33.

अभिलेख और सूचनाएं

33.0

परिचय

प्रभु के गिरजे में अभिलेख रखना हमेशा महत्वपूर्ण रहा है। उदाहरण के लिए:

आदम ने “स्मृति की पुस्तक रखी,” थी (मूसा 6:5)।

मोरोनी ने सिखाया था कि मसीह के गिरजा में बपतिस्मा लेने वालों के नाम दर्ज किए गए थे ताकि “उन्हें याद रखा जा सके उनका पोषण परमेश्वर के अच्छे वचन द्वारा किया जा सके” (मोरोनी 6:4)।

जोसफ स्मिथ ने निर्देश दिया था कि प्रत्येक वार्ड में अभिलेख लिखने वाले को नियुक्त किया जाना चाहिए “ताकि वह प्रभु के समक्ष सच्चाई को लिख सके” (सिद्धांत और अनुबंध 128:2)।

33.1

गिरजा अभिलेखों का अवलोकन

गिरजा अभिलेख पवित्र होते हैं। उनमें दी गई जानकारी संवेदनशील होती है और उसे सुरक्षित रखा जाना चाहिए। गिरजा अभिलेख प्रणाली नियुक्तियों के आधार पर सदस्यता जानकारी तक पहुंच के लिए अधिकृत करता है।

अभिलेख मार्गदर्शकों की मदद कर सकते हैं:

• कि किसे विशेष देखभाल की आवश्यकता हो सकती है।

• कि किस व्यक्ति को उद्धार की कौन सी विधि प्राप्त हुई है या उसे उसकी आवश्यकता हो सकती है।

• सदस्यों का पता लगाने में।

गिरजा इकाइयों में निम्नलिखित प्रकार के अभिलेख रखे जाते हैं:

• सदस्य भागीदारी सूचनाएं (देखें 33.5)

• सदस्यता अभिलेख (देखें 33.6)

• ऐतिहासिक अभिलेख (देखें 33.7)

• वित्तीय अभिलेख (देखें अध्याय 34)

33.2

क्लर्क के लिए सामान्य निर्देश

उनके पास वर्तमान मंदिर संस्तुति होनी चाहिए।

गिरजा निधि की सुरक्षा के लिए क्लर्क वर्तमान नीतियों का सावधानीपूर्वक पालन करते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि गिरजा अभिलेख सही हों। क्लर्क तुरंत किसी भी अनियमितता के बारे में पौरोहित्य मार्गदर्शकों को सूचित करते हैं। यदि अशुद्धियों को हल करने में कठिनाइयां आती हैं, तो क्लर्कों को गिरजा मुख्यालय में गोपनीय अभिलेख कार्यालय से संपर्क करना चाहिए।

टेलीफोन: 1-801-240-2053 या 1-800-453-3860, एक्सटेंशन 2-2053

टोल फ्री (जीएसडी फोन): 855-537-4357

इमेल: [e-mail]

क्लर्कों की सेवा की अवधि उनके कर्तव्यों को सीखने और अपने काम में निरंतरता बनाए रखने के लिए पर्याप्त होनी चाहिए। क्योंकि वे स्टेक अध्यक्षता या धर्माध्यक्षता के सदस्य नहीं होते हैं, इसलिए जब स्टेक अध्यक्षता या धर्माध्यक्षता को पुनर्गठित किया जाता है तो उन्हें सेवा-मुक्त करने की आवश्यकता नहीं होती है।

33.4

वार्ड अभिलेख और सूचनाएं

33.4.1

धर्माध्यक्षता

धर्माध्यक्ष वार्ड अभिलेख रखने की देखरेख करता है।

33.4.2

वार्ड क्लर्क

प्रत्येक वार्ड में योग्य, कार्यशील वार्ड क्लर्क होना चाहिए। धर्माध्यक्षता द्वारा उसकी सिफारिश की जाती है और स्टेक अध्यक्षता के सदस्य या उच्च पार्षद द्वारा नियुक्त किया और अलग किया जाता है। उसके पास मेल्कीसेदेक पौरोहित्य और वैध मंदिर संस्तुति होनी चाहिए। वह वार्ड परिषद का सदस्य होताहै। वह वार्ड सभाओं में भाग लेता है जैसा 29.2 में दर्शाया गया है।

