Voor kerkgebouwen en andere kerkfaciliteiten zorgen

Leidende beginselen

Bij het overwegen van nieuwe kerkruimte hanteren leidinggevenden en werknemers van de kerk deze leidende beginselen:

1. Zelfredzaamheid: We streven ernaar om duurzame groei op de lange termijn voor de kerk te faciliteren. Elk kerkgebied dient naar materiële zelfredzaamheid te streven.

2. Toegankelijkheid: We zorgen ervoor dat iedereen toegang tot essentiële evangelieleringen, informatiebronnen en diensten heeft. Gevestigde, zelfstandige gebieden dienen minder zelfredzame gebieden te assisteren.

3. Verstandig rentmeesterschap: We zijn verstandige rentmeesters van gewijde middelen. We overwegen welke invloed beslissingen op het dagelijks leven van de leden hebben, en op de betaalbaarheid van kerkdeelname.

Gebieds- en plaatselijke leiders streven naar toepassing van de beginselen in het document Beginselen en richtlijnen voor de planning van kerkgebouwen voordat ze extra ruimte aanbevelen.

Uniformiteit en aanpassing

Alle kerkgebouwen dienen voorzieningen te hebben die de eredienst en programma’s van de kerk faciliteren. Daaronder vallen ruimtes voor de eredienst, voor onderwijs en voor activiteiten. Afhankelijk van de plaatselijke omstandigheden, zoals unitgrootte en beschikbare leiding, zijn wellicht aanpassingen in de zorg voor kerkgebouwen nodig.

Een kerkfaciliteit kan de woning van een lid, een school- of buurtgebouw, een gehuurde ruimte, een door de kerk gebouwde of gekochte ruimte, of een ander pand zijn. Elk van deze opties kan, na goedkeuring van het gebiedspresidium, een langetermijnoplossing voor units van uiteenlopende grootte zijn. Het gebruik van technologie, zoals audiovisuele apparatuur, kan een dergelijke aanpassing faciliteren.

Ruimte op basis van behoefte

Gebieds- en plaatselijke leiders proberen de bestaande kerkgebouwen verstandig te benutten voordat ze om extra ruimte verzoeken. Na overweging van het maximale aantal aanwezigen of het aantal units in het gebouw, en beschikbare faciliteiten buiten de wijk- of ringgrenzen, dient er binnen de door het gebiedspresidium vastgestelde reistijden voor ruimte te worden gezorgd. Werknemers van de kerk in het gebied doen, in samenwerking met plaatselijke leiders, aanbevelingen om het gebruik van kerkfaciliteiten optimaal te benutten, ongeacht de ringgrenzen.

Betaalbaarheid

Gebieds- en plaatselijke leiders zoeken een economische en duurzame langetermijnoplossing als er behoefte is aan een kerkgebouw. Nieuwe ruimte dient een eerbiedige en waardige uitstraling te hebben, niet protserig te zijn, en wat vormgeving betreft niet uit de toon te vallen bij de omgeving. Ook moet zo mogelijk gebruik worden gemaakt van plaatselijk verkrijgbare materialen, apparatuur en meubels. De procedure rondom de zorg voor een kerkgebouw dient de zelfredzaamheid van de kerk in het gebied te bevorderen.

Belangenverstrengeling vermijden

Plaatselijke leidinggevenden en leden mogen zakelijke transacties voor onroerend goed van de kerk niet beïnvloeden. Zij zijn bijvoorbeeld niet bevoegd om over de aankoop of huur van onroerend goed te onderhandelen, of toezeggingen te doen over uitgaven uit de algemene middelen van de kerk. Uitzonderingen moeten schriftelijk worden goedgekeurd door het gebiedskantoor of de afdeling Kerkgebouwfaciliteiten.

Meerjarenplan voor kerkgebouwen

Om de leden van de kerk te sterken, maken gebieden meerjarenplannen voor kerkgebouwen voor de lange termijn. Die plannen omvatten onder meer besluiten om kerkruimte uit te breiden of een andere bestemming te geven (dat wil zeggen opheffen). Het meerjarenplan voor kerkgebouwen voor de lange termijn ondersteunt het gebiedsplan om gezinnen, leden en units te sterken door op een eenvoudige en betaalbare manier voor kerkgebouwen te zorgen. Dat gebeurt door verstandig gebruik te maken van faciliteiten en de gevolgen van besluiten rondom kerkgebouwen af te wegen tegen het sterken van kerkleden, en voor ruimte te zorgen die in de plaatselijke behoeften voorzien.

