33.

Mga Rekord kag mga Report

33.0

Introduksyon

Ang paghalong sang mga rekord importante sa Simbahan sang Ginuo halin sang una. Halimbawa:

Si Adan nagtipig sang “libro sang handumanan” (Moises 6:5).

Gintudlo ni Moroni nga ang mga ngalan sadtong mga ginbunyagan sa Simbahan ni Cristo ginlista para “madumduman sila kag mabatiti sang maayo nga pulong sang Dios” (Moroni 6:4).

Nag-instruksyon si Joseph Smith nga dapat may tawgon nga manugrekord sa tagsa ka ward para “[maghimo] sang sinulatan nga matuod sa atubang sang Ginuo” (Doktrina kag mga Kasugtanan 128:2).

33.1

Pagpalip-ot sang mga Rekord sa Simbahan

Ang mga rekord sang Simbahan sagrado. Ang impormasyon sa mga ini sensitibo kag dapat gid nga halungan. Ang mga system sang mga rekord sa Simbahan nagahatag sang pahanugot sa pagkuha sang impormasyon parte sa mga miyembro base sa mga calling.

Ang mga rekord makabulig sa mga lider nga:

• Mahibal-an kon sin-o ang nagakinahanglan sang pinasahi nga pag-atipan.

• Mahibal-an kon ano na nga mga ordinansa sang kaluwasan ang nabaton na ukon kinahanglan sang isa ka tawo.

• Matultulan ang mga miyembro.

Ang masunod nga mga klase sang rekord ginahalungan sa mga yunit sang Simbahan:

• Mga report parte sa partisipasyon sang miyembro (tan-awa sa 33.5)

• Mga membership record (tan-awa sa 33.6)

• Mga rekord sang kasaysayan (tan-awa sa 33.7)

• Pinansyal nga mga rekord (tan-awa sa kapitulo 34)

33.2

Pangkabilogan nga Instruksyon sa mga Klerk

Dapat may ara sila sang current temple recommend.

Maid-id nga ginasunod sang mga klerk ang bag-o nga mga polisiya para halungan ang pondo sang Simbahan kag ginasiguro nga ang mga rekord sa Simbahan husto. Ginapahibalo dayon sang mga klerk sa mga lider sang priesthood ang bisan ano nga indi husto nga buhat. Kon makasugata sang mga kabudlayan sa pagresolba sang indi husto nga mga buhat, dapat ang mga klerk magkontak sa Confidential Records Office sa headquarters sang Simbahan.

Telepono: 1-801-240-2053 ukon 1-800-453-3860, extension 2-2053

Toll free (GSD phone): 855-537-4357

Email: [e-mail]

Ang kalawigon sang pag-alagad sang mga klerk dapat bastante para matun-an nila ang ila mga tulumanon kag mamentinar ang pagpadayon sang ila buluhaton. Tungod indi sila mga miyembro sang stake presidency ukon bishopric, indi nila kinahanglan nga i-release kon ang stake presidency ukon bishopric mag-ilis.

33.4

Mga Rekord kag Report sa Ward

33.4.1

Bishopric

Ang bishop ang nagadumala sang paghalong sang mga rekord sa ward.

33.4.2

Ward Clerk

Ang tagsa ka ward dapat may kwalipikado, nagagiho nga ward clerk. Ginarekomendar sia sang bishopric kag ginatawag kag gina-set apart sang isa ka miyembro sang stake presidency ukon sang naasayn nga miyembro sang high council. Nagakapot sia dapat sang Melchizedek Priesthood kag may current temple recommend. Miyembro sia sang ward council. Nagaentra sia sa mga miting sang ward nga nalista sa 29.2.

Ang ward clerk ginatudloan sang bishopric kag sang mga stake clerk. Pwede nga magtawag sang mga assistant ward clerk sa pagbulig.

33.4.2.1

Mga Responsibilidad sa Paghalong sang Rekord

Ang ward clerk, ukon naasayn nga assistant clerk, may masunod nga mga responsibilidad:

• Magtago sang rekord sang mga asaynment kag mga desisyon nga ginhimo sa mga ward leadership meeting.

• Siguruhon nga ang mga rekord kag report husto kag ginapasa sa oras.

Dapat nga mangin kabisado ang ward clerk sa mga ginagamit nga tools sang Simbahan sa pagtipig sang mga rekord (tan-awa sa 33.0). Ginagamit niya ini nga mga tools para buligan ang mga lider nga mahibal-an:

• Ang mga panginahanglan sang mga miyembro kag mga organisasyon.

• Kon may ara sang magamit nga resources, pati na ang pinansyal.

