33.

Ülestähendused ja aruanded

33.0

Sissejuhatus

Ülestähenduste pidamine on olnud Issanda Kirikus alati oluline. Näiteks.

Aadam pidas „meelespidamise raamatut” (Ms 6:5).

Moroni õpetas, et nende nimed, kes ristiti Kristuse kirikusse, pandi kirja, et „neid võidaks meeles pidada ja kosutada Jumala hea sõnaga” (Mn 6:4).

Joseph Smith õpetas, et igas vaiakoguduses tuleks kutsuda ülestähendaja, et „teha Issanda ees tõese ülestähenduse” (ÕL 128:2).

33.1

Kiriku ülestähenduste ülevaade

Kiriku ülestähendused on pühad. Neis sisalduv teave on konfidentsiaalne ja seda tuleb kaitsta. Kiriku ülestähenduste süsteem võimaldab liikmete andmetele kutsepõhist ligipääsu.

Mida ülestähendused aitavad juhtidel teha

• Tuvastada, kes võiks vajada mingit konkreetset hoolitsust.

• Teha kindlaks päästvad talitused, mida liige on saanud või võib vajada.

• Määrata kindlaks liikmete asukoha.

Kiriku üksustes peetavad ülestähendused

• Liikmete osavõtu aruanded (vt 33.5)

• Liikmekaardid (vt 33.6)

• Ajaloolised ülestähendused (vt 33.7)

• Finantsaruanded (vt 34. ptk)

33.2

Asjurite üldjuhised

Asjuritel peaks olema kehtiv templisoovitus.

Asjurid järgivad hoolikalt kehtivaid eeskirju, et kaitsta Kiriku raha ja kindlustada, et Kiriku ülestähendused on täpsed. Asjurid teavitavad otsekohe preesterluse juhte kõigest, mis pole korrektne. Kui ebakorrektsuste lahendamisel tekib raskusi, peaksid asjurid ühendust võtma Kiriku peakorteri konfidentsiaalsete ülestähenduste kantseleiga.

Telefoninumber: 1-801-240-2053 või 1-800-453-3860, lisanr 2-2053

Maksuvaba telefoninumber (üleilmne teenindusosakond): 855-537-4357

E-kiri: [e-mail]

Asjurite teenimisaeg peaks olema piisavalt pikk, et nad oma kohustused selgeks saaksid ja et nende töös säiliks järjepidevus. Kuna nad ei ole vaiajuhatuse ega piiskopkonna liikmed, ei ole neid vaja vaiajuhatuse või piiskopkonna muutmisel vabastada.

33.4

Koguduse ülestähendused ja aruanded

33.4.1

Piiskopkond

Koguduse ülestähenduste pidamine toimub piiskopi järelvalve all.

33.4.2

Koguduse asjur

Igas koguduses peaks olema oma tööd oskav ja tegev asjur. Teda soovitab piiskopkond ning vaiajuhatuse liige või vastava ülesande saanud kõrgema nõukogu liige kutsub ja asetab ta ametisse. Ta peaks hoidma Melkisedeki preesterlust ja tal peaks olema kehtiv templisoovitus. Ta on koguduse nõukogu liige. Tema osalemine koguduse koosolekutel on kirjas jaos 29.2.

Koguduse asjurit juhendavad piiskopkond ja vaia asjurid. Appi võib kutsuda ka abiasjureid.

33.4.2.1

Ülestähenduste pidamise kohustused

Koguduse asjuri või vastava ülesande saanud abiasjuri kohustused

• Pidada ülestähendust koguduse juhtkonna koosolekutel jagatud ülesannete ja langetatud otsuste kohta.

• Kindlustada, et ülestähendused ja aruanded on täpsed ja õigeaegsed.

Koguduse asjur peaks tutvuma Kiriku ülestähenduste pidamise vahenditega (vt 33.0). Ta kasutab neid vahendeid, et aidata juhtidel tuvastada:

• liikmete ja ühingute vajadusi;

• abivahendite, sh raha olemasolu.

