लिफाफा पकड़े हुए बच्चा

34.

वित्त और लेखापरीक्षण

34.0

परिचय

दशमांश और भेंट गिरजे को प्रभु के उद्धार और उत्कर्ष के कार्य को आगे बढ़ाने की अनुमति देते हैं (देखें 1.2)। यह धन पवित्र है। वे गिरजे के सदस्यों के बलिदान और विश्वास को दर्शाते हैं (देखें मरकुस 12:41–44)।

34.2

वार्ड वित्तीय मार्गदर्शन

34.2.1

धर्माध्यक्षता

वार्ड वित्त के प्रति धर्माध्यक्ष की निम्नलिखित जिम्मेदारियां होती हैं। वह इस जिम्मेदारी का कुछ हिस्सा अपने सलाहकारों और क्लर्कों को सौंपता है।

धर्माध्यक्ष:

• सदस्यों को पूरा दशमांश और उदार भेंटें देना सिखाता और प्रेरित करता है (देखें 34.3)।

• यह सुनिश्चित करता है कि वार्ड के धन का उचित प्रबंधन और हिसाब-किताब रखा जाए (देखें 34.5)।

• प्रत्येक माह वित्तीय विवरण की समीक्षा करें और सुनिश्चित करें कि किसी भी मुद्दे का तुरंत समाधान किया जाए।

• यह सुनिश्चित करता है कि संगठन के मार्गदर्शक और क्लर्क गिरजे के पवित्र धन के लिए अपनी जिम्मेदारी सीखें।

• वार्षिक वार्ड बजट तैयार और उसका प्रबंधन करता है (देखें 34.6)।

• सदस्यों की दशमांश घोषणा प्राप्त करने के लिए वार्षिक रूप से वार्ड उन से मुलाकात करता है।

34.2.2

वार्ड क्लर्क

धर्माध्यक्ष वार्ड क्लर्क या सहायक वार्ड क्लर्क को वार्ड वित्तीय अभिलेख रखने में मदद के लिए नियुक्त करता है। गिरजे के धन की सुरक्षा के लिए क्लर्क वर्तमान नीतियों का सावधानीपूर्वक पालन करते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि गिरजा अभिलेख सही हों।

क्लर्क की निम्नलिखित जिम्मेदारियां भी होती हैं:

• धर्माध्यक्षता के किसी सदस्य से प्राप्त किसी भी धन का अभिलेख और जमा करना।

• प्रत्येक माह वित्तीय विवरण की समीक्षा करना और सुनिश्चित करना कि किसी भी मुद्दे का तुरंत समाधान किया जाए।

• धर्माध्यक्षता को वार्षिक वार्ड बजट तैयार करने में मदद करना (देखें 34.6 और 34.6.2)।

• सुनिश्चित करना कि सदस्यों के पास उनके योगदान के विवरण तक पहुंच हो और आवश्यकतानुसार सहायता करना।

क्लर्कों को मेल्कीसेदेक पौरोहित्य धारक और उनके पास वैध मंदिर संस्तुति होनी चाहिए।

34.3

योगदान

34.3.1

दशमांश

दशमांश किसी की आय का दसवां हिस्सा परमेश्वर के गिरजा को दान करना है (देखें सिद्धांत और अनुबंध 119:3–4; आय का अर्थ आमदनी या कमाई है)। जिन सदस्यों की आय होती है, उन्हें दशमांश देना चाहिए।

34.3.1.2

दशमांश घोषणा

धर्माध्यक्ष प्रत्येक वर्ष के आखिरी कुछ महीनों के दौरान प्रत्येक सदस्य से उसका दशमांश घोषणा प्राप्त करने के लिए मिलता है।

सभी सदस्यों को धर्माध्यक्ष से मिलने के लिए आमंत्रित किया जाता है:

