33.

Rejestry i sprawozdania

33.0

Wstęp

Prowadzenie rejestrów zawsze było ważne w Kościele Pana. Na przykład:

Adam prowadził „księgę pamięci” (Ks. Mojżesza 6:5).

Moroni nauczał, że imiona tych, którzy zostali ochrzczeni w Kościele Chrystusa, były zapisywane, „aby o nich pamiętano, i wzmacniano ich dobrym słowem Bożym” (Ks. Moroniego 6:4).

Józef Smith nauczał, że w każdym okręgu powinien być powołany zapisujący, „aby mógł uczynić zapis prawdy przed Panem” (Doktryna i Przymierza 128:2).

33.1

Omówienie zagadnienia rejestrów kościelnych

Rejestry kościelne są święte. Zawarte w nich informacje są wrażliwe i należy je chronić. Systemy rejestrów kościelnych zezwalają na dostęp do informacji członkowskich w oparciu o powołania.

Rejestry pomagają przywódcom:

• Określać, kto może potrzebować szczególnej opieki.

• Określać, które obrzędy zbawienia dana osoba otrzymała lub których może potrzebować.

• Lokalizować członków.

Następujące rodzaje rejestrów są prowadzone w jednostkach kościelnych:

• Sprawozdania dotyczące uczestnictwa członków (zob 33.5)

• Rejestry członkowskie (zob. 33.6)

• Rejestry historyczne (zob 33.7)

• Rejestry finansowe (zob. rozdział 34.)

33.2

Ogólne instrukcje dla pisarzy

Powinni posiadać aktualną rekomendację świątynną.

Pisarze uważnie przestrzegają aktualnych zasad, by chronić fundusze Kościoła i upewnić się, że rejestry Kościelne są poprawne. Pisarze niezwłocznie informują przywódców kapłańskich o wszelkich nieprawidłowościach. Jeśli pojawiają się trudności z rozwiązaniem nieprawidłowości, pisarze powinni kontaktować się z Biurem Rejestrów Poufnych w siedzibie głównej Kościoła.

Telefon: [phone] lub [phone], wewnętrzny 2-2053

Linia bezpłatna (telefon GSD): 855-537-4357

E-mail: [e-mail]

Czas służby pisarzy powinien być wystarczający, aby mogli oni poznać swoje obowiązki i zachować ciągłość pracy. Ponieważ nie są członkami prezydium palika ani rady biskupiej, nie muszą być odwoływani przy reorganizacji prezydium palika lub rady biskupiej.

33.4

Rejestry i sprawozdania okręgu

33.4.1

Rada biskupia

Biskup nadzoruje prowadzenie rejestrów okręgu.

33.4.2

Pisarz okręgu

Każdy okręg powinien mieć wykwalifikowanego, działającego pisarza okręgu. Jest on rekomendowany przez radę biskupią oraz powoływany i wyświęcony przez członka prezydium palika lub wyznaczonego członka rady wyższej. Powinien posiadać Kapłaństwo Melchizedeka i aktualną rekomendację świątynną. Jest członkiem rady okręgu. Uczęszcza na spotkania okręgu, jak wskazano w 29.2.

Pisarz okręgu jest instruowany przez radę biskupią i pisarzy palika. Do pomocy mogą zostać powołani asystenci pisarza okręgu.

33.4.2.1

Obowiązki związane z prowadzeniem rejestrów

Pisarz okręgu lub wyznaczony asystent pisarza ma następujące obowiązki:

• Prowadzi rejestr zadań i decyzji podjętych podczas spotkań przywódców okręgu.

• Upewnia się, że rejestry i sprawozdania są poprawne i prowadzone na czas.

Pisarz okręgu powinien poznać kościelne narzędzia do prowadzenia rejestrów (zob. 33.0). Używa tych narzędzi, aby pomóc przywódcom określić:

• Potrzeby członków i organizacji.

• Dostępność zasobów, łącznie z finansami.

Pisarze okręgu zachęcają członków, aby zgłaszali wszelkie błędy w informacjach członkowskich.

Inne obowiązki związane z prowadzeniem zapisów mogą obejmować:

• Upewnianie się, że obrzędy są zapisywane poprawnie i niezwłocznie.