वार्ड क्लर्क को धर्माध्यक्षता और स्टेक क्लर्क द्वारा निर्देशन दिया जाता है। सहायता के लिए सहायक वार्ड क्लर्कों को नियुक्त किया जा सकता है।

33.4.2.1

अभिलेख-रखने की जिम्मेदारियां

वार्ड क्लर्क, या नियुक्त सहायक क्लर्क की निम्नलिखित जिम्मेदारियां होती हैं:

• वार्ड मार्गदर्शन सभाओं में किए गए कार्यों और निर्णयों का अभिलेख रखना।

• सुनिश्चित करना कि अभिलेख और सूचनाएं सही और समयबद्ध हैं।

वार्ड क्लर्क को गिरजा अभिलेख रखने के साधनों से परिचित होना चाहिए (देखें 33.0)। वह मार्गदर्शकों को निम्न बातों की पहचान करने में मदद करने के लिए इन उपकरणों का उपयोग करता है:

• सदस्यों और संगठनों की आवश्यकताएं।

• वित्त सहित साधनों की उपलब्धता।

वार्ड क्लर्क सदस्यों को उनकी सदस्यता जानकारी में कोई भी कमी होने पर सूचित करने के लिए कहते हैं।

अन्य अभिलेख रखने के कार्यों में शामिल हो सकते हैं:

• यह सुनिश्चित करना कि विधियां ठीक से और तुरंत दर्ज की गई हैं।

• वार्ड सम्मेलन के लिए पदाधिकारी समर्थन प्रपत्र तैयार करना।

• वार्ड सदस्यता परिषदों के लिए अभिलेख जानकारी लिखना।

• वित्तीय अभिलेख की देखरेख करना (देखें 34.2.2)।

33.5

सदस्य भागीदारी की सूचनाएं

सदस्य भागीदारी की सूचनाएं मार्गदर्शकों को सदस्यों की प्रगति और जरूरतों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करती हैं।

33.5.1

सूचनाओं के प्रकार

33.5.1.1

उपस्थिति सूचनाएं

प्रभु-भोज सभाओं और रविवार पौरोहित्य और संगठन सभाओं में उपस्थिति LCR या सदस्य साधनों का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक तरीके से दर्ज की जाती है।

प्रभु-भोज सभा। प्रभु-भोज सभा में उपस्थिति प्रत्येक सप्ताह वार्ड क्लर्क या सहायक वार्ड क्लर्क द्वारा दर्ज की जाती है। गिनती व्यक्तिगत रूप से या सीधे प्रसारण द्वारा सभा में भाग लेने वाले लोगों की संख्या है।

रविवार परिषद और संगठन सभाएं। परिषद और संगठन सचिवों और सलाहकारों द्वारा प्रत्येक सप्ताह उपस्थिति दर्ज की जाती है। युवा मार्गदर्शक भी उपस्थिति दर्ज करने में सहायता कर सकते हैं। गिनती व्यक्तिगत रूप से या सीधे प्रसारण द्वारा सभा में भाग लेने वाले लोगों की संख्या है। वे सदस्य जो वार्ड के भीतर प्राथमिक या युवा मार्गदर्शकों के रूप में सेवा कर रहे हैं, उनकी भी उपस्थित दर्ज की जाती है।

वार्ड क्लर्क किसी भी संगठन की ओर से उपस्थिति दर्ज कर सकता है।

33.5.1.2

सेवकाई साक्षात्कार सूचनाएं

देखें 21.3।

33.5.1.3

तिमाही सूचना

सूचना में प्रत्येक संख्या एक वास्तविक व्यक्ति प्रदर्शित करती है जिसकी महत्वपूर्ण आवश्यकताएं होती हैं (देखें हिलामन 15:13)।

एक तिमाही सूचना में उपयोगी जानकारी शामिल है जो मार्गदर्शकों को समझ प्रदान कर सकती है जब वे अपने सेवकाई प्रयासों के बारे में प्रेरणा चाहते हैं।

स्टेक और वार्ड मार्गदर्शक व्यक्तियों की प्रगति की समीक्षा करने के लिए नियमित रूप से तिमाही सूचना का संदर्भ लेते हैं।

प्रत्येक वार्ड तिमाही सूचना पूरी करने के बाद गिरजा मुख्यालय को भेजता है। क्लर्क धर्माध्यक्ष के साथ सूचना की समीक्षा करता है और प्रत्येक तिमाही के अंत में महीने की 15 तारीख से पहले इसे भेजता है।

