Männer vor einem Computer

33.

Aufzeichnungen und Berichte

33.0

Einleitung

Die Berichtführung war in der Kirche des Herrn schon immer wichtig. So wissen wir zum Beispiel:

Adam führte „ein Buch der Erinnerung“ (Mose 6:5).

Moroni führte aus, dass die Namen derjenigen, die durch die Taufe in die Kirche Christi aufgenommen worden waren, aufgezeichnet wurden, „damit ihrer gedacht werde und sie durch das gute Wort Gottes genährt würden“ (Moroni 6:4).

Joseph Smith wies an, dass in jeder Gemeinde ein Berichtführer berufen werden solle, damit dieser „vor dem Herrn der Wahrheit gemäß einen Bericht geben könne“ (Lehre und Bündnisse 128:2).

33.1

Überblick über die Aufzeichnungen der Kirche

Die Aufzeichnungen der Kirche sind heilig. Die darin enthaltenen Angaben sind vertraulich und müssen geschützt werden. Die Berichtführungssysteme der Kirche gestatten auf Grundlage der Berufung eines Mitglieds den Zugriff auf Angaben zur Mitgliedschaft.

Mithilfe der Aufzeichnungen können Führungsverantwortliche:

• feststellen, wer besondere Zuwendung braucht

• feststellen, welche errettenden heiligen Handlungen jemand bereits empfangen hat oder braucht

• Mitglieder ausfindig machen

In den Einheiten der Kirche werden die folgenden Aufzeichnungen geführt:

• Berichte über die Beteiligung der Mitglieder (siehe 33.5)

• Mitgliedsscheine (siehe 33.6)

• Geschichtsberichte (siehe 33.7)

• Finanzberichte (siehe Kapitel 34)

33.2

Allgemeine Anweisungen für Sekretäre

Alle Sekretäre sollen einen gültigen Tempelschein besitzen.

Jeder Sekretär hält sich genau an die geltenden Richtlinien, um die Gelder der Kirche zu schützen und dafür zu sorgen, dass die Aufzeichnungen der Kirche fehlerfrei sind. Er informiert die Priestertumsführer umgehend über alle Unregelmäßigkeiten. Falls bei der Behebung von Unregelmäßigkeiten Schwierigkeiten auftreten, wendet er sich bitte an das Büro für vertrauliche Aufzeichnungen am Hauptsitz der Kirche.

Telefon: [phone] oder [phone], Anschluss 2-2053

Gebührenfreie Nummer (Abteilung für weltweiten Support): [phone]

E-Mail: [e-mail]

Die Dienstzeit der Sekretäre soll lang genug sein, dass sie ihre Pflichten lernen und in ihrer Arbeit für Kontinuität sorgen können. Da die Sekretäre nicht der Pfahlpräsidentschaft oder Bischofschaft angehören, müssen sie auch nicht entlassen werden, wenn die Pfahlpräsidentschaft oder Bischofschaft neu gebildet wird.

33.4

Aufzeichnungen und Berichte in der Gemeinde

33.4.1

Die Bischofschaft

Der Bischof führt die Aufsicht über das Berichtswesen in der Gemeinde.

33.4.2

Der Gemeindesekretär

Jede Gemeinde braucht einen geeigneten und zuverlässigen Gemeindesekretär. Die Bischofschaft schlägt ihn vor, und ein Mitglied der Pfahlpräsidentschaft oder ein dazu beauftragter Hoher Rat beruft ihn und setzt ihn ein. Der Gemeindesekretär muss das Melchisedekische Priestertum tragen und einen gültigen Tempelschein besitzen. Er gehört dem Gemeinderat an und nimmt, wie in 29.2 dargelegt, an den Versammlungen und Sitzungen auf Gemeindeebene teil.

Der Gemeindesekretär erhält von der Bischofschaft und den Pfahlsekretären Anweisungen. Zur Unterstützung können Gemeindezweitsekretäre berufen werden.

33.4.2.1

Aufgaben bei der Berichtführung

Der Gemeindesekretär oder ein damit beauftragter Zweitsekretär hat folgende Aufgaben:

• in Gemeindeführungssitzungen Protokoll über Aufträge und Entscheidungen führen

• darauf achten, dass die Aufzeichnungen und Berichte fehlerfrei sind und pünktlich vorliegen

Der Gemeindesekretär macht sich mit den Berichtführungshilfen der Kirche vertraut (siehe 33.0). Mit diesen Hilfen stellt er den Führungsverantwortlichen Informationen bereit, damit sie Folgendes besser ermitteln können:

• die Bedürfnisse der Mitglieder und der Organisationen

• die verfügbaren Ressourcen wie etwa Finanzen

Der Gemeindesekretär bittet die Mitglieder, ihm etwaige Fehler in ihren Angaben zur Mitgliedschaft zu melden.

