Bărbați uitându-se la un calculator.

33.

Înregistrările și rapoartele

33.0

Introducere

Ținerea înregistrărilor a fost întotdeauna importantă în Biserica Domnului. De exemplu:

Adam a păstrat „o carte de aducere-aminte” (Moise 6:5).

Moroni ne-a învățat că numele celor care au fost botezați în Biserica lui Hristos au fost consemnate pentru ca „ei să poată fi ținuți minte și hrăniți de cuvântul cel bun al lui Dumnezeu” (Moroni 6:4).

Joseph Smith a instruit că un înregistrator trebuie să fie chemat în fiecare episcopie ca „să poată face o înregistrare a unui adevăr înaintea Domnului” (Doctrină și legăminte 128:2).

33.1

Prezentarea pe scurt a înregistrărilor Bisericii

Înregistrările Bisericii sunt sacre. Informațiile din ele sunt sensibile și trebuie protejate. Sistemele de înregistrări ale Bisericii autorizează accesul la informațiile privind calitatea de membru în funcție de chemări.

Înregistrările pot ajuta conducătorii:

• să identifice cine ar putea avea nevoie de îngrijire specială;

• să identifice rânduielile necesare salvării pe care le-a primit sau de care ar putea avea nevoie o persoană;

• să localizeze membri.

În unitățile Bisericii, sunt ținute tipurile de înregistrări de mai jos:

• rapoarte privind participarea membrilor (vedeți 33.5);

• înregistrările calității de membru (vedeți 33.6);

• înregistrări istorice (vedeți 33.7);

• înregistrări financiare (vedeți capitolul 34).

33.2

Instrucțiuni generale pentru funcționari

Ei trebuie să aibă o recomandare pentru templu valabilă.

Funcționarii urmează, cu atenție, actualele reguli pentru a proteja fondurile Bisericii și a se asigura că înregistrările Bisericii sunt corecte. Funcționarii înștiințează imediat conducătorii preoției despre orice neconcordanțe. Dacă apar dificultăți în rezolvarea neconcordanțelor, funcționarii trebuie să contacteze Biroul înregistrări confidențiale de la sediul central al Bisericii.

Telefon: [phone] sau 1-800-453-3860, interior 2-2053

Număr de telefon cu apelare gratuită (GSD): 855-537-4357

E-mail: [e-mail]

Durata slujirii funcționarilor trebuie să fie suficientă pentru ca ei să-și învețe îndatoririle și să păstreze continuitatea în munca lor. Deoarece ei nu sunt membri ai președinției țărușului sau episcopatului, nu trebuie să fie eliberați când președinția țărușului sau episcopatul sunt reorganizate.

33.4

Înregistrările și rapoartele episcopiei

33.4.1

Episcopatul

Episcopul supraveghează ținerea înregistrărilor episcopiei.

33.4.2

Funcționarul episcopiei

Fiecare episcopie trebuie să aibă un funcționar al episcopiei pregătit și care slujește în mod activ. El este recomandat de episcopat și chemat și pus deoparte de un membru al președinției țărușului sau de un înalt consilier desemnat. El trebuie să dețină Preoția lui Melhisedec și să aibă o recomandare pentru templu valabilă. El este membru al consiliului episcopiei. El participă la adunările episcopiei așa cum este indicat în 29.2.

Funcționarul episcopiei este instruit de episcopat și de funcționarii țărușului. Funcționari asistenți ai episcopiei pot fi chemați să ajute.

33.4.2.1

Responsabilitățile legate de ținerea înregistrărilor

Funcționarul episcopiei sau un funcționar asistent desemnat are următoarele responsabilități:

• să țină o înregistrare cu însărcinările și hotărârile stabilite și luate în adunările conducerii la nivel de episcopie;

• se asigură că înregistrările și rapoartele sunt corecte și la timp.

Funcționarul episcopiei trebuie să se familiarizeze cu instrumentele Bisericii pentru ținerea înregistrărilor (vedeți 33.0). El folosește aceste instrumente pentru a-i ajuta pe conducători să identifice:

• nevoile membrilor și organizațiilor;

• disponibilitatea resurselor, inclusiv finanțele;

Funcționarii episcopiei încurajează membrii să raporteze orice eroare în legătură cu informațiile privind calitatea lor de membru.

