33

Dokumentacija in poročila

33.0

Uvod

Vodenje dokumentacije je bilo v Gospodovi Cerkvi vedno pomembno. Na primer:

Adam je pisal »knjigo spominov« (Mojzes 6:5).

Moroni je učil, da so imena tistih, ki so se krstili v Cerkvi Jezusa Kristusa, zapisali, da »bi se jih spominjali in jih hranili z dobro Božjo besedo« (Moroni 6:4).

Joseph Smith je naročil, da se mora v vsakem oddelku poklicati zapisovalca, da bo »napravil zapis o resnici pred Bogom« (Nauk in zaveze 128:2).

33.1

Pregled cerkvene dokumentacije

Cerkvena dokumentacija je sveta. Podatki v njej so občutljivi in jih je treba varovati. Pooblastilo za dostop do cerkvenega sistema z dokumentacijo s članskimi podatki temelji na osnovi poklicev.

Dokumentacija voditeljem lahko pomaga:

• ugotoviti, kdo potrebuje posebno skrb,

• ugotoviti, katere odrešenjske uredbe je član prejel oziroma jih potrebuje,

• locirati člane.

V cerkvenih enotah hranijo naslednje vrste dokumentacijo:

• poročila o udeležbi člana (gl. 33.5),

• članska dokumentacija (gl. 33.6),

• zgodovinska dokumentacija (gl. 33.7)

• finančna dokumentacija (gl. 34. poglavje).

33.2

Splošna navodila za tajnike

Imeti morajo veljavno tempeljsko dovolilnico.

Tajniki pozorno upoštevajo veljavna pravila glede varovanja cerkvenih sredstev in poskrbijo, da je cerkvena dokumentacija točna. Tajniki o vsakršnih nepravilnostih nemudoma obvestijo duhovniške voditelje. Če pri odpravljanju nepravilnosti pride do težav, naj tajniki stopijo v stik s službo za zaupno dokumentacijo na cerkvenem sedežu.

Telefon: [phone] ali 001 800 453 3860, interna 2 2053

Brezplačna telefonska številka (telefon GSD): [phone]

E-naslov: [e-mail]

Tajniki morajo služiti dovolj dolgo, da se lahko naučijo dolžnosti in da njihovo delo nemoteno poteka naprej. Ker niso člani kolskega predsedstva ali škofovstva, jih ni treba razrešiti, ko se organizira novo kolsko predsedstvo ali škofovstvo.

33.4

Oddelčna dokumentacija in poročila

33.4.1

Škofovstvo

Škof bdi nad vodenjem oddelčne dokumentacije.

33.4.2

Oddelčni tajnik

Vsak oddelek mora imeti usposobljenega, opravilnega oddelčnega tajnika. Predlaga ga škofovstvo, pokliče in oddeli ga član kolskega predsedstva oziroma zadolženi visoki svetovalec. Imeti mora Melkizedekovo duhovništvo in veljavno tempeljsko dovolilnico. Je član oddelčnega sveta. Udeležuje se oddelčnih sestankov, kot je navedeno v 29.2.

Oddelčnemu tajniku dajo navodila škof in kolski tajniki. Kot pomoč se lahko pokliče pomočnika oddelčnega tajnika.

33.4.2.1

Odgovornosti vodenja dokumentacije

Oddelčni tajnik, oziroma zadolženi pomočnik oddelčnega tajnika, ima naslednje odgovornosti:

• Vodi evidenco zadolžitev in odločitev, sprejetih na sestankih oddelčnih voditeljev.

• Poskrbi, da so dokumentacija in poročila točna in pravočasna.

Oddelčni tajnik mora biti seznanjen s cerkvenimi orodji za vodenje dokumentacije (gl. 33.0). Ta orodja uporablja, da voditelji lažje določijo:

• potrebe članov in organizacij,

• razpoložljivost virov, tudi finančnih.

Oddelčni tajniki člane spodbujajo, da poročajo o vsakršnih napakah glede njihovih članskih podatkov.

