33.

Бүртгэл ба тайлан

33.0

Оршил

Энэ бүлэг дэх журмууд нь Удирдагч, бичиг хэргийн ажилтны мэдээллийн сан (УБХАМС), Member Tools, Тойргийн лавлах ба газрын зураг зэрэг Сүмийн бүртгэл хөтлөлтийн цахим хэрэгслүүдийг ашигладаг нэгжүүдэд ерөнхийдөө хамаарна. Эдгээр хэрэгсэлд нэвтэрч чаддаггүй нэгжүүд Глобал үйлчлэлийн албатай эсвэл бүсийн албатай хамт ажиллах хэрэгтэй.

Бүртгэл хөтлөх нь Их Эзэний Сүмд үргэлж чухал байсаар ирсэн. Жишээлбэл:

Адам “дурсамжийн ном” (Мосе 6:5) хөтөлдөг байсан.

Христийн сүмд баптисм хүртсэн хүмүүсийн нэрийг “Бурханы сайн үгээр дурсагдан мөн тэжээгдэхийн учир” (Моронай 6:4) тэмдэглэдэг байсан хэмээн Моронай заажээ.

“Их Эзэний өмнө … үнэнээр цэдэг хөтлөгч байхын тулд” (Сургаал ба гэрээ 128:2) тойрог болгонд цэдэг хөтлөгч дуудах хэрэгтэй хэмээн Иосеф Смит заасан.

33.1

Сүмийн бүртгэлийн тухай

Сүмийн бүртгэл нь ариун нандин юм. Үүн дээрх мэдээлэл нь хувийн мэдээлэл агуулдаг бөгөөд үүнийг хамгаалах ёстой. Сүмийн бүртгэлийн систем нь дуудлагаас хамааран гишүүнчлэлийн мэдээлэлд нэвтрэх эрх олгодог. Зөвхөн зөвшөөрсөн хүмүүст нэвтрэх эрх олгох ёстой. Тэд энэхүү мэдээллийг зөвхөн дуудлагынхаа хүрээнд тодорхой зорилгоор ашиглах ёстой (33.8-ыг үзнэ үү).

Бүртгэл нь удирдагчдад дараах байдлаар тусалдаг. Үүнд:

• Хэнд онцгой тусламж хэрэгтэй байгааг тодорхойлох

• Хувь хүн аль ёслолыг хүлээн авсан эсвэл хүлээн авах хэрэгтэйг тодорхойл.

• Гишүүдийн байршлыг олох

Сүмийн нэгжүүдэд дараах төрлийн бүртгэлүүдийг хөтөлдөг. Үүнд:

• Гишүүдийн ирцийн тайлан (33.5-ыг үзнэ үү)

• Гишүүнчлэлийн бүртгэл (33.6-г үзнэ үү)

• Түүхэн баримт бүртгэл (33.7-г үзнэ үү)

• Санхүүгийн бүртгэл (34-р бүлгийг үзнэ үү)

33.2

Бичиг хэргийн ажилтанд өгөх ерөнхий удирдамж

Бүх бичиг хэргийн ажилтан:

• Ариун сүмийн хүчинтэй зөвшөөрлийн бичигтэй,

• Бүртгэлийг нарийн нямбай хөтөлдөг,

• Чадварлаг багш, зохион байгуулагч байх ёстой.

Бичиг хэргийн ажилтнууд одоогийн бодлого журмыг нягт баримтлан Сүмийн санг хамгаалж, Сүмийн бүртгэл үнэн зөв байхад анхаарна. Бичиг хэргийн ажилтнууд аливаа зөрчлийн талаар санваарын удирдагчдад цаг алдалгүй мэдэгдэнэ. Хэрэв зөрчлийг засахад төвөг учирвал бичиг хэргийн ажилтан Сүмийн удирдах газар дахь Нууцлалын бүртгэлийн албатай холбоо барих хэрэгтэй. Холбоо барих мэдээллийг доор харуулав.

Утас: 1-801-240-2053, 1-800-453-3860, дотуур утасны 2-2053

Үнэ төлбөргүй дугаар (GSD Утсаар): 855-537-4357

Э-мэйл: [e-mail]

Бичиг хэргийн ажилтны үйлчлэх хугацаа нь үүрэгт ажлаа сурч мэдэх, тасралтгүй байдлыг хангахад хангалттай байх ёстой (30.5-ыг үзнэ үү). Тэд гадасны ерөнхийлөгчийн эсвэл бишопын зөвлөлийн гишүүд биш учраас гадасны ерөнхийлөгчийн болон бишопын зөвлөлийг өөрчлөгдөн зохион байгуулагдахад тэднийг чөлөөлөх шаардлагагүй.

33.3

Гадасны бүртгэл ба тайлан

33.3.1

Гадасны ерөнхийлөгчийн зөвлөл

Гадасны ерөнхийлөгч гадасны бүртгэл хөтлөлтөд хяналт тавина. Энэ ажлын ихэнх хэсгийг тэрээр зөвлөх, бичиг хэргийн ажилтнууддаа даалгаж болно.

33.3.2

Гадасны бичиг хэргийн ажилтан

Гадас бүрд шаардлагад нийцсэн, ажил хэрэгч бичиг хэргийн ажилтан байх ёстой. Түүнийг гадасны ерөнхийлөгчийн зөвлөлийн нэг гишүүн дуудаж, онцгойлон адисална. Тэр Мелкизедек санваартай, ариун сүмийн хүчинтэй зөвшөөрлийн бичигтэй байх ёстой. Тэрээр гадасны зөвлөлийн гишүүн байна. Тэр 29.3-т заасны дагуу гадасны хурал цуглаанд оролцоно.

Гадасны ерөнхийлөгчийн зөвлөл гадасны бичиг хэргийн ажилтанд зааварлах бөгөөд тэрээр тэдний удирдлага доор ажиллана. Гадасны бичиг хэргийн туслах ажилтнуудыг туслуулахаар дуудаж болно (33.3.3-ыг үзнэ үү).

33.3.2.1

Бүртгэл хөтлөх үүрэг хариуцлага

Гадасны бичиг хэргийн ажилтан эсвэл томилогдсон туслах бичиг хэргийн ажилтан дараах үүрэг хариуцлагыг хүлээнэ. Үүнд:

• Гадасны ерөнхийлөгчийн зөвлөлд удирдлагын ажлаа гүйцэтгэхэд нь дэмжлэг үзүүлнэ.

• Тэрээр гадасны удирдлагын хурал дээр өгсөн үүрэг даалгавар, гapгacaн шийдвэрийн тухай тэмдэглэл хөтөлнө.

• Бүртгэл, тайлан нь үнэн зөв бөгөөд хугацаандаа хийгдэж байхад анхаарна.

