vīrieši skatās datorā

33.

Pieraksti un atskaites

33.0

Ievads

Pierakstu veikšanai vienmēr ir bijusi svarīga loma Tā Kunga Baznīcā. Piemēram:

Ādams rakstīja „piemiņas grāmatu” (Mozus 6:5).

Moronijs mācīja, ka to cilvēku vārdi, kuri bija kristīti Kristus Baznīcā, tika pierakstīti, lai „viņi tiktu pieminēti un baroti ar labo Dieva vārdu” (Moronija 6:4).

Džozefs Smits norādīja, ka katrā bīskapijā vajadzētu aicināt rakstvedi, kurš „veikt[u] patiesu pierakstu Tā Kunga priekšā” (Mācības un Derību 128:2).

33.1

Pārskats par Baznīcas pierakstiem

Baznīcas pieraksti ir svēti. Tajos ietvertā informācija ir sensitīva, un tā ir jāaizsargā. Piekļuve informācijai par Baznīcas locekļiem Baznīcas pierakstu sistēmās tiek nodrošināta, pamatojoties uz lietotāja aicinājumu.

Pieraksti var palīdzēt vadītājiem:

• saprast, kurai personai varētu būt nepieciešama īpaša aprūpe;

• saprast, kurus glābšanas priekšrakstus cilvēks ir saņēmis vai kurus viņam varētu būt nepieciešams saņemt;

• uzmeklēt Baznīcas locekļu dzīvesvietu.

Baznīcas vienībās tiek uzturēti šāda veida pieraksti:

• Baznīcas locekļu līdzdalības atskaites (skat. 33.5);

• Baznīcas locekļu pieraksti (skat. 33.6);

• Vēsturiskie pieraksti (skat. 33.7);

• Finanšu uzskaite (skat. 34. nodaļu).

33.2

Vispārīgi norādījumi lietvežiem

Lietvežiem vajadzētu būt derīgai tempļa apmeklējuma rekomendācijai.

Lietveži rūpīgi ievēro aktuālos noteikumus, lai pasargātu Baznīcas fondus un nodrošinātu Baznīcas pierakstu precizitāti. Lietveži nekavējoties ziņo priesterības vadītājiem par jebkādām neatbilstībām. Ja šo neatbilstību novēršanā rodas grūtības, lietvežiem vajadzētu sazināties ar Konfidenciālo pierakstu biroju Baznīcas galvenajā mītnē.

Tālrunis: 1 801 240 2053 vai 1 800 453 3860, paplašinājums 2 2053

Bezmaksas (GSD jeb Pasaules mēroga pakalpojumu departamenta tālrunis): 855 537 4357

E-pasts: [e-mail]

Kalpošanai lietveža aicinājumā ir jābūt pietiekami ilgstošai, lai lietvedis varētu apgūt savu pienākumu veikšanu un nodrošināt šī darba nepārtrauktību. Tā kā lietveži nav staba prezidija vai bīskapības locekļi, tad staba prezidija vai bīskapības reorganizācijas gadījumā viņi no šī aicinājuma nav jāatbrīvo.

33.4

Bīskapijas pieraksti un atskaites

33.4.1

Bīskapība

Bīskaps pārrauga bīskapijas pierakstu veikšanu.

33.4.2

Bīskapijas lietvedis

Katrā bīskapijā vajadzētu būt kvalificētam, amata pienākumus pildošam bīskapijas lietvedim. Viņu iesaka bīskapība, un viņu aicina un iesvēta staba prezidija loceklis vai attiecīgajā norīkojumā kalpojošais Augstais padomnieks. Viņam vajadzētu būt Melhisedeka priesterībai un derīgai tempļa apmeklējuma rekomendācijai. Viņš ir bīskapijas padomes loceklis. Viņš apmeklē bīskapijas sanāksmes, kā norādīts sadaļā 29.2.

Norādījumus bīskapijas lietvedim sniedz bīskapība un staba lietveži. Viņam palīgos var tikt aicināti bīskapijas lietvežu palīgi.

