34.

Finanzi u Awditjar

34.0

Introduzzjoni

Id-dieċmi u l-offerti jippermettu lill-Knisja biex tkompli l-ħidma tas-salvazzjoni u l-eżaltazzjoni tal-Mulej (ara 1.2). Dawn il-fondi huma sagri. Huma jirrappreżentaw is-sagrifiċċju u l-fidi ta’ membri tal-Knisja (ara Mark 12:41–44).

34.2

Tmexxija Finanzjarja tal-Wited

34.2.1

Veskovat

L-isqof għandu r-responsabbiltajiet li ġejjin f’dak li għandu x’jaqsam ma’ finanzi tal-wited. Hu jiddelega ftit minn dan ix-xogħol lill-kunsilliera u lill-iskrivani tiegħu.

L-isqof:

• Jgħallem u jispira membri biex iħallsu dieċmi sħiħa u jagħtu offerti ġenerużi (ara 34.3).

• Jassigura li l-fondi tal-qasam huma mmexxija u kontabilizzati kif xieraq (see 34.5).

• Jirrevedi d-dikjarazzjoni finanzjarja kull xahar u jassigura li kwalunkwe kwistjoni tiġi risolta mill-ewwel.

• Jassigura li l-mexxejja u l-iskrivani tal-organizzazzjoni jitgħallmu r-responsabbiltà tagħhom għall-fondi sagri tal-Knisja.

• Jipprepara u jimmaniġġja l-baġit annwali tal-qasam (ara 34.6).

• Jiltaqa’ mal-membri tal-qasam kull sena biex jirċievi d-dikjarazzjoni tal-ħlas tad-dieċmi tagħhom.

34.2.2

Skrivani tal-Qasam

L-isqof jassenja l-iskrivan tal-wited jew l-assistent skrivan tal-wited biex jgħin biex jinżammu r-reġistri finanzjarji tal-qasam. L-iskrivani jimxu bir-reqqa wara polisis kurrenti tal-Knisja u jassiguraw li r-reġistri tal-Knisja huma preċiżi.

L-iskrivan għand dawn ir-responsabbiltajiet:

• Jirreġistra u jiddepożita l-fondi kollha li jitwasslu ma’ membru tal-veskovat.

• Jirrevedi d-dikjarazzjoni finanzjarja kull xahar u jassigura li l-kwistjonijiet kollha huma risolti minnufih.

• Jgħin lill-veskovat jipprepara l-baġit tal-qasam tas-sena (ara 34.6.1 u 34.6.2).

• Jassigura li l-membri għandhom aċċess għad-dikjarazzjonijiet tal-kontribuzzjonijiet tagħhom u jassisti kif meħtieġ.

L-iskrivan għandu jkun iħaddan is-Saċerdozju ta’ Melkisedek u jkollu rakkomandazzjoni kurrenti tat-tempju.

34.3

Kontribuzzjonijiet

34.3.1

Dieċmi

Id-dieċmi hija d-donazzjoni ta’ għaxra fil-mija tad-dħul finanzjarju tal-individwu għall-Knisja ta’ Alla (ara Duttrina u Patti 119:3–4; interessi hija mifhuma li tfisser dħul). Il-membri kollha li għandhom dħul finanzjarju għandhom iħallsu d-dieċmi.

34.3.1.2

Dikjarazzjoni tal-Ħlas tad-Dieċmi

L-isqof jiltaqa’ ma’ kull membru matul l-aħħar ftit xhur ta’ kull sena biex jirċievi d-dikjarazzjoni tal-Ħlas tad-Dieċmi tiegħu.

Il-membri kollha huma mistednin biex jiltaqgħu mal-isqof biex:

• Jiddikjaraw mal-isqof l-istatus tagħhom bħala membri li jħallsu d-dieċmi.

• Jassiguraw li r-reġistri tal-kontribuzzjoni tagħhom huma preċiżi.

Kull meta jkun possibbli, il-membri kollha ta’ familja, inkluż it-tfal, għandhom jattendu flimkien.

34.3.2

Offerti ta’ Sawm

Il-mexxejja tal-Knisja jħeġġu lill-membri biex jgħixu l-liġi tas-sawm. Dan jinkludu li tagħti offerta tas-sawm ġeneruża (ara 22.2.2).

Linji gwida ta’ kif jintużaw il-fondi tal-offerta tas-sawm huma pprovduti f’22.5.2.

34.3.3

Fondi Missjunarji

Kontribuzzjonijiet għall-fond missjunarju tal-qasam huma użati primarjament biex jilħqu l-impenn għall-kontribuzzjonijiet tal-missjunarji full-time mill-qasam.

Kontribuzzjonijiet lill-Fond Ġenerali Missjunarju huma użati mill-Knisja fl-isforzi missjunarji totali tagħhom.

34.3.7

Kontribuzzjonijiet Ma Jistgħux jiġu Rimborżati

Meta d-dieċmi u offerti oħrajn jiġu mogħtija lill-Knisja, ikunu tal-Mulej. Ikunu kkonsagrati lilu.

