33.

33. Записи и извештаји

33.0

Увод

Вођење записа је увек било важно у Господњој Цркви. На пример:

Адам је водио „књиг[у] сећања” (Мојсије 6:5).

Морони је поучио да су имена оних који су крштени у Цркви Христовој била забележена како би „их се сећали и неговали добром речју Божјом” (Морони 6:4).

Џозеф Смит је рекао да у сваком одељењу треба позвати записничара да „начини истинити запис пред Господом” (Учење и завети 128:2).

33.1

Преглед црквених записа

Записи Цркве су свети. Информације у њима су осетљиве и треба да буду заштићене. Системи црквених записа дозвољавају приступ информацијама о чланству на основу позива.

Записи могу помоћи вођама да:

• Препознају коме је можда потребна посебна нега.

• Препознају које обреде спасења је особа примила и које је потребно да прими.

• Лоцира чланове.

Следеће врсте записа се држе у црквеним јединицама:

• Извештаји о присуству чланова (видети одељак 33.5)

• Члански записи (видети одељак 33.6)

• Историјски записи (видети одељак 33.7)

• Финансијски записи (видети 34. поглавље)

33.2

Општа упутства за књиговође

Треба да имају важећу храмску препоруку.

Књиговође пажљиво прате важећа правила како би заштитили црквене фондове и осигурали да су црквени записи тачни. Кљиговође одмах обавештавају вође свештенства о било каквим неправилностима. Ако се појаве потешкоће у решавању неправилности, књиговође треба да контактирају са Канцеларијом за поверљиве записе у седишту Цркве.

Teлефон: 1-801-240-2053 or 1-800-453-3860, локал 2-2053

Бесплатан позив (ГСД телефон): 855-537-4357

Имејл: [e-mail]

Дужина служења књиговође треба да буде довољна да научи своје дужности и очува континуитет у раду. Пошто нису чланови председништва кочића или бискупства, не морају бити разрешени када се реорганизује председништво кочића или бискупство.

33.4

Записи и извештаји одељења

33.4.1

Бискупство

Бискуп надгледа држање записа у одељењу.

33.4.2

Одељењски књиговођа

Свако одељење треба да има квалификованог, функционалног књиговођу. Препоручује га бискупство, а позива и издваја члан председништва кочића или додељени високи саветник. Требало би да има Мелхиседеково свештенство и да има важећу препоруку за храм. Он је члан савета одељења. Присуствује састанцима одељења како је приказано у одељку 29.2.

Бискупство и књиговође кочића дају упутства одељењском књиговођи. Као испомоћ може се позвати помоћник књиговође одељења.

33.4.2.1

Одговорности вођења записа

Одељењски књиговођа, или додељени помоћник књиговође, има следеће одговорности:

• Води записе о задацима и одлукама донетим на састанцима вођства одељења.

• Уверава се да су записи и извештаји тачни и благовремени.

Одељењски књиговођа треба да буде упознат са црквеним алатима за вођење записа (видети одељак 33.0). Користи ове алате да би помогао вођама да препознају:

• Потребе чланова и организација.

• Доступност извора, укључујући финансије.

Књиговође одељења подстичу чланове да известе о било каквој грешци у њиховим чланским информацијама.

Друге дужности вођења записа могу укључити:

• Старање да се обреди прикладно и брзо забележе.

• Припрему Обрасца за подржавање надлежних лица за конференцију одељења.

• Бележење информације са савета за чланство одељења.

• Одржавање финансијских записа (видети 34.2.2).

33.5

Извештаји о учешћу чланова

Извештаји о учешћу чланова помажу вођама да се усредсреде на напредак и потребе чланова.

33.5.1

Врсте извештаја

33.5.1.1

Извештаји о присуствовању

Присуство причесним састанцима и недељним састанцима свештенства или организација бележи се електронски у ИВК-у или Алатима за чланове.

Причесни састанак. Присуство на причесном састанку бележи се сваке недеље од стране одељењског књиговође или помоћника одељењског књиговође. Броји се присуство на састанку лично или електронским путем, укључујући посетиоце.

