33.

Reġistri u Rapporti

33.0

Introduzzjoni

Iż-żamma tar-reġistri minn dejjem kienet importanti fil-Knisja tal-Mulej. Per eżempju:

Adam żamm “ktieb ta’ tifkira” (Mosè 6:5).

Moroni għallem li l-ismijiet ta’ dawk li jiġu mgħammdin fil-Knisja ta’ Kristu għandhom ikunu reġistrati sabiex “huma jiġu mfakkra u sostnuti permezz tal-kelma tajba ta’ Alla” (Moroni 6:4).

Joseph Smith ta struzzjoni li reġistratur għandu jissejjaħ f’kull qasam sabiex “jagħmel reġistrazzjoni tal-verità quddiem il-Mulej” (Duttrina u Patti 128:2.

33.1

Ħarsa Ġenerali lejn ir-Reġistri tal-Knisja

Ir-reġistri tal-Knisja huma sagri. L-informazzjoni fihom hija sensittiva u għandha tkun salvagwardata. Is-sistema tar-reġistrazzjoni tal-Knisja tawtorizza aċċess għal informazzjoni dwar sħubija ibbażat fuq sejħiet.

Ir-reġsitri jgħinu lill-mexxejja:

• Jidentifikaw min għandu bżonn attenzjoni speċjali.

• Jidentifikaw liema ordinanzi ta’ salvazzjoni persuna rċeviet jew li jaf għandha bżonn.

• Jillokalizzaw membri.

It-tipi ta’ reġistri li ġejjin jinżammu f’units ta’ Knisja:

• Rapporti tal-parteċipazzjoni tal-membri (ara 33.5).

• Reġistri ta’ sħubija (ara 33.6).

• Reġistri storiċi (ara 33.7)

• Reġistri finanzjarji (ara kapitlu 34)

33.2

Istruzzjonijiet Ġenerali għall-Iskrivani

Dawn għandhom ikollhom rakkomandazzjoni kurrenti tat-tempju.

L-iskrivani jimxu bir-reqqa wara polisis kurrenti tal-Knisja biex jissalvagwardjaw fondi tal-Knisja u jassiguraw li r-reġistri tal-Knisja huma preċiżi. L-iskrivani mill-ewwel jinnotifikaw lill-mexxejja tas-saċerdozju dwar kwalunkwe kondotta mhux xierqa. Jekk jitfaċċaw diffikultajiet biex jiġi risolti kondotti mhux xierqa, l-iskrivani għandhom jikkuntattjaw l-Uffiċju ta’ Reġistri Kunfidenzjali fil-kwartieri ewlenin tal-Knisja.

Telefown: 1-801-240-2053 jew 1-800-453-3860, estensjoni 2-2053

Telefon bla ħlas (telefon GSD): 855-537-4357

Ijmejl: [e-mail]

Iż-żmien ta’ servizz tal-iskrivani għandu jkun suffiċjenti għalihom biex jitgħallmu dmirijiethom u biex iżommu kontinwità f’xogħolhom. Minħabba li mhumiex membri tal-presidenza jew l-veskovat tal-wited, m’għandhomx bżonn li jkunu eżonorati meta l-presidenza jew il-veskovat tal-wited jiġu riorganizzati.

33.4

Reġistri u Rapporti tal-Wited

33.4.1

Veskovat

L-isqof jissorvelja ż-żamma ta’ reġistri tal-qasam.

33.4.2

Skrivan tal-Wited

Kull qasam għandu jkollu skrivan tal-qasam ikkwalifikat u attiv. Huwa rakkomandat mill-veskovat u msejjaħ u distint minn membru tal-presidenza tal-wited jew kunsillier kbir assenjat. Huwa għandu jkun iħaddan is-Saċerdozju ta’ Melkisedek u jkollu rakkomandazzjoni kurrenti tat-tempju. Huwa jkun membru tal-kunsill tal-qasam. Huwa jattendi l-laqgħat tal-qasam kif indikat fi 29.2.

L-iskrivan tal-qasam jingħata struzzjonijiet mill-veskovat u mill-iskrivani tal-wited. Jistgħu jissejħu skrivani assistenti tal-qasam biex jgħinu.

