33

Aikakirjat ja raportit

33.0

Johdanto

Aikakirjanpito on aina ollut tärkeää Herran kirkossa. Esimerkiksi:

Aadam piti ”muistokirjaa” (Moos. 6:5).

Moroni opetti, että niiden nimet, jotka kastettiin Kristuksen kirkkoon, kirjoitettiin muistiin, jotta ”heitä muistettaisiin ja ravittaisiin Jumalan hyvällä sanalla” (Moroni 6:4).

Joseph Smith opetti, että jokaisessa seurakunnassa tulee kutsua kirjuri, joka ”[laatii] totuudenmukaisen aikakirjan Herran edessä” (OL 128:2).

33.1

Katsaus kirkon aikakirjoihin

Kirkon aikakirjat ovat pyhiä. Niissä olevat tiedot ovat luottamuksellisia, ja ne tulee pitää turvassa. Kirkon aikakirjajärjestelmissä pääsy jäsentietoihin valtuutetaan tehtävien perusteella.

Aikakirjat voivat auttaa johtohenkilöitä

• huomaamaan, kuka saattaa tarvita erityistä huolenpitoa

• huomaamaan, mitä pelastuksen toimituksia henkilö on saanut tai saattaa tarvita

• selvittämään jäsenten asuinpaikan.

Kirkon yksiköissä pidetään seuraavanlaisia aikakirjoja:

• jäsenten osallistumisraportit (ks. 33.5)

• jäsenkortit (ks. 33.6)

• historialliset aikakirjat (ks. 33.7)

• talousasiakirjat (ks. luku 34).

33.2

Yleisiä ohjeita kirjureille

Heillä tulee olla voimassa oleva temppelisuositus.

Kirjurit noudattavat huolellisesti nykyisiä menettelytapoja kirkon varojen varjelemiseksi ja sen varmistamiseksi, että kirkon aikakirjat ovat paikkansapitäviä. Kirjurit ilmoittavat heti pappeusjohtajille mahdollisista epätarkkuuksista. Jos epätarkkuuksien selvittämisessä ilmenee vaikeuksia, kirjurin tulee ottaa yhteyttä luottamuksellisten asiakirjojen toimistoon kirkon keskustoimistossa.

Puhelin: [phone] tai [phone], alanumero 2 2053

Maksuton (GSD-puhelin): [phone]

Sähköposti: [e-mail]

Kirjurien tulee palvella tehtävässään riittävän pitkään, jotta he oppivat velvollisuutensa ja säilyttävät jatkuvuuden työssään. Koska he eivät ole vaarnan johtokunnan tai piispakunnan jäseniä, heitä ei tarvitse vapauttaa, kun vaarnan johtokunta tai piispakunta järjestetään uudelleen.

33.4

Seurakunnan aikakirjat ja raportit

33.4.1

Piispakunta

Piispa valvoo seurakunnan aikakirjojen pitämistä.

33.4.2

Seurakunnan kirjuri

Jokaisessa seurakunnassa tulee olla pätevä, toimiva seurakunnan kirjuri. Piispakunta suosittaa häntä, ja hänet kutsuu ja erottaa tehtävään vaarnan johtokunnan jäsen tai tehtävän saanut korkean neuvoston jäsen. Hänellä tulee olla Melkisedekin pappeus ja voimassa oleva temppelisuositus. Hän on seurakuntaneuvoston jäsen. Hän osallistuu seurakunnan kokouksiin, kuten esitetään kohdassa 29.2.

Seurakunnan kirjuria ohjaavat piispakunta ja vaarnan kirjurit. Avuksi voidaan kutsua seurakunnan apulaiskirjureita.

33.4.2.1

Aikakirjanpitoon liittyvät vastuut

Seurakunnan kirjurilla tai tehtävän saaneella apulaiskirjurilla on seuraavat vastuut:

• pitää pöytäkirjaa toimeksiannoista ja päätöksistä seurakunnan johtajiston kokouksissa

• varmistaa, että asiakirjat ja raportit ovat paikkansapitäviä ja ajan tasalla.

Seurakunnan kirjurin tulee tutustua kirkon aikakirjanpitotyökaluihin (ks. 33.0). Näiden apuvälineiden avulla hän auttaa johtohenkilöitä huomaamaan

• jäsenten ja järjestöjen tarpeita

• voimavarojen, myös rahavarojen, saatavuutta

Seurakunnan kirjurit kannustavat jäseniä raportoimaan mahdollisista virheistä jäsentiedoissaan.