33.4.2.1

Lietvedības pienākumi

Bīskapijas lietvedim vai norīkotajam lietveža palīgam ir šādi pienākumi:

• veikt pierakstus par bīskapijas vadības sanāksmēs pieņemtajiem norīkojumiem un lēmumiem;

• nodrošināt precīzu un savlaicīgu pierakstu un atskaišu veikšanu.

Bīskapijas lietvedim vajadzētu apgūt Baznīcas lietvedības rīku lietošanu (skat. sadaļu 33.0). Viņš izmanto šos rīkus, lai palīdzētu vadītājiem izvērtēt:

• Baznīcas locekļu un organizāciju vajadzības;

• resursu, tostarp finanšu resursu, pieejamību.

Bīskapijas lietveži mudina Baznīcas locekļus ziņot par jebkādām kļūdām viņu Baznīcas locekļa informācijā.

Citu lietvedības pienākumu starpā var būt šādi uzdevumi:

• nodrošināt precīzu un savlaicīgu pierakstu veikšanu par izpildītajiem priekšrakstiem;

• sagatavot Baznīcas amatpersonu atbalstīšanas veidlapu bīskapijas konferencei;

• pierakstīt informāciju bīskapijas līmeņa Baznīcas piederības padomes vajadzībām;

• uzturēt kārtībā finanšu atskaites (skat. sadaļu 34.2.2).

33.5

Baznīcas locekļu līdzdalības atskaites

Baznīcas locekļu līdzdalības atskaites palīdz vadītājiem pievērsties Baznīcas locekļu pilnveidei un viņu vajadzībām.

33.5.1

Atskaišu veidi

33.5.1.1

Apmeklētības atskaites

Svētā Vakarēdiena sanāksmes apmeklētība, kā arī priesterības un organizāciju svētdienas sanāksmju apmeklētība tiek reģistrēta elektroniski, izmantojot LCR vai Baznīcas locekļu rīku lietotni.

Svētā Vakarēdiena sanāksme. Svētā Vakarēdiena sanāksmes apmeklētība tiek reģistrēta katru nedēļu, un to dara bīskapijas lietvedis vai bīskapijas lietveža asistents. Viņi reģistrē to personu kopskaitu, kuras apmeklē sanāksmi klātienē vai tiešsaistē, ieskaitot viesus.

Kvoruma un organizāciju svētdienas sanāksmes. To apmeklētību katru nedēļu reģistrē kvoruma un organizāciju sekretāri un padomnieki. Arī jauniešu vadītāji var palīdzēt apmeklētības reģistrēšanā. Viņi reģistrē to personu kopskaitu, kuras apmeklē sanāksmi klātienē vai tiešsaistē, ieskaitot viesus. Reģistrējot apmeklētību, tiek ņemti vērā arī tie Baznīcas locekļi, kuri kalpo Sākumskolā vai par bīskapijas jauniešu vadītājiem.

Bīskapijas lietvedis var reģistrēt apmeklētību jebkuras organizācijas vārdā.

33.5.1.2

Atskaites par kalpošanas intervijām

Skat. 21.3.

33.5.1.3

Ceturkšņa atskaite

Katrs atskaitē iekļautais skaitlis atspoguļo reālu personu ar unikālām vajadzībām (skat. Helamana 15:13).

Ceturkšņa atskaitē ir ietverta noderīga informācija, kas var sniegt vadītājiem nepieciešamo ieskatu, tiecoties pēc iedvesmas savos kalpošanas centienos.

Staba un bīskapijas vadītāji regulāri pārskata Ceturkšņa atskaiti, lai izvērtētu atsevišķu indivīdu pilnveidi.

Katra bīskapija aizpilda Ceturkšņa atskaiti un iesniedz to Baznīcas galvenajai pārvaldei. Lietvedis pārskata šo atskaiti kopā ar bīskapu pēc katra ceturkšņa beigām un iesniedz to līdz nākamā mēneša 15. datumam.

