Menyediakan Gedung Pertemuan dan Tempat Peribadatan Lainnya

Asas-Asas Penuntun

Sewaktu ruang gedung pertemuan baru dipertimbangkan, para pemimpin dan karyawan Gereja menerapkan asas-asas penuntun ini:

1. Kemandirian—Kami berusaha untuk mendukung pertumbuhan jangka panjang yang berkelanjutan bagi Gereja. Setiap area Gereja hendaknya memiliki gol untuk menjadi mandiri secara duniawi.

2. Aksesibilitas—Kami memastikan ajaran, sumber daya, dan layanan Injil yang esensial dapat diakses oleh semua orang. Area-area yang sudah matang hendaknya membantu area yang kurang mandiri.

3. Tugas pengawasan yang bijaksana—Kami adalah petugas pengawasan yang bijaksana atas sumber-sumber daya sakral. Kami mempertimbangkan bagaimana keputusan akan berdampak pada kehidupan sehari-hari para anggota dan keterjangkauan peran serta Gereja.

Para pemimpin imamat area dan lokal berusaha untuk menerapkan asas-asas yang dijelaskan dalam dokumen Asas dan Pedoman untuk Perencanaan Gedung Pertemuan sebelum merekomendasikan ruang tambahan.

Keseragaman dan Penyesuaian

Semua gedung pertemuan hendaknya memiliki fitur-fitur yang mendukung pengalaman ibadat dan program Gereja. Ini mencakup ruang untuk perhimpunan umum, pengajaran, dan kegiatan. Kondisi lokal—termasuk ukuran unit dan kepemimpinan—mungkin memerlukan penyesuaian saat menyediakan gedung pertemuan.

Sebuah fasilitas pertemuan dapat berupa rumah anggota, sekolah atau pusat masyarakat lokal, tempat sewaan, tempat yang dibangun Gereja atau yang dibeli, atau opsi-opsi lainnya. Setiap pilihan ini dapat menjadi solusi jangka panjang untuk unit dari semua ukuran, sebagaimana disetujui oleh Presidensi Area. Penggunaan teknologi, seperti perlengkapan audiovisual, dapat memfasilitasi penyesuaian semacam itu.

Menyediakan Ruang Berdasarkan Kebutuhan

Pemimpin area dan lokal mencoba dengan bijaksana memperluas penggunaan gedung pertemuan sebelum meminta ruang tambahan. Ruang hendaknya disediakan setelah mempertimbangkan kehadiran maksimum atau jumlah unit di gedung, serta sumber daya di luar batas lingkungan atau pasak dalam batasan waktu perjalanan yang ditetapkan oleh Presidensi Area. Karyawan Gereja di area tersebut, bekerja dengan para pemimpin lokal, akan membuat rekomendasi untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya Gereja, terlepas dari batas-batas pasak.

Keterjangkauan

Para pemimpin area dan lokal mengupayakan solusi yang paling pantas secara ekonomi, jangka panjang, dan berkesinambungan untuk kebutuhan gedung pertemuan. Tempat baru hendaknya menyajikan citra kekhidmatan dan martabat, sederhana, dan sepadan dengan rancangan serta tampilan dari lingkungan sekitarnya. Itu hendaknya juga menggunakan material, perlengkapan, dan perabotan yang tersedia secara lokal di mana itu pantas. Proses untuk menyediakan dan mengoperasikan tempat gedung pertemuan hendaknya menolong memperkuat kemandirian Gereja di area tersebut.

Menghindari Konflik Kepentingan

Para pemimpin dan anggota lokal hendaknya tidak memengaruhi urusan bisnis untuk properti Gereja. Misalnya, mereka tidak diwenangkan bernegosiasi untuk pembelian atau penyewaan properti atau untuk membuat komitmen apa pun yang mewajibkan pembelanjaan dana umum Gereja. Pengecualian harus disetujui secara tertulis oleh kantor area atau Departemen Fasilitas Gedung Pertemuan.

Perencanaan Induk Gedung Pertemuan

Untuk memperkuat anggota Gereja, area mempersiapkan rencana induk gedung pertemuan jangka panjang. Rencana ini mencakup keputusan untuk menambah atau memindahkan (yaitu, mengganti) ruang gedung pertemuan. Perencanaan induk gedung pertemuan jangka panjang mendukung rencana area untuk memperkuat keluarga, anggota, dan unit dengan menyediakan gedung pertemuan dengan cara yang sederhana dan terjangkau. Ini dilakukan dengan menggunakan sumber daya secara bijaksana, mempertimbangkan dampak keputusan terkait gedung pertemuan pada penguatan anggota Gereja, dan menyediakan ruang yang sesuai dengan kondisi lokal.