33.4.2.1

Responsabbiltajiet taż-Żamma tar-Reġistri

L-iskrivan tal-qasam, jew assistent skrivan assenjat, għandu r-responsabbiltajiet li ġejjin:

• Żomm reġistru tal-essajnments u d-deċiżjonijiet meħuda fil-laqgħat tas-sħubija fil-qasam.

• Assigura li r-reġistri u r-rapporti huma preċiżi u fi żmienhom.

L-iskrivan tal-qasam għandu jsir familjari mal-għodda tal-Knisja taż-żamma tar-reġistri (ara 33.0). Hu juża dawn l-għodod biex jgħin lill-mexxejja jidentifikaw:

• Il-bżonnijiet tal-membri u tal-organizzazzjonijiet.

• Id-disponibiltà tar-riżorsi, inkluż il-finanzi.

L-iskrivani tal-qasam iħeġġu lill-membri biex jirrapportaw kull żbalji fl-informazzjoni tas-sħubija tagħhom.

Dmirijiet oħra taż-żamma tar-reġistru jisgħu jinkludu:

• Nassiguraw li l-ordinanzi huma rreġistrati kif suppost u minnufih.

• Nippreparaw il-formola tas-Sosteniment tal-Uffiċjali għal konferenza tal-qasam.

• Nirreġistraw informazzjoni għal kunsilli tal-sħubija fil-qasam.

• Inżommu reġistri finanzjarji (ara 34.2.2).

33.5

Rapporti fuq il-Parteċipazzjoni tal-Membri

Rapporti fuq il-parteċipazzjoni tal-membri jgħinu lill-mexxejja jiffukaw fuq il-progress u l-bżonnijiet tal-membri.

33.5.1

Tipi ta’ Rapporti

33.5.1.1

Rapporti ta’ Attendenza

L-attendenza f’laqgħat tas-sagrament u s-saċerdozju tal-Ħadd u laqgħat tal-organizzazzjoni hija rreġistrata elettronikament bl-użu ta’ RMI jew Għodda għall-Membru.

Laqgħa tas-Sagrament. L-attendenza fil-laqgħa tas-sagrament hija rreġistrata kull ġimgħa mill-iskrivan tal-qasam jew assistent skrivan tal-qasam. L-għadd huwa n-numru li qed jattendu l-laqgħa personalment jew permezz tal-istriming, inkluż il-viżitaturi.

Kworum tal-Ħadd u Laqgħat ta’ Organizzazzjoni. L-attendenza hija reġistrata kull ġimgħa mill-iskrivani u mill-konsulenti tal-kworum u tal-organizzazzjoni. Mexxejja taż-żgħażagħ jistgħu wkoll jassistu fl-irrekordjar tal-attendenza. L-għadd huwa n-numru li qed jattendu l-laqgħa personalment jew permezz tal-istriming, inkluż il-viżitaturi. Membri li qed iservu fil-Primarja jew bħala mexxejja taż-żgħażagħ fil-qasam huma wkoll inklużi li jattendu.

L-iskrivan tal-qasam jista’ jirreġistra l-attendenza f’isem kull organizzazzjoni.

33.5.1.2

Nimministraw Rapporti ta’ Intervista

Ara 21.3.

33.5.1.3

Rapport ta’ Kull Tliet Xhur

Kull numru f’rapport jirrappreżenta persuna li għandha bżonnijiet uniċi (ara Ħelaman 15:13).

Ir-Rapport ta’ Kull Tliet Xhur jikkonsisti f’informazzjoni utli li tista’ tipprovdi lill-mexxejja b’għarfien hekk kif huma jfittxu ispirazzjoni dwar l-isorzi tagħhom ta’ kif jimministraw.

Il-mexxejja tal-wited u tal-qasam jirreferu għar-Rapport ta’ Kull Tliet Xhur regolarment biex jirrevedu l-progress ta’ individwi.