Гадасны бичиг хэргийн ажилтан Сүмийн бүртгэл хөтлөх хэрэгслүүдийг ашиглаж сурах шаардлагатай (33.0-ийг үзнэ үү). Тэрээр эдгээр хэрэгслийг ашиглан удирдагчдад дараах зүйлсийг тодорхойлоход тусална. Үүнд:

• Гишүүдийн болон байгууллагуудын хэрэгцээ

• Санхүү, бусад эх сурвалжийн бэлэн байдал

• Гадасны чиг хандлага ба давуу болон сул тал

Бүртгэл хөтлөлттэй холбоотой бусад үүрэг хариуцлага:

• Мелкизедек санваарын томилгоог зохих ёсоор, цаг алдалгүй бүртгэхэд анхаарах

• Ариун сүмийн зөвшөөрлийн бичгүүдийг идэвхжүүлэх

• Гадасны чуулганд зориулан Дэмжүүлэн батлуулах албан тушаалтны маягт-ыг болон Гадасны чуулганы тайланг бэлтгэх

• Гадасны гишүүнчлэлийн зөвлөлийн хурлын тэмдэглэлийг хөтлөх (32.9.6-г үзнэ үү);

• Санхүүгийн бүртгэлүүдийг хөтлөх (34.1.2-ыг үзнэ үү).

• Нэгжийн түүх хөтлөхөд зориулж түүхүүдийг цуглуулах ажлыг зохион байгуулах, зохицуулах. Гадасны түүхийн мэргэжилтнийг туслуулахаар дуудаж болно. (33.7.1-ийг үзнэ үү.)

33.3.2.2

Тойргийн бүртгэл, тайланд хяналт тавих

Гадасны бичиг хэргийн ажилтан шинээр дуудагдсан тойргийн бичиг хэргийн ажилтан бүртэй дуудагдсан даруйд уулзаж ярилцана. Тэрээр тойргийн бичиг хэргийн ажилтнуудтай шаардлага гарах бүрд уулзах бөгөөд энэ нь жилд дор хаяж хоёроос багагүй байна. Эдгээр уулзалтыг дараах ажлын гүйцэтгэлд хяналт тавихаар хийнэ. Үүнд:

• Аравны нэг болон бусад санхүүгийн тайлан бүртгэл зохих ёсоор тэмдэглэгдсэн эсэх (34.1.2 ба 34.2.2-ыг үзнэ үү)

• Гишүүнчлэлийн бүртгэлүүдийг цаг тухайд нь алдаа мадаггүй шинэчилсэн эсэх

• Адислал, баптисм, гишүүний баталгаа, санваарын томилгооны гэрчилгээг тойргийн гишүүдэд өгсөн байх;

• Хагас жил тутмын гишүүнчлэлийн бүртгэлийн аудит хийгдсэн, аудитаар илэрсэн зөрчлүүдийг даруй залруулсан эсэх (33.6.19-ийг үзнэ үү)

• Тойргийн бичиг хэргийн ажилтнууд нэгжийн түүх хөтлөхөд зориулан түүхүүдийг цуглуулах ажлыг зохион байгуулж, зохицуулна. Хэрэв тойргийн түүхийн мэргэжилтнүүд дуудагдсан бол тэд тусалдаг. (33.7.1-ийг үзнэ үү.)

33.3.2.3

Аудит

33.6.19 ба 34.7-г үзнэ үү.

33.3.2.4

Гадасны түүхэн баримт бүртгэл

33.7-г үзнэ үү.

33.3.3

Гадасны туслах бичиг хэргийн ажилтан

Гадасны ерөнхийлөгч эсвэл томилогдсон зөвлөх шаардлагатай бол нэг ба түүнээс олон гадасны бичиг хэргийн туслах ажилтныг дуудан, адисалж болно. Эдгээр ах ариун сүмийн хүчинтэй зөвшөөрлийн бичигтэй, Мелкизедек санваартнууд байх ёстой. Тэд гадасны ерөнхийлөгчийн зөвлөл, гадасны бичиг хэргийн ажилтны удирдлага доор ажиллана.

Хэрэв шаардлагатай бол, дараах дуудлагуудад бичиг хэргийн ажилтны нэг нэг туслах дуудаж болно. Үүнд:

• Гадасны бичиг хэргийн туслах ажилтан

• Гадасны санхүү хариуцсан туслах бичиг хэргийн ажилтан (34.1.2-ыг үзнэ үү)

• Гадасны гишүүнчлэл хариуцсан туслах бичиг хэргийн ажилтан (33.5, 33.6-г үзнэ үү)

33.4

Тойргийн бүртгэл ба тайлан

33.4.1

Бишопын зөвлөл

Бишоп тойргийн бүртгэл хөтлөлтөд хяналт тавина. Тэрээр энэ ажлын ихэнх хэсгийг зөвлөх, бичиг хэргийн ажилтнууддаа даалгаж болно.

33.4.2

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан

Тойрог бүр шаардлага хангасан, ажил хэрэгч тойргийн бичиг хэргийн ажилтантай байх ёстой. Бишопын зөвлөл нэр дэвшүүлж, гадасны ерөнхийлөгчийн зөвлөлийн гишүүн эсвэл томилогдсон дээд зөвлөлийн гишүүн түүнийг дуудаж, онцгойлон адисална. Тэр Мелкизедек санваартай, ариун сүмийн хүчинтэй зөвшөөрлийн бичигтэй байх ёстой. Тэрээр тойргийн зөвлөлийн гишүүн байна. Тэр 29.3-т заасны дагуу тойргийн хурал цуглаанд оролцоно.

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан бишопын зөвлөлийн удирдлага доор үйлчилнэ. Тойргийн туслах бичиг хэргийн ажилтныг туслуулахаар дуудаж болно (33.4.3-ыг үзнэ үү).

33.4.2.1

Бүртгэл хөтлөх үүрэг хариуцлага

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан эсвэл томилогдсон туслах бичиг хэргийн ажилтан дараах үүрэг хариуцлагыг хүлээнэ. Үүнд:

• Бишопын зөвлөлийн удирдлагын ажилд дэмжлэг үзүүлнэ.

• Тойргийн удирдлагын хурал дээр өгсөн үүрэг даалгавар, гapгacaн шийдвэрийн тухай тэмдэглэл хөтөлнө.

• Бүртгэл, тайлан нь үнэн зөв бөгөөд хугацаандаа хийгдэж байхад анхаарна.

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан Сүмийн бүртгэл хөтлөх хэрэгслүүдийг ашиглаж сурсан байх шаардлагатай (33.0-ийг үзнэ үү). Тэрээр эдгээр хэрэгслийг ашиглан удирдагчдад дараах зүйлсийг тодорхойлоход тусална. Үүнд:

• Гишүүдийн болон байгууллагуудын хэрэгцээ

• Санхүү, бусад эх сурвалжийн бэлэн байдал

• Тойргийн чиг хандлага, давуу болон сул тал

Гишүүдийн оролцооны тайланг нэгтгэх үедээ бичиг хэргийн ажилтан жижиг асуудлуудыг нарийн бичгүүдтэй хамтарч шийдвэрлэнэ.

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан гишүүдийг өөрсдийнхөө гишүүнчлэлийн мэдээлэл дэх аливаа алдааг мэдэгддэг байхыг уриална.

Бүртгэл хөтлөлттэй холбоотой бусад үүрэг хариуцлага:

• Ёслолуудыг зөв бөгөөд цаг тухайд нь бүртгэхэд анхаарна.

• Тойргийн чуулганд зориулж Дэмжүүлэн батлуулах албан тушаалтны маягт-ыг бэлтгэнэ.

