33.

Documenten en rapporten

33.0

Inleiding

De procedures in dit hoofdstuk zijn in algemene zin van toepassing op units die de online kerkadministratietools gebruiken, zoals Hulpmiddelen leiders en administrateurs (LCR), Ledentools en Ledenlijst en kaart. Units die geen toegang tot deze tools hebben, werken met de afdeling Wereldwijde service of het gebiedskantoor.

Documenteren is in de kerk van de Heer altijd belangrijk geweest. Bijvoorbeeld:

Adam hield ‘een gedenkboek’ bij (Mozes 6:5).

Moroni tekende op dat de namen van hen die zich in de kerk van Christus lieten dopen werden opgeschreven, ‘zodat zij bekend zouden blijven en gevoed worden door het goede woord van God’ (Moroni 6:4).

Joseph Smith gaf de instructie dat er in elke wijk een schrijver moest worden geroepen ‘om voor het aangezicht van de Heer een waarheidsgetrouw verslag te maken’ (Leer en Verbonden 128:2).

33.1

Overzicht van kerkdocumenten

Kerkdocumenten zijn heilig. De informatie erin is vertrouwelijk en moet beschermd worden. De administratiesystemen van de kerk regelen de toegang tot lidmaatschapsgegevens op basis van iemands roeping. Alleen bevoegde personen krijgen toegang. Zij gebruiken deze informatie alleen voor doeleinden die specifiek met hun roeping te maken hebben (zie 33.8).

Met behulp van die documenten kunnen leidinggevenden:

• Vaststellen wie speciale aandacht nodig hebben.

• Vaststellen welke verordeningen iemand ontvangen of nodig heeft.

• Leden traceren.

In de units worden de volgende soorten documenten bijgehouden:

• Rapporten over ledenparticipatie (zie 33.5)

• Lidmaatschapskaarten (zie 33.6)

• Geschiedkundige documenten (zie 33.7)

• Financiële documenten (zie hoofdstuk 34)

33.2

Algemene instructies voor administrateurs

Alle administrateurs:

• hebben een geldige tempelaanbeveling;

• werken nauwkeurig;

• zijn bekwame instructeurs en beschikken over bestuurlijke kwaliteiten.

Administrateurs houden zich stipt aan de geldende richtlijnen om de kerkgelden te beschermen en om te waarborgen dat de kerkdocumenten correct worden bijgewerkt. Zij stellen onmiddellijk de verantwoordelijke priesterschapsleiders op de hoogte van elke onregelmatigheid. Als zich problemen voordoen bij het oplossen van onregelmatigheden, nemen administrateurs contact op met het kantoor Vertrouwelijke documenten aan de hoofdzetel van de kerk. Hier volgen de contactgegevens:

Telefoon: [phone] of [phone], toestel 2-2053

Gratis (GSD-telefoonnummer): [phone]

E-mail: [e-mail]

De administrateurs moeten geruime tijd in functie blijven, zodat ze bekend raken met hun taken en de continuïteit in hun werk waarborgen (zie 30.5). Daar zij geen deel van het ringpresidium of de bisschap uitmaken, hoeven ze niet te worden ontheven als het presidium of de bisschap wordt gereorganiseerd.

33.3

Documenten en rapporten van de ring

33.3.1

Ringpresidium

De ringpresident ziet toe op de ringadministratie. Hij kan veel van dit werk delegeren aan zijn raadgevers en de administrateurs.

33.3.2

Ringadministrateur

Iedere ring heeft een deskundige, functionerende ringadministrateur. Hij wordt door een lid van het ringpresidium geroepen en aangesteld. Hij draagt het Melchizedeks priesterschap en heeft een geldige tempelaanbeveling. Hij maakt deel uit van de ringraad. Hij woont de ringvergaderingen bij zoals in 29.3 is aangegeven.

De ringadministrateur krijgt instructies van het ringpresidium en is onder hun leiding werkzaam. Er mogen assistent-ringadministrateurs worden geroepen (zie 33.3.3).

33.3.2.1

Administratieve taken

De ringadministrateur, of een aangewezen assistent-ringadministrateur, heeft de volgende taken:

• Het ringpresidium in hun bestuurstaken bijstaan.

• Een lijst bijhouden van toegewezen actiepunten en genomen beslissingen in leidersvergaderingen op ringniveau.

• Erop toezien dat documenten en rapporten nauwkeurig en tijdig worden ingevuld.

De ringadministrateur raakt vertrouwd met de kerkadministratietools (zie 33.0). Hij gebruikt deze tools om leidinggevenden te helpen met het vaststellen van:

• De behoeften van leden en organisaties.

• De beschikbaarheid van middelen, waaronder financiën.

• Trends, sterke en zwakke punten in de ring.

Eventuele overige administratieve taken:

• Erop toezien dat ordeningen in het Melchizedeks priesterschap correct en direct worden geregistreerd.

• Tempelaanbevelingen activeren.

• Het formulier Steunverleningsvoorstellen en het rapport van de ringconferentie invullen.