Kull qasam jikkompila u jissottometti Rapport ta’ Kull Tliet Xhur lill-kwartieri ewlenin tal-Knisja. L-iskrivan jirrevedi r-rapport mal-isqof u jissottomettih qabel il-15 tax-xahar wara t-tmiem ta’ kull tliet xhur.

33.5.2

Listi ta’ Sħubija

L-għodod taż-żamma tar-reġistri li għandha l-Knisja jipprovdu mexxejja b’aċċess għal-listi tas-sħubija. Dawn il-listi jistgħu jgħinu lill-mexxejja jidentifikaw:

• Liema membri għandhom ma rċevewx l-ordinanzi li għalihom huma eleġibbli.

• Liema ġuvintur u tfajliet huma eleġibbli li jservu missjoni.

• Liema żgħażagħ m’għandhomx rakkomandazzjoni kurrenti tat-tempju.

• Liema żgħażagħ jeħtieġu li jkunu skedati għal laqgħat ma’ membru tal-veskovat.

Mexxejja tal-kworum u l-organizzazzjoni għandhomx ikollhom aċċess għal-listi ta’ dawk li jappartjenu għall-kworum jew l-organizzazzjoni tagħhom.

33.6

Reġistri ta’ Sħubija

Ir-reġistri tas-sħubija jinkludu ismijiet ta’ membri, informazzjoni ta’ kuntatt, dettalji tal-ordinanzi, u informazzjoni vitali oħra.

Ir-reġistri ta’ sħubija għandhom jinżammu fil-qasam fejn jgħix il-membru. L-eċċezzjonijiet, li għandhom ikunu rari, jeħtieġu l-kunsens tal-isqfijiet u l-presidenti tal-wited involuti. Biex titlob għal eċċezzjoni, il-president tal-wited juża r-RMI biex jissottometti t-talba lill-Uffiċċju tal-Ewwel Presidenza.

Huwa importanti li tagħmlu dan li ġej minnufih:

• Tirreġistraw l-informazzjoni dwar l-ordinanza.

• Tmexxu reġistri tal-membri li jiġu fil-qasam jew jitilqu minnu.

• Toħolqu reġistri għal membri ġodda u tfal ġodda ta’ ġenituri membri.

• Tirreġistraw il-mewt ta’ membru.

• Tirreġistraw l-informazzjoni dwar żwieġ u familja.

L-isqof jew il-president tal-wited jassigura li reġistru tas-sħubija jinsab fil-qasam propizju qabel ma membru jiġi intervistat biex jirċievi:

• Sejħa tal-Knisja.

• Rakkomandazzjoni tat-tempju.

• Is-saċerdozju ta’ Melkisedek jew li jiġi ordnat għal uffiċċju ta’ dak is-saċerdozju.

Huwa wkoll jassigura li r-reġistru ma jinkludix xi waħda minn dawn li ġejjin:

• Annotazzjoni

• Kumment dwar restrizzjoni ta’ sigill jew ordinanza

• Restrizzjonijiet formali dwar sħubija

Taħt l-ebda ċirkostanza m’għandhom reġistri ta’ sħubija jingħataw jew jintwerew lil xi ħadd għajr lill-isqof jew l-iskrivan.

Il-membri jistgħu jaraw l-informazzjoni dwar sħubija għalihom infushom u għal xi ħadd minn uliedhom dipendenti li qed jgħix id-dar fuq l-app tal-Għodda għall-Membru. Huma jistgħu jitolbu wkoll kopji stampati tas-Sommarji ta’ Ordinanzi Individwali tagħhom mingħand l-iskrivan. Jekk jinstabu l-iżbalji, skrivan jassigura li huma kkoreġuti fir-reġistri ta’ sħubija.

33.6.1

Ismijiet Użati fir-Reġistri tal-Knisja

L-isem legali sħiħ ta’ persuna, kif definut bil-liġi jew abitudni lokali, għandu jintuża fir-reġistri ta’ sħubija u fiċ-ċertifikati tal-ordinanzi.