Dolžnosti pri vodenju dokumentacije lahko vključujejo tudi:

• skrb, da so uredbe pravilno in nemudoma zapisane,

• pripravo Obrazcev za podporo uradnikov za oddelčne konference,

• zapisovanje podatkov za oddelčne svete o članstvu,

• vodenje finančne dokumentacije (gl. 34.2.2).

33.5

Poročila o udeležbi članov

Poročila o udeležbi članov voditeljem pomagajo, da se osredotočijo na napredek in potrebe članov.

33.5.1

Vrste poročil

33.5.1.1

Poročila o prisotnosti

Prisotnost na zakramentnih sestankih ter nedeljskih sestankih duhovništva in organizacij se vodi elektronsko z uporabo programa VVT ali Member Tools.

Zakramentni sestanek. Prisotnost na zakramentnem sestanku vsak teden vodi oddelčni tajnik ali pomočnik oddelčnega tajnika. Šteje se število prisotnih na sestanku osebno ali preko videa, vključno z obiskovalci.

Nedeljski sestanki zbora in organizacij. Prisotnost vsak teden vodijo tajniki in svetovalci v zborih in organizacijah. Pri vodenju prisotnosti lahko pomagajo tudi voditelji mladine. Šteje se število prisotnih na sestanku osebno ali preko videa, vključno z obiskovalci. Člane, ki služijo v Osnovni ali kot voditelji mladine v oddelku, se prav tako šteje med prisotne.

Oddelčni tajnik prisotnost lahko vodi namesto katerekoli organizacije.

33.5.1.2

Poročila o razgovorih o skrbnem služenju

Glejte 21.3.

33.5.1.3

Četrtletno poročilo

Vsaka številka v poročilu dejansko predstavlja nekoga, ki ima edinstvene potrebe (gl. Helaman 15:13).

Četrtletno poročilo vsebuje koristne podatke, ki voditeljem lahko dajo vpogled, ko prosijo za navdih glede skrbnega služenja.

Kolski in oddelčni voditelji se redno obračajo na četrtletno poročilo, da spremljajo napredek posameznikov.

Vsak oddelek četrtletno poročilo zaključi in pošlje na cerkveni sedež. Tajnik poročilo pregleda s škofom in ga pošlje pred 15. v mesecu po koncu vsakega četrtletja.

33.5.2

Članski seznami

Cerkvena orodja za vodenje dokumentacije voditeljem omogočajo dostop do članskih seznamov. Ti seznami voditeljem pomagajo ugotoviti:

• kateri člani še niso prejeli uredb, do katerih so upravičeni,

• kateri mladeniči in mladenke so upravičeni do služenja misijona,

• kateri mladi nimajo veljavne tempeljske dovolilnice,

• kateri mladi morajo dobiti termin za sestanek s članom škofovstva.

Voditelji zborov in organizacij bi morali imeti dostop do seznamov tistih, ki pripadajo njihovemu zboru oziroma organizaciji.

33.6

Članska dokumentacija

Članska dokumentacija vključuje imena in priimke članov, kontaktne podatke, podrobnosti uredb in druge pomembne podatke.

Članska dokumentacija se mora hraniti v oddelku, v katerem živi član. Izjeme, ki bi morale biti redke, zahtevajo privoljenje vpletenih škofov in kolskih predsednikov. Kolski predsednik pri zahtevi za izjemo uporabi VVT, da zahtevo pošlje v urad Prvega predsedstva.

Pomembno je, da takoj naredite naslednje:

• Vnesite podatke o uredbah.

• Prenesite dokumentacijo članov, ki se v oddelek priselijo ali iz njega odselijo.

• Pripravite novo dokumentacijo za nove člane in novorojene otroke staršev članov.

• Vnesite smrt člana.

• Vnesite podatke o poroki in družinskih članih.

