33.

Registros e informes

33.0

Introducción

El mantenimiento de registros siempre ha sido importante en la Iglesia del Señor. Por ejemplo:

Adán llevaba “un libro de memorias” (Moisés 6:5).

Moroni enseñó que los nombres de quienes eran bautizados en la Iglesia de Cristo se registraban para que “se hiciese memoria de ellos y fuesen nutridos por la buena palabra de Dios” (Moroni 6:4).

José Smith dio instrucciones de que se llamara a un registrador en cada barrio “para que registre una verdad ante el Señor” (Doctrina y Convenios 128:2).

33.1

Perspectiva general de los registros de la Iglesia

Los registros de la Iglesia son sagrados. La información que contienen es confidencial y debe protegerse. Los sistemas de registros de la Iglesia autorizan el acceso a la información de los miembros según el llamamiento que se tenga.

Los registros pueden ayudar a los líderes a hacer lo siguiente:

• Identificar a los miembros que pudieran necesitar atención especial.

• Determinar las ordenanzas de salvación que una persona ha recibido o podría necesitar.

• Localizar a los miembros.

En las unidades de la Iglesia se llevan los siguientes tipos de registros:

• Informes de participación de los miembros (véase 33.5).

• Cédulas de miembro (véase 33.6).

• Registros históricos (véase 33.7).

• Registros financieros (véase el capítulo 34).

33.2

Instrucciones generales para los secretarios

Deben tener la recomendación para el templo vigente.

Los secretarios siguen de forma minuciosa las normas vigentes a fin de salvaguardar los fondos de la Iglesia y asegurarse de que los registros de la Iglesia sean exactos. Notifican de inmediato a los líderes del sacerdocio de cualquier incorrección. Si surgen dificultades en la resolución de incorrecciones, los secretarios deben ponerse en contacto con la Oficina de Registros Confidenciales en las Oficinas Generales de la Iglesia.

Teléfono: 1-801-240-2053 o 1-800-453-3860, extensión 2-2053

Llamada gratuita (teléfono del CSM): 855-537-4357

Correo electrónico: [e-mail]

Los secretarios deben servir durante un tiempo suficiente que les permita aprender sus deberes y mantener la continuidad de su labor. Debido a que no forman parte de la presidencia de estaca ni del obispado, no es necesario relevarlos cuando se reorganice la presidencia de estaca o el obispado.

33.4

Los registros e informes de barrio

33.4.1

El obispado

El obispo supervisa el mantenimiento de los registros en el barrio.

33.4.2

El secretario de barrio

En cada barrio debe haber un secretario de barrio que sea competente y desempeñe sus funciones. Lo recomienda el obispado y lo llama y aparta un miembro de la presidencia de estaca o un miembro asignado del sumo consejo. Debe poseer el Sacerdocio de Melquisedec y tener una recomendación vigente para el templo. Es miembro del consejo de barrio y asiste a las reuniones del barrio tal como se indica en 29.2.

Al secretario de barrio lo capacitan el obispado y los secretarios de estaca. Se puede llamar a uno o a varios secretarios auxiliares de barrio para que ayuden.

33.4.2.1

Responsabilidades de llevar los registros

El secretario de barrio, o un secretario auxiliar asignado, tiene las siguientes responsabilidades:

• Llevar un registro de las asignaciones que se hacen y de las decisiones que se toman en las reuniones de liderazgo de barrio.

• Asegurarse de que los registros y los informes sean exactos y se hagan a tiempo.

El secretario de barrio debe familiarizarse con las herramientas para llevar registros de la Iglesia (véase 33.0). Utiliza esas herramientas para ayudar a los líderes a determinar:

• Las necesidades de los miembros y las organizaciones.

• La disponibilidad de recursos, incluidas las finanzas.

Los secretarios de barrio animan a los miembros a informar de cualquier error que haya en su cédula de miembro.

Otros deberes relacionados con llevar registros podrían incluir:

• Asegurarse de que las ordenanzas se registren de manera adecuada y oportuna.

• Preparar el formulario Sostenimiento de oficiales para la conferencia de barrio.

• Registrar la información de los consejos de membresía de barrio.

• Llevar los registros financieros (véase 34.2.2).

33.5

Los informes sobre la participación de los miembros

Los informes sobre la participación de los miembros ayudan a los líderes a centrarse en el progreso y las necesidades de los miembros.

33.5.1

Tipos de informes

33.5.1.1

Los informes de asistencia

La asistencia a las reuniones sacramentales y a las reuniones dominicales del sacerdocio y de las organizaciones se registra de forma electrónica mediante LCR o Herramientas para miembros.

Reunión sacramental. El secretario de barrio o uno de los secretarios auxiliares de barrio registra la asistencia a la reunión sacramental. El recuento corresponde al número de miembros que asisten a la reunión en persona o por transmisión, incluyendo a los visitantes.

Reuniones dominicales de los cuórums y de las organizaciones. Los secretarios y asesores de cuórum y de organización registran la asistencia a sus reuniones. Los líderes de los jóvenes también podrían ayudar a registrar la asistencia. El recuento corresponde al número de miembros que asisten a la reunión en persona o por transmisión, incluyendo a los visitantes. Los miembros que presten servicio en la Primaria o como líderes de los jóvenes del barrio también se incluyen en la asistencia.