33.6.2

Membri tar-Reġistru

L-individwi li ġejjin huma membri tar-reġistru u għandhom ikollhom reġistru ta’ sħubija:

• Dawk li ġew mgħammda u kkonfermati

• Dawk taħt l-età ta’ 9 snin li ġew imberkin iżda mhux mgħammdin

• Dawk li mhumiex kontabbli minħabba diżabbiltajiet intelletwali, indipendentament mill-età

• Tfal mhux imberkin taħt l-età ta’ 9 snin meta dawn iż-żewġ fatturi t-tnejn japplikaw:

  • Mill-inqas ġenitur wieħed jew mill-inqas xi ħadd min-nanniet huwa membru tal-Knisja.

  • Iż-żewġ ġenituri jagħtu permess biex jinħoloq reġistru. (Jekk ġenitur wieħed biss għandu kustodja legali tat-tifel, il-permess ta’ dak il-ġenitur hija suffiċjenti.)

Persuna li għandha 9 snin jew iktar u li għandha reġistru tas-sħubija iżda li ma ġietx mgħammda u kkonfermata mhijiex membru tar-reġistru. Madankollu, il-qasam fejn tgħix il-persuna żżomm r-reġistru tas-sħubija sakemm il-persuna jkollha 18. Meta jasal dan iż-żmien, jekk il-persuna tagħżel li ma tiġix mgħammda, l-isqof jikkanċella r-reġistru tas-sħubija. Il-permess tal-president tal-wited hija meħtieġa.

Ir-reġistri mhumiex ikkanċellati għal dawk li ma ġew mgħammdin minħabba diżabbiltà intelletwali sakemm mhux mitlub mill-persuna jew mill-gwardjan legali, inkluż ġenitur.

33.6.3

Reġistri ta’ Membri tal-Qasam Ġodda

L-iskrivan tal-qasam jew skrivan assistent tal-qasam jikkuntattja membri ġodda fil-qasam minnufih wara li jaslu r-reġistri ta’ sħubija tagħhom biex jirrevedu s-Sommarju ta’ Ordinanzi Individwali għall-eżattezza.

33.6.6

Reġistri ta’ Membri li qed Jaqdu barra l-Qasam Ġeografiku Tagħhom

33.6.6.2

Reġistri ta’ Missjunarji Full-Time

Ara 24.6.2.8.

33.6.13

Reġistri ta’ Wlied Ġenituri Ddivorzjati

Ir-reġistri ta’ sħubija kollha jużaw isem legali ta’ persuna, kif definit mil-liġi jew abitudni lokali. Dan jinkludi l-ulied ta’ ġenituri li huma ddivorzjati.

L=ulied ta’ ġenituri ddivorzjati spiss jattendu l-laqgħat tal-Knisja fiż-żewġ oqsma tal-ġenituri tagħhom. Għalkemm unit wieħed biss jista’ jżomm u jaġġorna r-reġistru tas-sħubija uffiċjali tat-tifel jew tifla, reġistru tas-sħubija ‘barra ’l unit’ jista’ jinħoloq fil-qasam l-ieħor fejn huma jattendu. Dan jippermettu l-isem u l-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom li jiġi inkluż fil-listi tal-oqsma u tal-attendenza tal-klassi.

Tfal b’reġistru ta’ sħubija ‘barra ’l unit’ jistgħu jirċievu sejħa f’dak il-unit.

33.6.15

Restrizzjonijiet fuq Ċaqliq ta’ Reġistri ta’ Sħubija

Jekk membru jiċċaqlaq waqt li restrizzjonijiet formali dwar sħubija jew xi tħassib serju ieħor huwa pendenti, l-isqof jew skrivan awtorizzat jista’ jagħmel restrizzjoni ta’ ċaqlilq fuq ir-reġistru tas-sħubija. Huwa juża l-RMI biex jagħmel dan.

Reġistru li għandu restrizzjoni ta’ ċaqliq ma jiċċaċlaqx sakemm mexxej tas-saċerdozju li għamel ir-restrizzjoni jawtorizza li din titneħħa.

33.6.16

Reġistri mill-Falj “Indirizz Mhux Magħruf”

Xi drabi membru jiġi lokalizzat wara li r-reġistru tiegħu jew tagħha kien fil-file “indirizz mhux magħruf” fil-kwartieri ewlenin tal-Knisja. F’din is-sitwazzjoni, l-iskrivan tal-qasam jitlob ir-reġistru billi juża l-RMI.