33.5.2

Baznīcas locekļu saraksti

Baznīcas lietvedības rīki nodrošina vadītājiem piekļuvi Baznīcas locekļu sarakstiem. Šie saraksti var palīdzēt vadītājiem saprast:

• kuri no Baznīcas locekļiem vēl nav saņēmuši tos priekšrakstus, ko tie ir tiesīgi saņemt;

• kuri jaunie vīrieši un jaunās sievietes ir tiesīgi kalpot misijā;

• kuriem jauniešiem nav derīgas tempļa apmeklējuma rekomendācijas;

• kuriem jauniešiem būtu jāieplāno tikšanās ar bīskapības pārstāvi.

Kvorumu un organizāciju vadītājiem vajadzētu būt piekļuvei viņu kvorumam vai organizācijai piederīgo personu sarakstiem.

33.6

Baznīcas locekļu pieraksti

Baznīcas locekļu pierakstos ir ietverti Baznīcas locekļu vārdi, uzvārdi, kontaktinformācija, detalizēta informācija par priekšrakstiem, kā arī cita svarīga informācija.

Baznīcas locekļu pierakstus vajadzētu glabāt tajā bīskapijā, kur attiecīgais Baznīcas loceklis dzīvo. Lai izdarītu izņēmumus, kuriem vajadzētu būt retiem, ir nepieciešama iesaistīto bīskapu un staba prezidentu piekrišana. Lai pieprasītu izdarīt izņēmumu, staba prezidents iesniedz pieprasījumu Augstākā prezidija birojam, izmantojot LCR.

Ir ļoti svarīgi savlaicīgi veikt šādas darbības:

• pierakstīt informāciju par veiktajiem priekšrakstiem;

• pārsūtīt to Baznīcas locekļu pierakstus, kuri pārceļas uz attiecīgo bīskapiju vai no tās;

• izveidot jauno Baznīcas locekļu pierakstus un Baznīcas locekļu jaundzimušo bērnu pierakstus;

• pierakstīt informāciju par Baznīcas locekļa nāvi;

• pierakstīt informāciju par laulību un mājsaimniecību.

Bīskaps vai staba prezidents pārliecinās, ka Baznīcas locekļa pieraksts atrodas atbilstošajā bīskapijā, pirms šis Baznīcas loceklis tiek intervēts, lai saņemtu:

• Baznīcas aicinājumu;

• tempļa apmeklējuma rekomendāciju;

• Melhisedeka priesterību vai ordinēšanu šīs priesterības amatā.

Viņš pārliecinās arī par to, ka šajā pierakstā nav iekļauta šāda informācija:

• piezīmes;

• piezīmes par saistīšanas vai ordinēšanas ierobežojumiem;

• oficiāli Baznīcas piederības ierobežojumi.

Baznīcas locekļu pieraksti nekādā gadījumā nedrīkst tikt nodoti vai rādīti nevienam citam, kā vien bīskapam vai lietvedim.

Baznīcas locekļi var skatīt informāciju par savu un katra viņu ģimenē esoša nepilngadīgā bērna Baznīcas piederību, izmantojot lietotni Member Tools (Baznīcas locekļu rīki). Viņi var pieprasīt no lietveža arī savu Personas priekšrakstu apkopojuma drukas eksemplāru. Ja tiek atrastas kļūdas, lietvedis nodrošina to izlabošanu Baznīcas locekļu pierakstos.

33.6.1

Baznīcas pierakstos izmantotie personvārdi

Baznīcas locekļu pierakstos un ordinācijas apliecībās ir jātiek izmantotam personas likumīgajam vārdam, kā to nosaka vietējie likumi vai paražas.