• धर्माध्यक्ष को उनकी स्थिति को दशमांश भुगतानकर्ता के रूप में घोषित करना।

• सुनिश्चित करें कि उनके योगदान अभिलेख सही हैं।

जब भी संभव हो, बच्चों सहित परिवार के सभी सदस्यों को मिलकर भाग लेना चाहिए।

34.3.2

उपवास भेंटें

गिरजा मार्गदर्शक सदस्यों को उपवास की व्यवस्था का पालन करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। इसमें उदार उपवास भेंट देना भी शामिल है (देखें 22.2.2)।

उपवास भेंट धन का उपयोग करने के लिए दिशा-निर्देश 22.5.2 में दिए गए हैं ।

34.3.3

प्रचारक निधि

वार्ड प्रचारक निधि में योगदान का उपयोग मुख्य रूप से वार्ड से पूर्णकालिक प्रचारकों की योगदान प्रतिबद्धताओं को पूरा करने के लिए किया जाता है।

जनरल प्रचारक निधि में योगदान का उपयोग गिरजा द्वारा अपने समग्र प्रचारक प्रयासों में किया जाता है।

34.3.7

योगदान वापस नहीं किया जा सकता

जब दशमांश और अन्य भेंटें गिरजे को दी जाती हैं, तो वे प्रभु की होती हैं। वे उसको समर्पित की जाती हैं।

स्टेक अध्यक्ष और धर्माध्यक्ष उन लोगों को सूचित करते हैं जो दशमांश और भेंटों का योगदान करते हैं कि ये योगदान वापस नहीं किया जा सकता है।

34.4

दशमांश और अन्य भेंटों की गोपनीयता

दानकर्ता द्वारा भुगतान की जाने वाली दशमांश और अन्य भेंटों की राशि गोपनीय होती है। केवल धर्माध्यक्ष और जो लोग इन योगदानों को संभालने या देखने के लिए अधिकृत हैं, उन्हें ही इसकी जानकारी होनी चाहिए।

34.5

गिरजे के धन का प्रबंधन

स्टेक अध्यक्ष और धर्माध्यक्ष यह सुनिश्चित करते हैं कि गिरजे के सभी धन का उचित प्रबंधन किया जाए। धर्माध्यक्षों और कर्लको को वर्ष में कम से कम एक बार “पवित्र धन, पवित्र जिम्मेदारियां” वीडियो की समीक्षा करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।

34.5.1

साहचर्य नियम

साहचर्य नियम के लिए दो व्यक्तियों की आवश्यकता होती है—धर्माध्यक्षता का सदस्य और क्लर्क, या धर्माध्यक्षता के दो सदस्य—गिरजे के धन का अभिलेखन और वितरण करते समय सक्रिय रूप से शामिल होते हैं।

मार्गदर्शकों को अपने पासवर्ड सुरक्षित रखना चाहिए और इन्हें कभी भी साझा नहीं करना चाहिए (देखें 33.9.1.1)।

34.5.2

दशमांश और अन्य भेंट प्राप्त करना

प्रभु ने धर्माध्यक्षों को संतों के दशमांश और अन्य भेटों को प्राप्त करने और उनका लेखा-जोखा रखने का पवित्र भरोसा दिया है (देखें सिद्धांत और अनुबंध 42:30–33; 119)। केवल धर्माध्यक्ष और उसके सलाहकार ही दशमांश और अन्य भेंट स्वीकार कर सकते हैं। किसी भी परिस्थिति में उनकी पत्नियों, उनके परिवार के अन्य सदस्यों, क्लर्कों या अन्य वार्ड सदस्यों को ये योगदान नहीं दिया जाना चाहिए।

34.5.3

दशमांश और अन्य भेंटों का सत्यापन और अभिलेखन

योगदान को प्राप्त होने वाले रविवार को सत्यापित और अभिलेख किया जाना चाहिए। धर्माध्यक्षता का सदस्य और क्लर्क, या धर्माध्यक्षता के दो सदस्य, प्रत्येक लिफाफे को एक साथ खोलते हैं। वे सत्यापित करते हैं कि संलग्न धन दशमांश और अन्य भेंटें प्रपत्र पर लिखी गई राशि के समान हो। वे प्रत्येक दान का उचितरूप से अभिलेख करते हैं। यदि धन और लिखित राशि भिन्न है, तो वे विसंगति को हल करने के लिए जल्द से जल्द दानकर्ता से संपर्क करते हैं।

