.

33.5.1

Типы отчетов

33.5.1.1

Отчеты о посещаемости

Учет посещаемости причастных собраний и воскресных собраний священства и других организаций ведется с использованием системы Материалы для руководителей и секретарей или приложения «Инструменты для членов Церкви».

Причастное собрание. Учет посещаемости причастного собрания ведется каждую неделю секретарем прихода или помощником секретаря прихода. Учитываются люди, посетившие собрание лично или с помощью трансляции, включая гостей.

Воскресные собрания кворума и организаций. Учет посещаемости ведется каждую неделю секретарями и консультантами кворума и организаций. Руководители молодежи также могут помогать вести учет посещаемости. Учитываются люди, посетившие собрание лично или с помощью трансляции, включая гостей. Прихожане, которые служат в Первоначальном обществе или в качестве руководителей молодежи в приходе, также учитываются.

Секретарь прихода может вести учет посещаемости любой организации.

33.5.1.2

Отчеты по собеседованиям по заботливому служению

См. 21.3.

33.5.1.3

Квартальный отчет

За каждым показателем в отчете стоит конкретный человек с неповторимыми потребностями (см. Геламан 15:13).

В квартальном отчете содержится полезная информация, которая может натолкнуть руководителей на мысли, в то время как они ищут вдохновения в своих стараниях с заботой служить людям.

Руководители кола и прихода регулярно обращаются к квартальному отчету, чтобы просматривать духовное развитие отдельных людей.

Каждый приход заполняет и подает квартальный отчет в Главное управление Церкви. Секретарь проводит обзор этого отчета вместе с епископом и отправляет его до 15-го числа месяца, следующего за окончанием квартала.

33.5.2

Списки членов Церкви

Церковные инструменты ведения документации предоставляют руководителям доступ к спискам членов Церкви. Эти списки могут помочь руководителям выявить:

• кто из членов Церкви пока не получил таинства, которые они могли бы получить;

• кто из юношей и девушек может служить на миссии;

• у кого из представителей молодежи нет действительной «Рекомендации для посещения храма»;

• для кого из представителей молодежи нужно запланировать встречу с одним из членов епископства.

Руководители кворумов и организаций должны иметь доступ к спискам прихожан, относящихся к их кворуму или организации.

33.6

Учетные карточки

В учетных карточках содержатся ФИО прихожан, контактные данные, сведения о таинствах и другая значимая информация.

Учетные карточки членов Церкви должны храниться в приходе по месту жительства члена Церкви. Исключения, которые должны быть редкими, требуют согласия епископов и президентов кольев, которых это касается. Запрос на исключение из правил президент кола отправляет в Управление Первого Президентства с помощью системы Материалы для руководителей и секретарей.

Очень важно незамедлительно делать следующее:

• регистрировать информацию о таинствах;

• переносить учетные карточки членов Церкви, переехавших в приход или из прихода;

• создавать учетные карточки новых членов Церкви и детей, рождающихся у членов Церкви;

• регистрировать информацию о смерти членов Церкви.

• вносить информацию о браке и домохозяйстве.

Епископ или президент кола следит за тем, чтобы учетная карточка члена Церкви находилась в правильном приходе до того, как с ним будет проведено собеседование с целью получения:

• церковного призвания;

• «Рекомендации для посещения храма»;

• Священства Мелхиседекова или посвящения в чин в этом священстве.

Он также следит за тем, чтобы в учетной карточке не было:

• особой отметки;

• комментария о наложении ограничения на запечатывание или совершение других таинств;

• формальных ограничений привилегий членства в Церкви.

Ни при каких обстоятельствах учетные карточки не должны передаваться или показываться другим лицам, кроме епископа или секретаря.

Члены Церкви могут просматривать сведения о себе и о живущих дома детях-иждивенцах в приложении Инструменты для членов Церкви. Они также могут запросить у секретаря Перечень личных таинств в печатном виде. Если в учетных карточках выявляются ошибки, секретарь следит за их исправлением.

33.6.1

ФИО в церковной документации

В учетных карточках и свидетельствах о совершении таинств должны указываться полные официальные фамилии, имена и отчества членов Церкви в соответствии с местными законами или обычаями.

33.6.2

Субъекты учета

Субъектами учета, на которых следует завести учетную карточку члена Церкви, являются указанные ниже лица:

• лица, принявшие крещение и конфирмацию;

• дети в возрасте до девяти лет, получившие благословение, но не принявшие крещение;

• лица, не являющиеся дееспособными по причине нарушений интеллекта, независимо от возраста;

• дети, не получившие благословения в возрасте до девяти лет, при соблюдении обоих условий:

  • по крайней мере один из родителей является членом Церкви;

  • оба родителя дают разрешение на открытие учетной карточки. (Если официальное опекунство над ребенком имеет только один из родителей, достаточно его разрешения.)

Лицо в возрасте девяти лет или старше, если на него заведена учетная карточка, но крещения и конфирмации не проводилось, субъектом учета не является. Однако его учетная карточка хранится в приходе, где проживает этот человек, до достижения им возраста 18 лет. Если по достижении этого возраста лицо решило не креститься, епископ закрывает его учетную карточку. На это требуется разрешение президента кола.

