33.

Záznamy a správy

33.0

Úvod

Vedenie záznamov bolo v Pánovej Cirkvi odjakživa dôležité. Napríklad:

Adam viedol „knih[u] pamätí“ (Mojžiš 6:5).

Moroni učil, že mená tých, ktorí boli pokrstení do Kristovej Cirkvi, boli zaznamenané, aby „na nich mohlo byť pamätané a aby mohli byť vyživovaní dobrým slovom Božím“ (Moroni 6:4).

Podľa pokynu Josepha Smitha má byť v každom zbore povolaný zapisovateľ, „aby mohol učiniť záznam v pravde pred Pánom“ (Náuka a zmluvy 128:2).

33.1

Prehľad cirkevných záznamov

Cirkevné záznamy sú posvätné. Informácie, ktoré sa v nich nachádzajú, sú dôverné a majú byť chránené. Cirkevné evidenčné systémy povoľujú prístup k informáciám o členstve na základe povolaní.

Členské záznamy pomáhajú vedúcim:

• Určiť, kto môže potrebovať osobitnú starostlivosť.

• Určiť, ktoré spásne obrady osoba dostala alebo ktoré možno potrebuje.

• Vyhľadávať členov.

V cirkevných jednotkách sa vedú tieto typy záznamov:

• Správy o zapojení členov (pozri 33.5)

• Členské záznamy (pozri 33.6)

• Historické záznamy (pozri 33.7)

• Finančné záznamy (pozri kapitola 34)

33.2

Všeobecné pokyny pre tajomníkov

Tajomníci majú mať aktuálne chrámové odporučenie.

Tajomníci starostlivo dodržiavajú platné cirkevné postupy týkajúce sa ochrany cirkevných fondov a uisťujú sa, že cirkevné záznamy sú presné. V prípade akýchkoľvek nezrovnalostí tajomníci okamžite informujú vedúcich kňazstva. Ak sa pri riešení nezrovnalostí vyskytnú ťažkosti, tajomníci sa majú obrátiť na Úrad pre dôverné záznamy v Cirkevnom ústredí.

Telefón: [phone] alebo [phone], klapka 2 2053

Bezplatná linka (telefón GSD): 855 537 4357

Email: [e-mail]

Dĺžka služby tajomníkov má byť dostatočná na to, aby si osvojili svoje povinnosti a zachovali kontinuitu svojej práce. Keďže nie sú členmi predsedníctva kolu alebo biskupstva, nemusia byť pri reorganizácii predsedníctva kolu alebo biskupstva uvoľnení.

33.4

Záznamy a správy na úrovni zboru

33.4.1

Biskupstvo

Na vedenie záznamov v zbore dohliada biskup.

33.4.2

Tajomník zboru

Každý zbor má mať kvalifikovaného a fungujúceho tajomníka. Tajomníka odporúča biskupstvo, povoláva a ustanovuje ho člen predsedníctva kolu alebo poverený vysoký radca. Tajomník má byť držiteľom Melchisedekovho kňazstva a mať platné chrámové odporučenie. Je členom rady zboru. Zúčastňuje sa na stretnutiach zboru, tak ako je uvedené v 29.2.

Tajomníkovi zboru dáva pokyny biskupstvo alebo tajomníci kolu. Ak je to potrebné, môže byť k tajomníkovi povolaný aj asistent tajomníka zboru.

33.4.2.1

Zodpovednosti týkajúce sa vedenia záznamov

Tajomník zboru alebo poverený asistent tajomníka má nasledujúce zodpovednosti:

• Zapisovanie úloh a rozhodnutí, ku ktorým došlo počas zborových stretnutí pre vedúcich.

• Zabezpečovanie presnosti a včasnosti záznamov a správ.

Tajomník zboru má byť oboznámený s nástrojmi určenými na vedenie cirkevných záznamov (pozri 33.0). Tieto nástroje používa, aby vedúcim pomohol identifikovať:

• Potreby členov a organizácií.

• Dostupnosť zdrojov vrátane financií.

Tajomníci zboru členov vyzývajú, aby nahlásili akékoľvek chyby v údajoch o svojom členstve.

