Proporcionar centros de reuniones y otros lugares de adoración

Principios rectores

A medida que se considera nuevo espacio para edificar centros de reuniones, los líderes y empleados de la Iglesia implementan estos principios rectores:

1. Autosuficiencia: Nos esforzamos por apoyar el crecimiento sustentable a largo plazo de la Iglesia. Cada Área de la Iglesia debe tener la meta de llegar a ser autosuficiente en lo temporal.

2. Accesibilidad: Nos aseguramos de que las enseñanzas, los recursos y los servicios esenciales del Evangelio se encuentren al alcance de todos. Las Áreas más autosuficientes deben ayudar a las Áreas menos autosuficientes.

3. Sabia mayordomía: Somos mayordomos sabios de recursos sagrados. Consideramos la manera en que las decisiones influirán en la vida cotidiana de los miembros y en la asequibilidad económica de la participación en la Iglesia.

Los líderes del sacerdocio locales y de Área se esfuerzan por aplicar los principios explicados en el documento Principios y pautas para planificar centros de reuniones antes de recomendar espacio adicional.

Uniformidad y adaptación

Todos los centros de reuniones deben tener características que apoyen la experiencia de adoración y los programas de la Iglesia. Estos incluyen espacio para reuniones generales, enseñanza y actividades. Las condiciones locales —incluso el tamaño de las unidades y el liderazgo— pueden requerir adaptación al proporcionar centros de reuniones.

Un lugar de reunión puede ser la casa de un miembro, una escuela o centro comunitario de la localidad, un local en alquiler, instalaciones construidas o compradas por la Iglesia, u otras opciones. Cada una podría ser una solución a largo plazo para unidades de todos los tamaños, según lo apruebe la Presidencia de Área. El uso de la tecnología, como por ejemplo el equipo audiovisual, podría facilitar tal adaptación.

Proporcionar espacio basándose en las necesidades

Los líderes locales y de Área tratan de ampliar sabiamente el uso de los centros de reuniones antes de solicitar espacio adicional. Se debe proporcionar espacio después de considerar la asistencia máxima o el número de unidades en el edificio, así como recursos fuera de los límites geográficos del barrio o la estaca dentro de los tiempos de viaje definidos por la Presidencia de Área. Los empleados de la Iglesia en la región, en colaboración con los líderes locales, harán recomendaciones para maximizar el uso de los recursos de la Iglesia, independientemente de los límites geográficos de la estaca.

Asequibilidad económica

Los líderes de Área y locales buscan una solución económicamente adecuada que también sea duradera y sostenible para las necesidades de centros de reuniones. El nuevo espacio debe dar una imagen de reverencia y dignidad, ser modesto y también compatible con el diseño y apariencia de sus alrededores. Cuando sea apropiado, también debe utilizar mobiliario, equipo y materiales disponibles localmente. El proceso para proporcionar y tener en funcionamiento un centro de reuniones debe ayudar a fortalecer la autosuficiencia de la Iglesia en la zona.

Evitar conflictos de intereses

Los líderes y miembros locales no deben influir en los tratos comerciales de las propiedades de la Iglesia. Por ejemplo, ellos no están autorizados para negociar la compra o el arrendamiento de propiedades ni concertar ningún compromiso que obligue a utilizar los fondos generales de la Iglesia. Las excepciones deben contar con la aprobación por escrito de la oficina de Área o del Departamento de Propiedades de Centros de Reuniones.

Planificación maestra para los centros de reuniones

A fin de fortalecer a los miembros de la Iglesia, las Áreas preparan planificaciones maestras a largo plazo para centros de reuniones. Estas planificaciones incluyen decisiones de agregar o redistribuir (es decir, eliminar) espacio del centro de reuniones. La planificación maestra de centros de reuniones a largo plazo apoya el plan de Área de fortalecer a las familias, a los miembros y a las unidades al proporcionar centros de reuniones de una manera sencilla y asequible. Esto se logra al hacer uso prudente de los recursos, teniendo en cuenta el impacto de las decisiones relacionadas con centros de reuniones en el fortalecimiento de los miembros de la Iglesia, y proporcionando espacio apropiado a las condiciones locales.

