۳۳.

اسناد و گزارشات

۳۳.

پیشگفتار

نگهداری پیشینه‌ همیشه در کلیسای سَروَر مهم بوده است. برای مثال

آدم «کتاب یادآوری» داشت (موسی ۵:۶).

مورونی تعلیم داد که نام کسانی که در کلیسای مسیح تعمید یافتند ثبت شد تا «آنها با سخن نیکِ خدا به یاد آورده شوند و پرورش یابند» (مورونی ۴:۶).

جوزف اسمیت دستور داد که یک ثبت کننده باید در هر بخش فراخوانده شود تا «یک حقیقت را در برابر سَروَر به نگارش درآورد» (اصول و پیمانها ۲:۱۲۸).

۱.۳۳

مروری بر پیشینه‌ها در کلیسا

پیشینه‌ها در کلیسا مقدّس هستند. اطّلاعات موجود در آنها حسّاس است و باید محافظت شود. نظام‌ [ثبت] پیشینه‌ در کلیسا اجازۀ دسترسی به اطّلاعات عضویت را بر اساس گُمارش‌ها می‌دهد.

پیشینه‌ها می‌تواند به رهبران کمک کند:

• شناسایی کسانی که می‌توانند به مراقبت ویژه نیاز داشته باشند.

• شناسایی اینکه یک شخص کدام آیین رستگاری را دریافت کرده است یا میتواند به آن نیاز داشته باشد.

• جای اعضاء را پیدا کنند

انواع اسناد زیر در واحدهای کلیسا نگهداری می‌شود:

• گزارش‌های مشارکت اعضاء (به ۵.۳۳ مراجعه کنید)

• اسناد عضویت (به ۶.۳۳ مراجعه کنید)

• اسناد تاریخی (به ۷.۳۳ مراجعه کنید)

• اسناد مالی (به فصل ۳۴ مراجعه کنید)

۲.۳۳

دستورالعمل‌های کُل برای دفتردارها

آنها باید یک توصیه نامۀ معبد معتبر داشته باشند.

دفتردارها به دقّت مقرّرات فعلی را دنبال می‌کنند تا از بودجۀ کلیسا محافظت کنند و از صحت اسناد کلیسا اطمینان حاصل کنند. دفتردارها فوراً رهبران کشیشی را از هرگونه نادرستی مطّلع می‌کنند. اگر مشکلاتی در حل و فصل نادرستی‌ها پیش آمد، کارمندان باید با دفتر اسناد محرمانه در ستاد مرکزی کلیسا تماس بگیرند.

تلفن: [phone] یا ۳۸۶۰-۴۵۳-۸۰۰-۱ ،داخلی ۲۰۵۳-۲

خط رایگان (تلفن GSD): ۸۵۵-۵۳۷-۴۳۵۷

ایمیل: [e-mail]

مدت خدمت دفتردارها باید به اندازه‌ای باشد که بتوانند وظایف خود را بیاموزند و تداوم کار خود را حفظ کنند. از آنجایی که آنها اعضای ریاست وَتَد یا اُسقُف و مشاورانش نیستند، نیازی به مرخص شدن آنها در زمان سازماندهی مجدّد یک ریاست وَتَد یا اُسقُف و مشاورانش ندارند.

۴.۳۳

اسناد و گزارشات بخش

۱.۴.۳۳

اُسقُف و مشاورانش

اُسقُف بر نگهداری اسناد بخش نظارت دارد.

۲.۴.۳۳

دفتردار بخش

هر بخش باید یک منشی بخش واجد شرایط و کارآمد داشته باشد. او توسّط اُسقُف توصیه می‌شود و توسط یکی از اعضای ریاست وَتَد یا یک عضو شورای عالی مُکَلَّف شده فراخوانده و تعیین و مقرّر می‌شود. او باید توانایی ملک صادق را داشته باشد و توصیه نامۀ معتبر معبد داشته باشد. او عضو شورای بخش است. همانطور که در ۲.۲۹ نشان داده شده است، در جلسات بخش شرکت می‌کند.