Škof ali kolski predsednik poskrbita, da je članska dokumentacija v ustreznem oddelku, preden ima član razgovor za:

• cerkveni poklic,

• tempeljsko dovolilnico,

• Melkizedekovo duhovništvo oziroma posvetitev v službo v tem duhovništvu.

Poskrbi tudi, da dokumentacija ne vsebuje ničesar od naslednjega:

• pripomba,

• opomba glede omejitev pri pečatenju ali uredbah,

• formalna omejitev članstva.

Članske dokumentacije se v nobenih okoliščinah ne sme dati ali pokazati nikomur drugemu kakor škofu ali tajniku.

Člani svojo člansko dokumentacijo in dokumentacijo katerega od mladoletnih otrok, ki živi doma, lahko vidijo v aplikaciji Member Tools. Pri tajniku lahko zaprosijo tudi za natisnjeni izvod povzetka svojih uredb. Če se v članski dokumentaciji odkrijejo napake, tajnik poskrbi, da so odpravljene.

33.6.1

Imena, uporabljena v cerkveni dokumentaciji

V članski dokumentaciji in na uredbenih potrdilih mora biti polno uradno ime člana, kakor določa zakon oziroma običaj.

33.6.2

Člani v evidenci

Naslednji posamezniki so člani v evidenci, in morajo imeti člansko dokumentacijo:

• tisti, ki so se krstili in so bili potrjeni,

• mlajši od devetih let, ki so blagoslovljeni, ne pa tudi krščeni,

• tisti, ki zaradi motenj v duševnem razvoju niso odgovorni zase ne glede na starost,

• neblagoslovljeni otroci, mlajši od devet let, ko velja oboje od naslednjega:

  • vsaj en starš ali en stari starš je član Cerkve,

  • oba starša dovolita, da se pripravi dokumentacija. (Če ima zakonito skrbništvo nad otrokom samo en starš, je dovolj dovoljenje tega starša.)

Otroka, starega devet let ali več, ki ima člansko dokumentacijo, vendar se še ni krstil in bil potrjen, se ne pojmuje kot člana v evidenci. Vendar oddelek, v katerem ta otrok živi, člansko dokumentacijo obdrži, dokler ne dopolni osemnajst let. Če se otrok takrat ne odloči za krst, škof člansko dokumentacijo izbriše. Potrebno je dovoljenje kolskega predsednika.

Dokumentacija se ne izbriše pri tistih, ki se še niso krstili zaradi intelektualne zaostalosti, razen če tako zahteva dotična oseba oziroma zakoniti skrbnik, vključno s staršem.

33.6.3

Dokumentacija novih oddelčnih članov

Oddelčni tajnik oziroma pomočnik oddelčnega tajnika se sestane z novimi člani oddelka kmalu potem, ko njihova članska dokumentacija prispe, zato da pregleda točnost posameznikovega Povzetka uredb.

33.6.6

Dokumentacija članov, ki služijo izven svojega geografskega oddelka

33.6.6.2

Dokumentacija rednih misijonarjev

Gl. 24.6.2.8.

33.6.13

Dokumentacija otrok ločenih staršev

Vsa članska dokumentacija se poslužuje zakonitega imena osebe, kakor določa zakon ali običaj. To vključuje otroke staršev, ki so ločeni.

Otroci ločenih staršev na cerkvene sestanke pogosto hodijo v obeh oddelkih staršev. Samo ena enota lahko hrani in dopolni otrokovo uradno člansko dokumentacijo, v drugem oddelku, v katerega otrok hodi, pa se ustvari članska dokumentacija gostujočega člana. Tako se otrokovo ime in priimek in kontaktne podatke lahko vključi na oddelčne sezname in razredne sezname.

Otroci z dokumentacijo gostujočih članov v tej enoti lahko prejmejo poklice.

33.6.15

Omejitev prenosa članske dokumentacije

Če se član odseli, ko se cerkveni disciplinski ukrep ali kakšen drug resen problem še ni razrešil, škof, ali pooblaščeni tajnik, lahko naroči prepoved prenosa članske dokumentacije. Pri tem uporabi VVT.