Il-presidenti u l-isqfijiet tal-wited jinfurmaw lil dawk li jikkontribwixxu d-dieċmi u l-offerti li dawn il-kontribuzzjonijiet ma jistgħux jiġu rimborżati.

34.4

Konfidenzjalità dwar Dieċmi u Offerti Oħra

L-ammont ta’ dieċmi u offerti oħra mħallsa mid-donatur huwa konfidenzjali. L-isqof u dawk li huma awtorizzati biex jimmaniġġjaw u jaraw dawn il-kontribuzzjonijiet biss għandhom ikollhom aċċess għal din l-informazzjoni.

34.5

Namministraw Fondi tal-Knisja

Il-president u l-isqof tal-wited jassiguraw li l-fondi kollha tal-Knisja huma amministrati kif suppost. Il-veskovati u l-iskrivani huma mħeġġa biex jirrevedu l-vidjo “Fondi Sagri, Responsabbiltajiet Sagri” minn tal-inqas darba f’sena.

34.5.1

Prinċipju ta’ Sħubija

Il-prinċipju ta’ sħubija jirrikjedi żewġ persuni—membru tal-veskovat u skirvan, jew żewġ membri tal-veskovat—biex ikunu involuti b’mod attiv meta jirrekordjaw u jħallsu l-fondi tal-Knisja.

Il-mexxejja għandhom jipproteġu u qatt m’għandhom jaqsmu l-passwords ma’ ħaddieħor (ara 33.9.1.1).

34.5.2

Nirċievu d-Dieċmi u Offerti Oħra

Il-Mulej ta lill-isqfijiet il-fiduċja sagra li jirċievu u jieħdu ħsieb id-dieċmi u offerti oħrajn tal-Qaddisin (ara Duttrina u Patti 42:30–33; 119). L-isqof u l-kunsillieri tiegħu biss jistgħu jirċievu dieċmi u offerti oħra. Taħt l-ebda ċirkustanzi ma jistgħu jirċievu dawn il-kontribuzzjonijiet in-nisa tagħhom, membri oħra tal-familja tagħhom, skrivani, jew xi membri oħra tal-qasam.

34.5.3

Nivverifikaw u Nirrekordjaw d-Dieċmi u Offerti Oħra

Il-kontribuzzjonijiet għandhom ikunu verifikati u reġistrati l-Ħadd li jiġu rċevuti. Membru tal-veskovat u skrivan, jew żewġ membri tal-veskovat, jiftħu kull envelop flimkien. Huma jivverifikaw li l-fondi li hemm magħluqa huma l-istess daqs l-ammont miktub fuq il-formola tad-Dieċmi u Offerti Oħra. Huma jirreġistraw kull donazzjoni kif suppost. Jekk il-fondi u l-ammont miktub ikunu differenti, jikkuntattjaw lid-donatur mill-aktar fiss possibbli biex isolvu d-diskrepanza.

34.5.4

Niddepożitaw d-Dieċmi u Offerti Oħra

Depożitu għandu jiġi ppreparat wara li jiġi assigurat li l-ammonti reġistrati jaqblu mal-fondi rċevuti.

Meta bank ta’ depożitu ta’ 24 siegħa kuljum huwa disponibbli, membru tal-veskovat u ieħor li jħaddan is-Saċerdozju ta’ Melkisedek jiddepożitaw il-fondi fil-bank fl-istess ġurnata li l-fondi jkunu miftuħa u verifikati.

Fejn bank ta’ depożitu ta’ 24 siegħa kuljum mhux disponibbli u l-bank ikun magħluq il-Ħadd, l-isqof jagħżel wieħed li jħaddan is-Saċerdozju ta’ Melkisedek biex jagħmel depożitu l-ġurnata ta’ xogħol li jkun imiss. Hu għandu:

• Jassigura li l-fondi jiġu miżmuma b’mod sigur sakemm dawn jiġu depożitati.

• Jingħata rċevuta tad-depożitu li turi d-data u l-ammont tad-depożitu.

34.5.5

Nissalvagwardjaw Fondi tal-Knisja

Membri li huma responsabbli għall-fondi tal-Knisja m’għandhom qatt jitilquhom fid-dar tal-laqgħat matul il-lejl jew iħalluhom hemm f’xi ħin waħedhom, bħal per eżempju matul il-laqgħat jew l-attivitajiet.

34.5.7

Nimmaniġjaw Pagamenti tal-Wited u l-Qasam

L-ebda spejjeż tal-wited jew tal-qasam ma jistgħu jiġu magħmula jew imħallsa mingħajr l-awtorizzazzjoni tal-uffiċjal li jippresedi.

Żewġ mexxejja awtorizzati jridu japprovaw kull pagament. Wieħed minnhom irid ikun membru tal-presidenza tal-wited jew tal-veskovat. Għalkemm il-konsulenti jistgħu jkunu awtorizzati biex japprovaw pagamenti, il-president tal-wited jew l-isqof irid jirrevedi kull pagament. Il-mexxejja m’għandhomx japprovaw pagament għalihom infushom.

