Seurakuntakeskusten ja muiden jumalanpalveluspaikkojen järjestäminen

Ohjaavia periaatteita

Kun uusia seurakuntakeskustiloja harkitaan, kirkon johtohenkilöt ja työntekijät soveltavat käytäntöön näitä ohjaavia periaatteita:

1. Omavaraisuus – Pyrimme tukemaan kestävää pitkäaikaista kasvua kirkossa. Jokaisella kirkon alueella tulee olla tavoite tulla ajallisesti omavaraiseksi.

2. Saatavuus – Varmistamme, että evankeliumin välttämättömät opetukset, aineistot ja palvelut ovat kaikkien saatavilla. Kehittyneiden alueiden tulee auttaa vähemmän omavaraisia alueita.

3. Viisas taloudenhoito – Olemme pyhien resurssien viisaita taloudenhoitajia. Mietimme, kuinka päätökset vaikuttavat jäsenten päivittäiseen elämään ja kirkon toimintaan osallistumisen kohtuuhintaisuuteen.

Vyöhykkeen ja paikallistason pappeusjohtajat pyrkivät soveltamaan käytäntöön periaatteita, jotka on selitetty asiakirjassa Principles and Guidelines for Meetinghouse Planning [Seurakuntakeskusten suunnittelua koskevia periaatteita ja ohjeita] ennen kuin suosittavat lisätiloja.

Yhdenmukaisuus ja soveltaminen

Kaikkien seurakuntakeskusten tulee olla ominaisuuksiltaan sellaisia, että ne tukevat jumalanpalveluskokemusta ja kirkon ohjelmia. Näitä ovat muun muassa tilat yleiseen kokoontumiseen, opettamiseen ja toimintoihin. Paikalliset olosuhteet – mukaan lukien yksikön koko ja johtohenkilöt – voivat vaatia soveltamista seurakuntakeskustiloja järjestettäessä.

Kokouspaikkana voi olla jonkun jäsenen koti, paikallinen koulu tai kulttuurikeskus, vuokratila, kirkon rakentama tai hankkima tila tai muita vaihtoehtoja. Kukin niistä voi olla pitkäaikainen ratkaisu kaikenkokoisille yksiköille vyöhykkeen johtokunnan hyväksynnän mukaisesti. Tekniikan, kuten audiovisuaalisten laitteiden, käyttö voi helpottaa tällaista mukauttamista.

Tarpeeseen perustuvan tilan hankinta

Vyöhykkeen johtohenkilöt ja paikalliset johtohenkilöt pyrkivät viisaasti laajentamaan seurakuntakeskusten käyttöä ennen kuin pyytävät lisätiloja. Tiloja tulee hankkia sen jälkeen, kun on otettu huomioon rakennuksen maksimaalinen osallistujamäärä tai yksiköiden lukumäärä rakennuksessa sekä resurssit seurakunnan tai vaarnan rajojen ulkopuolella vyöhykkeen johtokunnan määrittelemien matka-aikojen puitteissa. Kirkon työntekijät vyöhykkeellä antavat yhteistyössä paikallisten johtohenkilöiden kanssa suosituksia, joissa kirkon resurssien käyttö maksimoidaan vaarnan rajoista riippumatta.

Kohtuuhintaisuus

Vyöhykkeen johtohenkilöt ja paikalliset johtajat etsivät seurakuntakeskustarpeisiin taloudellisesti sopivan, pitkäaikaisen ja pysyvän ratkaisun. Uusien tilojen tulee luoda mielikuva kunnioituksesta ja arvokkuudesta, niiden tulee olla yksinkertaiset ja niiden tulee malliltaan ja ulkonäöltään sopia paikalliseen ympäristöönsä. Niissä tulee myös käyttää paikallisesti saatavilla olevia materiaaleja, laitteita ja kalusteita, milloin se on asianmukaista. Seurakuntakeskustilojen hankinnan ja toiminnan tulee vahvistaa kirkon omavaraisuutta alueella.

