Linee guida per le comunicazioni in caso di emergenza
Introduzione
Durante una calamità, i normali mezzi di comunicazione possono diventare inutilizzabili; tuttavia, la necessità di comunicare con i dirigenti della Chiesa, i missionari, i membri, i dipendenti, le autorità civili e altre persone è maggiore. Usare adeguati metodi di comunicazione di emergenza può contribuire a ridurre l’ansia e lo stress durante un’emergenza.
Il fondamento della comunicazione in caso di emergenza
Creando una comunicazione d’emergenza la Chiesa intende garantire la possibilità di ricevere e inviare le informazioni fondamentali. I dirigenti della Chiesa, i dipendenti della Chiesa, i membri, i volontari e le autorità civiche fanno affidamento su queste informazioni e canali di comunicazione fondamentali prima, durante e dopo una calamità.
Questo include:
-
Trasferimento di informazioni e istruzioni da parte dei dirigenti di area, missione e palo ai dirigenti di rione, ai missionari e ai membri.
-
Rapporti sullo stato dei missionari, dei membri della Chiesa e delle proprietà della Chiesa.
-
Piani per far fronte alle necessità dei membri della Chiesa e della comunità.
-
Coordinamento delle operazioni di soccorso con le autorità civili e altre agenzie di soccorso.
La Chiesa utilizza degli specialisti delle comunicazioni d’emergenza e del programma di benessere e l’autosufficienza per favorire queste importanti comunicazioni. Le seguenti sezioni descrivono il ruolo dello specialista della comunicazione, il ruolo dello specialista per il programma di benessere e l’autosufficienza, il tipo di comunicazione disponibile e vari metodi di comunicazione.
Qual è il ruolo di uno specialista del programma di benessere e l’autosufficienza?
Il ruolo di uno specialista per il programma di benessere e l’autosufficienza, incaricato di gestire le comunicazioni d’emergenza, è quello di migliorare la capacità di un dirigente di comunicare prima di una calamità e durante la risposta all’emergenza.
-
I presidenti di palo possono affidare la gestione delle comunicazioni d’emergenza a uno specialista per il programma di benessere e l’autosufficienza. Lo specialista di palo per il programma di benessere e l’autosufficienza viene chiamato e riferisce alla presidenza di palo.
-
Un Settanta di area può chiamare uno specialista di area per il programma di benessere e l’autosufficienza (sotto la guida della presidenza di area) e coordinarsi a stretto contatto con i responsabili di area per il benessere e l’autosufficienza.
-
I responsabili locali per il programma di benessere e l’autosufficienza sono informati della chiamata dei nuovi specialisti di palo per il programma di benessere e l’autosufficienza.
-
I manager di area per il programma di benessere e l’autosufficienza sono informati della chiamata di nuovi specialisti di area per il benessere e l’autosufficienza.
-
Gli specialisti di area per il programma di benessere e l’autosufficienza comunicano secondo necessità sia con il consiglio di coordinamento che con il manager per il programma di benessere e l’autosufficienza dell’area loro assegnata. Questi specialisti si coordinano inoltre con il responsabile locale per il programma di benessere e l’autosufficienza, secondo necessità.
Quando gestiscono le comunicazioni d’emergenza, gli specialisti non devono sostituire i dirigenti ecclesiastici presiedenti, né agire al di fuori delle loro direttive. Lo specialista deve essere a conoscenza delle varie opzioni di comunicazione (vedere la sezione “Metodi di comunicazione”). Uno specialista di palo per il programma di benessere e l’autosufficienza ha le seguenti responsabilità inerenti alle comunicazioni d’emergenza:
-
Opera sotto la guida di un dirigente del sacerdozio per garantire la comunicazione con i dirigenti della Chiesa all’interno del palo o del rione e con le autorità civili locali.
-
Indica le modalità di comunicazione alternative più efficaci.
-
Aiuta a sviluppare la sezione sulle comunicazioni d’emergenza del piano di palo per la preparazione e la risposta alle emergenze.
-
Si mantiene aggiornato sui piani per le comunicazioni d’emergenza della propria comunità locale o del governo.
