Cung Cấp Các Nhà Hội và Nơi Thờ Phượng Khác

Các Nguyên Tắc Chỉ Dẫn

Khi cân nhắc địa điểm cho nhà hội mới, các vị lãnh đạo và các nhân viên của Giáo Hội áp dụng các nguyên tắc hướng dẫn sau đây:

1. Tự lực—Chúng ta cố gắng hỗ trợ sự phát triển bền vững lâu dài cho Giáo Hội. Mỗi giáo vùng trong Giáo Hội cần có mục tiêu để trở nên tự lực về mặt vật chất.

2. Khả năng tiếp cận—Chúng ta đảm bảo rằng mọi người đều tiếp cận được với những lời giảng dạy, các nguồn tài liệu, và các dịch vụ thiết yếu của phúc âm. Những giáo vùng vững chải nên phụ giúp các giáo vùng kém tự lực hơn.

3. Quản lý khôn ngoan—Chúng ta là những người quản lý khôn ngoan các nguồn phương tiện thiêng liêng. Chúng tôi xem xét cách mà những quyết định sẽ ảnh hưởng như thế nào đến cuộc sống hằng ngày của các tín hữu và khả năng để có thể tham gia vào Giáo Hội.

Các vị lãnh đạo chức tư tế giáo vùng và ở địa phương cố gắng áp dụng các nguyên tắc được giải thích trong tài liệu Các Nguyên Tắc và Hướng Dẫn dành cho Việc Lập Kế Hoạch cho Nhà Hội trước khi đề nghị thêm không gian.

Sự Đồng Nhất và Thích Ứng

Tất cả các nhà hội cần có các tính năng cần thiết nhằm hỗ trợ kinh nghiệm thờ phượng và các chương trình của Giáo Hội. Các tính năng này bao gồm những chỗ dành cho các buổi nhóm họp chung, việc giảng dạy và các sinh hoạt. Các điều kiện địa phương—gồm cả quy mô của đơn vị và giới lãnh đạo—có thể đòi hỏi phải thích ứng khi cung cấp nhà hội.

Một cơ sở nhóm họp có thể là tại nhà của một tín hữu, một trường học hay một trung tâm cộng đồng địa phương, chỗ thuê dài hạn, chỗ do Giáo Hội xây dựng hoặc mua lại, hay các lựa chọn khác. Mỗi địa điểm này có thể là giải pháp lâu dài cho các đơn vị thuộc mọi quy mô, như đã được Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng chấp thuận. Việc sử dụng công nghệ, như là thiết bị nghe nhìn, có thể tạo điều kiện thuận lợi cho sự thích ứng như vậy.

Cung Cấp Chỗ Thờ Phượng Dựa Trên Nhu Cầu

Các vị lãnh đạo địa phương và giáo vùng cố gắng một cách khôn ngoan để kéo dài việc sử dụng các nhà hội trước khi yêu cầu thêm chỗ. Cần cung cấp chỗ thờ phượng sau khi đã xem xét số người tham dự tối đa hoặc số đơn vị trong tòa nhà, cũng như các nguồn phương tiện ở bên ngoài ranh giới của tiểu giáo khu hoặc giáo khu trong khoảng thời gian đi lại mà Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng đã xác định. Các nhân viên của Giáo Hội trong giáo vùng, trong khi làm việc với các vị lãnh đạo ở địa phương, sẽ đưa ra những đề nghị để tận dụng tối đa các nguồn phương tiện của Giáo Hội, không phụ thuộc vào các ranh giới của giáo khu.

Vừa Khả Năng

Các vị lãnh đạo địa phương và giáo vùng tìm kiếm giải pháp thích hợp về mặt kinh tế, dài hạn và bền vững đối với các nhu cầu của nhà hội. Chỗ thờ phượng mới nên thể hiện một hình ảnh tôn kính và nghiêm trang, khiêm tốn, và phù hợp với thiết kế và cảnh quan của khu vực địa phương xung quanh. Cũng nên sử dụng các vật liệu, thiết bị, đồ đạc có sẵn tại địa phương. Quá trình để cung cấp và sử dụng không gian trong nhà hội nên giúp củng cố sự tự lực của Giáo Hội trong giáo vùng.