Eturistiriitojen välttäminen

Paikallisten johtohenkilöiden ja jäsenten ei pidä vaikuttaa kirkon kiinteistöjä koskeviin liiketoimiin. Esimerkiksi heillä ei ole valtuutta neuvotella kiinteistön ostamisesta tai vuokraamisesta tai tehdä mitään sitoumuksia, jotka velvoittaisivat kirkon yleisten varojen käyttöön. Poikkeuksiin on saatava kirjallinen hyväksyntä vyöhyketoimistosta tai seurakuntakeskusten kiinteistöosastolta.

Seurakuntakeskusten kokonaissuunnittelu

Kirkon jäsenten vahvistamiseksi vyöhyke valmistelee pitkän aikavälin kokonaissuunnitelmia, jotka koskevat seurakuntakeskustiloja. Näihin suunnitelmiin sisältyy päätöksiä seurakuntakeskustilojen lisäämisestä tai uudelleen sijoittamisesta (eli poistamisesta). Seurakuntakeskustilojen pitkän aikavälin kokonaissuunnittelu tukee vyöhykkeen suunnitelmaa vahvistaa perheitä, jäseniä ja yksiköitä järjestämällä kokoustiloja yksinkertaisella ja kohtuuhintaisella tavalla. Tämä tapahtuu käyttämällä resursseja viisaasti, ottamalla huomioon seurakuntakeskuksia koskevien päätösten vaikutus kirkon jäsenten vahvistamiseen ja järjestämällä paikallisiin olosuhteisiin sopivia tiloja.

Vyöhykkeen johtokunnan johdolla vyöhykeseitsenkymmen, ajallisten asioiden johtaja ja vyöhykkeen henkilökunta esittävät seurakuntakeskustiloja koskevia suosituksia pappeusjohtajille, ratkaisevat huolenaiheita yhdessä heidän kanssaan ja laativat lopullisen seurakuntakeskusehdotuksen, joka sisällytetään kokonaissuunnitelmaan. Tämä voidaan tehdä koordinointineuvoston kokouksessa tehtävään nimitettyjen vaarnanjohtajien kanssa. Vaarnan johtokunnan voi olla tarpeen antaa vyöhykkeen johtokunnalle tietoja, jotka auttavat ajallisten asioiden johtajaa kokonaissuunnitelman laatimisessa ja päivittämisessä.

Lisää tietoa pappeusjohtajat löytävät kirjasesta Meetinghouse Master Planning Guidelines [Seurakuntakeskusten kokonaissuunnittelua koskevia ohjeita].

Seurakuntakeskustilojen rahoittaminen

Seurakuntakeskustilat rahoitetaan seurakuntakeskustilojen vuosisuunnitelman mukaan. Vyöhykkeen johtokunta lähettää vuosisuunnitelmansa johtavan piispakunnan kautta talousarvio- ja varainkäyttökomitealle.

Uusien jumalanpalvelustilojen tarpeen arvioiminen

Tulevien seurakuntakeskusten ja muiden jumalanpalveluspaikkojen suunnitteluun vaikuttavat muiden muassa seuraavat tekijät: vyöhykkeellä olevien tyypillisten kirkon yksiköiden ominaispiirteet, aiempi kasvuvauhti ja kasvumallit, ennakoitu kasvu, suunnitellut yksiköiden jakamiset sekä nykyisten rakennusten koko, sijainti ja käytön määrä.

Vaihtoehdot lisätilojen hankkimiseksi

Vyöhyketoimisto harkitsee useita vaihtoehtoja päättääkseen sopivimman tavan vastata lisätilojen tarpeeseen. Näitä vaihtoehtoja ovat paikallisten yksikköohjelmien muuttaminen, tilojen yhteiskäyttö muiden kirkon yksiköiden kanssa, nykyisten seurakuntakeskustilojen uudelleenjärjestely, lisätilojen rakentaminen nykyiseen seurakuntakeskukseen, tilojen vuokraaminen, jo olemassa olevan rakennuksen ostaminen tai uuden seurakuntakeskuksen rakentaminen.