Alte îndatoriri legate de ținerea înregistrărilor pot fi:

• să se asigure că rânduielile sunt înregistrate corespunzător și prompt;

• să pregătească formularul Oficianți susținuți pentru conferința episcopiei;

• să înregistreze informații pentru consiliile privind calitatea de membru la nivel de episcopie;

• să mențină înregistrările financiare (vedeți 34.2.2).

33.5

Rapoartele privind participarea membrilor

Rapoartele privind participarea membrilor ajută conducătorii să se concentreze asupra progresului și nevoilor membrilor.

33.5.1

Tipuri de rapoarte

33.5.1.1

Rapoartele privind prezența

Prezența la adunările de împărtășanie și la adunările de duminica ale preoției și ale organizațiilor este înregistrată electronic folosind LCR sau Instrumente pentru membri.

Adunarea de împărtășanie. Prezența la adunarea de împărtășanie este înregistrată în fiecare săptămână de funcționarul episcopiei sau de un funcționar asistent al episcopiei. Numărul total este numărul celor care participă la adunare în persoană sau prin transmisiuni, inclusiv vizitatorii.

Adunările de duminica ale cvorumurilor și ale organizațiilor. Prezența este înregistrată în fiecare săptămână de secretarii și sfătuitorii cvorumurilor și organizațiilor. Conducătorii tinerilor pot ajuta, de asemenea, la înregistrarea prezenței. Numărul total este numărul celor care participă la adunare în persoană sau prin transmisiuni, inclusiv vizitatorii. Membrii care slujesc în cadrul Societății Primare sau în calitate de conducători ai tinerilor din cadrul episcopiei sunt, de asemenea, incluși ca prezenți.

Funcționarul episcopiei poate înregistra prezența în numele oricărei organizații.

33.5.1.2

Rapoartele privind interviurile despre păstorire

Vedeți 21.3.

33.5.1.3

Raport trimestrial

Fiecare număr dintr-un raport reprezintă o persoană care are nevoi unice (vedeți Helaman 15:13).

Raportul trimestrial conține informații utile care le pot oferi conducătorilor cunoștințe pe măsură ce caută inspirație în legătură cu acțiunile lor de păstorire.

Conducătorii la nivel de țăruș și episcopie revăd, cu regularitate, raportul trimestrial pentru a trece în revistă progresul persoanelor.

Fiecare episcopie completează și trimite un raport trimestrial sediului central al Bisericii. Funcționarul verifică raportul împreună cu episcopul și îl trimite înainte de a 15-a zi din luna care urmează sfârșitului fiecărui trimestru.

33.5.2

Listele cu membri

Instrumentele Bisericii pentru ținerea înregistrărilor oferă conducătorilor acces la listele cu membri. Aceste liste pot ajuta conducătorii să identifice:

• care membri nu au primit încă rânduielile pentru care sunt eligibili;

• care tineri băieți și tinere fete sunt eligibili să slujească în misiune;

• care tineri nu au o recomandare pentru templu valabilă;

• care tineri trebuie să fie programați pentru adunări cu un membru al episcopatului.

Conducătorii cvorumurilor și ai organizațiilor trebuie să aibă acces la listele cu cei care fac parte din cvorumul sau organizația lor.

33.6

Înregistrările calității de membru

Înregistrările calității de membru cuprind numele membrilor, informațiile de contact, detaliile rânduielilor și alte informații esențiale.

Înregistrările calității de membru trebuie să fie ținute în episcopia în care locuiește membrul. Excepțiile, care trebuie să fie rare, necesită consimțământul episcopilor și președinților de țăruși implicați. Pentru a solicita o excepție, președintele de țăruș folosește LCR pentru a trimite cererea Biroului Primei Președinții.

Este vital să se facă prompt următoarele:

• să se înregistreze informații despre rânduieli;

• să se transfere înregistrările membrilor care se mută în sau din episcopie;

• să se creeze înregistrări pentru membrii noi și pentru noii copii ai părinților care sunt membri;

• să se înregistreze decesul unui membru;

• să se consemneze informațiile despre căsătorie și gospodărie.

