33.

Αρχεία και Αναφορές

33.0

Εισαγωγή

Η τήρηση αρχείων ήταν πάντοτε σημαντική στην Εκκλησία του Κυρίου. Για παράδειγμα:

Ο Αδάμ τηρούσε «βιβλίο ενθυμήσεων» (Μωυσής 6:5).

Ο Μορόνι δίδαξε ότι τα ονόματα εκείνων που βαπτίσθηκαν στην Εκκλησία του Χριστού καταγράφηκαν έτσι ώστε «να τους θυμούνται και να τους γαλουχούν με τον καλό λόγο του Θεού» (Μορόνι 6:4).

Ο Τζόζεφ Σμιθ έδωσε οδηγίες να καλείται σε κάθε τομέα ένας χρονικογράφος για να «καταγράφει την αλήθεια ενώπιον του Κυρίου» (Διδαχή και Διαθήκες 128:2).

33.1

Επισκόπηση Μητρώων της Εκκλησίας

Τα αρχεία της Εκκλησίας είναι ιερά. Οι πληροφορίες που περιέχουν είναι ευαίσθητες και θα πρέπει να προστατεύονται. Τα συστήματα αρχείων της Εκκλησίας επιτρέπουν την πρόσβαση στις πληροφορίες του μητρώου μελών, ανάλογα με την κλήση.

Τα αρχεία μπορούν να βοηθήσουν τους ηγέτες:

• Να προσδιορίσουν ποιος χρειάζεται ιδιαίτερη φροντίδα.

• Να προσδιορίσουν ποιες διατάξεις σωτηρίας έχει λάβει ή μπορεί να χρειαστεί ένα άτομο.

• Να εντοπίσουν μέλη.

Τα ακόλουθα είδη αρχείων τηρούνται σε μονάδες της Εκκλησίας:

• Αναφορές συμμετοχής των μελών (βλέπε 33.5)

• Μητρώα μελών (βλέπε 33.6)

• Ιστορικά αρχεία (βλέπε 33.7)

• Οικονομικά αρχεία (βλέπε κεφάλαιο 34)

33.2

Γενικές Οδηγίες για Γραφείς

Θα πρέπει να έχουν ένα έγκυρο εγκριτικό ναού.

Οι γραφείς ακολουθούν προσεκτικά τις τρέχουσες πολιτικές για την προστασία των κεφαλαίων της Εκκλησίας και τη διασφάλιση ότι τα αρχεία της Εκκλησίας είναι ακριβή. Οι γραφείς ειδοποιούν αμέσως τους ηγέτες της ιεροσύνης για οποιεσδήποτε παρατυπίες. Εάν προκύψουν δυσκολίες στην επίλυση κάποιας παρατυπίας, οι γραφείς θα πρέπει να επικοινωνήσουν με το Γραφείο Εμπιστευτικών Αρχείων στα κεντρικά της Εκκλησίας.

Τηλέφωνο: 1-801-240-2053 ή 1-800-453-3860, εσωτερικό 2-2053

Χωρίς χρέωση (GSD phone): 855-537-4357

Ηλεκτρονική διεύθυνση: [e-mail]

Η διάρκεια της υπηρέτησης των γραφείων θα πρέπει να είναι αρκετή ώστε να μάθουν τα καθήκοντά τους και να διατηρήσουν τη συνέχεια στο έργο τους. Επειδή δεν είναι μέλη της προεδρίας πασσάλου ή της επισκοπικής ηγεσίας, δεν χρειάζεται να απαλλαγούν, όταν αναδιοργανωθεί η προεδρία πασσάλου ή η επισκοπική ηγεσία.

33.4

Αρχεία και Αναφορές Τομέως

33.4.1

Επισκοπική Ηγεσία

Ο επίσκοπος επιβλέπει την τήρηση των αρχείων τομέως.

33.4.2

Γραφέας Τομέως

Κάθε τομέας θα πρέπει να έχει έναν ικανό, εν ενεργεία γραφέα τομέως. Ο γραφέας προτείνεται από την επισκοπική ηγεσία και καλείται και ξεχωρίζεται από ένα μέλος της προεδρίας πασσάλου ή έναν υπεύθυνο ανώτερο σύμβουλο. Θα πρέπει να φέρει τη Μελχισεδική Ιεροσύνη και να έχει έγκυρο εγκριτικό ναού. Να είναι μέλος του συμβουλίου τομέως. Να παρευρίσκεται στις συγκεντρώσεις τομέως, όπως αναφέρεται στο 29.2.

Ο γραφέας τομέως καθοδηγείται από την επισκοπική ηγεσία και από γραφείς πασσάλου. Μπορεί να κληθούν και βοηθοί γραφείς τομέως.