Ďalšími zodpovednosťami týkajúcimi sa vedenia záznamov môžu byť:

• Zaisťovanie, že obrady sú zaznamenávané riadne a včas.

• Pripravenie Formulára vyjadrenia podpory úradníkom na konferenciu zboru.

• Zaznamenávanie informácií na zborové rady posudzujúce členstvo.

• Vedenie finančných záznamov (pozri 34.2.2).

33.5

Správy o zapojení členov

Správy o zapojení členov pomáhajú vedúcim zamerať sa na pokrok a potreby členov.

33.5.1

Druhy správ

33.5.1.1

Správy o účasti

Účasť na zhromaždeniach sviatosti a nedeľných kňazských a organizačných stretnutiach sa zaznamenáva elektronicky pomocou LCR alebo Členských nástrojov.

Zhromaždenie sviatosti. Účasť na zhromaždeniach sviatosti každý týždeň zaznamenáva tajomník zboru alebo jeho asistent. Celkovú účasť predstavuje počet účastníkov zhromaždenia, ktorí sa na ňom zúčastňujú osobne alebo prostredníctvom online vysielania, a to vrátane návštevníkov.

Nedeľné stretnutia kvóra a organizácií. Účasť zaznamenávajú každý týždeň tajomníci a radcovia kvóra a organizácií. Do zaznamenávania účasti môžu byť zahrnutí aj vedúci mládeže. Celkovú účasť predstavuje počet účastníkov zhromaždenia, ktorí sa na ňom zúčastňujú osobne alebo prostredníctvom online vysielania, a to vrátane návštevníkov. Účastníkmi sú aj členky, ktoré slúžia v Primárkach alebo členovia, ktorí slúžia ako vedúci mládeže v rámci zboru.

Tajomník zboru môže zaznamenávať účasť v mene akejkoľvek organizácie.

33.5.1.2

Správy o pohovoroch o inšpirovanej službe

Pozri 21.3.

33.5.1.3

Štvrťročná správa

Každé číslo v správe predstavuje skutočnú osobu, ktorá má svoje jedinečné potreby (pozri Helaman 15:13).

Štvrťročná správa obsahuje užitočné informácie, ktoré môžu vedúcim poskytnúť náhľad pri hľadaní inšpirácie týkajúcej sa ich služby.

Vedúci kolov a zborov sa pravidelne pozerajú do štvrťročnej správy, aby sa oboznamovali s pokrokmi jednotlivých osôb.

Každý zbor vypracuje štvrťročnú správu a odošle ju do Cirkevného ústredia. Tajomník správu s biskupom skontroluje a odošle ju do 15. dňa mesiaca nasledujúceho po skončení každého štvrťroka.

33.5.2

Zoznamy členov

Cirkevné nástroje na vedenie záznamov poskytujú vedúcim prístup k zoznamom členov. Tieto nástroje môžu vedúcim pomôcť identifikovať:

• Ktorí členovia ešte neobdržali obrady, ktoré obdržať môžu.

• Ktorí mladí muži a mladé ženy môžu slúžiť na misii.

• Ktorí členovia z mládeže nemajú platné chrámové odporučenie.

• Ktorí členovia z mládeže majú mať stretnutie s členom biskupstva.

Vedúci kvóra a vedúci organizácie majú mať prístup k zoznamom tých, ktorí patria do ich kvóra alebo organizácie.

33.6

Záznamy o členstve

Členské záznamy obsahujú mená členov, kontaktné informácie, podrobnosti o obradoch a ďalšie dôležité informácie.

Členské záznamy sa majú uchovávať v zbore, do ktorého člen patrí. Výnimky, ktoré majú byť zriedkavé, si vyžadujú súhlas príslušných biskupov a prezidentov kolov. Ak chce prezident kolu požiadať o výnimku, predloží Kancelárii Prvého predsedníctva žiadosť prostredníctvom LCR.

Nasledovné opatrenia je dôležité prijímať bezodkladne:

• Zaznamenanie informácií o obradoch.

• Presunutie členských záznamov tých členov, ktorí sa prisťahovali do zboru alebo ktorí sa z neho odsťahovali.

• Vytvorenie záznamov pre nových členov a nové deti, ktorých rodičia nie sú členmi.