Koguduse asjurid innustavad liikmeid teavitama kõikidest vigadest nende liikmeandmetes.

Muud võimalikud ülestähenduste pidamisega seotud kohustused

• Kindlustamine, et talitused oleksid õigesti ja viivitamatult kirja pandud.

• Ametikandjate toetamise vormi täitmine koguduse konverentsi jaoks.

• Informatsiooni talletamine koguduse liikmesuse nõukogude tarbeks.

• Finantsülestähenduste eest hoolitsemine (vt 34.2.2).

33.5

Liikmete osavõtu aruanded

Liikmete osavõtu aruanded aitavad juhtidel pöörata tähelepanu liikmete edusammudele ja vajadustele.

33.5.1

Aruannete liigid

33.5.1.1

Osalejate aruanded

Sakramendikoosolekul ning pühapäevasel preesterluse ja ühingute koosolekutel osalemine pannakse kirja elektrooniliselt LCR süsteemi või liikme vahendite rakenduse kaudu.

Sakramendikoosolek. Koguduse asjur või koguduse abiasjur paneb iga nädal kirja sakramendikoosolekul osalenute arvu. See arv hõlmab kõiki, kes osalevad koosolekul isiklikult või voogedastuse vahendusel, sh külalisi.

Pühapäevased kvoorumite ja ühingute koosolekud. Osalejate arvu panevad igal nädalal kirja kvoorumi ja ühingu sekretärid ja nõustajad. Osalejate arvu kirjapanemisel võivad aidata ka noortest juhid. See arv hõlmab kõiki, kes osalevad koosolekul isiklikult või voogedastuse vahendusel, sh külalisi. Algühingus või koguduses noorte juhtidena teenivad isikud lisatakse samuti osalejate hulka.

Mingis ühingus osalenute arvu võib panna kirja ka koguduse asjur.

33.5.1.2

Teenimisvestluste aruanded

Vt 21.3.

33.5.1.3

Kvartaliaruanne

Iga number aruandel esindab päris inimest, kellel on oma ainulaadsed vajadused (vt Hl 15:13).

Kvartaliaruanne hõlmab kasulikku infot, mis võiks anda juhtidele kaemusi, kui nad oma teenimispüüdlustes inspiratsiooni otsivad.

Vaia ja koguduse juhid loevad kvartaliaruannet regulaarselt üksikisikute edusammude jälgimiseks.

Iga kogudus täidab kvartaliaruande ja esitab selle Kiriku peakorterile. Asjur vaatab aruande üle koos piiskopiga ja esitab selle enne igale kvartalile järgneva kuu 15. kuupäeva.

33.5.2

Liikmenimekirjad

Kiriku ülestähenduste pidamise vahendid võimaldavad juhtidel näha liikmenimekirju. Mida need nimekirjad aitavad juhtidel tuvastada

• Kes liikmetest pole veel saanud talitusi, mille saamiseks nad on kõlbulikud.

• Kes noortest meestest ja noortest naistest on kõlbulikud misjonil teenima.

• Kellel noortest pole kehtivat templisoovitust.

• Kellega noortest on vaja kokku leppida aega piiskopkonna liikmega kohtumiseks.

Kvoorumite ja ühingute juhtidel peaks olema juurdepääs nende kvoorumisse või ühingusse kuuluvate liikmete nimekirjale.

33.6

Liikmekaardid

Liikmekaardil on kirjas liikme nimi, kontaktinformatsioon, talitusi puudutavad üksikasjad ja muu oluline teave.

Liikmekaart peaks olema koguduses, kus liige elab. Erandjuhtudel, mida ei peaks sageli ette tulema, on vajalik asjasse kaasatud piiskoppide ja vaiajuhatajate nõusolek. Erandi palumiseks esitab vaiajuhataja LCR süsteemi kaudu taotluse Esimese Presidentkonna kantseleile.

Mida on oluline viivitamatult teha

• Panna kirja talitusi puudutav info.

• Üle viia liikmete kaardid, kes kogudusse või kogudusest ära kolivad.

• Luua liikmekaardid uutele liikmetele ja uutele lastele, kelle vanemad on liikmed.

