33.

Документация и отчети

33.0

Въведение

Воденето на документация винаги е било важно в Църквата на Господ. Например:

Адам води „възпоменателна книга“ (Моисей 6:5).

Мороний учи, че имената на кръстените в Църквата на Христа са записани, за да могат те „да бъдат запомнени и хранени с доброто слово Божие“ (Мороний 6:4).

Джозеф Смит казва, че във всеки район трябва да бъде призован „регистратор“, който „да направи истинен запис пред Господа“ (Учение и завети 128:2).

33.1

Преглед на църковната документация

Документацията на Църквата е свещена. Информацията в нея е поверителна и трябва да бъде предпазвана. Църковните системи за документация осигуряват достъп до информация за членовете въз основа на призования.

Документацията може да помага на ръководителите:

• Да определят кой може да се нуждае от специални грижа.

• Да определят кои обреди на спасение е получил членът или от кои може да се нуждае.

• Да намират членове.

Следните видове документация се съхраняват в църковните единици:

• Отчети за участие на членовете (вж. 33.5)

• Членски картони (вж. 33.6)

• Историческа документация (вж. 33.7)

• Финансова документация (вж. глава 34)

33.2

Общи указания за чиновници

Те трябва да имат валидна храмова препоръка.

Чиновниците внимателно следват настоящите правила за опазване на църковните средства и поддържане на точността на църковната документация. Чиновниците незабавно информират свещеническите ръководители за каквито и да било нередности. Ако възникнат трудности при отстраняване на нередности, чиновниците следва да се свързват с офиса Поверителна документация в Централата на Църквата.

Телефон: [phone] или 1-800-453-3860, вътрешен 2-2053

Безплатен за САЩ (GSD телефон): 855-537-4357

Имейл адрес: [e-mail]

Продължителността на службата на чиновниците трябва да бъде достатъчна за научаване на техните задължения и осигуряване на последователност в работата им. Тъй като те не са членове на президентството на кол или епископството, не е необходимо да бъдат освобождавани, когато се призовава ново президентство или епископство.

33.4

Документация и отчети на район

33.4.1

Епископство

Епископът отговаря за воденето на документация.

33.4.2

Чиновник на район

Всеки район следва да има квалифициран и деен чиновник. Той се препоръчва от епископството и се призовава и отделя от член на президентството на кол или определен за това висш съветник. Той следва да бъде носител на свещеничеството на Мелхиседек и да има валидна храмова препоръка. Той е член на съвета на района. Посещава събранията на района, според изложеното в 29.2.

Чиновникът на район се обучава от епископството и чиновниците на кол. Могат да бъдат призовани помощник-чиновници, за да оказват подкрепа.

33.4.2.1

Отговорности при водене на документация

Чиновникът на район, или помощник-чиновник, на когото е възложено, има следните отговорности:

• Води записки с възложени отговорности и взети решения по време на събрания на ръководителите на района.

• Грижи се документацията и отчетите да бъдат точни и предадени навреме.

Чиновникът на район следва да се запознае с църковните инструменти за водене на документация (вж. 33.0). Той използва тези инструменти, за да помага на ръководителите да определят:

• Нуждите на членове и организации.

• Наличността на ресурси, включително финансови средства.

Чиновниците на район насърчават членовете да съобщават за каквито и да било грешки в информацията си за членство.

Други задължения при воденето на документация може да включват:

• Грижа за правилното и своевременно документиране на обреди.

• Подготвяне на формуляра Подкрепени служители за конференция на район.

• Записване на информация за съвети относно членството на ниво район.

• Водене на финансова документация (вж. 34.2.2).

33.5

Отчети за участие на членовете

Отчетите за участие на членовете помагат на ръководителите да се съсредоточават върху напредъка и нуждите на членовете.

33.5.1

Видове отчети

33.5.1.1

Отчети за посещаемостта

Посещаемостта на събрания за причастие и неделните събрания на кворуми и организации се записва електронно чрез LCR или Member Tools.

Събрание за причастие. Посещаемостта на събранието за причастие се записва всяка седмица от чиновника на район или помощник-чиновник на район. Образува се чрез преброяване на присъстващите на събранието, присъствено или дистанционно, включително посетителите.