33.6.17

Nirreġistraw u Nikkoreġu Informazzjoni dwar Ordinanzi

Ara kapitlu 18.

33.6.19

Awditjar tar-Reġistri ta’ Sħubija

Kull sena l-iskrivan tal-wited jew assistent tal-iskrivan tal-wited jassigura li jinżamm awditjar tar-reġistri ta’ sħubija f’kull qasam billi jintuża l-RMI. L-awditjar għandu jkun komplut sat-30 ta’ Ġunju ta’ kull sena.

33.7

Reġistri Storiċi

33.7.1

Storja ta’ Qasam u Wited

Il-Mulej ta ordni li “storja tal-ħwejjeġ kollha importanti” li jikkonċernaw il-Knisja għandhom jiġu miktuba u għandhom jinżammu (Duttrina u Patti 69:3; ara wkoll vers 5; Alma 37:2).

Kull unit fil-Knisja għandu jiddokumenta l-ħwejjeġ kollha importanti li jikkonċernaw il-unit.

Li tiddokumenta storja huwa ħidma spiritwali li ssaħħaħ il-fidi ta’ dawk li jiktbuha u jaqrawha.

L-iskrivan tal-wited jew assistent skrivan tal-wited jipprepara l-istorja tal-wited. Il-veskovat jagħmel l-istess għall-qasam. L-istruzzjonijiet huma disponibbli fuq Stejjer Annwali tal-Wited, Distrett, u Missjoni fuq ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Konfidenzjalità ta’ Reġistri

Ir-reġistri tal-Knisja huma kunfidenzjali, sew jekk jeżistu fuq karta, sew jekk diġitali. Dawn jinkludu:

• Reġistri ta’ sħubija.

• Reġistri finanzjarji.

• Noti minn laqgħat.

• Formoli u dokumenti uffiċjali (inkluż kunsilli dwar reġistri ta’ sħubija).

Il-mexxejja jiżguraw li l-informazzjoni li tinġabar minn membri hija:

• Limitata għal dak li teħtieġ il-Knisja.

• Użata biss għal għanijiet approvati tal-Knisja.

• Mogħtija biss lil dawk li huma awtorizzati li jużawha.

Informazzjoni li hija maħżuna elettronikament trid tinżamm b’mid sikur u protetta kif xieraq (see 33.9.1).

33.9

Amministrazzjoni ta’ Reġistri

33.9.1

Protezzjoni

Ir-reġistri, rapporti, u data kollha tal-Knisja għandhom ikunu protetti kontra aċċes, bidla, distruzzjoni, jew kxif, li mhumiex awtorizzati. Din l-informazzjoni għandha tinżamm f’post sigur.

Tagħmir jew ħażniet tal-midja li huma tal-Knisja u li ntilfu jew insterqu għandhom jiġu rrapportati bla telf ta’ żmien fuq incidents.ChurchofJesusChrist.org. L-użu ħażin ta’ informazzjoni tal-Knisja għandha wkoll tiġi rrapportata.

33.9.1.1

Usernames u Passwords

Il-presidenti tal-wited, l-isqfijiet, u mexxejja oħra m’għandhom qatt jixxerjaw l-username u l-password tagħhom tal-Knisja ma’ konsulenti, skrivani, segretarji eżekuttivi, jew oħrajn.

33.9.1.3

Privatezza tad-Dejta

Ħafna pajjiżi għamlu liġi li jipproteġu d-data u li jirregolaw l-ipproċessar ta’ data personali. Dan jinkludi l-informazzjoni fir-reġistri ta’ sħubija u reġistri oħra tal-Knisja li jidentifikaw individwi. Dawk il-mexxejja li għandhom mistoqsijiet dwar l-applikazzjoni tal-liġijiet tal-protezzjoni tad-data għall-immaniġjar lokali tar-reġistri tal-Knisja jistgħu jagħmlu kuntatt mal-uffiċju tal-Knisja dwar il-privatezza tad-data fuq [e-mail].