Ginapaisog sang mga ward clerk ang mga miyembro nga ireport ang bisan ano nga sala sa impormasyon sa ila membership record.

Ang iban pa nga tulumanon sa pagtipig sang rekord pwede nga dala ang:

• Pagsiguro nga ang mga ordinansa marekord sing husto kag gilayon.

• Paghanda sang Officers Sustained form para sa ward conference.

• Pagrekord sang impormasyon para sa mga ward membership council.

• Pagmentinar sang pinansyal nga mga rekord (tan-awa sa 34.2.2).

33.5

Mga Report parte sa Partisipasyon sang Miyembro

Ang mga report sang partisipasyon sang miyembro nagabulig sa mga lider nga tutokan ang progreso kag mga kinahanglanon sang mga miyembro.

33.5.1

Mga Klase sang Report

33.5.1.1

Report parte sa Attendance

Ang pagkadto sa sakramento nga mga miting kag mga miting sa priesthood kag sang organisasyon kon Domingo ginarekord online sa LCR ukon sa Member Tools.

Sakramento nga Miting. Ang attendance sa sakramento nga miting ginarekord kada semana sang ward clerk ukon sang assistant clerk sang ward. Ginaisip ang nagakadto sa mga miting sing personal ukon paagi sa streaming, pati na ang mga bisita.

Mga Miting sang Korum kag Organisasyon kon Domingo. Ang attendance ginarekord kada semana sang mga sekretarya kag manuglaygay sang korum kag organisasyon. Ang mga lider sang lamharon pwede man magbulig sa pagrekord sang attendance. Ginaisip ang nagakadto sa mga miting sing personal ukon paagi sa streaming, pati na ang mga bisita. Ang mga miyembro nga nagaalagad sa Primary ukon bilang mga lider sang mga lamharon sa sulod sang ward ginaupod man sa isip.

Ang ward clerk pwede magrekord sang attendance para sa bisan ano nga organisasyon.

33.5.1.2

Mga Report sa mga Ministering Interview

Tan-awa sa 21.3.

33.5.1.3

Quarterly Report

Ang tagsa ka numero sa report nagarepresentar sang aktwal nga tawo nga may pinasahi nga mga panginahanlan (tan-awa sa Helaman 15:13).

Ang Quarterly Report nagaunod sang mapuslanon nga impormasyon nga makahatag sa mga lider sang ihibalo samtang nagapangayo sila sang inspirasyon para sa ila mga pagpaninguha sa ministering.

Ang mga lider sang stake kag ward regular nga nagagamit sang Quarterly Report para rebyuhon ang progreso sang mga indibidwal.

Ang tagsa ka ward nagahimo kag nagapasa sang Quarterly Report sa headquarters sang Simbahan. Ginarebyu sang clerk ang report upod sa bishop kag ginapasa ini antes sang ika-15 sang madason nga bulan pagkatapos sang kada quarter.

33.5.2

Mga Listahan sang mga Miyembro

Ang mga tools sang Simbahan sa pagtipig sang mga rekord nagahatag sa mga lider sang access sa mga listahan sang mga miyembro. Ini nga mga listahan nagabulig sa mga lider nga mahibal-an:

• Kon sin-o nga mga miyembro ang wala pa makabaton sang mga ordinansa nga pwede na sa ila.

• Sin-o nga mga pamatan-on ukon lamharon nga mga babayi ang pwede na magmisyon.

• Sin-o nga mga lamharon ang wala sang current temple recommend.

• Sin-o nga mga youth ang kinahanglan ma-iskedyul sa mga miting upod sa miyembro sang bishopric.

Ang mga lider sang korum kag organisasyon dapat may access sa mga listahan sang mga miyembro sang ila korum ukon organisasyon.

33.6

Mga Membership Record

Ang mga membership rekord may mga ngalan sang mga miyembro, impormasyon kon paano sila makontak, detalye sang mga ordinansa, kag iban pa nga importante nga impormasyon.

Ang mga membership record dapat ginatipigan kon sa diin nagaestar ang miyembro. Ang mga eksepsyon, nga dapat talagsa lang gid, nagapangayo sang pahanugot sang mga bishop kag stake president nga imbolbado. Sa pagpangayo sang eksepsyon, nagagamit ang stake president sang LCR sa pagpasa sang pangabay sa Office of the First Presidency.

Importante nga himuon dayon ang masunod:

• Pagrekord sang impormasyon parte sa ordinansa.

• Pagsaylo sang mga rekord sang mga miyembro nga nagsaylo pasulod ukon pa-gwa sa ward.

• Paghimo sang mga rekord sang bag-o nga mga miyembro kag bag-o nga kabataan sang miyembro nga mga ginikanan.