• Gegevens van lidmaatschapsraden van de ring vastleggen (zie 32.9.6).

• Financiële documenten bijhouden (zie 34.1.2).

• Verzameling van verhalen voor de unitgeschiedenis organiseren en coördineren. Er kan een geschiedschrijver van de ring worden geroepen om te assisteren. (Zie 33.7.1.)

33.3.2.2

Controle van wijkdocumenten en -rapporten

De ringadministrateur instrueert elke nieuwe wijkadministrateur spoedig na diens roeping. Hij spreekt zo vaak als nodig is met de wijkadministrateurs, maar minstens twee keer per jaar. Deze besprekingen worden gebruikt om er zeker van te zijn dat:

• Tiende en andere financiële documenten correct worden geregistreerd (zie 34.1.2 en 34.2.2).

• Lidmaatschapskaarten direct en nauwkeurig worden bijgewerkt.

• De certificaten van zegen, doop en bevestiging, en ordening in het priesterschap aan de leden in de wijk worden overhandigd.

• De halfjaarlijkse verificatie van het ledenregister wordt gehouden en dat alle procedurefouten direct worden gecorrigeerd (zie 33.6.19).

• Wijkadministrateurs de verzameling van verhalen voor de unitgeschiedenis organiseren en coördineren. Eventuele geschiedschrijvers van de wijk assisteren daarbij. (Zie 33.7.1.)

33.3.2.3

Verificaties

Zie 33.6.19 en 34.7.

33.3.2.4

Geschiedkundige documenten van de ring

Zie 33.7.

33.3.3

Assistent-ringadministrateur

De ringpresident of een van zijn raadgevers kunnen zo nodig een of meer assistent-ringadministrateurs roepen en aanstellen. Deze broeders dragen het Melchizedeks priesterschap en hebben een geldige tempelaanbeveling. Zij werken op aanwijzing van het ringpresidium en de ringadministrateur.

Er kan naar behoefte één assistent-administrateur voor elk van de volgende functies geroepen worden:

• Assistent-ringadministrateur

• Assistent-ringadministrateur – financiën (zie 34.1.2)

• Assistent-ringadministrateur – ledenadministratie (zie 33.5 en 33.6)

33.4

Documenten en rapporten van de wijk

33.4.1

Bisschap

De bisschop ziet toe op de wijkadministratie. Hij kan veel van dit werk delegeren aan zijn raadgevers en de administrateurs.

33.4.2

Wijkadministrateur

Iedere wijk dient een deskundige, functionerende wijkadministrateur te hebben. Hij wordt door de bisschap voorgedragen, en geroepen en aangesteld door een lid van het ringpresidium of een aangewezen hogeraadslid. Hij draagt het Melchizedeks priesterschap en heeft een geldige tempelaanbeveling. Hij maakt deel uit van de wijkraad. Hij woont de wijkvergaderingen bij zoals in 29.2 is aangegeven.

De wijkadministrateur fungeert op aanwijzing van de bisschap. Er kunnen assistent-wijkadministrateurs worden geroepen (zie 33.4.3).

33.4.2.1

Administratieve taken

De wijkadministrateur, of een aangewezen assistent-wijkadministrateur, heeft de volgende taken:

• De bisschap in hun bestuurstaken bijstaan.

• Een lijst bijhouden van toegewezen actiepunten en genomen beslissingen in leidersvergaderingen op wijkniveau.

• Erop toezien dat documenten en rapporten nauwkeurig en tijdig worden ingevuld.

De wijkadministrateur raakt vertrouwd met de kerkadministratietools (zie 33.0). Hij gebruikt deze tools om leidinggevenden te helpen met het vaststellen van:

• De behoeften van leden en organisaties.

• De beschikbaarheid van middelen, waaronder financiën.

• Trends, sterke en zwakke punten in de wijk.

Bij het opstellen van de rapporten over ledenparticipatie lost de administrateur kleine problemen rechtstreeks met de secretarissen/-esses op.

Wijkadministrateurs vragen de leden fouten in hun lidmaatschapsgegevens te melden.

Eventuele overige administratieve taken:

• Erop toezien dat verordeningen correct en direct worden geregistreerd.

• Het formulier Steunverleningsvoorstellen voor de wijkconferentie invullen.

• Gegevens voor lidmaatschapsraden van de wijk vastleggen (zie 32.9.6).

• Financiële documenten bijhouden (zie 34.2.2).

33.4.2.2

Administrateurs en secretarissen/-esses instrueren

De wijkadministrateur instrueert assistent-wijkadministrateurs en secretarissen/-esses van quorums en organisaties.

Deze instructie is vooral van belang als:

• Er nieuwe assistent-wijkadministrateurs en secretarissen/-esses van quorums en organisaties zijn geroepen.

• Een kerkadministratietool wordt geïntroduceerd of vernieuwd.

• Documenten niet correct zijn ingevuld.

33.4.2.3

Geschiedkundige documenten van de wijk

Zie 33.7.

