« 3. Listes de contrôle pour la mise en place du programme JustServe dans les conseils de coordination, les pieux, les paroisses et les missions », Guide du programme JustServe pour le service à la collectivité, 2020

Listes de contrôle pour la mise en place du programme JustServe dans les conseils de coordination, les pieux, les paroisses et les missions

Nous encourageons les dirigeants à lire et à étudier attentivement le Guide du programme JustServe pour le service à la collectivité, à s’inscrire sur le site JustServe.org, et à rendre service à la collectivité à hauteur de ce que leur emploi du temps et leur situation leur permettent.

Les directeurs de la communication, les référents JustServe de l’interrégion, le conseil de coordination et le pieu travaillent étroitement avec les directeurs de l’entraide et de l’autonomie.

Les dirigeants de la prêtrise peuvent demander des rapports sur les progrès de JustServe et des histoires inspirantes de service à la collectivité.

Reportez-vous à la page JustServe.org/admin si vous avez besoin d’aide pour attribuer des rôles et des secteurs, paramétrer et enregistrer des organisations et publier des projets sur le site Internet. Afin d’accéder à cette page, vous devrez créer un compte et ouvrir une session.

Soixante-dix d’interrégion

Pour chacun de vos conseils de coordination, appelez un responsable de la communication de l’Église affecté à JustServe, qui a du temps libre dans la journée et est à l’aise pour travailler avec un ordinateur, rencontrer des dirigeants de la collectivité et former d’autres personnes. Le directeur de la communication du conseil de coordination peut remplir ce rôle, si nécessaire. Il ou elle doit œuvrer auprès du conseil de coordination, sous la direction du directeur de la communication du conseil de coordination.
Lors d’une réunion du conseil de coordination, présentez le programme JustServe aux présidents de pieu et au président de mission. Expliquez aux présidents de pieu comment mettre en place JustServe en organisant un groupe de travail JustServe de pieu.
Parlez régulièrement de JustServe dans les réunions du conseil de coordination,
Faites connaître les bonnes pratiques et les expériences de service à la collectivité.

Directeur de la communication d’interrégion (ou du pays) ou référent JustServe d’interrégion (ou du pays)

À l’aide de vos droits d’administrateur du site JustServe.org, accordez des droits d’administrateur aux directeurs de la communication du conseil de coordination ou aux référents JustServe du conseil de coordination. Expliquez-leur comment travailler avec les associations, créer des pages pour les organisations, publier des projets et utiliser le site Internet.
Sous la direction du soixante-dix d’interrégion qui supervise JustServe, formez les conseils de communication du conseil de coordination concernant tous les aspects de JustServe.
Si nécessaire, répondez aux demandes de renseignements et aux commentaires émanant de l’interrégion.
Assistez la présidence d’interrégion, les soixante-dix d’interrégion et les dirigeants de pieu et de mission dans la mise en place de JustServe dans chaque conseil de coordination et pieu de l’interrégion.

Directeur de la communication du conseil de coordination ou référent JustServe

Si le soixante-dix d’interrégion appelle un référent (homme ou femme) JustServe pour le conseil de coordination, ce référent doit œuvrer au sein du conseil de coordination sous la direction du directeur de la communication du conseil de coordination.

À l’aide de vos droits d’administrateur du site JustServe.org, attribuez des rôles ainsi que des secteurs de l’Église et des secteurs civils à chacun des directeurs de la communication de pieu ou des référents JustServe.
Expliquez aux administrateurs JustServe de pieu comment créer des pages pour les organisations, publier des projets et utiliser le site Internet.
Passez en revue les projets proposés que l’on vous transmet. Si un projet répond aux critères de JustServe, publiez-le et approuvez-le, sinon prenez contact avec la personne qui l’a proposé pour voir comment mieux le préparer en vue de sa publication.
Dès que le site Internet JustServe compte quinze à vingt projets par pieu, encouragez les membres et d’autres personnes de la collectivité à s’inscrire sur le site JustServe.org et à l’utiliser.
Soyez une aide pour former et soutenir les référents JustServe de la mission et les aider si nécessaire à former des missionnaires.