• Тойргийн гишүүнчлэлийн зөвлөлийн хурлын тэмдэглэлийг хөтөлнө (32.9.6-г үзнэ үү).

• Санхүүгийн бүртгэлүүдийг хөтөлнө (34.2.2-ыг үзнэ үү).

33.4.2.2

Бичиг хэргийн ажилтан, нарийн бичгүүдэд зааварчлах

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан нь тойргийн бичиг хэргийн ажилтны туслахуудад мөн чуулгын болон байгууллагын нарийн бичгүүдэд зааварчилна.

Дээрх зааварчилгаа дараах нөхцөл байдалд онцгой чухал. Үүнд:

• Тойргийн бичиг хэргийн ажилтны туслах, чуулгын болон байгууллагын нарийн бичгийг шинээр дуудахад

• Сүмийн бүртгэл хөтлөх хэрэгсэл шинээр гарсан эсвэл шинэчлэгдсэн үед

• Бүртгэлийг зүй ёсоор хөтлөөгүй үед зэрэг юм.

33.4.2.3

Тойргийн түүхэн баримт бүртгэл

33.7-г үзнэ үү.

33.4.3

Тойргийн туслах бичиг хэргийн ажилтан

Шаардлагатай бол тойргийн туслах бичиг хэргийн ажилтнуудыг дуудаж болно. Тэдний нэрсийг бишопын зөвлөл дэвшүүлж, гадасны ерөнхийлөгчийн эсвэл томилогдсон дээд зөвлөлийн гишүүн дуудаж, онцгойлон адисална. Эдгээр ах Мелкизедек эсвэл Аароны санваартай байх хэрэгтэй. Тэд мөн ариун сүмийн хүчинтэй зөвшөөрлийн бичигтэй байх ёстой. Тойргийн туслах бичиг хэргийн ажилтан санхүү хариуцахаар томилогдсон бол Мелкизедек санваартай байх ёстой. Тойргийн туслах бичиг хэргийн ажилтан бишопын зөвлөл, тойргийн бичиг хэргийн ажилтны удирдлага доор ажиллана.

Хэрэв шаардлагатай бол, дараах дуудлагуудад бичиг хэргийн ажилтны нэг нэг туслах дуудаж болно. Үүнд:

• Тойргийн бичиг хэргийн туслах ажилтан

• Тойргийн санхүү хариуцсан туслах бичиг хэргийн ажилтан (34.2.2-ыг үзнэ үү)

• Гишүүнчлэл хариуцсан тойргийн туслах бичиг хэргийн ажилтан (33.5, 33.6-г үзнэ үү)

33.4.4

Санваарын болон байгууллагын удирдагч

Чуулгын болон байгууллагуудын удирдагчид өөрсдийн байгууллагын бүртгэл хөтлөлтөд хяналт тавьдаг. Тэд энэ ажлын нэлээд хэсгийг нарийн бичгүүддээ даалгаж болно. Тэд бүртгэл, тайлан нь үнэн зөв бөгөөд хугацаандаа хийгдэж байхад анхаарна.

33.5

Гишүүдийн оролцооны тайлан

Гишүүдийн оролцооны тайлан нь гишүүдийн өсөлт хөгжил, хэрэгцээнд анхаарлаа хандуулахад удирдагчдад тусалдаг. Эдгээр тайланг хэвлэхийн оронд аль болох цахимаар хянах нь зүйтэй. Хэрэв тайланг хэвлэх шаардлагатай бол үүнийг гишүүний хувийн мэдээллийг хүндэтгэж, орон нутгийн хувийн мэдээллийг хамгаалах хуулийг дагаж, болгоомжтой хянаж гүйцэтгэх хэрэгтэй.

33.5.1

Тайлангийн төрөл

33.5.1.1

Ирцийн тайлан

Ариун ёслолын цуглаанд мөн Ням гаргийн санваарын болон байгууллагын хурал цуглаанд оролцсон ирцийг УБХАМС эсвэл Member Tools ашиглан цахимаар бүртгэнэ.

Ариун ёслолын цуглаан. Ариун ёслолын цуглааны ирцийг долоо хоног бүр тойргийн бичиг хэргийн ажилтан эсвэл түүний туслах бүртгэнэ. Ирцэд биеэр эсвэл шууд дамжуулалтаар оролцож байгаа гишүүдийг мөн зочдыг оруулна. Өөр үүрэгт ажилтай эсвэл өөр тойргийн цуглаанд оролцож байгаа учраас ирж чадаагүй тойргийн гишүүдийг очсон тойрогт нь бүртгэнэ.

Чуулгын болон байгууллагуудын ням гаргийн цуглаан. Ирцийг долоо хоног бүр чуулга, байгууллагын нарийн бичгүүд болон зөвлөгчид бүртгэнэ. Өсвөр үеийн удирдагчид бас ирц бүртгэхэд тусалж болно. Ирцэд биеэр эсвэл шууд дамжуулалтаар оролцож байгаа гишүүдийг, бас зочдыг оруулна. Тойрог дотроо Хүүхдийн хэсэгт эсвэл өсвөр үеийн удирдагчаар үйлчилж байгаа гишүүдийг оролцсоноор бүртгэнэ. Өөр тойргийн цуглаанд оролцож байгаа гишүүдийг очсон тойрогт нь бүртгэнэ.

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан аль ч байгууллагын өмнөөс ирцийг бүртгэж болно.

33.5.1.2

Тохинууллын ярилцлагын тайлан

21.3-ыг үзнэ үү.

33.5.1.3

Улирлын тайлан

Тайлан дахь тоо бүр онцгой хэрэгцээ бүхий бодит хүнийг төлөөлдөг (Хиламан 15:13-ыг үзнэ үү). Удирдагчид хэнд тэдний тусламж хэрэгтэй байгааг тунгааж бодож байхдаа Их Эзэнээс удирдамж эрэлхийлдэг.

Удирдагчдыг тохинууллын ажлынхаа талаар удирдамж эрэлхийлэх үед тэдэнд хэрэг болж болох тустай мэдээлэл Улирлын тайлан-д байдаг. Энэхүү тайланг Member Tools ба УБХАМС дээрээс харж болно.

Гадас, тойргийн удирдагчид Улирлын тайланг тогтмол үзэж, хувь хүмүүсийн өсөлтийг хянана. Уг тайланд тусгадаг мэдээлэл:

• Хишиг хүртсэн гишүүдийн болон өсвөр үеийнхний ариун сүмийн зөвшөөрлийн бичгийн төлөв

• Номлолд үйлчилж байгаа болон үйлчилсэн 18–25 насны эрэгтэйчүүд

• Тохинууллын ярилцлагуудын төлөв (21.3-ыг үзнэ үү)

• Мелкизедек санваар хүлээн авахаар бэлтгэхэд нь дэмжих шаардлагатай, ахлагч болох боломжтой ах нар

• Хүүхэд, өсвөр үе, ганц бие залуучууд, насанд хүрэгчдийн Ням гаргийн цугларалтын ирц (33.5.1.1-ийг үзнэ үү)

• Сүүлийн 12 сард баптисм хүртэж, гишүүнээр батлуулсан шинэ гишүүдийн өсөлт

Бүх төрлийн ирц болон тохинууллын ярилцлагыг Member Tools эсвэл УБХАМС дээр бүртгэдэг. Энэхүү мэдээлэл нь Улирлын тайлангийн харгалзах хэсгийг автоматаар бөглөдөг.

