mænd, der ser på en computer

33.

Optegnelser og rapporter

33.0

Indledning

Det har altid været vigtigt at føre optegnelser i Herrens kirke. Fx:

Adam førte »en mindebog« (Moses 6:5).

Moroni belærte om, at navnene på dem, der blev døbt ind i Kristi kirke, blev nedskrevet, så »de kunne blive husket og næret ved Guds gode ord« (Moro 6:4).

Joseph Smith instruerede om, at der skulle kaldes en skriver i hver eneste menighed til at »udfærdige en optegnelse om en sandhed for Herren« (L&P 128:2).

33.1

Overblik over Kirkens optegnelser

Kirkens optegnelser er hellige. Oplysningerne i dem er følsomme og bør beskyttes. Kirkens optegnelser giver adgang til medlemsoplysninger baseret på kaldelser.

Optegnelser kan hjælpe ledere:

• Finde frem til, hvem der kan have brug for særlig omsorg.

• Finde ud af, hvilke frelsende ordinancer en person har modtaget eller har brug for.

• Finde medlemmer.

Følgende typer af optegnelser føres i Kirkens enheder:

• Rapporter om medlemsdeltagelse (se 33.5)

• Medlemsoptegnelser (se 33.6)

• Historiske optegnelser (se 33.7)

• Finansielle optegnelser (se kapitel 34)

33.2

Generelle instruktioner for sekretærer

De bør have en gyldig tempelanbefaling.

Sekretærer følger omhyggeligt gældende retningslinjer for at beskytte Kirkens midler og sikre, at Kirkens optegnelser er korrekte. Sekretærer underretter straks præstedømmeledere om enhver forkert handling. Hvis der opstår problemer med at løse forkerte handlinger, bør sekretærer kontakte Kontoret for fortrolige optegnelser ved Kirkens hovedsæde.

Telefon: [phone] eller [phone], lokal 2-2053

Gratisnummer (GSD-telefon): [phone]

E-mail: [e-mail]

Varigheden af sekretærers tjeneste bør være tilstrækkelig længe til, at de kan lære deres pligter at kende og bevare kontinuiteten i deres arbejde. Eftersom de ikke er medlemmer af stavspræsidentskabet eller biskoprådet, behøver de ikke blive afløst, når et stavspræsidentskab eller biskopråd bliver omorganiseret.

33.4

Menighedens optegnelser og rapporter

33.4.1

Biskopråd

Biskoppen fører tilsyn med, at menighedens optegnelser bliver ført.

33.4.2

Menighedssekretær

Alle menigheder bør have en velkvalificeret og velfungerende sekretær. Han anbefales af biskoprådet og kaldes og indsættes af et medlem af stavspræsidentskabet eller et udpeget højrådsmedlem. Han bør bære Det Melkisedekske Præstedømme og have en gyldig tempelanbefaling. Han tjener som medlem af menighedsrådet. Han deltager i menighedsmøder som angivet i 29.2.

Menighedssekretæren instrueres af biskoprådet og af stavssekretærer. Der kan efter behov kaldes assisterende menighedssekretærer til at hjælpe.

33.4.2.1

Ansvar for at føre optegnelser

Menighedssekretæren eller en assisterende sekretær har følgende ansvarsopgaver:

• Føre en optegnelse over opgaver og beslutninger truffet ved møder for menighedens ledere.

• Sørge for, at optegnelser og rapporter er nøjagtige og rettidige.

Menighedssekretæren bør blive bekendt med Kirkens redskaber til at føre optegnelser (se 33.0). Han bruger disse redskaber til at hjælpe ledere til at finde frem til:

• Medlemmernes og organisationernes behov.

• Tilgængelighed af ressourcer, herunder økonomi.

Menighedssekretærer opfordrer medlemmer til at rapportere fejl i deres medlemsoplysninger.

Andre pligter i forbindelse med optegnelser kan omfatte:

• Sikre sig, at ordinancerne registreres korrekt og omgående.

• Forberedelse af formularen Funktionærer opretholdt til menighedskonferencen.

• Registrering af oplysninger fra menighedens råd om medlemskab.

• Føre finansielle optegnelser (se 34.2.2).

33.5

Rapporter om medlemsdeltagelse

Rapporter om medlemsdeltagelse hjælper ledere til at fokusere på medlemmernes fremgang og behov.

33.5.1

Rapporttyper

33.5.1.1

Tilstedeværelsesrapporter

Tilstedeværelsen ved nadvermøder og søndagens præstedømme- og organisationsmøder registreres elektronisk ved brug af LCR eller Medlemsværktøjer.

Nadvermøde. Tilstedeværelsen ved nadvermødet registreres hver uge af menighedssekretæren eller en assisterende menighedssekretær. Optællingen er det antal, der overværer mødet personligt eller ved at streame, herunder besøgende.

Søndagens kvorums- og organisationsmøder. Tilstedeværelse registreres hver uge af kvorums- og organisationssekretærer og vejledere. Ungdomsledere kan også hjælpe med at registrere tilstedeværelse. Optællingen er det antal, der overværer mødet personligt eller ved at streame, herunder besøgende. Medlemmer, der tjener i Primary eller som ungdomsledere i menigheden, medregnes også som til stede.