Учетные карточки тех людей, которые не были крещены из-за нарушений интеллекта, не аннулируются, если только этого не требует сам человек или его законный опекун, в том числе один из родителей.

33.6.3

Учетные карточки новых членов прихода

Секретарь прихода или его помощник связывается с новыми прихожанами вскоре после получения их учетных карточек, чтобы еще раз проверить точность данных в «Перечне личных таинств».

33.6.6

Учетные карточки членов Церкви, находящихся на церковной службе за пределами своего прихода по месту жительства

33.6.6.2

Учетные карточки миссионеров полного дня

См. 24.6.2.8.

33.6.13

Учетные карточки детей, родители которых состоят в разводе

Во всех учетных карточках указываются полные официальные ФИО человека в соответствии с местными законами или обычаями. Это касается детей, чьи родители состоят в разводе.

Дети, родители которых состоят в разводе, часто посещают церковные собрания в приходах обоих родителей. Хотя официальная учетная карточка ребенка может вестись и обновляться только в одном подразделении, в другом приходе, который он посещает, может быть открыта учетная карточка «вне подразделения». Это позволяет указывать ФИО и контактную информацию ребенка в списках прихода и классов.

Дети, имеющие учетную карточку «вне подразделения», могут получать призвания в этом подразделении.

33.6.15

Ограничения на перевод учетных карточек

Если член Церкви переезжает в период, когда на него наложены формальные ограничения привилегий членства в Церкви или не решен другой серьезный вопрос, епископ или уполномоченный секретарь может ввести ограничение на перевод учетной карточки этого члена Церкви. Он делает это с помощью системы Материалы для руководителей и секретарей.

Учетная карточка, на перевод которой введено ограничение, не должна направляться в новое церковное подразделение члена Церкви до тех пор, пока руководитель священства, обратившийся с просьбой об ограничении, не даст разрешение на его отмену.

33.6.16

Учетные карточки из картотеки «Место пребывания неизвестно»

Иногда выявляется местонахождение прихожанина, чья учетная карточка оказалась в картотеке «Место пребывания неизвестно» в Главном управлении Церкви. В этой ситуации секретарь прихода запрашивает учетную карточку с помощью системы Материалы для руководителей и секретарей.

33.6.17

Регистрация и исправление сведений о выполненных таинствах

См. главу 18.

33.6.19

Аудиторские проверки учетных карточек

Секретарь кола или помощник секретаря кола следит за тем, чтобы в каждом приходе проводилась аудиторская проверка учетных карточек членов Церкви с помощью системы Материалы для руководителей и секретарей. Аудиторские проверки должны быть выполнены в срок до 30 июня каждого года.

33.7

Документация, имеющая историческую ценность

33.7.1

Хроники приходов и кольев

Господь заповедал «составлять [и записывать] историю о всех важных событиях», касающихся Его Церкви (Учение и Заветы 69:3; см. также стих 5; Алма 37:2).

Каждое подразделение в Церкви должно документировать все важные вопросы, касающиеся подразделения.

Ведение хроники – это духовная работа, укрепляющая веру тех, кто ее пишет и читает.

Руководители священства и организаций кольев и приходов делятся своими историями с помощью инструмента История подразделения ChurchofJesusChrist.org. На секретарей кольев и приходов возложена основная обязанность организовать и координировать эту работу. Дополнительные инструкции доступны в Кратком практическом руководстве к этому инструменту.

33.8

Конфиденциальность документации

Церковная документация носит конфиденциальный характер вне зависимости от формы ее существования: на бумаге или в электронном виде. К ним относятся:

• учетные карточки;

• финансовая документация;

• протоколы собраний;

• официальные формуляры и документы (в том числе документация советов по статусу членов Церкви);

Руководители должны следить за тем, чтобы информация, полученная ими от членов Церкви:

• не выходила за рамки требований Церкви;

• использовалась исключительно для утвержденных церковных целей;

• передавалась только тем лицам, которые уполномочены ею пользоваться.

Сведения, хранящиеся на электронных носителях, должны храниться в безопасном месте и быть должным образом защищены (см. 33.9.1).

33.9

Управление документооборотом

33.9.1

Защита

Вся церковная документация, отчетность и данные должны быть защищены от несанкционированного доступа, изменений, уничтожения или обнародования. Эта информация должна храниться в надежном месте.

Об утерянных или похищенных церковных устройствах или носителях следует незамедлительно сообщить на странице incidents.ChurchofJesusChrist.org. Следует также сообщать о ненадлежащем использовании церковной информации.

33.9.1.1

Имена пользователей и пароли

Президентам кольев, епископам и другим руководителям никогда не следует делиться своими именами пользователей и паролями с советниками, секретарями, исполнительными секретарями и другими лицами.

33.9.1.3

Защита персональных данных

Во многих странах введены законы о защите персональных данных, которые регулируют их обработку. Это включает информацию в учетных карточках и другую учетную информацию Церкви, по которой можно идентифицировать конкретных людей. Руководители, у которых возникают вопросы по поводу применения законов о защите персональных данных к тому, как Церковь распоряжается документацией в их местности, могут обратиться в церковный Отдел по защите конфиденциальности данных по адресу [e-mail].