دفتردار بخش توسّط اُسقُف و مشاورانش و دفتردارهای وَتَد راهنمایی می‌شود. می‌توان دستیار دفتردارهای بخش برای کمک فراخوانده شوند.

۱.۲.۴.۳۳

مسئولیت‌های ثبت-پیشینه

دفتردار بخش، یا یک دستیار مُکَلَّف، وظایف زیر را بر عهده دارد:

• یادداشت برداری از تکالیف و تصمیمات اتّخاذ شده در جلسات رهبری بخش.

• اطمینان حاصل کند که اسناد و گزارشات دقیق و به موقع هستند.

دفتردار بخش باید با ابزارهای ثبت-پیشینۀ کلیسا آشنا شود (به ۰.۳۳ مراجعه کنید). او از این ابزارها برای کمک به رهبران در شناسایی موارد زیر استفاده می‌کند:

• نیازهای اعضاء و سازمان‌ها.

• در دسترس بودن منابع، از جمله امور مالی.

کارمندان بخش، اعضا را تشویق می‌نمایند تا هرگونه خطا در اطّلاعات عضویت خود را گزارش کنند.

سایر وظایف ثبت-پیشینه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• حصول اطمینان از اینکه آیین‌ها به درستی و به سرعت ثبت می‌شوند.

• آماده سازی فرم افسران پذیرفته و حمایت شده برای کنفرانس بخش.

• ثبت اطلاعات شوراهای عضویت بخش.

• نگهداری اسناد مالی (به ۲.۲.۳۴ مراجعه کنید).

۵.۳۵

گزارش در مورد مشارکت اعضاء

گزارش‌های مربوط به مشارکت اعضا به رهبران کمک می‌کند تا بر پیشرفت و نیازهای اعضاء تمرکز کنند.

۱.۵.۳۳

انواع گزارشات

۱.۱.۵.۳۳

گزارش های حضور [در جلسات کلیسا]

حضور در جلسات عِشای مقدّس و جلسات کشیشی و سازمانی یکشنبه به صورت الکترونیکی با استفاده از منابع دفتردار و رهبرLCR یا Member Tools ثبت می‌شود.

عِشای مقدّس. حضور در جلسۀ عِشای مقدّس هر هفته توسّط دفتردار بخش یا دستیار دفتردار بخش ثبت می‌شود. شمارش تعداد شرکت‌کنندگان در جلسۀ حضوری یا از طریق پخش، از جمله بازدیدکنندگان است.

مجمع روز یکشنبه و جلسات سازمانی. حضور هر هفته توسّط دبیران و مشاوران مجمع و سازمان ثبت می‌شود. رهبران نوجوانان همچنین می‌توانند در ثبت حضور [در جلسات کلیسا] کمک کنند. شمارش تعداد شرکت کنندگان در جلسۀ حضوری یا از طریق پخش، از جمله بازدیدکنندگان است. اعضایی که در [دورۀ] ابتدایی یا به عنوان رهبران نوجوانان در بخش خدمت می‌کنند نیز شامل شرکت کنندگان می‌شوند.

دفتردار بخش می‌تواند حضور و غیاب را از طرف هر سازمانی ثبت کند.

۲.۱.۵.۳۳

گزارش مصاحبۀ خدمتگزار

(به ۳.۲۱ مراجعه کنید).

۳.۱.۵.۳۳

گزارش فصلی

هر عدد در یک گزارش، نشان دهندۀ یک شخص واقعی است که نیازهای منحصر به فردی دارد (رجوع کنید به هیلامان ۱۳:۱۵).

گزارش فصلی حاوی اطلاعات مفیدی است که می‌تواند بینش‌هایی را در اختیار رهبران قرار دهد، زیرا آنها به دنبال الهام گرفتن در مورد تلاش‌های خدمتگزاری خود هستند.

رهبران وَتَد و بخش برای بررسی پیشرفت افراد به طور منظّم به گزارش فصلی مراجعه می‌کنند.

هر بخش یک گزارش فصلی را تکمیل و به ستاد مرکزی کلیسا ارسال می‌کند. دفتردار گزارش را با اُسقُف‌ بررسی می‌کند و آن را قبل از پانزدهم ماه بعد از پایان هر سه ماه ارائه می‌نماید.