Недељни састанци већа и организација. Присуство бележе сваке седнице секретари/секретарице и помоћници/помоћнице већа и организација. Вође младих такође могу помагати у бележењу присуства. Броји се присуство састанку лично или електронским путем, укључујући посетиоце. Чланови који служе у Школици или као вође младих у одељењу се рачунају у присутне.

Одељењски књиговођа може бележити присуство у корист било које организације.

33.5.1.2

Извештаји о интервијуима са послужитељима

Видети одељак 21.3.

33.5.1.3

Тромесечни извештај

Сваки број у извештају представља стварну особу која има јединствене потребе (видети Хеламан 15:13).

Тромесечни извештај садржи корисне информације које могу обезбедити вође запажањима док траже надахнуће о напорима у послуживању.

Вође одељења и кочића редовно користе Тромесечни извештај како би испратили напредак појединаца.

Свако одељење саставља и шаље Тромесечни извештај седишту Цркве. Књиговођа прегледа извештај са бискупом и подноси га пре 15. у месецу по завршетку сваког квартала.

33.5.2

Спискови чланова

Црквени алати за вођење записа обезбеђују вођама приступ списковима чланова. Ови спискови могу помоћи да вође утврде:

• Који чланови још нису примили обреде за које испуњавају услове.

• Који млади мушкарци и младе жене имају право да служе мисију.

• Који млади немају важећу храмску препоруку.

• Којим младима треба заказати састанак са чланом бискупства.

Вође већа и организација треба да имају приступ списковима оних који припадају њиховом већу или организацији.

33.6

Члански записи

Члански записи укључују име и презиме члана, контакт информацију, детаље о обредима и друге важне информације.

Члански запис треба да се држи у одељењу где члан живи. Изузеци, који би требало да су ретки, захтевају сагласност укључених бискупа и председника кочића. Да би захтевао изузеће, председник кочића користи ИВК како би послао захтев канцеларији Првог председништва.

Од виталног је значаја да што пре уради следеће:

• Забележи информацију о извршеном обреду.

• Премести запис оних чланова који дођу или напусте одељење.

• Креира запис за нове чланове или за нову децу родитеља чланова.

• Забележи смрт члана.

• Забележи информације о венчању и домаћинству.

Бискуп или председник кочића се стара да члански запис буде у правом одељењу пре него што члан приступи интервјуу да прими:

• Црквени позив.

• Храмску препоруку.

• Мелхиседеково свештенство или да буде заређен у службу у свештенству.

Такође се стара да запис не укључује ишта од следећег:

• Забелешку

• Коментар о ограничењу за печаћење или примање обреда

• Формална ограничења чланства

Ни под којим условима се члански записи не могу дати или показати било коме сем бискупу или књиговођи.

Чланови могу у апликацији Алат за чланове видети информације о себи и о било ком детету које живи код куће. Они, такође, могу затражити штампане примерке својих извода појединачних обреда од књиговође. Ако се пронађу грешке, књиговођа се стара да се оне исправе у чланским записима.

33.6.1

Имена која се користе у црквеним записима

Пуно званично име особе, дефинисано локалним законом или обичајем, треба да се користи у чланским записима или потврдама о извршеном обреду.

33.6.2

Чланови из записа

Следећи појединци се сматрају члановима записа и треба да имају члански запис:

• Они који су се крстили и били потврђени

• Млађи од 9 година који су благословени али се нису крстили

• Они који нису урачунљиви због интелектуалне неспособности, невезано за године

• Деца која нису примила благослов а која имају мање од 9 година када су задовољени следећи услови:

  • Најмање један родитељ или баба или деда је члан Цркве.

  • Оба родитеља дају дозволу да се креира запис. (Ако један родитељ има старатељство над дететом, дозвола тог родитеља је довољна.)

Особа од 9 година и старија која има члански запис али није крштена и потврђена није члан записа. Међутим, одељење у коме особа живи задржава члански запис док особа не напуни 18 година. У том периоду, ако особа одлучи да се не крсти, бискуп отказује члански запис. Потребна је дозвола председника кочића.

Записи се не отказују за оне који нису крштени због интелектуалне неспособности, сем ако то не захтева законити старатељ, укључујући и родитеља.