Menighedssekretæren kan registrere tilstedeværelse på vegne af enhver organisation.

33.5.1.2

Omsorgsinterview-rapporter

Se 21.3.

33.5.1.3

Kvartalsrapport

Hvert tal i en rapport repræsenterer en virkelig person, der har unikke behov (se Hel 15:13).

Kvartalsrapporten indeholder nyttige oplysninger, der kan give ledere indsigt, når de søger inspiration om deres omsorgsindsats.

Stavs- og menighedsledere henviser regelmæssigt til kvartalsrapporten for at gennemgå den enkeltes fremgang.

Alle menigheder udfylder og indsender en Kvartalsrapport til Kirkens hovedsæde. Sekretæren gennemgår rapporten med biskoppen og indsender den før den 15. i måneden efter udgangen af hvert kvartal.

33.5.2

Medlemslister

Kirkens værktøjer til at føre optegnelser giver ledere adgang til medlemslister. Disse lister kan hjælpe ledere til at finde frem til:

• Hvilke medlemmer der endnu ikke har modtaget ordinancer, som de er værdige til.

• Hvilke unge mænd og unge kvinder, der er kvalificeret til at tage på mission.

• Hvilke unge har ikke en gyldig tempelanbefaling.

• Hvilke unge skal have en aftale til at mødes med et medlem af biskoprådet.

Kvorums- og organisationsledere bør have adgang til lister over dem, der tilhører deres kvorum eller organisation.

33.6

Medlemsoptegnelser

Medlemsoptegnelser omfatter medlemmers navne, kontaktoplysninger, ordinancedetaljer og andre oplysninger om livsbegivenheder.

Medlemsoptegnelser bør føres i den menighed, hvor medlemmet bor. Undtagelser, som bør være sjældne, kræver samtykke fra de involverede biskopper og stavspræsidenter. For at anmode om en undtagelse bruger stavspræsidenten LCR til at indsende anmodningen til Det Første Præsidentskabs kontor.

Det er vigtigt at gøre følgende med det samme:

• Registrere oplysninger om ordinancer.

• Flytte medlemsoptegnelser for medlemmer, der flytter til eller ud af menigheden.

• Oprette optegnelser for nye medlemmer og nye børn af medlemsforældre.

• Registrere et medlems dødsfald

• Registrere oplysninger om ægteskab og husstand.

Biskoppen eller stavspræsidenten sikrer sig, at en medlemsoptegnelse er i den relevante menighed, før et medlem interviewes for at modtage:

• En kirkekaldelse

• En tempelanbefaling.

• Det Melkisedekske Præstedømme eller for at blive ordineret til et embede i dette præstedømme.

Han sikrer sig også, at optegnelsen ikke indeholder noget af følgende:

• En anmærkning

• En kommentar om forbehold mod besegling eller ordinancer

• Formelle begrænsninger for medlemskab

Medlemsoptegnelserne må under ingen omstændigheder gives eller vises til andre end biskoppen eller en sekretær.

Medlemmer kan se medlemsoplysninger for sig selv og for alle hjemmeboende børn på appen Medlemsværktøjer. De kan også anmode om trykte eksemplarer af deres Individuelle ordinancesammenfatninger fra sekretæren. Hvis der findes fejl, sørger sekretæren for, at de rettes på medlemsoptegnelsen.

33.6.1

Navne i Kirkens optegnelser

Man bør benytte en persons fulde navn, som det defineres af lokale love eller skikke, i medlemsoptegnelser og på ordinanceattester.

33.6.2

Indskrevne medlemmer

Følgende personer er indskrevne medlemmer og bør have en medlemsoptegnelse:

• De, der er blevet døbt og bekræftet

• De, der er under 9 år, som er blevet velsignet, men ikke døbt

• De, der ikke er ansvarlige på grund af et mentalt handicap, uanset alder

• Børn under 9 år, der ikke er blevet velsignet, når begge dele af følgende gælder:

  • Mindst en forælder eller en bedsteforælder er medlem af Kirken.

  • Begge forældre giver tilladelse til, at der oprettes en optegnelse. (Hvis kun en forælder har forældremyndighed over barnet, er denne forælders tilladelse tilstrækkelig).

En person på 9 år eller derover, der har en medlemsoptegnelse, men som ikke er blevet døbt og bekræftet, er ikke et indskrevet medlem. Menigheden, hvor personen bor, beholder dog medlemsoptegnelsen, indtil vedkommende er 18 år gammel. Hvis personen på det tidspunkt vælger ikke at blive døbt, annullerer biskoppen medlemsoptegnelsen. Stavspræsidentens tilladelse er påkrævet.

Optegnelser bliver ikke annulleret for personer, der ikke er blevet døbt på grund af mentalt handicap, medmindre der anmodes derom af personen eller en juridisk værge, herunder en forælder.