Bajo la guía de la Presidencia de Área, el Setenta de Área, el director de asuntos temporales y el personal del Área presentan a los líderes del sacerdocio recomendaciones de centros de reuniones, trabajan junto con ellos para resolver dudas y crean una propuesta final de centros de reuniones para que sea incluida en la planificación maestra. Esto se puede hacer en una reunión del consejo de coordinación con los presidentes de estaca asignados. Es posible que la presidencia de estaca tenga que proporcionar información a la Presidencia de Área que ayude al director de asuntos temporales a preparar y actualizar una planificación maestra.

Para obtener más información, los líderes del sacerdocio deben repasar el cuadernillo Pautas de la planificación maestra para los centros de reuniones.

Fondos para las propiedades de centros de reuniones

El espacio para centros de reuniones se financia con el plan anual de Propiedades para centros de reuniones. Las Presidencias de Área envían su plan anual al Comité de Presupuesto y Asignación de Fondos por medio del Obispado Presidente.

Cómo evaluar la necesidad de edificar un nuevo espacio de adoración

Entre los factores que influyen en la planificación de futuros centros de reuniones y otros lugares de adoración se incluyen las características de las unidades de la Iglesia típicas del sector; la tasa de crecimiento anterior y sus tendencias; el crecimiento previsto; la división planificada de unidades; y el tamaño, la ubicación y el alcance del uso del edificio existente.

Opciones para obtener espacio adicional

La oficina de Área toma en cuenta varias opciones para determinar la manera más apropiada de satisfacer la necesidad de espacio adicional para el lugar de adoración. Estas opciones abarcan la modificación de los programas de las unidades locales, compartir espacio con otras unidades de la Iglesia, la reconfiguración de espacio para centros de reuniones existentes, la construcción de ampliaciones de centros de reuniones existentes, el arrendamiento de lugares, la compra de un edificio existente o la construcción de un nuevo centro de reuniones.

Donación de bienes inmuebles

La Iglesia es selectiva a la hora de aceptar donaciones de bienes inmuebles. Si alguien desea donar bienes inmuebles a la Iglesia, los líderes locales del sacerdocio se ponen en contacto con la oficina de Área. Para los que se encuentran en los Estados Unidos o Canadá, llamar a la División de Servicios de Bienes Raíces del Departamento de Propiedades de Centros de Reuniones al 1-801-240-5685 o al 1-800-453-3860.

Los líderes locales no aceptan ni expiden recibos por donaciones de bienes inmuebles. Las donaciones de este tipo deben ofrecerse sin condiciones estipuladas de uso o disposición.

Planes arquitectónicos estándar para centros de reuniones

Los empleados del Área de la Iglesia han preparado planes arquitectónicos estándar de centros de reuniones que se adaptan a las circunstancias y necesidades locales. Cuando se va a construir un nuevo centro de reuniones, se elige un plan estándar que sea adecuado. Dicho plan describe las normas para los salones, las características y el equipo que se incluirán en esos lugares de adoración.

Preparación de proyectos en la construcción de centros de reuniones

Cuando se satisfagan todos los criterios para construir un nuevo centro de reuniones y se haya validado una propuesta de proyecto de construcción —se haya incorporado al plan anual, se le hayan asignado los fondos y se haya programado— el proyecto de centro de reuniones pasa a la fase de preparación de proyecto.

En el momento indicado durante la preparación del proyecto, el gerente de proyectos, previa consulta con el gerente de Propiedades, se reúne con la presidencia de estaca para repasar y seleccionar las opciones de estilo disponibles en los planes estándar. También se puede analizar la opción de llevar a cabo una ceremonia de palada inicial. El gerente de Propiedades mantiene al tanto periódicamente a la presidencia de estaca a lo largo del proceso de preparación.

Construcción de proyectos

Una vez terminada la fase de preparación de proyectos, la oficina de Área asigna el contrato de construcción. Con la ayuda del gerente de Propiedades, el gerente de proyectos lleva a cabo una reunión previa a la construcción con los líderes de la estaca y el contratista. Los participantes de la reunión repasan sus respectivas funciones, finalizan las opciones de estilo y mobiliario de acuerdo con el plan estándar de la región local, y revisan el calendario del proyecto.