33.6.3

Записи нових чланова одељења

Одељењски књиговођа или помоћник одељенског књиговођа контактира са новим члановима одељења убрзо након што стигну њихови записи о чланству како би прегледао извод појединачних обреда ради тачности.

33.6.6

Записи чланова који служе ван подручја свог географског одељења.

33.6.6.2

Записи о пуновременим мисионарима

Видети 24.6.2.8 .

33.6.13

Записи о деци разведених родитеља

Сви члански записи користе званично име и презиме особе, како је дефинисано локалним законом или обичајем. То укључује децу родитеља који су разведени.

Деца разведених родитеља често присуствују црквеним састанцима у одељењима оба родитеља. Док само једна јединица може да води и ажурира званични члански запис детета, може се креирати запис ван званичног чланског записа у другом одељењу где оно присуствује. То омогућује да се дететово име и контакт информације налазе на одељенским списковима и списковима разреда.

Дете са записом ван званичног записа јединице може примити позив у тој јединици.

33.6.15

Ограничење пресељења чланских записа

Ако се члан пресели док су формална ограничења чланства или нека друга озбиљна недоумица на чекању, бискуп или овлашћени књиговођа може поставити ограничење премештања чланског записа. Да би то чинио користи ИВК.

Запис који има ограничење премештања не премешта се у нову јединицу све док вођа свештенства који је поставио ограничење не овласти његово уклањање.

33.6.16

Записи из датотеке „Непозната адреса”

Члан се понекад лоцира када се његов запис налази у датотеци „адреса непозната” у црквеном седишту. У тој ситуацији, одељењски књиговођа потражује запис користећи ИВК.

33.6.17

Бележење и исправљање информације о обреду

Видети 18. поглавље.

33.6.19

Ревизије чланских записа

Сваке године књиговођа кочића или помоћник књиговође кочића стара се да се ревизија чланских записа врши у сваком одељењу преко ИВК-а. Ревизија треба да се заврши до 30. јуна сваке године.

33.7

Историјски записи

33.7.1

Историја у одељењу и кочићу

Господ је заповедио да се пише и чува „историја свега важног” што се тиче Његове Цркве (Учење и завети 69:3; видети такође 5. стих; Алма 37:2).

Свака јединица Цркве треба да бележи све важне ствари у вези са јединицом.

Писање историје је духовни рад који ће ојачати веру оних који је пишу и читају.

Вође свештенства и организација кочића и одељења доприносе причама користећи Алат Историја јединице на интернет страници ChurchofJesusChrist.org Књиговође кочића и одељења имају примарну одговорност да организују и координишу овај напор. Додатна упутства су доступна у алату Водич за брзи почетак

33.8

Поверљивост записа

Записи Цркве су поверљиви, било да су у папирном или дигиталном облику. Они укључују:

• Чланске записе.

• Финансијске записе.

• Записнике са састанака.

• Званичне обрасце и документа (укључујући записе савета о чланству)

Вође се старају да се информације сакупљене од чланова:

• Ограничавају на податке које Црква захтева.

• Користе у одобрене црквене сврхе.

• Дају само онима који су овлашћени да их користе.

Информације које се чувају електронски морају да се држе сигурнима и прикладно заштићенима (видети 33.9.1).

33.9

Управљање записима

33.9.1

Заштита

Сви црквени записи, извештаји и подаци треба да буду заштићени од неовлашћеног приступа, промене, уништења или откривања. Ове информације треба чувати на безбедном месту.

Изгубљене или украдене уређаје или ускладиштена средства у власништву Цркве треба одмах пријавити преко incidents.ChurchofJesusChrist.org. О злоупотреби црквених информација треба такође да се извести.

33.9.1.1

Корисничка имена и шифре

Председници кочића, бискупи, и друге вође никада не би требало да деле своја црквена корисничка имена и шифре са саветницима, књиговођама, извршним секретарима или другима.

33.9.1.3

Приватност података

Многе земље су донеле законе о заштити података који регулишу обраду личних података. Ово укључује информације у запису чланства и другим документима Цркве који идентификују појединце. Вође које имају питања о примени закона о заштити података на нивоу локалног управљања црквеним записима могу контактирати са црквеном канцеларијом за приватност података на[e-mail].