bilgisayara bakan kişiler

33.

Kayıtlar ve Raporlar

33.0

Giriş

Kayıt tutmak, Rab’bin Kilisesi’nde her zaman önemli olmuştur. Örneğin:

Adem “bir anılma kitabı” tuttu (Musa 6:5).

Moroni, Mesih’in Kilisesi’nde vaftiz olanların isimlerinin “hatırlanması ve Tanrı’nın iyi sözüyle beslenmeleri” (Moroni 6:4) için kaydedildiğini öğretti.

Joseph Smith, “Rab’bin önünde kayıtları doğru bir şekilde hazırlayabilmek” için her mahallede bir kayıt görevlisinin hizmete çağrılması talimatını verdi (Öğreti ve Antlaşmalar 128:2).

33.1

Kilise Kayıtlarına Genel Bakış

Kilise kayıtları kutsaldır. İçindeki bilgiler hassastır ve korunmaları gerekir. Kilise kayıt sistemleri, hizmet çağrılarına dayalı olarak üyelik bilgilerine erişim yetkisi verir.

Kayıtlar liderlere şu konularda yardımcı olabilir:

• Kimlerin özel ilgiye ihtiyaç duyabileceğini belirlemek.

• Bir kişinin hangi kurtuluş kutsal törenlerine sahip olduğunu veya buna ihtiyaç duyabileceğini belirlemek.

• Üyeleri bulmak.

Kilise birimlerinde aşağıdaki kayıt türleri tutulur:

• Üye katılım raporları (bkz. 33.5)

• Üyelik kayıtları (bkz. 33.6)

• Tarihsel kayıtlar (bkz. 33.7)

• Finansal kayıtlar (bkz. 34. bölüm)

33.2

Yazmanlar için Genel Talimatlar

Geçerli bir tapınak tavsiye belgesine sahip olmalıdır.

Yazmanlar, Kilise fonlarını korumak ve Kilise kayıtlarının doğru olmasını sağlamak için mevcut kuralları dikkatle takip eder. Yazmanlar, herhangi bir uygunsuzluğu derhal rahiplik liderlerine bildirir. Uygunsuzlukların çözülmesinde zorluklar ortaya çıkarsa, yazmanlar Kilise merkezindeki Gizli Kayıtlar Ofisi ile iletişime geçmelidir.

Telefon: [phone] veya 1-800-453-3860, dahili 2-2053

Ücretsiz (GSD telefon): 855-537-4357

E-posta: [e-mail]

Yazmanların hizmet süresi, görevlerini öğrenmeleri ve işlerinde sürekliliği sağlamaları için yeterli olmalıdır. Çadır kazığı başkanlığı veya gözetmenlik üyesi olmadıkları için, çadır kazığı başkanlığı veya gözetmenlik yeniden organize edildiğinde hizmetten serbest bırakılmaları gerekmez.

33.4

Mahalle Kayıtları ve Raporlar

33.4.1

Gözetmenlik

Gözetmen, mahalle kayıtlarının tutulmasını denetler.

33.4.2

Mahalle Yazmanı

Her mahallede nitelikli, çalışan bir mahalle yazmanı olmalıdır. Gözetmenlik tarafından tavsiye edilir ve çadır kazığı başkanlığının bir üyesi veya görev verilen bir yüksek meclis üyesi tarafından hizmete çağrılıp görevlendirilir. Melkizedek Rahipliği’ne ve geçerli bir tapınak tavsiye belgesine sahip olmalıdır. Mahalle meclisinin üyesidir. 29.2’de belirtildiği gibi mahalle toplantılarına katılır.

Mahalle yazmanı, gözetmenlik ve çadır kazığı yazmanları tarafından talimat verilir Yardım için mahalle yazman yardımcıları hizmete çağrılabilir.

33.4.2.1

Kayıt Tutma Sorumlulukları

Mahalle yazmanı veya görev verilen bir yazman yardımcısı aşağıdaki sorumluluklara sahiptir:

• Mahalle liderlik toplantılarında verilen görevlerin ve alınan kararların kaydını tutar.

• Kayıtların ve raporların doğru ve zamanında olduğundan emin olur.

Mahalle yazmanı, Kilise kayıt tutma araçlarına aşina olmalıdır (bkz. 33.0). Liderlerin aşağıdakileri belirlemesine yardımcı olmak için bu araçları kullanır:

• Üyelerin ve organizasyonların ihtiyaçları.

• Finans da dahil olmak üzere kaynakların varlığı.

Mahalle yazmanı, üyeleri üyelik bilgilerindeki hataları bildirmeye teşvik eder.