33.6.3

Medlemsoptegnelser for nye medlemmer af menigheden

Menighedssekretæren eller en assisterende menighedssekretær kontakter nye medlemmer i menigheden, umiddelbart efter at deres medlemsoptegnelse er kommet, for at gennemgå deres individuelle ordinancesammenfatninger og se, om den er korrekt.

33.6.6

Medlemsoptegnelser for medlemmer, der tjener uden for deres geografiske menighed

33.6.6.2

Fuldtidsmissionærers optegnelser

Se 24.6.2.8.

33.6.13

Optegnelser for børn af forældre, der er skilt

Alle medlemsoptegnelser bruger en persons juridiske navn, som det er defineret af lokale love eller skikke. Dette omfatter børn af forældre, der er skilt.

Børn med fraskilte forældre går ofte til kirkemøder i begge forældres menighed. Mens kun en enhed kan føre og opdatere et barns officielle medlemsoptegnelse, kan en medlemsoptegnelse uden for enheden blive dannet i den anden menighed, hvor vedkommende går i kirke. Det tillader, at barnets navn og kontaktoplysninger kan medtages på menighedens lister og klassekort.

Børn med en medlemsoptegnelse uden for enheden kan også få en kaldelse i den enhed.

33.6.15

Tilbageholdelse af medlemsoptegnelser

Hvis et medlem flytter, mens der verserer en sag om formelle begrænsninger eller en anden alvorlig sag, kan biskoppen eller bemyndiget sekretæren påføre medlemsoptegnelsen en flytterestriktion. Han bruger LCR til at gøre dette.

En medlemsoptegnelse, der holdes tilbage, flyttes ikke til en ny enhed, før den præstedømmeleder, der placerede tilbageholdelsen, godkender, at restriktionen kan slettes.

33.6.16

Medlemsoptegnelser fra arkivet med »Ukendt adresse«

Et medlem findes nogle gange, når vedkommendes optegnelse har været i »ukendt adresse-arkivet« ved Kirkens hovedsæde. I denne situation anmoder menighedssekretæren om optegnelsen ved hjælp af LCR.

33.6.17

Registrering og rettelse af oplysninger om ordinancer

Se kapitel 18.

33.6.19

Revision af medlemsoptegnelser

Hvert år sikrer stavssekretæren eller en assisterende stavssekretær sig, at der foretages en revision af medlemsoptegnelser i alle menigheder ved hjælp af LCR. Revisioner bør hvert år være afsluttet inden 30. juni.

33.7

Historiske optegnelser

33.7.1

Menigheds- og stavshistorier

Herren har befalet, at »en beretning om alle de vigtige« anliggender angående hans kirke skal skrives og føres (L&P 69:3; se også v. 5; Alma 37:2).

Hver enhed i Kirken skal dokumentere alle vigtige anliggender angående enheden.

Historieføring er et åndeligt arbejde, der vil styrke troen hos alle dem, der skriver eller læser den.

Præstedømme- og organisationsledere i staven og menigheden bidrager med historier ved hjælp af værktøjet Enhedshistorie [Unit History tool] på ChurchofJesusChrist.org. Stavs- og menighedssekretærer har hovedansvaret for at organisere og koordinere denne indsats. Yderligere instruktioner er tilgængelige i Enkel brugervejledning for værktøjet.

33.8

Fortrolighed med optegnelser

Kirkens optegnelser er fortrolige, uanset om de findes på papir eller digitalt. Disse omfatter:

• Medlemsoptegnelser.

• Finansielle optegnelser.

• Noter fra møderne.

• Officielle formularer og dokumenter (herunder optegnelser for råd om medlemskab).

Ledere sikrer sig, at de oplysninger, der indsamles fra medlemmer, er:

• Begrænset til det, Kirken kræver.

• Anvendes kun til godkendte kirkeformål.

• Kun givet til dem, der er bemyndiget til at bruge dem.

Oplysninger, der opbevares elektronisk, skal opbevares sikkert og beskyttes på passende vis (se 33.9.1).

33.9

Håndtering af optegnelser

33.9.1

Beskyttelse

Alle kirkeoptegnelser, rapporter og data bør beskyttes mod ubemyndiget adgang, ændringer, tilintetgørelse eller offentliggørelse. Disse oplysninger bør opbevares på et sikkert sted.

Mistede eller stjålne kirkeejede enheder eller opbevaringsmedier bør rapporteres omgående på incidents.ChurchofJesusChrist.org. Misbrug af Kirkens oplysninger bør også rapporteres.

33.9.1.1

Brugernavne og adgangskoder

Stavspræsidenter, biskopper og andre ledere bør aldrig dele deres brugernavn og adgangskode til deres Church Account med rådgivere, sekretærer, assistenter eller andre.

33.9.1.3

Persondatapolitik

Mange lande har vedtaget databeskyttelseslove, der regulerer behandling af personoplysninger. Dette omfatter oplysninger i medlemsoptegnelser og andre kirkeoptegnelser, der identificerer personer. Ledere, der har spørgsmål om anvendelse af databeskyttelsesloven til den lokale varetagelse af Kirkens optegnelser, kan kontakte Kirkens kontor for datasikkerhed på [e-mail].