Тойрог бүр Улирлын тайланг бөглөж, Сүмийн удирдах газарт илгээнэ. Бичиг хэргийн ажилтан тайланг бишопын хамт шалгаж, улирал бүрийн эцэст, дараа сарын 15 гэхэд илгээнэ.

Гадасны ерөнхийлөгчийн зөвлөл тойрог бүрийн Улирлын тайланг хянаж болно. Энэ нь тэдэнд өсөлтийг хянаж, хаана дэмжлэг, зааварчилгаа шаардлагатай байгааг мэдэхэд тусалдаг. Түүнчлэн гадасны зөвлөлийн гишүүд Улирлын тайлан бүрийг харах боломжтой.

33.5.2

Гишүүнчлэлийн жагсаалт

Сүмийн бүртгэл хөтлөлтийн хэрэгслүүд удирдагчдад гишүүнчлэлийн жагсаалтыг үзэх боломжийг өгдөг. Эдгээр жагсаалт нь удирдагчдад дараах зүйлсийг тодорхойлоход тусална. Үүнд:

• Ямар гишүүд хүлээн авах боломжтой байгаа ёслолуудаа аваагүй байгаа

• Ямар залуу эрэгтэй эсвэл залуу эмэгтэй номлолд үйлчлэх боломжтой

• Өсвөр үеийн хүүхдүүдийн хэн нь хүчинтэй ариун сүмийн зөвшөөрлийн бичиггүй байгаа

• Өсвөр үеийн хүүхдүүдийн хэн нь бишопын зөвлөлийн гишүүнтэй ярилцлага товлох шаардлагатай байгаа зэрэг юм.

Чуулгын болон байгууллагын удирдагчид өөрсдийн чуулга эсвэл бүлэгт харьяалагддаг хүмүүсийн жагсаалтыг үзэх эрхтэй байх ёстой.

33.6

Гишүүнчлэлийн бүртгэл

Гишүүнчлэлийн бүртгэлд гишүүдийн нэр, холбоо барих мэдээлэл, ёслолын нарийн ширийн мэдээлэл, бусад чухал мэдээлэл орно. Тойрогт хил хязгаарынх нь дотор оршин суудаг гишүүн бүрийн гишүүнчлэлийн бүртгэл байх ёстой.

Гишүүнчлэлийн бүртгэлийг тухайн гишүүний амьдардаг тойрогт хадгалах ёстой. Цөөн тооны онцгой тохиолдолд, холбогдох бишоп, гадасны ерөнхийлөгчөөс зөвшөөрөл авсан байх шаардлагатай. Онцгой хүсэлтийг гадасны ерөнхийлөгч УБХАМС ашиглан Тэргүүн зөвлөлийн албанд явуулна.

Гишүүнчлэлийн бүртгэл нь Сүмийн үндсэн бүртгэлд ёслолуудыг болон бусад албан ёсны арга хэмжээг бүртгэдэг цорын ганц хэрэгсэл юм. Ийм учраас бишоп нь бичиг хэргийн ажилтнууд бүртгэлийг алдаа мадаггүй хөтөлж байгаад анхаарна. Тэр түүнчлэн бичиг хэргийн ажилтнууд УБХАМС ашиглан мэдээллийг шинэчилж байгаа эсэхэд анхаарна. Дараах зүйлсийг нэн даруй хийх нь маш чухал. Үүнд:

• Ёслолын мэдээллийг бүртгэх

• Тойргоос нүүж явсан эсвэл нүүж ирсэн гишүүдийн бүртгэлийг шилжүүлэх

• Шинэ гишүүдэд болон гишүүн эцэг эхээс төрсөн хүүхдэд бүртгэл үүсгэх

• Гишүүний нас барсныг бүртгэх

• Гэрлэлтийн болон ам бүлийн мэдээллийг бүртгэх

Гадасны ерөнхийлөгч эсвэл бишоп нь дараах зүйлсийг хүлээн авахын тулд ярилцах ярилцлагуудын өмнө, тухайн гишүүний бүртгэл харгалзах тойрогтоо байгаа эсэхэд анхаарна. Үүнд:

• Сүмийн дуудлага

• Ариун сүмийн зөвшөөрлийн бичиг

• Мелкизедек санваар эсвэл энэхүү санваарын албаны томилгоо

Тэрээр түүнчлэн гишүүний бүртгэлд дараах зүйлс байхгүй байхад анхаарна. Үүнд:

• Тэмдэглэгээ

• Лацдан холбох эсвэл ёслол гүйцэтгэх хязгаарлалтын талаарх мэдэгдэл

• Албан ёсны гишүүнчлэлийн хязгаарлалт

Заримдаа гишүүн тухайн тойрогтоо тасралтгүй нэг жил оршин суугаагүй байдаг. Энэ тохиолдолд бишоп эсвэл томилогдсон зөвлөх ариун сүмийн зөвшөөрлийн бичиг олгох эсвэл Мелкизедек санваарын албанд томилох санал оруулах ярилцлагаас өмнө өмнөх бишоптой нь холбогдоно. Зохистой байдалтай холбоотой, авч үзвэл зохих аливаа асуудал байгааг нь асуух зорилгоор ийн холбогдоно. Хэрвээ зөвлөх хувийн нууц мэдээлэл байгааг мэдвэл яриагаа өндөрлөнө. Тэр бишопдоо ярилцлагын өмнө өмнөх бишоптой нь холбоо барих шаардлагатайг мэдээлнэ.

Ямар ч нөхцөлд гишүүнчлэлийн бүртгэлийг бишопоос эсвэл бичиг хэргийн ажилтнаас өөр хүнд өгч эсвэл харуулж болохгүй.

Гишүүд өөрсдийн болон гэрт нь амьдардаг, насанд хүрээгүй хүүхдүүдийнхээ гишүүнчлэлийн мэдээллийг Member Tools апп ашиглан харж болно. Тэд түүнчлэн Хувийн ёслолын хураангуй хуудасны хувийг хэвлэж өгөхийг бичиг хэргийн ажилтнаас хүсэж болно. Хэрэв алдаа илэрвэл бичиг хэргийн ажилтан үүнийг гишүүнчлэлийн бүртгэл дээр залруулна.

Гишүүнчлэлийн бүртгэлийг хэрхэн үүсгэх тухай заавар УБХАМС дээр байдаг.

Удирдагчид энэ хэсэгт дурдаагүй нөхцөл байдлын талаар Глобал үйлчлэлийн албатай эсвэл бүсийн албатай холбоо барина.

33.6.1

Сүмийн бүртгэлд хэрэглэгддэг нэрс

Улс орны хуулиар эсвэл ёс заншлаар тогтоосон тухайн хүний хууль ёсны овог нэрийг гишүүнчлэлийн бүртгэлд болон ёслолын гэрчилгээн дээр бичих ёстой.

