33.

Rekod dan Laporan

33.0

Pengenalan

Penyimpanan rekod sentiasa penting dalam Gereja Tuhan. Contohnya:

Adam menyimpan “sebuah kitab kenangan” (Musa 6:5).

Moroni mengajar bahawa nama mereka yang dibaptiskan ke dalam Gereja Kristus telah dicatatkan agar “mereka boleh diingati dan dipelihara oleh firman Tuhan yang baik” (Moroni 6:4).

Joseph Smith mengarahkan bahawa seorang jurucatat harus dipanggil di setiap bahagian untuk “membuat sebuah catatan tentang kebenaran di hadapan Tuhan” (Ajaran dan Perjanjian 128:2).

33.1

Gambaran Keseluruhan Rekod Gereja

Rekod Gereja adalah kudus. Maklumat dalamnya adalah sensitif dan harus dilindungi. Sistem rekod Gereja membenarkan akses kepada maklumat keahlian berdasarkan panggilan.

Rekod boleh membantu pemimpin:

• Mengenal pasti siapa yang mungkin memerlukan penjagaan yang istimewa.

• Mengenal pasti tatacara penyelamatan yang seseorang telah terima atau mungkin perlukan.

• Mencari ahli.

Rekod berikut disimpan dalam unit Gereja:

• Laporan penyertaan ahli (lihat 33.5)

• Rekod keahlian (lihat 33.6)

• Rekod sejarah (lihat 33.7)

• Rekod kewangan (lihat bab 34)

33.2

Arahan Umum untuk Kerani

Mereka harus ada kad rekomen bait suci semasa.

Kerani mengikuti polisi semasa dengan teliti untuk melindungi dana Gereja dan memastikan rekod Gereja adalah tepat. Kerani segera memberitahu pemimpin imamat tentang sebarang ketidakwajaran. Jika kesusahan timbul dalam menyelesaikan ketidakwajaran, kerani harus menghubungi Pejabat Rekod Sulit di ibu pejabat Gereja.

Telefon: [phone] atau 1-800-453-3860, tambahan 2-2053

Bebas toll (telefon GSD): 855-537-4357

E-mel: [e-mail]

Tempoh pelayanan kerani haruslah cukup bagi mereka untuk pelajari tugas dan menjaga kesinambungan dalam kerja mereka. Kerana mereka bukan ahli presidensi pancang atau lembaga uskup, mereka tidak perlu dilepaskan apabila presidensi pancang atau lembaga uskup disusun semula.

33.4

Rekod dan Laporan Bahagian

33.4.1

Lembaga Uskup

Uskup menyelia penyimpanan rekod bahagian.

33.4.2

Kerani Bahagian

Setiap bahagian harus ada kerani bahagian yang berkelayakan dan berfungsi. Dia dicadangkan oleh lembaga uskup dan dipanggil serta ditetapkan oleh seorang ahli presidensi pancang atau seorang anggota majlis tinggi yang ditugaskan. Dia harus memegang Imamat Melkisedek dan ada kad rekomen bait suci terkini. Dia seorang ahli majlis bahagian. Dia menghadiri mesyuarat bahagian seperti yang ditunjukkan dalam 29.2.

Kerani bahagian diberi arahan oleh lembaga uskup dan oleh kerani pancang. Penolong kerani bahagian boleh dipanggil untuk membantu.

33.4.2.1

Tanggungjawab Penyimpanan Rekod

Kerani bahagian, atau seorang penolong kerani yang ditugaskan, ada tanggungjawab berikut:

• Menyimpan rekod tugasan dan keputusan yang dibuat dalam pertemuan kepimpinan bahagian.

• Memastikan catatan dan laporan adalah betul dan tepat pada masanya.

Kerani bahagian harus arif dengan alat penyimpanan rekod Gereja (lihat 33.0). Dia menggunakan alat-alat ini untuk membantu pemimpin mengenal pasti:

• Keperluan para ahli dan organisasi.

• Ketersediaan sumber, termasuk kewangan.