۲.۵.۳۳

فهرست‌های عضویت

ابزارهای ثبت-پیشینه کلیسا به رهبران امکان دسترسی به فهرست‌های عضویت را می‌دهد. این فهرست‌ها می‌توانند به رهبران کمک کنند تا شناسایی کنند:

• کدام [یک از] اعضاء هنوز آیین‌ها را دریافت نکرده‌اند که واجد شرایط آن هستند.

• کدام [یک از] پسران و زنان نوجوان واجد شرایط خدمت در یک مأموریت تبشیری هستند. ‌

• کدام [یک از] نوجوانان توصیه نامۀ معبد معتبر ندارند.

• کدام [یک از] نوجوانان باید برای ملاقات با یکی از اعضای اُسقُف‌ و مشاورانش وقت بگیرند.

رهبران مجمع و سازمان باید به فهرست آنهایی که به مجمع یا سازمان آنها تعلّق دارند دسترسی داشته باشند.

۶.۳۳

اسناد عضویت

اسناد عضویت شامل نام اعضا، اطّلاعات تماس، جزئیات آیین نامه و سایر اطّلاعات حیاتی است.

اسناد عضویت باید در بخشی که عضو در آن زندگی می‌کند نگهداری شود. استثنائات، که باید نادر باشند، مستلزم رضایت اُسقُف‌ها و رؤسای وَتَد مربوطه هستند. برای درخواست استثنا، رئیس وَتَد از منابع دفتردار و رهبرLCR برای ارسال درخواست به دفتر ریاست اول استفاده می‌کند.

انجام سریع موارد زیر ضروری است:

• ثبت اطّلاعات آیین

• سوابق اعضایی که به داخل یا خارج از بخش نقل مکان می‌کنند.

• ایجاد برای اعضای جدید و فرزندان جدید والدین عضو، پیشینه.

• ثبت مرگ یک عضو.

• ثبت اطّلاعات ازدواج و خانواده

اُسقُف‌ یا رئیس وَتَد اطمینان حاصل می‌کند که سابقۀ عضویت در بخش مربوطه قبل از مصاحبه با یک عضو برای دریافت موارد زیر است:

• یک گُمارش در کلیسا

• یک توصیه نامۀ معبد

• کشیشی ملک صادق یا منصوب شدن به سِمَتی در آن کشیشی.

او همچنین اطمینان می‌دهد که پیشینه شامل هیچ یک از موارد زیر نیست:

• یک حواشی نگاری [ضمیمه]

• نظری در مورد محدودیت پیوند [ابدی] یا آیین

• محدودیت‌های عضویت رسمی

اسناد عضویت را تحت هیچ شرایطی نمی‌توان به کسی جز اُسقُف‌ یا دفتردار نشان داد.

اعضا می‌توانند اطلاعات عضویت را برای خود و هر فرزند وابسته‌ای که در خانه زندگی می‌کنند در برنامه ابزار اعضاء Member Tools app مشاهده کنند. آنها همچنین می‌توانند نسخه‌های چاپی خلاصه‌های آیین [انجام گرفتۀ] فردی خود را از دفتردار درخواست کنند. در صورت یافتن خطا، یک دفتردار از تصحیح آنها در سند عضویت اطمینان حاصل می‌کند.

۱.۶.۳۳

نام‌های مورد استفاده در اسناد کلیسا

نام کامل حقوقی یک شخص، همانطور که توسط قانون یا عرف محلی تعریف شده است، باید در اسناد عضویت و گواهی نامه‌های آیین [انجام گرفتۀ] استفاده شود.

۲.۶.۳۳

اعضای ثبت شده [در اسناد]

افراد زیر اعضای ثبت شده [در اسناد] هستند و باید سند عضویت داشته باشند:

• کسانی که تعمید یافته و تصدیق شده‌اند

• افراد زیر ۹ سال که برکت یافته‌اند اما تعمید نگرفته‌اند

• کسانی که به دلیل ناتوانی ذهنی بدون توجه به سن پاسخگو نیستند

• کودکان بی‌برکت زیر ۹ سال که هر دو مورد زیر اِعمال می‌شوند:

  • حدّاقل یکی از والدین یا یک پدربزرگ و مادربزرگ عضو کلیسا هستند.