Weitere Aufgaben bei der Berichtführung können sein:

• dafür sorgen, dass Verordnungen ordnungsgemäß und unverzüglich erfasst werden

• das Formular für die Beamtenbestätigung ausgefüllt für die Gemeindekonferenz bereithalten

• Informationen für Gemeinde-Mitgliedschaftsräte festhalten

• Finanzberichte aufbewahren (siehe 34.2.2)

33.5

Berichte über die Beteiligung der Mitglieder

Anhand der Berichte über die Beteiligung der Mitglieder können die Führungsverantwortlichen ihr Augenmerk auf den Fortschritt und die Bedürfnisse der Mitglieder richten.

33.5.1

Berichtarten

33.5.1.1

Anwesenheitsberichte

Die Zahl der Anwesenden in der Abendmahlsversammlung sowie in den Priestertumsversammlungen und Versammlungen der Organisationen am Sonntag wird in elektronischer Form über LCR oder die App Tools für Mitglieder erfasst.

Abendmahlsversammlung. Die Zahl der Anwesenden in der Abendmahlsversammlung wird jede Woche vom Gemeindesekretär oder von einem Gemeindezweitsekretär erfasst. Es werden alle gezählt, die persönlich anwesend sind und online teilnehmen, auch Besucher.

Kollegiumsversammlungen und Versammlungen der Organisationen am Sonntag. Die Zahl der Anwesenden wird jede Woche von den Sekretären bzw. Sekretärinnen und Beratern bzw. Beraterinnen der Kollegien und Organisationen erfasst. Auch Jugendführer können bei der Erfassung der Anwesenheit behilflich sein. Es werden alle gezählt, die persönlich anwesend sind und online teilnehmen, auch Besucher. Mitglieder, die in der Primarvereinigung oder als Jugendführer in der Gemeinde dienen, werden ebenfalls als anwesend erfasst.

Der Gemeindesekretär kann die Anwesenheit für jede Organisation erfassen.

33.5.1.2

Berichte über Auswertungsgespräche in der Betreuungsarbeit

Siehe 21.3.

33.5.1.3

Quartalsberichte

Jede Zahl in einem Bericht steht für einen Menschen mit individuellen Bedürfnissen (siehe Helaman 15:13).

Der Quartalsbericht enthält aufschlussreiche Informationen für die Führungsverantwortlichen und kann bei der Betreuungsarbeit zu der von ihnen angestrebten Inspiration beitragen.

Die Führer in Pfahl und Gemeinde greifen regelmäßig auf den Quartalsbericht zu, um den Fortschritt einzelner Mitglieder im Blick zu behalten.

Jede Gemeinde fertigt einen Quartalsbericht an und reicht ihn beim Hauptsitz der Kirche ein. Der Sekretär geht den Bericht mit dem Bischof durch und reicht ihn bis zum 15. des Monats nach Ende des jeweiligen Quartals ein.

33.5.2

Mitgliederlisten

Über die Berichtführungshilfen der Kirche erhalten die Führungsverantwortlichen Zugriff auf Mitgliederlisten. Diesen Listen können die Führungsverantwortlichen entnehmen:

• welche Mitglieder bestimmte heilige Handlungen, für die sie in Frage kommen, noch nicht empfangen haben

• welche jungen Männer und Frauen für eine Mission in Frage kommen

• welche Jugendlichen keinen gültigen Tempelschein besitzen

• für welche Jugendlichen eine Zusammenkunft mit einem Mitglied der Bischofschaft eingeplant werden muss

Die Führungsverantwortlichen der Kollegien und der Organisationen erhalten Zugang zu Listen derjenigen Mitglieder, die zu ihrem Kollegium oder ihrer Organisation gehören.

33.6

Mitgliedsscheine

Im Mitgliedsschein sind Name und Kontaktangaben des Mitglieds sowie nähere Angaben zu heiligen Handlungen und weitere wichtige Informationen festgehalten.

Der Mitgliedsschein soll in der Gemeinde geführt werden, in deren Gebiet das Mitglied wohnt. Ausnahmen – die eine Seltenheit sein sollten – erfordern das Einverständnis der beteiligten Bischöfe und Pfahlpräsidenten. Um eine Ausnahmegenehmigung zu beantragen, reicht der Pfahlpräsident über LCR einen Antrag beim Büro der Ersten Präsidentschaft ein.