33.6.2

Reģistrētie Baznīcas locekļi

Turpmāk minētās personas ir reģistrētie Baznīcas locekļi, un tām ir jābūt savam personīgajam Baznīcas locekļa pierakstam:

• kristītās un konfirmētās personas;

• personas, kuras ir jaunākas par 9 gadiem un ir tikušas svētītas, taču nav kristītas;

• personas, kuras nav uzskatāmas par atbildīgām intelektuālās invaliditātes dēļ, neatkarīgi no vecuma;

• bērni, kuri ir jaunāki par 9 gadiem un nav tikuši svētīti, ja izpildās abi turpmākie nosacījumi:

  • vismaz viens no šīs personas vecākiem vai vecvecākiem ir Baznīcas loceklis;

  • abi vecāki ir devuši atļauju minētā pieraksta izveidei. (Ja likumīgā aizbildnība par bērnu ir tikai vienam no vecākiem, tad pietiek ar šī vecāka atļauju.)

Ja deviņus gadus veca un vecāka persona, kurai ir Baznīcas locekļa pieraksts, nav kristīta un konfirmēta, tā nav uzskatāma par reģistrētu Baznīcas locekli. Tomēr bīskapija, kurā persona dzīvo, glabā šīs personas Baznīcas locekļa pierakstu, līdz tā ir sasniegusi 18 gadu vecumu. Ja, sasniedzot pilngadību, minētā persona neizvēlas tikt kristīta, bīskaps anulē tās Baznīcas locekļa pierakstu. Šīs darbības veikšanai ir nepieciešama staba prezidenta atļauja.

Personai, kura nav tikusi kristīta savas intelektuālās invaliditātes dēļ, Baznīcas locekļa pieraksts netiek anulēts, ja vien to nepieprasa pati persona vai tās likumīgais aizbildnis, tostarp kāds no vecākiem.

33.6.3

Jaunu bīskapijas locekļu pieraksti

Bīskapijas lietvedis vai bīskapijas lietveža palīgs sazinās ar jaunajiem bīskapijas locekļiem drīz pēc viņu Baznīcas locekļa pierakstu saņemšanas, lai pārliecinātos par viņu Personas priekšrakstu kopsavilkuma pareizību.

33.6.6

Ārpus bīskapijas ģeogrāfiskajām robežām kalpojošo Baznīcas locekļu pieraksti

33.6.6.2

Pilnlaika misionāru pieraksti

Skat. 24.6.2.8.

33.6.13

Pieraksti par bērniem, kuru vecāki ir šķīrušies

Visos Baznīcas locekļu pierakstos tiek izmantots personas likumīgais vārds, kā to nosaka vietējie likumi vai paražas. Tas attiecas arī uz bērniem, kuru vecāki ir šķīrušies.

Bērni, kuru vecāki ir šķīrušies, bieži vien apmeklē Baznīcas sanāksmes abu vecāku bīskapijās. Kaut arī bērna oficiālo Baznīcas locekļa pierakstu var glabāt un atjaunināt tikai vienā Baznīcas vienībā, otrajā bīskapijā, kuru bērns apmeklē, var tikt izveidots ārpus vienības Baznīcas locekļa pieraksts. Tādējādi bērna vārds un kontaktinformācija var tikt iekļauta arī šīs bīskapijas sarakstos un klašu reģistros.

Bērni, kuriem ir ārpus vienības Baznīcas locekļa pieraksts, var saņemt aicinājumu arī šajā Baznīcas vienībā.

33.6.15

Baznīcas piederības pierakstu pārsūtīšanas ierobežojumi

Ja Baznīcas loceklis pārceļas, kamēr viņa gadījumā tiek lemts par disciplinārajiem ierobežojumiem vai citiem būtiskiem jautājumiem, bīskaps vai viņa pilnvarotais lietvedis var noteikt Baznīcas locekļa pierakstam pārsūtīšanas liegumu. Šādā gadījumā tiek izmantots LCR.

Pieraksts, kuram ir uzlikts pārsūtīšanas liegums, netiks pārsūtīts uz jaunu vienību, līdz priesterības vadītājs, kurš ir noteicis šo ierobežojumu, nedos pilnvarojumu pārsūtīšanas lieguma noņemšanai.

33.6.16

Pieraksti no faila „Adrese nav zināma”

Dažkārt Baznīcas locekļa dzīvesvieta tiek atrasta pēc tam, kad viņa pieraksts ir bijis iekļauts Baznīcas galvenā biroja failā „Adrese nav zināma”. Šādā gadījumā bīskapijas lietvedis pieprasa attiecīgo pierakstu, izmantojot LCR.

