hommes regardant un ordinateur

33.

Registres et rapports

33.0

Introduction

La tenue de registres a toujours occupé une place importante dans l’Église du Seigneur. Par exemple :

Adam a tenu « un livre de souvenir » (Moïse 6:5).

Moroni a enseigné que le nom des personnes qui étaient baptisées dans l’Église du Christ était enregistré pour « qu’on se souvînt d’eux et qu’on les nourrît de la bonne parole de Dieu » (Moroni 6:4).

Joseph Smith a commandé qu’un greffier soit appelé dans chaque paroisse afin de « faire un compte rendu vrai devant le Seigneur » (Doctrine et Alliances 128:2).

33.1

Aperçu des registres de l’Église

Les registres de l’Église sont sacrés. Les renseignements qu’ils contiennent sont confidentiels et doivent être protégés. Les registres informatisés de l’Église autorisent l’accès à des renseignements concernant les membres en fonction des appels.

Les registres aident les dirigeants à :

• identifier les personnes qui ont besoin d’une attention particulière ;

• connaître les ordonnances du salut qu’une personne a reçues ou celles qu’il lui manque encore ;

• localiser les membres.

Les registres suivants sont tenus dans les unités de l’Église :

• Rapports sur l’assistance des membres (voir la section 33.5)

• Certificats de membre (voir la section 33.6)

• Registres historiques (voir la section 33.7)

• Registres financiers (voir le chapitre 34)

33.2

Instructions générales concernant les greffiers

Ils doivent avoir une recommandation pour le temple en cours de validité.

Les greffiers doivent respecter scrupuleusement les règles en vigueur pour protéger les fonds de l’Église et veiller à ce que les registres de l’Église soient exacts. Les greffiers informent immédiatement les dirigeants de la prêtrise de toute irrégularité. En cas de difficultés pour remédier à ces irrégularités, les greffiers doivent prendre contact avec le bureau des registres confidentiels au siège de l’Église.

Téléphone : 1-801-240-2053 ou 1-800-453-3860, poste 2-2053

Numéro de téléphone gratuit (GSD) : 855-537-4357

Adresse électronique : [e-mail]

Les greffiers doivent servir durant une période suffisamment longue pour apprendre leurs devoirs et préserver la continuité de leur travail. N’étant pas membres de la présidence de pieu ou de l’épiscopat, ils n’ont pas besoin d’être relevés lorsque la présidence de pieu ou l’épiscopat est réorganisé.

33.4

Registres et rapports de paroisse

33.4.1

Épiscopat

L’évêque supervise la tenue des registres de la paroisse.

33.4.2

Greffier de paroisse

Chaque paroisse doit avoir un greffier de paroisse qualifié et capable. Il est recommandé par l’épiscopat, puis appelé et mis à part par un membre de la présidence de pieu ou un membre du grand conseil désigné. Il doit détenir la Prêtrise de Melchisédek et avoir une recommandation pour le temple en cours de validité. Il est membre du conseil de paroisse. Il assiste aux réunions de paroisse comme indiqué à la section 29.2.

Le greffier de paroisse est formé par l’épiscopat et les greffiers de pieu. Des greffiers adjoints de paroisse peuvent être appelés pour aider.

33.4.2.1

Responsabilités en matière de tenue des registres

Le greffier de paroisse, ou le greffier adjoint désigné, a les responsabilités suivantes :

• prendre note des tâches attribuées et des décisions prises lors des réunions des dirigeants de paroisse ;

• veiller à la tenue exacte et ponctuelle des registres et des rapports.

Le greffier de paroisse doit apprendre à utiliser les outils de tenue des registres de l’Église (voir la section 33.0). Il utilise ces outils pour aider les dirigeants à identifier :

• les besoins des membres et des organisations ;

• la disponibilité des ressources, notamment les finances ;

Les greffiers de paroisse demandent aux membres de signaler toute erreur dans les renseignements qui les concernent.

