чоловіки біля компʼютера

33.

Записи і звіти

33.0

Вступ

У Господній Церкві ведення записів було важливим завжди. Наприклад:

Адам вів “пам’ятну книгу” (Мойсей 6:5).

Мороній навчав, що імена тих, хто був охрищений у Церкві Христа, мають бути записані, щоб їх “можна було памʼятати і насичувати добрим словом Бога” (Мороній 6:4).

Джозеф Сміт наставляв, що в кожному приході необхідно покликати того, хто вестиме записи, щоб “істинно свідчити перед Господом” (Учення і Завіти 128:2).

33.1

Загальне уявлення про церковні записи

Церковні записи — священні. Інформація, що міститься в них, є конфіденційною і має оберігатися. У церковних системах обліку записів дозвіл людині на доступ до інформації про членство надається відповідно до її покликання.

Записи можуть допомогти провідникам:

• Визначити, хто може потребувати особливої турботи.

• Визначити, які спасительні обряди особа вже отримала чи які їй, можливо, ще потрібно отримати.

• Знаходити місце проживання членів Церкви.

У церковних підрозділах ведуться такі види записів:

• Звіти про участь членів Церкви (див. 33.5)

• Записи про членство (див. 33.6)

• Історичні записи (див. 33.7)

• Фінансові записи (див. розділ 34)

33.2

Загальні інструкції для діловодів

Вони повинні мати дійсну храмову рекомендацію.

Діловоди старанно дотримуються діючих правил, щоб оберігати церковні кошти і забезпечити точність ведення церковних записів. Діловоди негайно повідомляють провідників священства про будь-які неправильності. Якщо при усуненні неправильностей виникають труднощі, діловоди мають звернутися до Офісу конфіденційних записів у Головному управлінні Церкви (ГУЦ).

Телефон: [phone] або 1-800-453-3860, внутрішній: 2-2053

Безкоштовний (телефон ГВО): 855-537-4357

Електронна адреса: [e-mail]

Термін служіння діловодів має бути достатньо тривалим, щоб вони навчилися виконувати свої обов’язки і щоб зберегти неперервність у їхній роботі. Оскільки діловоди не є членами президентства колу чи єпископату, їх не потрібно звільняти від покликання, коли відбувається реорганізація президентства колу чи єпископату.

33.4

Записи і звіти у приході

33.4.1

Єпископат

Єпископ наглядає за веденням записів приходу.

33.4.2

Діловод приходу

У кожному приході має бути кваліфікований, старанно виконуючий свої обов’язки діловод приходу. Його рекомендує єпископат, а покликає та рукопокладає член президентства колу або призначений член вищої ради. Він повинен бути носієм Мелхиседекового священства і мати дійсну храмову рекомендацію. Він є членом ради приходу. Він відвідує збори, що проводяться на рівні приходу, як вказано у 29.2.

Діловода приходу навчають єпископат і діловоди колу. Помічники діловода приходу можуть бути покликані, щоб допомагати.

33.4.2.1

Обов’язки щодо ведення записів

Діловод приходу або призначений помічник діловода має такі обовʼязки:

• Вести запис доручень, що даються, і рішень, що приймаються на зборах провідництва приходу.

• Переконуватися, що записи та звіти є точними і підготовленими вчасно.

Діловод приходу має ознайомитися з церковними засобами для ведення записів (див. 33.0). Він користується цими засобами, щоб допомагати провідникам визначати:

• Потреби членів Церкви та організацій.

• Наявність ресурсів, зокрема фінансових.

Діловоди приходу просять членів Церкви повідомляти про будь-які помилки в їхній інформації про членство.

Іншими обовʼязками у веденні записів можуть бути такі:

• Переконуватися, що записи про обряди зроблено належним чином і вчасно.

• Готувати бланк Підтримка чинів для конференції приходу.

• Вести запис інформації для рад приходу щодо членства.

• Вести фінансові записи (див. 34.2.2).

33.5

Звіти про участь членів Церкви

Звіти про участь членів Церкви допомагають провідникам зосереджуватися на розвитку й потребах членів Церкви.

33.5.1

Види звітів

33.5.1.1

Звіти про відвідуваність

Запис про відвідуваність причасних зборів і недільних зборів священства та організацій робиться в електронному вигляді в системі LCR чи додатку “Засоби членів Церкви”.

Причасні збори. Запис про відвідуваність причасних зборів робиться щотижня діловодом приходу або помічником діловода приходу. Підрахунок — це визначення кількості людей, які особисто або віртуально присутні на зборах, включно з гостями.

Недільні збори кворумів та організацій. Запис про відвідуваність робиться щотижня секретарями і порадниками кворумів та порадницями організацій. Допомагати у веденні записів про відвідуваність також можуть провідники молоді. Підрахунок — це визначення кількості людей, які особисто або віртуально присутні на зборах, включно з гостями. Члени Церкви, які служать у Початковому товаристві або як провідники молоді у приході, також враховуються у записі про відвідуваність.