33.4.2.1

Ευθύνες Τήρησης Αρχείων

Ο γραφέας τομέως ή ο υπεύθυνος βοηθός γραφέα έχει τις ακόλουθες ευθύνες:

• Τηρεί το αρχείο αναθέσεων και αποφάσεων που λαμβάνονται στις συγκεντρώσεις ηγεσίας τομέως.

• Βεβαιώνεται ότι τα αρχεία και οι αναφορές είναι σωστά και έγκαιρα.

Ο γραφέας τομέως θα πρέπει να εξοικειωθεί με τα εργαλεία τήρησης αρχείων της Εκκλησίας (βλέπε 33.0). Χρησιμοποιεί αυτά τα εργαλεία για να βοηθήσει τους ηγέτες να προσδιορίσουν:

• Τις ανάγκες των μελών και των οργανώσεων.

• Τη διαθεσιμότητα πόρων, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών.

Οι γραφείς τομέως παροτρύνουν τα μέλη να αναφέρουν τυχόν λάθη στις πληροφορίες του μητρώου τους.

Η τήρηση αρχείων περιλαμβάνει και τα εξής καθήκοντα:

• Τη διασφάλιση ότι οι διατάξεις καταγράφονται σωστά και άμεσα.

• Την προετοιμασία του εντύπου Υποστήριξης Λειτουργών για τη συνέλευση τομέως.

• Την καταγραφή πληροφοριών για τα συμβούλια μελών τομέως.

• Την τήρηση των οικονομικών αρχείων (βλέπε 34.2.2).

33.5

Αναφορές για τη συμμετοχή των μελών

Οι αναφορές για τη συμμετοχή μελών βοηθούν τους ηγέτες να εστιάσουν στην πρόοδο και τις ανάγκες των μελών.

33.5.1

Είδη Αναφορών

33.5.1.1

Αναφορές Προσέλευσης

Η προσέλευση στις συγκεντρώσεις μεταλήψεως και στις συγκεντρώσεις ιεροσύνης και στις συγκεντρώσεις των οργανώσεων κάθε Κυριακή καταγράφεται ηλεκτρονικώς χρησιμοποιώντας το Π.Η.Γ. ή τα Εργαλεία Μέλους.

Συγκέντρωση μεταλήψεως. Η προσέλευση στη συγκέντρωση μεταλήψεως καταγράφεται κάθε εβδομάδα από τον γραφέα τομέως ή έναν βοηθό του. Η καταμέτρηση είναι ο αριθμός των παρευρισκομένων στη συγκέντρωση αυτοπροσώπως ή διαδικτυακά, συμπεριλαμβανομένων των επισκεπτών.

Συγκεντρώσεις Απαρτίας και Οργανώσεων κάθε Κυριακή. Η προσέλευση καταγράφεται κάθε εβδομάδα από γραμματείς και συμβούλους της απαρτίας και των οργανώσεων. Οι ηγέτες νέων μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην καταγραφή της προσέλευσης. Η καταμέτρηση είναι ο αριθμός των παρευρισκομένων στη συγκέντρωση αυτοπροσώπως ή διαδικτυακά, συμπεριλαμβανομένων των επισκεπτών. Τα μέλη που υπηρετούν στην Προκαταρκτική ή ως ηγέτες νέων εντός του τομέως περιλαμβάνονται επίσης στην προσέλευση.

Ο γραφέας τομέως μπορεί να καταγράψει την προσέλευση για λογαριασμό οποιασδήποτε οργάνωσης.

33.5.1.2

Αναφορές συνέντευξης τέλεσης διακονίας

Βλέπε 21.3.

33.5.1.3

Τριμηνιαία Αναφορά

Κάθε αριθμός σε μία αναφορά αντιπροσωπεύει ένα πραγματικό άτομο που έχει ατομικές ανάγκες (βλέπε Ήλαμαν 15:13).

Η Τριμηνιαία Αναφορά περιέχει χρήσιμες πληροφορίες που μπορούν να παρέχουν στους ηγέτες περισσότερες πληροφορίες καθώς αναζητούν έμπνευση για το έργο τέλεσης διακονίας.

Οι ηγέτες πασσάλου και τομέως αναφέρονται τακτικά στην Τριμηνιαία Αναφορά για να επανεξετάσουν την πρόοδο των ατόμων.

Κάθε τομέας συμπληρώνει και υποβάλλει μία Τριμηνιαία Αναφορά στα κεντρικά της Εκκλησίας. Ο γραφέας ελέγχει την αναφορά με τον επίσκοπο και την υποβάλλει πριν από την 15η του μηνός μετά το τέλος κάθε τριμήνου.