Diğer kayıt tutma vazifeleri arasında şunlar yer alabilir:

• Kutsal törenlerin zamanında ve düzgün bir şekilde kaydedilmesini sağlamak.

• Mahalle konferansı için Yetkilileri Destekleme formu hazırlamak.

• Mahalle üyelik meclisleri için bilgileri kaydetmek.

• Finansal kayıtların tutulması (bkz. 34.2.2).

33.5

Üye Katılım Raporları

Üye katılımıyla ilgili raporlar, liderlerin üyelerin ilerlemesine ve ihtiyaçlarına odaklanmasına yardımcı olur.

33.5.1

Rapor Türleri

33.5.1.1

Katılım Raporları

Rab’bin sofrası toplantılarına ve pazar rahiplik ve organizasyon toplantılarına katılım, LYK veya Üye Araçları kullanılarak elektronik olarak kaydedilir.

Rab’bin Sofrası Toplantısı. Rab’bin sofrası toplantısına katılım, her hafta mahalle yazmanı veya mahalle yazman yardımcısı tarafından kaydedilir. Katılımcı sayısı, ziyaretçiler de dahil olmak üzere toplantıya şahsen veya sanal olarak katılanların sayısıdır.

Pazar Günü Kurul ve Organizasyon Toplantıları. Katılım, kurul ve organizasyon asistanları, [sekreterleri] ve rehber öğretmenler tarafından her hafta kaydedilir. Gençlik liderleri de katılımın kaydedilmesine yardımcı olabilir. Katılımcı sayısı, ziyaretçiler de dahil olmak üzere toplantıya şahsen veya sanal olarak katılanların sayısıdır. İlköğretim’de veya mahallede gençlik lideri olarak hizmet eden üyeler de katılımcı olarak dahil edilir.

Mahalle yazmanı, herhangi bir kuruluş adına katılımı kaydedebilir.

33.5.1.2

Koruyup Kollama Mülakat Raporları

Bkz. 21.3.

33.5.1.3

Üç Aylık Rapor

Bir rapordaki her sayı, kendine özgü ihtiyaçları olan gerçek bir kişiyi temsil eder (bkz. Helaman 15:13).

Üç Aylık Rapor, liderlere hizmet çabaları ile ilgili ilham ararken içgörü sağlayabilecek yararlı bilgiler içerir.

Çadır kazığı ve mahalle liderleri, bireylerin ilerlemesini gözden geçirmek için düzenli olarak Üç Aylık Rapor’a başvurur.

Her mahalle Üç Aylık Raporu tamamlar ve Kilise genel merkezine sunar. Yazman, raporu gözetmenle birlikte inceler ve her üç aylık dönemin sonunu takip eden ayın 15’ine kadar gönderir.

33.5.2

Üyelik Listeleri

Kilise kayıt tutma araçları, liderlere üyelik listelerine erişim olanağı sağlar. Bu listeler liderlerin şunları belirlemesine yardımcı olabilir:

• Hangi üyelerin henüz hazır oldukları kutsal törenleri almadığını.

• Hangi genç beyin ve genç hanımın bir görevde hizmet etmeye uygun olup olmadığını.

• Hangi gençlerin geçerli bir tapınak tavsiye belgesine sahip olup olmadığını.

• Bir gözetmenlik üyesiyle yapılacak görüşmeler için hangi gençle randevu yapılması gerektiğini.

Kurul ve organizasyon liderleri, kurullarına veya organizasyonlarına ait olan kişilerin listelerine erişebilmelidir.

33.6

Üyelik Kayıtları

Üyelik kayıtları, üyelerin isimlerini, iletişim bilgilerini, kutsal tören ayrıntılarını ve diğer önemli bilgileri içerir.

Üyelik kayıtları, üyenin ikamet ettiği mahallede tutulmalıdır. Nadir olması gereken istisnalar, ilgili gözetmenlerin ve çadır kazığı başkanlarının onayını gerektirir. Bir istisna talep etmek için, çadır kazığı başkanı, talebi Birinci Başkanlık Makamı’na göndermek için LYK’yı kullanır.

Aşağıdakileri hemen yapmak çok önemlidir:

• Kutsal tören bilgilerinin kaydedilmesi.

• Mahalleye gelen veya mahalleden ayrılan üyelerinin kayıtlarının taşınması.

• Yeni üyelerin ve üye olan ebeveynlerin yeni çocukları için kayıtlar oluşturulması.

• Bir üyenin vefatının kaydedilmesi.

• Evlilik ve evdekilerin bilgilerinin kaydedilmesi.