33.5.2

सदस्यता सूचियां

गिरजा अभिलेख-रखने के साधन मार्गदर्शकों को सदस्यता सूचियों तक पहुंच प्रदान करते हैं। ये सूचियां मार्गदर्शकों को पहचानने में मदद कर सकती हैं कि:

• किन सदस्यों को अभी तक विधियां प्राप्त नहीं हुई है जिसके लिए वे तैयार हैं।

• कौन से युवक और युवतियां मिशन सेवा के लिए योग्य हैं।

• किस युवा के पास वैध मंदिर संस्तुति नहीं है।

• किस युवा को धर्माध्यक्षता के सदस्य के साथ सभा करने की आवश्यकता है।

परिषद और संगठन के मार्गदर्शकों की उन लोगों की सूचियों तक पहुंच होनी चाहिए जो उनके परिषद या संगठन से संबंधित हैं।

33.6

सदस्यता अभिलेख

सदस्यता अभिलेख में सदस्यों के नाम, संपर्क जानकारी, विधि विवरण और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी शामिल हैं।

सदस्यता अभिलेख उस वार्ड में रखा जाना चाहिए जहां सदस्य रहता है। अपवाद, जो बहुत दुर्लभ होना चाहिए, लेकिन इसके लिए इसमें शामिल धर्माध्यक्षों और स्टेक अध्यक्षों की सहमति की आवश्यकता होती है। अपवाद का अनुरोध करने के लिए, स्टेक अध्यक्ष प्रथम अध्यक्षता के कार्यालय को अनुरोध प्रस्तुत करने के लिए LCR का उपयोग करता है।

निम्नलिखित कार्य तुरंत करना महत्वपूर्ण है:

• विधि की जानकारी का अभिलेख रखना।

• वार्ड में आने या जाने वाले सदस्यों के अभिलेख रखना।

• नए सदस्यों और सदस्य अभिभावकों के नए बच्चों के लिए अभिलेख बनाना।

• किसी सदस्य की मृत्यु का अभिलेख रखना।

• विवाह और परिवार सूचना अभिलेख रखना।

धर्माध्यक्ष या स्टेक अध्यक्ष यह सुनिश्चित करता है कि सदस्य का सदस्यता अभिलेख उचित वार्ड में हो यदि निम्नलिखित के लिए उसका साक्षात्कार किया जाता है जैसे:

• गिरजा नियुक्ति।

• मंदिर संस्तुति।

• मेल्कीसेदेक पौरोहित्य या उस पौरोहित्य में किसी भी पद पर नियुक्ति।

वह यह भी सुनिश्चित करता है कि अभिलेख में निम्नलिखित में से कुछ भी शामिल नहीं है:

• टिप्पणी

• मुहरबंदी या विधि प्रतिबंध के बारे में कोई टिप्पणी

• औपचारिक सदस्यता प्रतिबंध

किसी भी परिस्थिति में सदस्यता अभिलेख धर्माध्यक्ष या क्लर्क के अलावा किसी अन्य को नहीं दिया या दिखाया जाना चाहिए।

सदस्य अपनी और घर पर रहने वाले किसी भी आश्रित बच्चे की सदस्यता जानकारी Member Tools app पर देख सकते हैं। वे क्लर्क से अपनी व्यक्तिगत विधि सारांश की छपी हुई प्रतियों का भी अनुरोध कर सकते हैं। यदि अशुद्धियां मिलती हैं, तो क्लर्क यह सुनिश्चित करता है कि सदस्यता अभिलेख में उन्हें ठीक कर दिया गया है।

33.6.1

गिरजा अभिलेख में प्रयुक्त नाम

किसी व्यक्ति का पूरा कानूनी नाम, जैसा कि स्थानीय कानून या रीति-रिवाज द्वारा दिया गया है, सदस्यता अभिलेख और विधि प्रमाणपत्रों में उपयोग किया जाना चाहिए।

33.6.2

अभिलेखित सदस्य

निम्नलिखित व्यक्ति अभिलेखित सदस्य हैं और उनके पास सदस्यता अभिलेख होना चाहिए:

• जिनका बपतिस्मा और पुष्टिकरण हो चुका है

• 9 वर्ष से कम आयु के वे जिनका नामकरण और आशीष दी गई हो लेकिन बपतिस्मा नहीं दिया गया है

• किसी भी उम्र के सदस्य जो बौद्धिक रूप से विकलांग होने के कारण उत्तरदायी नहीं हैं