Tránh Những Xung Đột về Lợi Ích

Các vị lãnh đạo địa phương và các tín hữu không được có tác động đến các giao dịch kinh doanh đối với tài sản của Giáo Hội. Ví dụ, họ không được quyền thương lượng để mua hoặc thuê tài sản hoặc có bất kỳ cam kết nào mà bắt buộc phải chi tiêu các quỹ trung ương của Giáo Hội. Những ngoại lệ cần phải được văn phòng giáo vùng hoặc Sở Cơ Sở Vật Chất Nhà Hội chấp thuận bằng văn bản.

Lên Kế Hoạch Tổng Thể Cho Nhà Hội

Để củng cố các tín hữu Giáo Hội, các giáo vùng chuẩn bị các kế hoạch tổng thể dài hạn cho nhà hội. Các kế hoạch này bao gồm những quyết định để thêm vào hoặc bố trí lại (ví dụ, loại bỏ) chỗ trong nhà hội. Việc lên kế hoạch tổng thể dài hạn cho nhà hội hỗ trợ kế hoạch của giáo vùng để củng cố các gia đình, tín hữu, và các đơn vị bằng cách cung cấp các nhà hội theo một cách thức đơn giản và trong khả năng. Việc này được thực hiện bằng cách sử dụng các nguồn phương tiện một cách khôn ngoan, xem xét ảnh hưởng của các quyết định về nhà hội trong việc củng cố các tín hữu Giáo Hội, và cung cấp chỗ nhóm họp phù hợp với hoàn cảnh địa phương.

Dưới sự hướng dẫn của Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng, Thầy Bảy Mươi Có Thẩm Quyền Giáo Vùng, giám đốc về các vấn đề thế tục, cùng các nhân viên của giáo vùng trình bày các khuyến nghị về nhà hội tới các vị lãnh đạo chức tư tế, làm việc một cách hiệp nhất với họ để giải quyết các vấn đề, và đưa ra một đề nghị cuối cùng cho nhà hội để được gồm vào trong kế hoạch tổng thể. Việc này có thể được thực hiện trong một buổi họp hội đồng điều phối với các vị chủ tịch giáo khu được chỉ định. Chủ tịch đoàn giáo khu có thể cần cung cấp thông tin cho Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng mà sẽ phụ giúp người giám đốc các vấn đề thế tục trong việc chuẩn bị và cập nhật một kế hoạch tổng thể.

Để có thêm thông tin, các vị lãnh đạo chức tư tế nên xem lại quyển sách nhỏ Meetinghouse Master Planning Guidelines (Những Hướng Dẫn cho Việc Lên Kế Hoạch Tổng Thể cho Nhà Hội).

Cung Cấp Ngân Quỹ cho Các Cơ Sở Vật Chất của Nhà Hội

Chỗ trong nhà hội được cấp ngân quỹ thông qua kế hoạch hằng năm của Các Cơ Sở Vật Chất của Nhà Hội. Các Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng đệ trình các kế hoạch hằng năm của mình lên Ủy Ban Ngân Sách và Chuẩn Chi thông qua Giám Trợ Đoàn Chủ Tọa.

Đánh Giá Nhu Cầu cho Chỗ Thờ Phượng Mới

Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc lên kế hoạch cho các nhà hội tương lai và những chỗ thờ phượng khác gồm có đặc điểm của các đơn vị điển hình của Giáo Hội trong khu vực; mức độ và mẫu mực phát triển trước đây; mức phát triển đã được dự đoán; sự phân chia đơn vị đã được hoạch định, và kích thước, địa điểm, và nới rộng việc sử dụng tòa nhà hiện tại.

Những Lựa Chọn để Có Thêm Chỗ Thờ Phượng

Văn phòng giáo vùng cân nhắc một vài lựa chọn nhằm xác định cách thức phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu cần thêm chỗ thờ phượng. Những lựa chọn này gồm có sửa đổi các chương trình của đơn vị địa phương, chung chỗ với các đơn vị khác của Giáo Hội, tái cấu trúc địa điểm sẵn có, xây dựng thêm vào địa điểm hiện tại, thuê chỗ, mua một tòa nhà đã xây sẵn, hoặc xây dựng một nhà hội mới.