• Pagrekord sang pagkapatay sang miyembro.

• Pagrekord sang impormasyon parte sa kasal kag panimalay.

Ginasiguro sang bishop ukon stake president nga ang membership record ara sa husto nga ward antes interbyuhon ang miyembro para makabaton sang:

• Calling sa Simbahan.

• Temple recommend.

• Melchizedek Priesthood ukon maordin sa isa ka palangakuan sang sina nga priesthood.

Ginasiguro man niya nga ang mga rekord wala sang bisan diin sa masunod:

• Marka

• Komento parte sa limitasyon sa pagselyo ukon ordinansa

• Pormal nga mga limitasyon sa pagkamiyembro

Bisan ano ang matabo, ang mga membership record indi dapat pag-ihatag ukon ipakita sa bisan kay sin-o magluwas sa bishop ukon klerk.

Pwede tan-awon sang mga miyembro ang impormasyon parte sa ila pagkamiyembro ukon sang bisan sin-o nga kabataan nga ara pa sa ila poder sa Member Tools app. Pwede man sila magpangayo sang gin-imprinta nga mga kopya sang ila Individual Ordinance Summary halin sa klerk. Kon may makita nga mga sala, ginasiguro sang klerk nga makoreksyonan ini sa mga membership record.

33.6.1

Mga Ngalan nga Ginagamit sa mga Rekord sang Simbahan

Ang kompleto nga legal nga ngalan sang tawo, suno sa kahulugan sini sa lokal nga layi ukon kustombre, ang dapat gamiton sa mga membership record kag sa mga sertipiko sang ordinansa.

33.6.2

Mga Member of Record

Ang masunod nga mga indibidwal mga member of record kag dapat may membership record:

• Ang mga ginbunyagan kag ginkumpirma

• Ang mga nagaedad manubo sa 9 anyos nga ginbendisyuhan pero wala pa mabunyagan

• Ang mga wala salabton tungod sa mga kasablagan sa paminsaron, bisan ano ang edad

• Wala mabendisyuni nga mga kabataan nga manubo sa 9 anyos kon duha sa masunod ang matuod:

  • Ang bisan isa ka ginikanan ukon lolo/lola miyembro sang Simbahan.

  • Ang pareho nga ginikanan nagpasugot nga himuan sia sang rekord. (Kon isa lang ka ginikanan ang may legal nga kustodiya sa bata, pwede na ang pahanugot sinang ginikanan.)

Ang tawo nga nagaedad 9 anyos pasaka nga may membership record pero wala pa mabunyagi kag makumpirma indi isa ka member of record. Pero, magapabilin ang membership record sa ward nga ginaistaran sang tawo hasta nga maglab-ot sia 18 anyos. Sa sina nga tion, kon pilion sang tawo nga indi magpabunyag, kanselahon sang bishop ang membership record. Kinahanglanon sini ang pahanugot sang stake president.

Ang mga rekord wala ginakansela para sa mga wala mabunyagi tungod sa kasablagan sang paminsaron magluwas kon pangayuon sang tawo ukon sang legal nga guardian, pati na sang ginikanan.

33.6.3

Mga Rekord sang Bag-o nga mga Miyembro sa Ward

Ginakontak sang ward clerk ukon assistant ward clerk ang bag-o nga mga miyembro pagkatapos gid nga mag-abot ang ila mga membership record para rebyuhon ang Individual Ordinance Summary kon husto.

33.6.6

Mga Rekord sang mga Miyembro nga Nagaalagad sa Gwa sang Dulonan sang Ila Ward

33.6.6.2

Mga Rekord sang Full-Time nga mga Misyonero

Tan-awa sa 24.6.2.8.

33.6.13

Mga Rekord sang Kabataan sang Nagdiborsyo nga mga Ginikanan

Ang tanan nga membership record nagagamit sang legal nga ngalan sang tawo, suno sa kahulugan sini sa lokal nga layi ukon kustombre. Dala diri ang mga kabataan sang ginikanan nga nagdiborsyo.

Ang mga kabataan sang nagdiborsyo nga mga ginikanan masami nagasimba sa mga ward sang duha ka ginikanan. Bisan isa lang ka yunit ang pwede nga magtipig kag mag-update sang opisyal nga membership record sang bata, pwede sia nga himuan sang out-of-unit member record sa isa pa gid ka ward nga iya ginasimbahan. Ginatugotan sini ang ngalan kag contact information sang bata nga maupod sa mga listahan sang ward kag mga klase.

Ang mga kabataan nga may out-of-unit member record pwede nga mahatagan sang calling sa sina nga yunit.