Kerani bahagian menggalakkan ahli untuk melaporkan kesilapan dalam maklumat keahlian mereka.

Tugas penyimpanan rekod yang lain mungkin termasuk:

• Memastikan tatacara dicatat dengan betul dan segera.

• Menyediakan borang Penyokongan Pegawai untuk persidangan bahagian.

• Mencatat maklumat majlis keahlian bahagian.

• Menjaga rekod kewangan (lihat 34.2.2).

33.5

Laporan tentang Penyertaan Ahli

Laporan tentang penyertaan ahli membantu pemimpin fokus pada kemajuan dan keperluan ahli.

33.5.1

Jenis-jenis Laporan

33.5.1.1

Laporan Kehadiran

Kehadiran di pertemuan sakramen dan pertemuan imamat dan organisasi hari Ahad direkod secara elektronik menggunakan LCR atau Member Tools.

Pertemuan Sakramen. Kehadiran di pertemuan sakramen dicatat setiap minggu oleh kerani bahagian atau penolong kerani bahagian. Kiraannya adalah nombor yang menghadiri pertemuan secara bersemuka atau secara maya, termasuk para pengunjung.

Pertemuan Kuorum dan Organisasi Hari Ahad. Kehadiran direkod setiap minggu oleh setiausaha dan penasihat kuorum dan organisasi. Para pemimpin remaja juga boleh membantu merekod kehadiran. Kiraannya adalah nombor yang menghadiri pertemuan secara bersemuka atau secara maya, termasuk para pengunjung. Ahli yang melayani di Sekolah Primer atau pemimpin remaja dalam bahagian juga dimasukkan sebagai menghadiri.

Kerani bahagian boleh mencatat kehadiran bagi mana-mana organisasi.

33.5.1.2

Laporan Temu duga Pelayanan

Lihat 21.3.

33.5.1.3

Laporan Suku Tahun

Setiap nombor dalam laporan mewakili orang nyata yang ada keperluan unik (lihat Helaman 15:13).

Laporan Suku Tahunan mengandungi maklumat berguna yang boleh membantu pemimpin semasa mencari ilham tentang usaha pelayanan mereka.

Pemimpin pancang dan bahagian kerap merujuk kepada Laporan Suku Tahunan untuk mengkaji kemajuan individu.

Setiap bahagian melengkapkan dan menghantar Laporan Suku Tahunan kepada ibu pejabat Gereja. Kerani menyemak laporan itu dengan uskup dan menghantarnya sebelum 15 hari bulan selepas setiap suku tahunan berakhir.

33.5.2

Senarai Keahlian

Alat penyimpanan rekod Gereja memberi pemimpin akses kepada senarai keahlian. Senarai ini boleh membantu pemimpin mengenal pasti:

• Ahli yang belum terima tatacara yang mereka layak.

• Remaja putera dan remaja puteri yang layak untuk melayani misi.

• Remaja yang tidak ada kad rekomen bait suci semasa.

• Remaja yang perlu dijadualkan untuk bertemu dengan seorang ahli lembaga uskup.

Para pemimpin kuorum dan organisasi harus ada akses kepada senarai ahli yang termasuk dalam kuorum atau organisasi mereka.

33.6

Rekod Keahlian

Rekod keahlian termasuk nama ahli, maklumat hubungan, butiran tatacara, dan maklumat penting yang lain.

Rekod keahlian harus disimpan di dalam bahagian di mana ahli tinggal. Pengecualian, yang jarang terjadi, memerlukan persetujuan uskup dan presiden pancang yang terlibat. Untuk mohon pengecualian, presiden pancang menggunakan LCR untuk menghantar permintaan kepada Pejabat Presidensi Utama.

Ia adalah penting untuk segera melakukan yang berikut:

• Mencatat maklumat tatacara.

• Memindahkan rekod ahli yang masuk atau keluar dari bahagian.

• Mencipta rekod untuk ahli baharu dan anak-anak baharu ibu bapa ahli.

• Mencatat kematian seorang ahli.

