33.

Uppteckningar och rapporter

33.0

Introduktion

Det har alltid varit viktigt i Herrens kyrka att föra uppteckningar. Till exempel:

Adam förde ”en minnesbok” (Mose 6:5).

Moroni lärde att namnen på dem som döptes in i Kristi kyrka upptecknades så att ”de skulle bli ihågkomna och få näring genom Guds goda ord” (Moroni 6:4).

Joseph Smith lärde att en skrivare skulle kallas i varje församling att ”föra en sann uppteckning inför Herren” (Läran och förbunden 128:2).

33.1

Överblick över kyrkans uppteckningar

Kyrkans uppteckningar är heliga. Informationen i dem är känslig och ska skyddas. Kyrkans uppteckningssystem ger åtkomst till medlemsinformation baserat på ämbeten.

Uppteckningar kan hjälpa ledare att

• identifiera vilka som kan behöva särskild omsorg

• identifiera vilka frälsande förrättningar en person har tagit emot eller kan behöva

• hitta medlemmar.

Följande typer av uppteckningar förs i kyrkans enheter:

• rapporter om medlemmars närvaro (se 33.5)

• matrikelkort (se 33.6)

• historiska uppteckningar (se 33.7)

• ekonomiska uppteckningar (se kapitel 34).

33.2

Allmänna anvisningar för kamrerer

De ska ha en giltig tempelrekommendation.

Kamrerer ska noggrant följa gällande riktlinjer för att skydda kyrkans medel och se till att kyrkans uppteckningar är korrekta. Kamrerer underrättar omedelbart prästadömsledare om eventuella oegentligheter. Om det uppstår svårigheter med att åtgärda oegentligheter ska kamrerer kontakta kontoret för konfidentiella uppteckningar [Confidential Records Office] på kyrkans huvudkontor.

Telefon: [phone] eller [phone], anknytning 2-2053

Avgiftsfritt (GSD-telefon): 001-855-537-4357

E-post: [e-mail]

Kamrerernas ämbetstid bör vara tillräckligt lång för att de ska kunna lära sig sina plikter och behålla kontinuiteten i sitt arbete. Eftersom de inte är medlemmar i stavspresidentskapet eller biskopsrådet behöver de inte avlösas när ett stavspresidentskap eller biskopsråd ombildas.

33.4

Församlingsuppteckningar och rapporter

33.4.1

Biskopsrådet

Biskopen har tillsyn över förandet av uppteckningar i församlingen.

33.4.2

Församlingskamreren

Varje församling ska ha en kvalificerad och duglig församlingskamrer. Han rekommenderas av biskopsrådet och kallas och avskiljs av en medlem i stavspresidentskapet eller en högrådsmedlem som fått detta i uppdrag. Han ska bära melkisedekska prästadömet och ha en giltig tempelrekommendation. Han är medlem i församlingsrådet. Han närvarar vid församlingsmöten enligt anvisningarna i 29.2.

Församlingskamreren utbildas av biskopsrådet och av stavskamrererna. Assisterande församlingskamrerer kan kallas för att hjälpa till.

33.4.2.1

Ansvar att föra uppteckningar

Församlingskamreren eller en utsedd assisterande kamrer har följande ansvar:

• Han för anteckningar om uppdrag och beslut på församlingens ledarskapsmöten.

• Han ser till att uppteckningar och rapporter är korrekta och görs i tid.

Församlingskamreren ska bekanta sig med kyrkans registreringsverktyg (se 33.0). Han använder de här verktygen för att hjälpa ledarna förstå

• medlemmarnas och organisationernas behov

• tillgången till resurser, inklusive ekonomi

Församlingskamrerer uppmuntrar medlemmarna att rapportera eventuella felaktigheter i sin medlemsinformation.

Andra plikter i samband med att föra uppteckningar kan vara att

• se till att förrättningarna registreras på rätt sätt och utan dröjsmål

• fylla i blanketten Röstning på ämbetsmän till församlingskonferensen

• uppteckna information för församlingens medlemskapsråd

• föra ekonomiska uppteckningar (se 34.2.2).

33.5

Rapporter om medlemmars deltagande

Rapporter om medlemmars deltagande hjälper ledare att fokusera på medlemmarnas framsteg och behov.

33.5.1

Typer av rapporter

33.5.1.1

Närvarorapporter

Närvaro vid sakramentsmöten och söndagens möten för prästadömet och organisationer registreras elektroniskt med hjälp av LCR eller Medlemsverktyg.

Sakramentsmötet. Närvaro vid sakramentsmöten förs varje vecka av församlingskamreren eller en assisterande församlingskamrer. Man räknar antalet som deltar i mötet personligen eller via streaming, inklusive besökare.