Hiến Tặng Bất Động Sản

Giáo Hội rất cẩn trọng trong việc chấp nhận những khoản hiến tặng là bất động sản. Nếu có người nào đó muốn hiến tặng bất động sản cho Giáo Hội, thì các vị lãnh đạo chức tư tế liên lạc với văn phòng giáo vùng. Đối với những người sống ở Hoa Kỳ hoặc Canada, hãy gọi cho Real Estate Services Division (Bộ Phận Dịch Vụ Bất Động Sản) trong Meetinghouse Facilities Department (Phòng Cơ Sở Vật Chất của Nhà Hội) ở số 1-801-240-5685 hoặc 1-800-453-3860.

Các vị lãnh đạo địa phương không được chấp nhận hoặc cấp biên lai cho bất động sản được hiến tặng. Những bất động sản được hiến tặng hoặc được để lại bằng chúc thư phải không có các điều kiện quy định liên quan đến việc sử dụng hoặc tùy ý định đoạt của Giáo Hội.

Các Bản Vẽ Kiến Trúc Tiêu Chuẩn cho Nhà Hội

Các nhân viên giáo vùng của Giáo Hội đã chuẩn bị các bản vẽ kiến trúc tiêu chuẩn cho nhà hội để phù hợp với hoàn cảnh và nhu cầu ở địa phương. Khi một nhà hội mới sắp được xây cất thì một bản vẽ tiêu chuẩn phù hợp được chọn ra. Bản vẽ đó phác thảo các chính sách cho các phòng, các tính năng và thiết bị mà sẽ được đưa vào các nơi thờ phượng này.

Quá Trình Phát Triển Dự Án trong Việc Xây Cất Nhà Hội

Khi tất cả mọi tiêu chuẩn để xây cất một nhà hội mới đều được đáp ứng và một dự án xây cất đã đề xuất được phê chuẩn, được đưa vào kế hoạch hằng năm, được cấp ngân quỹ, và lên kế hoạch, thì dự án nhà hội chuyển sang giai đoạn phát triển dự án.

Vào thời điểm thích hợp trong quá trình phát triển dự án, người quản lý dự án, khi hội ý với người quản lý cơ sở, gặp mặt với chủ tịch đoàn giáo khu để xem xét và chọn từ các kiểu mẫu có sẵn trong các bản vẽ tiêu chuẩn. Lựa chọn để tổ chức một buổi lễ động thổ cũng sẽ được thảo luận. Người quản lý cơ sở cung cấp cho chủ tịch đoàn giáo khu những cập nhật đều đặn trong suốt quá trình phát triển này.

Dự Án Xây Cất

Khi giai đoạn phát triển của dự án hoàn thành, thì văn phòng giáo vùng trao hợp đồng xây cất. Với sự phụ giúp của người quản lý cơ sở vật chất, người quản lý dự án thực hiện một buổi họp với các vị lãnh đạo giáo khu và nhà thầu trước khi thi công. Những người tại cuộc họp xem xét vai trò tương ứng của họ, đồng ý những tùy chọn về kiểu thiết kế và đồ nội thất tùy theo kế hoạch tiêu chuẩn của khu vực địa phương, và xem xét lịch trình của dự án.

Giao Nhận Nhà Hội

Khi dự án xây cất hoàn tất, người quản lý dự án chính thức “giao nhận” tòa nhà hoặc khu vực xây thêm cho người quản lý cơ sở. Người quản lý cơ sở lên kế hoạch và quản lý việc dọn dẹp vệ sinh cùng các thủ tục bảo trì và thực hiện những công việc cần thiết để chuẩn bị sử dụng tòa nhà.

Người quản lý cơ sở thực hiện một buổi họp điều hướng và hướng dẫn cặn kẽ cho các vị lãnh đạo địa phương. Người này đưa ra hướng dẫn ban đầu về các hệ thống xây cất khác nhau cho những người đại diện cho tòa nhà của giáo khu và tiểu giáo khu. Người này đưa chìa khóa cho các vị lãnh đạo địa phương và xem xét lịch dọn dẹp vệ sinh và sự tham gia của tín hữu.

Thuê Địa Điểm Nhà Hội Theo Hợp Đồng

Đối với các hợp đồng thuê mới, các vị lãnh đạo chức tư tế địa phương xin ý kiến của người quản lý việc hoạch định của cơ sở để quyết định những điều kiện. Chi phí thuê theo hợp đồng được trả từ ngân sách hoạt động của nhóm quản lý cơ sở vật chất.