• 9 वर्ष से कम आयु के बच्चे जिनका नामकरण और आशीष नहीं मिली हो जब निम्नलिखित दोनों लागू होते हैं:

  • कम से कम एक माता/पिता या दादा-दादी/नाना-नानी गिरजा सदस्य हों।

  • माता-पिता दोनों अभिलेख बनाने की अनुमति देते हैं। (यदि केवल माता/पिता के पास बच्चे का कानूनी अधिकार है, तो उस माता/पिता की अनुमति पर्याप्त है।)

9 वर्ष या अधिक उम्र का कोई व्यक्ति जिसका सदस्यता अभिलेख है लेकिन उसने बपतिस्मा और पुष्टिकरण प्राप्त नहीं किया है, वह अभिलेखित सदस्य नहीं है। हालांकि, जिस वार्ड में वह व्यक्ति रहता है, उसकी सदस्यता अभिलेख तब तक बना रहता है जब तक वह व्यक्ति 18 वर्ष का नहीं हो जाता। उस समय, यदि व्यक्ति बपतिस्मा नहीं लेने का विकल्प चुनता है, तो धर्माध्यक्ष उसका सदस्यता अभिलेख रद्द कर देता है। स्टेक अध्यक्ष की अनुमति आवश्यक है।

उन लोगों के अभिलेख रद्द नहीं किए जाते हैं, जिन्होंने बौद्धिक विकलांगता के कारण बपतिस्मा नहीं लिया है, जब तक कि व्यक्ति या माता-पिता सहित कानूनी अभिभावक द्वारा अनुरोध नहीं किया जाता है।

33.6.3

नए वार्ड सदस्यों के अभिलेख

वार्ड क्लर्क या सहायक वार्ड क्लर्क व्यक्तिगत विधि सारांश के सही होने की समीक्षा करने के लिए सदस्यता अभिलेख आने के तुरंत बाद नए वार्ड सदस्यों से संपर्क करता है।

33.6.6

अपने भौगोलिक वार्ड के बाहर सेवा करने वाले सदस्यों के अभिलेख

33.6.6.2

पूर्णकालिक प्रचारकों के अभिलेख

देखें 24.6.2.8।

33.6.13

तलाकशुदा माता-पिता के बच्चों के अभिलेख

सभी सदस्यता अभिलेख व्यक्ति के कानूनी नाम का उपयोग करते हैं, जैसा कि स्थानीय कानून या रीति-रिवाज द्वारा परिभाषित किया गया है। इसमें तलाकशुदा माता-पिता के बच्चे भी शामिल हैं।

तलाकशुदा माता-पिता के बच्चे अक्सर माता-पिता दोनों के वार्डों में गिरजा सभाओं में भाग लेते हैं। जबकि केवल एक ही इकाई बच्चे के आधिकारिक सदस्यता अभिलेख को रख और बदलाव कर सकती है, दूसरे वार्ड में जिसमें वह भाग लेता है, वहां इकाई-से-बाहर का सदस्य अभिलेख बनाया जा सकता है। इससे बच्चे का नाम और संपर्क जानकारी वार्ड और कक्षा सूचियों में शामिल की जा सकती है।

इकाई-से-बाहर के सदस्य अभिलेख वाले बच्चों को उस इकाई में नियुक्ति प्राप्त हो सकती है।

33.6.15

सदस्यता अभिलेख पर स्थानांतरण प्रतिबंध

यदि कोई सदस्य औपचारिक सदस्यता प्रतिबंध या कोई अन्य गंभीर अपराध के लंबित होने पर स्थानांतरित होता है, तो धर्माध्यक्ष या अधिकृत क्लर्क उसके सदस्यता अभिलेख पर स्थानांतरण प्रतिबंध लगा सकता है। वह इसके लिए LCR का उपयोग करते है।

ऐसा अभिलेख जिस पर स्थानांतरण प्रतिबंध है, उसे नई इकाई में तब तक नहीं ले जाया जाता है जब तक कि प्रतिबंध लगाने वाला पौरोहित्य मार्गदर्शक इसे हटाने के लिए अधिकृत नहीं करता है।

33.6.16

“पता अज्ञात फाइल” से अभिलेख

किसी सदस्य का अभिलेख कभी-कभी गिरजा मुख्यालय में “पता अज्ञात फाइल” में होने के बाद भी ज्ञात हो जाता है। इस स्थिति में, वार्ड क्लर्क LCR का उपयोग करके अभिलेख के लिए अनुरोध करता है।