Söndagens kvorum- och organisationsmöten. Närvaro registreras varje vecka av kvorumens och organisationernas sekreterare och rådgivande. Ungdomsledare kan också hjälpa till att föra närvaro. Man räknar antalet som deltar i mötet personligen eller via streaming, inklusive besökare. Medlemmar som verkar i Primär eller som ungdomsledare i församlingen tas också med som närvarande.

Församlingskamreren kan föra närvaro åt vilken organisation som helst.

33.5.1.2

Rapporter över stödverksamhetsintervjuer

Se 21.3.

33.5.1.3

Kvartalsrapport

Varje siffra i en rapport representerar en person som har unika behov (se Helaman 15:13).

Kvartalsrapporten innehåller nyttig information som kan ge ledare insikter när de söker inspiration angående sitt tjänande.

Stavs- och församlingsledare går regelbundet igenom kvartalsrapporten för att följa enskildas framsteg.

Varje församling fyller i och skickar in en kvartalsrapport till kyrkans huvudkontor. Kamreren går igenom rapporten med biskopen och skickar in den före den 15:e i månaden efter kvartalets slut.

33.5.2

Medlemslistor

Kyrkans verktyg för uppteckningar ger ledare tillgång till medlemslistor. De här listorna kan hjälpa ledare att se

• vilka medlemmar som ännu inte har tagit emot förrättningar som de är berättigade till

• vilka unga män och unga kvinnor som kan verka som missionärer

• vilka ungdomar som inte har en giltig tempelrekommendation

• vilka ungdomar som behöver boka ett möte med en medlem i biskopsrådet.

Kvorum- och organisationsledare ska ha tillgång till listor över dem som tillhör deras kvorum eller organisation.

33.6

Matrikelkort

Matrikelkort innehåller medlemmars namn, kontaktinformation, förrättningsuppgifter och annan viktig information.

Matrikelkortet ska förvaras i den församling där medlemmen bor. Undantag, vilka bör vara sällsynta, kräver medgivande från berörda biskopar och stavspresidenter. För att begära undantag använder stavspresidenten LCR för att skicka in en ansökan till första presidentskapets kontor.

Det är viktigt att göra följande omgående:

• registrera förrättningsuppgifter

• flytta matrikelkort för medlemmar som flyttar till eller från församlingen

• skapa matrikelkort för nya medlemmar och nya barn till medlemsföräldrar

• registrera en medlems död

• registrera vigsel- och hushållsinformation.

Biskopen eller stavspresidenten ser till att ett matrikelkort finns i rätt församling innan en medlem intervjuas för att få

• ett ämbete i kyrkan

• en tempelrekommendation

• melkisedekska prästadömet eller ordineras till ett ämbete inom det prästadömet.

Han ser också till att uppteckningen inte innehåller något av följande:

• en notering

• en kommentar om en beseglings- eller förrättningsrestriktion

• formella begränsningar av medlemskap.

Under inga omständigheter får matrikelkort ges till eller visas för någon annan än biskopen eller en kamrer.

I appen Medlemsverktyg kan medlemmar se medlemsuppgifter om sig själva och om eventuella barn som är beroende av dem och som bor hemma. De kan också begära tryckta kopior från kamreren av sin Sammanställning av personens förrättningar. Om felaktigheter upptäcks ser en kamrer till att de rättas på matrikelkorten.

33.6.1

Namn som används i kyrkans uppteckningar

En persons fullständiga namn, enligt lokala föreskrifter eller sedvänja, ska skrivas på matrikelkort och förrättningscertifikat.

33.6.2

Medlemmar med matrikelkort

Följande personer benämns ”medlemmar med matrikelkort” och bör ha ett matrikelkort:

• de som har döpts och konfirmerats

• de som är under nio år och som är välsignade men inte döpta

• de som inte är ansvariga på grund av intellektuell funktionsnedsättning, oavsett ålder

• ej välsignade barn under nio år när följande gäller:

  • minst en förälder eller en far- eller morförälder är medlem i kyrkan

  • båda föräldrarna ger sitt tillstånd till att ett matrikelkort skapas. (Om endast en förälder har vårdnaden om barnet är den förälderns tillstånd tillräckligt.)

En person som är nio år eller äldre och som har ett matrikelkort men inte har döpts och konfirmerats betraktas inte som medlem med matrikelkort. Församlingen i vilken personen bor behåller dock matrikelkortet tills vederbörande är 18 år. Om personen då väljer att inte döpas, annullerar biskopen matrikelkortet. Stavspresidentens tillstånd krävs.

Matrikelkort annulleras inte för dem som inte har döpts på grund av intellektuell funktionsnedsättning såvida inte vederbörande eller en vårdnadshavare, till exempel en förälder, begärt detta.