33.6.2

Бүртгэлтэй гишүүд

Дараах хүмүүс бүртгэлтэй гишүүд бөгөөд гишүүнчлэлийн бүртгэлтэй байх ёстой. Тухайлбал:

• Баптисм хүртсэн бөгөөд гишүүнээр батлуулсан хүмүүс

• Нэрийн адислал авсан боловч баптисм хүртээгүй байгаа 9-өөс доош насны хүүхдүүд

• Нас харгалзахгүйгээр, оюуны тусгай хэрэгцээтэйн улмаас хариуцлага хүлээх чадваргүй хүмүүс

• Дараах хоёр нөхцөл зэрэг бүрдсэн, 9-өөс доош насны, нэрийн адислал аваагүй хүүхдүүд. Үүнд:

  • Эцэг, эх эсвэл эмээ, өвөөгийн аль нэг нь Сүмийн гишүүн.

  • Эцэг эх нь хоёул хүүхдээ Сүмд бүртгэл үүсгүүлэхийг зөвшөөрсөн. (Хэрэв эцэг, эх хоёрын аль нэг нь уг хүүхдийн хууль ёсны асран хамгаалагч бол түүний зөвшөөрөл байхад хангалттай.)

9 ба түүнээс дээш настай, гишүүнчлэлийн бүртгэлтэй боловч баптисм хүртэж, гишүүнээр батлуулаагүй хүн бүртгэлтэй гишүүн биш. Гэвч тухайн хүний оршин суудаг тойрог түүнийг 18 нас хүртэл гишүүнчлэлийн бүртгэлийг нь хадгална. Тухайн үед уг хүн баптисм хүртэхгүй байхыг сонговол бишоп нь тухайн хүний гишүүнчлэлийн бүртгэлийг цуцална. Үүнд гадасны ерөнхийлөгчийн зөвшөөрөл хэрэгтэй.

Өөрөө эсвэл хууль ёсны асран хамгаалагч, эцэг эх нь хүсэлт гаргаагүй л бол оюуны тусгай хэрэгцээтэйн улмаас баптисм хүртээгүй хүмүүсийн бүртгэлийг цуцалдаггүй.

33.6.3

Тойргийн шинэ ба шилжиж ирсэн гишүүдийн бүртгэл

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан эсвэл туслах бичиг хэргийн ажилтан тухайн тойрогт шинэ гишүүдийн бүртгэл ирсний дараа тэр даруй Хувь хүний ёслолуудын хураангуй мэдээллийн үнэн зөвийг шалгахаар тэдэнтэй холбоо барина.

Шилжиж ирсэн гишүүдийн бүртгэлийг хүлээн авсны дараа эсвэл шинэ гишүүдийг баптисм хүртэж, гишүүнээр батлуулсны дараа нэгжийн гишүүдэд танилцуулах талаар 29.2.1.1-ээс үзнэ үү.

33.6.4

Нүүсэн эсвэл гэрээсээ түр хугацаагаар хол амьдарч байгаа гишүүдийн бүртгэл

Тойргийн удирдагчид, тохинуулагч ах, эгч нар мөн бичиг хэргийн ажилтнууд гишүүнийг тойргоос шилжин нүүх гэж байгааг мэдмэгц тэдний шинэ хаягийг авна. Бичиг хэргийн ажилтан гишүүнийг шилжин нүүх үед гишүүнчлэлийг нь шинэ тойрог руу нь шилжүүлнэ. Бичиг хэргийн ажилтан түүнчлэн тойрогт нь шилжин нүүж ирсэн гишүүдийн бүртгэлийг өмнөх тойрог нь илгээгээгүй тохиолдолд хүсэлт гаргадаг.

Хэрэв бичиг хэргийн ажилтан гишүүнийг хаашаа шилжин нүүснийг олж тогтоож чадахгүй бол бүртгэлийг нь УБХАМС дахь Алга болсон гишүүдийг хайх жагсаалт руу шилжүүлнэ. Ахлагчийн чуулгын болон Халамжийн нийгэмлэгийн удирдагчид энэхүү тайланг тогтмол хянаж, боломжтой эх сурвалжуудыг ашиглан эдгээр гишүүнийг олохыг хичээдэг. Тойргийн зөвлөлийн бусад гишүүн эсвэл номлогчид тусалж болно.

Хэрэв гишүүний байршлыг олбол бичиг хэргийн ажилтан бүртгэлийг хаягийн дагуу шилжүүлдэг. Хэрэв хайж болох бүх аргыг ашиглан байршлыг тогтоож чадаагүй бол бичиг хэргийн ажилтан бишопын зөвшөөрлөөр бүртгэлийг Сүмийн удирдах газарт илгээнэ.

Алга болсон гишүүдийг хайх жагсаалтад байгаа бүртгэлүүд нь тойрогтоо хэвээр үлдэх боловч гишүүдийн жагсаалт, тайланд гарч ирэхгүй ба тойргийн статистикт орохгүй.

Тухайн хүн тойргоос гурван сараас илүү хугацаагаар шилжвэл бичиг хэргийн ажилтан гишүүнчлэлийн бүртгэлийг нь шинэ тойрогт шилжүүлнэ. Гэхдээ тухайн гишүүн гурван сараас илүү хугацаагаар улирлын чанартай түр хугацааны ажил эрхэлж, сургуульд явсны дараа эргэж ирэхээр төлөвлөж байгаа тохиолдолд бүртгэлийг шилжүүлэхгүй.

Хэрэв тухайн хүн тойргоосоо гурван сар хүрэхгүй хугацаагаар шилжин явж, эргэж ирэхээр төлөвлөж байгаа бол гишүүнчлэлийн бүртгэлийг тойрогт нь үлдээнэ.

Удирдагчид тухайн хүнийг хэр удаан хол байхыг мэдэхгүй бол уг гишүүний хэрэгцээнд хамгийн сайн тохирох тойрогт гишүүнчлэлийн бүртгэлийг байлгана.

33.6.5

Нэгжийн харьяа бус гишүүний бүртгэл

Хувь хүний бүртгэлийг нэг удаадаа зөвхөн нэг тойрогт хадгална. Зөвхөн тэр тойргийн бишоп гишүүнчлэлийн бүртгэлийг шинэчлэх, ёслолуудыг гүйцэтгэх, ярилцлагад хяналт тавих боломжтой.

Зарим нөхцөлд гишүүний нэр, холбоо барих мэдээллийг хоёрдогч тойрогт бүртгэх шаардлагатай байдаг (33.6.11, 33.6.13-аас жишээг үзнэ үү). Энэ тохиолдолд хоёрдогч тойргийн бичиг хэргийн ажилтан нэгжийн харьяа бус гишүүний бүртгэлийг үүсгэдэг. Тэр УБХАМС-г ашиглан энэхүү бүртгэлийг үүсгэдэг.

Нэгжийн харьяа бус бүртгэлтэй гишүүд тухайн нэгждээ дуудлага авч болно. Тэд мөн тойргийн лавлах ирцэд бичигддэг.

33.6.6

Орон нутгийн тойргоосоо гадна үйлчилж байгаа гишүүдийн бүртгэл

33.6.6.1

Сүмийн бусад ажил үүрэгтэй гишүүдийн бүртгэл

Хэрэв гишүүд орон нутгийн тойргоосоо гадуур Сүмийн ажил үүрэг гүйцэтгэж байгаа бол тэдний гишүүнчлэлийн болон санхүүгийн бүртгэлийг орон нутгийн тойрогт нь хадгалах ёстой. Хэрэв гишүүд гэр бүлийн хамт гурван сараас илүү хугацаагаар орон нутгийн тойргоосоо шилжвэл мөн хүүхдүүд нь хамт шилжиж байгаа бол тэдний гишүүнчлэлийн бүртгэлийг шинэ тойрогт нь шилжүүлнэ. (33.6.4-ийг үзнэ үү.)

