「33.纪录及报表」，总指导手册选辑（2023）。
「33.纪录及报表」，总指导手册选辑
33.
纪录及报表
33.0
导言
在主的教会中，保存纪录一直都很重要。例如：
亚当保存「纪念册」（摩西6：5）。
摩罗乃教导，那些受洗加入基督教会的人的名字被记录下来，好使「他们被记得并用神美好的话滋养」（摩罗乃书6：4）。
约瑟·斯密曾指示，每个支会都应当召唤一位纪录员，「在主前为事实作纪录」（教义和圣约128：2）。
33.1
教会纪录概览
教会纪录是神圣的，其中的资料很敏感，应当妥善保护。教会纪录系统是根据召唤，来授予教籍资料的存取权。
纪录可以帮助领袖：
-
找出可能需要特别照顾的人。
-
找出一个人已接受或可能需要哪些救恩的教仪。
-
找到成员。
教会各单位所保存的纪录有下列几类：
33.2
给文书的一般指示
他们应当持有有效的圣殿推荐书。
文书要谨慎遵循现行的政策来保护教会款项，并确保教会纪录是正确的。文书若发现任何不当行为，要立即通知圣职领袖。如果在解决不当行为时遇到困难，文书应联络教会总部的机密纪录办公室。
电话：1-801-240-2053或1-800-453-3860，分机2-2053
免付费电话（全球服务部门电话）：855-537-4357
电子邮件： ConfidentialRecords@ChurchofJesusChrist.org
文书应有够长的任期，让他们学习职责，并维持工作的连贯性。由于文书不是支联会会长团或主教团的成员，因此在支联会会长团或主教团改组时，不需要卸任。
33.4
支会纪录及报表
33.4.1
主教团
主教要督导支会的纪录保存事宜，
33.4.2
支会文书
每个支会应有一位合格尽职的支会文书。他要由主教团推荐，由支联会会长团的一员或受指派的高级咨议来召唤和按手选派。他应持有麦基洗德圣职和有效的圣殿推荐书。他是支会议会的成员。他要依照29.2的指示，出席支会的会议。
支会文书由主教团和支联会文书训练，亦可召唤支会助理文书来协助。
33.4.2.1
纪录保存的责任
支会文书或被指派的助理文书负有下列责任：
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记录支会领导人会议上所作的指派和决议。
-
确保纪录和报告正确且及时。
支会文书应熟悉教会纪录保存的各项工具（见33.0）。他要使用这些工具来帮助领袖找出：
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成员和组织的需求。
-
可用的资源，包括财务方面。
支会文书要鼓励成员，回报在他们教籍资料中的任何错误。
其他的纪录保存职责可包括：
33.5
成员参与情况报告
成员参与情况的报告，可帮助领袖专注于成员的进步和需求。
33.5.1
报告的种类
33.5.1.1
出席人数报告
圣餐聚会及星期日圣职聚会和组织聚会的出席情形，可使用领袖及文书资源系统或「成员工具」以电子方式记录。
圣餐聚会。圣餐聚会的出席情况，每周由支会文书或支会助理文书加以记录。要计算亲自或透过串流直播来出席聚会的人数，包括访客。
星期日圣职聚会和组织聚会。出席情况每周由定额组及组织的秘书和顾问记录下来。青少年领袖也可以协助记录出席情形。要计算亲自或透过串流直播来出席聚会的人数，包括访客。在初级会服务的成员，或担任支会中青少年领袖的成员，也要算入出席人数。
支会文书可以为任何组织记录出席情形。
33.5.1.2
施助面谈报告
见21.3。
33.5.1.3
季报
报告中的每个数字，都代表着一个实际的人，有其独特的需求（见希拉曼书15：13）。
季报包含有用的资料，能在领袖寻求施助工作方面的灵感时，提供见解。
支联会和支会领袖要经常参考季报，来检视成员个人的进步情形。
每个支会都要完成季报并提交至教会总部。文书要与主教一起审阅季报，并在每季结束后该月的15日前提交。
33.5.2
教籍名册
教会纪录保存工具让领袖可以存取教籍名单。这些名单可以帮助领袖找出：
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哪些成员尚未接受他们有资格接受的教仪。
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哪些男青年和女青年有资格去传教。
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哪些青少年未持有有效的圣殿推荐书。
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需要安排哪些青少年与主教团的一员会面。
定额组及组织领袖应该要能拿到隶属于其定额组或组织的成员之名册。
33.6
教籍纪录
教籍纪录包括成员的姓名、联络资料、教仪详细资料，以及其他重要资料。
教籍纪录应当保存在成员居住地的支会中。例外情形（应该很少发生）需要获得主教和支联会会长的同意。若要申请例外情形，支联会会长要使用领袖及文书资源系统，将此项申请提交至总会会长团办公室。
及时执行下列事项是很重要的：
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记录教仪资料。
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将迁入或迁出支会的成员的纪录作迁移。
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为新成员和成员的新子女建立纪录。
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记录成员的死亡。
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记录婚姻和家庭资料。
主教或支联会会长要先确定某份教籍纪录在适当的支会中后，才与该成员面谈，以接受：
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教会召唤。
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圣殿推荐书。
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麦基洗德圣职或被按立到该圣职的某个职位。
他也要确认该纪录并未包含下列任何一项：
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附注