Responsables des services de l’entraide et de l’autonomie locaux et interrégionaux

Les directeurs de l’entraide et de l’autonomie d’interrégion doivent collaborer avec le référent JustServe de l’interrégion, et les directeurs de l’entraide et de l’autonomie locaux doivent collaborer avec les référents JustServe du conseil de coordination pour développer un partenariat de qualité. Les responsables interrégionaux et locaux auront pour tâche de :

Sensibiliser les dirigeants de l’Église locaux et les soixante-dix d’interrégion en leur faisant part des méthodes qui ont prouvé leur efficacité au sein du programme JustServe.
Collaborer avec les référents JustServe de l’interrégion et du conseil de coordination au sujet des ressources, des besoins et des contacts locaux de la collectivité.
Communiquer au référent JustServe les remarques et les pratiques efficaces émanant d’autres interrégions et conseils de coordination.

Président de pieu

Appelez un spécialiste de la communication de l’Église de pieu pour lui donner la responsabilité du programme JustServe. Ce spécialiste doit être disponible en journée et être à l’aise avec un ordinateur, il doit pouvoir rencontrer des responsables de la collectivité et former d’autres personnes. Le directeur de la communication de pieu peut remplir ce rôle, si nécessaire. Il ou elle doit œuvrer auprès du conseil de coordination, sous la direction du directeur de la communication du conseil de coordination.
Lorsque le pieu couvre une grande zone géographique, le président de pieu recommandera aux évêques d’appeler un référent JustServe de paroisse pour trouver des projets dans la zone géographique de la paroisse. Les référents de paroisse doivent œuvrer au sein du groupe de travail JustServe de pieu et y participer à distance si nécessaire.
Organisez le groupe de travail JustServe de pieu.
Dès qu’il y a quinze à vingt projets publiés sur le site JustServe.org dans le secteur du pieu ou à proximité, encouragez les membres à s’inscrire sur le site JustServe.org et à rendre régulièrement service à la collectivité individuellement, en tant que familles, collèges, Sociétés de Secours, classes et paroisses, à hauteur de ce que leur emploi du temps et leur situation leur permettent.
Faites connaître les bonnes pratiques et les expériences de service à la collectivité.

Groupe de travail JustServe de pieu

Les principales responsabilités du groupe de travail JustServe de pieu consistent à mettre en place le programme JustServe dans la collectivité et à présenter JustServe à ses membres. Le responsable du groupe de travail est le directeur de la communication ou le référent JustServe de pieu, s’il a été appelé. Les autres membres du groupe de travail sont : la présidente de la Société de Secours de pieu ou sa représentante, le membre du grand conseil responsable de l’œuvre missionnaire, les missionnaires à plein temps dirigeants de zone, un dirigeant des Jeunes Gens de pieu et une dirigeante des Jeunes Filles de pieu, un représentant des Adultes Seuls, un spécialiste des services de l’entraide et de l’autonomie de pieu, ainsi que d’autres personnes si nécessaire. Les responsables d’autres organisations religieuses ou de la collectivité peuvent également être invités à participer.

Le groupe de travail JustServe de pieu doit collaborer étroitement avec le du groupe de travail de l’entraide et de l’autonomie de pieu et avec le conseil de la communication de pieu pour prendre contact avec les associations.
Le groupe de travail doit se réunir fréquemment jusqu’à ce qu’un nombre suffisant de projets ait été publié. Après qu’un groupe de quinze à vingt premiers projets a été établi, le groupe de travail se réunit selon les besoins pour s’acquitter de ses responsabilités.
Pour trouver des renseignements concernant les méthodes efficaces pour mettre en place le programme JustServe, les directives concernant le service à la collectivité pour les missionnaires, les résultats souhaités et les questions fréquentes, consultez les chapitres 4, 5, 6 et 7 de ce guide.

Chaque évêque désigne l’un de ses conseillers comme responsable du programme JustServe dans la paroisse et contact principal pour le groupe de travail JustServe de pieu. Le conseiller désigné doit être informé des projets JustServe mais n’est pas dans l’obligation d’assister à toutes les réunions du groupe de travail.