Muita aikakirjanpitovelvollisuuksia voivat olla seuraavat:

• varmistaa, että toimitukset kirjataan asianmukaisesti ja viipymättä

• valmistella seurakuntakonferenssiin lomake Esitetyt ja hyväksytyt virkailijat

• kirjata tietoja seurakunnan jäsenyysneuvostoille

• ylläpitää talouskirjanpitoa (ks. 34.2.2).

33.5

Raportit jäsenten osallistumisesta

Raportit jäsenten osallistumisesta auttavat johtohenkilöitä keskittymään jäsenten edistymiseen ja tarpeisiin.

33.5.1

Raporttityypit

33.5.1.1

Läsnäoloraportit

Osallistuminen sakramenttikokouksiin sekä pappeus- ja järjestökokouksiin sunnuntaisin kirjataan sähköisesti käyttäen LCR:ää tai Jäsenen työkaluja.

Sakramenttikokous. Sakramenttikokoukseen osallistumisen kirjaa joka viikko seurakunnan kirjuri tai seurakunnan apulaiskirjuri. Lukumääränä on niiden henkilöiden lukumäärä, jotka osallistuvat kokoukseen paikan päällä tai seuraavat suoratoistolähetystä, mukaan lukien vierailijat.

Koorumien ja järjestöjen kokoukset sunnuntaisin. Läsnäoloja kirjaavat joka viikko koorumien ja järjestöjen sihteerit ja neuvojat. Nuorjohtajat voivat myös auttaa läsnäolojen kirjaamisessa. Lukumääränä on niiden henkilöiden lukumäärä, jotka osallistuvat kokoukseen paikan päällä tai seuraavat suoratoistolähetystä, mukaan lukien vierailijat. Seurakunnassa myös Alkeisyhdistyksessä tai nuorten johtajina palvelevat jäsenet lasketaan osallistuviksi.

Seurakunnan kirjuri voi kirjata läsnäoloja minkä tahansa järjestön puolesta.

33.5.1.2

Palvelutyökeskusteluraportit

Katso 21.3.

33.5.1.3

Neljännesvuosiraportti

Raportin jokainen luku kuvaa todellista henkilöä, jolla on ainutlaatuisia tarpeita (ks. Hel. 15:13).

Neljännesvuosiraportti sisältää hyödyllistä tietoa, joka voi antaa johtohenkilöille oivalluksia, kun he tavoittelevat innoitusta palvelutyöpyrkimyksiinsä.

Vaarnojen ja seurakuntien johtohenkilöt tarkastelevat säännöllisesti neljännesvuosiraportista yksittäisten henkilöiden edistymistä.

Jokainen seurakunta täyttää neljännesvuosiraportin ja lähettää sen kirkon keskustoimistoon. Kirjuri käy raportin läpi piispan kanssa ja lähettää sen kunkin vuosineljänneksen jälkeisen kuukauden 15. päivään mennessä.

33.5.2

Jäsenluettelot

Kirkon aikakirjanpitotyökalut antavat johtohenkilöille pääsyn jäsenluetteloihin. Nämä luettelot voivat auttaa johtohenkilöitä huomaamaan seuraavia asioita:

• ketkä jäsenet eivät ole vielä saaneet toimituksia, joita he voisivat saada

• ketkä nuoret miehet ja nuoret naiset voisivat palvella lähetystyössä

• keillä nuorilla ei ole voimassa olevaa temppelisuositusta

• keille nuorille tulee sopia tapaaminen piispakunnan jäsenen kanssa.

Koorumien ja järjestöjen johtohenkilöillä tulee olla käytössään luettelot niistä, jotka kuuluvat heidän koorumiinsa tai järjestöönsä.

33.6

Jäsenkortit

Jäsenkortissa on jäsenen nimi, yhteystiedot, tiedot toimituksista ja muita keskeisiä tietoja.

Jäsenkortit tulee pitää siinä seurakunnassa, jonka alueella jäsen asuu. Poikkeuksiin, joita tulee olla harvoin, tarvitaan niiden piispojen ja vaarnanjohtajien suostumus, joita asia koskee. Vaarnanjohtaja pyytää poikkeusta lähettämällä pyynnön LCR:ssä ensimmäisen presidenttikunnan toimistoon.

On ehdottoman tärkeää tehdä viipymättä seuraavaa:

• kirjata toimitusta koskevat tiedot

• siirtää niiden seurakunnan jäsenten jäsenkortit, jotka muuttavat seurakuntaan tai pois seurakunnasta

• luoda jäsenkortti uusille jäsenille ja jäsenvanhempien uusille lapsille

• kirjata jäsenen kuolema

• kirjata avioliittoa ja perhekuntaa koskevat tiedot.