Folgendes ist unverzüglich zu erledigen:

• Angaben zu heiligen Handlungen erfassen

• Mitgliedsscheine von Mitgliedern anfordern oder weiterleiten, je nachdem, ob diese zu- oder weggezogen sind

• Mitgliedsscheine für neue Mitglieder anlegen sowie für neu hinzugekommene Kinder, deren Eltern Mitglied sind

• den Tod eines Mitglieds eintragen

• Angaben zu Eheschließung und Haushalt erfassen

Der Bischof oder Pfahlpräsident vergewissert sich, dass sich der Mitgliedsschein in der richtigen Gemeinde befindet, bevor er mit einem Mitglied ein Interview führt, das:

• eine Berufung erhalten soll

• einen Tempelschein bekommen möchte

• das Melchisedekische Priestertum empfangen oder zu einem Amt in diesem Priestertum ordiniert werden soll

Außerdem achtet der jeweilige Führer darauf, dass der Mitgliedsschein Folgendes nicht aufweist:

• einen Vermerk

• einen Sperrvermerk für Siegelungen oder heilige Handlungen

• formelle Beschränkungen der Mitgliedschaft

Unter keinen Umständen darf ein Mitgliedsschein jemand anderem als dem Bischof oder einem Sekretär ausgehändigt oder gezeigt werden.

Jedes Mitglied kann die Angaben zur eigenen Mitgliedschaft sowie die zu jedem unterhaltsberechtigten Kind, das noch zuhause wohnt, in der App Tools für Mitglieder einsehen. Die Mitglieder können den Sekretär auch darum bitten, für sie eine Zusammenfassung der Verordnungen für Einzelne auszudrucken. Wenn Fehler gefunden werden, sorgt ein Sekretär dafür, dass diese auf dem Mitgliedsschein korrigiert werden.

33.6.1

Personennamen in den Unterlagen der Kirche

Auf Mitgliedsscheinen und Bescheinigungen über heilige Handlungen wird der amtliche oder vor Ort übliche rechtsgültige, vollständige Name einer Person angegeben.

33.6.2

Eingetragene Mitglieder

Die folgenden Personen zählen zu den eingetragenen Mitgliedern, weshalb es für sie einen Mitgliedsschein geben muss:

• diejenigen, die sich haben taufen und konfirmieren lassen

• Kinder unter 9 Jahren, die gesegnet wurden, aber nicht getauft sind

• diejenigen, die wegen einer geistigen Behinderung nicht zurechnungsfähig sind – unabhängig vom Alter

• nicht gesegnete Kinder unter 9 Jahren, auf die folgende zwei Punkte zutreffen:

  • mindestens ein Eltern- oder Großelternteil ist Mitglied der Kirche

  • beide Eltern willigen ein, dass ein Mitgliedsschein angelegt wird (wenn nur ein Elternteil das Sorgerecht für das Kind hat, ist dessen Erlaubnis ausreichend)

Wenn jemand 9 Jahre oder älter ist und für ihn ein Mitgliedsschein vorhanden, er aber nicht getauft und konfirmiert ist, ist er kein eingetragenes Mitglied. Dennoch bewahrt die Gemeinde, in deren Einzugsgebiet er wohnt, den Mitgliedsschein auf, bis der Betreffende 18 ist. Entscheidet dieser sich dann, sich nicht taufen zu lassen, löscht der Bischof den Mitgliedsschein. Hierfür ist die Genehmigung des Pfahlpräsidenten erforderlich.

Der Mitgliedsschein von jemandem, der wegen einer geistigen Behinderung nicht getauft wurde, wird nicht gelöscht, es sei denn, der Betreffende oder ein gesetzlich Verantwortlicher, wozu auch Vater und Mutter zählen, beantragt dies.

33.6.3

Mitgliedsscheine neuer Mitglieder der Gemeinde

Der Gemeindesekretär oder ein Gemeindezweitsekretär nimmt mit neuen Mitgliedern der Gemeinde bald nach dem Eintreffen ihres Mitgliedsscheins Kontakt auf, um die Zusammenfassung der Verordnungen für Einzelne auf Richtigkeit zu überprüfen.

33.6.6

Mitgliedsscheine von Mitgliedern, die außerhalb ihrer geografischen Gemeinde eine Berufung ausüben

33.6.6.2

Mitgliedsscheine von Vollzeitmissionaren

Siehe 24.6.2.8.

33.6.13

Mitgliedsscheine von Kindern geschiedener Eltern

Auf allen Mitgliedsscheinen muss stets der amtliche oder vor Ort übliche rechtsgültige Name des jeweiligen Mitglieds angegeben sein. Das gilt auch für Kinder geschiedener Eltern.

Kinder geschiedener Eltern besuchen die Versammlungen der Kirche häufig abwechselnd in den Gemeinden beider Eltern. Auch wenn nur eine Einheit den Mitgliedsschein eines Kindes führen und aktualisieren darf, kann in einer weiteren Gemeinde ein Mitgliedsschein für ein Mitglied außerhalb der Einheit angelegt werden. Auf diese Weise können der Name und die Kontaktangaben des Kindes auf den Mitgliederlisten und Klassenlisten dieser Gemeinde erscheinen.

Kinder mit einem Mitgliedsschein für Mitglieder außerhalb der Einheit können in dieser Einheit eine Berufung erhalten.