Di bawah arahan Presidensi Area, Tujuh Puluh Area, direktur urusan duniawi, dan staf area menyampaikan rekomendasi gedung pertemuan kepada para pemimpin imamat, bekerja bersama dengan mereka untuk menyelesaikan masalah, dan membuat proposal gedung pertemuan final untuk disertakan dalam rencana induk. Ini dapat dilakukan dalam pertemuan dewan koordinasi dengan presiden pasak yang ditugaskan. Presidensi pasak mungkin perlu memberikan informasi kepada Presidensi Area yang akan membantu direktur urusan duniawi dalam mempersiapkan dan memutakhirkan rencana induk.

Untuk informasi lebih lanjut, para pemimpin imamat hendaknya meninjau buklet Pedoman Perencanaan Induk Gedung Pertemuan.

Pendanaan untuk Fasilitas Gedung Pertemuan

Ruang gedung pertemuan didanai melalui rencana tahunan Fasilitas Gedung Pertemuan. Presidensi Area mengirimkan rencana tahunan mereka kepada Komite Anggaran dan Pengalokasian melalui Keuskupan Ketua.

Mengevaluasi Kebutuhan untuk Tempat Peribadatan Baru

Beberapa faktor yang memengaruhi perencanaan gedung pertemuan dan tempat peribadatan lainnya di masa mendatang mencakup karakteristik unit-unit Gereja yang khas di area tersebut; tingkat dan pola pertumbuhan masa lalu; proyeksi pertumbuhan; divisi unit yang direncanakan; serta ukuran, lokasi, dan cakupan penggunaan bangunan yang ada.

Opsi untuk Memperoleh Ruang Tambahan

Kantor area mempertimbangkan beberapa opsi untuk menentukan cara yang paling tepat untuk memenuhi kebutuhan akan tempat peribadatan yang lebih banyak. Opsi-opsi itu mencakup memodifikasi program unit lokal, berbagi ruang dengan unit-unit Gereja lainnya, melakukan konfigurasi ulang tempat yang ada, membangun tambahan pada ruang yang ada, menyewa tempat, membeli gedung yang ada, atau membangun gedung pertemuan baru.

Sumbangan Tanah dan Bangunan

Gereja selektif dalam menerima sumbangan tanah dan bangunan. Jika seseorang ingin menyumbangkan tanah dan bangunan kepada Gereja, para pemimpin imamat lokal menghubungi kantor area. Bagi mereka yang berada di Amerika Serikat atau Kanada, hubungi Real Estate Services Division di Meetinghouse Facilities Department telepon 1-801-240-5685 atau 1-800-453-3860.

Pemimpin lokal tidak menerima atau mengeluarkan tanda terima untuk tanah dan bangunan yang disumbangkan. Sumbangan atau warisan tanah dan bangunan hendaknya ditawarkan tanpa persyaratan yang ditetapkan sehubungan dengan penggunaan atau pengaturannya.

Rencana Arsitektur Gedung Pertemuan Standar

Karyawan area Gereja telah menyiapkan rencana arsitektur gedung pertemuan standar agar sesuai dengan keadaan dan kebutuhan lokal. Ketika gedung pertemuan baru akan dibangun, rencana standar yang sesuai dipilih. Rencana itu menguraikan kebijakan untuk ruang, fitur, dan peralatan yang akan disertakan di tempat-tempat peribadatan tersebut.

Pengembangan Proyek dalam Pembangunan Gedung Pertemuan

Setelah semua kriteria untuk membangun gedung pertemuan baru terpenuhi dan proyek pembangunan yang diusulkan telah disahkan, ditempatkan pada rencana tahunan, didanai, dan dijadwalkan, proyek gedung pertemuan melangkah ke tahap pengembangan proyek.

Pada waktu yang tepat selama pengembangan proyek, manajer proyek, dalam konsultasi dengan manajer fasilitas, bertemu dengan presidensi pasak untuk meninjau dan memilih dari opsi-opsi rancangan yang ada dalam rencana standar. Opsi mengadakan kebaktian pencangkulan pertama juga dapat dibahas. Manajer fasilitas memberikan kepada presidensi pasak laporan berkala selama proses pengembangan.

Konstruksi Proyek

Ketika tahap pengembangan proyek selesai, kantor area memberikan kontrak konstruksi. Dengan bantuan manajer fasilitas, manajer proyek melakukan pertemuan prakonstruksi dengan para pemimpin pasak dan kontraktor. Mereka yang hadir dalam pertemuan meninjau peran mereka masing-masing, menyelesaikan opsi rancangan dan perabotan sesuai dengan rencana standar area lokal, dan meninjau jadwal proyek.