D’autres tâches relatives à la tenue des registres consistent notamment à :

• s’assurer que les ordonnances sont enregistrées correctement et rapidement ;

• préparer le formulaire de soutien des officiers pour la conférence de paroisse ;

• noter les renseignements pour les commissions d’examen du statut de membre tenues au niveau de la paroisse ;

• tenir les registres financiers (voir la section 34.2.2).

33.5

Rapports sur l’assistance des membres

Les rapports sur l’assistance des membres aident les dirigeants à se concentrer sur les progrès et les besoins des membres.

33.5.1

Types de rapports

33.5.1.1

Rapports de présence

L’assistance aux réunions de Sainte-Cène et aux réunions dominicales de la prêtrise et des organisations est enregistrée par voie électronique à l’aide de la Documentation pour dirigeants et greffiers ou de l’application Outils pour les membres.

Réunion de Sainte-Cène. L’assistance à la réunion de Sainte-Cène est enregistrée par le greffier ou un greffier adjoint de paroisse. Le décompte comporte le nombre de personnes assistant à la réunion en personne ou en ligne, y compris les visiteurs.

Réunions dominicales des collèges et des organisations L’assistance est enregistrée chaque semaine par le secrétaire et les consultants des collèges et des organisations. Les dirigeants de jeunes peuvent aussi participer à l’enregistrement de l’assistance. Le décompte comporte le nombre de personnes assistant à la réunion en personne ou en ligne, y compris les visiteurs. Les membres qui servent à la Primaire ou en tant que dirigeants des jeunes de la paroisse sont également inclus dans l’assistance.

Le greffier de paroisse peut enregistrer l’assistance pour n’importe quelle organisation.

33.5.1.2

Rapports d’entretiens de service pastoral

Voir la section 21.3.

33.5.1.3

Rapport trimestriel

Chaque numéro d’un rapport représente une personne qui a des besoins particuliers (voir Hélaman 15:13).

Le rapport trimestriel contient des renseignements utiles qui peuvent donner aux dirigeants des idées tandis qu’ils recherchent l’inspiration pour accomplir leur ministère.

Les dirigeants de pieu et de paroisse consultent régulièrement le rapport trimestriel pour examiner les progrès des personnes.

Chaque paroisse remplit et envoie un rapport trimestriel au siège de l’Église. Le greffier examine le rapport avec l’évêque et le transmet avant le 15 du mois suivant le trimestre terminé.

33.5.2

Listes de membres

Les outils de tenue des registres de l’Église permettent aux dirigeants d’accéder aux listes de membres. Ces listes peuvent aider les dirigeants à identifier :

• les membres qui n’ont pas encore reçu d’ordonnances pour lesquelles ils sont éligibles ;

• les jeunes gens et les jeunes filles qui sont éligibles pour faire une mission ;

• les jeunes qui n’ont pas de recommandation pour le temple en cours de validité ;

• les jeunes pour lesquels il est nécessaire de planifier un entretien avec un membre de l’épiscopat.

Les dirigeants de collège et d’organisation doivent avoir accès aux listes de personnes qui appartiennent à leur collège ou leur organisation.

33.6

Certificats de membre

Les certificats de membre comportent le nom des membres, leurs coordonnées, les renseignements concernant les ordonnances et d’autres renseignements essentiels.

Le certificat de membre doit être gardé dans la paroisse où le membre réside. Les exceptions, qui doivent rester rares, nécessitent le consentement des évêques et des présidents de pieu concernés. Pour demander une exception, le président de pieu utilise la Documentation pour dirigeants et greffiers pour transmettre la demande au bureau de la Première Présidence.

Il est indispensable de faire rapidement ce qui suit :

• enregistrer les renseignements concernant les ordonnances ;

• déplacer les certificats des membres qui emménagent dans la paroisse ou qui déménagent ;

• établir des certificats pour les nouveaux membres et les nouveaux enfants de parents membres ;

• enregistrer le décès d’un membre ;

• enregistrer les renseignements concernant le mariage et le foyer.