33.5.2

Κατάλογοι Μελών

Τα εργαλεία τήρησης αρχείων της Εκκλησίας παρέχουν στους ηγέτες πρόσβαση σε καταλόγους των μελών. Αυτοί οι κατάλογοι μπορούν να βοηθήσουν τους ηγέτες να προσδιορίσουν:

• Ποια μέλη δεν έχουν λάβει ακόμη διατάξεις για τις οποίες πληρούν τις προϋποθέσεις.

• Ποιοι νέοι άνδρες και νέες γυναίκες δικαιούνται να υπηρετήσουν ιεραποστολή.

• Ποιοι νέοι δεν έχουν έγκυρο εγκριτικό ναού.

• Ποιοι νέοι πρέπει να συναντηθούν με ένα μέλος της επισκοπικής ηγεσίας.

Οι ηγέτες της απαρτίας και των οργανώσεων θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στους καταλόγους των μελών που ανήκουν στην απαρτία ή την οργάνωσή τους.

33.6

Μητρώα Μελών

Τα μητρώα μελών περιλαμβάνουν τα ονόματα των μελών, πληροφορίες επικοινωνίας, λεπτομέρειες για διατάξεις και άλλες ζωτικής σημασίας πληροφορίες.

Τα μητρώα μελών θα πρέπει να τηρούνται στον τομέα όπου κατοικεί το μέλος. Εξαιρέσεις, οι οποίες θα πρέπει να είναι σπάνιες, απαιτούν τη συγκατάθεση των επισκόπων και των συμμετεχόντων προέδρων πασσάλου. Για να ζητήσει κάποια εξαίρεση, ο πρόεδρος πασσάλου χρησιμοποιεί το Π.Η.Γ. προκειμένου να υποβάλει το αίτημα στο Γραφείο της Πρώτης Προεδρίας.

Είναι πολύ σημαντικό να γίνονται άμεσα τα ακόλουθα:

• Καταγραφή πληροφοριών για διατάξεις.

• Μεταφορά μητρώου των μελών που μετακομίζουν εντός και εκτός τομέα.

• Δημιουργία μητρώου για τα νέα μέλη και για τα παιδιά των μελών που γίνονται γονείς.

• Καταγραφή του θανάτου ενός μέλους.

• Καταγραφή του γάμου και πληροφοριών για την οικογένεια.

Ο επίσκοπος ή ο πρόεδρος πασσάλου διασφαλίζει ότι το μητρώο μέλους είναι στον κατάλληλο τομέα προτού το μέλος κληθεί για συνέντευξη ώστε να λάβει:

• Μία κλήση στην Εκκλησία.

• Ένα εγκριτικό ναού.

• Την Μελχισεδική Ιεροσύνη ή για να χειροτονηθεί σε μία θέση σε αυτήν την ιεροσύνη.

Διασφαλίζει επίσης ότι το μητρώο δεν περιέχει κανένα από τα ακόλουθα:

• Σημείωση

• Σχόλιο που αφορά σε περιορισμό επισφράγισης ή διατάξεως

• Επίσημους περιορισμούς στην ιδιότητα του μέλους

Τα μητρώα μέλους σε καμία περίπτωση δεν μπορούν να δοθούν ή να παρουσιαστούν σε κανέναν άλλον εκτός από τον επίσκοπο ή τον γραφέα.

Τα μέλη μπορούν να δουν τις δικές τους πληροφορίες και τις πληροφορίες για τα εξαρτώμενα μέλη της οικογένειάς τους που κατοικούν μαζί τους στο εφαρμογή Εργαλεία Μέλους. Μπορούν επίσης να ζητήσουν από τον γραφέα έντυπα αντίγραφα της Ατομικής Σύνοψης Διατάξεως. Εάν βρεθούν λάθη, ο γραφέας διασφαλίζει ότι θα διορθωθούν στο μητρώο μέλους.

33.6.1

Ονόματα που χρησιμοποιούνται σε μητρώα της Εκκλησίας

Το πλήρες νόμιμο όνομα ενός ατόμου, όπως ορίζεται από τον τοπικό νόμο ή έθιμο, θα πρέπει να χρησιμοποιείται στο μητρώο μέλους και στα πιστοποιητικά διατάξεων.

