「33.紀錄及報表」，總指導手冊選輯（2023）。
「33.紀錄及報表」，總指導手冊選輯
33.
紀錄及報表
33.0
導言
在主的教會中，保存紀錄一直都很重要。例如：
亞當保存「紀念冊」（摩西6：5）。
摩羅乃教導，那些受洗加入基督教會的人的名字被記錄下來，好使「他們被記得並用神美好的話滋養」（摩羅乃書6：4）。
約瑟·斯密曾指示，每個支會都應當召喚一位紀錄員，「在主前為事實作紀錄」（教義和聖約128：2）。
33.1
教會紀錄概覽
教會紀錄是神聖的，其中的資料很敏感，應當妥善保護。教會紀錄系統是根據召喚，來授予教籍資料的存取權。
紀錄可以幫助領袖：
-
找出可能需要特別照顧的人。
-
找出一個人已接受或可能需要哪些救恩的教儀。
-
找到成員。
教會各單位所保存的紀錄有下列幾類：
33.2
給文書的一般指示
他們應當持有有效的聖殿推薦書。
文書要謹慎遵循現行的政策來保護教會款項，並確保教會紀錄是正確的。文書若發現任何不當行為，要立即通知聖職領袖。如果在解決不當行為時遇到困難，文書應聯絡教會總部的機密紀錄辦公室。
電話：1-801-240-2053或1-800-453-3860，分機2-2053
免付費電話（全球服務部門電話）：855-537-4357
電子郵件： ConfidentialRecords@ChurchofJesusChrist.org
文書應有夠長的任期，讓他們學習職責，並維持工作的連貫性。由於文書不是支聯會會長團或主教團的成員，因此在支聯會會長團或主教團改組時，不需要卸任。
33.4
支會紀錄及報表
33.4.1
主教團
主教要督導支會的紀錄保存事宜，
33.4.2
支會文書
每個支會應有一位合格盡職的支會文書。他要由主教團推薦，由支聯會會長團的一員或受指派的高級諮議來召喚和按手選派。他應持有麥基洗德聖職和有效的聖殿推薦書。他是支會議會的成員。他要依照29.2的指示，出席支會的會議。
支會文書由主教團和支聯會文書訓練，亦可召喚支會助理文書來協助。
33.4.2.1
紀錄保存的責任
支會文書或被指派的助理文書負有下列責任：
-
記錄支會領導人會議上所作的指派和決議。
-
確保紀錄和報告正確且及時。
支會文書應熟悉教會紀錄保存的各項工具（見33.0）。他要使用這些工具來幫助領袖找出：
-
成員和組織的需求。
-
可用的資源，包括財務方面。
支會文書要鼓勵成員，回報在他們教籍資料中的任何錯誤。
其他的紀錄保存職責可包括：
33.5
成員參與情況報告
成員參與情況的報告，可幫助領袖專注於成員的進步和需求。
33.5.1
報告的種類
33.5.1.1
出席人數報告
聖餐聚會及星期日聖職聚會和組織聚會的出席情形，可使用領袖及文書資源系統或「成員工具」以電子方式記錄。
聖餐聚會。聖餐聚會的出席情況，每週由支會文書或支會助理文書加以記錄。要計算親自或透過串流直播來出席聚會的人數，包括訪客。
星期日聖職聚會和組織聚會。出席情況每週由定額組及組織的祕書和顧問記錄下來。青少年領袖也可以協助記錄出席情形。要計算親自或透過串流直播來出席聚會的人數，包括訪客。在初級會服務的成員，或擔任支會中青少年領袖的成員，也要算入出席人數。
支會文書可以為任何組織記錄出席情形。
33.5.1.2
施助面談報告
見21.3。
33.5.1.3
季報
報告中的每個數字，都代表著一個實際的人，有其獨特的需求（見希拉曼書15：13）。
季報包含有用的資料，能在領袖尋求施助工作方面的靈感時，提供見解。
支聯會和支會領袖要經常參考季報，來檢視成員個人的進步情形。
每個支會都要完成季報並提交至教會總部。文書要與主教一起審閱季報，並在每季結束後該月的15日前提交。
33.5.2
教籍名冊
教會紀錄保存工具讓領袖可以存取教籍名單。這些名單可以幫助領袖找出：
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哪些成員尚未接受他們有資格接受的教儀。
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哪些男青年和女青年有資格去傳教。
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哪些青少年未持有有效的聖殿推薦書。
-
需要安排哪些青少年與主教團的一員會面。
定額組及組織領袖應該要能拿到隸屬於其定額組或組織的成員之名冊。
33.6
教籍紀錄
教籍紀錄包括成員的姓名、聯絡資料、教儀詳細資料，以及其他重要資料。
教籍紀錄應當保存在成員居住地的支會中。例外情形（應該很少發生）需要獲得主教和支聯會會長的同意。若要申請例外情形，支聯會會長要使用領袖及文書資源系統，將此項申請提交至總會會長團辦公室。
及時執行下列事項是很重要的：
-
記錄教儀資料。
-
將遷入或遷出支會的成員的紀錄作遷移。
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為新成員和成員的新子女建立紀錄。
-
記錄成員的死亡。
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記錄婚姻和家庭資料。
主教或支聯會會長要先確定某份教籍紀錄在適當的支會中後，才與該成員面談，以接受：
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教會召喚。
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聖殿推薦書。
-
麥基洗德聖職或被按立到該聖職的某個職位。
他也要確認該紀錄並未包含下列任何一項：
-
附註
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限制印證或教儀的註記