• Zaznamenanie úmrtia člena.

• Zaznamenanie uzavretia manželstva a údajov o domácnosti.

Biskup alebo prezident kolu zabezpečí, aby sa členský záznam nachádzal v príslušnom zbore ešte predtým, ako sa s členom uskutoční pohovor o prijatí:

• Cirkevného povolania.

• Chrámového odporučenia.

• Melchisedekovho kňazstva alebo o vysvätení do úradu tohto kňazstva.

Tiež sa uistí, že záznam neobsahuje niečo z toho, čo je uvedené nižšie:

• Poznámka

• Komentár o nariadení obmedzenia týkajúceho sa pečatenia alebo iného obradu

• Formálne obmedzenia členstva

Členské záznamy sa za žiadnych okolností nesmú poskytovať ani ukazovať nikomu inému ako biskupovi alebo tajomníkovi.

Členovia si môžu v aplikácii Členské nástroje prezrieť informácie o svojom členstve a o členstve všetkých svojich nezaopatrených detí bývajúcich u nich doma. Od tajomníka si tiež môžu vyžiadať vytlačenú kópiu vlastného Súhrnu obradov jednotlivca. V prípade nájdenia chýb sa tajomník uistí, že sa v členských záznamoch opravia.

33.6.1

Mená používané v cirkevných záznamoch

V členských záznamoch a na osvedčeniach o obradoch sa má používať celé zákonné meno osoby, ako je definované miestnymi právnymi predpismi alebo zvyklosťami.

33.6.2

Zaznamenaní členovia

Nasledovní jednotlivci sú zaznamenanými členmi a majú mať členský záznam:

• Tí, ktorí sa dali pokrstiť a konfirmovať

• Tí, ktorí majú menej ako 9 rokov a boli požehnaní, ale nedali sa pokrstiť

• Tí, ktorí sa nepovažujú za svojprávnych kvôli mentálnemu postihnutiu, bez ohľadu na vek

• Nepožehnané deti vo veku menej ako 9 rokov, ak platia obidve nasledovné skutočnosti:

  • Aspoň jeden rodič alebo jeden starý rodič je členom Cirkvi.

  • Obidvaja rodičia dajú povolenie na vytvorenie záznamu. (Ak má dieťa zverené do opatery len jeden rodič, postačuje jeho povolenie.)

Osoba vo veku 9 alebo viac rokov, ktorá má členský záznam, ale nedala sa pokrstiť a konfirmovať, nie je zaznamenaným členom. Zbor, v ktorom osoba žije, si však členský záznam uchováva, kým osoba nedovŕši 18 rokov. Ak sa táto osoba vtedy rozhodne, že sa nedá pokrstiť, biskup jej členský záznam zruší. V tejto situácii sa vyžaduje povolenie prezidenta kolu.

Záznamy o osobách, ktoré sa nedali pokrstiť z dôvodu mentálneho postihnutia, sa nezrušia, pokiaľ o to nepožiada daná osoba alebo zákonný zástupca, vrátane rodiča.

33.6.3

Záznamy nových členov zboru

Tajomník zboru alebo asistent tajomníka zboru sa s novými členmi hneď potom, čo prídu ich členské záznamy, spojí, aby si overil správnosť Súhrnu obradov jednotlivca.

33.6.6

Záznamy členov slúžiacich mimo svoj geografický zbor

33.6.6.2

Záznamy misionárov na plný úväzok

Pozri 24.6.2.8.

33.6.13

Záznamy detí rozvedených rodičov

Vo všetkých členských záznamoch sa používa zákonné meno osoby, ako je definované miestnymi právnymi predpismi alebo zvyklosťami. To platí aj v prípade detí rozvedených rodičov.

Deti rozvedených rodičov sa často zúčastňujú cirkevných zhromaždení v zboroch oboch rodičov. Zatiaľ čo oficiálny členský záznam dieťaťa môže viesť a aktualizovať len jedna jednotka, môže byť vytvorený tzv. členský záznam mimo jednotky a to v druhom zbore, ktorý dieťa navštevuje. To umožňuje uviesť meno a kontaktné údaje dieťaťa do zoznamov zborov a do zoznamov tried.