Groupes de réunion

	Groupe de travail des services d’entraide et d’autonomie	Conseil de communication	Groupe de travail JustServe
Membre de la présidence de pieu*	Groupe de travail des services d’entraide et d’autonomie ✓	Conseil de communication ✓
Référent JustServe de pieu	Groupe de travail des services d’entraide et d’autonomie ✓	Conseil de communication ✓	Groupe de travail JustServe ✓ (Dirigeant)
Directeur de la communication de pieu	Groupe de travail des services d’entraide et d’autonomie Si nécessaire	Conseil de communication ✓	Groupe de travail JustServe Si nécessaire
Membre de la présidence de la Société de Secours de pieu	Groupe de travail des services d’entraide et d’autonomie ✓		Groupe de travail JustServe ✓
Missionnaires dirigeants de zone			Groupe de travail JustServe Si nécessaire (avec l’approbation du président de mission)
Membre du grand conseil responsable de l’œuvre missionnaire			Groupe de travail JustServe ✓
Dirigeants des Jeunes Gens et des Jeunes Filles			Groupe de travail JustServe ✓
Représentant des Adultes Seuls			Groupe de travail JustServe ✓
Spécialiste de l’entraide et de l’autonomie			Groupe de travail JustServe ✓
Autres, selon les besoins			Groupe de travail JustServe ✓

*Remarque : il est conseillé que le même membre de la présidence de pieu siège au groupe de travail des services de l’entraide et de l’autonomie de pieu et au conseil de la communication de pieu. Il servira de point de contact pour les sujets du groupe de travail JustServe qui doivent être soumis à la présidence de pieu.

Responsabilités

Prenez contact avec les associations religieuses, caritatives, locales et gouvernementales pour leur présenter JustServe et déterminer leurs besoins en matière de bénévoles. À l’aide des directives générales énoncées au chapitre Présentation et mise en place du programme JustServe dans les pieux et les paroisses, évaluez les possibilités de service et publiez-les sur le site JustServe.org.
Afin que le site Internet soit à la fois viable et durable et pour fournir des occasions de bénévolat variées et susceptibles de coïncider avec l’intérêt et les capacités des membres et d’autres bénévoles, un minimum de quinze à vingt projets récurrents doivent être maintenus dans le secteur du pieu ou à proximité. Essayez de proposer des occasions de servir dans les limites géographiques de chaque paroisse. Rappelez-vous que le site JustServe.org ne doit pas servir à la publication de tâches destinées à la prêtrise ou de projets scouts (voir les chapitres 4 et 6 de ce guide).
Dès que possible, donnez aux organisations approuvées les droits d’administrateur nécessaires pour qu’elles puissent gérer leurs propres projets de bénévolat. Reportez-vous à la page JustServe.org/admin si vous avez besoin d’aide pour autoriser des administrateurs et des secteurs, créer des organisations et publier des projets sur le site Internet. Afin d’accéder à cette page, vous devrez créer un compte et ouvrir une session.
Dès que quinze à vingt projets sont disponibles dans votre pieu ou à proximité, présentez le programme JustServe à chaque paroisse en expliquant son utilité aux membres. Montrez-leur comment s’inscrire en tant que bénévole et comment rechercher des projets sur le site Internet (voir la page JustServe.org/resources).
En communiquant avec les dirigeants de zone ou avec le référent JustServe de la mission, informez les missionnaires à plein temps des occasions de participer à des projets JustServe.
Aidez les dirigeants de missions dédiées au service à trouver des occasions appropriées de servir la collectivité pour les jeunes missionnaires dédiés au service.
Incitez les participants à JustServe à raconter des expériences positives au cours des réunions de l’Église et sur les réseaux sociaux.
Passez fréquemment en revue et mettez à jour les projets JustServe, gardez le contact avec les associations de service à la collectivité et entretenez des relations de coopération avec elles.
Fournissez, à la demande, des rapports relatifs à JustServe, comprenant des indicateurs de réussite et des expériences positives.