33.4.3

Assistent-wijkadministrateur

Er kunnen naar behoefte assistent-wijkadministrateurs worden geroepen. Zij worden door de bisschap voorgedragen, en geroepen en aangesteld door een lid van het ringpresidium of een aangewezen hogeraadslid. Deze broeders dragen het Melchizedeks of Aäronisch priesterschap. Ze moeten ook een geldige tempelaanbeveling hebben. Als een assistent-wijkadministrateur financiën krijgt toegewezen, dient hij het Melchizedeks priesterschap te krijgen. De assistent-wijkadministrateurs werken onder leiding van de bisschap en de wijkadministrateur.

Er kan naar behoefte één assistent-administrateur voor elk van de volgende functies geroepen worden:

• Assistent-wijkadministrateur

• Assistent-wijkadministrateur – financiën (zie 34.2.2)

• Assistent-wijkadministrateur – ledenadministratie (zie 33.5 en 33.6)

33.4.4

Leidinggevenden in priesterschapsquorums en organisaties

Leidinggevenden in quorums en organisaties zien toe op de administratie in hun organisatie. Zij kunnen veel van dit werk toewijzen aan hun secretaris of secretaresse. Zij zien erop toe dat documenten en rapporten nauwkeurig en tijdig worden ingevuld.

33.5

Rapporten ledenparticipatie

Met behulp van de rapporten over ledenparticipatie kunnen leidinggevenden zich concentreren op de vooruitgang en behoeften van de leden. Deze rapporten worden zo mogelijk elektronisch in plaats van afgedrukt doorgenomen. Als het nodig is om rapporten af te drukken, wordt er zorgvuldig mee omgegaan om de privacy van de leden te respecteren en de plaatselijke wetten voor gegevensbescherming in acht te nemen.

33.5.1

Soorten rapporten

33.5.1.1

Presentielijsten

De opkomst in de avondmaalsdienst en de bijeenkomsten van priesterschap en organisaties op zondag wordt digitaal geregistreerd via LCR of Ledentools.

Avondmaalsdienst. De opkomst in de avondmaalsdienst wordt elke week genoteerd door de wijkadministrateur of een assistent-wijkadministrateur. Het aantal aanwezigen (in de kerk zelf of via streaming) wordt daarbij geteld, inclusief bezoekers. Leden uit de wijk die niet aanwezig zijn, omdat ze elders een taak te vervullen hebben of een andere wijk bezoeken, worden in die wijk meegeteld.

Bijeenkomsten van quorums en organisaties op zondag. De opkomst in quorums en organisaties wordt elke week genoteerd door de betreffende secretaris/secretaresse en adviseur/adviseuse. Jongerenleid(st)ers kunnen ook assisteren bij het registreren van de opkomst. Het aantal aanwezigen (in de kerk zelf of via streaming) wordt daarbij geteld, inclusief bezoekers. Leden die in het jeugdwerk of als jongerenleid(st)ers in de wijk werkzaam zijn, worden ook als aanwezig genoteerd. Leden die naar een andere wijk gaan, worden in die wijk meegeteld.

De wijkadministrateur kan de opkomst ten behoeve van elke organisatie registreren.

33.5.1.2

Rapportage bedieningsgesprekken

Zie 21.3.

33.5.1.3

Kwartaalrapport

Elk getal in een rapport vertegenwoordigt een echte persoon met unieke behoeften (zie Helaman 15:13). De leidinggevenden bepalen wie hun hulp nodig hebben. Zij stellen zich daarbij open voor de leiding van de Heer.

Het kwartaalrapport bevat nuttige informatie die leidinggevenden inzicht kan geven bij hun streven naar inspiratie over hun bediening. Het rapport is beschikbaar in Ledentools of LCR.

De leidinggevenden in ring en wijk gebruiken het kwartaalrapport om de vorderingen van personen te volgen. Het rapport bevat informatie over:

• De tempelaanbevelingsstatus van begiftigde leden en jongeren.

• Mannen van 18–25 jaar die op zending zijn of zijn geweest.

• De status van bedieningsgesprekken (zie 21.3).

• Toekomstige ouderlingen die ondersteuning nodig hebben bij hun voorbereiding op het Melchizedeks priesterschap.

• De opkomst in de zondagse bijeenkomsten voor kinderen, jongeren, jonge alleenstaande volwassenen en volwassenen (zie 33.5.1.1).

• De vorderingen van nieuwe leden die zich in de afgelopen twaalf maanden hebben laten dopen en bevestigen.

De opkomst en bedieningsgesprekken worden in Ledentools of LCR geregistreerd. Deze gegevens worden automatisch in de desbetreffende onderdelen van het kwartaalrapport ingevuld.

Elke wijk vult een kwartaalrapport in en stuurt het naar de hoofdzetel van de kerk. De administrateur controleert samen met de bisschop of het rapport accuraat is en dient het vóór de vijftiende van de maand die volgt op elk kwartaal in.

Het ringpresidium neemt naar behoefte het kwartaalrapport van elke wijk door. Zo houden ze een vinger aan de pols en weten ze waar ondersteuning en instructie gewenst zijn. De leden van de ringraad hebben ook inzage in elk kwartaalrapport.