• Panna kirja liikmete surm.

• Panna kirja abielu ja leibkonnaga seotud teave.

Piiskop või vaiajuhataja veendub, et liikmekaart on õiges koguduses, enne kui liikmega vesteldakse, et ta võiks saada

• kirikus kutse;

• templisoovituse;

• Melkisedeki preesterluse või selles preesterluses ametisse pühitsetud.

Lisaks veendub ta, et kaardil pole kirjas midagi järgnevast:

• mõnda märkust;

• märget pitseerimise või talitustega seotud piirangute kohta;

• ametlikke liikmesuse piiranguid.

Liikmekaarte ei või mingil juhul anda või näidata kellelegi teisele peale piiskopi või asjuri.

Liikmed näevad enda ja nendega koos elavate ülalpeetavate laste liikmeinfot Liikmete vahendite rakendusest. Lisaks võivad nad paluda, et asjur prindiks välja nende enda talituste ülevaate. Vigade leidmise korral tagab asjur, et need liikmekaardil parandatakse.

33.6.1

Kiriku ülestähendustesse kantud nimed

Liikmekaardil ja talituste tunnistustel peab olema kirjas isiku täielik seaduslik nimi, nagu kohalikud seadused või tavad ette näevad.

33.6.2

Üles tähendatud liikmed

Üles tähendatud liikmed on järgmised isikud ja neil peaks olema liikmekaart:

• need, kes on ristitud ja liikmeks kinnitatud;

• alla 9-aasta vanused, keda on õnnistatud, kui ei ole ristitud;

• need, kes pole vaimse puude tõttu vastutusvõimelised, nende vanusest sõltumata;

• alla 9-aastased õnnistamata lapsed, kui on täidetud mõlemad tingimused:

  • vähemalt üks lapse- või vanavanem on Kiriku liige,

  • mõlemad lapsevanemad annavad loa liikmekaardi loomiseks. (Kui ainult üks lapsevanem on lapse seaduslik eestkostja, siis selle vanema loast piisab.)

9-aastane või vanem liige, kellel on liikmekaart, kuid keda ei ole ristitud ja liikmeks kinnitatud, ei ole üles tähendatud liige. Tema liikmekaart jääb sellest hoolimata ta elukohajärgsesse kogudusse kuni tema 18-aastaseks saamiseni. Kui see isik peaks otsustama, et ta ei saa siis ristitud, tühistab piiskop liikmekaardi. Vajalik on vaiajuhataja nõusolek.

Liikmekaarti ei tühistata, kui isik pole saanud ristitud vaimupuude tõttu, kui ta ise või tema seaduslik eestkostja, sh lapsevanem, seda ei nõua.

33.6.3

Uute koguduse liikmete liikmekaardid

Koguduse asjur või abiasjur võtab uute koguduse liikmetega ühendust peatselt pärast nende liikmekaartide saabumist, et kontrollida, kas nende isiklike talituste ülevaade on täpne.

33.6.6

Väljaspool geograafilist kogudust teenivate liikmete liikmekaardid

33.6.6.2

Põhimisjonäride liikmekaardid

Vt 24.6.2.8.

33.6.13

Lahutatud vanemate laste liikmekaardid

Kõigil liikmekaartidel on kirjas isiku seaduslik nimi, nagu kohalik seadus või tava ette näeb. See kehtib ka laste kohta, kelle vanemad on lahutatud.

Lahutatud vanemate lapsed käivad sageli Kiriku koosolekutel kummagi vanema koguduses. Kuigi lapse ametlik liikmekaart võib olla ainult ühes ükskuses, kus seda uuendatakse ja täiendatakse, võib teises koguduses, kus ta kohal käib, luua üksusevälise liikmekaadi. See võimaldab lisada lapse nime ja kontaktinfo koguduse ja klassi nimekirja.

Üksusevälise liikmekaardiga lapsed võivad saada selles üksuses kutse.