-
Serve al fianco dei dirigenti del sacerdozio per garantire comunicazioni efficaci durante una calamità. Un manager per il programma di benessere e l’autosufficienza supporta gli specialisti di palo nelle comunicazioni d’emergenza e opera sotto la guida del Settanta di area per garantire che possa comunicare con il manager per il programma di benessere e l’autosufficienza, con i dirigenti di palo nel consiglio di coordinamento e con le autorità civili locali.
Quale attrezzatura per le comunicazioni è disponibile?
-
L’attrezzatura per le comunicazioni si trova presso la sede centrale della Chiesa, alcune strutture del programma di benessere e gli uffici di area. Questi strumenti sono di aiuto nella risposta generale della Chiesa a una calamità e, se necessario, vengono usati per le comunicazioni di emergenza.
-
L’attrezzatura per le comunicazioni locali può anche rappresentare una risorsa efficace per le unità locali. Gli specialisti per il programma di benessere e l’autosufficienza assegnati alle comunicazioni d’emergenza sono incoraggiati a individuare le persone che dispongono di attrezzature per le comunicazioni e di capacità tecniche in grado di supportare i dirigenti locali nelle comunicazioni in caso di calamità.
Reti radioamatoriali (“Reti”)
-
Le reti possono anche essere organizzate a livello di unità locale sotto la guida dei dirigenti del sacerdozio.
-
La radio amatoriale deve essere considerata una delle opzioni che gli specialisti locali per le comunicazioni d’emergenza devono conoscere (vedere la sezione “Metodi di comunicazione”).
Nota: ulteriori informazioni sulle attrezzature per le comunicazioni si trovano nella Guida delle Proprietà Immobiliari per le case di riunione alla voce “Altre informazioni relative agli edifici delle case di riunione”.
Quali sono i metodi di comunicazione?
I servizi telefonici e Internet vengono spesso interrotti dopo una calamità regionale o di vasta portata. I dirigenti e i membri devono essere preparati a comunicare usando metodi alternativi disponibili localmente. Tuttavia, l’esperienza ha dimostrato che l’80% delle infrastrutture di comunicazione spesso riprende a funzionare entro 72 ore, anche dopo eventi importanti. (In alcuni casi, possono passare settimane prima che i sistemi di alimentazione elettrica e di comunicazione vengano ripristinati).
|
Vantaggi |
Considerazioni |
Utilizzi comuni | |
|---|---|---|---|
|
Cellulare | Vantaggi Usato diffusamente | Considerazioni Dipende dalla copertura telefonica cellulare; non legato a un indirizzo o luogo particolare; si raccomanda di tenere a portata di mano dei caricabatterie portatili per il telefono in caso di interruzione di corrente (questa tecnologia è precaria e instabile in caso di calamità grave) | Utilizzi comuni Comunicazione diretta |
|
Telefono fisso | Vantaggi Legato a un indirizzo fisico | Considerazioni Il destinatario deve trovarsi fisicamente in un luogo per ricevere o effettuare una chiamata (può non essere disponibile se i cavi sono danneggiati) | Utilizzi comuni Sia comunicazione diretta che teleconferenze |
|
SMS/messaggi | Vantaggi Spesso disponibili anche se le linee vocali sono sovraccariche | Considerazioni Trasmette una ridotta quantità di informazioni; si raccomanda di tenere a portata di mano dei caricabatterie portatili per il telefono in caso di interruzione di corrente | Utilizzi comuni Comunicazioni sul campo |
|
Comunicazioni via Internet (e-mail, social media, videoconferenze) | Vantaggi Versatile e adattabile | Considerazioni Mittente e destinatario devono disporre di connessione Internet e di un software (capacità di resistenza pari a quella dell’infrastruttura Internet) | Utilizzi comuni Coordinamento in massa delle operazioni di soccorso |
|
Telefono satellitare | Vantaggi Funziona quando i cellulari non funzionano | Considerazioni Efficace nelle aree in cui il segnale satellitare è buono e il sistema non è sovraccarico | Utilizzi comuni Utilizzato per chiamate in entrata e in uscita |
|
Radio amatoriale (HAM) | Vantaggi Molto resistente, anche nelle situazioni peggiori | Considerazioni Richiede una licenza | Utilizzi comuni Affidabile per comunicazioni in entrata e in uscita dalle aree colpite |