Діловод приходу може робити записи про відвідуваність будь-якої організації.

33.5.1.2

Звіти про співбесіди щодо служіння братів-служителів і сестер-служительок

Див. 21.3.

33.5.1.3

Квартальний звіт

За кожною цифрою у звіті стоїть конкретна людина, яка має унікальні потреби (див. Геламан 15:13).

У Квартальному звіті міститься корисна інформація, яка може стати у пригоді провідникам, коли вони прагнуть натхнення, щоб знати, як служити підопічним.

Провідники колів та приходів регулярно переглядають Квартальний звіт, щоб оцінити стан духовного розвитку людей.

Кожний приход заповнює Квартальний звіт і відправляє його до Головного управління Церкви. Діловод разом з єпископом перевіряє звіт і відправляє його до 15-го числа того місяця, який є наступним після завершення кожного кварталу.

33.5.2

Списки членів Церкви

У церковних засобах для ведення записів провідники мають доступ до списків членів Церкви. За допомогою цих списків провідники можуть визначити:

• Хто з членів Церкви ще не отримав обрядів, які вони можуть отримати.

• Хто з молодих чоловіків та молодих жінок може служити на місії.

• Хто з молоді не має дійсної храмової рекомендації.

• Кому з молоді потрібно призначити зустрічі з членом єпископату.

Провідники кворумів і організацій повинні мати доступ до списків тих, хто належить до їхнього кворуму чи їхньої організації.

33.6

Записи про членство

Записи про членство містять ПІБ членів Церкви, контактну інформацію, детальну інформацію про обряди та іншу важливу інформацію.

Записи про членство мають зберігатися у приході, в межах якого живе член Церкви. Для винятків, які мають бути рідкісними, необхідне отримання згоди єпископів і президентів колів, яких це стосується. Щоб попросити про виняток, президент колу має скористатися системою LCR і відправити запит до Офісу Першого Президентства.

Дуже важливо вчасно виконувати наступне:

• Записувати інформацію про обряди.

• Переміщувати записи членів Церкви, які переїжджають жити в межах приходу чи виїжджають за них.

• Створювати записи для нових членів Церкви, а також для нових дітей, батьки яких є членами Церкви.

• Вносити запис про смерть члена Церкви.

• Записувати інформацію про шлюб та сімейство.

Єпископ або президент колу переконується, що запис про членство знаходиться у відповідному приході, перш ніж з членом Церкви буде проводитися співбесіда для отримання:

• Церковного покликання.

• Храмової рекомендації.

• Мелхиседекового священства чи для висвячення в чин цього священства.

Він також переконується, що запис не містить нічого з названого далі:

• Примітки

• Коментаря щодо обмеження на запечатування або на отримання обряду

• Формальних обмежень щодо членства

Ні за яких обставин не можна давати записи про членство чи показувати їх жодній іншій людині, крім єпископа чи діловода.

Члени Церкви можуть переглядати інформацію про членство, яка стосується їх самих та всіх дітей, які знаходяться на їхньому утриманні та проживають разом з ними, у Засобах членів Церкви. Вони також можуть попросити у діловода дати їм роздруковані копії “Зведення пройдених обрядів”. Якщо знайдено помилки, діловод робить все необхідне, щоб у записах про членство їх було виправлено.

33.6.1

Імена, що використовуються в церковних записах

У записах про членство і свідоцтвах про обряди потрібно використовувати повне офіційне ім’я особи, як це визначено чинним законодавством країни або місцевою традицією.

33.6.2

Особи, які мають запис про членство

Люди, про яких йдеться далі, є особами, які мають запис про членство. Запис про членство має бути для:

• Тих, кого охристили і конфірмували

• Тих, кому ще не виповнилося 9 років і кого благословили, але ще не охристили

• Тих, хто є непідзвітними через розумові вади, незалежно від віку

• Дітей віком до 9 років, яким не було дано благословення, якщо дотримано обох вказаних нижче критеріїв:

  • Принаймні хтось один з батьків або дідусь чи бабуся є членом Церкви.

  • Обоє з батьків дають дозвіл на створення запису. (Якщо тільки один з батьків має право на законну опіку над дитиною, то його чи її дозволу достатньо).

Особа віком 9 і більше років, яка має запис про членство, але яку не було охрищено і конфірмовано, не є членом Церкви, хоч вона й має запис про членство. Однак у приході, в межах якого проживає ця людина, зберігається її запис про членство, поки їй не виповниться 18 років. Тоді, якщо людина вирішить не христитися, єпископ анулює її запис про членство. Для цього необхідний дозвіл від президента колу.

Записи не анулюються для тих, хто не охрищений через розумову відсталість, якщо тільки цього не вимагає сама людина або її законний опікун, зокрема хтось із її батьків.