33.6.6.2

Бүрэн цагийн номлогчдын бүртгэл

24.6.2.8-ыг үзнэ үү.

33.6.7

Ганц бие залуучуудын бүртгэл

18-30 насны ганц бие залуучууд тухайн байршилд нь ганц бие залуучуудын тойрог байгуулагдсан бол уг тойрогт эсвэл газарзүйн хувьд харьяалагдах тойргийнхоо гишүүн байх эсэхээ сонгож болно. Гишүүнчлэлийн бүртгэл нь тухайн хүний хамрагддаг тойрогт байна.

Дээрх зарчмууд нь ганц бие насанд хүрэгчдийн тойрогт хамрагдахыг сонгосон 31-45 насны ганц бие насанд хүрсэн гишүүдэд бас хамаатай.

Хэрэв ганц бие залуучууд уг тойрогт түр явах (жишээлбэл: сургуульд сурч байхдаа) бол гишүүнчлэлийн бүртгэлийг нь очдог тойрогт нь хадгална. Гишүүний зөвшөөрлөөр, гэр бүл нь амьдардаг тойргийн бичиг хэргийн ажилтан түүнд зориулан нэгжийн харьяа бус бүртгэл үүсгэж болох юм (33.6.5-ыг үзнэ үү).

33.6.8

Эмнэлэг, асрамжийн газруудад амьдардаг гишүүдийн бүртгэл

Эмнэлэгт эсвэл асрамжийн газруудад амьдардаг гишүүдийн бүртгэлийг тэдэнд хамгийн сайн үйлчилж чадах тойрогт нь хадгална. Ихэнх тохиолдолд энэ нь эмнэлэг эсвэл асрамжийн газар нутаг дэвсгэрт нь оршдог тойрог байна.

33.6.9

Цэргийн алба хааж буй гишүүдийн бүртгэл

Гишүүн цэргийн албанд татагдаж, сургалтад хамрагдаж байгаа үед түүнийг илүү урт хугацаагаар алба хаах анги нэгтгэлд томилогдон очих хүртэл гишүүнчлэлийн бүртгэлийг нь орон нутгийн тойрогт нь хадгална. Тэр үед уг гишүүн орон нутгийн тойрогтойгоо холбоо барьж, шинэ тойргийн нэр, хаягийг өгнө.

33.6.10

Оюуны тусгай хэрэгцээт гишүүдийн бүртгэл

Оюуны тусгай хэрэгцээт 8-аас дээш насны хүүхэд, түүний эцэг эх (боломжтой тохиолдолд), бишоп уг хүүхэд хариуцлага хүлээх чадвартай эсэхийг шийдэхээр хамтран зөвлөлдөнө. Уг хүнийг хариуцлага хүлээх чадваргүй хэмээн тодорхойлбол бишоп эсвэл бичиг хэргийн ажилтан түүний УБХАМС дахь гишүүнчлэлийн бүртгэлийн баптисм гэсэн хэсэгт “Хариуцлага хүлээх чадваргүй” гэж тэмдэглэнэ. Бүртгэлийг нь устгахгүй. Бүртгэл дээр нь хариуцлага хүлээх чадваргүй гэж тэмдэглэсэн гишүүдэд ёслолууд гүйцэтгэх хэрэггүй байдаг.

Заримдаа хувь хүн, түүний эцэг эх, мөн бишоп хожим нь хамтран хэлэлцсэний дүнд бүртгэл дээр нь “Хариуцлага хүлээх чадваргүй” гэсэн тэмдэглэлтэй хүнийг хариуцлага хүлээх чадвартай гэж үзэх тохиолдол гардаг. Энэ тохиолдолд бишоп эсвэл бичиг хэргийн ажилтан (бишопын зөвшөөрлөөр) “Хариуцлага хүлээх чадваргүй” гэсэн тэмдэглэлийг арилгаж болно. Нэмэлт мэдээллийг 38.2.4-өөс үзнэ үү.

33.6.11

Дүлий эсвэл сонсголын бэрхшээлтэй гишүүдийн бүртгэл

Дохионы хэл ашигладаг гишүүд, тэдний ойрын гэр бүл эсвэл хууль ёсны асран хамгаалагчид Сүмийн гишүүнчлэлээ дараах газруудаас сонгон байрлуулж болно. Үүнд:

• Тэдний орон нутгийн тойрог

• Хил хязгаар дотор нь амьдардаг дүлий, сонсголын тусгай хэрэгцээтэй гишүүдэд зориулсан тойрог

• Бүсийн эсвэл гадасны ерөнхийлөгчийн зааж өгсөн бүс дотор амьдардаг дүлий, сонсголын тусгай хэрэгцээтэй гишүүдэд зориулсан тойрог

Энэ тохиолдолд хувь хүний болон гэр бүлийн бүртгэл нь нэг нэгжид мөн өөр нэгжийн бүртгэлд Нэгжийн харьяа бус гишүүн гэсэн статустай байж болно. (33.6.5-ыг үзнэ үү.)

Дүлий эсвэл сонсгол муутай гишүүд газар нутгийн хувьд гишүүний харьяалагддаг газраас гадна байдаг, дүлий эсвэл сонсгол муутай гишүүдэд зориулсан тойрогт эсвэл бүлэгт цахимаар оролцож болно.

33.6.12

Үрчлэгдсэн хүүхдүүдийн бүртгэл

Хүүхдийн үрчлэлтийг эцэслэн шийдвэрлэсний дараа үрчилсэн хүүхдийн бүртгэлийг нээж, шинэчилж болно. Гишүүнчлэлийн бүртгэл дээрх нэр нь хүүхэд үрчлүүлсэн бичиг баримттай тохирч байх ёстой. Гагцхүү хүүхдийн үрчлэлтийг эцэслэн шийдвэрлэсний дараа л эцэг эхийнх нь бүртгэлийг шинэчилж болно.

33.6.13

Эцэг эх нь салсан хүүхдүүдийн бүртгэл

Гишүүнчлэлийн бүх бүртгэл дээр орон нутгийн хуулийн эсвэл зан заншлын дагуух хувь хүний хууль ёсны нэрийг ашиглана. Үүнд салсан эцэг эхийн хүүхдүүд бас багтана. Гишүүнчлэлийн бүртгэл дээрх хууль ёсны нэрийг адислалын болон санваарын ёслолын гэрчилгээн дээр мөн бичнэ.

Эцэг эх нь салсан хүүхдүүд ихэвчлэн эцэг эхийнхээ аль алиных нь тойрогт Сүмийн цуглаанд оролцдог. Хэдийгээр хүүхдийн гишүүнчлэлийн бүртгэлийг зөвхөн нэг нэгжид албан ёсоор байлгаж, шинэчилж болох ч хамрагддаг өөр тойрогт нь нэгжийн харьяа бус гишүүний бүртгэл үүсгэн ашиглаж болно (33.6.5-ыг үзнэ үү). Энэ нь хүүхдийн нэр, холбоо барих мэдээллийг тойргийн лавлах, ангийн бүртгэлд оруулах боломжийг олгодог.