33.6.2

Μητρώο Μελών

Τα ακόλουθα άτομα είναι καταγεγραμμένα μέλη και θα πρέπει να έχουν μητρώο μέλους:

• Όσα έχουν βαπτισθεί και επικυρωθεί

• Όσα είναι ηλικίας κάτω των 9 ετών, τα οποία έχουν ευλογηθεί αλλά όχι βαπτισθεί

• Όσα δεν είναι υπόλογα εξαιτίας πνευματικών αναπηριών, ασχέτως ηλικίας

• Παιδιά που δεν έχουν ευλογηθεί κάτω των 9 ετών, όταν ισχύουν ταυτόχρονα τα ακόλουθα:

  • Τουλάχιστον ένας γονέας ή ένας παππούς τους είναι μέλος της Εκκλησίας.

  • Και οι δύο γονείς δίνουν συγκατάθεση για τη δημιουργία μητρώου. (Εάν μόνον ένας γονέας έχει τη νόμιμη κηδεμονία του παιδιού, αρκεί η άδεια αυτού του γονέα.)

Ένα άτομο ηλικίας 9 ετών ή μεγαλύτερο, το οποίο έχει μητρώο μέλους, αλλά δεν έχει βαπτισθεί και επικυρωθεί, δεν αποτελεί καταγεγραμμένο μέλος. Παρ’ όλα αυτά, στον τομέα όπου κατοικεί το άτομο τηρείται μητρώο μέλους έως ότου το άτομο γίνει 18 ετών. Τότε, αν το άτομο επιλέξει να μην βαπτισθεί, ο επίσκοπος ακυρώνει το μητρώο μέλους. Απαιτείται άδεια από τον πρόεδρο πασσάλου.

Τα αρχεία δεν ακυρώνονται για όσους δεν έχουν βαπτισθεί εξαιτίας πνευματικής αναπηρίας, εκτός εάν ζητηθεί από το άτομο ή τον νόμιμο κηδεμόνα, συμπεριλαμβανομένου ενός γονέα.

33.6.3

Μητρώα νέων μελών τομέως

Ο γραφέας τομέως ή ένας βοηθός του επικοινωνεί με τα νέα μέλη του τομέως αμέσως μόλις φθάσουν τα μητρώα τους για να επανεξετάσει την Προσωπική Ατομική Σύνοψη Διατάξεως για την ορθότητά της.

33.6.6

Μητρώα μελών που υπηρετούν εκτός του τομέως κατοικίας τους

33.6.6.2

Αρχεία Ιεραποστόλων Πλήρους Απασχόλησης

Βλέπε 24.6.2.8.

33.6.13

Μητρώα τέκνων διαζευγμένων γονέων

Όλα τα μητρώα μελών χρησιμοποιούν το νόμιμο όνομα ενός ατόμου, όπως ορίζεται από τον τοπικό νόμο ή το έθιμο. Αυτό περιλαμβάνει και τα παιδιά γονέων που είναι διαζευγμένοι.

Παιδιά με διαζευγμένους γονείς συχνά παρευρίσκονται στις συγκεντρώσεις της Εκκλησίας και στους δύο τομείς που ανήκουν οι γονείς τους Ενώ μόνο μία μονάδα μπορεί να τηρεί και να ενημερώνει το επίσημο μητρώο μέλους ενός παιδιού, μπορεί να δημιουργηθεί ένα μητρώο μέλους εκτός μονάδος στον άλλο τομέα στον οποίο παρευρίσκεται. Αυτό δίνει τη δυνατότητα να περιληφθούν το όνομα και οι πληροφορίες επικοινωνίας του παιδιού στους καταλόγους τομέως και στους καταλόγους τάξης.

Παιδιά με μητρώο μέλους εκτός μονάδος μπορούν να λάβουν κλήση σε αυτήν τη μονάδα.

33.6.15

Περιορισμοί μετακίνησης στα μητρώα μελών

Εάν ένα μέλος μετακομίσει ενώ εκκρεμούν επίσημοι περιορισμοί στην ιδιότητα του μέλους ή άλλο σοβαρό θέμα, ο επίσκοπος ή ένας εξουσιοδοτημένος γραφέας μπορεί να θέσει περιορισμό στη μεταφορά του μητρώου του μέλους. Για να το κάνει αυτό χρησιμοποιεί το Π.Η.Γ. .

Ένα μητρώο που έχει περιορισμό δεν μεταφέρεται σε νέα μονάδα έως ότου ο ηγέτης ιεροσύνης, ο οποίος έθεσε τον περιορισμό, εγκρίνει την αφαίρεσή του περιορισμού.

33.6.16

Μητρώα από το αρχείο «Άγνωστη Διεύθυνση»

Ένα μέλος ενίοτε εντοπίζεται, αφότου δηλωθεί στα κεντρικά της Εκκλησίας ότι έχει «άγνωστη διεύθυνση». Σε αυτήν την περίπτωση, ο γραφέας τομέως ζητεί το μητρώο χρησιμοποιώντας το Π.Η.Γ..