• Przygotowanie formularza poparcia urzędników na konferencję okręgu.

• Zapisywanie informacji dla rad ds. członkostwa w okręgu.

• Prowadzenie rejestrów finansowych (zob. 34.2.2).

33.5

Sprawozdania dotyczące uczestnictwa członków

Sprawozdania dotyczące uczestnictwa członków pozwalają przywódcom skupić się na postępach i potrzebach członków.

33.5.1

Rodzaje sprawozdań

33.5.1.1

Sprawozdania z obecności

Obecność na spotkaniach sakramentalnych oraz na niedzielnych spotkaniach kapłaństwa i organizacji jest zapisywana w formie elektronicznej przy użyciu LCR lub Narzędzi dla członków.

Spotkanie sakramentalne. Obecność na spotkaniu sakramentalnym jest zapisywana co tydzień przez pisarza okręgu lub asystenta pisarza okręgu. Liczba określa liczbę osób biorących udział na miejscu lub za pomocą transmisji, włączając gości.

Niedzielne spotkania kworów i organizacji. Obecność jest co tydzień zapisywana przez sekretarzy i doradców kworum i organizacji. Przywódcy młodzieży mogą również asystować przy zapisywaniu obecności. Liczba określa liczbę osób biorących udział na miejscu lub za pomocą transmisji, włączając gości. Członkowie, którzy służą w Organizacji Podstawowej lub jako przywódcy młodzieży w okręgu, są również liczeni jako obecni.

Pisarz okręgu może zapisać obecność w imieniu którejkolwiek organizacji.

33.5.1.2

Sprawozdania z wywiadów dotyczących posługi

Zobacz 21.3.

33.5.1.3

Sprawozdanie kwartalne

Każda liczba w sprawozdaniu przedstawia konkretną osobę, która ma wyjątkowe potrzeby (zob. Ks. Helamana 15:13).

Sprawozdanie kwartalne zawiera użyteczne informacje, które mogą być źródłem natchnienia dla przywódców w kwestii ich wysiłków związanych z posługą.

Przywódcy palika i okręgu korzystają ze sprawozdań kwartalnych, aby przeglądać postępy poszczególnych osób.

Każdy okręg wypełnia i przesyła sprawozdanie kwartalne do siedziby głównej Kościoła. Pisarz przegląda sprawozdanie z biskupem i przesyła je przed 15. dniem miesiąca następującego po zakończeniu każdego kwartału.

33.5.2

Listy członkowskie

Kościelne narzędzia do prowadzenia rejestrów zapewniają przywódcom dostęp do list członkowskich. Poniższe listy mogą pomóc przywódcom w określeniu:

• Którzy członkowie nie otrzymali jeszcze obrzędów, do których się kwalifikują.

• Którzy młodzi mężczyźni i młode kobiety kwalifikują się do służby na misji.

• Która z młodych osób nie posiada aktualnej rekomendacji świątynnej.

• Dla której z młodych osób należy zaplanować spotkanie z członkiem rady biskupiej.

Przywódcy kworum i organizacji powinni mieć dostęp do list osób, które należą do ich kworum lub organizacji.

33.6

Rejestry członkowskie

Rejestry członkowskie zawierają imiona i nazwiska członków, informacje kontaktowe, szczegóły obrzędów oraz inne kluczowe informacje.

Rejestry członkowskie powinny być przechowywane w okręgu, w którym mieszka członek. Wyjątki, które powinny być rzadkie, wymagają zgody biskupów i prezydentów palików. Aby skorzystać z wyjątku, prezydent palika korzysta z LCR, aby przesłać zgłoszenie do Biura Pierwszego Prezydium.

Ważne jest, aby bezzwłocznie wykonywać następujące czynności:

• Zapisywać informacje o obrzędach.

• Przenosić rejestry przeprowadzających się członków do jednostki i poza nią.

• Tworzyć rejestry dla nowych członków i nowych dzieci, których rodzice są członkami.

• Rejestrować zgony członków.

• Zapisywać informacje o małżeństwach i domostwach.