Неделни събрания на кворуми и организации. Посещаемостта се записва всяка седмица от секретари или съветници на кворуми и организации. Ръководителите на младежи също помагат при записване на посещаемостта. Образува се чрез преброяване на присъстващите на събранието, присъствено или дистанционно, включително посетителите. Членовете, които служат в Неделното училище за деца или като ръководители на младежи в района, също се включват в присъстващите.

Чиновникът на район може да записва посещаемостта на всяка една организация.

33.5.1.2

Отчети за интервюта, свързани със служението

Вижте 21.3.

33.5.1.3

Тримесечен отчет

Всяко число в отчет представлява човек, който има уникални нужди (вж. Еламан 15:13).

Тримесечният отчет съдържа полезна информация, която може да осигури на ръководителите проникновения, докато търсят вдъхновение относно своите усилия в служението.

Ръководителите на кол и район редовно преглеждат Тримесечния отчет с цел да проверят напредъка на отделните хора.

Всеки район попълва и предава Тримесечен отчет в Централата на Църквата. Чиновникът преглежда отчета с епископа и го предава преди 15-о число на месеца, следващ края на всяко тримесечие.

33.5.2

Списъци с членове

Църковните инструменти за водене на документация предоставят на ръководителите достъп до списъци с членове. Тези списъци могат да помагат на ръководителите да определят:

• Кои членове все още не са получили обредите, които биха могли.

• Кои млади мъже и млади жени биха могли да отслужат мисия.

• Кои младежи нямат валидна храмова препоръка.

• Кои младежи следва да се срещнат с член на епископството.

Ръководителите на кворуми и организации следва да имат достъп до списъци на хора, принадлежащи към техния кворум или организация.

33.6

Членски картони

Членският картон включва името на члена, информация за контакт, подробности за обреди и друга важна информация.

Членските картони следва да бъдат съхранявани в района по местоживеене на члена. Изключенията, които следва да бъдат рядкост, изискват съгласието на епископите и президентите на кол, които имат отношение. За да се изиска изключение, президентът на кол използва LCR, за да предаде искането до офиса па Първото президентство.

Важно е следните стъпки да се предприемат своевременно:

• Записване на информация за обреди.

• Преместване на картони на членове, които се преместват в района и от него.

• Създаване на картони за нови членове и нови деца на родители, които са членове.

• Записване на смъртта на член.

• Записване на брак и информация за домакинство.

Епископът или президентът на кол се уверява, че членският картон е в съответния район, преди да проведе интервю за получаване на:

• Призование в Църквата.

• Храмова препоръка.

• Свещеничеството на Мелхиседек или ръкополагане в сан в това свещеничество.

Той също така проверява дали картонът не включва някои от следните неща:

• Бележка

• Коментар относно ограничение за запечатване или обреди

• Официални ограничения относно членството

При никакви обстоятелства членски картони не трябва да бъдат давани или показвани на лица, различни от епископ или чиновник.

Членовете може да преглеждат членската информация за себе си и за деца, които са под тяхна опека и живеят в дома им, чрез приложението Member Tools. Те също така може да поискат от чиновника разпечатан екземпляр на Справка за личните обреди. Ако бъдат открити грешки, чиновникът има грижата те да бъдат поправени в членските картони.

33.6.1

Имена в документацията на Църквата

Пълното официално име на лицето, така както то е дефинирано от местния закон или обичай, следва да бъде написано в членския картон и удостоверенията за обред.

33.6.2

Членове по списък

Следните лица са членове по списък и трябва да имат членски картон:

• Кръстените и потвърдените

• Деца на възраст под 9 години, които са били благословени, но не са кръстени

• Лица, които не могат да носят отговорност поради умствено увреждане, независимо от възрастта

• Неблагословени деца на възраст под 9 години, когато са изпълнени и двете условия:

  • Поне един родител или баба/дядо е член на Църквата.

  • И двамата родители са дали разрешение за създаване на картон. (Ако само единият родител има законно попечителство над детето, разрешението на този родител е достатъчно.)

Лице на възраст 9 или повече години, за което има членски картон, но не е извършено кръщение и потвърждаване, не се счита за член по списък. Въпреки това районът, в който живее това лице, запазва членския картон, докато лицето навърши 18 г. Тогава, ако лицето избере да не бъде кръстено, епископът изтрива членския картон. За това е нужно позволението на президента на кол.

Не се изтриват картони на лица, които не са били кръстени по причина на умствено увреждане, освен ако това не бъде поискано от лицето или законен настойник, в това число родител.