Op aanwijzing van het gebiedspresidium doen de gebiedszeventiger, de bestuurder materiële zaken en het gebiedspersoneel aanbevelingen voor kerkgebouwen aan de betreffende priesterschapsleiders. Ze lossen eventuele bezwaren en problemen eensgezind op, en stellen een definitief voorstel voor de kerkgebouwen op dat in het meerjarenplan wordt opgenomen. Dat kan tijdens een vergadering van de coördinerende raad met de aangewezen ringpresidenten gebeuren. Het ringpresidium moet wellicht informatie aan het gebiedspresidium verstrekken waarmee de bestuurder materiële zaken een meerjarenplan kan opstellen of bijwerken.

Priesterschapsleiders nemen voor meer informatie het boekje Richtlijnen meerjarenplan voor kerkgebouwen door.

Bekostiging van kerkgebouwfaciliteiten

Kerkruimte wordt bekostigd via het Jaarplan kerkgebouwfaciliteiten. Gebiedspresidiums dienen de jaarplannen via de Presiderende Bisschap in bij het Budget- en bestedingscomité.

De behoefte aan nieuwe kerkruimte vaststellen

Factoren die van invloed zijn op de planning van toekomstige kerkgebouwen en andere kerkfaciliteiten zijn onder meer: de kenmerken van de gemiddelde units in het gebied, groeitempo en -patronen, verwachte groei, geplande splitsing van units, en de afmetingen, locatie en gebruiksfrequentie van bestaande gebouwen.

Opties voor meer ruimte

Het gebiedskantoor overweegt verscheidene mogelijkheden en bepaalt dan hoe het beste in de behoefte aan meer kerkruimte kan worden voorzien. Tot de mogelijkheden behoren: plaatselijke programma’s aanpassen, bestaande ruimte met andere units delen, bestaande ruimte aanpassen, aanbouwen, ruimte huren, een bestaand gebouw kopen of een nieuw kerkgebouw bouwen.

Schenking van onroerend goed

De kerk aanvaardt schenkingen van onroerend goed met de nodige behoedzaamheid. Als iemand onroerend goed aan de kerk schenkt, nemen de plaatselijke priesterschapsleiders contact op met het gebiedskantoor. In de Verenigde Staten en Canada neemt men contact op met de onderafdeling Onroerend goed van de afdeling Kerkgebouwfaciliteiten op [phone] of [phone].

Plaatselijke leiders aanvaarden noch verstrekken ontvangstbewijzen voor geschonken onroerend goed. Schenkingen of legaten met betrekking tot onroerend goed dienen te worden aangeboden zonder voorwaarden wat het gebruik of de besteding ervan betreft.

Standaardbouwplannen voor kerkgebouwen

Gebiedspersoneel van de kerk heeft standaardbouwplannen voor kerkgebouwen opgesteld die aan de plaatselijke omstandigheden en behoeften tegemoet komen. Wanneer de bouw van een nieuw kerkgebouw zich aandient, wordt voor een van de standaardplannen gekozen. Dat plan bepaalt het aantal lokalen, de voorzieningen en de apparatuur die het gebouw krijgt.

Projectontwikkeling bij de bouw van een kerkgebouw

Als aan alle criteria voor de bouw van een nieuw kerkgebouw is voldaan, het aanbevolen bouwproject is goedgekeurd, in het jaarplan is opgenomen, is gefinancierd en is ingepland, kan er met de projectontwikkeling worden begonnen.

Op een bepaald moment in de projectontwikkeling spreekt de projectleider, na overleg met de faciliteitenmanager, met het ringpresidium om een keuze te maken uit de beschikbare stijlen in het standaardplan. Ook kan er gesproken worden over het al of niet houden van een eerstespadeceremonie. De faciliteitenmanager houdt het ringpresidium tijdens de projectontwikkeling periodiek op de hoogte.

Bouwproject

Na de projectontwikkelingsfase sluit het gebiedskantoor het bouwcontract af. De projectleider belegt met assistentie van de faciliteitenmanager een bouwberaad met de leidinggevenden van de ring en de aannemer. Tijdens dit beraad worden de respectieve taken doorgenomen, en worden de definitieve keuzes qua stijlopties en meubilair gemaakt overeenkomstig het standaardplan van het gebied. Ook wordt het projectschema doorgenomen.