Нэгжийн харьяа бус гишүүний бүртгэлтэй хүүхдүүд тухайн нэгжид дуудлага авч болно.

33.6.14

Тэмдэглэгээтэй бүртгэл

32.14.5-ыг үзнэ үү.

33.6.15

Гишүүнчлэлийн бүртгэлийг шилжүүлэхгүй байх хязгаарлалт

Хэрэв гишүүн албан ёсны гишүүнчлэлийн хязгаарлалт эсвэл өөр бусад ноцтой асуудалтай байхдаа шилжвэл бишоп эсвэл зөвшөөрөл авсан тойргийн бичиг хэргийн ажилтан гишүүнчлэлийн бүртгэл дээр нь шилжилт хөдөлгөөний хязгаарлалт тавьж болно. Тэр УБХАМС-г ашиглан үүнийг гүйцэтгэнэ.

Гишүүнчлэлийн бүртгэлийг шилжүүлэх хориг тавьсан санваарын удирдагч уг хоригийг цуцлах зөвшөөрөл өгөхөөс нааш бүртгэлийг шинэ нэгжид шилжүүлдэггүй.

33.6.16

“Хаяг нь тодорхой бус” хавтсан доторх бүртгэл

Гишүүнчлэлийн бүртгэл нь Сүмийн удирдах газрын “хаяг нь тодорхой бус” хавтсанд байсан гишүүд заримдаа олддог. Энэ бүртгэл дээр бишопын зөвлөл, чуулга, байгууллагын удирдагчдыг тухайн хүн дээр аль болох хурдан очиж, нөхөрлөхийг хүссэн зурвас байдаг.

33.6.17

Ёслолын мэдээллийг бүртгэх ба залруулах

18-р бүлгийг үзнэ үү.

33.6.18

Иргэний бүртгэл мэдээллийг бүртгэх, залруулах

33.6-г үзнэ үү.

33.6.19

Гишүүнчлэлийн бүртгэлийн аудит

Гадасны бичиг хэргийн ажилтан эсвэл гадасны бичиг хэргийн туслах ажилтан гишүүнчлэлийн бүртгэлийн аудит-ыг УБХАМС-г ашиглан тойрог бүр дээр жилд хоёр удаа явагдаж байгаа эсэхийг бататгана. Гадасны ерөнхийлөгч гишүүнчлэлийн бүртгэл хөтөлж байсан туршлагатай өөр хүмүүсийг эдгээр аудитад туслуулахаар дуудаж болно. Аудитыг жил бүрийн 6-р capын 15 ба 12-р сарын 15 гэхэд явуулж дуусгасан байх ёстой.

33.7

Түүхэн баримт бүртгэл

33.7.1

Гадас, тойргийн түүх

Их Эзэн Өөрийн Сүмийн “бүх чухал зүйлүүдийн түүхийг” бичиж хадгалахыг зарлигласан (Сургаал ба гэрээ 69:3-ыг мөн 5-р шүлэг; Алма 37:2-ыг үзнэ үү).

Сүм дэх нэгж бүр нэгжид хамаатай чухал мэдээллийг баримтжуулж хадгалах ёстой. Үүнд нэгжийн удирдагчдын түүхэн мэдээлэл мөн орно.

Түүх хөтлөх нь сүнслэг ажил бөгөөд үүнийг бичсэн, мөн уншсан хүмүүсийн итгэлийг хүчирхэгжүүлдэг. Үйл явдлуудыг жилийн турш бичиж тэмдэглэх нь түүхийн чанарыг сайжруулдаг.

Гадас, тойргийн санваартан болон байгууллагын удирдагчид ChurchofJesusChrist.org дээрх Нэгжийн түүхийн хэрэгсэл-ийг ашиглан түүхийг оруулна. Гадас, тойргийн бичиг хэргийн ажилтнууд энэ ажлыг зохион байгуулах, зохицуулах үндсэн үүрэг хариуцлага хүлээдэг. Гадасны ерөнхийлөгчийн зөвлөл болон бишопын зөвлөл уг ажилд туслах гадас, тойргийн түүхийн мэргэжилтнийг дуудаж болно. Нэмэлт удирдамж зааврыг хэрэгслийн Хурдан эхлүүлэх гарын авлага-аас авах боломжтой.

Гишүүд Нэгжийн түүхийн хэрэгслийг ашиглаж тойрог, гадасны удирдагчдын нийтэлсэн түүхийг үзэж болно. Нийтэлсэн түүхүүдийг Сүм автоматаар хадгалдаг.

33.7.2

Сүмийн түүх

Сүмийн түүхийн хэлтэс нь “сүмийн сайн сайхны тулд, мөн өсөж өндийх ирээдүй үеийнхний тулд” (Сургаал ба Гэрээ 69:8) түүхэн баримт бүртгэл, үүний дотор хувийн тэмдэглэл, уран бүтээл, эд зүйлс зэргийг сонгон авч хадгалдаг. Баримт бүртгэлийн түүхэн ач холбогдлын талаарх асуултыг дараах хаягаар ирүүлж болно.

Church History Library

15 East North Temple Street

Salt Lake City, UT 84150-1600

Утас: 1-801-240-5696

Э-мэйл: [e-mail]

33.8

Сүмийн бичиг баримт, материалын нууцлал

Цаасан болон цахим хэлбэрээр байгаа Сүмийн бичиг баримт, материалууд нууц байх ёстой. Үүнд:

• Гишүүнчлэлийн бүртгэл

• Санхүүгийн тайлан бүртгэл

• Хурлуудын тэмдэглэл

• Албан ёсны маягт, бичиг баримтууд (гишүүнчлэлийн хурлын тэмдэглэл мөн орно)

Удирдагч, бичиг хэргийн ажилтнууд Сүмийн бүртгэл дээр ажиллах, мэдээлэл хадгалах болон устгахдаа хувь хүмүүсийн нууцыг хадгалах ёстой. Гишүүдээс цуглуулах мэдээлэл нь дараах нөхцөлд нийцсэн байхад удирдагчид анхаарна. Үүнд:

• Сүмийн хэрэгцээгээр хязгаарлагдах

• Зөвхөн Сүмээс зөвшөөрөгдсөн зорилгоор ашиглах

• Зөвхөн ашиглах зөвшөөрөл олгосон хүмүүст өгөх

Электрон файлаар хадгалсан мэдээллийг найдвартай газарт хадгалж, зохих дүрмийн дагуу хамгаалсан байх ёстой (33.9.1-ийг үзнэ үү). Удирдагчид мэдээллийг хувийн, улс төрийн эсвэл худалдааны ашиг орлого олох зорилгоор ашиглахгүй байхад анхаарна. Сүмийн бүртгэлийг, тэр тусмаа түүхийн мэдээллийг судалгаа явуулдаг хувь хүн, байгууллагуудад өгч болохгүй (38.8.37-г үзнэ үү).

Удирдагчид болон гишүүд 38.8.13 дээрх удирдамжийг дагаж, гадасны болон тойргийн лавлах дээрх мэдээллийг хамгаална.