33.6.15

Mga Limitasyon sa Pagsaylo sang mga Membership Record

Kon ang isa ka miyembro magsaylo samtang ginahulat ang pormal nga mga limitasyon sa pagkamiyembro ukon iban pa nga seryoso nga problema, ang bishop ukon ang awtorisado nga klerk pwede magbutang sang limitasyon sa pagsaylo sang membership record. Ginagamit niya ang LCR para himuon ini.

Ang rekord nga may limitasyon sa pagsaylo wala ginasaylo sa bag-o nga yunit luwas kon ginpahanugotan sang lider sang priesthood nga nagbutang sang limitasyon nga kakason na ini.

33.6.16

Mga Rekord halin sa “Address Unknown” File

Kon kaisa makit-an ang miyembro pagkatapos nga mabutang ang iya rekord sa “address unknown file” sa headquarters sang Simbahan. Sa sini nga sitwasyon, ginapangayo sang ward clerk ang rekord paagi sa LCR.

33.6.17

Pagrekord kag Pagtadlong sang Impormasyon sa Ordinansa

Tan-awa sa kapitulo 18.

33.6.19

Pag-awdit sang mga Membership Record

Kada tuig ang stake clerk ukon assistant stake clerk nagasiguro nga ginahiwat ang pag-awdit sang membership records sa kada ward gamit ang LCR. Ang mga awdit dapat nga matapos sa pag-abot sang Hunyo 30 sang kada tuig.

33.7

Mga Rekord sang Kasaysayan

33.7.1

Mga Kasaysayan sang Ward kag Stake

Nagsugo ang Ginuo nga “ang kasaysayan sang tanan nga importante” nga mga butang parte sa Iya Simbahan dapat isulat kag tipigan (Doktrina kag mga Kasugtanan 69:3; tan-awa man sa bersikulo 5; Alma 37:2).

Ang kada yunit sang Simbahan dapat magdokumento sang tanan nga importante nga butang parte sa yunit.

Ang pagtipig sang kasaysayan isa ka espirituhanon nga buluhaton nga magapabakod sang pagtuo sang mga magasulat kag magabasa sini.

Ang stake clerk ukon assistant stake clerk ang nagahimo sang kasaysayan sang stake. Ang bishopric nagasunod sang pareho man sini para sa ward. May ara sang mga instruksyon sa Stake, District, and Mission Annual Histories sa ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Pagtipig sang Impormasyon sa mga Rekord

Ang mga rekord sa Simbahan pribado, bisan nabutang sila sa papel ukon online. Dala diri ang:

• Mga membership record.

• Pinansyal nga mga rekord.

• Mga sinulat parte sa nagkalatabo sa mga miting.

• Opisyal nga mga pormas kag dokumento (pati na ang mga sinulat parte sa nagkalatabo sa mga membership council).

Ginasiguro sang mga lider nga ang impormasyon nga ginkuha halin sa mga miyembro:

• Kutob lang sa ginakinahanglan sang Simbahan.

• Ginagamit lamang sa aprubado nga mga katuyuan sang Simbahan.

• Ginahatag lamang sa mga awtorisado sa paggamit sini.

Ang impormasyon nga ginatipigan online kinahanglan nga ginasiguro kag protektado (tan-awa sa 33.9.1).

33.9

Pagdumala sang mga Rekord

33.9.1

Proteksyon

Ang tanan nga mga rekord, report, kag datus sa Simbahan dapat nga protektado batok sa indi awtorisado nga pag-access, pagbag-o, pagguba, ukon pagpalapta. Ini nga impormasyon dapat nga ginatago sa protektado nga lugar.

Ang nadula ukon ginkawat nga mga gamit sang Simbahan ukon storage media dapat nga ireport gilayon sa incidents.ChurchofJesusChrist.org. Ang indi husto nga paggamit sang impormasyon parte sa Simbahan dapat man nga ireport.

33.9.1.1

Mga Username kag Password

Ang mga stake president, bishop, kag iban pa nga mga lider indi dapat maghatag sang ila username kag password sa Simbahan sa mga manuglaygay, mga klerk, mga executive secretary, ukon sa iban pa.

33.9.1.3

Data Privacy

Madamo nga mga pungsod ang nagpasar sang mga layi parte sa data protection nga nagadumala sang pagproseso sang personal nga datus. Dala diri ang impormasyon sa mga membership record kag iban pa nga mga rekord sa Simbahan nga nagakilala sang mga indibidwal. Ang mga lider nga may mga pamangkot parte sa paggamit sang layi parte sa data protection sa lokal nga pagdumala sang mga rekord sang Simbahan pwede magkontak sa data privacy office sang Simbahan sa [e-mail].