Penyerahan Gedung Pertemuan

Ketika proyek konstruksi selesai, manajer proyek secara resmi “menyerahkan” bangunan atau penambahan kepada manajer fasilitas. Manajer fasilitas merencanakan dan mengelola prosedur pembersihan dan pemeliharaan menyeluruh serta melakukan semua tugas lain yang diperlukan untuk mempersiapkan gedung untuk digunakan.

Manajer fasilitas mengadakan pertemuan orientasi dan tur keliling bagi para pemimpin lokal. Dia memberikan petunjuk awal mengenai berbagai sistem gedung kepada perwakilan gedung pasak dan lingkungan. Dia memberikan kunci kepada pemimpin lokal dan meninjau jadwal pembersihan dan peran serta anggota.

Mengontrak Ruang Gedung Pertemuan

Untuk kontrak gedung pertemuan baru, para pemimpin lokal berkonsultasi dengan manajer perencanaan fasilitas gedung pertemuan area untuk menentukan kualifikasi. Biaya kontrak dibayar dari anggaran operasional kelompok manajemen fasilitas.

Untuk perpanjangan kontrak gedung pertemuan, pemimpin lokal berkonsultasi dengan manajer fasilitas, yang akan memfasilitasi permintaan tersebut. Fasilitas sementara dapat dikontrak dalam kasus di mana gedung pertemuan yang ada tidak dapat mengakomodasi lingkungan-lingkungan selama renovasi gedung pertemuan.

Kantor area melakukan negosiasi persyaratan untuk semua perjanjian kontrak.

Menyewa Ruang Sementara

Fasilitas sementara dapat disewa dengan biaya Gereja ketika ruang yang tersedia tidak dapat mengakomodasi kegiatan pasak dengan memadai, seperti konferensi, pertemuan api unggun, olahraga dalam ruangan, atau kegiatan multikultural pasak dan regional. Solusi alternatif, termasuk mengadakan beberapa sesi atau menggunakan teknologi (seperti siaran), hendaknya dipertimbangkan sebelum menyewa fasilitas sementara.

Jika fasilitas sementara diperlukan, pemimpin lokal berkonsultasi dengan manajer fasilitas untuk mengatur kontrak atau perjanjian yang diperlukan. Manajer fasilitas kemudian mengirimkan perjanjian dan formulir “Permintaan Fasilitas Sewa Sementara” ke kantor area. Permintaan hendaknya diajukan jauh sebelum kebutuhan. Ketika prosedur ini diikuti, biaya sewa dibayar dari dana umum Gereja.

Fasilitas untuk kegiatan olahraga luar ruangan disewa dengan biaya unit lokal.

Kebaktian Pencangkulan Pertama

Setelah proyek gedung baru disetujui, Presidensi Area dapat mengizinkan kebaktian pencangkulan pertama dalam persiapan untuk konstruksi. Kebaktian ini tidak diadakan pada hari Minggu. Presiden pasak yang terlibat berkonsultasi dengan Tujuh Puluh Area untuk arahan.

Mendedikasikan Gedung

Persetujuan akhir untuk pendedikasian diberikan oleh Presidensi Area yang berkoordinasi dengan direktur untuk urusan duniawi. Presidensi Area bekerja bersama presiden pasak atau presiden misi dan mengindikasikan siapa yang bertanggung jawab untuk mendedikasikan gedung.

Program untuk kebaktian pendedikasian hendaknya sesuai dengan tujuan acara tersebut. Itu hendaknya tidak terlalu lama atau menyertakan sajian musik yang berkepanjangan. Waktu yang memadai hendaknya disediakan bagi pemimpin yang ditugasi untuk berceramah dan untuk mendedikasikan gedung.

Setelah doa pendedikasian, hendaknya ada nyanyian pujian atau pilihan musik yang pantas serta doa yang singkat untuk menutup kebaktian.

Doa pendedikasian gedung boleh direkam dengan izin dari pembesar ketua.

Gedung pertemuan kontrakan boleh didedikasikan jika semua kondisi berikut ini terpenuhi:

1. Semua ruang yang dikontrak, tidak termasuk area umum yang diperlukan (seperti pintu masuk, lorong, dan kamar kecil), digunakan secara eksklusif oleh Gereja.

2. Masa kontraknya adalah selama lebih dari satu tahun.

3. Presidensi Area menyetujui pendedikasian gedung pertemuan kontrakan tersebut.

Jika kondisi ini terpenuhi dan gedung pertemuan didedikasikan, doa pendedikasian harus mencakup pernyataan bahwa gedung pertemuan tersebut didedikasikan “selama masa kontrak.”