homens olhando para o computador

33.

Registros e relatórios

33.0

Introdução

A manutenção de registros sempre foi importante na Igreja do Senhor. Por exemplo:

Adão guardou “um livro de recordações” (Moisés 6:5).

Morôni ensinou que os nomes daqueles que foram batizados na Igreja de Cristo foram registrados para que “fossem lembrados e nutridos pela boa palavra de Deus” (Morôni 6:4).

Joseph Smith instruiu que um registrador deve ser chamado em todas as alas para “fazer um registro da verdade perante o Senhor” (Doutrina e Convênios 128:2).

33.1

Visão geral dos registros da Igreja

Os registros da Igreja são sagrados. As informações neles contidas são sigilosas e devem ser protegidas. Os sistemas de registros da Igreja autorizam o acesso às informações dos membros com base nos chamados.

Os registros podem ajudar os líderes a:

• Identificar quem pode precisar de cuidados especiais.

• Identificar quais ordenanças de salvação uma pessoa recebeu ou pode precisar.

• Localizar os membros.

Os seguintes tipos de registro são mantidos nas unidades da Igreja:

• Relatórios de participação dos membros (ver o item 33.5)

• Registros de membro (ver o item 33.6)

• Registros históricos (ver o item 33.7)

• Registros financeiros (ver o capítulo 34)

33.2

Instruções gerais para os secretários

Eles devem ter uma recomendação para o templo válida.

Os secretários seguem cuidadosamente as normas vigentes para proteger os recursos da Igreja e garantir que os registros da Igreja estejam exatos. Os secretários notificam imediatamente os líderes do sacerdócio de quaisquer irregularidades. Se surgirem dificuldades para resolver as irregularidades, os secretários devem entrar em contato com o Escritório de Registros Confidenciais na sede da Igreja.

Telefone: 1-801-240-2053 ou 1-800-453-3860, ramal 2-2053

Ligação gratuita (telefone do GSD): 0800 891 42 53

E-mail: [e-mail]

A duração do serviço dos secretários deve ser suficiente para que aprendam seus deveres e mantenham a continuidade em seu trabalho. Como não são membros da presidência de estaca nem do bispado, não precisam ser desobrigados quando a presidência de estaca ou o bispado forem reorganizados.

33.4

Registros e relatórios da ala

33.4.1

Bispado

O bispo supervisiona a manutenção de registros da ala.

33.4.2

Secretário da ala

Toda ala deve ter um secretário qualificado e operante. Ele é recomendado pelo bispado e chamado e designado, por imposição de mãos, por um membro da presidência da estaca ou um sumo conselheiro designado. Ele deve ser portador do Sacerdócio de Melquisedeque e ter uma recomendação válida para o templo. Ele é um membro do conselho da ala. Ele participa das reuniões da ala conforme indicado no item 29.2.

O secretário da ala é treinado pelo bispado e pelos secretários da estaca. Secretários adjuntos da ala podem ser chamados para ajudar.

33.4.2.1

Responsabilidades referentes à manutenção de registros

O secretário da ala, ou um secretário adjunto designado, tem as seguintes responsabilidades:

• Manter um registro das designações dadas e das decisões tomadas nas reuniões de liderança da ala.

• Certificar-se de que os registros e relatórios sejam precisos e pontuais.

O secretário da ala deve conhecer as ferramentas de manutenção de registros da Igreja (ver o item 33.0). Ele usa essas ferramentas para ajudar os líderes a identificar:

• As necessidades dos membros e das organizações.

• A disponibilidade de recursos, inclusive finanças.

Os secretários da ala incentivam os membros a relatar quaisquer erros em suas informações de membro.

Outros deveres de manutenção de registros podem incluir:

• Assegurar-se de que as ordenanças sejam registradas adequada e prontamente.

• Preparar o formulário Líderes apoiados para a conferência da ala.

• Registrar as informações dos conselhos de condição de membro da ala.

• Manter registros financeiros (ver o item 34.2.2).

33.5

Relatórios de progresso de membros

Os relatórios de progresso de membros ajudam os líderes a se concentrarem no progresso e nas necessidades dos membros.

33.5.1

Tipos de relatórios

33.5.1.1

Relatórios de frequência

A frequência às reuniões sacramentais e às reuniões dominicais do sacerdócio e das organizações é registrada eletronicamente usando o LCR ou o aplicativo Ferramentas do Membro.

Reunião sacramental. A frequência à reunião sacramental é registrada semanalmente pelo secretário da ala ou por um secretário adjunto da ala. A contagem é o número de pessoas presentes na reunião ou por transmissão, inclusive os visitantes.