L-approvazzjoni bil-miktub tal-president tal-wited hija meħtieġa qabel isqof ikun jista’ juża offerti tas-sawm jew qabel japprova ordni għalih innifsu jew għal familja tiegħu. L-approvazzjoni bil-miktub mingħand membru tal-Presidenza Reġjonali hija meħtieġa qabel isqof ikun jista’ juża offerti tas-sawm jew qabel japprova ordni għall-president tal-wited jew għall-familja tiegħu. Ara 22.5.1.2 għal-lingji gwida.

Membru li jistaqsi għal rimborż jipprovdi kopja fiżika jew elettronika tal-irċevuti jew kontijiet. L-individwu jinkludi wkoll ir-raġuni, l-ammont, u d-data tal-bejgħ.

Jekk il-fondi jiġu avvanzati, il-membru jissottometti l-formola tat-talba għall-pagament, billi jagħmel nota tal-għan, ammont, u data. Wara li l-ispiża tiġi mħallsa, il-membru mbagħad (1) jipprovdi rċevuti jew kontijiet għall-fondi minfuqa u (2) jirritorna xi fondi li ma ntefqux. Fondi li jiġu ritornati għandhom ikunu depożitati mill-ġdid.

34.5.9

Inżommu Reġistri Finanzjarji

Kull wited u qasam għandhom iżommu reġistri finanzjarji kurrenti u preċiżi.

Għal infomazzjoni dwar l-użu u ż-żamma tar-reġistri u rapporti, l-iskrivani għandhom jirreferu għal istruzzjonijiet mingħand il-kwartieri ewlenin tal-Knisja jew mingħand l-uffiċċju reġjonali. Reġistri finanzjarji għandhom jinżammu minn tal-inqas għal tliet snin apparti s-sena kurrenti.

34.6

Baġit u Infiq

Il-programm tal-allokazzjoni ta’ baġit jipprovdi l-fondi ġenerali tal-Knisja biex jitħallsu l-attivitajiet u l-programmi tal-wited u tal-qasam.

Ħafna mill-attivitajiet għandhom ikunu sempliċi u jkollhom infiq baxx jew xejn.

34.6.1

Baġits tal-Wited u l-Qasam

Kull wited u qasam jipprepara u jopera fuq baġit annwali. Il-president tal-wited jieħu ħsieb il-baġit tal-wited, u l-isqof jieħu ħsieb il-baġit tal-qasam.

Il-linji gwida huma mniżżla hawn taħt:

• Irrevedi l-ammonti minfuqa matul is-sena ta’ qabel biex tassigura li l-ispejjeż rikurrenti jiġu kkunsidrati.

• Staqsi lill-organizzazzjonijiet biex jagħtu stima dettalljata tal-bżonnijiet tal-baġit tagħhom.

• Agħmel il-baġit billi tuża prattiċi approvati ta’ baġiting.

34.6.2

Allowance ta’ Baġit

34.6.2.1

Allokazzjoni ta’ Baġit

Fondi mill-baġit huma allokati għal kull tliet xhur ibbażati fuq l-attendenza fil-kategoriji li ġejjin:

• Laqgħa tas-sagrament

• Ġuvintur

• Tfajliet

• Tfal tal-Primarja minn 7–10 snin

• Adulti żgħażagħ single

Huwa importanti li tiġi rrapportata l-attendenza preċiża u fil-ħin (ara 33.5.1.1).

34.6.2.2

Użu Xieraq ta’ Baġit

Il-presidenti tal-wited u l-isqfijiet jassiguraw li l-allokazzjoni ta’ fondi għall-baġit tiġi minfuqa b’mod għaqli.

Il-fondi tal-baġits tal-wited u l-qasam għandhom jiġu użati għall-attivitajiet, programmi, manwali, u l-provvisti kollha.

34.6.2.3

Baġit żejjed

Fondi allokati għall-baġit żejjed m’għandhomx jintefqu. Fondi żejda tal-qasam għandhom jiġu ritornati lill-wited.

34.7

Awditjar

34.7.1

Kumitat tal-Awditjar tal-Wited

Il-president tal-wited japponta kumitat tal-awditjar tal-wited. Dan il-kumitat jassigura li l-finanzi tal-wited u tal-qasam jiġu ttrattati skont il-polisi tal-Knisja.

34.7.3

L-Awditjar Finanzjarju

L-awdituri tal-wited jagħmlu l-awditjar tar-reġistri finanzjarji tal-wited, tal-qasam, u taċ-ċentri tal-istorja tal-familja darbtejn fis-sena.

L-uffiċjal tal-unit li jippresedi u l-iskrivan assenjat għall-finanzi għandu jkun disponibbli biex iwieġeb mistoqsijiet matul l-awditjar.

34.7.5

Telf, Serq, jew Miżapproprjazzjoni tal-Fondi tal-Knisja

Il-president tal-wited jew iċ-chairman tal-kumitat tal-awditjar tal-wited għandu jiġi notifikat immedjatament jekk:

• Il-fondi tal-Knisja ġew mitlufa jew misruqa.

• Mexxej ikollu fondi tal-Knisja misapproprijati jew mhux f’posthom.