El secretario de barrio puede registrar la asistencia por cuenta de cualquier organización.

33.5.1.2

Los informes de las entrevistas de ministración

Véase 21.3.

33.5.1.3

El informe trimestral

Cada cifra de un informe representa a una persona real que tiene unas necesidades particulares (véase Helamán 15:13).

El Informe trimestral contiene información útil que puede proporcionar perspectivas a los líderes a medida que busquen inspiración en cuanto a su labor de ministración.

Los líderes de estaca y de barrio consultan el Informe trimestral con regularidad a fin de analizar el progreso de las personas.

Cada barrio completa y envía un Informe trimestral a las Oficinas Generales de la Iglesia. El secretario revisa el informe con el obispo y lo envía antes del día 15 del mes que sigue al final de cada trimestre.

33.5.2

Las listas de miembros

Las herramientas para llevar registros de la Iglesia proporcionan a los líderes acceso a las listas de miembros. Esas listas pueden ayudar a los líderes a determinar:

• Qué miembros aún no han recibido las ordenanzas para las cuales reúnan los requisitos.

• Qué hombres y mujeres jóvenes reúnen los requisitos para servir en una misión.

• Qué jóvenes no tienen una recomendación vigente para el templo.

• A qué jóvenes se les debe programar una cita para que se reúnan con un miembro del obispado.

Los líderes de los cuórums y de las organizaciones deben tener acceso a las listas con los nombres de las personas que pertenezcan a sus cuórums u organizaciones.

33.6

Las cédulas de miembro

Las cédulas de miembro incluyen el nombre del miembro, su información de contacto, los datos de las ordenanzas que haya recibido y otra información esencial.

Las cédulas deben mantenerse en el barrio en el cual viva el miembro. Las excepciones, que deben ser raras, requieren el consentimiento de los obispos y los presidentes de estaca de las unidades correspondientes. Para solicitar una excepción, el presidente de estaca envía la solicitud a la Oficina de la Primera Presidencia por medio de LCR.

Es de vital importancia hacer lo siguiente sin demora:

• Registrar la información de las ordenanzas.

• Pedir o enviar los registros de miembros que lleguen al barrio o se vayan de él.

• Crear registros de los miembros nuevos y de los hijos de padres que sean miembros.

• Registrar el fallecimiento de un miembro.

• Registrar la información de los matrimonios y de los grupos familiares.

El obispo o el presidente de estaca se asegura de que la cédula de miembro esté en el barrio correspondiente antes de que se entreviste a un miembro para recibir:

• Un llamamiento de la Iglesia.

• Una recomendación para el templo.

• El Sacerdocio de Melquisedec o para ser ordenado a un oficio en ese sacerdocio.

También se asegura de que en la cédula no haya nada de lo siguiente:

• Anotaciones.

• Comentarios sobre restricciones en cuanto a sellamiento u ordenanzas.

• Restricciones formales a la condición de miembro.

En ninguna circunstancia se puede entregar o mostrar una cédula de miembro a ninguna persona que no sea el obispo o un secretario.

Los miembros pueden ver la información de su propia cédula de miembro y de la de sus hijos dependientes que vivan en casa en la aplicación Herramientas para miembros. También pueden solicitar al secretario copias impresas de sus Resúmenes de ordenanzas personales. Si hubiese errores, el secretario se asegura de que se corrijan en las cédulas de miembro.

33.6.1

Los nombres que se usan en los registros de la Iglesia

En las cédulas de miembro y en los certificados de ordenanzas se debe escribir el nombre completo y legal de la persona, de conformidad con las leyes y las costumbres locales.

33.6.2

Los miembros inscritos

Las siguientes personas son miembros inscritos y deben tener una cédula de miembro:

• Los que han sido bautizados y confirmados.

• Los menores de nueve años que hayan sido bendecidos, pero no bautizados.

• Los que no sean responsables de sus actos debido a una discapacidad intelectual, sea cual fuere su edad.

• Los niños menores de nueve años que no hayan sido bendecidos, cuando se cumplan las dos condiciones siguientes:

  • Al menos uno de los padres o uno de los abuelos es miembro de la Iglesia.

  • Ambos padres dan su permiso para que se cree una cédula (si solo uno de los padres tiene la custodia legal del hijo, el permiso de ese progenitor es suficiente).

No se considera miembro inscrito a una persona que tenga nueve años o más y que tenga una cédula de miembro, pero que no haya sido bautizada ni confirmada. No obstante, el barrio en el que resida la persona conserva la cédula de miembro hasta que esta cumpla dieciocho años. En ese momento, si la persona decide no ser bautizada, el obispo cancela la cédula de miembro. Para ello se requiere el permiso del presidente de estaca.

No se cancelan los registros de aquellas personas que no hayan sido bautizadas debido a una discapacidad intelectual, a menos que la persona o un tutor legal, que puede ser uno de los padres, lo solicite.