Piispa tai vaarnanjohtaja varmistaa, että jäsenkortti on asianmukaisessa seurakunnassa ennen kuin jäsenelle pidetään puhuttelu, jotta hän voi saada

• kirkon tehtävän

• temppelisuosituksen

• Melkisedekin pappeuden tai hänet asetetaan virkaan siinä pappeudessa.

Hän varmistaa myös, ettei jäsenkortissa ole mitään seuraavista:

• lisämerkintä

• huomautus sinetöimis- tai toimitusrajoituksesta

• virallisia jäsenyysrajoituksia.

Jäsenkortteja ei saa missään olosuhteissa antaa tai näyttää muille kuin piispalle tai kirjurille.

Jäsenet voivat tarkastella omia jäsentietojaan ja kotona asuvien alaikäisten lasten jäsentietoja Jäsenen työkalut -sovelluksessa. He voivat myös pyytää kirjurilta paperitulosteena lomakkeen Yhteenveto henkilön toimituksista. Mikäli virheitä löytyy, kirjuri huolehtii siitä, että ne oikaistaan jäsenkortteihin.

33.6.1

Kirkon aikakirjoissa käytettävät nimet

Jäsenkorteissa ja toimitustodistuksissa tulee käyttää henkilön virallista koko nimeä maan lain tai paikallisen käytännön mukaisesti.

33.6.2

Jäseniksi kirjatut

Seuraavat henkilöt kirjataan jäseniksi, ja heistä tulee olla jäsenkortti:

• henkilöt, jotka on kastettu ja konfirmoitu

• alle 9-vuotiaat, jotka on siunattu mutta joita ei ole kastettu

• henkilöt, joiden ei katsota olevan vastuullisia kehitysvammaisuuden takia, ikään katsomatta

• alle 9-vuotiaat lapset, joita ei ole siunattu, kun kumpikin seuraavista pitää paikkansa:

  • Ainakin toinen vanhemmista tai yksi isovanhemmista on kirkon jäsen.

  • Kumpikin vanhemmista antaa luvan jäsenkortin luomiseen. (Jos vain toisella vanhemmista on lapsen laillinen huoltajuus, tämän vanhemman lupa riittää.)

9 vuotta täyttänyttä henkilöä, josta on jäsenkortti mutta jota ei ole kastettu eikä konfirmoitu, ei pidetä jäseneksi kirjattuna. Seurakunta, jossa henkilö asuu, kuitenkin säilyttää jäsenkortin siihen asti, kun henkilö täyttää 18 vuotta. Jos henkilö tällöin päättää olla menemättä kasteelle, piispa mitätöi jäsenkortin. Vaarnanjohtajan lupa vaaditaan.

Niiden jäsenkortteja ei mitätöidä, joita ei ole kastettu kehitysvammaisuuden vuoksi, ellei henkilö tai laillinen huoltaja, mukaan lukien isä tai äiti, pyydä sitä.

33.6.3

Seurakunnan uusien jäsenten jäsenkortit

Seurakunnan kirjuri tai seurakunnan apulaiskirjuri on yhteydessä seurakunnan uusiin jäseniin pian sen jälkeen, kun heidän jäsenkorttinsa ovat saapuneet seurakuntaan, ja tarkastaa heidän Yhteenveto henkilön toimituksista -lomakkeensa paikkansapitävyyden.

33.6.6

Maantieteellisen seurakuntansa ulkopuolella palvelevien jäsenkortit

33.6.6.2

Kokoaikaisten lähetyssaarnaajien jäsenkortit

Katso 24.6.2.8.

33.6.13

Lasten jäsenkortit, kun vanhemmat ovat eronneet

Kaikissa jäsenkorteissa käytetään henkilön virallista nimeä maan lain tai paikallisen käytännön mukaisesti. Tämä koskee myös eronneiden vanhempien lapsia.

Lapset, joiden vanhemmat ovat eronneet, osallistuvat kirkon kokouksiin usein kummankin vanhemman seurakunnassa. Vaikka ainoastaan yksi seurakunta voi pitää ja päivittää lapsen virallista jäsenkorttia, niin toisessa seurakunnassa, jonka toimintaan lapsi osallistuu, voidaan luoda yksikön ulkopuolinen jäsenkortti. Tällä tavalla lapsen nimi ja yhteystiedot sisältyvät yksikön jäsenluetteloihin ja läsnäololuetteloihin.

Lapset, joista on yksikön ulkopuolinen jäsenkortti, voivat saada tehtävän siinä seurakunnassa.