  • هر دو والدین اجازۀ ایجاد یک سند را می‌دهند. (اگر فقط یکی از والدین حضانت قانونی فرزند را بر عهده داشته باشد، اجازه آن والده کافی است.)

فردی ۹ ساله یا بیشتر که سند عضویت دارد اما تعمید و تصدیق نشده است، عضو دارای پیشینه نیست. با این حال، بخشی که فرد در آن زندگی می کند، سند عضویت را تا زمانی که فرد به ۱۸ سالگی برسد، حفظ می‌کند. در آن زمان، اگر شخص تصمیم بگیرد که ​​تعمید نگیرد، اُسقُف‌ سند عضویت را لغو می‌کند. اجازۀ رئیس وَتَد مورد نیاز است.

اسناد برای کسانی که به دلیل ناتوانی ذهنی تعمید نگرفته اند لغو نمی‌شود مگر اینکه توسط شخص یا قیم قانونی از جمله والدین درخواست شود.

۳.۶.۳۳

پیشینۀ اعضای جدید بخش

دفتردار یا دستیارش در بخش بلافاصله پس از رسیدن پیشینۀ عضویت با اعضای جدید بخش تماس می گیرد تا خلاص آیین [های انجام گرفتۀ] فردی را از نظر صحت بررسی کند.

۶.۶.۳۳

پیشینۀ اعضایی که در خارج از بخش جغرافیایی خود خدمت می‌کنند

۲.۶.۶.۳۳

پیشینۀ مُبَشِران تمام-وقت

به ۸.۲.۶.۲۴ مراجعه کنید.

۱۳.۶.۳۳

پیشینۀ فرزندان والدین مُطَلَّقِه

همۀ پیشینۀ عضویت از نام قانونی یک شخص استفاده می‌کنند، همانطور که توسط قانون یا عرف محلّی شناسانده شده است. این شامل فرزندان والدینی می‌شود که طلاق گرفته‌اند.

کودکان دارای والدین مُطَلَّقِه اغلب در جلسات کلیسا در هر دو بخش والدین شرکت می‌کنند. در حالی که فقط یک واحد می‌تواند پیشینۀ عضویت رسمی کودک را نگه دارد و به روز آورد، می‌توان یک پیشینۀ عضو خارج از واحد در بخش دیگری که او در آن حضور دارد ایجاد شود. این اجازه می‌دهد تا نام و اطلاعات تماس کودک در فهرست‌های بخش و [دفتر حضور و غیاب] کلاس‌ها گنجانده شود.

کودکان با پیشینۀ عضو خارج-از-واحد می‌تواند یک گُمارش، در آن واحد دریافت کنند.

۱۵.۶.۳۳

محدودیت‌های جابجائی در اسناد عضویت

اگر عضوی در حالی که محدودیت‌های رسمی عضویت یا نگرانی جدّی قریب‌الوقوع دیگری دارد جابه‌جا شود، اُسقُف‌ یا یک دفتردار مجاز می‌تواند محدودیتی برای جابه‌جایی در پیشینۀ عضویت قائل شود. او برای این کار از منابع دفتردار و رهبرLCR استفاده می‌کند.

پیشینه‌ای که دارای محدودیت جابجایی است به واحد جدیدی منتقل نمی‌شود تا زمانی که رهبر کشیشی که محدودیت را اِعمال کرده است اجازۀ حذف آن را بدهد.

۱۶.۶.۳۳

سوابق از فایل «آدرس ناشناخته».

گاهی اوقات یک عضو پس از اینکه سابقۀ او در «پروندۀ آدرس ناشناخته» در ستاد مرکزی کلیسا قرار گرفته است، پیدا می‌شود. در این شرایط، دفتردار بخش با استفاده از منابع دفتردار و رهبرLCR، پرونده را درخواست می‌کند.

۱۷.۶.۳۳

ثبت و تصحیح اطلاعات مربوط به آیین [انجام گرفتۀ]

به فصل ۱۸ مراجعه کنید.