34.5.4

दशमांश और अन्य भेंट जमा करना

जमा तैयार करने से पहले यह सुनिश्चित कर ले कि दर्ज की गई राशि और प्राप्त धन से मेल खाती हो।

जहां 24-घंटे बैंक में जमा करने की सुविधा उपलब्ध है, धर्माध्यक्षता सदस्य और अन्य मेल्कीसेदेक पौरोहित्य उसी दिन बैंक में धन जमा करते हैं जिस दिन धन खोला और सत्यापित किया जाता है।

जहां 24-घंटे बैंक जमा करने की सुविधा उपलब्ध नहीं है और बैंक रविवार को बंद रहता है, धर्माध्यक्ष अगले दिन जमा करने के लिए मेल्कीसेदेक पौरोहित्य को कहते है। उसे करना चाहिए:

• सुनिश्चित करें कि धन जमा होने तक सुरक्षित रखा जाए।

• जमा की तारीख और राशि दर्शाने वाली जमा रसीद प्राप्त करें।

34.5.5

गिरजे के धन की सुरक्षा

जो सदस्य गिरजे के धन के लिए जिम्मेदार हैं, उन्हें निधि को रात भर सभाघर परिसर में नहीं छोड़ना चाहिए या किसी भी समय, जैसे किसी सभाओं और गतिविधियों के दौरान, उन्हें लावारिस नहीं छोड़ना चाहिए।

34.5.7

स्टेक और वार्ड भुगतान का प्रबंधन

पीठासीन अधिकारी की अनुमति के बिना कोई भी स्टेक या वार्ड खर्च और भुगतान नहीं किया जाना चाहिए।

दो अधिकृत मार्गदर्शकों को प्रत्येक भुगतान की मंजूरी देनी होगी। उनमें से एक को स्टेक अध्यक्षता या धर्माध्यक्षता का सदस्य होना चाहिए। हालांकि सलाहकारों को भुगतान स्वीकृत करने के लिए अधिकृत किया जा सकता है, लेकिन स्टेक अध्यक्ष या धर्माध्यक्ष को प्रत्येक भुगतान की समीक्षा करनी होगी। मार्गदर्शकों को अपने लिए कोई भी भुगतान स्वीकृत नहीं करना चाहिए।

इससे पहले कि कोई धर्माध्यक्ष उपवास भेंट का उपयोग अपने या अपने परिवार के लिए करे, धर्माध्यक्ष को स्टेक अध्यक्ष की लिखित मंजूरी आवश्यक है। धर्माध्यक्ष द्वारा उपवास भेंट का उपयोग करने या स्टेक अध्यक्ष या उसके परिवार के लिए धर्माध्यक्ष के आदेश को मंजूरी देने से पहले क्षेत्रीय अध्यक्षता के सदस्य से लिखित अनुमति की आवश्यकता होती है। दिशा-निर्देशों के लिए 22.5.1.2 देखें।

अदायगी का अनुरोध करने वाला सदस्य किसी भी रसीद या बिल की लिखित या इलेक्ट्रॉनिक प्रति दे सकता/सकती है। इसमें खरीदने का उद्देश्य, राशि और तारीख भी शामिल होनी चाहिए।

यदि धन पहले दिया जाता है, तो सदस्य उद्देश्य, राशि और तारीख को नोट करते हुए भुगतान अनुरोध प्रपत्र जमा करता है। व्यय का भुगतान करने के बाद, सदस्य (1) खर्च किए गए धन की रसीदें या बिल देता है और (2) खर्च न हुए धन को वापस कर देता/देती है। लौटाए गए धन को पुनः जमा किया जाना चाहिए।