33.6.15

Üleviimispiirang liikmekaardil

Kui liige kolib ajal, mil ametlikud liikmesuse piirangud või mõni muu tõsine mure on veel menetlemisel, võib piiskop või volitatud asjur seada liikmekaardile üleviimispiirangu. Ta teeb seda LCR süsteemi kaudu.

Üleviimispiiranguga liikmekaart viiakse uude üksusesse üle alles siis, kui piirangu seadnud preesterluse juht selle eemaldamiseks volituse annab.

33.6.16

„Aadress teadmata” faili liikmekaardid

Mõnikord tehakse liikme asukoht kindlaks pärast seda, kui tema liikmekaart on olnud Kiriku peakorteris „aadress teadmata” failis. Sellisel juhul taotleb asjur liikmekaarti LCR süsteemi kaudu.

33.6.17

Talituste andmete ülestähendamine ja parandamine

Vt 18. ptk.

33.6.19

Liikmekaartide auditid

Vaia asjur või abiasjur veendub, et igal aastal viiakse igas koguduses läbi liikmekaartide audit ning et selleks kasutatakse LCR süsteemi. Auditid peaksid olema tehtud iga aasta 30. juuniks.

33.7

Ajaloolised ülestähendused

33.7.1

Koguduse ja vaia ajalood

Issand on andnud käsu „kõigi tähtsate asjade ajaloolis[eks]” ülestähendamiseks Tema Kiriku kohta (ÕL 69:3; vt ka s 5; Al 37:2).

Kõigis Kiriku üksustes tuleb dokumenteerida kõik tähtsad üksusega seotud teemad.

Ajaloo ülestähendamine on vaimne töö, mis tugevdab nende usku, kes seda kirja panevad ja loevad.

Vaia asjur või vaia abiasjur koostab vaia ajalugu. Piiskopkond järgib sama meetodit koguduses. Juhiseid leiab rubriigist Vaia, ringkonna ja misjoni iga-aastased kroonikad aadressil ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Ülestähenduste konfidentsiaalsus

Kiriku ülestähendused on konfidentsiaalsed, ükskõik kas need on paberkandjal või digitaalsed. Nende sekka kuuluvad

• liikmekaardid;

• finantsülestähendused;

• koosolekute märkmed;

• ametlikud vormid ja dokumendid (sh liikmesuse nõukogu ülestähendused).

Juhid kindlustavad, et liikmetelt kogutud teave

• piirduks Kirikule vajalike andmetega;

• seda kasutatakse üksnes Kirikus heaks kiidetud otstarbel;

• seda jagatakse üksnes nendega, kellel on volitus seda kasutada.

Elektrooniliselt talletatud informatsiooni tuleb hoida turvaliselt ja kaitsta asjakohaselt (vt 33.9.1).

33.9

Ülestähenduste haldamine

33.9.1

Kaitse

Kõik Kiriku ülestähendused, aruanded ja andmed peavad olema kaitstud volitamata juurdepääsu, muutmise, hävitamise või avalikuks saamise eest. Seda informatsiooni peab hoidma turvalises kohas.

Kaotatud või varastatud Kirikule kuuluvatest seadmetest või andmekandjatest tuleb teavitada viivitamatult aadressil incidents.ChurchofJesusChrist.org. Samuti tuleb raporteerida Kirikuga seotud andmete väärkasutamist.

33.9.1.1

Kasutajanimed ja salasõnad

Vaiajuhatajad, piiskopid ja teised juhid ei peaks iial jagama oma kasutajanime ja salasõnu Kirikus oma nõuandjate, asjurite, täitevsekretäride ega teistega.

33.9.1.3

Andmekaitse

Paljudes riikides kehtivad andmekaitseseadused, mis reguleerivad isikuandmete käsitlemist. See hõlmab ka liikmekaardil ja muudel Kiriku ülestähendustel olevat teavet, mille kaudu on võimalik isikuid tuvastada. Juhid, kellel on küsimusi andmekaitseseaduse rakendamise kohta seoses Kiriku ülestähenduste haldamisega kohalikul tasandil, võivad võtta ühendust Kiriku andmekaitse kantseleiga aadressil [e-mail].