Biskup lub prezydent palika upewnia się, że rejestr członkowski znajduje się w odpowiednim okręgu przed wywiadem z członkiem w celu otrzymania:

• Powołania kościelnego.

• Rekomendacji świątynnej.

• Kapłaństwa Melchizedeka lub ustanowienie na urząd w tym kapłaństwie.

Upewnia się również, że rejestr nie zawiera następujących informacji:

• Adnotacji

• Komentarza na temat ograniczenia zapieczętowania lub obrzędu

• Formalnych ograniczeń członkostwa

Bez względu na okoliczności rejestry członkowskie nie mogą być przekazywane lub pokazywane innej osobie niż biskup lub pisarz.

Członkowie mogą przeglądać swoje informacje członkowskie i wszystkich mieszkających w domu dzieci, pozostających na ich utrzymaniu, w aplikacji Narzędzia dla członków. Mogą również poprosić pisarza o wydrukowane kopii Podsumowania obrzędów osobistych. W przypadku znalezienia błędów, pisarz dopilnowuje ich korekty w rejestrach członkowskich.

33.6.1

Imiona i nazwiska używane w rejestrach Kościoła

Pełne prawne imię i nazwisko osoby, zgodnie z lokalnym prawem lub zwyczajem, powinno być używane w rejestrach członkowskich i na świadectwach obrzędów.

33.6.2

Członkowie zapisani w rejestrach

Następujący członkowie zapisani w rejestrach powinni posiadać własny rejestr członkowski:

• Osoby, które zostały ochrzczone i konfirmowane.

• Osoby w wieku poniżej 9 lat, które zostały pobłogosławione, ale nie zostały ochrzczone.

• Osoby, które są niepoczytalne ze względu na niepełnosprawność intelektualną, niezależnie od wieku.

• Niepobłogosławione dzieci w wieku poniżej 9 lat, gdy następujące dwa warunki są spełnione:

  • Co najmniej jeden rodzic, dziadek lub babcia jest członkiem Kościoła.

  • Oboje rodzice udzielają zgody na utworzenie rejestru. (Jeśli tylko jeden z rodziców ma prawną opiekę nad dzieckiem, jego zgoda jest wystarczająca).

Osoba w wieku 9 lat lub starsza, która ma własny rejestr członkowski, ale nie została ochrzczona i konfirmowana, nie jest uważana za zapisaną w rejestrze. Jednakże osoba ta do ukończenia 18 lat figuruje w rejestrze członkowskim okręgu, w którym mieszka. Po tym czasie, jeśli osoba nie zdecyduje się na chrzest, biskup anuluje rejestr członkowski. Wymagana jest zgoda prezydenta palika.

Rejestry nie są anulowane dla osób, które nie zostały ochrzczone z powodu niepełnosprawności intelektualnej, chyba że poprosi o to dana osoba lub opiekun prawny, w tym rodzic.

33.6.3

Rejestry nowych członków okręgu

Pisarz okręgu lub asystent pisarza kontaktuje się z nowymi członkami okręgu, gdy tylko ich rejestry członkowskie dotrą do okręgu, aby sprawdzić poprawność informacji na Podsumowaniu obrzędów członka.

33.6.6

Rejestry członków służących poza ich geograficznym okręgiem

33.6.6.2

Rejestry pełnoetatowych misjonarzy

Zobacz 24.6.2.8.

33.6.13

Rejestry dzieci rozwiedzionych rodziców

Wszystkie rejestry członkowskie używają prawnego imienia i nazwiska osoby, zgodnie z lokalnym prawem lub zwyczajem. Dotyczy to również dzieci rodziców, którzy się rozwiedli.

Dzieci rozwiedzionych rodziców często uczęszczają na spotkania kościelne w okręgach obojga swoich rodziców. Choć tylko jedna jednostka może przechowywać i aktualizować oficjalny rejestr członkowski dziecka, w drugim okręgu, do którego dziecko uczęszcza, można utworzyć rejestr członka spoza jednostki. Pozwala on na to, by imię i nazwisko dziecka oraz informacje kontaktowe pojawiały się na listach jednostki lub na listach obecności.

Dzieci posiadające rejestr członka spoza jednostki mogą otrzymać powołanie w tej jednostce.