L’évêque ou le président de pieu s’assure que le certificat de membre se trouve dans la paroisse appropriée avant qu’un membre ait un entretien pour recevoir :

• un appel dans l’Église ;

• une recommandation pour le temple ;

• la Prêtrise de Melchisédek ou pour être ordonné à un office de cette prêtrise.

Il veille aussi à ce que les registres ne comportent aucun des éléments suivants :

• une annotation ;

• un commentaire sur une restriction à un scellement ou une ordonnance ;

• des restrictions officielles au statut de membre.

En aucun cas les certificats de membre ne doivent être remis ou montrés à qui que ce soit d’autre qu’à l’évêque ou à un greffier.

Les membres peuvent consulter les renseignements qui concernent leur statut de membre, ainsi que celui de tous leurs enfants à charge et vivant chez eux, sur l’application Outils pour les membres. Ils peuvent aussi demander au greffier de leur imprimer un exemplaire du récapitulatif de leurs ordonnances individuelles. Si des erreurs sont trouvées, un greffier veille à ce que les corrections soient apportées aux certificats de membre.

33.6.1

Noms utilisés dans les registres de l’Église

Le nom et les prénoms officiels de la personne, tels qu’ils sont définis par la loi ou les coutumes locales, doivent être utilisés sur son certificat de membre et ses certificats d’ordonnance.

33.6.2

Membres inscrits sur les registres

Les personnes suivantes sont des membres inscrits sur les registres et doivent avoir un certificat de membre :

• celles qui ont été baptisées et confirmées ;

• celles qui ont moins de neuf ans, qui ont été bénies, mais ne se sont pas fait baptiser ;

• celles qui sont reconnues non responsables en raison d’un handicap intellectuel, quel que soit leur âge ;

• les enfants de moins de neuf ans qui n’ont pas été bénis quand les deux conditions suivantes sont réunies :

  • au moins un parent ou un grand-parent est membre de l’Église ;

  • les deux parents donnent l’autorisation d’établir un certificat. (Si un parent est le seul à avoir la garde légale de l’enfant, l’autorisation de ce parent est suffisante.)

Une personne âgée de neuf ans ou plus qui a un certificat de membre, mais qui n’est ni baptisée ni confirmée n’est pas un membre inscrit sur les registres. Cependant, la paroisse où elle réside conserve le certificat de membre jusqu’à ses dix-huit ans. À ce moment-là, si la personne choisit de ne pas se faire baptiser, l’évêque annule le certificat de membre. L’autorisation du président de pieu est requise.

Les certificats ne sont pas annulés pour les personnes qui ne sont pas baptisées pour cause de handicap intellectuel, sauf sur demande de la personne ou de son tuteur légal, notamment un parent.

33.6.3

Certificats des nouveaux membres de la paroisse

Le greffier de paroisse ou un greffier adjoint de paroisse prend contact avec les nouveaux membres de la paroisse peu après l’arrivée de leur certificat de membre pour vérifier l’exactitude de leur Récapitulatif des ordonnances individuelles.

33.6.6

Certificats des membres ayant un appel en dehors de leur paroisse géographique

33.6.6.2

Certificats des missionnaires à plein temps

Voir la section 24.6.2.8.

33.6.13

Certificats des enfants de parents divorcés

Tous les certificats de membre utilisent le nom légal de la personne tel que défini par la loi ou la coutume locale. Cela s’applique aux enfants de parents divorcés.

Il arrive fréquemment que les enfants de parents divorcés assistent aux réunions de l’Église dans les deux paroisses de leurs parents. Bien qu’une seule unité puisse conserver et mettre à jour le certificat de membre officiel d’un enfant, il est toutefois possible de créer un certificat de membre « hors de l’unité » dans l’autre paroisse qu’il fréquente. Cela permet que le nom et les coordonnées de l’enfant figurent sur les listes et les feuilles de présence de la paroisse.

Les enfants qui ont un certificat de membre « hors de l’unité » peuvent recevoir un appel dans cette unité.