-
正式的成員身分限制
在任何情況下，都不可將教籍紀錄交給主教或文書以外的人，或讓他們閱覽。
成員可以在「成員工具」應用程式中，檢視自己和家中需要撫養之任何子女的教籍資料。他們也可以向文書申請印出個人教儀摘要。若發現錯誤，文書要確定在教籍紀錄上作了更正。
33.6.1
教會紀錄上登錄的姓名
教籍紀錄和教儀證書上，應使用符合當地法律或習俗所認定的法定全名。
33.6.2
有紀錄的成員
以下這些人為有紀錄的成員，都應有教籍紀錄：
-
已接受洗禮和證實的人
-
未滿9歲，接受過祝福，但未受洗的人
-
因智能障礙而無行為能力者，不論年齡大小
-
未滿9歲且不曾接受祝福的兒童（若下列兩種條件都成立）：
-
父親、母親或（外）祖父母至少一人是教會成員。
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父母雙方都同意建立紀錄。（如果父母只有其中一方擁有該兒童的合法監護權，則該位父母同意即可。）
-
年滿9歲以上、有教籍紀錄但未接受洗禮和證實者，並不是有紀錄的成員。然而，此人居住地的支會要保存其教籍紀錄，直到當事人滿18歲為止。屆時，如果當事人選擇不受洗，主教就要取消其教籍紀錄；但要先取得支聯會會長的許可。
教會不會取消因智能障礙而未受洗者的紀錄，除非當事人或一位法定監護人（包括父母）要求取消。
33.6.3
支會新成員的紀錄
支會文書或支會助理文書要在支會新成員的教籍紀錄抵達後，儘快與新成員聯絡，核對其個人教儀摘要是否正確。
33.6.6
在以地理位置劃分的支會外服務的成員之紀錄
33.6.6.2
全部時間傳教士的紀錄
見24.6.2.8。
33.6.13
父母離異之兒童的紀錄
所有的教籍紀錄都要使用符合當地法律或習俗所認定的法定姓名。這包括離婚父母的子女。
父母離異的兒童，往往會到父親的支會和母親的支會，參加這兩個單位的教會聚會。雖然只有一個單位可以保留和更新該兒童正式的教籍紀錄，但他（她）所參加的另一個支會，可以建立單位外成員的紀錄。這樣能使該兒童的名字和聯絡資訊，出現在支會名錄和班級點名冊上。
紀錄上為單位外成員的兒童，可以在該單位接受召喚。
33.6.15
限制教籍紀錄遷出
如果一位成員搬家時，有正式的成員身分限制情況待決定或有其他嚴重疑慮尚待處理，則主教或經授權的文書可對其教籍紀錄施以遷出限制。他要使用領袖及文書資源系統來執行。
有遷出限制的紀錄不會被遷至新單位，直到施以該限制的聖職領袖授權移除這項限制。
33.6.16
「地址不詳」檔案裡的紀錄
有時，教會將一位成員的紀錄，放在教會總部的「地址不詳檔案」後，又找到了此人。在這種情況下，支會文書要用領袖及文書資源系統，申請此人的紀錄。
33.6.17
記錄與更正教儀資料
見第18章。
33.6.19
教籍紀錄的稽核
支聯會文書或支聯會助理文書，每年務必要用領袖及文書資源系統，與各支會進行一次教籍紀錄稽核。稽核應於每年的6月30日前完成。
33.7
歷史紀錄
33.7.1
支會和支聯會歷史
主已命令，要記寫和保存有關祂教會「一切重要事務……〔的〕歷史」（教義和聖約69：3；亦見第5節；阿爾瑪書37：2）。
教會中的各個單位，都要將關於該單位的一切重要事務記錄在文件中。
保存紀錄是屬靈的工作，會鞏固撰寫者和閱讀者的信心。
支聯會和支會聖職及組織領袖要使用ChurchofJesusChrist.org上的單位歷史工具來提供故事。支聯會和支會文書在組織和協調這項工作上負有主要責任。其他指示可在該工具的快速入門指南中取得。
33.8
紀錄之保密
本教會的紀錄皆屬機密，不論是書面或數位形式皆同。這些紀錄包括：
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教籍紀錄。
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財務紀錄。
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會議紀錄。
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正式表格和文件（包括教籍議會的紀錄）。
領袖要確保從成員那裡收集到的資料：
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僅限於教會所需的資訊。
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僅用於教會核准的用途。
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僅提供給經授權使用的人。
以電子方式儲存的資料，必須確保安全，並妥善保護（見33.9.1）。
33.9
紀錄管理
33.9.1
保護
教會所有的紀錄、報表和資料皆應加以保護，以防未經授權的取得、變更、銷毀或洩露。這些資料應當保存在安全的地方。
若教會自有設備或儲存裝置遺失或遭竊，應立刻在incidents.ChurchofJesusChrist.org上回報。教會資料遭誤用時，也應當回報。
33.9.1.1
使用者名稱和密碼
支聯會會長、主教和其他領袖，絕不應與諮理、文書、執行祕書或其他人，共用他們的教會使用者名稱和密碼。
33.9.1.3
資料隱私權
許多國家已頒布資料保護法，規範個人資料的處理方式。這包括教籍紀錄上的資料，和可辨識個人身分的教會其他紀錄上的資料。領袖若對資料保護法如何適用於當地的教會紀錄管理有疑問，可聯絡教會資料隱私辦公室，電子郵件是DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org。