Gözetmen ya da çadır kazığı başkanı, bir üyeyle aşağıdakileri almak üzere mülakat yapmadan önce, üyelik kaydının uygun mahallede olduğundan emin olur:

• Kilise hizmet çağrısı.

• Tapınak tavsiye belgesi.

• Melkizedek Rahipliği veya o rahiplikte bir makama atanmak.

Ayrıca, kaydın aşağıdakilerden herhangi birini içermediğin de emin olur:

• Şerh [ek açıklama]

• Mühürlenme veya kutsal tören kısıtlaması hakkında bir açıklama

• Resmi üyelik kısıtlamaları

Üyelik kayıtları, gözetmen veya yazman dışında hiç kimseye kesinlikle verilmez veya gösterilmez.

Üyeler, Üye Araçları uygulamasında kendileri ve evde yaşayan bakmakla yükümlü oldukları çocuklar için üyelik bilgilerini görüntüleyebilir. Ayrıca, yazmandan Bireysel Kutsal Tören Özetlerinin yazdırılmış kopyalarını da talep edebilirler. Eğer hata bulunursa, yazman üyelik kayıtlarında bunların düzeltilmesini sağlar.

33.6.1

Kilise Kayıtlarında Kullanılan İsimler

Bir kişinin tam yasal adı, yerel yasalar veya gelenekler tarafından tanımlandığı şekliyle, üyelik kayıtlarında ve kutsal tören sertifikalarında kullanılmalıdır.

33.6.2

Kayıtlı Üyeler

Aşağıdaki kişiler kayıtlı üyelerdir ve bir üyelik kaydına sahip olmalıdırlar:

• Vaftiz olmuş ve Kilise’ye kabul töreni yapılmış kişiler

• 9 yaş altında olup da kutsanmış ancak vaftiz olmamış olanlar

• Yaşı ne olursa olsun zihinsel engelli olduğu için sorumluluk taşımayanlar

• Aşağıdakilerin her ikisinin de geçerli olduğu durumlarda, 9 yaşın altındaki kutsanmamış çocuklar:

  • En az bir ebeveyn veya bir büyükanne veya büyükbaba Kilise’nin üyesidir.

  • Her iki ebeveyn de bir kaydın oluşturulmasına izin verdiği durumlarda. (Eğer çocuğun yasal velayeti yalnızca bir ebeveynde bulunuyorsa, o ebeveynin izni yeterlidir.)

Üyelik kaydı olan, ancak vaftiz olmamış ve bir üye olarak onaylanmamış 9 yaşındaki veya daha büyük bir kişi, kayıtlı üye değildir. Ancak kişinin ikamet ettiği mahalle, kişi 18 yaşına gelene kadar üyelik kaydını muhafaza eder. O sırada kişi vaftiz olmamayı seçerse, gözetmen üyelik kaydını iptal eder. Çadır kazığı başkanının izni gereklidir.

Zihinsel engeli nedeniyle vaftiz olmayan kişilerin kayıtları, kişi veya ebeveyn dahil yasal vasisi tarafından talep edilmediği sürece iptal edilmez.

33.6.3

Yeni Mahalle Üyelerinin Kayıtları

Mahalle yazmanı veya mahalle yazman yardımcısı, üyelik kayıtları geldikten hemen sonra yeni mahalle üyeleriyle iletişime geçerek Bireysel Kutsal Tören Özetinin doğruluğunu kontrol eder.

33.6.6

Kendi Coğrafi Mahalleleri Dışında Hizmet Veren Üyelerin Kayıtları

33.6.6.2

Tam Zamanlı Görevlilerin Kayıtları

Bkz. 24.6.2.8.

33.6.13

Boşanmış Ebeveynlerin Çocuklarının Kayıtları

Tüm üyelik kayıtları, bir kişinin yasal adını, yerel yasa veya gelenek tarafından tanımlandığı şekliyle kullanır. Buna, ebeveynleri boşanmış çocuklar da dahildir.

Boşanmış ebeveynleri olan çocuklar, genellikle her iki ebeveynin de mahallesindeki Kilise toplantılarına katılırlar. Çocuğun resmi üyelik kaydı sadece bir birim tarafından tutulup güncellenebileceği gibi, devam ettiği diğer mahallede de birim dışı üye kaydı oluşturulabilir. Bu, çocuğun isminin ve iletişim bilgilerinin, mahalle listelerine ve sınıf yoklama listelerine dahil edilmesini sağlar.

Birim dışı üye kaydı olan çocuklar, o birimde bir hizmet çağrısı alabilir.