33.6.15

Restrictions de transfert des certificats de membre

Si un membre déménage alors que des restrictions officielles à son statut de membre ou un autre problème grave sont en cours, l’évêque ou un greffier autorisé peut mettre en place une restriction de transfert du certificat de membre. Il le fait par le biais de la Documentation pour dirigeants et greffiers.

Un certificat frappé d’une restriction de transfert n’est envoyé à la nouvelle unité que lorsque le dirigeant de la prêtrise qui a demandé la restriction en autorise la levée.

33.6.16

Certificats du fichier des « Adresses inconnues »

On trouve parfois un membre après que son certificat a été placé dans le « fichier des adresses inconnues » au siège de l’Église. Dans ce cas, le greffier de paroisse demande le certificat par le biais de la Documentation pour dirigeants et greffiers.

33.6.17

Enregistrement et correction des renseignements concernant les ordonnances

Voir le chapitre 18.

33.6.19

Vérifications des certificats de membre

Chaque année, le greffier de pieu ou un greffier adjoint de pieu veille à ce qu’une vérification des certificats de membre de chaque paroisse soit effectuée par le biais de la Documentation pour dirigeants et greffiers. Elles doivent être terminées avant le 30 juin de chaque année.

33.7

Registres historiques

33.7.1

Histoire de paroisse et de pieu

Le Seigneur a commandé que « l’histoire de toutes les choses importantes » concernant son Église soit écrite et conservée (Doctrine et Alliances 69:3 ; voir aussi le verset 5 ; Alma 37:2).

Chaque unité de l’Église doit documenter tous les sujets importants qui la concernent.

En conservant une histoire, on accomplit une œuvre spirituelle qui affermit la foi des personnes qui la rédigent et la lisent.

Les dirigeants de la prêtrise et des organisations de pieu et de paroisse les transmettent à l’aide de l’outil Histoire de mon unité sur ChurchofJesusChrist.org. Les greffiers de pieu et de paroisse sont les premiers responsables de l’organisation et de la coordination de cet effort. Des instructions supplémentaires sont disponibles dans le Guide de démarrage rapide de l’outil.

33.8

Caractère confidentiel des registres

Les registres de l’Église sont confidentiels, qu’ils soient au format papier ou numérique. Notamment :

• les certificats de membre ;

• les registres financiers ;

• les notes des réunions ;

• les formulaires et les documents officiels (notamment les rapports de commissions d’examen du statut de membre) ;

Les dirigeants veillent à ce que les renseignements collectés auprès des membres soient :

• limités à ce que l’Église exige ;

• utilisés uniquement à des fins approuvées par l’Église ;

• donnés uniquement aux personnes autorisées à les utiliser.

Les renseignements stockés par voie électronique doivent être gardés en sécurité et protégés de façon appropriée (voir la section 33.9.1).

33.9

Gestion des archives

33.9.1

Protection

Tous les registres, les rapports et les données de l’Église doivent être protégés contre tout accès, toutes modifications, destructions ou divulgations non autorisés. Ces renseignements doivent être conservés en lieu sûr.

Les appareils ou les supports de stockage perdus ou volés appartenant à l’Église doivent être rapidement signalés sur incidents.ChurchofJesusChrist.org. Une utilisation inappropriée des renseignements de l’Église doit également être signalée.

33.9.1.1

Noms d’utilisateur et mots de passe

Les présidents de pieu, évêques et autres dirigeants ne doivent jamais communiquer leur nom d’utilisateur et leur mot de passe à leurs conseillers, greffiers, secrétaires exécutifs ou à d’autres personnes.

33.9.1.3

Confidentialité des données

De nombreux pays ont édicté des lois sur la protection des données qui réglementent le traitement des données personnelles. Cela inclut les renseignements figurant sur les certificats de membre et les autres registres de l’Église qui identifient des personnes. Les dirigeants qui ont des questions concernant l’application des lois sur la protection des données à la gestion locale des registres de l’Église peuvent prendre contact avec le bureau de l’Église en charge de la confidentialité des données à [e-mail].