33.6.3

Записи нових членів приходу

Діловод приходу або помічник діловода приходу зустрічається з новими членами приходу невдовзі після отримання їхніх записів про членство, щоб перевірити точність даних у “Зведенні пройдених обрядів”.

33.6.6

Записи членів Церкви, які служать за межами свого географічного приходу

33.6.6.2

Записи місіонерів повного дня

Див. 24.6.2.8.

33.6.13

Записи дітей розлучених батьків

В усіх записах про членство використовується повне офіційне ім’я особи, як це визначено чинним законодавством країни чи місцевою традицією. Це стосується й записів дітей, чиї батьки розлучені.

Часто діти, чиї батьки розлучилися, відвідують церковні збори у приходах обох батьків. Хоча тільки один підрозділ може зберігати та оновлювати офіційний запис про членство дитини в Церкві, у другому відвідуваному нею приході може бути створений запис члена Церкви з іншого підрозділу. Завдяки цьому повне ім’я дитини та її контактна інформація відображатимуться у списках приходу та класу.

Діти, для яких створено запис члена Церкви з іншого підрозділу, можуть отримати покликання в тому підрозділі.

33.6.15

Обмеження на переміщення записів про членство

Якщо член Церкви переїжджає в той час, коли формальні обмеження щодо членства в Церкві ще діють або не вирішена інша серйозна проблема, єпископ або вповноважений діловод може накласти обмеження щодо переміщення на запис про членство. Він робить це в системі LCR.

Запис, на який накладено обмеження щодо переміщення запису, не буде переміщений у новий підрозділ, доки провідник священства, який наклав це обмеження, не дасть дозвіл на його скасування.

33.6.16

Записи з файлу “Адреса невідома”

Іноді місцезнаходження члена Церкви визначають вже після того, як його чи її запис деякий час знаходився у файлі “Адреса невідома” в Головному управлінні Церкви. У цій ситуації діловод приходу робить запит на цей запис за допомогою системи LCR.

33.6.17

Записування і корегування інформації про виконані обряди

Див. розділ 18.

33.6.19

Аудити записів про членство

Щороку діловод колу або помічник діловода колу пересвідчується в тому, що в кожному приході за допомогою LCR проведено аудит записів про членство. Проведення аудитів має бути завершено до 30 червня кожного року.

33.7

Історичні записи

33.7.1

Історії приходу і колу

Господь звелів, щоб “історію всього важливого”, що стосується Його Церкви, записували і зберігали (Учення і Завіти 69:3; див. також вірш 5; Алма 37:2).

Кожний підрозділ в Церкві має документувати усе важливе, що стосується цього підрозділу.

Ведення історії — це духовна робота, яка буде зміцнювати віру тих, хто її пише й читає.

Провідники священства колів і приходів та провідники організацій додають історії за допомогою програми Unit History tool (Історія підрозділу) на сайті ChurchofJesusChrist.org. Діловоди колів і приходів несуть основну відповідальність за організацію та координацію цієї роботи. Додаткові інструкції є у посібнику Quick Start Guide (Як почати).

33.8

Конфіденційність записів

Церковні записи є конфіденційними незалежно від того, існують вони на папері чи у цифровому форматі. Такими записами, зокрема, є:

• Записи про членство.

• Фінансові записи.

• Нотатки зі зборів.

• Офіційні форми і документи (зокрема й записи рад щодо членства).

Провідники пересвідчуються в тому, що інформація, яка збирається від членів Церкви:

• Обмежується тим, що вимагається Церквою.

• Використовується лише для схвалених церковних цілей.

• Передається тільки тим, кого уповноважено її використовувати.

Інформація, що зберігається в електронному вигляді, повинна надійно зберігатися і захищатися (див. 33.9.1).

33.9

Управління записами

33.9.1

Захист

Усі церковні записи, звіти і дані мають бути захищені від несанкціонованого доступу, зміни, знищення або розголошення. Ця інформація має зберігатися у безпечному місці.

Про втрачені або вкрадені пристрої чи носії, що належать Церкві, слід негайно повідомляти на сайті incidents.ChurchofJesusChrist.org. Також слід повідомляти про зловживання церковною інформацією.

33.9.1.1

Імена користувачів та паролі

Президенти колів, єпископи та інші провідники ніколи не повинні повідомляти своє церковне ім’я користувача та свій пароль радникам, діловодам, виконавчим секретарям чи іншим особам.

33.9.1.3

Конфіденційність даних

У багатьох країнах ухвалені закони про захист даних, якими регламентується обробка персональних даних. Це стосується й інформації, що міститься у записах про членство та інших церковних записах, за якими ідентифікують людей. Провідники, у яких є запитання щодо застосування законів про захист даних до ведення церковних записів на місцевому рівні, можуть звернутися у Відділ з питань дотримання конфіденційності церковних даних на сайті [e-mail].