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限制印证或教仪的注记
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正式的成员身份限制
在任何情况下，都不可将教籍纪录交给主教或文书以外的人，或让他们阅览。
成员可以在「成员工具」应用程式中，检视自己和家中需要抚养之任何子女的教籍资料。他们也可以向文书申请印出个人教仪摘要。若发现错误，文书要确定在教籍纪录上作了更正。
33.6.1
教会纪录上登录的姓名
教籍纪录和教仪证书上，应使用符合当地法律或习俗所认定的法定全名。
33.6.2
有纪录的成员
以下这些人为有纪录的成员，都应有教籍纪录：
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已接受洗礼和证实的人
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未满9岁，接受过祝福，但未受洗的人
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因智能障碍而无行为能力者，不论年龄大小
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未满9岁且不曾接受祝福的儿童（若下列两种条件都成立）：
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父亲、母亲或（外）祖父母至少一人是教会成员。
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父母双方都同意建立纪录。（如果父母只有其中一方拥有该儿童的合法监护权，则该位父母同意即可。）
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年满9岁以上、有教籍纪录但未接受洗礼和证实者，并不是有纪录的成员。然而，此人居住地的支会要保存其教籍纪录，直到当事人满18岁为止。届时，如果当事人选择不受洗，主教就要取消其教籍纪录；但要先取得支联会会长的许可。
教会不会取消因智能障碍而未受洗者的纪录，除非当事人或一位法定监护人（包括父母）要求取消。
33.6.3
支会新成员的纪录
支会文书或支会助理文书要在支会新成员的教籍纪录抵达后，尽快与新成员联络，核对其个人教仪摘要是否正确。
33.6.6
在以地理位置划分的支会外服务的成员之纪录
33.6.6.2
全部时间传教士的纪录
见24.6.2.8。
33.6.13
父母离异之儿童的纪录
所有的教籍纪录都要使用符合当地法律或习俗所认定的法定姓名。这包括离婚父母的子女。
父母离异的儿童，往往会到父亲的支会和母亲的支会，参加这两个单位的教会聚会。虽然只有一个单位可以保留和更新该儿童正式的教籍纪录，但他（她）所参加的另一个支会，可以建立单位外成员的纪录。这样能使该儿童的名字和联络资讯，出现在支会名录和班级点名册上。
纪录上为单位外成员的儿童，可以在该单位接受召唤。
33.6.15
限制教籍纪录迁出
如果一位成员搬家时，有正式的成员身份限制情况待决定或有其他严重疑虑尚待处理，则主教或经授权的文书可对其教籍纪录施以迁出限制。他要使用领袖及文书资源系统来执行。
有迁出限制的纪录不会被迁至新单位，直到施以该限制的圣职领袖授权移除这项限制。
33.6.16
「地址不详」档案里的纪录
有时，教会将一位成员的纪录，放在教会总部的「地址不详档案」后，又找到了此人。在这种情况下，支会文书要用领袖及文书资源系统，申请此人的纪录。
33.6.17
记录与更正教仪资料
见第18章。
33.6.19
教籍纪录的稽核
支联会文书或支联会助理文书，每年务必要用领袖及文书资源系统，与各支会进行一次教籍纪录稽核。稽核应于每年的6月30日前完成。
33.7
历史纪录
33.7.1
支会和支联会历史
主已命令，要记写和保存有关祂教会「一切重要事务……〔的〕历史」（教义和圣约69：3；亦见第5节；阿尔玛书37：2）。
教会中的各个单位，都要将关于该单位的一切重要事务记录在文件中。
保存纪录是属灵的工作，会巩固撰写者和阅读者的信心。
支联会和支会圣职及组织领袖要使用ChurchofJesusChrist.org上的单位历史工具来提供故事。支联会和支会文书在组织和协调这项工作上负有主要责任。其他指示可在该工具的快速入门指南中取得。
33.8
纪录之保密
本教会的纪录皆属机密，不论是书面或数位形式皆同。这些纪录包括：
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教籍纪录。
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财务纪录。
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会议纪录。
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正式表格和文件（包括教籍议会的纪录）。
领袖要确保从成员那里收集到的资料：
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仅限于教会所需的资讯。
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仅用于教会核准的用途。
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仅提供给经授权使用的人。
以电子方式储存的资料，必须确保安全，并妥善保护（见33.9.1）。
33.9
纪录管理
33.9.1
保护
教会所有的纪录、报表和资料皆应加以保护，以防未经授权的取得、变更、销毁或泄露。这些资料应当保存在安全的地方。
若教会自有设备或储存装置遗失或遭窃，应立刻在incidents.ChurchofJesusChrist.org上回报。教会资料遭误用时，也应当回报。
33.9.1.1
使用者名称和密码
支联会会长、主教和其他领袖，绝不应与咨理、文书、执行秘书或其他人，共用他们的教会使用者名称和密码。
33.9.1.3
资料隐私权
许多国家已颁布资料保护法，规范个人资料的处理方式。这包括教籍纪录上的资料，和可辨识个人身份的教会其他纪录上的资料。领袖若对资料保护法如何适用于当地的教会纪录管理有疑问，可联络教会资料隐私办公室，电子邮件是DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org。