Lahjoituksena saatava maa-alue

Kirkko on valikoiva ottaessaan vastaan lahjoituksina annettuja maa-alueita. Jos joku haluaa lahjoittaa kirkolle maa-alueen, paikalliset pappeusjohtajat ottavat yhteyttä vyöhyketoimistoon. Yhdysvalloissa tai Kanadassa asuvat voivat soittaa Seurakuntakeskusten kiinteistöosaston kiinteistöpalvelujaoston numeroon [phone] tai [phone].

Paikalliset johtohenkilöt eivät ota maa-alueita vastaan lahjoituksina eivätkä anna sellaisista tositteita. Lahjoitettavia tai testamentattuja maa-alueita tulee tarjota ilman niiden käyttöön tai luovuttamiseen liittyviä ehtoja.

Seurakuntakeskusten arkkitehtoniset vakiosuunnitelmat

Kirkon vyöhykkeen työntekijät ovat laatineet seurakuntakeskusten arkkitehtonisia vakiosuunnitelmia, jotka sopivat paikallisiin olosuhteisiin ja tarpeisiin. Kun uusi seurakuntakeskus on määrä rakentaa, siihen valitaan sopiva vakiorakennussuunnitelma. Suunnitelmassa esitetään menettelytavat, jotka koskevat kyseiseen jumalanpalveluspaikkaan sisältyviä huonetiloja, yksityiskohtia ja laitteita.

Seurakuntakeskusten rakentamisen projektisuunnittelu

Kun kaikki kriteerit uuden seurakuntakeskuksen rakentamiseksi täyttyvät ja ehdotettu rakennusprojekti vahvistetaan, sijoitetaan vuosisuunnitelmaan ja se saa rahoituksen ja aikataulun, seurakuntakeskusprojekti siirtyy suunnitteluvaiheeseen.

Sopivana ajankohtana projektin suunnitteluvaiheessa projektipäällikkö kiinteistöjohtajan kanssa neuvoteltuaan tapaa vaarnan johtokunnan tarkastellakseen vakiosuunnitelmissa olevia tyylivaihtoehtoja ja tehdäkseen niistä valinnan. Samalla voidaan myös keskustella mahdollisuudesta pitää maanmurtotilaisuus. Kiinteistöjohtaja pitää vaarnan johtokunnan säännöllisesti ajan tasalla koko suunnitteluvaiheen ajan.

Rakennusvaihe

Kun projektin suunnitteluvaihe on saatu valmiiksi, vyöhyketoimisto tekee urakkasopimuksen. Kiinteistöjohtajan avulla projektipäällikkö pitää rakentamista edeltävän kokouksen vaarnan johtohenkilöiden ja urakoitsijan kanssa. Kokouksessa olevat käyvät läpi omat roolinsa, viimeistelevät mallivaihtoehdot ja kalusteet vyöhykkeen paikallisen vakiosuunnitelman mukaan ja käyvät läpi projektin aikataulun.

Seurakuntakeskuksen luovutus

Kun rakennusprojekti on valmis, projektipäällikkö luovuttaa virallisesti rakennuksen tai sen lisäosan kiinteistöjohtajalle. Kiinteistöjohtaja suunnittelee ja johtaa perussiivouksen ja kunnossapitotoimet sekä kaikki muut tehtävät, jotka ovat tarpeen rakennuksen saattamiseksi käyttöönottokuntoon.

Kiinteistöjohtaja johtaa perehdyttämiskokouksen ja tutustuttaa paikalliset johtohenkilöt rakennukseen. Hän antaa ensiohjeet rakennuksen eri järjestelmistä vaarnan ja seurakunnan kiinteistöedustajille. Hän antaa avaimet paikallisille johtohenkilöille sekä käy läpi siivousaikataulut ja jäsenten osallistumisen.

Tilojen vuokraaminen seurakuntakeskuskäyttöön

Paikalliset johtohenkilöt neuvottelevat vyöhykkeen seurakuntakeskusten suunnittelujohtajan kanssa vaatimuksista, jotka koskevat uusien seurakuntakeskusten vuokraamista. Vuokrakulut maksetaan kiinteistönhoitoryhmän käyttöbudjetista.