33.9

Бүртгэлийн менежмент

Гадас, тойргийн удирдагчид бүртгэл хөтлөх үр дүнтэй менежментийг бүртгэл хөтлөх үйл явцынхаа нэгэн хэсэг болгох ёстой.

33.9.1

Хамгаалах

Сүмийн бүх бүртгэл, тайлан, мэдээлэлд зөвшөөрөлгүй нэвтрэх, тэдгээрийг өөрчлөх, устгах эсвэл бусдад ил болгохоос хамгаалсан байх ёстой. Энэ мэдээллийг аюулгүй газар хадгалах ёстой. Дээд зэргийн нууцлалтай бүртгэл, хэвлэсэн материалуудыг хэрэглээгүй үед удирдагчийн албан тасалгаан дахь цоожтой шүүгээ, саванд хадгалах ёстой.

Боломжтой бол бүртгэл, мэдээллийн цахим хувилбарыг шифрлэж, нууц үгээр хадгалах хэрэгтэй. Сүмийн эзэмшдэг хэрэгслүүд эсвэл зөөврийн диск алдагдсан эсвэл хулгайлагдсан бол incidents.ChurchofJesusChrist.org дээр цаг алдалгүй мэдээлэх хэрэгтэй. Сүмийн мэдээллийг буруугаар ашигласан бол мөн тайлагнах ёстой.

33.9.1.1

Хэрэглэгчийн нэр ба нууц үг

Гадасны ерөнхийлөгч, бишоп болон бусад удирдагч өөрсдийн Сүмийн хэрэглэгчийн нэр, нууц үгийг зөвлөх, бичиг хэргийн ажилтан, гүйцэтгэх нарийн бичигтэй болон бусадтай хэзээ ч хуваалцахгүй.

Удирдагчдыг боломжтой бол Сүмийн аккаунт дээрээ хоёр алхамт баталгаажуулалтыг (Давтан баталгаажуулах гэж бас нэрлэдэг) идэвхжүүлэхийг ихэд уриалдаг.

33.9.1.2

Дундын компьютер ба мэдээлэл хадгалалт

Удирдагч, бичиг хэргийн ажилтнууд гишүүнчлэлийн эсвэл санхүүгийн мэдээллийг хадгалахдаа эдгээрийг харах эрхгүй хүмүүстэй хамтран ашигладаг дундын төхөөрөмж дээр хадгалах ёсгүй.

33.9.1.3

Мэдээллийн нууцлал

Олон улсад хувь хүний мэдээллийг боловсруулах талаар мэдээллийг нууцлах хууль баталсан байдаг. Үүнд хувь хүнийг тодорхойлдог гишүүнчлэлийн бүртгэл болон Сүмийн бусад бүртгэл дээрх мэдээлэл орно. Сүмийн бүртгэлийн орон нутгийн менежментийг эдгээр хуулиар хэрхэн зохицуулах талаар удирдагчдад асуулт байвал [e-mail] хаягаар Сүмийн мэдээллийн нууцлалыг хамгаалах албатай холбоо барьж болно.

33.9.2

Хадгалах

Бүртгэлүүдийг зөвхөн захиргааны төдийгүй хууль эрх зүйн эсвэл түүхэн зорилгоор ашиглахад шаардлагатай л бол хадгалах ёстой. Санхүүгийн бүртгэл тайлангуудыг доод тал нь гурван жил, дээр нь тухайн жилийг нэмээд, дөрвөн жил хадгалах ёстой. Бүртгэлийг хадгалах хугацааны талаар асуух зүйл байвал удирдагчид Глобал үйлчлэлийн албатай эсвэл бүсийн албатай холбоо барих хэрэгтэй.

33.9.3

Устгах

Хуучирсан эсвэл цаашид хэрэггүй болсон бүртгэл, тайлангийн мэдээллийг буцааж сэргээх боломжгүйгээр устгах ёстой.

Түүхийн үнэ цэнтэй байж болох чухал тэмдэглэлүүдийг хаяж, устгаж эсвэл тойргийн материалын төвд (номын сан) тавьж болохгүй. Баримт бүртгэл, материалын түүхэн үнэ цэнтэй холбоотой асуух зүйл байвал Сүмийн түүхийн номын санд хандан тавьж болно (33.7.2 дээрх холбоо барих мэдээллийг үзнэ үү).

33.10

Гадас, тойргийн техникийн мэргэжилтнүүд

Гадасны ерөнхийлөгчийн зөвлөл гадасны нэг эсвэл түүнээс дээш гишүүнийг гадасны технологийн мэргэжилтнээр дуудна. Бишоп тойргийн нэг эсвэл түүнээс дээш гишүүдийг гадасны технологийн мэргэжилтнээр дуудаж болно. Энэ дуудлагад эрэгтэй, эмэгтэй хүн мөн өсвөр үеийнхэн үйлчилж болно.

Гадасны технологийн мэргэжилтнүүд гадасны бичиг хэргийн ажилтны удирдлага доор үйлчилнэ. Тойргийн технологийн мэргэжилтнүүд бишопын шийдвэрээр тойргийн бичиг хэргийн ажилтны эсвэл гүйцэтгэх нарийн бичгийн зааварласны дагуу үйлчилнэ. Тэдний үүрэг хариуцлагад дараах үүргүүд орно. Үүнд:

• Гадас, тойргийн удирдагчдад технологийн тал дээр туслах

• Сүмийн гишүүдэд Сүмийн медиа, аппликэйшн, FamilySearch.org зэрэг технологийн хэрэгслүүдэд нэвтэрч, ашиглахад нь туслах зэрэг юм.

• Дуудлагаа гүйцэтгэхдээ технологи ашигладаг удирдагч, багш нарт дэмжлэг үзүүлэх;

• Сүмд очиж чадахгүй байгаа гишүүдэд зориулж цуглааныг болон хичээлийг шууд цацах (29.7-г үзнэ үү) зэрэг юм.

Түүнчлэн гадасны технологи хариуцсан мэргэжилтэн гадсан дахь Сүмийн, түүний дотор FamilySearch төвийн компьютеруудад хяналт тавих гэх мэт дараах үүрэгтэй. Үүнд:

• Гадасны бүх компьютерыг хаана байрлуулах, хэнд хуваалцуулан ашиглуулах, өөр хэнд дахин хуваарилах болон цагийн хуваарийн талаарх гадасны ерөнхийлөгчийн зөвлөлийн удирдамжийг хэрэгжүүлэх;

• Гадсан дахь бүх компьютерын техник хангамж, серийн дугаар, загвар, хүчин чадал, байршлын бүртгэл, тооллогыг хариуцах;

• Тэрээр (1) компьютер, программ хангамж, нууцлаг мэдээллүүдийг найдвартай газарт байлгаж, (2) дата файлуудыг тогтмол ачаалж хадгална.

• Сүмийн компьютертой холбоотой ерөнхий бодлого журмыг сайн мэддэг байх (38.8.10-ыг үзнэ үү);

Шаардлагын дагуу гадасны техник хариуцсан мэргэжилтнүүд тойргийн техник хариуцсан мэргэжилтнүүдийн ажлыг зохицуулна.