33.6.3

Matrikelkort för nya församlingsmedlemmar

Församlingskamreren eller en assisterande församlingskamrer kontaktar nya församlingsmedlemmar en kort tid efter att deras matrikelkort har kommit för att kontrollera att Sammanställning av personens förrättningar är korrekt.

33.6.6

Matrikelkort för medlemmar som verkar utanför sin geografiska församling

33.6.6.2

Matrikelkort för heltidsmissionärer

Se 24.6.2.8.

33.6.13

Matrikelkort för barn till föräldrar som är skilda

Alla matrikelkort använder en persons fullständiga namn enligt lokala lagar eller sedvänjor. Det gäller även barn till föräldrar som är skilda.

Barn till skilda föräldrar går ofta till kyrkans möten i båda föräldrarnas församlingar. Även om enbart en enhet kan ansvara för och uppdatera barnets officiella matrikelkort kan ett matrikelkort för medlemmar utanför enheten skapas i den andra församlingen han eller hon går till. Det gör att barnens namn och kontaktuppgifter finns med på församlingens medlemsförteckning och klasslistor.

Barn med matrikelkort utanför enheten kan få ett ämbete i den andra enheten.

33.6.15

Restriktion mot flyttning av matrikelkort

Om en medlem flyttar medan formella begränsningar av medlemskap eller ett annat allvarligt problem pågår, kan biskopen eller en bemyndigad kamrer lägga in en restriktion mot flyttning på matrikelkortet. Han använder LCR för att göra det.

Ett matrikelkort med en restriktion mot flyttning skickas inte till en ny enhet förrän prästadömsledaren som begärt den här restriktionen godkänner det.

33.6.16

Matrikelkort från arkivet ”adress okänd”

En medlem hittas ibland efter att hans eller hennes matrikelkort har funnits i filen ”adress okänd” på kyrkans huvudkontor. I den här situationen begär församlingskamreren matrikelkortet med hjälp av LCR.

33.6.17

Upptecknande och rättelse av uppgifter om förrättningar

Se kapitel 18.

33.6.19

Revision av matrikelkort

Stavskamreren eller en assisterande stavskamrer ser till att en revision av matrikelkort genomförs årligen i varje församling med hjälp av LCR. Revisionerna ska vara utförda senast den 30 juni varje år.

33.7

Historiska uppteckningar

33.7.1

Församlingens och stavens historia

Herren har befallt att ”en historia över alla de viktiga” angelägenheterna rörande hans kyrka ska skrivas och föras (Läran och förbunden 69:3; se även v. 5; Alma 37:2).

Varje enhet i kyrkan ska dokumentera alla viktiga angelägenheter som rör enheten.

Att föra en historia är ett andligt arbete som stärker tron hos dem som skriver och läser den.

Prästadöms- och organisationsledare i staven och församlingen bidrar med berättelser med hjälp av verktyget Enhetens historia på ChurchofJesusChrist.org. Stavs- och församlingskamrerer har huvudansvaret att organisera och samordna detta arbete. Ytterligare instruktioner finns i verktygets snabbstartsguide.

33.8

Uppteckningarnas konfidentiella natur

Kyrkans uppteckningar är konfidentiella, antingen de finns på papper eller digitalt. Det gäller

• matrikelkort

• ekonomiska uppteckningar

• anteckningar från möten

• officiella blanketter och dokument (inklusive anteckningar från medlemskapsråd)

Ledare ser till att information som samlas in från medlemmar

• är begränsad till det som kyrkan kräver

• endast används för godkända ändamål i kyrkan

• endast ges till dem som är bemyndigade att använda den.

Information som lagras elektroniskt ska förvaras på ett tryggt sätt och skyddas på lämpligt sätt (se 33.9.1).

33.9

Handhavande av uppteckningar

33.9.1

Skydda

Alla kyrkans uppteckningar, rapporter och data ska skyddas mot obehörig åtkomst, ändring, förstörelse eller avslöjande. Den här informationen ska förvaras på en säker plats.

Borttappade eller stulna enheter, lagringsenheter eller lagringsmedia som ägs av kyrkan ska genast rapporteras på incidents.ChurchofJesusChrist.org. Missbruk av kyrkans information ska också rapporteras.

33.9.1.1

Användarnamn och lösenord

Stavspresidenter, biskopar och andra ledare ska aldrig ge sitt användarnamn och lösenord till rådgivare, kamrerer, verkställande sekreterare eller andra.

33.9.1.3

Datasekretess

Många länder har stiftat dataskyddslagar som reglerar behandlingen av personuppgifter. Detta innefattar informationen i matrikelkort och andra kyrkliga uppteckningar som identifierar personer. Ledare som har frågor om hur lagar om dataskydd ska tillämpas på lokal hantering av kyrkans uppteckningar kan kontakta kyrkans kontor för datasekretess på [e-mail].