33.5.2

Ledenlijsten

Kerkadministratietools bieden leidinggevenden toegang tot ledenlijsten. Met behulp van deze lijsten krijgen zij zicht op:

• Welke leden nog geen verordeningen hebben ontvangen waarvoor ze wel in aanmerking komen.

• Welke jonge mannen en jonge vrouwen in aanmerking komen voor een zending.

• Welke jongeren geen geldige tempelaanbeveling hebben.

• Welke jongeren moeten worden ingepland voor een gesprek met een lid van de bisschap.

De leidinggevenden van quorums en organisaties krijgen toegang tot de lijsten met leden die tot hun organisatie behoren.

33.6

Lidmaatschapskaarten

De lidmaatschapskaart bevat de naam en contactgegevens van het lid, alsmede ontvangen verordeningen en andere belangrijke gegevens. De wijk moet een lidmaatschapskaart hebben van ieder lid dat onder die wijk valt.

De lidmaatschapskaart wordt bewaard in de wijk waar het lid woont. Een enkele uitzondering op deze regel vereist de goedkeuring van de betrokken bisschoppen en ringpresident(en). Een uitzondering wordt door de ringpresident via LCR bij het kantoor van het Eerste Presidium aangevraagd.

De lidmaatschapskaarten zijn de enige manier om de gegevens van verordeningen en andere officiële gebeurtenissen te laten opnemen in het permanente ledenregister van de kerk. Daarom ziet de bisschop erop toe dat de administrateur de kaarten nauwkeurig bijhoudt. Hij ziet er ook op toe dat de administrateur gegevens via LCR bijwerkt. Het is van essentieel belang om het volgende direct te doen:

• Verordeningsgegevens registreren.

• Lidmaatschapskaarten overhevelen van leden die naar de wijk verhuizen of uit de wijk vertrekken.

• Lidmaatschapskaarten aanmaken voor nieuwe leden en nieuwe kinderen van ouders die lid zijn.

• Het overlijden van een lid registreren.

• Gegevens van huwelijken en huishoudens registreren.

De bisschop of ringpresident ziet erop toe dat er een lidmaatschapskaart in de desbetreffende wijk is voordat er een gesprek met een lid wordt gevoerd in verband met:

• Een kerkroeping.

• Een tempelaanbeveling.

• Het Melchizedeks priesterschap of ordening tot een ambt in dat priesterschap.

Hij gaat ook na of de lidmaatschapskaart voorzien is van:

• Een aantekening

• Een opmerking over een verzegelings- of verordeningsrestrictie

• Formele lidmaatschapsrestricties

Soms heeft een lid niet minimaal één jaar aaneensluitend in dezelfde wijk gewoond. In dat geval neemt de bisschop of een aangewezen raadgever contact op met de vorige bisschop voordat hij een gesprek voert om een tempelaanbeveling af te geven of ordening tot een ambt in het Melchizedeks priesterschap voor te dragen. Het doel van dit contact is na te gaan of er waardigheidskwesties in overweging moeten worden genomen. Als een raadgever daarbij vertrouwelijke informatie ter ore komt, beëindigt hij het gesprek. Hij informeert zijn bisschop zodat die contact met de vroegere bisschop op kan nemen vóór het normengesprek.

Het is onder geen beding toegestaan de lidmaatschapskaarten af te geven of te tonen aan iemand anders dan de bisschop of een administrateur.

Leden kunnen de lidmaatschapsgegevens voor zichzelf en hun thuiswonende kinderen in de app Ledentools bekijken. Ze kunnen ook een afgedrukt exemplaar van hun Overzicht verordeningen persoon bij de administrateur opvragen. Als er fouten in het overzicht staan, corrigeert de administrateur die op de lidmaatschapskaart.

In LCR staan instructies om een lidmaatschapskaart aan te maken.

Voor situaties die hierin niet aan de orde komen, nemen leidinggevenden contact op met de afdeling Wereldwijde service of het gebiedskantoor.

33.6.1

Namen in kerkdocumenten

Men noteert iemands volledige, officiële naam, naar de wet of de gewoonte van het land, op de lidmaatschapskaart en certificaten van verordeningen.

33.6.2

Ingeschreven leden

De volgende personen zijn ingeschreven lid en dienen een lidmaatschapskaart te hebben:

• Wie gedoopt en bevestigd is

• Wie jonger dan 9 jaar is en een naam en een zegen heeft ontvangen, maar niet gedoopt is

• Wie niet toerekeningsvatbaar is door een verstandelijke handicap, ongeacht de leeftijd

• Kinderen onder de 9 jaar die geen naam en zegen hebben ontvangen, als:

  • Minstens één ouder of grootouder lid is van de kerk.

  • Beide ouders toestemming geven om een lidmaatschapskaart aan te maken. (Als slechts één ouder voogdij over het kind heeft, is de toestemming van die ouder voldoende.)