Entrega de centros de reuniones

Una vez terminado el proyecto de construcción, el gerente de proyectos “entrega” formalmente el edificio o la ampliación al gerente de Propiedades. El gerente de Propiedades planifica y gestiona los procedimientos de mantenimiento y limpieza a profundidad y lleva a cabo el resto de las tareas necesarias a fin de preparar el edificio para su uso.

El gerente de Propiedades organiza una reunión de orientación y un recorrido para los líderes locales. Proporciona instrucciones iniciales sobre los diversos sistemas del edificio a los representantes del edificio de estaca y de barrio. Proporciona llaves a los líderes locales y repasa los horarios de limpieza y la participación de los miembros.

Arrendamiento de lugares para centros de reuniones

En lo relativo a nuevos arrendamientos de centros de reuniones, los líderes locales consultan al gerente de planificación de propiedades de centros de reuniones del área para determinar los requisitos. Los costos de arrendamiento se cubren con el presupuesto de operaciones del grupo de administración de Propiedades.

En el caso de renovación de acuerdos de arrendamiento de centros de reuniones, los líderes locales consultan al gerente de Propiedades, quien tramitará la solicitud. Se pueden arrendar edificios temporales en los casos en que los centros de reuniones existentes no puedan albergar barrios durante la renovación de un centro de reuniones.

La oficina de Área negocia las condiciones de todos los acuerdos de arrendamiento.

Alquiler de un lugar temporal

Se pueden alquilar edificios temporales costeadas por la Iglesia cuando el espacio disponible no pueda albergar adecuadamente una actividad de estaca, como las conferencias regionales y de estaca, charlas fogoneras, deportes de interior o actividades multiculturales. Se deben tomar en cuenta soluciones alternativas, como la posibilidad de llevar a cabo múltiples sesiones o el uso de tecnología (como las transmisiones) antes de alquilar edificios temporales.

Si llegaran a necesitarse edificios temporales, los líderes locales consultan al gerente de Propiedades con el fin de hacer los arreglos necesarios para tramitar el contrato o acuerdo correspondiente. El gerente de Propiedades entonces envía el acuerdo y un formulario de “Solicitud de arrendamiento temporal de instalaciones” a la oficina de Área. Las solicitudes deben enviarse mucho antes de que se necesiten las instalaciones. Cuando se siguen estos procedimientos, los costos de alquiler se cubren con los fondos generales de la Iglesia.

Las instalaciones para actividades deportivas al aire libre se alquilan con fondos de la unidad local.

La ceremonia de la palada inicial

Una vez que se haya aprobado la construcción de un edificio, la Presidencia de Área puede autorizar una ceremonia de palada inicial antes de comenzar la construcción. Este servicio no se debe realizar en domingo. El presidente de estaca que participa consulta con el Setenta de Área para recibir guía.

La dedicación de edificios

La Presidencia de Área, en coordinación con el director de asuntos temporales, da la aprobación final para la dedicación. La Presidencia de Área trabaja con el presidente de estaca o de misión e indica quién tendrá la responsabilidad de dedicar el edificio.

El programa para el servicio dedicatorio debe concordar con el propósito del evento; no debe ser largo ni tener numerosas presentaciones musicales. Se debe dejar al líder asignado el tiempo suficiente para hablar y dedicar el edificio.

Después de la oración dedicatoria, debe haber un himno o número musical apropiado y una oración breve para clausurar el servicio.

Las oraciones para dedicar edificios se pueden grabar con permiso de la autoridad que presida.

Se pueden dedicar los centros de reuniones en locales alquilados si se cumplen todas estas condiciones:

1. La Iglesia utiliza de manera exclusiva todo el espacio alquilado, salvo las áreas necesariamente comunes (tales como entradas, pasillos y baños).

2. El alquiler es por un período superior a un año.

3. La Presidencia de Área aprueba la dedicación del local alquilado.

Si se cumplen estos requisitos y se dedica el centro de reuniones, se debe mencionar en la oración que el centro de reuniones es dedicado “por el tiempo que dure su alquiler”.