Reuniões dominicais do quórum e das organizações. A frequência é registrada semanalmente pelos secretários e consultores do quórum e das organizações. Os líderes dos jovens também podem ajudar a registrar a frequência. A contagem é o número de pessoas presentes na reunião ou por transmissão, inclusive os visitantes. Os membros que estiverem servindo na Primária ou como líderes dos jovens da ala também estarão incluídos como participantes.

O secretário da ala pode registrar a frequência em favor de qualquer organização.

33.5.1.2

Relatórios das entrevistas de ministração

Ver o item 21.3.

33.5.1.3

Relatório trimestral

Cada número em um relatório representa uma pessoa real que tem necessidades únicas (ver Helamã 15:13).

O Relatório trimestral contém informações úteis que podem proporcionar aos líderes ideias à medida que buscarem inspiração sobre seu trabalho de ministração.

Os líderes da estaca e da ala consultam regularmente o Relatório trimestral para analisar o progresso das pessoas.

Toda ala preenche e envia um Relatório trimestral para a sede da Igreja. O secretário examina o relatório com o bispo e o envia antes do dia 15 do mês seguinte ao final de cada trimestre.

33.5.2

Listas de membros

As ferramentas de manutenção de registros da Igreja fornecem aos líderes acesso às listas de membros. Essas listas podem ajudar os líderes a identificar:

• Os membros que ainda não receberam as ordenanças para as quais são elegíveis.

• Os rapazes e as moças que são elegíveis para servir missão.

• Os jovens que não têm uma recomendação para o templo válida.

• Os jovens que precisam ser agendados para as reuniões com um membro do bispado.

Os líderes dos quóruns e das organizações devem ter acesso às listas das pessoas que fazem parte de seu respectivo quórum ou de sua organização.

33.6

Registros de membro

Os registros de membro contêm o nome dos membros, as informações para contato, os detalhes das ordenanças e outras informações vitais.

O registro de cada membro deve ser mantido na ala em que o membro reside. Exceções, que devem ser raras, exigem o consentimento dos bispos e presidentes de estaca envolvidos. Para solicitar uma exceção, o presidente da estaca usa o LCR para enviar a solicitação ao escritório da Primeira Presidência.

É essencial fazer o seguinte rapidamente:

• Registrar as informações sobre as ordenanças.

• Transferir registros de membros que se mudarem para a ala ou da ala.

• Criar registros para membros novos e novos filhos de pais membros.

• Registrar o falecimento de um membro.

• Registrar informações sobre casamento e família.

O bispo ou presidente da estaca se certifica de que o registro de membro esteja na ala adequada antes que um membro seja entrevistado para receber:

• Um chamado na Igreja.

• Uma recomendação para o templo.

• O Sacerdócio de Melquisedeque ou ser ordenado a um ofício nesse sacerdócio.

Ele também se certifica de que o registro não inclua nenhum dos seguintes itens:

• Uma anotação

• Um comentário sobre uma restrição de selamento ou ordenança

• Restrições formais à condição de membro

Sob nenhuma circunstância um registro de membro pode ser entregue ou mostrado a uma pessoa que não seja o bispo ou um secretário.

No aplicativo Ferramentas do Membro, os membros podem visualizar as informações de membro para si mesmos e por quaisquer filhos dependentes que morem na casa. Eles também podem solicitar ao secretário cópias impressas do resumo de ordenanças individuais de cada um deles. Se houver erros, um secretário deve se assegurar de que sejam corrigidos nos registros de membros.

33.6.1

Nomes usados nos registros da Igreja

O nome completo legal da pessoa, conforme definido pela lei ou pelos costumes locais, deve ser usado nos registros de membros e certificados de ordenanças.

33.6.2

Membros registrados

As seguintes pessoas são membros da Igreja e devem ter um registro de membro:

• Aquelas que foram batizadas e confirmadas.

• Aquelas que têm menos de 9 anos de idade e foram abençoadas, mas não batizadas.

• Aquelas que não são responsáveis, devido à deficiência intelectual, independentemente da idade.

• Crianças que não foram abençoadas com menos de 9 anos de idade, desde que as duas condições a seguir se apliquem:

  • Pelo menos um dos pais ou um dos avós é membro da Igreja.

  • Ambos os pais dão permissão para que um registro seja criado. (Se apenas um dos pais tiver a guarda legal do filho, a permissão desse pai ou mãe é suficiente.)

Uma pessoa com 9 anos de idade ou mais que tenha um registro de membro, mas não tenha sido batizada e confirmada não é considerada membro registrado. Contudo, a ala em que a pessoa reside mantém o registro de membro até que a pessoa tenha 18 anos. Nesse momento, se a pessoa decidir não ser batizada, o bispo cancela o registro de membro. É necessária a permissão do presidente da estaca.

Os registros das pessoas que não foram batizadas devido a uma deficiência intelectual não são cancelados, a menos que solicitado pela pessoa ou por um responsável legal, inclusive o pai ou a mãe.