33.6.15

Üyelik Kayıtlarındaki Kısıtlamaları Taşıma

Eğer bir üye, resmi üyelik kısıtlamaları veya başka bir ciddi endişe devam ederken taşınırsa, gözetmen veya yetkili bir yazman üyelik kaydına bir taşınma kısıtlaması koyabilir. Bunu yapmak için LYK’yı kullanır.

Taşınma kısıtlaması olan bir kayıt, kısıtlamayı koyan rahiplik lideri kısıtlamanın kaldırılmasına izin verene kadar yeni bir birime taşınmaz.

33.6.16

“Adres Bilinmiyor” Dosyasından Kayıtlar

Bir üye bazen, kaydı Kilise merkezindeki “adres bilinmiyor dosyasına” girdikten sonra bulunur. Bu durumda, mahalle yazmanı LYK’yı kullanarak kaydı ister.

33.6.17

Kutsal Tören Bilgilerinin Kaydedilmesi ve Düzeltilmesi

Bkz. 18. bölüm.

33.6.19

Üyelik Kayıtlarının Denetimleri

Her yıl, çadır kazığı yazmanı veya bir çadır kazığı yazman yardımcısı, LYK’yı kullanılarak her mahallede üyelik kayıtlarının denetlenmesini sağlar. Denetimler, her yıl 30 Haziran’a kadar tamamlanmalıdır.

33.7

Tarihi Kayıtlar

33.7.1

Mahalle ve Çadır Kazığı Tarihçeleri

Rab, Kendi Kilisesi ile ilgili “tüm önemli konuların bir tarihçesinin yazılmasını” ve saklanmasını buyurmuştur (Öğreti ve Antlaşmalar 69:3; ayrıca bkz. 5. ayet; Alma 37:2).

Kilise’deki her birim, birim ile ilgili tüm önemli konuları belgelemelidir.

Tarihçe tutmak, onu yazanın ve okuyanın imanını kuvvetlendirecek ruhsal bir çalışmadır.

Çadır kazığı ve mahalle rahiplik ve organizasyon liderleri ChurchofJesusChrist.org’da bulunan Birim Tarihi aracını kullanarak hikayeler ile katkıda bulunurlar. Bu çabanın organizasyonu ve koordinasyonunda öncelikli sorumluluk çadır kazığı ve mahalle yazmanlarına aittir. Ek talimatlar, aracın Hızlı Başlangıç Kılavuzu’nda mevcuttur.

33.8

Kayıtların Gizliliği

İster kağıt üzerinde ister dijital ortamda olsun, Kilise kayıtları gizlidir. Bunlar şunları içerir:

• Üyelik kayıtları.

• Finansal kayıtlar.

• Toplantı notları.

• Resmi formlar ve belgeler (üyelik meclislerinin kayıtları dahil).

Liderler, üyelerden toplanan bilgilerin şu şekilde olmasını sağlar:

• Kilise’nin talep ettiği şeylerle sınırlıdır.

• Sadece onaylanmış Kilise amaçları için kullanılır.

• Sadece kullanma yetkisi olanlara verilir.

Elektronik olarak saklanan bilgiler güvenli tutulmalı ve uygun şekilde korunmalıdır (bkz. 33.9.1).

33.9

Kayıtların Yönetimi

33.9.1

Koruma

Tüm Kilise kayıtları, raporları ve verileri yetkisiz erişime, değişikliğe, imhaya veya ifşaya karşı korunmalıdır. Bu bilgiler güvenli bir yerde saklanmalıdır.

Kiliseye ait cihazların veya depolama ortamlarının kaybolması veya çalınması durumunda, derhal şuraya bildirilmelidir: incidents.ChurchofJesusChrist.org. Kilise bilgilerinin kötüye kullanımı da bildirilmelidir.

33.9.1.1

Kullanıcı Adları ve Şifreler

Çadır kazığı başkanları, gözetmenler ve diğer liderler, Kilise kullanıcı adlarını ve şifrelerini asla danışmanlar, yazmanlar, yönetici asistanları veya diğer kişilerle paylaşmamalıdır.

33.9.1.3

Veri Gizliliği

Birçok ülke, kişisel verilerin işlenmesini düzenleyen veri koruma yasaları çıkarmıştır. Bu, üyelik kayıtlarındaki bilgileri ve kişileri tanımlayan diğer Kilise kayıtlarını içerir. Veri koruma yasalarının Kilise kayıtlarının yerel yönetimine uygulanması hakkında soruları olan liderler, şu adresten Kilise veri gizliliği ofisi ile iletişime geçebilir: [e-mail].