33.6.17

Πληροφορίες καταγραφής και διόρθωσης διατάξεων

Βλέπε κεφάλαιο 18.

33.6.19

Έλεγχοι Μητρώων Μελών

Κάθε έτος ο γραφέας πασσάλου ή ένας βοηθός του διασφαλίζει ότι διεξάγεται έλεγχος των μητρώων μελών σε κάθε τομέα χρησιμοποιώντας το Π.Η.Γ.. Οι έλεγχοι θα πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί μέχρι τις 30 Ιουνίου κάθε έτους.

33.7

Ιστορικά Αρχεία

33.7.1

Ιστορίες τομέως και πασσάλου

Ο Κύριος έχει προστάξει να γράφεται και να τηρείται «η ιστορία όλων των σημαντικών» ζητημάτων που αφορούν την Εκκλησία Του (Διδαχή και Διαθήκες 69:3. Βλέπε, επίσης, εδάφιο 5, Άλμα 37:2).

Κάθε μονάδα στην Εκκλησία πρέπει να καταγράφει όλα τα σημαντικά ζητήματα που αφορούν στη μονάδα.

Η τήρηση ενός ιστορικού είναι ένα πνευματικό έργο που θα ενδυναμώσει την πίστη εκείνων που το γράφουν και εκείνων που το διαβάζουν.

Ο γραφέας πασσάλου ή ένας βοηθός του προετοιμάζει το ιστορικό του πασσάλου. Η επισκοπική ηγεσία ακολουθεί παρόμοια προσέγγιση για τον τομέα. Οδηγίες είναι διαθέσιμες στις ετήσιες ιστορίες πασσάλου, περιφερείας και ιεραποστολής στο ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Εμπιστευτικότητα Αρχείων

Τα αρχεία της Εκκλησίας είναι εμπιστευτικά, είτε έντυπα είτε ψηφιακά. Αυτά περιλαμβάνουν:

• Μητρώα μελών.

• Οικονομικά αρχεία.

• Σημειώσεις από συγκεντρώσεις.

• Επίσημα έντυπα και έγγραφα (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων των συμβουλίων μελών).

Οι ηγέτες διασφαλίζουν ότι οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται από τα μέλη είναι:

• Μόνον αυτές που απαιτεί η Εκκλησία.

• Χρησιμοποιούνται μόνον για εγκεκριμένους σκοπούς της Εκκλησίας.

• Δίδονται μόνον σε όσους είναι εξουσιοδοτημένοι να τις χρησιμοποιούν.

Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται ηλεκτρονικώς πρέπει να διατηρούνται ασφαλείς και να προστατεύονται καταλλήλως (βλέπε 33.9.1).

33.9

Διαχείριση Αρχείων

33.9.1

Προστασία

Όλα τα αρχεία, οι αναφορές και τα δεδομένα της Εκκλησίας θα πρέπει να προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, αλλαγή, καταστροφή ή δημοσιοποίηση. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να φυλάσσονται σε ασφαλές μέρος.

Χαμένες ή κλεμμένες συσκευές και μέσα αποθήκευσης που ανήκουν στην Εκκλησία θα πρέπει να αναφέρονται πάραυτα στο incidents.ChurchofJesusChrist.org. Θα πρέπει επίσης να αναφέρεται η κατάχρηση των πληροφοριών της Εκκλησίας.

33.9.1.1

Ονόματα χρήστη και κωδικοί πρόσβασης

Οι πρόεδροι πασσάλου, οι επίσκοποι και άλλοι ηγέτες δεν θα πρέπει ποτέ να δίνουν το δικό τους όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης στην Εκκλησία σε συμβούλους, γραφείς, εκτελεστικούς γραμματείς ή άλλους.

33.9.1.3

Απόρρητο Δεδομένων

Πολλές χώρες έχουν θεσπίσει νόμους περί προστασίας δεδομένων οι οποίοι ρυθμίζουν την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων. Αυτά περιλαμβάνουν τις πληροφορίες στα μητρώα μελών και σε άλλα αρχεία της Εκκλησίας που είναι απαραίτητες για να εντοπιστούν τα άτομα. Οι ηγέτες οι οποίοι έχουν ερωτήσεις σχετικά με την εφαρμογή των νόμων περί προστασίας δεδομένων στην τοπική διαχείριση αρχείων της Εκκλησίας, μπορούν να επικοινωνήσουν με το γραφείο προστασίας δεδομένων της Εκκλησίας στο [e-mail].