Dokumentacija, ki ima prepoved prenosa, ne bo prenesena v novo enoto, dokler duhovniški voditelj, ki je prepoved uvedel, ne naroči, da se slednjo prekliče.

33.6.16

Dokumentacija iz datoteke »naslov neznan«

Včasih se najde člana, potem ko je njegova dokumentacija na cerkvenem sedežu v »kartoteki naslov neznan«. V takem primeru oddelčni tajnik dokumentacijo zahteva s pomočjo VVT.

33.6.17

Vnašanje in popravljanje podatkov o uredbah

Glejte 18. poglavje.

33.6.19

Revizije članske dokumentacije

Kolski tajnik ali pomočnik kolskega tajnika vsako leto poskrbi, da se v vsakem oddelku opravi revizijo članske dokumentacije, pri tem pa se uporabi VVT. Revizije morajo biti vsako leto zaključene do 30. junija.

33.7

Zgodovinska dokumentacija

33.7.1

Oddelčna in kolska zgodovina

Gospod je zapovedal, da se mora pisati in hraniti zgodovina vseh pomembnih zadev glede njegove Cerkve (Nauk in zaveze 69:3, gl. tudi 5. verz, Alma 37:2).

Vsaka enota v Cerkvi mora dokumentirati vse pomembne zadeve glede enote.

Ohranjanje zgodovine je duhovno delo, ki bo okrepilo vero tistih, ki jo pišejo in berejo.

Kolski in oddelčni duhovniški voditelji in voditelji organizacij prispevajo zgodbe s pomočjo orodja Unit History tool na ChurchofJesusChrist.org. Kolski in oddelčni tajniki so prvenstveno odgovorni, da ta prizadevanja organizirajo in usklajujejo. Dodatna navodila so na voljo v Quick Start Guide.

33.8

Zaupnost dokumentacije

Cerkvena dokumentacija je zaupna, najsi obstaja na papirju ali digitalno. Mednje štejemo:

• člansko dokumentacijo,

• finančno dokumentacijo,

• zapisnike s sestankov,

• uradne obrazce in dokumente (tudi zapisnike s svetov o članstvu).

Voditelji poskrbijo, da so podatki, ki jih pridobijo od članov:

• omejeni na tiste, ki jih potrebuje Cerkev,

• uporabljeni le za odobrene cerkvene namene,

• izročeni samo tistim, ki so pooblaščeni, da jih uporabljajo.

Podatki, ki so shranjeni elektronsko, morajo biti ustrezno varovani in zaščiteni (gl. 33.9.1).

33.9

Vodenje dokumentacije

33.9.1

Varovanje

Vsa cerkvena dokumentacija, poročila in podatki morajo biti zaščiteni pred nepooblaščenim dostopom, spreminjanjem, uničenjem in razkritjem. Te podatke je treba hraniti na varnem mestu.

O izgubljenih ali ukradenih napravah ali medijih za shranjevanje, ki so last Cerkve, je treba nemudoma poslati prijavo na incidents.ChurchofJesusChrist.org. Prijaviti je treba tudi zlorabo cerkvenih podatkov.

33.9.1.1

Uporabniška imena in gesla

Kolski predsedniki, škofje in drugi voditelji nikoli ne smejo posredovati svojih cerkvenih uporabniških imen in gesel svetovalcem, tajnikom, izvršnim tajnikom ali drugim.

33.9.1.3

Zaupnost podatkov

Veliko držav je uvedlo zakone o varovanju podatkov, ki predpisujejo obdelavo osebnih podatkov. To vključuje podatke v članskih dokumentacijah in drugih cerkvenih dokumentacijah, ki identificirajo posameznike. Voditelji, ki imajo vprašanja glede izvajanja zakonov o varovanju podatkov glede lokalnega vodenja cerkvene dokumentacije, lahko stopijo v stik z uradom za zaščito osebnih podatkov na [e-mail].