33.6.17

Priekšrakstu informācijas reģistrēšana un labošana

Skat. 18. nodaļu.

33.6.19

Baznīcas locekļu pierakstu auditi

Katrā bīskapijā staba lietvedis vai staba lietveža palīgs ik gadu nodrošina Baznīcas locekļu pierakstu audita veikšanu, izmantojot LCR. Šos auditus vajadzētu pabeigt līdz attiecīgā gada 30. jūnijam.

33.7

Vēsturiskie pieraksti

33.7.1

Bīskapijas un staba vēsture

Tas Kungs ir pavēlējis, lai „vēstur[e] par visām svarīgām lietām” saistībā ar Viņa Baznīcu tiktu pierakstīta un saglabāta (Mācības un Derību 69:3; skat. arī 5. pantu; Almas 37:2).

Katrai Baznīcas vienībai ir nepieciešams dokumentēt visus svarīgos jautājumus savā vienībā.

Vēsturisko pierakstu veikšana ir garīgs darbs, kas stiprinās to cilvēku ticību, kuri tos veic un lasa.

Staba vēsturi sagatavo staba lietvedis vai staba lietveža palīgs. Bīskapība īsteno līdzīgu pieeju savā bīskapijā. Attiecīgie norādījumi ir pieejami sadaļā „Stake, District, and Mission Annual Histories (Staba, apgabala un misijas ikgadējie vēstures apskati), kas ir atrodama vietnē ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Pierakstu konfidencialitāte

Baznīcas pieraksti ir konfidenciāli — neatkarīgi no tā, vai tie ir pieejami drukas formātā vai digitāli. To skaitā ir:

• Baznīcas locekļu pieraksti;

• finanšu atskaites;

• sanāksmju piezīmes;

• oficiālās veidlapas un dokumenti (ieskaitot pierakstus no Baznīcas piederības padomes sanāksmēm).

Vadītāji nodrošina, ka no Baznīcas locekļiem iegūtā informācija tiek:

• apkopota tikai Baznīcas prasību ietvaros;

• izmantota tikai Baznīcas apstiprinātajiem mērķiem;

• nodota tikai tām personām, kam ir tiesības to izmantot.

Elektroniski glabāto informāciju vajadzētu glabāt drošā vietā un pienācīgi pasargāt (skat. 33.9.1).

33.9

Pierakstu pārvaldība

33.9.1

Aizsargāšana

Visus Baznīcas pierakstus, atskaites un datus vajadzētu sargāt no nesankcionētas piekļuves un neatļautu izmaiņu veikšanas, iznīcināšanas un izpaušanas. Šo informāciju vajadzētu glabāt drošā vietā.

Par Baznīcai piederošām ierīcēm vai datu nesējiem, kas ir tikuši nozaudēti vai nozagti, vajadzētu nekavējoties ziņot vietnē incidents.ChurchofJesusChrist.org. Tāpat vajadzētu ziņot arī par Baznīcas informācijas ļaunprātīgas izmantošanas gadījumiem.

33.9.1.1

Lietotājvārdi un paroles

Staba prezidentiem, bīskapiem un citiem vadītājiem nekādā gadījumā nevajadzētu dalīties savā Baznīcas lietotājvārdā un parolē ar saviem padomniekiem, lietvežiem, izpildsekretāriem vai citiem cilvēkiem.

33.9.1.3

Datu aizsardzība

Daudzas valstis ir pieņēmušas datu aizsardzības likumus personas datu apstrādes regulēšanai. Tas attiecas arī uz informāciju Baznīcas locekļu pierakstos un citos Baznīcas pierakstos, kur ir iekļauti personu dati. Vadītājiem, kuriem ir kādi jautājumi par datu aizsardzības likumu piemērošanu Baznīcas pierakstu vietējā mēroga pārvaldībā, var sazināties ar Baznīcas datu privātuma biroju vietnē [e-mail].