Paikalliset johtohenkilöt neuvottelevat seurakuntakeskusten vuokrasopimusten uusimisesta kiinteistöjohtajan kanssa, joka pyrkii toimimaan johtohenkilöiden toiveiden mukaisesti. Väliaikaiset tilat voidaan vuokrata silloin kun seurakunnat eivät voi toimia seurakuntakeskuksen remontin aikana jo olemassa olevissa seurakuntakeskuksissa.

Vyöhyketoimisto neuvottelee kaikkien vuokrasopimusten ehdot.

Väliaikaisten tilojen vuokraaminen

Väliaikaisia tiloja voidaan vuokrata kirkon kustannuksella, kun saatavilla olevat tilat eivät ole riittäviä johonkin vaarnan toimintaan, kuten vaarna- ja aluekonferensseihin, yleisötilaisuuksiin, sisäpeleihin tai monikulttuurisiin toimintoihin. Vaihtoehtoisia ratkaisuja, kuten useamman kokouksen pitämistä tai tekniikan käyttöä (esim. lähetykset), tulee harkita ennen väliaikaisten tilojen vuokraamista.

Jos väliaikaiset tilat osoittautuvat välttämättömiksi, paikalliset johtohenkilöt neuvottelevat kiinteistöjohtajan kanssa, joka tekee tarvittavan sopimuksen. Sitten kiinteistöjohtaja lähettää vyöhyketoimistoon sopimuksen sekä lomakkeen Request for Temporary Leased Facility. Hakemus tulee lähettää hyvissä ajoin ennen kuin tiloja tarvitaan. Kun näitä menettelytapoja noudatetaan, vuokrakustannukset maksetaan kirkon yleisistä varoista.

Ulkona tapahtuvaan urheilutoimintaan tarvittavat tilat vuokrataan paikallisyksikön varoin.

Maanmurtotilaisuudet

Kun uusi rakennusprojekti on hyväksytty, vyöhykkeen johtokunta voi antaa luvan rakennustöiden aloittamista edeltävään maanmurtotilaisuuteen. Tätä tilaisuutta ei pidetä sunnuntaina. Asianomainen vaarnanjohtaja pyytää ohjeita vyöhykeseitsenkymmeneltä.

Rakennusten vihkiminen

Lopullisen luvan vihkimiseen antaa vyöhykkeen johtokunta yhteistyössä ajallisten asioiden johtajan kanssa. Vyöhykkeen johtokunta toimii vaarnanjohtajan tai lähetysjohtajan kanssa ja ilmoittaa, kuka vastaa rakennuksen vihkimisestä.

Vihkimistilaisuuden ohjelman tulee olla sopusoinnussa tapahtuman tarkoituksen kanssa. Se ei saa olla pitkä eikä sisältää pitkiä musiikkiesityksiä. Tehtävän saaneelle johtajalle tulee varata riittävästi aikaa puhua ja vihkiä rakennus.

Vihkimisrukouksen jälkeen tulee olla tilaisuuteen sopiva laulu tai musiikkiesitys ja lyhyt rukous tilaisuuden päätteeksi.

Rakennusten vihkimisrukoukset voidaan tallentaa johtavan virkailijan luvalla.

Vuokratut seurakuntatilat voidaan vihkiä käyttöön, jos kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:

1. Koko vuokratila, lukuun ottamatta välttämättömiä yleisiä tiloja (kuten sisäänkäynnit, käytävät ja WC-tilat), on yksinomaan kirkon käytössä.

2. Vuokra-aika on enemmän kuin yksi vuosi.

3. Vyöhykkeen johtokunta hyväksyy vuokrattujen seurakuntatilojen käyttöön vihkimisen.

Jos nämä ehdot täyttyvät ja seurakuntatilat vihitään käyttöön, vihkimisrukoukseen täytyy sisällyttää ilmaus, joka kertoo, että seurakuntatilat on vihitty ”vuokra-ajaksi”.