34.5.9

वित्तीय अभिलेख रखना

प्रत्येक स्टेक और वार्ड को वर्तमान, सही वित्तीय अभिलेख रखना चाहिए।

अभिलेख और सूचनाओं के उपयोग और रखरखाव के बारे में जानकारी के लिए, क्लर्कों को गिरजा मुख्यालय या क्षेत्रीय कार्यालय के निर्देशों का संदर्भ लेना चाहिए। वित्तीय अभिलेख चालू वर्ष के अलावा कम से कम तीन वर्षों के लिए रखा जाना चाहिए।

34.6

बजट और व्यय

बजट भत्ता कार्यक्रम स्टेकों और वार्डों की गतिविधियों और कार्यक्रमों के भुगतान के लिए गिरजे का धन उपलब्ध कराता है।

अधिकांश गतिविधियां साधारण होनी चाहिए और उनमें बहुत कम या कोई लागत नहीं होनी चाहिए।

34.6.1

स्टेक और वार्ड बजट

प्रत्येक स्टेक और वार्ड वार्षिक बजट तैयार और संचालित करता है। स्टेक अध्यक्ष स्टेक बजट का प्रबंधन करता है, और धर्माध्यक्ष वार्ड बजट का प्रबंधन करता है।

दिशा-निर्देश नीचे सूचीबद्ध हैं:

• यह सुनिश्चित करने के लिए कि पिछले खर्चों पर विचार करते हुए, पिछले वर्ष के दौरान खर्च की गई राशि की समीक्षा करें।

• संगठनों से उनकी बजट आवश्यकताओं का विस्तृत अनुमान लगाने के लिए कहें।

• अनुमोदित बजट पद्धति का उपयोग करते हुए बजट बनाएं।

34.6.2

बजट भत्ता

34.6.2.1

बजट का आवंटन

बजट धन निम्नलिखित वर्गों में उपस्थिति के आधार पर तिमाही आवंटित किया जाता है:

• प्रभु-भोज सभा

• युवक

• युवतियां

• प्राथमिक बच्चों की उम्र 7-10 है

• युवा एकल वयस्क

उपस्थिति की सही और समय पर सूचना देना महत्वपूर्ण है (देखें 33.5.1.1)।

34.6.2.2

बजट का उचित उपयोग

स्टेक अध्यक्ष और धर्माध्यक्ष सुनिश्चित करते हैं कि बजट भत्ता धन बुद्धिमानी से खर्च किया जाए।

स्टेक और वार्ड बजट धन का उपयोग सभी गतिविधियों, कार्यक्रमों, निर्देशिकाओं और आपूर्ति के भुगतान के लिए किया जाना चाहिए।

34.6.2.3

अतिरिक्त बजट

अतिरिक्त बजट भत्ता धन खर्च नहीं करना चाहिए। अतिरिक्त वार्ड धन को स्टेक में वापस किया जाना चाहिए।

34.7

लेखापरीक्षण

34.7.1

स्टेक लेखापरीक्षण समिति

स्टेक अध्यक्ष स्टेक लेखापरीक्षण समिति नियुक्त करता है। यह समिति सुनिश्चित करती है कि स्टेक और वार्ड वित्त को गिरजा नीति के अनुसार नियंत्रित किया जा सके।

34.7.3

वित्तीय लेखापरीक्षण

स्टेक लेखा परीक्षक प्रत्येक वर्ष दो बार स्टेक, वार्ड और पारिवारिक इतिहास केंद्रों के वित्तीय अभिलेखों का लेखापरीक्षण करते हैं।

इकाई के पीठासीन अधिकारी और वित्त विभाग के क्लर्क को लेखापरीक्षण के दौरान सवालों के जवाब देने के लिए उपलब्ध रहना चाहिए।

34.7.5

गिरजे के धन की हानि, चोरी, गबन, या दुरुपयोग

स्टेक अध्यक्ष या स्टेक लेखापरीक्षण समिति के अध्यक्ष को तुरंत सूचित किया जाना चाहिए यदि:

• गिरजे का धन खो या चोरी हो गया है।

• किसी मार्गदर्शक ने गिरजे के धन का गबन या दुरुपयोग किया है।