33.6.17

विधि सूचना का अभिलेख करना और सुधारना

देखें अध्याय 18।

33.6.19

सदस्यता अभिलेखों का लेखापरीक्षण

प्रत्येक वर्ष स्टेक क्लर्क या सहायक स्टेक क्लर्क यह सुनिश्चित करता है कि LCRका उपयोग करके प्रत्येक audit of membership records का लेखापरीक्षण किया जाए। लेखापरीक्षण प्रत्येक वर्ष 30 जून तक पूरा किया जाना चाहिए।

33.7

ऐतिहासिक अभिलेख

33.7.1

वार्ड और स्टेक इतिहास

प्रभु ने आज्ञा दी है कि उसके गिरजा से संबंधित “सभी महत्वपूर्ण” मामलों का इतिहास लिखा और रखा जाए (सिद्धांत और अनुबंध 69:3; पद 5; अलमा 37:2 भी देखें)।

गिरजे में प्रत्येक इकाई को इकाई से संबंधित सभी महत्वपूर्ण मामलों को लिखना होता है।

इतिहास रखना एक आत्मिक कार्य है जो इसे लिखने और पढ़ने वालों के विश्वास को मजबूत करेगा।

स्टेक क्लर्क या सहायक स्टेक क्लर्क स्टेक का इतिहास तैयार करता है। धर्माध्यक्ष वार्ड का इतिहास तैयार करता है। निर्देशन Stake, District, and Mission Annual Histories ChurchofJesusChrist.org पर उपलब्ध हैं।

33.8

अभिलेखों की गोपनीयता

गिरजे के अभिलेख गोपनीय हैं, चाहे वे कागज पर मौजूद हों या डिजिटल रूप में। इसमें शामिल है:

• सदस्यता अभिलेख।

• वित्तीय अभिलेख।

• सभाओं से टिप्पणियां।

• आधिकारिक पत्र और दस्तावेज (सदस्यता परिषदों के अभिलेख सहित)।

मार्गदर्शक यह सुनिश्चित करते हैं कि सदस्यों से जो जानकारी एकत्र की गई है:

• गिरजे की आवश्यकता के अनुसार सीमित हो।

• इसका उपयोग केवल अनुमोदित गिरजा उद्देश्यों के लिए किया जाता है।

• केवल उन्हीं को दिया जाता है जो इसका उपयोग करने के लिए अधिकृत हैं।

इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत जानकारी को उचित रूप से सुरक्षित और संरक्षित रखा जाना चाहिए (देखें 33.9.1)।

33.9

अभिलेख प्रबंधन

33.9.1

सुरक्षा

सभी गिरजा अभिलेखों, सूचनाओं और आंकड़ों को अनधिकृत पहुंच, परिवर्तन, विनाश या खुलासे से संरक्षित किया जाना चाहिए। इस जानकारी को सुरक्षित स्थान पर रखा जाना चाहिए।

गिरजा उपकरण या भंडारण साधन के खो जाने या चोरी हो जाने की सूचना तुरंत incidents.ChurchofJesusChrist.org पर दी जानी चाहिए। गिरजा सूचना के दुरुपयोग की भी सूचना दी जानी चाहिए।

33.9.1.1

उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड

स्टेक अध्यक्षों, धर्माध्यक्षों और अन्य मार्गदर्शकों को कभी भी अपने गिरजा उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड को सलाहकारों, क्लर्कों, कार्यकारी सचिवों या अन्य के साथ साझा नहीं करना चाहिए।

33.9.1.3

आंकड़ों की गोपनीयता

कई देशों ने विवरण संरक्षण कानून बनाए हैं जो व्यक्तिगत आंकड़ों के उपयोग को नियंत्रित करते हैं। इसमें सदस्यता अभिलेख और अन्य गिरजा अभिलेख की जानकारी शामिल है जो व्यक्तियों की पहचान करती है। जिन मार्गदर्शकों के पास गिरजा अभिलेख के स्थानीय प्रबंधन के लिए आंकड़ों के संरक्षण कानूनों के उपयोग के बारे में प्रश्न हैं, वे [e-mail] पर गिरजा आंकड़ा गोपनीयता कार्यालय से संपर्क कर सकते हैं।