Oplevering van kerkgebouw

Na voltooiing van het bouwproject draagt de projectleider het gebouw of de aanbouw formeel over aan de faciliteitenmanager. De faciliteitenmanager plant en organiseert de grondige schoonmaak en de onderhoudsprocedures, en verricht alle andere taken die nodig zijn om het gebouw gebruiksklaar te maken.

De faciliteitenmanager belegt een oriëntatiebijeenkomst en bezichtiging voor plaatselijke leidinggevenden. Hij instrueert de vertegenwoordigers kerkgebouw van de betreffende ring en wijk aangaande de ingebruikname van de verschillende systemen in het gebouw. Hij overhandigt sleutels aan plaatselijke leiders en controleert de schoonmaakschema’s en inzet van de leden.

Kerkruimte huren

Voor het huren van nieuwe kerkruimte overleggen de plaatselijke leiders met de gebiedsmanager kerkgebouwfaciliteitenplanning om de vereisten vast te stellen. De huurkosten worden betaald uit het operationele budget van de groep gebouwenmanagement.

Voor verlenging van de huurovereenkomst voor een kerkruimte overleggen de plaatselijke leiders met de faciliteitenmanager, die het verzoek zal begeleiden. Een tijdelijke faciliteit mag worden gehuurd als bestaande kerkgebouwen tijdens een renovatie de betrokken wijkleden niet kunnen onderbrengen.

Het gebiedskantoor onderhandelt over de voorwaarden van alle huurovereenkomsten.

Tijdelijke ruimte huren

Er kan op kosten van de kerk een tijdelijke ruimte gehuurd worden als de bestaande gebouwen niet voldoende ruimte bieden voor een ringactiviteit, zoals een regionale of ringconferentie, een devotional, een sportevenement of een multiculturele activiteit. Voordat er een tijdelijke ruimte wordt gehuurd, moeten er alternatieve oplossingen worden overwogen, zoals meerdere bijeenkomsten houden of technologie gebruiken (bijvoorbeeld een uitzending).

Als een tijdelijke faciliteit noodzakelijk lijkt, overleggen de plaatselijke leiders met de faciliteitenmanager om de nodige huurovereenkomst te regelen. De faciliteitenmanager dient de huurovereenkomst en het formulier ‘Request for Temporary Leased Facility’ vervolgens bij het gebiedskantoor in. De aanvraag dient ruim van tevoren te worden ingediend. Als men deze procedure volgt, worden de huurkosten uit de algemene middelen van de kerk betaald.

Faciliteiten voor buitensportactiviteiten worden op kosten van de plaatselijke unit gehuurd.

Eerstespadeplechtigheid

Na goedkeuring van een bouwproject kan het gebiedspresidium vóór aanvang van de bouw een eerstespadeplechtigheid toestaan. Die plechtigheid mag niet op zondag plaatsvinden. De betrokken ringpresident overlegt met de gebiedszeventiger voor instructies.

Een gebouw inwijden

De uiteindelijke beslissing of een gebouw wordt ingewijd, berust bij het gebiedspresidium in overleg met de bestuurder materiële zaken. Het gebiedspresidium overlegt met de ring- of zendingspresident en geeft aan wie er verantwoordelijk is voor de inwijding van het gebouw.

Het programma van de inwijdingsdienst is in overeenstemming met het doel van de gebeurtenis. Het moet niet lang duren of uitgebreide muziekuitvoeringen bevatten. De afgevaardigde leider moet voldoende tijd krijgen om te spreken en het gebouw in te wijden.

Na het inwijdingsgebed volgt er een toepasselijke lofzang en een kort slotgebed.

Inwijdingsgebeden van gebouwen mogen met toestemming van de presiderende autoriteit vastgelegd worden.

Een gehuurd kerkgebouw mag ingewijd worden als aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan:

1. Alle gehuurde ruimte (noodzakelijke gemeenschappelijke ruimten uitgezonderd, zoals ingangen, gangen en toiletruimten) wordt uitsluitend door de kerk gebruikt.

2. Het huurcontract is voor meer dan één jaar.

3. Het gebiedspresidium keurt inwijding van het gehuurde kerkgebouw goed.

Wordt aan deze voorwaarden voldaan en wordt het kerkgebouw ingewijd, dan wordt in het inwijdingsgebed vermeld dat het kerkgebouw ‘voor de duur van de huurperiode’ wordt ingewijd.