Episcopul sau președintele de țăruș se asigură că o înregistrare a calității de membru se află în episcopia corespunzătoare înainte ca un membru să fie intervievat pentru a primi:

• o chemare în Biserică;

• o recomandare pentru templu;

• Preoția lui Melhisedec sau pentru a fi rânduit la un oficiu în cadrul acelei preoții.

El se asigură, de asemenea, că înregistrarea nu include niciunul dintre următoarele:

• o adnotare;

• un comentariu despre o restricție privind pecetluirea sau o rânduială;

• restricții oficiale privind calitatea de membru.

Înregistrările calității de membru nu pot fi date sau arătate, în nicio situație, nimănui altcuiva decât episcopului sau unui funcționar.

Membrii pot vedea informațiile privind calitatea de membru pentru ei înșiși și pentru copiii aflați în întreținerea lor care locuiesc acasă, în aplicația Instrumente pentru membri. Ei pot, de asemenea, să solicite funcționarului exemplare tipărite ale Rezumatului privind rânduielile individuale. Dacă sunt găsite greșeli, un funcționar se asigură că acestea sunt corectate în înregistrările calității de membru.

33.6.1

Numele folosite în înregistrările Bisericii

În înregistrările calității de membru și pe certificatele pentru rânduieli, trebuie trecut numele complet legal al persoanei, așa cum este definit de legea locală sau de obiceiul local.

33.6.2

Membrii cu înregistrare

Următoarele persoane sunt membri cu înregistrare și trebuie să aibă o înregistrare a calității de membru:

• cei care au fost botezați și confirmați;

• cei care au mai puțin de 9 ani, care au fost binecuvântați, dar nu au fost botezați;

• cei care nu sunt responsabili din cauza dizabilităților intelectuale, indiferent de vârstă;

• copiii mai mici de 9 ani care nu au fost binecuvântați când se aplică ambele situații/sunt întrunite ambele condiții de mai jos:

  • cel puțin un părinte sau un bunic este membru al Bisericii;

  • ambii părinți oferă permisiunea ca o înregistrare să fie creată (dacă doar un părinte are custodia legală asupra copilului, permisiunea acelui părinte este suficientă).

O persoană în vârstă de cel puțin 9 ani care are o înregistrare a calității de membru, dar nu a fost botezată și confirmată nu este membru cu înregistrare. Totuși, episcopia în limitele căreia locuiește persoana păstrează înregistrarea calității de membru până când aceasta împlinește 18 ani. În acel moment, dacă persoana alege să nu fie botezată, episcopul anulează înregistrarea calității de membru. Este necesară permisiunea președintelui de țăruș.

Înregistrările nu sunt anulate în cazul celor care nu au fost botezați din cauza unei dizabilități intelectuale, decât dacă acest lucru este cerut de acea persoană sau de un tutore legal, inclusiv de un părinte.

33.6.3

Înregistrările membrilor noi ai episcopiei

Funcționarul episcopiei sau funcționarul asistent al episcopiei contactează noii membri ai episcopiei la scurt timp după ce înregistrările calității de membru ajung la episcopie pentru a verifica exactitatea Rezumatului rânduielilor individuale.

33.6.6

Înregistrările membrilor care slujesc în afara episcopiei geografice de care aparțin

33.6.6.2

Înregistrările misionarilor cu timp deplin

Vedeți 24.6.2.8.

33.6.13

Înregistrările copiilor ai căror părinți au divorțat

Toate înregistrările calității de membru folosesc numele legal al unei persoane, așa cum este definit de legea locală sau obiceiul local. Aceasta include copiii părinților care au divorțat.

Copiii ai căror părinți sunt divorțați participă, deseori, la adunările Bisericii din episcopiile ambilor părinți. Deși numai o unitate poate păstra și actualiza înregistrarea oficială a calității de membru a unui copil, o înregistrare de membru din afara unității poate fi creată în cealaltă episcopie în care participă. Aceasta va permite ca numele copilului și informațiile sale de contact să fie incluse în listele episcopiei și în registrele claselor.

Copiii cu o înregistrare de membru din afara unității pot să primească o chemare în acea unitate.