Iemand van 9 jaar of ouder voor wie er een lidmaatschapskaart is, maar die zich niet heeft laten dopen en bevestigen, is geen ingeschreven lid. De lidmaatschapskaart blijft echter in de wijk waaronder de betrokkene valt, totdat hij of zij 18 is. Als de persoon er dan voor kiest zich niet te laten dopen, annuleert de bisschop de lidmaatschapskaart. Daarvoor is toestemming van de ringpresident vereist.

De kaart van iemand die zich niet heeft laten dopen vanwege een verstandelijke handicap, wordt niet geannuleerd, tenzij de betrokkene, een wettige voogd of ouder daarom verzoekt.

33.6.3

Lidmaatschapskaarten van nieuwe leden in de wijk

Als de lidmaatschapskaarten van nieuwe leden binnen zijn, neemt de wijkadministrateur of een assistent-wijkadministrateur zo spoedig mogelijk hun Overzicht verordeningen persoon met hen door om na te gaan of de vermelde gegevens juist zijn.

Zie 29.2.1.1 voor instructies over het voorstellen van nieuwe leden als hun kaart is ontvangen of als ze zijn gedoopt en bevestigd.

33.6.4

Lidmaatschapskaarten van leden die verhuizen of tijdelijk elders verblijven

Als een lid aangeeft dat hij of zij gaat verhuizen uit de wijk, verkrijgen wijkleiders, dienende broeders en zusters, en de administrateurs het nieuwe adres. De administrateur zorgt voor overheveling van de lidmaatschapskaart zodra het lid daadwerkelijk verhuist. De administrateur mag de lidmaatschapskaarten van leden die naar hun wijk verhuizen opvragen als de kaarten niet door de vorige wijk zijn overgeheveld.

Als de administrateur niet kan achterhalen waar leden naartoe zijn verhuisd, wordt de lidmaatschapskaart aan de lijst Verloren leden zoeken in LCR toegevoegd. Leidinggevenden in het ouderlingenquorum en de ZHV nemen deze lijst regelmatig door en gebruiken beschikbare informatiebronnen en middelen om de desbetreffende leden te traceren. Andere leden van de wijkraad of zendelingen kunnen daarbij assisteren.

Als het adres van het lid wordt gevonden, zorgt de administrateur dat de lidmaatschapskaart dienovereenkomstig wordt overgeheveld. Als het adres van het lid na alle zoekpogingen niet te achterhalen lijkt, krijgt de administrateur toestemming van de bisschop om de lidmaatschapskaart naar de hoofdzetel van de kerk terug te sturen.

De lidmaatschapskaarten in de lijst Verloren leden zoeken zijn nog steeds aan de wijk toegewezen, maar verschijnen niet in ledenlijsten en rapporten. Ze worden ook niet in de wijkstatistieken opgenomen.

Als een lid langer dan drie maanden elders verblijft, stuurt de administrateur de lidmaatschapskaart van het lid naar de nieuwe wijk. De kaart blijft echter in de huidige wijk als het lid van plan is terug te komen na langer dan drie maanden elders te zijn geweest vanwege seizoenswerk of een opleiding.

Als een lid minder dan drie maanden elders verblijft en van plan is terug te komen, blijft de lidmaatschapskaart van het lid in de wijk.

Als leidinggevenden er niet zeker van zijn hoelang een lid elders zal verblijven, bewaren zij de kaart in de wijk die het beste in de behoeften van de betrokkene kan voorzien.

33.6.5

Lidmaatschapskaarten van leden buiten de unit

De lidmaatschapskaart van een lid kan maar in één wijk tegelijk worden bewaard. Alleen de bisschop van die wijk ziet toe op wijzigingen in de lidmaatschapskaart, het verrichten van verordeningen en voeren van gesprekken met het lid.

In sommige situaties is het nodig dat de naam en contactgegevens van een lid in een tweede wijk geregistreerd staan (zie 33.6.11 en 33.6.13 voor voorbeelden). In die gevallen maakt de administrateur van de tweede wijk een lidmaatschapskaart van lid buiten de unit aan voor het lid van buiten de unit. Dat doet hij via LCR.

Leden van buiten de unit met een lidmaatschapskaart van lid buiten de unit mogen een roeping in die wijk vervullen. Ze worden ook in adreslijsten en presentielijsten van de wijk opgenomen.

33.6.6

Lidmaatschapskaarten van leden met een roeping buiten hun geografische wijk

33.6.6.1

Lidmaatschapskaarten van leden met andere kerktaken

Als leden een taak buiten hun geografische wijk vervullen, blijven hun lidmaatschapskaart en hun financiële documenten in de geografische wijk. Als leden voor een kerktaak drie maanden of langer hun geografische wijk verlaten en als hun kinderen meegaan, worden hun lidmaatschapskaarten naar de nieuwe wijk overgeheveld. (Zie 33.6.4.)

33.6.6.2

Lidmaatschapskaarten van voltijdzendelingen

Zie 24.6.2.8.