33.6.15

Jäsenkorttien siirtokiellot

Jos jäsen muuttaa sillä aikaa kun viralliset jäsenyysrajoitukset ovat kesken tai kun jokin muu vakava huolenaihe on ratkaisematta, piispa tai valtuutuksen saanut kirjuri voi lisätä jäsenkorttiin siirtorajoituksen. Hän tekee tämän LCR:ssä.

Jäsenkorttia, jossa on siirtokielto, ei siirretä uuteen yksikköön, ennen kuin pappeusjohtaja, joka on asettanut rajoituksen, antaa luvan kiellon poistamiseen.

33.6.16

”Osoite tuntematon” -arkistossa olevat jäsenkortit

Joskus jäsen löydetään sen jälkeen, kun hänen jäsenkorttinsa on ollut kirkon keskustoimistossa ”Osoite tuntematon” -arkistossa. Tässä tilanteessa seurakunnan kirjuri pyytää jäsenkorttia LCR:ssä.

33.6.17

Toimitustietojen kirjaaminen ja oikaiseminen

Katso luku 18.

33.6.19

Jäsenkorttien tarkastus

Vaarnan kirjuri tai vaarnan apulaiskirjuri varmistaa, että kunkin seurakunnan jäsenkortit tarkastetaan joka vuosi LCR:ssä. Tarkastukset tulee suorittaa joka vuosi kesäkuun 30. päivään mennessä.

33.7

Historialliset aikakirjat

33.7.1

Seurakunnan ja vaarnan historiakertomukset

Herra on käskenyt, että Hänen kirkkoaan koskevaa ”historiaa kaikista tärkeistä asioista” kirjoitetaan ja aikakirjaa pidetään (OL 69:3; ks. myös jae 5; Alma 37:2).

Kirkon jokaisen yksikön tulee tallentaa kaikki yksikköä koskevat tärkeät asiat.

Historian tallentaminen on hengellistä työtä, joka vahvistaa niiden uskoa, jotka sitä kirjoittavat ja lukevat.

Vaarnojen ja seurakuntien pappeusjohtajat ja järjestöjen johtohenkilöt kirjoittavat kertomuksia käyttäen Unit History [Yksikön historia] -työkalua sivustolla churchofjesuschrist.org. Vaarnojen ja seurakuntien kirjureilla on ensisijainen vastuu järjestää ja koordinoida tämä hanke. Lisäohjeita on työkalun pikaoppaassa.

33.8

Aikakirjojen luottamuksellisuus

Kirkon aikakirjat ovat luottamuksellisia, olivatpa ne paperilla tai digitaalisessa muodossa. Niihin kuuluvat

• jäsenkortit

• talousasiakirjat

• muistiinpanot kokouksista

• viralliset lomakkeet ja asiakirjat (mukaan lukien jäsenyysneuvostojen asiakirjat)

Johtohenkilöt huolehtivat siitä, että

• jäseniltä kerätyt tiedot rajoittuvat siihen, mitä kirkko vaatii

• jäseniltä kerättyjä tietoja käytetään vain hyväksyttyihin kirkon tarkoituksiin

• niitä annetaan vain valtuutetuille henkilöille.

Sähköisesti tallennetut tiedot tulee pitää turvattuina ja asianmukaisesti suojattuina (ks. 33.9.1).

33.9

Aikakirjojen hallinta

33.9.1

Aikakirjojen suojeleminen

Kaikkia kirkon aikakirjoja, raportteja ja tietoja tulee suojella luvattomalta käytöltä, muutoksilta, tuholta ja julkitulolta. Nämä tiedot tulee säilyttää turvallisessa paikassa.

Kirkon omistamien laitteiden tai tallennusvälineiden katoamisesta tai varastamisesta tulee ilmoittaa viipymättä sivustolla incidents.churchofjesuschrist.org. Kirkon tietojen väärinkäytöstä tulee myös raportoida.

33.9.1.1

Käyttäjätunnukset ja salasanat

Vaarnanjohtajien, piispojen ja muiden johtohenkilöiden ei pidä koskaan antaa kirkon käyttäjätunnustaan ja salasanaansa neuvonantajille, kirjureille, toimisihteereille tai muille.

33.9.1.3

Tietosuoja

Monissa maissa on säädetty tietosuojalakeja, jotka säätelevät henkilötietojen käsittelyä. Näitä ovat tiedot jäsenkorteissa ja muissa kirkon aikakirjoissa, joissa mainitaan yksittäisiä henkilöitä. Johtohenkilöt, joilla on kysymyksiä tietosuojalakien soveltamisesta kirkon aikakirjojen paikalliseen hallintaan, voivat ottaa yhteyttä kirkon tietosuojatoimistoon osoitteessa [e-mail].