• Mencatat maklumat perkahwinan dan isi rumah.

Uskup atau presiden pancang memastikan rekod keahlian berada di bahagian yang sesuai sebelum seorang ahli ditemu duga untuk menerima:

• Panggilan Gereja.

• Kad rekomen bait suci.

• Imamat Melkisedek atau ditahbiskan ke jabatan dalam imamat itu.

Dia juga memastikan rekod ini tidak termasuk salah satu daripada yang berikut:

• Anotasi

• Komen tentang sekatan pemeteraian atau tatacara

• Sekatan rasmi keahlian

Tidak kira keadaan, rekod keahlian tidak boleh diberikan atau ditunjukkan kepada sesiapa pun selain uskup atau kerani.

Ahli boleh melihat maklumat keahlian sendiri dan anak-anak tanggungan yang tinggal di rumah di aplikasi Member Tools. Mereka juga boleh meminta salinan bercetak Ringkasan Tatacara Individu mereka daripada kerani. Jika ada kesilapan, kerani memastikan ia dibetulkan pada rekod keahlian.

33.6.1

Nama dalam Rekod Gereja

Nama penuh sah seseorang, seperti yang undang-undang atau adat tempatan takrifkan, harus digunakan dalam rekod keahlian dan pada sijil tatacara.

33.6.2

Ahli Rekod

Individu berikut adalah ahli rekod dan harus ada rekod keahlian:

• Mereka yang telah dibaptiskan dan ditetapkan

• Mereka yang berumur di bawah 9 tahun yang telah diberkati tetapi tidak dibaptiskan

• Mereka yang mengalami ketidakupayaan intelektual, tidak kira umur

• Kanak-kanak yang tidak diberkati di bawah umur 9 apabila kedua berikut berkaitan:

  • Sekurang-kurangnya seorang ibu atau bapa atau seorang datuk nenek ialah ahli Gereja.

  • Kedua-dua ibu bapa membenarkan rekod dicipta. (Jika hanya seorang ibu atau bapa yang ada penjagaan yang sah ke atas anak itu, kebenaran daripada ibu atau bapa itu adalah mencukupi.)

Seseorang yang berumur 9 tahun atau ke atas yang ada rekod keahlian tetapi belum dibaptiskan dan ditetapkan bukanlah seorang ahli rekod. Walau bagaimanapun, bahagian tempat tinggal ahli itu menyimpan rekod keahliannya sehingga dia itu berumur 18 tahun. Pada masa itu, jika orang itu pilih untuk tidak dibaptiskan, uskup membatalkan rekod keahlian itu. Kelulusan presiden pancang diperlukan.

Rekod tidak dibatalkan bagi mereka yang belum dibaptiskan kerana ketidakupayaan intelektual kecuali diminta oleh orang atau penjaga yang sah, termasuk ibu bapa.

33.6.3

Rekod Ahli Baru Bahagian

Kerani bahagian atau penolong kerani bahagian menghubungi ahli baru bahagian selepas rekod keahlian mereka tiba untuk menyemak ketepatan Ringkasan Tatacara Individu.

33.6.6

Rekod Ahli yang Melayani di luar Geografi Bahagian Mereka

33.6.6.2

Rekod Misionari Sepenuh Masa

Lihat 24.6.2.8.

33.6.13

Rekod Anak-anak yang Ibu Bapa Bercerai

Menggunakan nama sah untuk semua rekod keahlian, seperti yang undang-undang atau adat tempatan takrifkan. Ini termasuk anak-anak yang ibu bapa mereka telah bercerai.

Anak-anak dengan ibu bapa bercerai sering kali menghadiri pertemuan Gereja di bahagian ibu bapa mereka. Meskipun hanya satu unit dapat simpan dan kemas kini rekod keahlian anak itu, satu rekod di luar unit (out-of unit) boleh dicipta di bahagian lain tempat dia menghadiri. Ini membolehkan nama dan maklumat hubungan anak dimasukkan dalam senarai bahagian dan kehadiran kelas.