33.6.7

Lidmaatschapskaarten van jonge alleenstaande volwassenen

Jonge alleenstaande volwassenen tussen 18 en 35 jaar mogen ervoor kiezen om deel uit te maken van hun geografische wijk, of een wijk voor jonge alleenstaande volwassenen als die in hun gebied is gevestigd. De lidmaatschapskaart wordt bewaard in de wijk die ze bezoeken.

Deze beginselen zijn ook van toepassing op alleenstaande volwassenen tussen 36 en 45 jaar die tot een wijk voor alleenstaande volwassenen willen behoren.

Als een jonge alleenstaande volwassene van plan is om tijdelijk in een wijk te gaan kerken (bijvoorbeeld in verband met een studie), blijft de lidmaatschapskaart van het lid in de wijk waartoe hij of zij behoort. Met toestemming van het lid kan de administrateur van de wijk waar de rest van het gezin woont een lidmaatschapskaart lid buiten unit aanmaken (zie 33.6.5).

33.6.8

Lidmaatschapskaarten van leden in het ziekenhuis of een zorginstelling

De lidmaatschapskaart van een lid dat langdurig in het ziekenhuis verblijft of in een zorginstelling woont, gaat naar of blijft in de wijk die het beste in de behoeften van dat lid kan voorzien. Meestal is dat de wijk waar het ziekenhuis of de zorginstelling zich bevindt.

33.6.9

Lidmaatschapskaarten van leden in de krijgsmacht

Als een lid de basisopleiding tot militair volgt, blijft de lidmaatschapskaart in de geografische wijk tot hij of zij ergens permanent wordt gestationeerd. Als de standplaats bekend is, neemt het lid contact op met de administrateur van de geografische wijk en geeft de naam en het adres van de nieuwe wijk door.

33.6.10

Lidmaatschapskaarten van leden met een verstandelijke handicap

Iemand van 8 jaar of ouder met een verstandelijke handicap, zijn of haar ouders (indien van toepassing) en de bisschop stellen in onderling overleg met elkaar vast of de betrokkene toerekeningsvatbaar is. Als hij of zij niet toerekeningsvatbaar wordt geacht, noteert de bisschop of een administrateur ‘Niet toerekeningsvatbaar’ in het vakje doop op de lidmaatschapskaart van de betrokkene in LCR. De kaart wordt niet geannuleerd. Verordeningen zijn niet nodig voor iemand van wie de lidmaatschapskaart aangeeft dat hij of zij niet toerekeningsvatbaar is.

Soms stellen de betrokkene, zijn of haar ouders en de bisschop naderhand met elkaar vast dat iemand toerekeningsvatbaar blijkt te zijn, hoewel op de lidmaatschapskaart ‘Niet toerekeningsvatbaar’ is vermeld. In dat geval kan de bisschop of een administrateur (met toestemming van de bisschop) de aanduiding ‘Niet toerekeningsvatbaar’ verwijderen. Zie 38.2.4 voor meer informatie.

33.6.11

Lidmaatschapskaarten van dove of slechthorende leden

Kerkleden die gebarentaal gebruiken, en hun naaste familieleden of wettige voogden, mogen zelf kiezen waar hun lidmaatschapskaart verblijft:

• Hun geografische wijk

• Een wijk voor dove of slechthorende leden die binnen de grenzen van die wijk wonen

• Een gastwijk voor een groep voor dove of slechthorende leden in een bepaald geografisch gebied, vastgesteld door de ringpresident of gebiedspresident

In die situatie kan hun lidmaatschapskaart of die van hun huisgenoten zich in de ene unit bevinden terwijl zij elders leden van buiten de unit zijn. (Zie 33.6.5.)

Dove of slechthorende leden mogen zich ook virtueel bij een wijk of groep aansluiten die is georganiseerd voor doven of slechthorenden buiten het geografische gebied van die leden.

33.6.12

Lidmaatschapskaarten van adoptiekinderen

De kaarten van geadopteerde kinderen kunnen pas worden aangemaakt of bijgewerkt als de adoptie is afgewikkeld. De naam op de kaart moet gelijk zijn aan die in het adoptiebesluit. De kaarten van adoptieouders kunnen pas worden aangemaakt of bijgewerkt als de adoptie is afgewikkeld.

33.6.13

Lidmaatschapskaarten van kinderen van gescheiden ouders

Op alle lidmaatschapskaarten wordt de officiële naam van de betrokkene gebruikt, naar de wet of de gewoonte van het land. Dat geldt ook voor kinderen van gescheiden ouders. De officiële naam op de lidmaatschapskaart moet ook op de certificaten van zegens en priesterschapsverordeningen komen te staan.

Kinderen van gescheiden ouders gaan vaak naar de kerkbijeenkomsten in allebei de wijken waar hun ouders naar de kerk gaan. Hoewel slechts één unit de officiële lidmaatschapskaart van een kind bewaart en bijwerkt, kan er in de andere wijk die het kind bezoekt een lidmaatschapskaart van lid buiten de unit worden aangemaakt (zie 33.6.5). Zo verschijnen de naam en contactgegevens van het kind op de adreslijsten en presentielijsten van beide wijken.