33.6.15

Restricțiile privind transferul pe înregistrările calității de membru

Dacă un membru se mută în timp ce există restricții oficiale privind calitatea de membru sau există o altă îngrijorare serioasă, episcopul sau un funcționar autorizat poate adăuga o restricție privind transferul pe înregistrarea calității de membru. El folosește LCR pentru a face acest lucru.

O înregistrare care are o restricție privind transferul nu va fi transferată la noua unitate până când conducătorul preoției care a menționat restricția nu autorizează înlăturarea ei.

33.6.16

Înregistrările din fișierul „Adresă necunoscută”

Uneori, un membru este localizat după ce înregistrarea sa a fost în „fișierul adresă necunoscută” de la sediul central al Bisericii. În această situație, funcționarul episcopiei solicită înregistrarea folosind LCR.

33.6.17

Înregistrarea și corectarea informațiilor despre rânduieli

Vedeți capitolul 18.

33.6.19

Auditurile privind înregistrările calității de membru

În fiecare an, funcționarul țărușului sau un funcționar asistent al țărușului se asigură că, în fiecare episcopie, este efectuat un audit privind înregistrările calității de membru folosindu-se LCR. Auditurile trebuie finalizate până la data de 30 iunie a fiecărui an.

33.7

Istoricele

33.7.1

Istoricele țărușului și episcopiei

Domnul a poruncit ca „o istorie a tuturor lucrurilor importante” cu privire la Biserica Sa să fie scrisă și ținută (Doctrină și legăminte 69:3, vedeți, de asemenea, versetul 5; Alma 37:2).

Fiecare unitate din Biserică trebuie să documenteze toate aspectele importante cu privire la unitate.

Ținerea unui istoric este o lucrare spirituală care va întări credința celor care îl scriu și îl citesc.

Conducătorii preoției și ai organizațiilor la nivel de țăruș și episcopie contribuie cu istorisiri folosind instrumentul Istoria unității din ChurchofJesusChrist.org. Funcționarii țărușului și cei ai episcopiei au responsabilitatea principală de a organiza și coordona acest efort. Instrucțiuni suplimentare sunt disponibile în Scurt îndrumar al instrumentului.

33.8

Confidențialitatea înregistrărilor

Înregistrările Bisericii sunt confidențiale, fie că sunt pe hârtie, fie în format digital. Acestea includ:

• înregistrările calității de membru;

• înregistrări financiare;

• notițe de la adunări;

• formulare și documente oficiale (inclusiv înregistrări ale consiliilor privind calitatea de membru).

Conducătorii se asigură că informațiile adunate de la membri:

• se limitează la ceea ce cere Biserica;

• se folosesc doar în scopuri aprobate ale Bisericii;

• sunt oferite doar celor care sunt autorizați să le folosească.

Informațiile stocate în format electronic trebuie ținute în siguranță și protejate corespunzător (vedeți 33.9.1).

33.9

Gestionarea înregistrărilor

33.9.1

Protecția

Toate înregistrările, rapoartele și informațiile Bisericii trebuie protejate împotriva accesării, modificării, distrugerii sau dezvăluirii neautorizate. Aceste informații trebuie păstrate într-un loc sigur.

Dispozitivele sau fișierele media de stocare, proprietate a Bisericii, care sunt pierdute sau furate trebuie raportate cu promptitudine la incidents.ChurchofJesusChrist.org. Trebuie, de asemenea, raportată folosirea necorespunzătoare a informațiilor Bisericii.

33.9.1.1

Nume de utilizator și parole

Președinții de țăruși, episcopii și alți conducători nu trebuie să împărtășească niciodată numele lor de utilizator și parola Bisericii consilierilor, funcționarilor, secretarilor executivi sau altora.

33.9.1.3

Confidențialitatea informațiilor

Multe țări au promulgat legi privind protecția datelor care reglementează procesarea informațiilor personale. Aceasta include informațiile din înregistrările calității de membru și alte înregistrări ale Bisericii care identifică persoane. Conducătorii care au întrebări despre punerea în practică a legilor privind protecția datelor în gestionarea locală a înregistrărilor Bisericii pot contacta Biroul Bisericii pentru confidențialitatea informațiilor la [e-mail].