33.6.15

Versandsperren für einen Mitgliedsschein

Wenn ein Mitglied umzieht, während eine formelle Beschränkung der Mitgliedschaft oder eine andere ernste Angelegenheit noch in der Schwebe ist, kann der Bischof oder ein dazu ermächtigter Sekretär auf dem Mitgliedsschein eine Versandsperre anbringen. Dies geschieht über LCR.

Ein mit Versandsperre belegter Mitgliedsschein wird erst an die neue Einheit weitergeleitet, wenn der Priestertumsführer, der die Sperre angebracht hat, diese aufheben lässt.

33.6.16

Mitgliedsscheine aus der Datei „unbekannt verzogen“

Manchmal wird ein Mitglied ausfindig gemacht, nachdem sein Mitgliedsschein am Hauptsitz der Kirche der Datei „unbekannt verzogen“ zugeordnet worden war. In so einem Fall fordert der Gemeindesekretär über LCR den Mitgliedsschein an.

33.6.17

Angaben zu heiligen Handlungen aufzeichnen und berichtigen

Siehe Kapitel 18.

33.6.19

Die Prüfung der Mitgliedsscheine

Jedes Jahr sorgt der Pfahlsekretär oder ein Pfahlzweitsekretär dafür, dass in jeder Gemeinde über LCR eine Prüfung der Mitgliedsscheine durchgeführt wird. Die Prüfung muss immer bis zum 30. Juni abgeschlossen sein.

33.7

Geschichtsberichte

33.7.1

Die Geschichte der Gemeinden und Pfähle

Der Herr hat geboten, es solle in Bezug auf seine Kirche eine Geschichte von allem, was wichtig ist, niedergeschrieben und aufbewahrt werden (siehe Lehre und Bündnisse 69:3; siehe auch Vers 5; Alma 37:2).

Jede Einheit in der Kirche muss alle sie betreffenden wichtigen Angelegenheiten dokumentieren.

Einen Geschichtsbericht zu führen ist eine geistige Arbeit, die den Glauben derer stärkt, die den Bericht führen und die ihn lesen.

Die Führungsverantwortlichen des Priestertums und der Organisationen in Pfahl und Gemeinde reichen Berichte über das Tool für die Geschichte der Einheit auf ChurchofJesusChrist.org ein. Es ist vor allem Aufgabe der Pfahl- und Gemeindesekretäre, diese Bemühungen zu organisieren und zu koordinieren. Weitere Anweisungen finden Sie in der Kurzanleitung für das Tool.

33.8

Datenschutz

Die Aufzeichnungen der Kirche sind vertraulicher Natur, mögen sie auf Papier oder in digitaler Form verwahrt werden. Dazu gehören:

• Mitgliedsscheine

• Finanzberichte

• Notizen aus Sitzungen

• amtliche Formulare und Unterlagen (darunter auch Aufzeichnungen aus Mitgliedschaftsräten)

Die Führungsverantwortlichen sorgen dafür, dass die erfassten Angaben über die Mitglieder:

• sich auf das beschränken, was die Kirche braucht

• ausschließlich zu genehmigten kirchlichen Zwecken verwendet werden

• nur an diejenigen weitergegeben werden, die zu ihrer Verwendung befugt sind

Elektronisch gespeicherte Angaben müssen sicher aufbewahrt und gut geschützt werden (siehe 33.9.1).

33.9

Die Verwaltung von Dokumenten

33.9.1

Schutz

Alle Aufzeichnungen, Berichte und Daten der Kirche sind vor unbefugtem Zugriff, Änderung, Zerstörung und Preisgabe zu schützen. Solche Informationen müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.

Wenn Geräte oder Speichermedien der Kirche verlorengehen oder gestohlen werden, ist dies unverzüglich über incidents.ChurchofJesusChrist.org zu melden. Auch der Missbrauch von Informationen der Kirche ist zu melden.

33.9.1.1

Benutzernamen und Passwörter

Der Pfahlpräsident, der Bischof und sonstige Führungsverantwortliche dürfen den Benutzernamen und das Passwort, die sie bei der Kirche hinterlegt haben, niemals an Ratgeber, Sekretäre, Führungssekretäre oder andere weitergeben.

33.9.1.3

Datenschutz

In vielen Ländern gibt es ein Datenschutzgesetz, das die Verarbeitung personenbezogener Angaben regelt. Darunter fallen Angaben in den Mitgliedsscheinen und weiteren Aufzeichnungen der Kirche, die auf eine bestimmte Person hindeuten. Möchte ein Führungsverantwortlicher wissen, inwieweit ein Datenschutzgesetz beim Umgang mit Unterlagen der Kirche vor Ort zum Tragen kommt, so kann er sich über [e-mail] an den Datenschutzbeauftragten der Kirche wenden.