33.6.3

Registros de membros novos da ala

O secretário da ala ou um secretário adjunto deve entrar em contato com os novos membros da ala logo após a chegada do registro de membro deles para examinar o “Resumo de ordenanças individuais” e verificar se está correto.

33.6.6

Registros de membros que servem fora de sua ala geográfica

33.6.6.2

Registros de missionários de tempo integral

Ver o item 24.6.2.8.

33.6.13

Registros de filhos de pais divorciados

Todos os registros de membro usam o nome legal de uma pessoa, conforme definido pelas leis ou costumes locais. Isso inclui filhos de pais divorciados.

Muitas vezes, filhos de pais divorciados frequentam as reuniões da Igreja tanto na ala do pai quanto na ala da mãe. Embora apenas uma unidade possa manter e atualizar o registro oficial de membro de uma criança, é possível criar um registro de membro de fora da unidade na outra ala que a criança frequenta. Ele permite que o nome e as informações para contato da criança sejam incluídos nas listas da ala e nas listas de classes.

Jovens com registros de membro fora da unidade podem receber um chamado nessa unidade.

33.6.15

Restrição de transferência de registro de membro

Se um membro se mudar enquanto as restrições formais à condição de membro ou outra preocupação grave estiver pendente, o bispo ou um secretário autorizado pode colocar uma restrição de transferência no registro de membro. Ele usa o LCR para fazer isso.

Os registros com restrição de transferência não podem ser transferidos para uma nova ala até que o líder do sacerdócio que solicitou a restrição autorize sua liberação.

33.6.16

Registros do arquivo de “Endereços desconhecidos”

Às vezes, um membro é localizado depois que seu registro está no “arquivo de endereço desconhecido” na sede da Igreja. Nessa situação, o secretário da ala solicita o registro usando o LCR.

33.6.17

Registrar e corrigir dados de ordenanças

Ver o capítulo 18.

33.6.19

Auditorias dos registros de membros

A cada ano, o secretário da estaca ou um secretário adjunto da estaca se certifica de que uma auditoria dos registros de membros de cada ala seja realizada usando o LCR. As auditorias devem ser concluídas até o dia 30 de junho de cada ano.

33.7

Registros históricos

33.7.1

Históricos da ala e da estaca

O Senhor ordenou que “a história de todas as coisas importantes” relativas à Sua Igreja seja escrita e guardada (Doutrina e Convênios 69:3, ver também o versículo 5; Alma 37:2).

Cada unidade da Igreja deve documentar todas as coisas importantes referentes à unidade.

Manter registros históricos é um trabalho espiritual que fortalecerá a fé daqueles que os escrevem e os leem.

Os líderes do sacerdócio e das organizações da estaca e da ala enviam histórias usando a ferramenta História da Unidade em ChurchofJesusChrist.org. Os secretários da estaca e da ala têm a principal responsabilidade de organizar e coordenar esse trabalho. Instruções adicionais estão disponíveis no Guia de Introdução da ferramenta.

33.8

Confidencialidade dos registros

Os registros da Igreja são confidenciais, sejam eles registrados em papel ou digitalmente. Isso inclui:

• Registros de membros.

• Registros financeiros.

• Observações das reuniões.

• Formulários e documentos oficiais (inclusive registros de conselhos de condição de membro).

Os líderes devem se certificar de que as informações coletadas dos membros sejam:

• Limitadas ao que a Igreja exige.

• Usadas apenas para fins aprovados da Igreja.

• Fornecidas somente àqueles que estão autorizados a usá-las.

As informações armazenadas eletronicamente precisam ser mantidas seguras e protegidas adequadamente (ver o item 33.9.1).

33.9

Administração de registros

33.9.1

Proteção

Todos os registros, relatórios e dados devem ser protegidos de acesso, alteração, destruição ou divulgação não autorizados. Essas informações devem ser mantidas em um lugar seguro.

Dispositivos ou mídias de armazenamento perdidos ou roubados da Igreja devem ser imediatamente relatados no site incidents.ChurchofJesusChrist.org. O uso indevido de informações da Igreja também deve ser relatado.

33.9.1.1

Nomes de usuário e senhas

Os presidentes de estaca, bispos e outros líderes nunca devem compartilhar nome de usuário e senha da Igreja deles com conselheiros, secretários, secretários executivos ou outras pessoas.

33.9.1.3

Privacidade de dados

Muitos países promulgaram leis de proteção de dados que regulam o processamento de dados pessoais. Isso inclui as informações nos registros de membro e em outros registros da Igreja que identificam pessoas. Os líderes que tiverem dúvidas sobre a aplicação das leis de proteção de dados à gerência local de registros da Igreja podem entrar em contato com o escritório de privacidade de dados da Igreja pelo site [e-mail].