33.6.3

Las cédulas de nuevos miembros del barrio

El secretario de barrio, o un secretario auxiliar de barrio, se comunica con los miembros nuevos del barrio poco después de la llegada de sus cédulas de miembro para repasar el Resumen de ordenanzas personales y verificar que sea correcto.

33.6.6

Las cédulas de miembros que sirven fuera de su barrio geográfico

33.6.6.2

Las cédulas de los misioneros de tiempo completo

Véase 24.6.2.8.

33.6.13

Las cédulas de los hijos de padres divorciados

En todas las cédulas de miembro se utiliza el nombre legal de una persona, según lo definan las leyes y las costumbres locales. Eso incluye a los hijos de padres divorciados.

Los hijos de padres divorciados con frecuencia asisten a las reuniones de la Iglesia en los barrios de ambos padres. Si bien solo una unidad puede conservar y actualizar la cédula oficial de miembro de un niño, se puede crear una cédula de miembro de fuera de la unidad en el otro barrio al que asiste. Eso permite que el nombre y la información de contacto del hijo o la hija figuren en las listas del barrio y de las clases.

Los hijos que tengan una cédula de miembro de fuera de la unidad pueden recibir un llamamiento en esa unidad.

33.6.15

Las restricciones al traslado de cédulas de miembro

Si un miembro se muda mientras esté pendiente determinar las restricciones formales a su condición de miembro u otro asunto grave, el obispo o un secretario autorizado podría poner una restricción al traslado de la cédula de miembro. Para ello, utiliza el sistema LCR.

Una cédula a la que se haya impuesto una restricción de traslado no se envía a una nueva unidad hasta que el líder del sacerdocio que puso la restricción autorice que esta se quite.

33.6.16

Las cédulas del archivo “Domicilio desconocido”

A veces, se logra localizar a un miembro después de que su registro haya estado en el archivo “Domicilio desconocido” en las Oficinas Generales de la Iglesia. En esos casos, el secretario de barrio solicita la cédula mediante el sistema LCR.

33.6.17

Registro y corrección de la información sobre ordenanzas

Véase el capítulo 18.

33.6.19

Las auditorías de las cédulas de miembro

Cada año, el secretario de estaca, o un secretario auxiliar de estaca, se asegura de que se lleve a cabo una auditoría de las cédulas de miembro en cada barrio mediante el sistema LCR. Las auditorías se deben terminar para el 30 de junio de cada año.

33.7

Los registros históricos

33.7.1

Las historias de barrio y de estaca

El Señor ha mandado que se escriba y se conserve “una historia de todas las cosas importantes” concernientes a Su Iglesia (Doctrina y Convenios 69:3; véanse también el versículo 5 y Alma 37:2).

Cada unidad de la Iglesia debe documentar todos los asuntos importantes concernientes a la unidad.

Llevar una historia es una labor espiritual que fortalecerá la fe de quienes la escriban y la lean.

Los líderes del sacerdocio y de las organizaciones de estaca y de barrio aportan historias por medio de la herramienta Historia de la unidad, en ChurchofJesusChrist.org. Los secretarios de estaca y de barrio tienen la responsabilidad primordial de organizar y coordinar esta labor. En la Guía de consulta rápida de la herramienta, hay instrucciones adicionales.

33.8

Carácter confidencial de los registros

Los registros de la Iglesia son confidenciales, ya sea que existan de forma impresa o digital. Entre los registros se incluyen:

• Las cédulas de miembro.

• Los registros financieros.

• Las notas de reuniones.

• Los formularios y documentos oficiales (incluidos los registros de consejos de membresía).

Los líderes se aseguran de que la información que se recabe de los miembros:

• Se limite a lo que la Iglesia requiere.

• Se utilice solo para los propósitos aprobados de la Iglesia.

• Se entregue únicamente a las personas que estén autorizadas a utilizarla.

La información que se almacene de forma electrónica se debe mantener debidamente segura y protegida (véase 33.9.1).

33.9

Administración de los registros

33.9.1

Protección

Todos los registros, informes y datos de la Iglesia deben protegerse contra el acceso, las modificaciones, la destrucción o la divulgación no autorizados. Esa información debe conservarse en un lugar seguro.

Los dispositivos o medios de almacenamiento que sean propiedad de la Iglesia y que se hayan perdido o que hayan sido robados se deben comunicar sin demora a incidents.ChurchofJesusChrist.org. También se debe informar del uso indebido de la información de la Iglesia.

33.9.1.1

Los nombres de usuario y las contraseñas

Los presidentes de estaca, los obispos y otros líderes nunca deben compartir su nombre de usuario y contraseña de la Iglesia con los consejeros, los secretarios, los secretarios ejecutivos ni otras personas.

33.9.1.3

La privacidad de los datos

En muchos países se han promulgado leyes de protección de datos que regulan el procesamiento de los datos personales. Eso incluye la información de las cédulas de miembro y de otros registros de la Iglesia que identifiquen a las personas. Los líderes que tengan preguntas sobre la forma en que se aplican las leyes de protección de datos a la administración local de los registros de la Iglesia pueden ponerse en contacto con la Oficina de Privacidad de datos de la Iglesia a través de [e-mail].