Kinderen met een lidmaatschapskaart van lid buiten de unit mogen een roeping in die unit vervullen.

33.6.14

Lidmaatschapskaarten met een aantekening

Zie 32.14.5.

33.6.15

Overhevelingsrestrictie op lidmaatschapskaarten

Als een lid verhuist terwijl er formele lidmaatschapsrestricties of andere ernstige problemen spelen, kan de bisschop of een daartoe gemachtigde administrateur een overhevelingsrestrictie op de lidmaatschapskaart aanbrengen. Dat doet hij via LCR.

Een kaart met een overhevelingsrestrictie wordt pas overgeheveld naar een nieuwe unit als de priesterschapsleider die de restrictie heeft aangebracht, toestemming geeft voor de opheffing ervan.

33.6.16

Lidmaatschapskaarten uit het bestand ‘adres onbekend’

Een lid wordt soms getraceerd terwijl zijn of haar lidmaatschapskaart zich in het bestand ‘adres onbekend’ aan de hoofdzetel van de kerk bevindt. De kaart is dan van een boodschap voorzien met de aansporing aan de bisschap, quorumleiders en leidinggevenden van organisaties om de betrokkene zo spoedig mogelijk te bezoeken en begeleiding te bieden.

33.6.17

Verordeningsgegevens invoeren en corrigeren

Zie hoofdstuk 18.

33.6.18

Persoonsgegevens invoeren en corrigeren

Zie 33.6.

33.6.19

Verificatie lidmaatschapskaarten

Twee keer per jaar ziet de ringadministrateur of een assistent-ringadministrateur erop toe dat elke wijk een verificatie van het ledenregister verricht via LCR. De ringpresident kan anderen die ervaring met het ledenregister hebben, roepen om bij deze verificaties te assisteren. De verificaties dienen elk jaar vóór 15 juni en 15 december te zijn afgerond.

33.7

Geschiedkundige documenten

33.7.1

Geschiedkundige overzichten van wijk en ring

De Heer heeft geboden om een ‘geschiedenis van alle belangrijke zaken’ aangaande zijn kerk op te schrijven en bij te houden (Leer en Verbonden 69:3; zie ook vers 5; Alma 37:2).

Elke unit in de kerk dient belangrijke zaken aangaande de unit te documenteren. Daarbij gaat het ook om historische verslagen van unitleiders.

Een geschiedkundig overzicht bijhouden, is geestelijk werk dat het geloof versterkt van wie het schrijven en lezen. Verhalen het hele jaar door documenteren, komt de kwaliteit van het geschiedkundig overzicht ten goede.

Leidinggevenden in priesterschap en organisaties in ring en wijk dragen verhalen bij met behulp van de tool Unitgeschiedenis op ChurchofJesusChrist.org. De ring- en wijkadministrateurs hebben de primaire taak om dit programma te organiseren en te coördineren. Het ringpresidium en de bisschap kunnen een ring- of wijkgeschiedenisdeskundige roepen. Aanvullende instructies staan in de Snelstartgids van de tool.

Leden kunnen met behulp van de tool Unitgeschiedenis verhalen bekijken die door hun wijk- en ringleiders zijn gepubliceerd. Gepubliceerde verhalen worden automatisch door de kerk bewaard.

33.7.2

Kerkgeschiedenis

Geschiedkundige documenten, waaronder persoonlijke documenten, kunstwerken en artefacten, worden selectief verzameld door de afdeling Kerkgeschiedenis ‘voor het welzijn van de kerk en voor de opkomende geslachten’ (Leer en Verbonden 69:8). Vragen over de historische waarde van documenten kunnen worden voorgelegd aan:

Church History Library

15 East North Temple Street

Salt Lake City, UT 84150-1600, VS

Telefoon: [phone]

E-mail: [e-mail]

33.8

Vertrouwelijkheid van documenten

De documenten van de kerk zijn vertrouwelijk, zowel op papier als digitaal. Bijvoorbeeld:

• Lidmaatschapskaarten.

• Financiële documenten.

• Notities van vergaderingen.

• Officiële formulieren en documenten (inclusief die van lidmaatschapsraden).

Leidinggevenden en administrateurs stellen de kerkdocumenten veilig door ze zo te gebruiken, op te slaan of te vernietigen dat de privacy van de leden gewaarborgd blijft. Leidinggevenden zien erop toe dat de informatie die van leden gevraagd wordt:

• Beperkt is tot wat de kerk nodig heeft.

• Alleen wordt gebruikt voor goedgekeurde kerkelijke doeleinden.

• Alleen wordt verstrekt aan wie gerechtigd zijn er gebruik van te maken.

Gegevens die digitaal zijn opgeslagen, worden veilig bewaard en goed beveiligd (zie 33.9.1). Leidinggevenden letten erop dat die gegevens niet gebruikt worden voor particuliere, politieke of commerciële doeleinden. Het is niet toegestaan om de gegevens uit kerkdocumenten, met inbegrip van historische informatie, te verstrekken aan personen of organisaties die onderzoek doen of enquêtes houden (zie 38.8.37).