Anak yang ada rekod keahlian di luar unit boleh menerima panggilan dalam unit itu.

33.6.15

Sekatan Gerakan pada Rekod Keahlian

Jika seorang ahli berpindah sementara sekatan keahlian rasmi atau kebimbangan lain yang serius belum selesai, uskup atau kerani yang dibenarkan boleh meletakkan sekatan pindah ke atas rekod keahlian. Dia menggunakan LCR untuk melakukan ini.

Rekod yang ada sekatan pindah tidak dipindahkan ke unit baharu sehingga pemimpin imamat yang meletakkan sekatan meluluskan penyingkirannya.

33.6.16

Rekod dari Fail “Alamat Tidak Diketahui”

Seorang ahli kadang-kala ditemui selepas catatannya berada dalam “fail tidak diketahui” di ibu pejabat Gereja. Dalam situasi ini, kerani bahagian mohon rekod menggunakan LCR.

33.6.17

Merekod dan Membetulkan Maklumat Tatacara

Lihat bab 18.

33.6.19

Audit Rekod Keahlian

Setiap tahun kerani pancang atau seorang penolong kerani pancang memastikan audit rekod keahlian dijalankan di setiap bahagian dengan menggunakan LCR. Audit harus dilengkapkan sebelum 30 Jun setiap tahun.

33.7

Rekod Sejarah

33.7.1

Sejarah Bahagian dan Pancang

Tuhan perintahkan “sejarah tentang segala hal-hal penting” tentang Gereja-Nya ditulis dan disimpan (Ajaran dan Perjanjian 69:3; lihat juga ayat 5; Alma 37:2).

Setiap unit dalam Gereja harus dokumen semua hal penting mengenai unit ini.

Menyimpan sejarah adalah kerja rohani yang akan menguatkan iman mereka yang menulis dan membacanya.

Kerani pancang atau penolong kerani pancang menyediakan sejarah pancang. Lembaga uskup mengikut pendekatan yang sama untuk bahagian. Arahan boleh didapati di Sejarah Tahunan Pancang , Daerah, dan Misi pada ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Kerahsiaan Rekod

Rekod Gereja adalah sulit, sama ada cetakan atau secara digital. Ini termasuk:

• Rekod keahlian.

• Laporan kewangan.

• Nota pertemuan.

• Borang dan dokumen rasmi (termasuk rekod majlis keahlian).

Pemimpin memastikan maklumat ahli yang diperoleh adalah:

• Terhad pada apa yang Gereja perlukan.

• Hanya digunakan untuk tujuan Gereja yang diluluskan.

• Diberikan hanya kepada mereka yang diberi wewenang untuk menggunakannya.

Maklumat yang disimpan secara elektronik mesti disimpan dengan selamat dan dilindungi dengan sesuai (lihat 33.9.1).

33.9

Pengurusan Rekod

33.9.1

Perlindungan

Semua rekod, laporan, dan data Gereja harus dilindungi daripada akses, perubahan, kemusnahan, atau pendedahan yang tidak dibenarkan. Maklumat ini harus disimpan di tempat yang selamat.

Peranti atau simpanan media Gereja yang hilang atau dicuri harus segera dilaporkan di incidents.ChurchofJesusChrist.org. Penyalahgunaan maklumat Gereja juga harus dilaporkan.

33.9.1.1

Nama Pengguna dan Kata Laluan

Presiden pancang, uskup, dan pemimpin lain tidak harus berkongsi nama pengguna dan kata laluan Gereja dengan penasihat, kerani, setiausaha eksekutif, atau orang lain.

33.9.1.3

Data Privasi

Banyak negara telah menggunakan undang-undang perlindungan data yang mengawal pemprosesan data peribadi. Ini termasuk maklumat dalam rekod keahlian dan rekod Gereja lain yang mengenal pasti individu. Pemimpin yang ada soalan tentang penggunaan undang-undang perlindungan data terhadap pengurusan tempatan rekod Gereja boleh menghubungi jabatan data privasi Gereja di [e-mail].