۱۹.۶.۳۳

ممیزی اسناد عضویت

هر سال دفتردار یا دستیار دفتردار وَتَد تضمین می‌کند که ممیزی اسناد عضویت در هر بخش با استفاده از منابع دفتردار و رهبرLCR انجام می‌شود. ممیزی باید تا ۳۰ ژوئن هر سال تکمیل شود.

۷.۳۳

اسناد تاریخی

۱.۷.۳۳

تاریخچۀ بخش و وَتَد

سَروَر فرمان داده است که «تاریخچه‌ای از همۀ چیزهای مهم» در مورد کلیسای او نوشته و نگه داشته شود (اصول و پیمان‌ها ۳:۶۹؛ همچنین رجوع کنید به آیه ۵؛ آلما ۲:۳۷).

هر واحد در کلیسا باید تمام موارد مهم مربوط به واحد را مستند کند.

حفظ تاریخ یک کار روحانی است که ایمان کسانی که آن را می‌نویسند و می‌خوانند، تقویت می‌کند.

رهبران سازمان و کشیشیِ وَتَد و بخش با استفاده از ابزارِUnit History tool در ChurchofJesusChrist.org در ارائهٔ داستان‌ها مشارکت می‌کنند. منشیان بخش و وَتَد مسئولیت اصلی سازماندهی و هماهنگی این تلاش‌ها را دارند. دستورالعمل‌های اضافی در ابزارِ Quick Start Guide [راهنمای شروع سریع] موجود است.

۸.۳۳

محرمانه بودن اسناد

سوابق کلیسا چه روی کاغذ و چه دیجیتال محرمانه است. این شامل:

• اسناد عضویت

• اسناد مالی

• یادداشت‌ها از جلسات

• برگهٰ‌ها و اسناد رسمی (شامل اسناد شوراهای عضویت).

رهبران اطمینان حاصل می‌کنند که اطّلاعات جمع آوری شده از اعضا عبارتند از:

• محدود به آنچه کلیسا نیاز دارد.

• فقط برای مقاصد تایید شدۀ کلیسا استفاده می‌شود.

• فقط به کسانی داده می شود که مجاز به استفاده از آن هستند.

اطّلاعاتی که به صورت الکترونیکی ذخیره می‌شوند باید به طور مناسب ایمن و محافظت شوند (به ۱.۹.۳۳ مراجعه کنید).

۹.۳۳

مدیریت اسناد

۱.۹.۳۳

حفاظت

تمام اسناد، گزارش‌ها و داده‌های کلیسا باید در برابر دسترسی، تغییر، تخریب یا افشای غیرمجاز محافظت شوند. این اطّلاعات باید در مکانی امن نگهداری شوند.

دستگاه‌ها یا رسانه‌های ذخیره‌سازیِ گم شده یا دزدیده شدهٔ متعلق به کلیسا باید فوراً در incidents.ChurchofJesusChrist.org گزارش شوند. سوء استفاده از اطّلاعات کلیسا نیز باید گزارش شود.

۱.۱.۹.۳۳

نام کاربری و گذرواژه (رمز عبور)

رؤسای وَتَد، اُسقُف‌ها و دیگر رهبران هرگز نباید نام کاربری و گذرواژه (رمز عبور) کلیسای خود را با مشاوران، دفترداران، منشی‌های اجرایی یا دیگران به اشتراک بگذارند.

۳.۱.۹.۳۳

حریم خصوصی داده‌ها

بسیاری از کشورها قوانین حفاظت از داده‌ها را وضع کرده‌اند که پر‌دازش داده‌های شخصی را [بر اساس آن] تنظیم می‌کند. این شامل اطّلاعات موجود در اسناد عضویت و سایر اسناد کلیسا است که افراد را شناسایی می‌کنند. رهبرانی که در مورد اِعمال قوانین حفاظت از داده‌ها در مدیریت محلی اسناد کلیسا سؤالی دارند، می‌توانند با دفتر حفظ حریم خصوصی داده‌های کلیسا در [e-mail] تماس بگیرند.