Deti, ktoré majú členský záznam mimo jednotky, môžu v danej jednotke dostať povolanie.

33.6.15

Obmedzenia presunu členských záznamov

Ak sa člen sťahuje v čase, keď prebiehajú formálne obmedzenia jeho členstva alebo je stále aktuálny iný vážny problém, biskup alebo poverený tajomník môže do členského záznamu zapísať obmedzenie presunu. Urobí tak prostredníctvom LCR.

Záznam, ktorý má obmedzenie presunu, sa nepresunie do novej jednotky, kým vedúci kňazstva, ktorý toto obmedzenie uložil, nepovolí jeho odstránenie.

33.6.16

Záznamy zo zložky „adresa neznáma“

Niekedy sa člen nájde až po tom, čo sa jeho záznam dostal do zložky „adresa neznáma“ v Cirkevnom ústredí. V tejto situácii si tajomník zboru záznam vyžiada prostredníctvom LCR.

33.6.17

Zaznamenávanie a oprava údajov o obradoch

Pozri kapitola 18.

33.6.19

Audity členských záznamov

Tajomník kolu alebo jeho asistent každý rok zabezpečí, aby sa v každom zbore prostredníctvom LCR vykonal audit členských záznamov. Audit sa má vyhotoviť do 30. júna každého roka.

33.7

Historické záznamy

33.7.1

Historické prehľady zboru a kolu

Pán prikázal, že sa má zapisovať a zostavovať história „všetkých dôležitých vecí“ ohľadom Jeho Cirkvi (Náuka a zmluvy 69:3; pozri tiež verš 5; Alma 37:2).

Každá cirkevná jednotka má dokumentovať všetky dôležité veci, ktoré sa jej týkajú.

Zostavovanie histórie je duchovná práca, ktorá posilní vieru tých, ktorí ju píšu a čítajú.

Históriu kolu zostavuje tajomník kolu alebo asistent tajomníka kolu. Biskupstvo postupuje podobne aj v prípade zboru. Pokyny sú dostupné na Stake, District, and Mission Annual Histories (Ročná história kolu, okrsku a misie) na ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Dôverná povaha záznamov

Záznamy Cirkvi sú dôverné bez ohľadu na to, či existujú v papierovej alebo digitálnej podobe. Sú to:

• Členské záznamy.

• Finančné záznamy.

• Poznámky zo stretnutí.

• Oficiálne formuláre a dokumenty (vrátane záznamov z rád posudzujúcich členstvo).

Vedúci zabezpečujú, aby informácie získané od členov boli:

• Obmedzené na to, čo vyžaduje Cirkev.

• Používané len na schválené cirkevné účely.

• Poskytnuté len tým, ktorí sú oprávnení s nimi narábať.

Informácie, ktoré sa ukladajú v elektronickej podobe, musia byť zabezpečené a primerane chránené (pozri 33.9.1).

33.9

Správa záznamov

33.9.1

Ochrana záznamov

Všetky cirkevné záznamy, správy a údaje majú byť chránené pred neoprávneným prístupom, zmenou, zničením alebo zverejnením. Tieto informácie sa majú uchovávať na bezpečnom mieste.

Stratu alebo krádež zariadení alebo pamäťových médií vo vlastníctve Cirkvi je potrebné bezodkladne nahlásiť na incidents.ChurchofJesusChrist.org. Je potrebné nahlásiť aj zneužitie cirkevných informácií.

33.9.1.1

Užívateľské mená alebo heslá

Prezidenti kolov, biskupi a iní vedúci nikdy nemajú so svojimi radcami, tajomníkmi, výkonnými referentmi či inými osobami zdieľať svoje cirkevné užívateľské meno a heslo.

33.9.1.3

Ochrana osobných údajov

Mnohé krajiny prijali zákony na ochranu údajov, ktoré upravujú spracovanie osobných údajov. Patria sem informácie z členských záznamov a iných cirkevných záznamov, ktoré identifikujú jednotlivé osoby. Vedúci, ktorí majú otázky týkajúce sa uplatňovania zákonov o ochrane údajov pri miestnej správe cirkevných záznamov, sa môžu obrátiť na Cirkevnú kanceláriu pre ochranu údajov na adrese [e-mail].