Đối với việc gia hạn hợp đồng thuê một nhà hội, các vị lãnh đạo địa phương hội ý với người quản lý cơ sở, là người sẽ phụ giúp với yêu cầu này. Có thể thuê theo hợp đồng một cơ sở tạm thời trong trường hợp các nhà hội hiện tại không có đủ chỗ cho các tiểu giáo khu trong thời gian một nhà hội đang được tu sửa.

Văn phòng giáo vùng thương lượng các điều khoản cho tất cả mọi hợp đồng thuê.

Thuê Chỗ Tạm Thời

Có thể thuê các cơ sở tạm thời bằng chi phí của Giáo Hội khi địa điểm sẵn có không đủ chỗ cho một sinh hoạt giáo khu, chẳng hạn như các buổi đại hội giáo khu và khu vực, các buổi họp đặc biệt, các hoạt động thể thao trong nhà, hoặc các hoạt động đa văn hóa. Những giải pháp thay thế, kể cả việc tổ chức nhiều phiên họp hoặc sử dụng công nghệ (chẳng hạn như phát sóng), cần được cân nhắc trước khi thuê các cơ sở tạm thời.

Nếu cần có một cơ sở tạm thời, thì các vị lãnh đạo địa phương hội ý với người quản lý cơ sở để thu xếp hợp đồng hoặc thỏa thuận cần thiết. Sau đó người quản lý cơ sở gửi bản thỏa thuận và mẫu “Request for Temporary Leased Facility” (Yêu Cầu đối với Cơ Sở Thuê Tạm Thời) cho văn phòng giáo vùng. Những yêu cầu cần phải được nộp sớm trước khi cần đến. Khi làm theo các thủ tục này, chi phí thuê sẽ được chi trả từ quỹ trung ương của Giáo Hội.

Các cơ sở dành cho các hoạt động thể thao ngoài trời sẽ được thuê bằng chi phí của đơn vị địa phương.

Lễ Động Thổ

Sau khi một dự án xây cất một tòa nhà mới được chấp thuận, Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng có thể cho phép tiến hành một lễ động thổ để chuẩn bị cho việc xây cất. Không tổ chức buổi lễ này vào ngày Chủ Nhật. Vị chủ tịch giáo khu tham gia sẽ hội ý với Thầy Bảy Mươi Có Thẩm Quyền Giáo Vùng để được hướng dẫn.

Làm Lễ Cung Hiến Các Tòa Nhà

Sự chấp thuận cuối cùng cho lễ cung hiến được đưa ra bởi Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng phối hợp với vị giám đốc đảm trách các vấn đề thế tục. Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng làm việc với chủ tịch giáo khu hoặc phái bộ truyền giáo và cho biết ai chịu trách nhiệm cho lễ cung hiến tòa nhà này.

Chương trình của một lễ cung hiến nên được thiết kế phù hợp với mục đích của sự kiện. Chương trình này không nên dài dòng hoặc gồm những phần trình diễn nhạc quá lâu. Cần có đủ thời gian để cho vị lãnh đạo được chỉ định nói chuyện và làm lễ cung hiến tòa nhà.

Sau lời cầu nguyện cung hiến, cần phải có một bài thánh ca hay bản nhạc chọn lọc thích hợp và một lời cầu nguyện ngắn để kết thúc buổi lễ.

Những lời cầu nguyện cung hiến các tòa nhà có thể được ghi chép lại với sự cho phép của vị thẩm quyền chủ tọa.

Nhà hội thuê theo hợp đồng có thể được làm lễ cung hiến nếu đáp ứng tất cả các điều kiện sau:

1. Tất cả chỗ thuê theo hợp đồng, không bao gồm các khu vực chung cần thiết (như lối vào, hành lang và phòng vệ sinh), đều được dành riêng cho Giáo Hội sử dụng.

2. Hợp đồng thuê là hơn một năm.

3. Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng chấp thuận việc làm lễ cung hiến nhà hội thuê theo hợp đồng.

Nếu các điều kiện này được đáp ứng và nhà hội được làm lễ cung hiến, thì lời cầu nguyện cung hiến phải gồm có lời nói rằng nhà hội được làm lễ cung hiến “trong thời gian thuê theo hợp đồng.”