33.6.3

Картони на нови членове на района

Чиновникът на района или помощник-чиновникът на района се свързва с новите членове на района скоро след като техните картони бъдат получени, за да потвърдят информацията в Справката за личните обреди.

33.6.6

Картони на членове, които служат извън своя географски район

33.6.6.2

Картони на пълновременни мисионери

Вижте 24.6.2.8.

33.6.13

Картони на деца на разведени родители

Всички членски картони използват законното име на човек, така както то е дефинирано от местния закон или обичай. Това включва деца на разведени родители.

Децата на разведени родители често пъти посещават църковните събрания в районите и на двамата родители. Въпреки че само едната единица може да води и актуализира официалния членски картон на дадено дете, може да бъде създаден и членски картон извън единицата в друг район, посещаван от същото дете. Това позволява името на детето и информацията за връзка да бъдат видими в присъствените списъци на единицата и съответния клас.

Деца с членски картон извън единицата може да получат призование в тази единица.

33.6.15

Ограничения за преместване на членски картони

Ако някой член се премести, докато са налице официални ограничения относно членството или друг сериозен проблем, епископът или упълномощен чиновник може да постави ограничение за преместване на членския картон. Той използва LCR, за да направи това.

Картон с ограничение за преместване не се прехвърля в нова единица, докато свещеническият ръководител, който е поставил ограничението, не одобри отпадането му.

33.6.16

Картони от файл „Адрес неизвестен“

Понякога член може да бъде намерен, след като картонът му/ѝ е преместен във файл „Адрес неизвестен“ в Централата на Църквата. В такива ситуации чиновникът изисква картона чрез LCR.

33.6.17

Записване и поправяне на информация за обреди

Вижте глава 18.

33.6.19

Ревизии на членски картони

Всяка година чиновникът на кол или помощник-чиновник на кол има грижата да се проведе ревизия на членските картони във всеки район чрез LCR. Ревизиите трябва да бъдат проведени до 30-и юни всяка година.

33.7

Историческа документация

33.7.1

Истории на район и кол

Господ е заповядал да се води „история от всичките важни“ събития, отнасящи се до Неговата Църква (Учение и завети 69:3, вж. също стих 5; Алма 37:2).

Всяка единица в Църквата следва да документира всички важни събития, отнасящи се до единицата.

Воденето на история е духовна работа, която укрепва вярата на тези, които я пишат и четат.

Ръководителите на свещеничеството и организациите на ниво кол и район допринасят с истории, като използват инструмента История на единицата на ChurchofJesusChrist.org. Чиновниците на кол и район имат основната отговорност да организират и координират това усилие. Допълнителни указания са налични в Краткото ръководство на инструмента.

33.8

Поверителност на документацията

Документацията на Църквата е поверителна, независимо дали е на хартиен носител или съществува дигитално. Тя включва:

• Членски картони.

• Финансова документация.

• Записки от събрания.

• Официални формуляри и документи (включително документация от съвети относно членството).

Ръководителите трябва да се грижат събираната от членовете информация да бъде:

• Ограничена до това, което се изисква от Църквата.

• Използвана единствено за одобрени от Църквата цели.

• Предоставяна единствено на тези, които имат правото да я ползват.

Съществуващата дигитално информация трябва да бъде съхранявана и защитавана по адекватен начин (вж. 33.9.1).

33.9

Управление на документацията

33.9.1

Защита

Всички църковни документи, отчети и данни следва да бъдат защитавани от неупълномощен достъп, промяна, унищожаване и разпространение. Тази информация трябва да бъде пазена на сигурно място.

За изгубени или откраднати устройства или носители за съхранение на данни собственост на Църквата трябва незабавно да бъде съобщено на incidents.ChurchofJesusChrist.org. За злоупотреба с църковна информация също трябва да се съобщава.

33.9.1.1

Потребителски имена и пароли

Президенти на кол, епископи и други ръководители не трябва никога да споделят своите потребителски имена и пароли за църковните сайтове със съветници, чиновници, изпълнителни секретари или други хора.

33.9.1.3

Поверителност на личните данни

Много държави са въвели закони за защита на данните, които регулират обработката на лични данни. Това включва информацията в членските картони и друга църковна документация с данни за конкретни лица. Ръководители, които имат въпроси относно приложението на законите за защита на личните данни към обработването на църковната документация на местно ниво, може да се свържат с църковния офис Поверителност на личните данни на [e-mail].