Responsabilités recommandées pour les membres des groupes de travail JustServe de pieu

Directeur de la communication de pieu ou référent JustServe de pieu

Si le président de pieu appelle un référent JustServe de pieu, celui-ci doit siéger au conseil de la communication de pieu. Le directeur de la communication ou le référent JustServe de pieu, s’il a été appelé, siège également au groupe de travail des services d’entraide et d’autonomie de pieu. Le directeur de la communication de pieu ou le référent JustServe joue un rôle essentiel pour présenter JustServe à la collectivité.

Assurez la direction du groupe de travail JustServe de pieu et soyez la pièce maîtresse du dispositif pour trouver, publier et maintenir au moins quinze à vingt projets dans le secteur du pieu.
Passez en revue les projets proposés par le public. Si un projet répond aux critères de JustServe, publiez-le et approuvez-le, sinon prenez contact avec la personne qui l’a proposé pour voir comment mieux le préparer en vue de sa publication.
Passez fréquemment en revue les projets JustServe.
Maintenez un contact et des liens de coopération avec les organisations participantes.
Si cela vous est demandé, aidez la présidente de la Société de Secours de pieu ou sa représentante à présenter le programme JustServe aux membres.
Lors des réunions du groupe de travail de l’entraide et de l’autonomie, parlez des associations participant au programme, des projets de service d’intérêt général, des besoins de la collectivité et de tout ce qui a trait à JustServe.
Incitez les participants à JustServe à raconter leurs expériences positives au cours des réunions de l’Église et sur les réseaux sociaux.

Présidente de la Société de Secours de pieu ou sa représentante

La présidente de la Société de Secours de pieu ou sa représentante joue un rôle essentiel pour faire connaître JustServe aux membres du pieu.

Présentez le programme JustServe aux membres du conseil de pieu et invitez-les à s’inscrire. Parlez de JustServe lors des réunions du conseil de pieu.
Présentez JustServe aux membres du pieu et expliquez comment utiliser le site Internet et l’application. Invitez les personnes, les familles, les collèges, les classes et les paroisses à rendre service à la collectivité à hauteur de ce que leur emploi du temps et leur situation permettent.
Utilisez le référent JustServe de pieu pour assurer la formation dans le pieu et les paroisses. Des supports de formation et de la documentation complémentaires sont disponibles sur la page JustServe.org/resources.
À mesure que vous découvrez des projets qui répondent aux directives de JustServe, communiquez ces renseignements au référent JustServe de pieu pour qu’il/elle puisse travailler avec l’association pour que le projet soit publié.
Faites connaître aux membres de l’épiscopat les projets JustServe et proposez aux membres de demander à leurs amis, aux personnes dont ils s’occupent, aux membres qui reviennent à l’Église et aux amis de l’Église de se joindre à eux dans des actions de service.
Incitez les participants au programme JustServe à raconter leurs expériences positives dans les paroisses, les collèges et les classes.

Membre du grand conseil responsable de l’œuvre missionnaire

Aidez les missionnaires à trouver des projets de service sur le site JustServe.org ou l’application.
Encouragez le groupe de travail à publier des projets de service permettant aux missionnaires de servir aux côtés de personnes de religions différentes (ou sans religion).
Contribuez à faire du programme JustServe un outil utile au service pastoral, à la remotivation et à la planification d’activité pour les enfants et les jeunes au sein de pieu.

Missionnaires dirigeants de zone

Assurez-vous de faire rapport des heures de service.
Étudiez attentivement les directives du programme JustServe pour les missionnaires.
Informez le groupe de travail JustServe des impossibilités de service lors des mutations, des conférences de zone, des entretiens et des enseignements missionnaires.
Demandez l’autorisation du président de mission si le service nécessite que des missionnaires sortent de leur zone.
Soyez prêts à relater des expériences réussies grâce au service des missionnaires.

Dirigeants des Jeunes Gens de pieu, dirigeantes des Jeunes Filles de pieu et représentants des Adultes Seuls

Aidez le groupe de travail à publier des projets adaptés et intéressants pour les jeunes et les adultes seuls.
Parlez du programme JustServe à tous les jeunes et adultes seuls du pieu.
Prenez garde de ne pas submerger les jeunes avec trop d’activités ou projets de service.