Leidinggevenden en leden houden zich aan de richtlijnen in 38.8.13 om adreslijsten van ring en wijk te beschermen.

33.9

Beheer van documenten

Goed beheer van de documenten moet een onderdeel zijn van het administratief beleid van leidinggevenden op ring- en wijkniveau.

33.9.1

Bescherming

Alle documenten, rapporten en gegevens van de kerk worden veiliggesteld tegen onrechtmatige toegang, wijzigingen, vernietiging of publicatie. Ze worden op een veilige plek bewaard. Zeer vertrouwelijke gegevens, inclusief computeruitdraaien, worden opgeborgen in een afsluitbare lade of kast in het kantoor van de leidinggevende als er niet mee gewerkt wordt.

Waar mogelijk worden digitale kopieën van documenten, rapporten en gegevens versleuteld en met een wachtwoord beveiligd. Verloren of gestolen apparaten of opslagmedia van de kerk moeten onmiddellijk op incidents.ChurchofJesusChrist.org worden gemeld. Onrechtmatig gebruik van kerkgegevens dient ook gemeld te worden.

33.9.1.1

Gebruikersnamen en wachtwoorden kerkaccount

Ringpresidenten, bisschoppen en andere leidinggevenden maken hun gebruikersnaam en -wachtwoord nooit aan raadgevers, administrateurs, secretarissen of anderen bekend.

Leidinggevenden wordt ten zeerste aangeraden om zo mogelijk tweestappenverificatie voor hun kerkaccount in te schakelen.

33.9.1.2

Gedeelde computers en gegevensopslag

Leidinggevenden en administrateurs slaan geen lidmaatschaps- of financiële gegevens op gedeelde computers op die toegankelijk zijn voor anderen die niet gemachtigd zijn om over die gegevens te beschikken.

33.9.1.3

Privacy van gegevens

Veel landen hebben de verwerking van persoonsgegevens wettelijk geregeld. De gegevens op lidmaatschapskaarten of andere documenten waarin persoonsgegevens voorkomen behoren daar ook toe. Leidinggevenden met vragen over de toepassing van wetten voor gegevensbescherming op het plaatselijke beheer van kerkdocumenten kunnen die voorleggen aan het kantoor Bescherming persoonsgegevens via: [e-mail].

33.9.2

Bewaartermijn

De documenten worden bewaard zolang ze nodig zijn voor administratieve, wettelijke en geschiedkundige doeleinden. Financiële documenten worden minstens drie jaar na het lopende jaar bewaard. Leidinggevenden met vragen over de bewaartermijn van documenten nemen contact op met de afdeling Wereldwijde service of het gebiedskantoor.

33.9.3

Vernietiging

Documenten die achterhaald of niet langer nodig zijn, moeten zo vernietigd worden dat de informatie niet meer teruggehaald of gereconstrueerd kan worden.

Documenten met potentiële historische waarde mogen niet weggedaan, vernietigd of in het leermiddelencentrum (de mediatheek) van de wijk bewaard worden. Vragen over de historische waarde van documenten kunnen worden voorgelegd aan de Bibliotheek voor kerkgeschiedenis (zie de contactgegevens in 33.7.2).

33.10

Technisch specialisten van ring en wijk

Het ringpresidium roept een of meer technisch specialisten van de ring. De bisschap roept eventueel een of meer technisch specialisten van de wijk. Mannen, vrouwen en jongeren komen voor die roeping in aanmerking.

De technisch specialisten van de ring werken op aanwijzing van de ringadministrateur. De technisch specialisten van de wijk werken op aanwijzing van de wijkadministrateur of -secretaris, dit ter beoordeling van de bisschop. Mogelijke taken:

• Leidinggevenden in wijk en ring met technische kwesties bijstaan.

• Leden leren hoe ze media, apps en andere technologische hulpmiddelen van de kerk, waaronder FamilySearch.org, kunnen gebruiken.

• Leidinggevenden en leerkrachten ondersteunen die in hun roeping technologische hulpmiddelen gebruiken.

• Het streamen van bijeenkomsten en lessen voor wie niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn (zie 29.7).

De technisch specialist van de ring heeft bovendien de volgende taken inzake het computerbeheer in de ring, inclusief de computers in FamilySearch-centra:

• Op aanwijzing van het ringpresidium zorgen voor het plaatsen, delen, hertoewijzen en inroosteren van alle ringcomputers.

• Een inventarisatielijst bijhouden met alle hardware, serienummers, modellen, capaciteit en locatie van de computers in de ring.

• Ervoor zorgen (1) dat computers, software en vertrouwelijke gegevens beveiligd zijn, en (2) dat er regelmatig reservekopieën van gegevensbestanden worden gemaakt.

• Op de hoogte zijn van de algemene richtlijnen voor kerkcomputers (zie 38.8.10).

De technisch specialisten van de ring coördineren naar behoefte het werk van de technisch specialisten op wijkniveau.