33.6.15

Ograniczenie przenoszenia rejestrów członkowskich

Jeżeli członek przeprowadza się, gdy ograniczenie członkostwa w Kościele lub inny poważny problem nie jest rozwiązany, biskup lub upoważniony pisarz może nałożyć na rejestr członkowski ograniczenie przenoszenia. Używa LCR, aby to zrobić.

Rejestr posiadający ograniczenie przenoszenia nie jest przenoszony do nowej jednostki do czasu, aż przywódca kapłański, który nałożył ograniczenie, wyrazi zgodę na jego usunięcie.

33.6.16

Rejestry z katalogu „Nieznany adres”

Członek czasami znajduje się po umieszczeniu jego rejestru w katalogu „nieznany adres” w siedzibie głównej Kościoła. W takiej sytuacji pisarz okręgu wnioskuje o rejestr przy użyciu LCR.

33.6.17

Zapisywanie i korygowanie informacji o obrzędzie

Zobacz rozdział 18.

33.6.19

Audyty rejestrów członkowskich

Każdego roku pisarz palika lub asystent pisarza palika upewnia się, że audyt rejestrów członkowskich został w każdym okręgu przeprowadzany przy użyciu LCR. Audyty powinny być ukończone przed 30 czerwca każdego roku.

33.7

Rejestry historyczne

33.7.1

Historie okręgu i palika

Pan nakazał zapisywanie i prowadzenie „kroniki wszystkich ważnych spraw” Jego Kościoła (Doktryna i Przymierza 69:3; zob. także werset 5.; Ks. Almy 37:2).

Każda jednostka Kościoła powinna dokumentować wszystkie ważne sprawy dotyczące tej jednostki.

Prowadzenie historii to praca duchowa, która wzmocni wiarę tych, którzy ją zapisują i czytają.

Pisarz palika lub asystent pisarza palika przygotowuje historię palika. Rada biskupia postępuje podobnie w przypadku okręgu. Instrukcje są dostępne pod hasłem Historie roczne palika, dystryktu i misji na stronie ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Poufność rejestrów

Rejestry kościelne są poufne, niezależnie od tego, czy są w wersji drukowanej czy cyfrowej. Należą do nich:

• Rejestry członkowskie.

• Rejestry finansowe.

• Notatki ze spotkań.

• Oficjalne formularze i dokumenty (łącznie z rejestrami rad ds. członkostwa).

Przywódcy upewniają się, że informacje zbierane od członków są:

• Ograniczone do tego, co jest wymagane przez Kościół.

• Używane jedynie do zatwierdzonych celów Kościoła.

• Udostępniane jedynie osobom, które są upoważnione do korzystania z nich.

Informacje przechowywane w formie elektronicznej muszą być bezpieczne i właściwie chronione (zob. 33.9.1).

33.9

Zarządzanie rejestrami

33.9.1

Ochrona

Wszystkie rejestry kościelne, sprawozdania i dane powinny być chronione przed nieupoważnionym dostępem, zmianami, zniszczeniem lub ujawnieniem. Informacje te powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu.

Utrata lub kradzież kościelnych urządzeń lub nośników danych powinna być niezwłocznie zgłaszana na stronie incidents.ChurchofJesusChrist.org. Niewłaściwe wykorzystanie informacji kościelnych również należy zgłaszać.

33.9.1.1

Nazwy użytkowników i hasła

Prezydenci palików, biskupi i inni przywódcy nigdy nie powinni ujawniać doradcom, pisarzom, sekretarzom wykonawczym i innym osobom swojej kościelnej nazwy użytkownika i hasła.

33.9.1.3

Poufność danych

Wiele krajów wprowadziło prawa dotyczące ochrony danych, które regulują przetwarzanie danych osobowych. Obejmuje to informacje zawarte w rejestrach członkowskich i innych rejestrach kościelnych, które identyfikują osoby. Przywódcy, którzy mają pytania dotyczące stosowania prawa o ochronie danych do lokalnego zarządzania rejestrami Kościoła, mogą skontaktować się z Kościelnym biurem ds. ochrony danych osobowych pod adresem [e-mail].