Autres membres du groupe de travail

Les membres du conseil de la communication de pieu peuvent être membres du groupe de travail JustServe de pieu.
Le membre de l’épiscopat qui est responsable de JustServe peut aider à trouver des occasions de servir au sein de la paroisse, et à expliquer aux membres de la paroisse comment utiliser JustServe dans le cadre du service pastoral, avec les enfants et les jeunes, avec les classes et les collèges, avec les familles et pour des activités de service à la collectivité de paroisse. Il n’est pas tenu d’assister à toutes les réunions du groupe de travail ou de publier des projets.
Les membres qui reviennent à l’Église ou les amis de l’Église qui ont des contacts au sein de la collectivité peuvent être invités à faire partie du groupe de travail. Ils ne sont ni appelés ni mis à part.

Conseiller dans l’épiscopat responsable de JustServe

Soyez le lien entre le groupe de travail JustServe de pieu et le conseil de paroisse.
De temps à autre, lorsque vous y êtes invité, assistez aux réunions du groupe de travail JustServe de pieu afin d’y apporter votre contribution et de recevoir des directives.
Incitez les personnes, les familles, les collèges, la Société de Secours, les classes et tous les membres de la paroisse à rendre service à la collectivité à hauteur de ce que leur emploi du temps et leur situation permettent.
Invitez les participants au programme JustServe à raconter les expériences positives qu’ils ont eues dans ce cadre.

Président de mission

Enseignez aux missionnaires les directives et règles de bienséance du service à la collectivité et les consignes de sécurité (voir « Directives et règles de bienséance du service à la collectivité pour les missionnaires »).
Appelez un référent JustServe de mission qui travaillera en collaboration avec les référents JustServe de pieu et du conseil de coordination afin de trouver des occasions de servir la collectivité, convenant aux missionnaires. Le référent JustServe de mission peut être une personne appelée localement, un missionnaire ou un couple missionnaire des services de l’Église ou un conseiller du président de mission. Dans les missions desservant une vaste zone géographique, il peut être utile d’appeler plusieurs spécialistes JustServe de mission.
Faites le suivi des heures de service effectuées par les missionnaires à la collectivité chaque semaine. Les missionnaires sont autorisés à faire jusqu’à dix heures de service à la collectivité par semaine (ou plus avec l’autorisation du président de mission).
Autorisez les missionnaires à participer à des projets de service envers la collectivité proches de leur secteur d’affectation et qui ont été approuvés ou sont publiés sur le site JustServe.org (voir Règles missionnaires pour les disciples de Jésus-Christ : Complément d’information, 2019, section 7.2, ChurchofJesusChrist.org).

Spécialiste JustServe de mission

Aidez le président de mission à impliquer les missionnaires dans des projets de service à la collectivité publiés sur le site JustServe.org. Le référent JustServe du conseil de coordination peut s’avérer une aide utile.
Il ne relève pas de la responsabilité du référent JustServe de mission d’ajouter des organisations ou de publier des projets sur le site JustServe.org, ni de participer aux réunions des groupes de travail. Toutefois, il convient que les référents informent les groupes de travail JustServe des projets de service pour lesquels des bénévoles sont nécessaires.
Le service donne l’occasion de rencontrer d’autres membres de la collectivité et d’échanger avec eux. Les projets incluant un grand nombre de missionnaires ne facilitent pas cette interaction et sont généralement déconseillés. Obtenez l’autorisation du président de mission avant de programmer des projets de service multizone ou avant que des missionnaires ne travaillent en dehors de leur zone d’affectation.
Joignez-vous occasionnellement aux missionnaires lors des projets de service et faites part de vos observations au président de mission, au conseil de coordination et aux spécialistes JustServe de pieu.
Contrôlez les heures de service des missionnaires à la collectivité. Repérez les équipes qui font moins d’heures de service que prévu. Appelez les dirigeants de zone pour voir si toutes les heures de service ont été notées et aidez à trouver des occasions de servir adaptées.
Formez régulièrement les missionnaires aux directives et règles de bienséance du service à la collectivité pour les missionnaires contenues dans le chapitre 5.
S’il n’y a pas d’occasions de servir adaptées dans la région, informez-en le président de mission et demandez de l’aide au conseil de coordination, au directeur de la communication du pieu ou au référent JustServe.